De functionaris voor gegevensbescherming is de interne toezichthouder op de naleving van de privacyregels. Hij adviseert, ziet toe, werkt samen met de Autoriteit Persoonsgegevens en fungeert als aanspreekpunt voor betrokkenen.
Wettelijke basis
Artikel 37 AVG bepaalt wanneer aanstelling verplicht is: bij overheidsinstanties, bij organisaties die als kerntaak op grote schaal stelselmatig mensen observeren, en bij organisaties die als kerntaak op grote schaal bijzondere of strafrechtelijke gegevens verwerken. Artikel 38 waarborgt de positie: de functionaris wordt tijdig betrokken, krijgt de benodigde middelen, mag geen instructies ontvangen over de uitoefening van zijn taken en mag niet worden ontslagen of gestraft wegens de uitoefening daarvan. Hij rapporteert rechtstreeks aan het hoogste managementniveau. Artikel 39 somt de taken op, waaronder toezicht op de naleving, advies over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en samenwerking met de toezichthouder. De aanstelling moet bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld.
Hoe het in de praktijk werkt
De functie kan intern of extern worden ingevuld, ook in deeltijd, en mag met andere taken worden gecombineerd zolang er geen belangenconflict ontstaat. Dat conflict doet zich voor bij functies die zelf doel en middelen van verwerkingen bepalen, zoals hoofd IT, hoofd HR of de bestuurder. Ook zonder verplichting kiezen veel organisaties voor een vrijwillige functionaris; dan gelden dezelfde waarborgen.
Waar het misgaat
De rol wordt belegd bij het hoofd IT, wat tot een belangenconflict leidt waarop toezichthouders in Europa al meermalen hebben gehandhaafd. Een tweede fout is een functionaris zonder tijd, budget of toegang tot de directie. Ten derde wordt de functionaris pas geraadpleegd als een systeem al is ingekocht, terwijl de wet tijdige betrokkenheid eist.
Verwante begrippen
De functionaris speelt een rol bij de DPIA, bij het datalek en bij de rechten van betrokkenen.
Twijfelt u of aanstelling verplicht is? Onze ICT-recht advocaten toetsen de criteria en de onafhankelijkheid.
