UBO-register en privacy: wie mag uw gegevens nog inzien?

Gepubliceerd op 12 september 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026

Het UBO-register is sinds 22 november 2022 niet meer openbaar, maar de plicht om uw UBO’s in te schrijven geldt onverminderd. Na een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft de Kamer van Koophandel (KVK) de publieke toegang tot het register gesloten; alleen overheidsinstanties en bepaalde Wwft-instellingen, zoals banken en notarissen, kunnen de gegevens nog inzien. Hieronder leest u hoe het zover kwam, wie nu toegang heeft, welke gegevens zij zien en wat de registratieplicht in de praktijk voor u betekent.

Hoe verhouden transparantie en privacy zich in het UBO-register?

Het register moet witwassen en terrorismefinanciering tegengaan, maar mag daarbij niet onevenredig inbreuk maken op uw privacy. Het UBO-register is ingesteld om financiële criminaliteit te bestrijden. Het heeft een bewogen geschiedenis als het gaat om privacy. De discussie draait steeds om één vraag: hoe weegt u het maatschappelijk belang van transparantie af tegen het grondrecht op privacy?

Het oorspronkelijke doel was helder: inzichtelijk maken wie werkelijk de zeggenschap heeft in een organisatie. Door de ‘Ultimate Beneficial Owners’ te kennen, wordt het voor criminelen veel lastiger om zich achter ingewikkelde bedrijfsstructuren te verschuilen.

Hoe ging het register van openbaar naar besloten?

Het Nederlandse UBO-register was bij de start openbaar en is in november 2022 voor het publiek gesloten. Het register ging op 27 september 2020 open. Organisaties die toen al bestonden, moesten hun UBO’s uiterlijk op 27 maart 2022 inschrijven bij de KVK. De verplichting komt voort uit de Europese anti-witwasrichtlijnen; Nederland voerde het register in op basis van de vierde richtlijn zoals die door de vijfde richtlijn was gewijzigd, die een openbaar register voorschreef.

Iedereen kon daardoor tegen betaling een beperkte set gegevens opvragen, zoals naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit en woonland van de UBO, en de aard en omvang van het belang. Veel ondernemers zagen dat als een serieuze inbreuk op hun persoonlijke levenssfeer. Zij voelden zich kwetsbaar voor bijvoorbeeld identiteitsfraude en ongewenste benaderingen.

Die situatie veranderde na een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie. Het Hof oordeelde dat onbeperkte openbaarheid een ongerechtvaardigde inbreuk op de privacy was. Nederland sloot daarop dezelfde dag de publieke toegang.

De kern van de huidige situatie: de registratieplicht voor UBO’s blijft bestaan, maar de toegang tot de gegevens is beperkt tot instanties en instellingen die de gegevens nodig hebben voor hun wettelijke taak.

Wat betekent dit voor u?

U moet uw UBO’s nog steeds inschrijven, maar uw gegevens zijn niet meer voor iedereen in te zien. Voor u als ondernemer is het evenwicht tussen transparantie en privacy daarmee grotendeels hersteld.

Partijen als de Belastingdienst, de FIOD, notarissen en banken kunnen de gegevens nog inzien, voor specifieke, wettelijk vastgelegde doelen.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van hoe de situatie zich heeft ontwikkeld en waar het register nu staat.

Hoe ziet de stand van het UBO-register eruit?

Het register is sinds 27 september 2020 in gebruik en sinds 22 november 2022 niet meer openbaar.

Deze tabel vat de belangrijkste mijlpalen samen, met aandacht voor de gevolgen voor openbaarheid en privacy.

Kortom, de privacy van UBO’s wordt nu beter beschermd, terwijl de overheid de middelen houdt om financieel-economische criminaliteit te bestrijden.

Wat is een UBO en waarom blijft registratie verplicht?

Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van een organisatie of er zeggenschap over heeft. Om de discussie over het UBO-register en privacy te kunnen volgen, is het goed om dat begrip eerst helder te hebben. De afkorting staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’, oftewel de uiteindelijk belanghebbende. In gewoon Nederlands: de persoon die werkelijk de touwtjes in handen heeft.

U kunt het vergelijken met de kapitein van een schip. Er staan misschien meerdere mensen aan het roer, maar de kapitein bepaalt de koers en draagt de eindverantwoordelijkheid. Een UBO heeft een vergelijkbare rol in een bedrijf of stichting. Het is de persoon die de controle heeft of er aanzienlijk van profiteert, ook als dat op papier niet direct zo lijkt.

Hoe stelt u vast wie de UBO is?

Dat hangt af van de rechtsvorm van uw organisatie; de hoofdregel is een belang of zeggenschap van meer dan 25%. De regels, uitgewerkt in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, geven per rechtsvorm criteria om deze sleutelfiguren te identificeren.

• Voor een bv of nv: de persoon die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, het stemrecht of het eigendomsbelang heeft. Let op: ook iemand die op een andere manier feitelijke zeggenschap heeft, geldt als UBO.
• Voor een stichting, vereniging of coöperatie: hier kijkt u naar wie direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang heeft of wie meer dan 25% van de stemmen kan uitbrengen bij een statutenwijziging. Ook hier telt feitelijke zeggenschap mee. Is er op basis hiervan geen UBO aan te wijzen? Dan schrijft u de bestuurders in als ‘pseudo-UBO’.
• Voor een vof, cv of maatschap: de persoon met meer dan 25% van het eigendomsbelang of meer dan 25% van de stemmen, of met feitelijke zeggenschap. Is er niemand die daaraan voldoet, dan worden de vennoten of maten als pseudo-UBO ingeschreven.

Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben. U bent wettelijk verplicht om al deze personen correct te identificeren en in te schrijven.

Wat is het doel van de registratieplicht?

De registratie moet voorkomen dat het financiële stelsel wordt misbruikt voor witwassen en terrorismefinanciering. Het UBO-register is dus geen willekeurige administratieve last. Het volgt rechtstreeks uit de Europese anti-witwasregels, die het financiële stelsel transparanter en veiliger moeten maken.

Het hoofddoel van het UBO-register is voorkomen dat het financiële systeem wordt misbruikt voor criminele activiteiten, zoals het witwassen van geld en het financieren van terrorisme.

Door inzichtelijk te maken wie de uiteindelijke eigenaren zijn, wordt het voor kwaadwillenden veel moeilijker om zich te verstoppen achter ingewikkelde bedrijfsstructuren of anonieme vennootschappen. Het register levert een spoor op dat financiële instellingen en opsporingsdiensten kunnen volgen.

De registratieplicht blijft daarom volledig van kracht. Zonder deze basisinformatie verliezen bevoegde instanties een belangrijk instrument. Dat is ook de reden waarom de uitspraak van het Hof alleen over de openbaarheid ging, en niet over de registratie zelf.

Hoe veranderde het register van openbaarheid naar bescherming?

De verandering kwam door een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 22 november 2022. Het UBO-register heeft daardoor een onrustige start gekend. De weg van volledige openbaarheid naar een besloten register was een juridische ommezwaai. De kern daarvan was een botsing tussen het ideaal van transparantie en het recht op privacy.

Aanvankelijk was de gedachte dat maximale openheid de beste manier was om financieel-economische criminaliteit aan te pakken. Dat klonk logisch: als iedereen kan zien wie er werkelijk aan de touwtjes trekt, wordt het voor criminelen lastiger om zich achter vennootschappen te verschuilen. Deze aanpak werd vastgelegd in de vijfde Europese anti-witwasrichtlijn.

Die volledige openbaarheid zorgde direct voor onrust. De persoonsgegevens van UBO’s, waaronder naam en geboortemaand, waren opeens in te zien voor iedereen met een internetverbinding. Ondernemers voelden zich kwetsbaar voor allerlei risico’s, van identiteitsfraude tot ongewenste benaderingen. De vraag rees of het doel, het bestrijden van criminaliteit, dit zware middel wel rechtvaardigde.

Welke uitspraak veranderde alles?

Het arrest van het Hof van Justitie van 22 november 2022 in de zaken C-37/20 en C-601/20. In deze zaken, die uit Luxemburg afkomstig waren, oordeelde het Hof dat de onbeperkte publieke toegang tot het UBO-register een ernstige en ongerechtvaardigde inbreuk vormde op grondrechten.

De kern van de uitspraak draaide om een weging van twee belangen:

• Het algemeen belang: de noodzaak om financiële criminaliteit te voorkomen.
• Grondrechten: het recht op respect voor het privéleven en de bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

Het Hof concludeerde dat de openbaarheid van het register niet evenredig was. Het doel was legitiem, maar het middel, onbeperkte toegang voor iedereen, ging te ver. Het Hof verklaarde de bepaling in de anti-witwasrichtlijn die deze openbaarheid voorschreef daarom ongeldig.

De uitspraak van het Hof van Justitie van de EU was duidelijk: het grote publiek mag geen onbeperkte toegang hebben tot de persoonsgegevens van UBO’s. In deze afweging woog het recht op privacy zwaarder dan het algemene belang van volledige transparantie voor iedereen.

Wat waren de gevolgen in Nederland?

Nederland sloot de publieke toegang tot het register nog op de dag van de uitspraak. De minister van Financiën vroeg de KVK om voorlopig geen informatie uit het UBO-register meer te verstrekken.

De KVK, die het register beheert, stopte daarop per direct met het verstrekken van UBO-uittreksels aan het publiek. Wat als tijdelijke maatregel begon, bleek een blijvende koerswijziging. De nadruk verschoof van maximale openheid naar noodzakelijke toegang.

Dit betekende niet het einde van het UBO-register. De registratieplicht voor ondernemers bleef bestaan en is nog steeds van kracht. Wat veranderde, was de kring van mensen en instanties die de gegevens mogen inzien. De deur ging dicht voor de nieuwsgierige burger en werd stap voor stap weer op een kier gezet voor partijen die een wettelijke reden hebben om de informatie te raadplegen. Zo ontstond een nieuw evenwicht tussen het bestrijden van misbruik en het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de ondernemer.

Wie heeft nu nog toegang tot de UBO-gegevens?

Toegang hebben bevoegde overheidsinstanties en, in beperkte vorm, Wwft-instellingen zoals banken, notarissen en advocaten. Sinds de openbare toegang is stopgezet, is de grote vraag: wie mag mijn gegevens dan wel inzien? De registratieplicht zelf is immers niet verdwenen. Uw gegevens staan dus nog steeds in het register.

De kring van mensen en organisaties die erin mogen kijken, is sterk verkleind en strikt afgebakend. De KVK werkt met drie toegangsniveaus. Hoe hoger het niveau, hoe meer gegevens een partij te zien krijgt. Toegang is voorbehouden aan partijen met een wettelijke taak bij het bestrijden van financieel-economische criminaliteit.

Welke instanties hebben een wettelijke taak?

De ruimste toegang hebben de autoriteiten die toezicht houden en opsporen. Zij gebruiken het register voor het doel waarvoor het oorspronkelijk bedoeld was: misbruik van het financiële stelsel tegengaan.

Deze groep bestaat uit verschillende overheidsinstanties, elk met een eigen rol:

• Opsporingsdiensten: denk aan de Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (FIOD), de politie en het Openbaar Ministerie (OM). Zij gebruiken de gegevens bij strafrechtelijke onderzoeken naar bijvoorbeeld fraude, witwassen of terrorismefinanciering.
• Toezichthouders: instanties als De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) gebruiken het register bij hun toezicht op de financiële sector.
• Belastingdienst: om belasting correct te heffen en ontduiking op te sporen, moet de Belastingdienst weten wie er werkelijk zeggenschap heeft in een onderneming.

De toegang voor deze bevoegde autoriteiten is niet onbeperkt. Zij mogen de UBO-gegevens alleen raadplegen als dat nodig is voor hun specifieke, wettelijk vastgelegde taak.

Welke rol hebben Wwft-instellingen?

Wwft-instellingen gebruiken het register bij hun verplichte cliëntenonderzoek. Naast de overheidsinstanties is dit de tweede belangrijke groep met toegang. Het gaat om bedrijven en beroepsbeoefenaren die volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) een poortwachtersfunctie hebben.

Zij zijn wettelijk verplicht om een cliëntenonderzoek te doen voordat zij een zakelijke relatie aangaan of een grote transactie uitvoeren. Het vaststellen van de UBO is daarbij een van de belangrijkste stappen.

Voorbeelden van Wwft-instellingen zijn:

• Banken en andere financiële instellingen
• Notarissen en advocaten (bij bepaalde werkzaamheden)
• Accountants en belastingadviseurs
• Makelaars

Deze instellingen gebruiken het UBO-register om te controleren of de informatie die hun cliënt geeft over de uiteindelijk belanghebbende klopt. Hun toegang is direct gekoppeld aan die wettelijke plicht om te voorkomen dat hun diensten worden misbruikt.

De toegang voor Wwft-instellingen wordt gefaseerd hersteld. Volgens de KVK kunnen erkende instellingen uit zes branches (onder meer notarissen, banken en trustkantoren) inmiddels een digitaal gewaarmerkt UBO-uittreksel opvragen; andere branches volgen. Advocaten vragen hun cliënt in de tussentijd om een gewaarmerkt uittreksel, dat een organisatie voor zichzelf bij de KVK kan bestellen.

Om dit overzichtelijk te maken, hebben wij de verschillende partijen en hun toegangsdoelen in een tabel gezet.

Welke instantie heeft toegang voor welk doel?

Elke partij krijgt alleen toegang voor haar eigen wettelijke taak.

Een vergelijking van welke partijen toegang hebben tot het UBO-register en voor welk doel.

Kortom, de deur naar het UBO-register staat niet meer voor iedereen open. Alleen partijen met een duidelijke, wettelijk vastgelegde reden om witwassen en fraude te bestrijden, krijgen toegang.

Komt er toegang voor partijen met een legitiem belang?

Waarschijnlijk wel, maar de regels daarvoor zijn nog niet af. De Europese anti-witwasregels bepalen dat personen en organisaties met een legitiem belang, zoals journalisten en maatschappelijke organisaties die zich met witwasbestrijding bezighouden, toegang moeten kunnen krijgen. Volgens de Rijksoverheid is een algemene maatregel van bestuur die dat legitieme belang uitwerkt in voorbereiding. De KVK verwacht de wijzigingen rond juli 2027, wanneer ook de nieuwe Europese anti-witwasverordening van toepassing wordt.

Wat betekent dit in de praktijk voor u als ondernemer?

Uw privacy is beter beschermd, maar uw verplichtingen zijn onveranderd: u moet uw UBO’s correct inschrijven en actueel houden. Het is belangrijk om scherp te hebben wat er van u wordt verwacht, want nalatigheid kan u geld kosten.

Het belangrijkste is dit: de registratieplicht zelf is onveranderd van kracht. De uitspraak van het Europese Hof ging alleen over de openbaarheid van de gegevens, niet over de plicht om UBO’s te registreren. Iedere organisatie die onder de regeling valt, moet haar UBO’s nog steeds correct en volledig inschrijven bij de KVK.

Voor iedere ondernemer blijft de kernboodschap hetzelfde: de UBO-registratie is een wettelijke plicht. Wie zich hier niet aan houdt, begaat een economisch delict en riskeert serieuze sancties.

Hoe houdt u uw gegevens actueel?

Door iedere wijziging in uw UBO-structuur binnen een week aan de KVK door te geven. Eenmalig registreren en er daarna niet meer naar omkijken is dus niet genoeg. Het UBO-register werkt alleen als de informatie klopt.

Wanneer moet u bijvoorbeeld in actie komen? Denk aan situaties als:

• Verkoop van aandelen: een aandeelhouder komt door een transactie boven of juist onder de grens van 25% eigendom of zeggenschap.
• Bestuurswisseling: bij een stichting of vereniging kan een nieuwe bestuurder als (pseudo-)UBO kwalificeren.
• Statutenwijziging: als stemrechten veranderen, kan dat verschuiven wie de feitelijke zeggenschap heeft.

Geeft u zulke wijzigingen niet door, dan ondermijnt u de betrouwbaarheid van het register. De Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) van het ministerie van Financiën houdt hier toezicht op. Sinds 1 januari 2026 geldt een beleidsregel voor bestuurlijke handhaving. De sancties lopen uiteen van een last onder dwangsom tot een bestuurlijke boete, die bij herhaling kan oplopen tot maximaal € 27.500 (de vierde boetecategorie in 2026).

Waarom is een actueel register belangrijk?

Omdat de bedrijfspopulatie snel verandert en toezichthouders op juiste gegevens moeten kunnen vertrouwen. Het aantal bedrijven verandert voortdurend, wat de actualiteit van de gegevens onder druk zet. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het aantal ondernemers dat stopt.

Volgens de KVK nam het aantal stoppers in het eerste kwartaal van 2025 met 37% toe vergeleken met een jaar eerder. Bijna drie kwart (73%) daarvan was zzp’er. De sterkste stijgingen deden zich voor in de landbouw, de zorg en de bouw. Meer over deze cijfers leest u in het KVK Trendrapport Q1 2025. Voor eenmanszaken geldt geen UBO-plicht, maar de cijfers laten zien hoe snel de bedrijfspopulatie verandert. Voor toezichthouders is actuele UBO-informatie daarom belangrijk.

Door uw eigen gegevens actueel te houden, voldoet u aan de wet en draagt u bij aan een werkend systeem tegen financieel misbruik. Uw gegevens zijn nu beter beschermd, maar de verantwoordelijkheid om ze correct aan te leveren, ligt volledig bij u.

Wat kunnen wij voor u doen bij de UBO-registratie?

Wij helpen ondernemingen en stichtingen hun UBO-registratie juist en actueel te houden.

• Wij stellen per rechtsvorm vast wie als UBO of als pseudo-UBO moet worden ingeschreven, aan de hand van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018.
• Wij beoordelen bij een aandelentransactie, bestuurswissel of statutenwijziging of u de inschrijving binnen een week moet aanpassen.
• Wij bereiden de inschrijving of wijziging bij de KVK voor, inclusief de documenten die de omvang van het belang onderbouwen.
• Wij staan u bij als de DFEI een last onder dwangsom of een boete aankondigt, met een zienswijze en zo nodig bezwaar.

Samengevat

• Het UBO-register is sinds 22 november 2022 niet meer openbaar, na het arrest van het Hof van Justitie in de zaken C-37/20 en C-601/20.
• De registratieplicht geldt onverminderd; eenmanszaken zijn uitgezonderd.
• Bevoegde autoriteiten en, gefaseerd, Wwft-instellingen hebben toegang; regels voor partijen met een legitiem belang zijn in voorbereiding.
• Wijzigingen geeft u binnen een week door aan de KVK.
• Niet of onjuist registreren kan leiden tot een last onder dwangsom of een boete tot € 27.500 (2026).

Veelgestelde vragen over het UBO-register en privacy

De discussie over het UBO-register en privacy roept bij veel ondernemers vragen op. De regels over toegang zijn veranderd, maar de kernverplichtingen blijven overeind. Hieronder beantwoorden wij de vragen die in de praktijk het vaakst voorkomen.

De antwoorden zijn praktisch en gaan in op de zorgen waar ondernemers het vaakst mee te maken hebben.

Meer over hoe Law & More u hierbij helpt, leest u op de pagina ICT-recht advocaat.