Onderneming registreren op een virtueel adres: mag dat bij de KVK?

Gepubliceerd op 27 januari 2020 · Laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026

Een virtueel kantooradres mag u alleen als bezoekadres in het Handelsregister laten inschrijven als u daar daadwerkelijk duurzaam kunt ondernemen. De Handelsregisterwet 2007 omschrijft een vestiging als een gebouw of complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van de activiteiten van een onderneming plaatsvindt. Een postbus voldoet nooit als bezoekadres; als postadres mag die wel.

Wat is een virtueel kantooradres?

Met een virtueel kantooradres huurt u een adres bij een aanbieder die uw post ontvangt, doorstuurt en soms telefoon en vergaderruimte aanbiedt, zonder dat u er een eigen, permanent ingerichte werkplek hebt. Voor ondernemers die vanuit huis werken, vanuit het buitenland opereren of een tweede vestiging in Nederland willen tonen, is dat aantrekkelijk. Een Nederlands adres wekt vertrouwen bij klanten en houdt uw woonadres uit de etalage.

Juridisch is het adres echter geen sierlijst. Het adres dat u opgeeft, bepaalt waar uw onderneming volgens het Handelsregister is gevestigd, waar post en processtukken rechtsgeldig kunnen worden bezorgd en welk adres u op uw website moet tonen. Geeft u een adres op dat de werkelijkheid niet dekt, dan loopt u tegen de eisen van de Kamer van Koophandel aan. De KVK kan de inschrijving dan aanpassen of doorhalen.

Waarom kiezen ondernemers voor een virtueel kantoor?

Een virtueel kantoor is voor veel zzp’ers, freelancers en kleine bedrijven een praktische oplossing. Zij hebben een zakelijk adres nodig, maar geen fysieke kantoorruimte. De belangrijkste redenen op een rij:

• Privacy. U hoeft uw privéadres niet als zakelijk adres op uw website, facturen en in het Handelsregister te tonen.
• Professionele uitstraling. Een zakelijk adres in een bekende stad of een bedrijfsverzamelgebouw wekt vertrouwen bij klanten en zakenpartners.
• Postverwerking. De aanbieder ontvangt uw zakelijke post en correspondentie en scant of verstuurt die door, ook als u onderweg bent.
• Flexibiliteit en kosten. U betaalt geen huur voor een vaste werkplek, maar kunt vaak wel vergaderruimtes of een flexplek bijboeken.
• Ondernemen vanuit het buitenland. Digital nomads en buitenlandse ondernemers gebruiken een virtueel adres om een Nederlands zakelijk adres te voeren.

Let op: een zakelijk postadres is iets anders dan een inschrijfadres (bezoekadres) bij de KVK. Of een virtueel adres als inschrijfadres mag dienen, hangt af van de eisen hieronder.

Checklist: is uw virtuele adres geschikt voor de KVK?

• U heeft een huur- of serviceovereenkomst waarin staat dat u tijdens openingstijden toegang heeft tot een werkplek.
• De aanbieder staat zelf in het Handelsregister ingeschreven voor het verhuren van bedrijfsruimte.
• U oefent uw activiteiten daar ook werkelijk uit, of kunt dat duurzaam doen.
• Het gaat niet om een postbus en niet om een incidenteel gehuurde vergaderruimte.

Wat eist de wet van een vestigingsadres?

De sleutel zit in de definitiebepaling van de Handelsregisterwet 2007. Artikel 1 van die wet omschrijft een vestiging als een gebouw of complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van de activiteiten van een onderneming of rechtspersoon plaatsvindt. Artikel 5 bepaalt welke ondernemingen in het Handelsregister worden opgenomen. Het criterium is dus niet of u er vaak bent, maar of u er duurzaam kunt zijn en of daar werkelijk bedrijfsactiviteiten plaatsvinden.

De Kamer van Koophandel noemt dat duurzame bedrijfsuitoefening. U hoeft niet permanent aanwezig te zijn, maar u moet wel permanent aanwezig kunnen zijn. Dat verschil is de kern van iedere discussie over virtuele kantoren. Het is ook de reden dat de KVK uw opgave inhoudelijk toetst in plaats van klakkeloos te registreren wat u invult.

Welk bewijs vraagt de Kamer van Koophandel?

Welk stuk u moet aanleveren, hangt af van uw situatie. Koopt u het pand, dan volstaat een eigendomsbewijs uit het Kadaster of een kopie van de koopovereenkomst. Huurt u zelfstandige ruimte, dan geldt een kopie van het huurcontract als bewijs voor het bezoekadres; is de verhuurder niet de eigenaar, dan vraagt de KVK aanvullend een hoofdhuurovereenkomst of een toestemmingsbrief van de eigenaar. Wilt u op een woonadres inschrijven en ontbreken die stukken, dan kan de eigenaar of huurder van die woning een toestemmingsverklaring afgeven.

Voor een bedrijfsverzamelgebouw gelden strengere eisen. De KVK accepteert een huur- of serviceovereenkomst, maar verlangt dat u tijdens de openingstijden toegang hebt tot de ruimte en dat het verhurende bedrijf zelf in het Handelsregister staat ingeschreven met de activiteit terbeschikkingstelling of bemiddeling van bedrijfsruimte. Het incidenteel afnemen van een vergaderzaal of een flexplek voldoet niet. Huurt u een bureau van twee uur per week, dan kunt u daarop geen bezoekadres baseren.

Bedrijf registreren op een virtueel kantooradres: hoe pakt u dat aan?

U kunt uw bedrijf registreren op een virtueel kantooradres als u daar echt kunt werken. Loop deze vier stappen na voordat u een contract tekent.

1. Kies het juiste pakket. Veel aanbieders hebben een goedkoop pakket voor alleen post en een duurder pakket met werkplek. Alleen een pakket met een werkplek waar u tijdens openingstijden zelfstandig terechtkunt, is geschikt als bezoekadres.
2. Controleer de aanbieder. Zoek de verhuurder op in het Handelsregister. Die moet zijn ingeschreven voor de verhuur of bemiddeling van bedrijfsruimte. Controleer ook in de BAG Viewer of het adres goed in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen staat.
3. Lever het juiste bewijs aan. Bij de inschrijving geeft u het adres op als bezoekadres. Als bewijs stuurt u een kopie van de huur- of serviceovereenkomst mee, getekend door beide partijen.
4. Werk er ook echt. De KVK controleert bij de inschrijving of u aan de voorwaarden voldoet. Gebruikt u de werkplek in de praktijk nooit, dan klopt de inschrijving niet meer met de werkelijkheid.

Wilt u het adres alleen voor uw zakelijke correspondentie gebruiken? Dan geeft u het op als postadres. Uw bezoekadres is dan een andere plek, bijvoorbeeld uw woning.

Waarom kan een postbus geen bezoekadres zijn?

Het bezoekadres mag geen postbus zijn. Dat is geen formaliteit: het bezoekadres is de plaats waar de onderneming feitelijk kan worden aangetroffen, en dat is nu juist wat een postbus niet biedt. Als postadres is een Nederlandse postbus wel toegestaan, en daarvoor vraagt de KVK geen bewijsstuk. Een onderneming kan dus een postbus als postadres voeren, mits daarnaast een reëel bezoekadres is ingeschreven.

Volgens de KVK is het bezoekadres de plek waar uw bedrijf het werk uitvoert en waar regelmatig ondernemers, bestuurders of werknemers aanwezig zijn. Dat geldt ook als u er geen klanten ontvangt. Het adres moet bovendien in de BAG voorkomen.

De KVK controleert bij de inschrijving of ondernemingen met een virtueel kantoor aan deze voorwaarden voldoen. Huurt u alleen af en toe een flexplek of vergaderruimte, dan kunt u dat adres niet als bezoekadres gebruiken.

Kunt u inschrijven als u in het buitenland woont?

Ja. Inschrijving is mogelijk zonder dat u in Nederland woont, mits uw onderneming een Nederlands bezoekadres heeft of de bedrijfsactiviteiten in Nederland plaatsvinden. Voor de inschrijving houdt u de volgende stukken bij de hand:

• een ondertekend huur-, koop- of pachtcontract van het Nederlandse bezoekadres, of een toestemmingsverklaring;
• een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs, te regelen via een notaris of de Nederlandse ambassade;
• een origineel uittreksel of gelegaliseerde kopie uit het bevolkingsregister van uw buitenlandse woongemeente, of een ander officieel document met uw buitenlandse adres.

Richt u een besloten vennootschap op, dan komt daar de gang naar de notaris bij. Ons artikel over het oprichten van een bv met buitenlandse aandeelhouders beschrijft die route. Twijfelt u tussen rechtsvormen? Het overzicht van het verschil tussen de bv en de eenmanszaak zet de fiscale en aansprakelijkheidsgevolgen op een rij.

Welk adres moet u op uw webshop vermelden?

Biedt u online diensten of producten aan, dan bent u een dienstverlener van de informatiemaatschappij. Artikel 3:15d BW verplicht u om een aantal gegevens gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk te maken: uw identiteit en het adres van vestiging, een elektronisch postadres en andere gegevens waarmee u snel en rechtstreeks te bereiken bent, uw nummer in het Handelsregister en, als u btw-plichtig bent, uw btw-identificatienummer. Verkoopt u aan consumenten, dan komt daar de precontractuele informatie bij die artikel 6:230m BW voorschrijft, waaronder opnieuw het geografische adres.

Met dat geografische adres wordt het adres bedoeld van waaruit de onderneming haar zaken doet. Een postbus voldoet daarvoor niet. Voor veel kleine webwinkels valt dat adres samen met het bezoekadres in het Handelsregister. Wilt of kunt u uw eigen adres niet tonen, dan biedt een virtueel adres uitkomst, mits dat adres aan de hierboven beschreven eisen voldoet. Hoe ver die informatieplichten reiken, leest u in ons overzicht van informatieplichten voor webshops.

Welke verplichtingen gelden verder voor een webwinkel?

Bij verkoop op afstand aan consumenten heeft de koper een bedenktijd van veertien dagen waarbinnen hij de overeenkomst zonder opgaaf van redenen kan ontbinden (artikel 6:230o BW). Informeert u niet over dat herroepingsrecht, dan wordt die termijn fors verlengd. Daarnaast moet de afgeleverde zaak aan de overeenkomst beantwoorden (artikel 7:17 BW); wat in de volksmond garantie heet, is in de wet die conformiteitseis.

Bij een consumentenkoop kunt u de koper tot vooruitbetaling van ten hoogste de helft van de koopprijs verplichten (artikel 7:26 BW). Vrijwillig vooruitbetalen mag altijd, maar u mag het niet als voorwaarde stellen. Anders dan vaak wordt beweerd, verplicht de wet u niet om een betaaloptie achteraf aan te bieden; die eis komt uit keurmerken, niet uit het Burgerlijk Wetboek. Voor dienstverlening geldt de vijftigprocentregel overigens niet: daar mag u wel volledige vooruitbetaling vragen. Leg dit soort keuzes vast in uw algemene voorwaarden voor de webshop, samen met de overige punten uit de juridische basis van uw webshop.

Kunt u uw adres in het Handelsregister afschermen?

Als eenmanszaak kunt u uw bezoekadres altijd laten afschermen, ook als dat afwijkt van uw woonadres; voorwaarde is dat u een openbaar postadres inschrijft dat afwijkt van zowel het afgeschermde bezoekadres als uw woonadres. Voor personenvennootschappen en rechtspersonen kan afscherming alleen bij een dreiging: bij een concrete dreiging (bijvoorbeeld aangetoond met een aangifte) kan dat voor elke rechtsvorm; bij een bv, nv of andere kapitaalvennootschap is alleen die concrete dreiging voldoende, en niet een waarschijnlijke dreiging die louter uit uw beroep volgt. Woonadressen van functionarissen zijn in beginsel al niet openbaar.

Afschermen betekent niet onzichtbaar. Bevoegde instanties, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen het adres onder voorwaarden nog steeds raadplegen. Dat past bij de functie van het register: rechtszekerheid in het handelsverkeer. Houdt u zeggenschap in een vennootschap, dan krijgt u bovendien te maken met het UBO-register en de privacyvragen daaromheen.

Wat riskeert u bij een onjuist adres?

Blijkt het opgegeven bezoekadres niet te kloppen, dan kan de KVK onderzoek doen en uw registratie ambtshalve aanpassen of doorhalen. Het niet, niet tijdig of onjuist doen van een opgave aan het Handelsregister is bovendien strafbaar gesteld via de Wet op de economische delicten. Voor bestuurders speelt daarnaast dat een onbereikbare vennootschap in een geschil snel het verwijt krijgt dat zij zich aan haar verplichtingen onttrekt. Dat pakt in een procedure zelden goed uit.

Wat betekent uw KVK-adres voor uw woonadres en de Belastingdienst?

Het KVK-adres van uw bedrijf staat los van uw woonadres. Als eenmanszaak geeft u bij de inschrijving ook uw woonadres op. Dat moet hetzelfde zijn als het adres waarop u bij uw gemeente staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP). Een virtueel kantoor kan dus nooit uw woonadres vervangen.

Ook voor de belastingen telt niet alleen het adres op papier. Volgens artikel 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen wordt naar de omstandigheden beoordeeld waar iemand woont en waar een bedrijf is gevestigd. Een virtueel kantooradres in Nederland bepaalt dus niet vanzelf waar uw onderneming fiscaal is gevestigd. Wij geven geen fiscaal advies; stem dit af met uw belastingadviseur.

Wat kunnen wij voor u doen bij inschrijving op een virtueel adres?

Vanuit onze praktijk ondernemingsrecht helpen wij ondernemers die een zakelijk adres willen gebruiken dat niet hun vaste werkplek is.

• Wij toetsen uw huur- of serviceovereenkomst met de aanbieder aan de eisen die de KVK aan een bezoekadres stelt.
• Wij controleren of de adresgegevens op uw website en in uw algemene voorwaarden voldoen aan de artikelen 3:15d en 6:230m BW.
• Wij begeleiden de inschrijving van uw eenmanszaak of bv als u vanuit het buitenland onderneemt.
• Wij beoordelen of u uw bezoekadres kunt laten afschermen en welke stukken u daarvoor nodig heeft.
• Wij voeren namens u overleg met de KVK als die uw inschrijving wil aanpassen of doorhalen, en maken zo nodig binnen zes weken bezwaar tegen dat besluit.

Samengevat

• Een virtueel adres geldt alleen als bezoekadres als u er tijdens openingstijden ook echt kunt werken; een postbus voldoet daarvoor nooit.
• Vraag altijd de huur- of serviceovereenkomst op en controleer of de aanbieder zelf in het Handelsregister staat voor de verhuur of bemiddeling van bedrijfsruimte.
• Als eenmanszaak geeft u altijd ook uw woonadres op; dat moet gelijk zijn aan uw inschrijving in de BRP.
• Uw bezoekadres afschermen kan als eenmanszaak altijd, en bij een bv of andere rechtspersoon alleen bij een concrete dreiging.
• Klopt uw adres niet meer met de werkelijkheid, dan kan de KVK de inschrijving aanpassen of doorhalen.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn onderneming op mijn woonadres inschrijven?

Ja. Bent u geen eigenaar of huurder van de woning, dan vraagt de KVK een toestemmingsverklaring van degene die dat wel is. Het bezoekadres kan daarna bij een eenmanszaak worden afgeschermd, mits u een postadres opgeeft.

Is een virtueel kantoor hetzelfde als een postbus?

Nee. Een postbus is uitsluitend een postadres. Een virtueel kantooradres kan als bezoekadres dienen, maar alleen als u er volgens de overeenkomst tijdens openingstijden terechtkunt en de aanbieder daarvoor is ingeschreven.

Volstaat een flexplek voor inschrijving?

Doorgaans niet. Een bureau dat u één dagdeel per week huurt, of een vergaderruimte die u af en toe afneemt, geeft geen permanente beschikbaarheid. Dat voldoet niet aan het criterium van duurzame bedrijfsuitoefening.

Moet mijn webshopadres gelijk zijn aan mijn KVK-adres?

Niet noodzakelijk, maar het moet wel een geografisch adres zijn van waaruit u onderneemt. Een postbus voldoet niet. In de praktijk is het verstandig om beide adressen gelijk te houden, zodat klanten en toezichthouders geen tegenstrijdige gegevens aantreffen.