Diefstal door personeel zet werkgevers voor pittige juridische uitdagingen. Eén verkeerde stap kan direct grote gevolgen hebben.
Veel bedrijven onderschatten de valkuilen rond het ontslaan van werknemers wegens diefstal. Daardoor lopen ze het risico op dure procedures waar niemand op zit te wachten.
Werkgevers moeten overtuigend bewijs verzamelen en een zorgvuldig onderzoek uitvoeren voordat ze disciplinaire maatregelen nemen. Anders draait de rechter een ontslag op staande voet zo weer terug.
Het verschil tussen diefstal en verduistering, de bewijslast en de juiste procedure maken dit tot een lastig rechtsgebied. Fouten kunnen flink in de papieren lopen.
Wat is diefstal door personeel?
Diefstal door personeel is voor werkgevers een lastig juridisch probleem. Het komt in allerlei vormen voor en kan bedrijven flink raken.
Definitie van diefstal en fraude
Diefstal door personeel betekent dat een werknemer opzettelijk spullen van het bedrijf meeneemt zonder toestemming. Het doel? De werkgever benadelen.
Fraude gaat een stap verder. Hier draait het om bewuste misleiding om er zelf beter van te worden. Denk aan het vervalsen van documenten of knoeien met de administratie.
Het verschil zit in de aanpak. Diefstal is gewoon iets pakken en meenemen. Bij fraude draait het om slim bedrog en trucs om bij geld of spullen te komen.
Werkgevers moeten beide zaken goed kunnen aantonen als het tot een rechtszaak komt. De opzet om te schaden moet echt duidelijk zijn.
Vormen van diefstal op de werkvloer
Diefstal op de werkvloer kent veel gezichten. Fysieke diefstal is het stelen van kantoorartikelen, apparatuur of voorraad.
Geld uit de kas halen gebeurt ook regelmatig. Zelfs het privé gebruiken van bedrijfsapparatuur of internet valt hieronder.
Intellectuele diefstal wordt steeds belangrijker. Denk aan het meenemen van klantgegevens, bedrijfsgeheimen of software. Je ontdekt dit vaak pas veel later, maar de schade is dan al groot.
Tijddiefstal komt ook voor. Werknemers die uren schrijven zonder te werken, kosten het bedrijf geld. Dit is lastig te bewijzen, maar het gebeurt vaker dan je denkt.
Gevolgen voor werkgevers
De financiële schade door diefstal gaat verder dan het bedrag dat weg is. Werkgevers moeten onderzoek doen en misschien zelfs naar de rechter stappen.
Het vertrouwen in het team krijgt een flinke deuk. Collega’s kunnen zich ongemakkelijk voelen en de sfeer op de werkvloer lijdt eronder.
Juridische kosten lopen snel op. Advocaten, recherchebureaus en procedures zijn duur. Je weet nooit zeker of je het gelijk aan jouw kant krijgt.
Ook de reputatie van het bedrijf kan een flinke klap oplopen. Klanten of partners kunnen afhaken. Dat voel je nog lang in de bedrijfsvoering.
Juridische risico’s en valkuilen voor werkgevers
Werkgevers lopen flinke juridische risico’s als ze werknemers ontslaan wegens diefstal. De rechter kan een ontslag op staande voet terugdraaien als niet alles klopt.
Arbeidsrechtelijke consequenties
Pak je een ontslag op staande voet verkeerd aan, dan kun je flinke kosten verwachten. De rechter kan het ontslag ongeldig verklaren, en dan moet je het loon doorbetalen vanaf het ontslagmoment.
Vaak komt daar een ontslagvergoeding bovenop. Die kan oplopen tot meerdere maandsalarissen, afhankelijk van het dienstverband en de ernst van de situatie.
Belangrijke gevolgen van een mislukt ontslag:
- Loondoorbetaling vanaf ontslag tot uitspraak
- Ontslagvergoeding van enkele maandsalarissen
- Proceskosten en advocaatkosten
- Imagoschade voor het bedrijf
Een slecht uitgevoerd onderzoek kan tot claims leiden. Werknemers vragen soms schadevergoeding voor reputatieschade of psychische klachten.
Dringende reden en ontslag op staande voet
Voor ontslag op staande voet heb je een dringende reden nodig. Diefstal is zo’n reden, maar je moet het wel echt kunnen bewijzen.
De rechter kijkt naar verschillende dingen:
- Is de diefstal bewezen?
- Kende de werknemer het bedrijfsbeleid?
- Past de sanctie bij de overtreding?
- Wat is de persoonlijke situatie van de werknemer?
Een campingmedewerker kreeg zijn baan terug na het vergeten van €50 fooi. Volgens de rechter was er geen kwade opzet. Ook een alleenstaande moeder bij Action werd ontslagen omdat ze chips at, maar de rechter vond dat ontslag te zwaar.
Je moet het ontslag onverwijld geven. Dus zo snel mogelijk na ontdekking van de diefstal. Een onderzoek mag even duren, maar je moet er wel snel mee aan de slag.
De werkgever moet de reden meteen duidelijk uitleggen aan de werknemer. Alleen “diefstal” noemen is te vaag. Je moet precies aangeven wat er is gebeurd.
Belang van goed werkgeverschap
Goed werkgeverschap vraagt om eerlijk en zorgvuldig handelen, ook als je een werknemer verdenkt van diefstal. De rechter kijkt daar scherp naar.
Geef de werknemer altijd de kans om zijn kant van het verhaal te vertellen. Zelfs als het bewijs duidelijk lijkt, blijft hoor en wederhoor verplicht.
Schuldbekentenissen afdwingen mag niet. Een V&D-werkneemster kreeg gelijk van de rechter: haar bekentenis van €115.000 telde niet, omdat ze onder druk stond.
Juridisch advies is vaak geen overbodige luxe. Een advocaat denkt mee over het onderzoek, de gesprekken, het opstellen van brieven en het maken van schikkingen.
Wil je problemen voorkomen? Zorg dan voor duidelijke regels en handhaaf die consequent. Werknemers moeten weten wat de gevolgen zijn van diefstal.
Stappenplan bij vermoedens van diefstal
Heb je een vermoeden van diefstal? Verzamel bewijs, houd je aan de AVG bij het interne onderzoek en laat de werknemer zich verdedigen. Een goed proces voorkomt later gedoe.
Bewijs verzamelen: camerabeelden, administratie en getuigenverklaringen
Camerabeelden zijn vaak het sterkste bewijs. Je mag camera’s inzetten, maar alleen als je werknemers dit weten via hun contract of het bedrijfsreglement.
De beelden moeten duidelijk laten zien wat er gebeurt. Bewaar de originele bestanden goed en veilig.
Administratieve controle is belangrijk. Zorg dat je voorraad, kassasystemen en financiële administratie op orde zijn. Een rommelige administratie maakt bewijs leveren lastig.
Getuigenverklaringen van collega’s kunnen het bewijs sterker maken. Vraag getuigen om hun waarnemingen op te schrijven en hou het bij de feiten.
Werk systematisch en leg alles vast. Twijfel je? Een advocaat of recherchebureau kan het proces begeleiden.
Intern onderzoek en privacy (AVG)
Als je intern onderzoek doet, moet je als werkgever de AVG-regels echt goed volgen. Persoonlijke gegevens van werknemers blijven beschermd, ook als je onderzoek doet naar diefstal.
Laat alleen mensen die het echt nodig hebben bij de onderzoeksgegevens. Schrijf op waarom je bepaalde gegevens verzamelt en gebruikt.
Controle van e-mails, computers of persoonlijke spullen kan niet zomaar. Vermeld mogelijke controles vooraf in het arbeidscontract of personeelshandboek.
Het onderzoek moet passen bij de ernst van de verdenking. Alleen bij serieuze vermoedens mag je verder gaan dan normaal.
Gooi onderzoeksgegevens weg zodra je ze niet meer nodig hebt. Verwijder informatie die niet relevant blijkt.
Toepassen van hoor en wederhoor
Hoor en wederhoor is verplicht bij ontslag. Je moet de werknemer vertellen waar hij van wordt beschuldigd en hem de kans geven om te reageren.
Plan een gesprek in met de werknemer. Leg uit wat je hebt gevonden en geef duidelijke voorbeelden van het gedrag waar het om gaat.
De werknemer moet genoeg tijd krijgen om zijn kant van het verhaal voor te bereiden. Hij mag iemand meenemen, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of iemand van de vakbond.
Leg het gesprek goed vast. Noteer wat je zegt én wat de werknemer zegt. Dit kan later nog belangrijk zijn als het voor de rechter komt.
Soms is het slim om de werknemer tijdens het onderzoek op non-actief te zetten. Zo voorkom je extra problemen en krijg je ruimte voor onderzoek.
Disciplinaire en juridische maatregelen
Werkgevers kunnen bij diefstal door personeel verschillende straffen opleggen, van een waarschuwing tot ontslag op staande voet. Voor juridische stappen heb je goed bewijs nodig, en bij ingewikkelde zaken schakel je vaak externe partijen in.
Disciplinaire sancties en ontslagprocedures
Waarschuwingen zijn de lichtste straf bij kleine overtredingen. Zet deze altijd op papier en beschrijf duidelijk wat er misging.
Schorsing kun je tijdelijk opleggen als je onderzoek doet. De werknemer krijgt dan nog wel loon, maar werkt niet.
Ontslag op staande voet mag alleen bij een dringende reden. Diefstal valt hier meestal onder, zelfs als het om iets kleins gaat, zoals een pakje shag.
Geef het ontslag onverwijld zodra je weet wat er gebeurd is. Je mag alleen uitstellen als je echt nog iets moet uitzoeken.
De werkgever moet het bewijs leveren. Camerabeelden, kascontroles en verklaringen van collega’s zijn bruikbaar als bewijs.
Zero-tolerance beleid moet je vooraf duidelijk maken aan werknemers. Anders krijg je ontslag voor kleine vergrijpen niet rond bij de rechter.
Hoor en wederhoor blijft verplicht. De werknemer moet altijd zijn kant van het verhaal mogen vertellen.
Juridische vervolgstappen en aangifte
Aangifte bij de politie kan naast interne maatregelen. Dan volgt een strafrechtelijk traject.
Civiele vordering kun je starten bij de kantonrechter als je schadevergoeding wilt. Je mag gestolen bedragen en onderzoekskosten terugvragen.
Schuldbekentenissen mag je nooit onder druk afdwingen. Door het machtsverschil moet je extra voorzichtig zijn.
Documenteer elke stap. Noteer gesprekken, verzamel bewijs en leg procedures vast.
Voeging als benadeelde in een strafzaak geeft je kans op schadevergoeding via het strafproces.
De mededelingseis houdt in dat je de redenen voor ontslag direct en duidelijk aan de werknemer moet vertellen.
Rolverdeling: werkgever, advocaten en externe instanties
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het onderzoek en de disciplinaire stappen. Zij verzamelen bewijs en voeren gesprekken.
Juridisch advies is handig bij lastige situaties. Advocaten begeleiden bij ontslag en wijzen op risico’s.
Bedrijfsdetectives kun je inzetten als je sterke vermoedens hebt. Houd je dan wel aan de privacyregels.
Autoriteit Persoonsgegevens bepaalt wat mag met cameratoezicht en onderzoek. Werkgevers moeten zich aan deze regels houden.
Waarschuwingsregister van stichting FAD helpt winkels om fraudeurs te herkennen. Ontslagen dieven komen in het register.
UWV beslist over uitkeringen na ontslag. Diefstal kan invloed hebben op het recht op een uitkering.
Kantonrechter doet uitspraak bij conflicten over ontslag en schadeclaims. Goede voorbereiding helpt echt.
Preventieve maatregelen tegen diefstal
Werkgevers kunnen diefstal door personeel grotendeels voorkomen door een sfeer van vertrouwen te creëren, duidelijke regels op te stellen en slimme controlesystemen te gebruiken. Zo verklein je de kans op diefstal én het risico op juridische ellende.
Creëren van vertrouwen en eerlijkheid binnen het team
Een open bedrijfscultuur is de basis voor preventie. Werkgevers moeten eerlijkheid stimuleren en zorgen dat medewerkers zich gewaardeerd voelen.
Belangrijke elementen:
- Regelmatig één-op-één gesprekken voeren
- Goed werk en inzet erkennen
- Luisteren naar zorgen en feedback
Betrokken medewerkers stelen minder snel. Investeer dus in persoonlijke groei en carrièremogelijkheden.
Met een anoniem meldsysteem kunnen mensen verdachte zaken melden zonder bang te zijn voor gedoe. Dat helpt om problemen eerder te zien.
Communicatie en gedragsregels
Duidelijke communicatie over wat mag en niet mag voorkomt misverstanden en juridische problemen. Stel heldere regels op voor het gebruik van bedrijfseigendommen.
Essentiële onderwerpen voor gedragsregels:
- Gebruik van bedrijfsapparatuur en voertuigen
- Kantoorartikelen mee naar huis nemen
- Omgaan met geld en kasbeheer
- Gevolgen bij overtredingen
Zet deze regels in het contract. Laat iedereen tekenen en geef een kopie mee.
Training over integriteit houdt het onderwerp actueel. Zo laat je als werkgever zien dat je preventie serieus neemt.
Effectieve controles en toezicht
Met controlesystemen kun je diefstal snel opsporen en voorkomen. Je mag verschillende vormen van toezicht inzetten, zolang je medewerkers hierover informeert.
Toegestane controlemethoden:
- Cameratoezicht in openbare ruimtes
- Kas- en voorraadcontroles
- Regelmatige inventarisaties
- Software voor voorraadbeheer
Vertel medewerkers vooraf welke controles er zijn. Zet dit bij voorkeur in het contract of personeelshandboek.
De controles moeten wel in verhouding staan tot het risico. Een kleine winkel vraagt om andere aanpak dan een groot magazijn.
Exit-controles en tassencontroles mogen als iedereen hiervan weet. Willekeurige controles zijn vaak effectiever dan vaste routines.
Optimaliseren van beleid en evaluatie
Een goed anti-diefstalbeleid vraagt om regelmatige evaluatie. Kijk kritisch naar je procedures, blijf personeel trainen en leer van incidenten om problemen voor te zijn.
Evaluatie van interne procedures
Werkgevers moeten hun anti-diefstalbeleid minstens jaarlijks evalueren.
Zo voorkom je dat procedures verouderen of hun werking verliezen.
Belangrijke evaluatiepunten:
- Effectiviteit van huidige controlemaatregelen
- Naleving van privacywetgeving bij camera- en tassencontroles
- Duidelijkheid van bedrijfsregels voor werknemers
- Snelheid van detectie bij diefstalincidenten
Neem in de evaluatie alle preventieve maatregelen mee.
Denk aan kascontroles of systemen voor voorraadregistratie.
Schakel gerust externe experts in als je behoefte hebt aan een frisse blik.
Verbeterpunten identificeren:
- Welke procedures ontbreken of zijn onduidelijk
- Waar ontstaan de meeste problemen
- Hoe lang duurt detectie van diefstal
- Welke afdelingen hebben extra aandacht nodig
Leg de evaluatie goed vast.
Dat toont goed werkgeverschap en helpt bij juridische kwesties.
Training en bewustwording bij personeel
Goede communicatie over het anti-diefstalbeleid voorkomt misverstanden.
Iedereen moet weten wat wel en niet mag.
Trainingsonderdelen:
- Bedrijfsregels en sancties
- Wat geldt als diefstal (ook kleine spullen)
- Procedures voor personeelsaankopen
- Gebruik van bedrijfseigendommen
- Meldprocedures bij vermoeden van diefstal
Nieuwe medewerkers krijgen tijdens de introductie uitleg over het beleid.
Bestaand personeel krijgt elk jaar een update of opfrisser.
Geef tijdens trainingen praktische voorbeelden.
Wat gebeurt er bijvoorbeeld als iemand afgeschreven goederen meeneemt? En mag je privé bellen op het werk?
Documentatie van training:
- Bijwonende werknemers registreren
- Handtekening voor ontvangst van regels
- Vragen en antwoorden vastleggen
- Evaluatie van begrip bij deelnemers
Het helpt als werknemers begrijpen waarom regels bestaan.
Dat maakt naleving een stuk makkelijker.
Leren van incidenten en structurele verbetering
Uit elk diefstalincident valt iets te leren.
Analyseer hoe het kon gebeuren en bepaal wat beter kan.
Analyse van incidenten:
- Welke controles hebben gefaald
- Was het beleid duidelijk genoeg
- Hoe lang duurde detectie
- Welke signalen zijn gemist
Structurele verbeteringen kunnen allerlei vormen aannemen.
Misschien zijn extra camera’s nodig, of moeten werkprocedures anders.
Soms vraagt dat om investeringen in nieuwe systemen.
Mogelijke verbeteringen:
- Aanpassingen in werkinstructies
- Extra controlemomenten invoeren
- Toegangsrechten herzien
- Software voor voorraadcontrole upgraden
Communiceer duidelijk over veranderingen.
Werknemers moeten weten waarom procedures veranderen.
Test preventieve maatregelen regelmatig.
Werken alarmsystemen nog zoals het hoort? Volgt iedereen de procedures nog netjes?
Een beetje systematiek helpt om het anti-diefstalbeleid steeds te verbeteren.
Frequently Asked Questions
Werkgevers worstelen vaak met lastige juridische vragen als ze diefstal door personeel vermoeden of ontdekken.
De juiste procedures, bewijslast en privacykwesties vragen om zorgvuldige afweging om juridische risico’s te beperken.
Welke stappen moet een werkgever ondernemen bij verdenking van diefstal door een werknemer?
Bij een vermoeden van diefstal moet je eerst bewijsmateriaal veiligstellen.
Dat kan met extra kascontroles of door bedrijfsdata uit te lezen.
Confronteer de werknemer daarna met het bewijs in een gesprek.
Geef altijd ruimte voor hoor en wederhoor, ook als de schuld overduidelijk lijkt.
Leg het gesprek direct vast.
Omschrijf alles zo precies mogelijk voor het geval je juridische stappen moet zetten.
Als de verdenking stevig is, mag je een bedrijfsrechercheur inschakelen.
Verborgen camera’s? Alleen onder strikte voorwaarden.
Hoe kan een werkgever zich juridisch voorbereiden op potentieel diefstal door personeel?
Een helder anti-diefstalbeleid vormt de basis voor juridische bescherming.
Neem het beleid op in het huishoudelijk reglement of de integriteitscode.
Omschrijf sancties duidelijk, ook bij afgeschreven goederen.
Sweethearting en privégebruik van bedrijfsmiddelen horen er ook in thuis.
Let bij selectieprocedures extra op.
Vraag referenties op en eis eventueel een Verklaring Omtrent het Gedrag.
Handhaaf een zero-tolerance-beleid consequent.
Wie te soepel is, loopt bij ontslag meer risico.
Wat zijn de rechten en plichten van de werkgever tijdens een intern onderzoek naar diefstal?
Bij concrete verdenkingen mag je als werkgever een onderzoek starten.
Je kunt de werknemer tijdelijk op non-actief zetten.
Voer het onderzoek snel en zorgvuldig uit.
Een eindeloos onderzoek kan bij ontslag voor problemen zorgen.
Respecteer de privacy van betrokkenen.
Gebruik alleen onderzoeksmethoden die proportioneel zijn en voldoen aan de AVG.
Werknemers hebben recht op informatie over het onderzoek.
Laat ze hun kant van het verhaal vertellen voordat je knopen doorhakt.
Welke bewijs is er vereist om tot een rechtsgeldig ontslag wegens diefstal over te kunnen gaan?
Voor ontslag op staande voet heb je stevig en overtuigend bewijs nodig.
Alleen vermoedens zijn niet genoeg.
Toon met bewijs aan dat er echt diefstal was.
De rechter wil kwade opzet duidelijk zien.
Camerabeelden, getuigen en fysiek bewijs kunnen allemaal helpen.
Verzamel bewijs altijd op rechtmatige wijze.
Documenteer de ontslaggrond zorgvuldig.
Vage teksten als “hij heeft gestolen” gaan het niet redden bij de rechter.
In welke mate mag een werkgever gebruik maken van cameratoezicht om diefstal door personeel te bewijzen?
Cameratoezicht mag als werknemers hierover zijn geïnformeerd.
Vermeld het in het contract of in de bedrijfsregels.
Verborgen camera’s zijn alleen toegestaan bij zware verdenkingen.
Dat is een laatste redmiddel, met strenge voorwaarden.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft regels voor cameratoezicht op de werkplek.
Werkgevers moeten zich hier strikt aan houden om juridische problemen te vermijden.
Laat bij ontslag altijd de camerabeelden zien aan de werknemer.
Transparantie over bewijsmateriaal is verplicht.
Hoe dient een werkgever om te gaan met de privacy van de werknemers bij verdenking van diefstal?
Privacy van werknemers blijft beschermd, zelfs als er sprake is van een diefstalonderzoek.
Werkgevers moeten onderzoeksmethoden kiezen die echt nodig zijn en niet verder gaan dan nodig is.
Ze mogen persoonsgegevens alleen inzetten voor het lopende onderzoek.
Het is niet toegestaan om die gegevens onnodig te delen of lang te bewaren.
Werknemers hebben altijd recht op informatie over welke gegevens worden verzameld.
Ze mogen weten wat er onderzocht wordt en waarom dat gebeurt.
Onderzoeksresultaten moeten vertrouwelijk blijven.
Alleen mensen die direct betrokken zijn, mogen gevoelige informatie zien.
