Artikel 2:10 BW verplicht het bestuur een administratie te voeren van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende haar werkzaamheden. De administratie moet zo worden ingericht dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te allen tijde kunnen worden gekend. Daarnaast verplicht het artikel het bestuur jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten te maken en op papier te stellen. De boeken en bescheiden moeten gedurende de wettelijke bewaartermijn worden bewaard.
Wettelijke basis
Artikel 2:10 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, Titel 1 (algemene bepalingen), geldend voor alle rechtspersonen. Het artikel regelt de inhoud en inrichting van de administratie, de jaarlijkse plicht om binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten te maken, en de bewaarplicht van boeken en bescheiden.
Waarom dit telt
De administratieplicht lijkt een boekhoudkundige formaliteit, maar is in geschillen vaak doorslaggevend. Wie de administratie niet op orde heeft, staat zwakker bij een incasso, bij een due diligence voorafgaand aan een bedrijfsovername en bij een discussie met een mede-aandeelhouder over de cijfers. In faillissement is schending van deze plicht bovendien een zelfstandig aanknopingspunt voor persoonlijke aansprakelijkheid van het bestuur. Een ondernemer doet er daarom goed aan de administratie zo in te richten dat op elk moment een actueel beeld van vorderingen, schulden en zekerheden te geven is. Dat kost vooraf tijd en bespaart achteraf bewijsnood.
