Gepubliceerd op 1 januari 2026 · Laatst bijgewerkt op 13 oktober 2026
Een erkend referent moet de IND binnen vier weken informeren over wijzigingen die gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning van een werknemer of voor de erkenning zelf, moet een dossier per migrant bijhouden tot vijf jaar na het einde van het referentschap en moet zorgvuldig werven en voorlichten. Komt u die plichten niet na, dan kan de IND een bestuurlijke boete opleggen en de erkenning schorsen of intrekken.
De regels staan in de artikelen 2a tot en met 2g en 55a van de Vreemdelingenwet 2000 en in het Vreemdelingenbesluit 2000. Een erkenning is voor de werkgever dus geen formaliteit, maar een positie met eigen wettelijke verplichtingen.
Inhoudsopgave
Wat is een erkend referent?
Een erkend referent is een organisatie die de IND als betrouwbare partner heeft erkend voor het aanvragen van verblijfsvergunningen, bijvoorbeeld voor kennismigranten, onderzoekers of studenten. Natuurlijke personen kunnen niet worden erkend (artikel 2e Vw).
Voor een kennismigrant is erkenning verplicht: alleen een erkend referent kan een verblijfsvergunning als kennismigrant aanvragen. De werkgever hoeft per aanvraag minder bewijs te leveren, en de IND streeft ernaar binnen twee weken te beslissen; de wettelijke beslistermijn blijft 90 dagen. De erkenning geldt voor onbepaalde tijd (artikel 2c Vw). Meer over de aanvraag leest u op onze pagina over erkenning als referent.
Wat moet u als referent melden?
U meldt de IND meestal binnen vier weken elke wijziging die van belang is voor het verblijf van de migrant of voor uw erkenning. Een wijziging van uw eigen correspondentieadres meldt u binnen twee weken.
Meldingsplichtige wijzigingen zijn onder meer:
- het einde van het dienstverband of het vertrek van de migrant uit Nederland;
- een daling van het salaris onder de geldende salarisnorm, ook als die tijdelijk is, bijvoorbeeld door onbetaald verlof of minder uren;
- een wijziging van functie die gevolgen heeft voor de voorwaarden van de vergunning;
- wijzigingen in uw organisatie, zoals beëindiging, surseance van betaling, faillissement of liquidatie;
- het niet tijdig doorgeven van een verhuizing door de migrant aan de gemeente, als u dat weet.
U meldt via het zakelijk portaal van de IND of het meldingsformulier. De salarisnormen voor kennismigranten worden elk jaar per 1 januari geïndexeerd; controleer dus jaarlijks of elk salaris nog voldoet aan de norm voor de leeftijdscategorie of het verlaagde criterium dat voor de werknemer geldt. De actuele bedragen staan op ind.nl.
Wat als een kennismigrant met verlof gaat?
Daalt het salaris door onbetaald verlof onder de norm, dan meldt u dat en kan het verblijfsrecht in gevaar komen. Toets daarom vooraf, ook bij wettelijk verlof zoals ouderschapsverlof, of de salarisnorm in die periode nog wordt gehaald en wat de IND daarvoor vereist.
Welke administratie moet u bewaren?
U bewaart per migrant de gegevens die voor het verblijfsdoel nodig zijn, tot vijf jaar nadat u niet langer referent bent. Op verzoek van de IND moet u die gegevens direct kunnen tonen.
Voor een kennismigrant gaat het onder meer om een kopie van het paspoort en verblijfsdocument, de arbeidsovereenkomst, loonstroken en bewijs dat het salaris giraal is betaald op een rekening op naam van de werknemer. Bij een controlebezoek kijkt de IND ook of die stukken met elkaar overeenstemmen.
Wat houdt de zorgplicht in?
U moet migranten zorgvuldig werven en selecteren, en hen informeren over de voorwaarden voor toelating en verblijf en over andere relevante regels. Dat omvat bijvoorbeeld de plicht om zich bij de gemeente in te schrijven en de gevolgen van het einde van het dienstverband.
Daarnaast bent u als referent verantwoordelijk voor de terugkeer van de migrant. Moet de overheid kosten maken voor het vertrek, dan kan zij die volgens artikel 66 Vw verhalen op de referent of gewezen referent.
Wat geldt bij payroll en detachering?
Ook als een kennismigrant via payroll of detachering bij een ander bedrijf werkt, blijft de referent volledig verantwoordelijk voor de meld-, administratie- en zorgplicht. De IND kan beoordelen of u die plichten feitelijk kunt nakomen als u weinig zicht heeft op het werk en de beloning.
Leg daarom in de overeenkomst met de inlener vast dat die wijzigingen in functie, uren en verlof direct aan u doorgeeft. Zonder die informatie kunt u de termijn van vier weken niet halen.
Welke sancties kan de IND opleggen?
Bij het niet nakomen van een referentplicht kan de IND een bestuurlijke boete opleggen (artikel 55a Vw). Bij ernstige vermoedens kan de IND de erkenning schorsen (artikel 2f Vw), en de erkenning kan worden ingetrokken als u niet meer aan de voorwaarden voldoet of uw plichten niet nakomt (artikel 2g Vw).
Na intrekking kunt u gedurende vijf jaar worden geweigerd als u opnieuw erkenning aanvraagt (artikel 2e Vw). De bevoegdheid om een boete op te leggen vervalt in de regel vijf jaar na de overtreding (artikel 5:45 Awb); een controle in 2026 kan dus ook overtredingen uit 2024 opleveren.
Intrekking van de erkenning betekent niet automatisch dat de vergunningen van uw werknemers vervallen. Zij moeten dan wel een andere erkend referent vinden om hun verblijf als kennismigrant voort te zetten. Daarnaast houdt de Nederlandse Arbeidsinspectie toezicht op de Wet arbeid vreemdelingen, met eigen boetes.
Wat gebeurt er bij een fusie of overname?
Een organisatiewijziging zoals een juridische fusie meldt u binnen vier weken aan de IND. De IND beoordeelt dan of de erkenning kan worden voortgezet of dat de nieuwe rechtspersoon zelf erkenning moet aanvragen.
Begin daarom vroeg in het transactietraject met het in kaart brengen van alle migranten en vergunningen. Zo voorkomt u dat werknemers na de fusie zonder geldige referent zitten.
Waar let u als werkgever op?
- Is er een vaste procedure die salaris-, functie- en uitdienstwijzigingen binnen vier weken bij de IND meldt?
- Voldoet elk salaris aan de salarisnorm van dit kalenderjaar, ook na indexatie per 1 januari?
- Bevat elk dossier paspoort, verblijfsdocument, arbeidsovereenkomst, loonstroken en betalingsbewijzen?
- Worden de dossiers bewaard tot vijf jaar na het einde van het referentschap?
- Geeft een inlener of payrollklant wijzigingen direct aan u door?
- Krijgt elke nieuwe migrant schriftelijke informatie over de verblijfsvoorwaarden?
Wat kunnen wij voor u doen bij uw positie als erkend referent?
- Uw meld-, administratie- en zorgprocessen beoordelen in een interne audit.
- Een meldprotocol en voorlichtingsdocumenten voor migranten opstellen.
- U begeleiden bij een controlebezoek van de IND.
- Een zienswijze, bezwaar of beroep indienen tegen een boete, schorsing of intrekking, en de termijnen daarvoor bewaken.
- De gevolgen van een fusie of overname voor uw erkenning en de vergunningen van werknemers in kaart brengen, als onderdeel van onze dienstverlening immigratierecht.
Samengevat
- Een erkend referent meldt relevante wijzigingen meestal binnen vier weken aan de IND.
- De administratie per migrant bewaart u tot vijf jaar na het einde van het referentschap.
- U moet zorgvuldig werven, migranten voorlichten en bent verantwoordelijk voor hun terugkeer.
- Bij overtreding kan de IND een boete opleggen en de erkenning schorsen of intrekken (artikelen 55a, 2f en 2g Vw).
Veelgestelde vragen
Is erkenning verplicht om een kennismigrant aan te nemen?
Ja. Een verblijfsvergunning als kennismigrant kan alleen worden aangevraagd door een erkend referent. Voor andere vormen van arbeid kan soms ook een niet-erkende werkgever referent zijn, met een tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning.
Moet een tijdelijke salarisverlaging worden gemeld?
Ja, als het salaris daardoor onder de geldende norm zakt. Dat het tijdelijk is, maakt voor de meldplicht geen verschil.
Kan de IND boetes opleggen voor oude overtredingen?
Ja, in de regel tot vijf jaar na de overtreding (artikel 5:45 Awb). Een volledige administratie is dus ook achteraf uw beste verweer.
Verliezen mijn werknemers hun vergunning als de erkenning wordt ingetrokken?
Niet automatisch, maar hun verblijf als kennismigrant hangt af van een erkend referent. Zij moeten dan een nieuwe werkgever met erkenning vinden; laat de gevolgen per werknemer beoordelen.
