Algemene inkoopvoorwaarden: B2B

Als ondernemer sluit u regelmatig overeenkomsten. Ook met andere bedrijven. Vaak maken algemene voorwaarden deel uit van de overeenkomst. In de algemene voorwaarden worden (juridische) onderwerpen die bij iedere overeenkomst van belang zijn – zoals betalingscondities en aansprakelijkheden – geregeld. Indien u als ondernemer goederen en/of diensten inkoopt, zult u misschien ook een set algemene inkoopvoorwaarden hebben. Heeft u deze niet, dan zou u kunnen overwegen om deze op te stellen. Een advocaat van Law & More helpt u daar graag bij. In dit blog zal worden ingegaan op de belangrijkste aspecten van de inkoopvoorwaarden en worden enkele voorwaarden voor specifieke sectoren uitgelicht. In onze blog ‘Algemene voorwaarden: wat u erover moet weten leest u meer generieke informatie over algemene voorwaarden en informatie die interessant is voor consumenten of bedrijven die zich op consumenten richten.

Algemene inkoopvoorwaarden: B2B

Wat zijn algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden worden vaak standaardbepalingen opgenomen die bij iedere overeenkomst weer opnieuw gebruikt kunnen worden. In de overeenkomst zelf spreken partijen dan af wat partijen precies van elkaar verwachten: de kernafspraken. Ieder contract is anders. In de algemene voorwaarden worden de randvoorwaarden vastgelegd. De algemene voorwaarden zijn bedoeld om steeds opnieuw toegepast te worden. U gebruikt ze als u met regelmaat dezelfde soort overeenkomsten sluit of kunt sluiten. Algemene voorwaarden maken het aangaan van nieuwe contracten een stuk gemakkelijker, omdat een aantal (standaard) onderwerpen dan niet iedere keer opnieuw vastgelegd hoeven te worden. Inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden die gelden voor de inkoop van goederen en diensten. Dit is een erg breed begrip. Inkoopvoorwaarden komen dan ook voor in allerlei sectoren zoals, de bouwsector, de gezondheidszorg en andere dienstverlenende sectoren. Begeeft u zich op de retailmarkt dan zal inkopen aan de orde van de dag zijn. Afhankelijk van het soort onderneming dat uitgeoefend wordt, dienen er passende algemene voorwaarden opgesteld te worden.

Bij het gebruik van algemene voorwaarden zijn twee aspecten van groot belang: 1) wanneer kan er een beroep worden gedaan op algemene voorwaarden? en 2) wat mag er in algemene voorwaarden geregeld worden en wat niet?

Een beroep doen op je eigen algemene voorwaarden

In geval van een conflict met de leverancier wilt u mogelijk een beroep doen op uw algemene inkoopvoorwaarden. Of u er daadwerkelijk een beroep op kunt doen hangt van een aantal aspecten af. Algemene voorwaarden moeten allereerst van toepassing zijn verklaard. Hoe kun je deze van toepassing verklaren? Door bij de offerteaanvraag, bestelling of inkooporder of in de overeenkomst te vermelden dat u uw algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart op de overeenkomst. U kunt bijvoorbeeld de volgende zin opnemen: ‘De algemene inkoopvoorwaarden van [naam bedrijf] zijn op al onze overeenkomsten van toepassing’’. Heeft u met verschillende soorten inkopen te maken, bijvoorbeeld zowel met het inkopen van goederen als het aannemen van werk, en werkt u met verschillende algemene voorwaarden, dan dient u ook duidelijk aan te geven welke set voorwaarden u van toepassing verklaard.

Ten tweede moeten uw algemene inkoopvoorwaarden door uw handelspartij geaccepteerd worden. De meest ideale situatie is dat dit schriftelijk gebeurt, maar dit is niet noodzakelijk voor de toepasselijkheid. De voorwaarden kunnen ook stilzwijgend geaccepteerd worden, bijvoorbeeld doordat de leverancier niet geprotesteerd heeft tegen het van toepassing verklaren van uw algemene inkoopvoorwaarden en vervolgens de overeenkomst met u aangaat.

Tot slot geldt er voor de gebruiker van de algemene inkoopvoorwaarden, dat bent u als inkoper, een informatieplicht (artikel 6:233 sub b BW). Hieraan is voldaan indien de algemene inkoopvoorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de leverancier ter hand zijn gesteld. Indien terhandstelling uiterlijk voor of bij het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijs niet mogelijk is, dan kan op een andere manier aan de informatieplicht voldaan worden. In dat geval kan worden volstaan met een vermelding dat de voorwaarden bij de gebruiker ter inzage liggen of bij een door hem opgegeven Kamer van Koophandel of dat ze bij een griffie van een gerecht zijn gedeponeerd, alsmede dat zij op verzoek zullen worden toegestuurd. Deze vermelding moet wel vóór het sluiten van de overeenkomst gedaan worden. Dat de terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, kan slechts in uitzonderlijke gevallen worden aangenomen.

Terhandstelling kan ook elektronisch. In dat geval gelden gelijke vereisten als voor de fysieke terhandstelling. De inkoopvoorwaarden dienen dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst op zo een manier ter beschikking worden gesteld dat de leverancier deze op kan slaan en deze voor haar toegankelijk zijn om later terug te lezen. Is dit redelijkerwijs niet mogelijk, dan dient vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan de leverancier gemeld te worden waar van de voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen en dat zij op verzoek langs elektronische weg of op andere wijze zullen worden toegestuurd. Let op: indien de overeenkomst niet elektronisch tot stand komt, dan is voor elektronische terbeschikkingstelling van de algemene inkoopvoorwaarden de toestemming van de leverancier vereist!

Indien niet aan de informatieplicht is voldaan, kunt u mogelijk geen beroep doen op een beding in de algemene voorwaarden. Het beding is dan namelijk vernietigbaar. Een grote wederpartij kan overigens geen beroep doen op vernietigbaarheid wegens schending van de informatieplicht. Deze kan wel een beroep doen op de redelijkheid en billijkheid. Dit houdt in dat de wederpartij kan beargumenteren dat en waarom een bepaling uit uw algemene inkoopvoorwaarden gelet op voornoemde norm onaanvaardbaar is.

Battle of forms

Als u uw algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart, kan het voorkomen dat de leverancier de toepasselijkheid van uw voorwaarden afwijst en haar eigen algemene leveringsvoorwaarden van toepassing verklaard. Deze situatie noemen we in juridisch jargon ‘battle of forms’. In Nederland is de hoofdregel dat de voorwaarden waar als eerst naar verwezen wordt, gelden. U dient er dus voor te zorgen dat u uw algemene inkoopvoorwaarden in een zo vroeg mogelijk stadium van toepassing verklaart en ter hand stelt. Bij een offerteaanvraag kunnen de voorwaarden al van toepassing worden verklaard. Wijst de leverancier uw voorwaarden bij de offerte niet uitdrukkelijk van de hand, dan zijn uw algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Als de leverancier bij de offerte (aanbod) zijn eigen voorwaarden meestuurt en die van u uitdrukkelijk van de hand wijst en u de offerte aanvaardt, dient u opnieuw te verwijzen naar uw inkoopvoorwaarden en die van de leverancier uitdrukkelijk af te wijzen. Wijst u ze niet uitdrukkelijk af, dan komt er toch een overeenkomst tot stand waarop de algemene verkoopvoorwaarden van de leverancier van toepassing zijn! Het is daarom van belang dat u aan de leverancier aangeeft dat u alleen akkoord wenst te gaan indien uw algemene inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Om de kans op discussies te verkleinen is het het beste om in ieder geval in de overeenkomst zelf op te nemen dat de algemene inkoopvoorwaarden van toepassing zijn.

Internationale overeenkomst

Bovenstaande geldt mogelijk niet indien er sprake is van een internationale koopovereenkomst. In dat geval kan de rechter wellicht gehouden zijn te kijken naar het Weens Koopverdrag. In dat verdrag geldt de ‘knock out rule’. Hoofdregel is dat de overeenkomst tot stand komt en de bepalingen in de voorwaarden die overeenkomen deel uit maken van de overeenkomst. Bepalingen uit beide algemene voorwaarden die conflicteren worden geen onderdeel van de overeenkomst. Over de conflicterende bepalingen dienen partijen dus nog afspraken te maken.

Contractsvrijheid en beperkingen

In het contractenrecht geldt het beginsel van contractsvrijheid. Dit houdt niet alleen in dat u zelf mag bepalen met welke leverancier u een overeenkomst sluit, maar ook wat u precies met die partij afspreekt. Echter, in de voorwaarden kan niet ongelimiteerd van alles vastgelegd worden. De wet bepaalt namelijk ook dat en wanneer algemene voorwaarden ‘ongeldig’ kunnen zijn. Zo wordt aan consumenten extra bescherming geboden. Soms kunnen ook ondernemers een beroep doen op de beschermingsregels. Er is dan sprake van reflexwerking. Meestal gaat het hierbij om kleine wederpartijen. U moet denken aan een natuurlijk persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, zoals een lokale bakker. Het hangt van de specifieke omstandigheden af of zo een partij een beroep op de beschermingsregels toekomt. Als inkopende partij hoeft u daar in beginsel in uw algemene voorwaarden geen rekening mee te houden, omdat de wederpartij dan eigenlijk altijd een partij is die geen beroep kan doen op de consumentenbeschermingsregels. De wederpartij is namelijk vaak een partij die op regelmatige basis verkoopt/levert dan wel diensten verricht. Mocht u toch zaken doen met een ‘zwakkere partij’ dan kunnen aparte afspraken gemaakt worden. Indien u ervoor kiest om uw standaard inkoopvoorwaarden te gebruiken, loopt u het risico dat u op een bepaald beding uit de algemene voorwaarden geen beroep kunt doen omdat deze bijvoorbeeld vernietigd wordt door uw wederpartij.

De wet kent ook beperkingen van de contractsvrijheid die voor iedereen gelden. Zo mogen afspraken tussen partijen niet in strijd zijn met de wet of de openbare orde, anders zijn deze nietig. Dit geldt zowel voor afspraken in de overeenkomst zelf als voor bepalingen in de algemene voorwaarden. Daarnaast kunnen bedingen vernietigd worden indien ze naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn. Vanwege de eerdergenoemde contractsvrijheid en de regel dat gemaakte afspraken moeten worden nagekomen, moet voorgaande norm terughoudend worden toegepast. Als de toepassing van het beding in kwestie onaanvaardbaar is dan kan het vernietigd worden. Bij de beoordeling spelen alle omstandigheden van het specifieke geval een rol.

Welke onderwerpen worden er zoal geregeld in de algemene voorwaarden?

Je kunt in de algemene voorwaarden op elke situatie waarin je mogelijk terechtkomt inspelen. Mocht een bepaling in een specifiek geval niet toepasselijk zijn dan kan tussen partijen worden afgesproken dat die bepaling – en eventueel andere bepalingen – worden uitgesloten. Het is ook mogelijk om in de overeenkomst zelf afwijkende of meer specifieke afspraken te maken dan in de algemene voorwaarden. Hierna volgen een aantal onderwerpen die in uw inkoopvoorwaarden geregeld zouden kunnen worden.

Definities

Allereerst is het handig om in de algemene inkoopvoorwaarden een lijst met definities op te nemen. Hierin worden belangrijke begrippen die in de voorwaarden vaker terugkomen, uitgelegd.

Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid is een onderwerp dat goed geregeld moet worden. In principe wilt u dat voor iedere overeenkomst dezelfde aansprakelijkheidsregeling geldt. U wilt uw eigen aansprakelijkheid zoveel mogelijk uitsluiten. Dit is daarom bij voorbaat een onderwerp dat in de algemene inkoopvoorwaarden geregeld wordt.

Intellectuele eigendomsrechten

Een bepaling over de intellectuele eigendom mag in sommige algemene voorwaarden ook niet ontbreken. Indien u vaak opdracht geeft aan architecten om een bouwtekening te ontwerpen en/of aan aannemers om bepaalde werken op te leveren, dan wilt u wel dat de uiteindelijke resultaten uw eigendom worden. Zo heeft een architect als maker in principe het auteursrecht op de tekeningen. In de algemene voorwaarden zal dan bijvoorbeeld geregeld kunnen worden dat de architect het eigendom overdraagt of dat hij/zij toestemming geeft voor het aanbrengen van wijzigingen.

Geheimhouding

Vaak worden er bij het onderhandelen met de wederpartij of bij de daadwerkelijk inkoop (bedrijfs)gevoelige informatie gedeeld. Het is dan ook van belang om in de algemene voorwaarden een regeling op te nemen die waarborgt dat uw wederpartij niet (zomaar) de vertrouwelijke informatie kan gebruiken.

Garanties

Indien je producten inkoopt of een partij de opdracht geeft om diensten te verlenen, wil je natuurlijk dat die wederpartij bepaalde kwalificaties of resultaten garandeert.

Toepasselijk recht & bevoegde rechter

Wanneer uw contractspartij zich in Nederland bevindt en de levering van de goederen en diensten ook plaatsvindt in Nederland lijkt een bepaling over het op de overeenkomst toepasselijke recht minder van belang. Echter, om onvoorziene situaties te voorkomen is het goed om altijd in uw algemene voorwaarden op te nemen welk recht u van toepassing verklaard. Daarnaast kunt u in de algemene voorwaarden aangeven aan welke rechtbank een eventueel geschil voorgelegd moet worden.

Aanneming van werk

Bovenstaande opsomming is niet-limitatief. Er zijn natuurlijk nog veel meer onderwerpen die in de algemene voorwaarden geregeld kunnen worden. Een en ander hangt ook af van het type onderneming en de branche waarin deze opereert. Ter illustratie zullen we hierna ingaan op een aantal voorbeelden van onderwerpen die interessant zijn voor de algemene inkoopvoorwaarden in geval van aanneming van werk.

Ketenaansprakelijkheid

Indien u als opdrachtgever of aannemer een (onder)aannemer inschakelt voor het uitvoeren van een stoffelijk werk, dan valt u onder de regeling van de ketenaansprakelijkheid. Dit betekent dat u aansprakelijk bent voor het afdragen door uw (onder)aannemer van de loonheffingen. Onder loonheffingen wordt verstaan de loonbelasting en de sociale verzekeringspremies. Indien uw aannemer of onderaannemer niet aan haar afdrachtverplichtingen voldoet, kan de Belastingdienst u hierop aanspreken. Om aansprakelijkheid zoveel mogelijk te voorkomen en het risico te verminderen moet u bepaalde afspraken maken met uw (onder)aannemer. Deze kunnen vastgelegd worden in de algemene voorwaarden.

Waarschuwingsplicht

Als opdrachtgever kun je bijvoorbeeld met uw aannemer afspreken dat hij alvorens hij begint met de werkzaamheden, onderzoek doet naar de situatie ter plaatse en het vervolgens aan u moet melden als er fouten zitten in de opdracht. Dit wordt afgesproken om te voorkomen dat de aannemer klakkeloos de opdracht uitvoert en dwingt de aannemer met u mee te denken. Op deze manier kan eventuele schade voorkomen worden.

Veiligheid

In verband met de veiligheid wilt u eisen stellen aan de kwaliteiten van de aannemer en het personeel van de aannemer. Zo kunt u bijvoorbeeld VCA certificering vereisen. Dit is bij uitstek een onderwerp dat in de algemene voorwaarden afgehandeld wordt.

UAV 2012

Wellicht wilt u als ondernemer dat de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 van toepassing verklaren op de relatie met de wederpartij. In dat geval is het ook van belang om deze in de algemene inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren. Daarnaast moeten eventuele afwijkingen van de UAV 2012 ook expliciet worden aangeduid.

De advocaten van Law & More staan zowel inkopers als leveranciers bij. Wilt u weten hoe het precies zit met de algemene voorwaarden? Advocaten van Law & More kunnen u hierover adviseren. Zij kunnen ook algemene voorwaarden voor u opstellen of bestaande voorwaarden beoordelen.

Share