Закон о размещении данных в коммерческих реестрах в электронном виде

Введение

Оказание помощи иностранным клиентам, занимающихся бизнесом в Нидерландах, относится к моей ежедневной профессиональной деятельности. Нидерланды действительно являются прекрасной страной для ведения бизнеса, но, как показывает практика, изучение языка и ознакомление с нидерландскими привычками могут вызывать трудности у иностранных компаний. Поэтому нередко ценится помощь в этом вопросе. Спектр моей помощи варьируется от оказания помощи в сложных юридических процессах до помощи в общении с нидерландскими властями. Совсем недавно один из моих клиентов обратился ко мне с просьбой разъяснить ему содержание письма из Торгово-промышленной Палаты. Это короткое, но важное информативное письмо касалось нововведения при подаче годовой финансовой отчётности, которая вскоре будет возможна только в электронном виде.

Письмо – это результат желания правительства идти в ногу со временем, извлекая выгоду от преимуществ электронного обмена данными и введения стандартизированной формы этого ежегодно повторяющегося процесса. По этой причине финансовая отчётность  2016 или 2017 годов должна быть предоставлена в электронном виде, согласно Закону о размещении данных  в коммерческих реестрах в электронном виде, который был представлен одновременно с Решением о размещении коммерческих реестров в электронном виде, причем последнее содержит набор дополнительных и подробных правил. Еще один набор труднопроизносимых фраз, но все же, что конкретно данный закон и решение содержат?

Тогда и сейчас

Раньше годовая отчётность могла подаваться в Торгово-промышленную Палату как в письменной, так и в электронной форме. Гражданский Кодекс до сих содержит положения, в большей степени основанные на подаче отчётности в бумажной форме. В настоящее время данный метод можно рассматривать как устаревший и я был немного удивлён, что данные нововведения не были приняты намного раньше.

Несложно представить, что с точки зрения временных и денежных затрат, подача отчётности в бумажном виде при сравнении намного уступает подаче её разделов в электронном виде.

Подумайте о расходах на бумагу, затраты и время на составление отчётности на бумаге и подачи ее снова на бумаге в Торгово-промышленную Палату, где данные документы должны обрабатываться, не говоря о времени и затратах, связанных с составлением и/или контролем (не стандартизированной) отчетности бухгалтером. Вследствие этого,  правительство предложило использовать «SBR» (сокращение Стандартный Бизнес Отчет). Это стандартизированный электронный метод для создания и подачи финансовой информации, а также хранения ее в каталоге данных (Нидерландская Таксономия). Данный каталог содержит определения информации, которые могут быть использованы при составлении отчётности. Другим преимуществом метода SBR является не только упрощение обмена данными внутри компании и Торгово-промышленной Палаты, но благодаря стандартизации и обмена данными с третьими сторонами. Малые предприятия могут подавать свою отчётность в электронном виде с использованием метода SBR с начала 2007 года. Для средних и крупных предприятий это стало возможно  только с 2015 года.

Когда и для кого?

Правительство дало понять, что ответ на данный вопрос символичен: «размер имеет значение». Малые предприятия будут обязаны предоставлять свою отчётность в электронном виде, начиная с 2016 финансового года через SBR. В качестве альтернативы, малые предприятия при (составлении и) подаче отчётности могут воспользоваться бесплатной интернет- услугой «самостоятельная подача отчётности», действующей с 2014 года.

Преимуществом данной системы является то, что компании не требуется приобретать программное обеспечение, совместимое для работы с SBR. Предприятия среднего размера должны предоставлять отчётность в электронном виде через SBR начиная с 2017 финансового года. Также для этих  предприятий действует временная альтернативная онлайн-услугой («составление годовой отчётности»), которая будет представлена. При помощи данной услуги предприятия среднего размера могут самостоятельно составлять годовую отчётность в формате XBRL. После этого отчёты могут быть поданы через интернет-портал ( “Digipoort”). Это означает, что компании среднего размера не обязаны приобретать программу системного обеспечения для SBR. Данный бесплатный сервис будет временно доступен на протяжении 5 лет, начиная от 2017 года. Крупные предприятия и группы компаний среднего размера пока не обязаны подавать свою отчётность через SBR. Это связано с тем, что крупные компании имеют очень сложный набор правил и требований. Ожидается, что для этих компаний с 2019 года представится возможность выбирать между подачей отчётности через SBR или через специальный европейский формат.

Нет правил без исключений

Нет такого правила, из которого бы не существовало исключения. Если быть точным, этих исключений два. Новые правила относительно электронной подачи отчётности не распространяются на юридических лиц и предприятия, с зарегистрированным юридическим адресом за пределами Нидерландов, которые согласно Торговому Соглашению 2008 года должны подавать отчётность в Торгово-промышленную Палату в той мере и форме, в которой они должны быть опубликованы в стране юридической регистрации. Второе исключение предназначено для эмитентов, согласно определению в статье 1:1 Закона о финансовом мониторинге, и для дочерних предприятий при условии, что они тоже являются учреждениями-эмитентами. Эмитентом является каждый, кто выпустил или собирается выпустить ценные бумаги.

Пункты, заслуживающие внимания

И это ещё не все. Юридические лица должны принять во внимание некоторые дополнительные аспекты. Одним из таких аспектов является тот факт, что юридическое лицо само несёт ответственность за подачу финансовой отчётности в соответствии с законом.  Помимо всего прочего, это даёт возможность адекватно оценить финансовое положение предприятия. Поэтому я рекомендую каждому предпринимателю тщательно контролировать данные, содержащиеся в финансовой отчётности перед ее подачей. И прошу вас обратить внимание на тот факт, что отказ от подачи финансовой отчётности в установленном порядке будет рассмотрен как экономическое преступление согласно Закону об экономических правонарушениях. Хорошо, что уже подтверждено, что годовая отчетность, составленная с помощью метода SBR, может быть использована в качестве предложения во время собрания акционеров. Данные документы могут быть также предоставлены для проведения аудиторской проверки в соответствии со статьёй 2:393 Гражданского Кодекса.

Заключение

С введением Закона о подаче отчётности в коммерческие реестры в электронном виде и связанного с этим постановления правительство продемонстрировало заметный прогресс. В результате подача отчётности в электронном виде для малых и средних предприятий с 2016 и 2017 годов стала обязательной, за исключением тех предприятий, к которым применимо одно из исключений. Преимущества данных нововведений бесконечны. Тем не менее, я советую предпринимателям не расслабляться, так как основная ответственность все ещё лежит на предприятиях, подлежащих обязательному предоставлению отчётности и Вы как руководитель конечно же хотите избежать неприятных последствий.

Контакт

Если после прочтения этой статьи у Вас есть вопросы или комментарии, пожалуйста сообщите г-ну Максиму Ходаку, адвокату Law & More по электронной почте maxim.hodak@lawandmore.nl или г-ну Тому Меевису, адвокату Law & More по электронной почте tom.meevis@lawandmore.nl или звоните нам по телефону +31 (0)40-3690680.

Share