Een leverancier die zijn afspraken niet nakomt, dat is frustrerend. Het kan uw bedrijfsvoering flink verstoren.
Dit gebeurt vaker dan je denkt—leveranciers leveren te laat, of producten voldoen simpelweg niet aan de afgesproken kwaliteit.
Krijgt u te maken met wanprestatie, dan heeft u verschillende opties. U kunt bijvoorbeeld betalingen opschorten, schadevergoeding eisen of de overeenkomst ontbinden.
Het is wel zaak om de juiste stappen te nemen, zodat u uw rechten niet uit het oog verliest.
Dit artikel laat zien hoe u kunt reageren als een leverancier zijn contract breekt. U krijgt praktische tips, van het controleren van de overeenkomst tot het sturen van een ingebrekestelling.
Ook komt aan bod wanneer u juridische stappen moet overwegen.
Wat betekent het als uw leverancier zijn afspraken niet nakomt?
Komt een leverancier zijn contractuele verplichtingen niet na, dan is er sprake van wanprestatie. Dat klinkt juridisch, maar in de praktijk merkt u het meteen.
Definitie van niet-nakoming en contractbreuk
Niet-nakoming betekent simpelweg dat een partij zich niet aan de afspraken houdt. Juristen noemen dit wanprestatie.
Een contractbreuk ontstaat zodra de leverancier niet levert wat is afgesproken. Soms gebeurt dat bewust, soms per ongeluk.
De overeenkomst is de basis van alle verplichtingen. Schiet één partij tekort, dan ontstaat er een onevenwichtige situatie.
Niet-nakoming wordt juridisch relevant op verschillende momenten:
- Direct bij het missen van een deadline
- Na een formele ingebrekestelling
- Bij gedeeltelijke uitvoering van de overeenkomst
Hoe ernstig de contractbreuk is, bepaalt welke stappen u kunt zetten.
Verschillende vormen en voorbeelden van niet-nakoming
Niet-nakoming komt in allerlei vormen voor. Dit zijn de meest voorkomende:
Volledige niet-levering
De leverancier levert helemaal niets op de afgesproken datum. Dat is meteen duidelijk.
Gedeeltelijke levering
U krijgt slechts een deel van de bestelling. Dit kan uw productie flink in de war sturen.
Te late levering
De producten komen wel, maar te laat. Vertragingen zijn dan onvermijdelijk.
Gebrekkige kwaliteit
De goederen voldoen niet aan de afgesproken specificaties. Dat kan weer problemen geven bij uw eigen klanten.
Verkeerde producten
Krijgt u iets anders dan besteld? Dan moet u retourneren en opnieuw bestellen.
Directe gevolgen voor uw onderneming
Niet-nakoming door een leverancier heeft vaak direct impact op uw bedrijf. Financiële schade ontstaat snel door extra kosten of inkomsten die u misloopt.
Operationele verstoringen merkt u meestal als eerste. Productieprocessen liggen stil. Deadlines naar klanten komen in gevaar.
Extra kosten stapelen zich snel op:
- Spoedleveringen bij andere leveranciers
- Overuren van personeel
- Opslagkosten voor uitgestelde producten
- Administratieve rompslomp om het op te lossen
Reputatieschade dreigt als u uw eigen klanten moet teleurstellen. Dat kan lang doorwerken.
Juridische kosten komen erbij als u uw rechten wilt afdwingen. Denk aan advocaat- en rechtbankkosten.
Hoe ernstig dit alles is, hangt af van de rol van de leverancier in uw processen.
Stap 1: Controleer de overeenkomst en verzamel bewijs
Heeft u problemen met een leverancier? Begin dan met het controleren van de afspraken en verzamel alle relevante documenten.
Schriftelijke overeenkomsten zijn de basis voor mogelijke juridische stappen.
Belang van schriftelijke afspraken
Een schriftelijk contract heeft veel meer juridische waarde dan een mondelinge afspraak. U kunt zo precies aantonen wat er is afgesproken.
Een goed contract voorkomt veel gedoe. Het legt vast wat beide partijen moeten doen.
Bij een conflict moet u bewijzen dat de ander zijn verplichtingen niet nakomt. Zonder schriftelijk bewijs wordt dat lastig.
Belangrijke elementen in een overeenkomst:
- Leveringstijden en -data
- Kwaliteitseisen
- Prijzen en betalingsvoorwaarden
- Wat te doen bij problemen
Ook e-mails en WhatsApp-berichten tellen als schriftelijk bewijs. Zelfs digitale communicatie heeft juridische waarde.
Welke documenten gelden als bewijs?
Verschillende soorten documenten helpen u bij het aantonen van afspraken en problemen. Bewaar alles wat relevant is.
Contractuele documenten:
- Het originele contract
- Offertes en aanvaardingen
- E-mailcorrespondentie over afspraken
- Wijzigingen of aanvullingen op het contract
Bewijs van problemen:
- Foto’s van defecte producten
- Leveringsbonnen met verkeerde data
- Facturen en betalingsbewijzen
- Ingediende klachten
Communicatie met de leverancier over de problemen is ook cruciaal. Bewaar alle berichten waarin u problemen meldt of bespreekt.
Getuigenverklaringen van medewerkers of anderen kunnen extra helpen. Noteer wie wat zag of hoorde.
Rol van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden horen vaak bij een overeenkomst. Ze bevatten standaardregels naast de specifieke afspraken.
De leverancier moet deze voorwaarden wel duidelijk hebben meegestuurd. Anders gelden ze niet zomaar.
Let op in algemene voorwaarden:
- Regels over levering en vertraging
- Aansprakelijkheid bij schade of gebreken
- Wanneer u het contract mag beëindigen
- Klachtenprocedures
Leveranciers proberen soms hun aansprakelijkheid te beperken via deze voorwaarden. Niet alles mag volgens de wet.
Staat er iets tegenstrijdigs? Dan gaan de specifieke afspraken in het contract altijd voor op standaard teksten.
Stap 2: Communiceer met uw leverancier
Neem direct contact op met de leverancier als er een probleem is. Vaak lost een goed gesprek meer op dan u denkt.
Wees duidelijk over uw verwachtingen en geef een redelijke termijn voor verbetering.
Direct contact opnemen en het gesprek aangaan
Bel of mail de leverancier en leg het probleem voor. Houd het zakelijk, maar blijf vriendelijk.
Vertel precies welke afspraken niet zijn nagekomen. Noem concrete data, leveringen of kwaliteitseisen.
Belangrijke punten voor het gesprek:
- Blijf zakelijk en vriendelijk
- Noteer wat besproken wordt
- Vraag naar de oorzaak
- Bespreek mogelijke oplossingen
Veel problemen ontstaan door miscommunicatie. Vaak helpt een goed gesprek om het snel recht te trekken.
Formele klacht of herinnering sturen
Werkt bellen niet, stuur dan een schriftelijke herinnering. Dat kan gewoon per mail of brief.
Zorg dat de herinnering duidelijk is. Schrijf op welke afspraken zijn geschonden en wanneer dat gebeurde.
Een goede herinnering bevat:
- Datum van de oorspronkelijke afspraak
- Wat er fout ging
- Welke schade dit veroorzaakte
- Wat u van de leverancier verwacht
Bewaar altijd kopieën van uw communicatie. U weet nooit of u ze later nog nodig heeft.
Duidelijke eisen en redelijke termijn stellen
Geef de leverancier een redelijke termijn om het probleem op te lossen. Die termijn hangt af van het soort probleem en de impact op je bedrijf.
Bij kleinere problemen is een week vaak genoeg. Gaat het om iets ingewikkelds, dan is twee tot vier weken redelijk.
Voorbeelden van redelijke termijnen:
- Late levering: 3-7 dagen
- Kwaliteitsproblemen: 1-2 weken
- Contractwijzigingen: 2-4 weken
Leg duidelijk uit wat er gebeurt als de leverancier de deadline mist. Denk aan juridische stappen of het zoeken naar een andere leverancier.
Zet afspraken over de termijn en eisen altijd op papier. Zo voorkom je later gedoe over wat er precies is afgesproken.
Stap 3: Ingebrekestelling en verdere acties
Een ingebrekestelling is een formele schriftelijke waarschuwing aan je leverancier. Je geeft hem zo nog één kans om afspraken na te komen binnen een redelijke termijn.
Wanneer en hoe stuur je een ingebrekestelling?
Stuur een ingebrekestelling als je leverancier zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt. Denk aan te late levering, verkeerde producten of slechte kwaliteit.
Timing is belangrijk. Stuur de ingebrekestelling zo snel mogelijk na het uitblijven van de prestatie. Wachten kan je rechtspositie verzwakken.
Je kunt op verschillende manieren verzenden:
- Aangetekende brief (meest veilig voor bewijs)
- E-mail met leesbevestiging
- Per deurwaarder (voor complexe zaken)
Bewaar altijd bewijs van verzending en ontvangst. Je hebt dit nodig als het tot een rechtszaak komt.
Inhoud en eisen van een ingebrekestelling
Een geldige ingebrekestelling moet aan specifieke eisen voldoen volgens artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek.
Verplichte onderdelen:
- Namen en adressen van beide partijen
- Duidelijke beschrijving van welke verplichting niet is nagekomen
- Redelijke termijn voor alsnog nakomen (meestal 7-14 dagen)
- Gevolgen bij uitblijven van nakoming
De redelijke termijn hangt af van de situatie. Voor een simpele betaling is een week vaak genoeg. Voor ingewikkelde leveringen kan een maand nodig zijn.
Wees concreet in je omschrijving. Schrijf bijvoorbeeld “levering van 100 stuks artikel X volgens offerte Y” in plaats van “de gemaakte afspraken”.
Uitzonderingen op de ingebrekestelling
Soms hoef je geen ingebrekestelling te sturen voordat je verder gaat.
Geen ingebrekestelling nodig bij:
- Fatale termijnen die contractueel zijn afgesproken
- Definitieve weigeringen van de leverancier
- Spoedeisende situaties waar uitstel grote schade veroorzaakt
Is nakoming zinloos geworden? Dan kun je direct andere stappen nemen. Bijvoorbeeld als het levermoment cruciaal was voor jouw bedrijf.
Let op: deze uitzonderingen zijn beperkt. Twijfel je, stuur dan toch een ingebrekestelling.
Stap 4: Uw rechten na het uitblijven van nakoming
Komt de leverancier na een ingebrekestelling nog steeds zijn afspraken niet na? Dan heb je verschillende juridische rechten. Je kunt de overeenkomst ontbinden, schadevergoeding eisen of je eigen verplichtingen opschorten.
Ontbinden van de overeenkomst
Bij ernstige contractbreuk mag je de overeenkomst ontbinden. Daarmee worden alle afspraken teruggedraaid.
Wanneer mag je ontbinden:
- De leverancier komt essentiële verplichtingen niet na
- De niet-nakoming is aan de leverancier toe te rekenen
- Je hebt een geldige ingebrekestelling gestuurd
Ontbinding werkt terug in de tijd. Je stuurt geleverde goederen terug en krijgt je geld terug.
Belangrijk: Ontbinding mag alleen bij wezenlijke tekortkomingen. Kleine gebreken rechtvaardigen meestal geen ontbinding van het hele contract.
Stuur een aangetekende brief waarin je de ontbinding meedeelt. Zet er duidelijk in waarom je ontbindt en wat je van de leverancier verwacht.
Eisen van schadevergoeding
Naast ontbinding kun je schadevergoeding eisen voor schade door de niet-nakoming van de overeenkomst.
Welke schade komt voor vergoeding in aanmerking:
- Geleden verlies (damnum emergens)
- Gederfde winst (lucrum cessans)
- Extra kosten door vervangende aankoop
- Kosten voor juridische bijstand
De schade moet voorzienbaar zijn geweest bij het sluiten van het contract. Je moet de schade kunnen bewijzen met bijvoorbeeld facturen of offertes.
Schadevergoeding berekenen:
- Verzamel alle relevante documenten
- Maak een overzicht van de kosten
- Houd rekening met eventuele eigen schuld
De leverancier kan zich beroepen op overmacht als de niet-nakoming daardoor komt. In dat geval heb je geen recht op schadevergoeding.
Opschorten van eigen verplichtingen
Als je leverancier het contract breekt, mag je je eigen verplichtingen opschorten. Dat geeft je wat drukmiddel.
Wanneer mag je opschorten:
- De leverancier komt zijn verplichtingen niet na
- Jouw prestatie hangt samen met die van de leverancier
- De tekortkoming rechtvaardigt opschorting
Dus: je hoeft niet te betalen als er niet geleverd wordt. Of je wacht met informatie verstrekken als betalingen uitblijven.
Voorwaarden voor opschorting:
- Evenredigheid tussen jouw opschorting en de tekortkoming
- Geen eigen schuld aan de situatie
- Schriftelijke kennisgeving aan de leverancier
Opschorting is tijdelijk. Zodra de leverancier alsnog levert, moet jij ook weer aan je verplichtingen voldoen. Blijft nakoming uit, dan kun je alsnog ontbinden.
Stap 5: Juridisch advies en het nemen van juridische stappen
Hebben eerdere stappen niks opgeleverd? Dan wordt het tijd voor professionele juridische hulp. Of je kiest voor bemiddeling, arbitrage of een rechtszaak hangt af van je situatie en wat er in het contract staat.
Het belang van tijdig juridisch advies
Juridisch advies inwinnen voordat een conflict escaleert kan echt veel tijd en geld besparen. Een advocaat kan inschatten hoe sterk je zaak is en welke aanpak het beste werkt.
Vroeg advies helpt valkuilen te voorkomen. Een advocaat weet welke bewijsstukken belangrijk zijn en hoe je die het beste verzamelt.
De kosten van juridisch advies vallen vaak in het niet bij de schade van een verkeerde aanpak. Je wilt voorkomen dat je door een fout strategie de zaak verliest.
Belangrijke overwegingen:
- Verzamel alle relevante documenten vóór je naar een advocaat stapt
- Maak een chronologisch overzicht van de gebeurtenissen
- Bereken de totale schade en kosten
- Kijk of je een rechtsbijstandverzekering hebt
Bemiddeling, arbitrage of gerechtelijke procedure
Bemiddeling is meestal de eerste stap na onderhandelen. Een neutrale bemiddelaar helpt beide partijen tot een oplossing te komen. Het is sneller en goedkoper dan een rechtszaak.
Arbitrage komt alleen voor als het in het contract staat. Een arbiter doet dan een bindende uitspraak. Het is formeler dan bemiddeling, maar minder formeel dan de rechter.
Een gerechtelijke procedure is het laatste redmiddel. Je kiest hiervoor als andere methoden zijn mislukt of niet mogelijk zijn.
Keuze factoren:
- Wat staat er in het contract over geschillenbeslechting?
- Hoe groot is het geschil?
- Hoe belangrijk is de relatie met de leverancier?
- Tijd en kosten spelen natuurlijk ook een rol
De gang naar de rechter: rechtszaak voorbereiden
Een rechtszaak vraagt om een goede voorbereiding. Verzamel en orden alle bewijsstukken: contracten, e-mails, facturen, correspondentie—alles.
De dagvaarding start de procedure formeel. Die bevat precies wat je eist en waarom. Een advocaat zorgt voor de juiste juridische onderbouwing.
Juridische stappen in de voorbereiding:
- Vaststellen wie de bewijslast heeft
- Getuigen zoeken
- Schade berekenen en onderbouwen
- Inschatten van proceskosten
De tegenpartij mag reageren. Soms leidt dat alsnog tot een schikking, nog voordat de rechter zich ermee bemoeit. Best vaak wordt een zaak uiteindelijk buiten de rechtbank opgelost.
Proceskosten kunnen flink oplopen. Denk aan advocaatkosten, griffierechten, en soms de kosten van de tegenpartij als je verliest. Een rechtsbijstandverzekering kan hier echt uitkomst bieden.
Alternatieven en bescherming van uw bedrijf
Bedrijven moeten zich beschermen tegen leveranciers die hun afspraken niet nakomen. Het is slim om alternatieve opties te zoeken en je bedrijfsvoering veilig te stellen.
Een sterke verdedigingsstrategie helpt grote schade voorkomen. Niemand wil voor verrassingen komen te staan.
Zoeken naar alternatieve leveranciers
Betrouwbare alternatieve leveranciers vinden is echt cruciaal voor de continuïteit. Zorg dat je meerdere opties hebt voordat er problemen ontstaan.
Evaluatie van mogelijke leveranciers:
- Check hun financiële stabiliteit en vraag referenties op
- Test de productkwaliteit met een kleine proefbestelling
- Vergelijk prijzen en leveringsvoorwaarden
- Let op klantenservice en hoe snel ze reageren
Het is handig om drie tot vijf alternatieve leveranciers achter de hand te hebben. Ze moeten wel dezelfde producten of diensten kunnen leveren.
Probeer af en toe kleine bestellingen te plaatsen bij verschillende partijen. Zo ontdek je wie echt betrouwbaar is, zonder direct grote risico’s te nemen.
Een backup-leverancier moet snel kunnen inspringen als het nodig is. Houd daarom het contact warm met af en toe een berichtje of telefoontje.
Voorzorgsmaatregelen voor toekomstige samenwerking
Goede contractafspraken en een mix van leveranciers beschermen je bedrijf tegen problemen. Je wilt verstoringen liever voorkomen dan genezen.
Belangrijke contractclausules:
- Boeteclausules bij te late levering
- Kwaliteitseisen met duidelijke specificaties
- Opzegtermijnen en mogelijkheden voor ontbinding
- Schadevergoedingen bij contractbreuk
Update je leveranciersdatabase regelmatig. Zoek af en toe nieuwe partijen en evalueer de bestaande relaties.
Verdeel bestellingen over meerdere leveranciers om risico’s te spreiden. Als er eentje uitvalt, kun je makkelijker schakelen.
Zorg dat contracten concrete termijnen bevatten. Met vage afspraken kun je weinig als het erop aankomt.
Professioneel en strategisch handelen bij conflicten
Krijg je gedoe met een leverancier? Blijf kalm en denk strategisch na. Emoties helpen zelden in zo’n situatie.
Strategische aanpak bij conflicten:
- Schrijf alle problemen goed op
- Probeer eerst samen een oplossing te vinden
- Stel duidelijke deadlines voor verbetering
- Schakel juridische hulp in als het echt niet anders kan
Het opschortingsrecht biedt bescherming bij onbetrouwbare leveranciers. Je mag je betalingen stopzetten tot de leverancier zijn afspraken nakomt.
Houd communicatie altijd schriftelijk, bijvoorbeeld via e-mail of brief. Telefoongesprekken zijn achteraf lastig te bewijzen.
Een duidelijke escalatiestrategie helpt bij het oplossen van conflicten. Begin direct en schakel indien nodig steeds meer hulp in.
Veelgestelde vragen
Bedrijven hebben verschillende rechten en procedures als leveranciers hun afspraken niet nakomen. Juridische stappen lopen uiteen van ingebrekestellingen tot schadeclaims, afhankelijk van de ernst van het probleem.
Hoe kan ik een leverancier juridisch aanspreken bij het niet nakomen van afspraken?
Begin met een schriftelijke ingebrekestelling. Beschrijf daarin duidelijk welke afspraken niet zijn nagekomen.
Geef de leverancier een redelijke termijn om alsnog te leveren. Is er dan nog geen oplossing? Dan kun je juridische stappen nemen.
De rechter kan nakoming afdwingen met een vonnis. Je kunt ook schadevergoeding eisen voor de schade die je hebt geleden.
Welke stappen moet ik ondernemen als een leverancier te laat levert?
Neem eerst contact op met de leverancier om het probleem te bespreken. Vaak kun je samen een oplossing vinden.
Blijft de vertraging terugkomen? Stuur dan een schriftelijke ingebrekestelling met een duidelijke deadline.
Je mag je eigen verplichtingen opschorten tot de leverancier levert. Bij serieuze vertraging kun je het contract ontbinden.
Wat zijn mijn rechten bij het uitblijven van een overeengekomen levering?
Je hebt recht op nakoming van de oorspronkelijke overeenkomst. De leverancier moet alsnog leveren volgens afspraak.
Je kunt schadevergoeding vragen voor extra kosten en gemiste winst door het uitblijven van levering.
Als levering definitief uitblijft, mag je de overeenkomst ontbinden. Soms is gedeeltelijke ontbinding ook een optie.
Welke preventieve maatregelen kan ik nemen bij contracten met leveranciers?
Zorg voor duidelijke contracten met specifieke leveringsdata en kwaliteitseisen. Boeteclausules kunnen leveranciers motiveren om te leveren.
Escrow-regelingen beschermen betalingen tot levering. Werk met meerdere leveranciers per product om afhankelijkheid te beperken.
Beoordeel regelmatig de prestaties van je leveranciers. Laat een jurist je contracten checken om onduidelijkheden te voorkomen.
Op welke compensaties kan ik aanspraak maken bij wanprestatie van een leverancier?
Je kunt directe schade verhalen, zoals extra inkoopkosten bij andere leveranciers. Dit mag je op de leverancier verhalen.
Ook gevolgschade, zoals productie-uitval en misgelopen verkopen, kun je soms vergoed krijgen. Je moet de schade dan wel aantonen.
Zijn er contractuele boetes afgesproken? Dan kun je die in rekening brengen bij termijnoverschrijdingen, mits ze redelijk zijn.
Hoe kan ik mijn bedrijfsrisico’s beperken bij het falen van een leverancier?
Door leveranciers te diversifiëren, spreid je risico’s over meerdere partijen. Als je op één leverancier leunt, maak je je bedrijf kwetsbaar.
Met buffervoorraden kun je tijdelijke leveringsproblemen soms opvangen. Hoe groot die voorraad moet zijn? Dat hangt af van het soort product en hoe snel je het geleverd krijgt.
Als je leveranciers vooraf een creditcheck geeft, zie je financiële problemen vaak al aankomen. Door leveranciers regelmatig te monitoren, merk je verslechterende prestaties sneller op.
