Biometrische data: mag uw werkgever vingerafdrukken opslaan? Regels en praktijk

Veel werkgevers denken eraan om vingerafdrukken te gebruiken voor toegangscontrole of tijdregistratie. Het klinkt handig, maar vingerafdrukken zijn bijzondere persoonsgegevens en vallen onder strenge regels.

Werkgevers mogen vingerafdrukken eigenlijk niet opslaan volgens de AVG, tenzij er uitdrukkelijke toestemming is of het écht noodzakelijk is voor beveiliging. In de praktijk is het lastig om geldige toestemming te krijgen, omdat werknemers niet makkelijk ‘nee’ kunnen zeggen.

De juridische regels rond biometrische data zijn behoorlijk ingewikkeld. Overtredingen kunnen flinke gevolgen hebben.

Van wettelijke uitzonderingen tot beveiligingseisen: er komt meer kijken bij het gebruik van vingerafdrukken op het werk dan je misschien zou denken.

Wat zijn biometrische gegevens en vingerafdrukken?

Biometrische gegevens zijn lichamelijke kenmerken waarmee je mensen kunt identificeren. Vingerafdrukken zijn het bekendst, maar er zijn meer varianten op de werkvloer.

Definitie van biometrische data

Biometrische gegevens zijn persoonsgegevens die ontstaan door technische verwerking van fysieke kenmerken. Ze maken het mogelijk om iemand uniek te herkennen.

Belangrijke eigenschappen:

• Het zijn meetbare gegevens van mensen
• Iedereen heeft unieke kenmerken
• Je kunt ze niet zomaar veranderen zoals een wachtwoord

Speciale apparaten scannen lichaamsdelen en zetten die info om in digitale codes.

Volgens de AVG zijn biometrische data bijzondere persoonsgegevens. Dus gelden er strengere regels en meer bescherming.

Verschillende soorten biometrie op de werkvloer

Werkgevers kiezen uit verschillende biometrische systemen. Elk systeem heeft z’n eigen voor- en nadelen.

Meest gebruikte vormen:

Vingerafdrukken zijn populair omdat ze goedkoop zijn. Gezichtsherkenning wint terrein omdat veel kantoren al camera’s hebben.

Irisscans zijn het nauwkeurigst, maar ook duur. Netvliesscans kom je zelden tegen op de werkvloer.

Unieke kenmerken en identificatie

Biometrische gegevens zijn uniek, want iedereen heeft eigen lichaamskenmerken. Daardoor kun je mensen makkelijk uit elkaar houden.

Wat maakt ze uniek?

• Vingerafdrukken: elk patroon is anders
• Gezichten: iedereen heeft een andere vorm
• Irissen: unieke kleuren en patronen

Systemen vergelijken gescande data met opgeslagen profielen. Zo weet je wie er binnenkomt.

Identificatie gaat razendsnel. De technologie wordt elk jaar een stukje slimmer.

Wettelijk kader: wanneer mag een werkgever biometrische gegevens gebruiken?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verbiedt het verwerken van biometrische gegevens, want het zijn bijzondere persoonsgegevens. Werkgevers mogen alleen in uitzonderlijke situaties biometrie gebruiken, waarbij noodzaak en proportionaliteit zwaar wegen.

De AVG en UAVG regels rond biometrie op het werk

De AVG noemt biometrische gegevens bijzondere persoonsgegevens. Werkgevers mogen die niet zomaar verwerken.

Artikel 9.1 van de AVG verbiedt de verwerking van biometrische data. De Uitvoeringswet AVG (UAVG) geeft extra regels voor Nederland.

Werkgevers moeten zich beroepen op een uitzondering uit artikel 9.2 AVG. Zonder zo’n uitzondering is het gebruik van vingerafdrukken of andere biometrie gewoon niet toegestaan.

Belangrijk om te weten:

• Biometrische gegevens krijgen extra bescherming
• Verwerking is standaard verboden
• Uitzonderingen zijn beperkt
• UAVG vult de Nederlandse regels aan

Toegestane uitzonderingen en noodzaak

Werkgevers kunnen in principe maar twee uitzonderingen gebruiken. De eerste is uitdrukkelijke toestemming van de werknemer.

Dat werkt in de praktijk nauwelijks. Werknemers zijn afhankelijk van hun baas en zeggen niet snel nee.

De tweede uitzondering is noodzaak voor beveiliging of authenticatie. Die staat in de UAVG, maar de voorwaarden zijn streng.

De noodzaak moet echt zwaarwegend zijn. Denk aan kerncentrales of staatsgeheimen. Gewone kantoorpanden vallen daar meestal niet onder.

Hoe beoordeel je noodzaak?

• Is biometrie écht onvermijdelijk voor de veiligheid?
• Zijn er geen minder ingrijpende alternatieven?
• Is het beveiligingsbelang groot genoeg?

Autoriteit Persoonsgegevens en handhaving

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of bedrijven zich aan de AVG houden. Zij geven richtlijnen voor biometrisch gebruik op het werk.

Werkgevers moeten eerst een Data Protection Impact Assessment (DPIA) doen als ze biometrische gegevens willen verwerken.

De AP kan boetes uitdelen als bedrijven de regels overtreden. Werknemers kunnen ook zelf een klacht indienen bij de AP.

Dit kan de AP doen:

• Waarschuwingen geven of aanwijzingen opleggen
• Boetes tot 4% van de jaaromzet
• Verwerking verbieden
• Overtredingen openbaar maken

Twijfel je als werkgever? Dan is juridisch advies geen overbodige luxe. De AP biedt trouwens voorlichting op haar website.

Toestemming en machtsverhouding werknemer-werkgever

De machtsverhouding tussen werkgever en werknemer maakt toestemming voor biometrische data meestal ongeldig. Werknemers kunnen niet echt vrij weigeren, omdat ze afhankelijk zijn van hun baan.

Waarom toestemming van werknemers meestal niet geldig is

Een werkgever kan meestal niet vertrouwen op toestemming van werknemers voor het opslaan van vingerafdrukken. Dat komt door de gezagsverhouding.

Werknemers zijn financieel afhankelijk en durven vaak geen nee te zeggen. Ze willen hun baan niet op het spel zetten.

De AVG zegt dat toestemming vrijelijk gegeven moet worden. Mensen moeten dus zonder druk of gevolgen kunnen weigeren.

In de praktijk voelt dat niet zo. Werknemers willen hun werkgever niet teleurstellen.

Toestemming van een werknemer geldt daarom bijna nooit als geldige basis voor het verwerken van biometrische data.

Alternatieven voor biometrische toegang

Werkgevers moeten altijd andere toegangsmethoden aanbieden naast biometrische systemen. Zo hebben werknemers echt iets te kiezen.

Veelgebruikte alternatieven:

• Toegangspas met chip of magneetstrip
• Pincode
• Sleutelkaarten
• Of een mix van deze opties

Deze alternatieven moeten net zo makkelijk werken als het biometrische systeem. Niemand mag benadeeld worden omdat hij kiest voor een andere manier.

Het alternatief moet ook even veilig zijn. Een werkgever kan niet simpelweg zeggen dat alleen vingerafdrukken veilig genoeg zijn.

Rol van vrijwilligheid en alternatieve inlogmethoden

Echte vrijwilligheid bestaat alleen als werknemers geen nadelen ondervinden van hun keuze. De werkgever moet dat actief regelen.

Kiest iemand voor een toegangspas? Dan mag die persoon niet langer moeten wachten bij de poort of extra formulieren moeten invullen.

De werkgever moet werknemers duidelijk informeren over hun recht om te weigeren. Dat moet gebeuren vóór het biometrische systeem wordt ingevoerd.

Werknemers moeten hun keuze later ook kunnen aanpassen. Je moet zonder gedoe kunnen overstappen van vingerafdruk naar toegangspas.

De werkgever mag geen druk uitoefenen door te zeggen dat biometrische toegang “handiger” of “moderner” is.

Noodzaak, proportionaliteit en privacy-afweging

Werkgevers moeten goed afwegen wat zwaarder weegt: beveiligingsdoeleinden of de privacy van werknemers. De wet stelt hoge eisen aan noodzaak en proportionaliteit als het om vingerafdrukken gaat.

Wanneer is biometrische verwerking noodzakelijk?

Biometrische identificatie mag je alleen inzetten als het echt niet anders kan voor beveiliging. Werkgevers moeten aantonen dat gewone toegangscontrole niet voldoende is.

De wet vereist een zwaarwegend algemeen belang. Denk aan plekken zoals:

• Kernenergiefaciliteiten
• Militaire installaties met staatsgeheime informatie
• Kritieke infrastructuur

Voor gewone kantoorgebouwen is biometrie meestal niet nodig. Een toegangspas of keycard doet daar meestal prima zijn werk.

Je kiest als werkgever niet zomaar voor biometrie omdat het handig is. Je zult echt moeten bewijzen dat er een beveiligingsnoodzaak is.

Beoordeling van alternatieve methoden

Voordat je biometrische data inzet, moet je eerst andere methoden onderzoeken. Dat is wettelijk verplicht.

Alternatieve toegangscontrole methoden:

• Toegangspassen met PIN-code
• Sleutelkaarten met magneetstrip
• Smartphone-apps met verificatie
• Traditionele sleutels

De werkgever moet duidelijk maken waarom deze alternatieven niet volstaan. Privacy weegt daarbij zwaar mee.

Biedt een toegangspas met PIN-code genoeg veiligheid? Dan mag de werkgever geen vingerafdrukken eisen. De minst ingrijpende optie moet altijd voorrang krijgen.

Privacy Impact Assessment en documentatie

Voor biometrische toegangscontrole is een Data Protection Impact Assessment (DPIA) verplicht. Dit moet je doen voordat het systeem er komt.

De DPIA moet bevatten:

• Risicoanalyse voor privacy van werknemers
• Uitleg waarom biometrie noodzakelijk is
• Beschrijving van beveiligingsmaatregelen
• Plan voor gegevensbeveiliging

Werkgevers moeten hun afwegingen schriftelijk vastleggen. Ze moeten helder uitleggen waarom andere methoden niet volstaan.

De DPIA checkt of de privacy-inbreuk wel in verhouding staat tot het beveiligingsdoel. Bij twijfel? Kies voor minder ingrijpende identificatie.

Praktijkvoorbeelden en jurisprudentie

Werkgevers gebruiken vingerafdrukken in allerlei situaties, van kassasystemen tot streng beveiligde gebouwen. Rechtbanken hebben zich uitgesproken over wanneer dit wel of niet mag.

Gebruik van vingerafdrukken bij kassasystemen

Veel werkgevers willen vingerafdrukken inzetten bij kassasystemen om diefstal tegen te gaan. Maar meestal mag dit niet.

Een kassasysteem met biometrische authenticatie moet aan strenge eisen voldoen. De werkgever moet aantonen dat gewone methoden, zoals pincodes, niet genoeg zijn.

De meeste rechtbanken vinden dat kassasystemen geen zwaarwegend algemeen belang hebben. Vaak biedt een pincode of toegangspas al voldoende bescherming.

Je mag als werkgever niet zomaar toestemming vragen aan werknemers. Die kunnen niet echt vrij weigeren, want ze hebben hun baan nodig.

Als je toch vingerafdrukken gebruikt, moet je die als versleutelde code opslaan. Niemand mag de echte vingerafdruk kunnen zien.

Biometrische toegangscontrole in hoogbeveiligde sectoren

Sommige sectoren mogen wél vingerafdrukken gebruiken vanwege extreme beveiligingsrisico’s.

Een kerncentrale is daar een bekend voorbeeld van. Hier draait het om nationale veiligheid en gevaarlijke materialen. Gewone toegangspassen voldoen daar gewoon niet.

Ook bedrijven met staatsgeheime informatie mogen biometrie gebruiken. De beveiliging moet noodzakelijk zijn voor een zwaarwegend algemeen belang.

De werkgever moet eerst andere methoden proberen. Pas als die niet werken, mag hij overstappen op biometrie.

Zelfs bij een kerncentrale moet de werkgever een data protection impact assessment uitvoeren. Dat onderzoek brengt risico’s en beschermingsmaatregelen in beeld.

Leerpunten uit recente rechterlijke uitspraken

Nederlandse rechtbanken zijn streng als het gaat om vingerafdrukken op het werk.

De Hoge Raad benadrukt dat de context van verwerking cruciaal is. Niet elke organisatie mag zomaar biometrische gegevens gebruiken.

Rechters kijken vooral naar noodzaak. Is er echt geen andere manier om hetzelfde doel te bereiken?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft al meerdere boetes uitgedeeld. Werkgevers die zonder goede reden vingerafdrukken opslaan, lopen flinke risico’s.

Uitdrukkelijke toestemming van werknemers geldt meestal niet als geldig. De machtsverhouding op het werk maakt vrije keuze bijna onmogelijk.

Opslag, beveiliging en verantwoord omgaan met biometrische data

Werkgevers moeten strikte technische en organisatorische maatregelen nemen bij het opslaan van biometrische gegevens. Openheid richting werknemers is essentieel voor vertrouwen en naleving.

Versleuteling van biometrische templates

Biometrische systemen slaan geen echte vingerafdrukken of foto’s op. In plaats daarvan maken ze digitale codes of templates van de kenmerken.

Die templates ontstaan door technische verwerking van de originele scan. Het systeem pikt unieke punten eruit en zet ze om in een numerieke code.

Belangrijke beveiligingseisen:

• Templates moeten versleuteld zijn volgens de huidige technische standaard
• Gegevens mogen alleen lokaal op het apparaat staan
• Externe databases zijn meestal niet toegestaan
• Je kunt de originele biometrische data nooit uit de template halen

Versleuteling voorkomt dat criminelen bruikbare informatie stelen. Zelfs als er een datalek is, blijven de gegevens onleesbaar.

Werkgevers moeten aantonen dat hun systeem aan deze hoge beveiligingsnormen voldoet. Anders mogen ze geen biometrische toegangscontrole gebruiken.

Privacy- en beveiligingsmaatregelen

Organisaties moeten uitgebreide maatregelen nemen om biometrische gegevens te beschermen. Deze gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vallen onder extra strenge regels.

Technische beveiligingsmaatregelen:

• Alleen geautoriseerd personeel krijgt toegang
• Regelmatige beveiligingsupdates van systemen
• Monitoring van ongebruikelijke toegangspogingen
• Back-up procedures met hetzelfde beveiligingsniveau

Organisatorische maatregelen:

• Heldere procedures voor databeheer
• Training van medewerkers die met het systeem werken
• Regelmatige controles op de beveiliging
• Plan voor datalekken

Privacy-risico’s zijn groot bij biometrische gegevens. Je kunt je vingerafdruk niet veranderen zoals een wachtwoord.

Het systeem mag alleen aangeven of de herkenning gelukt is of niet. Andere informatie mag je niet delen of opslaan.

Transparantie richting werknemers

Werkgevers moeten werknemers volledig informeren over het gebruik van biometrische systemen. Die transparantie is wettelijk verplicht onder de AVG.

Verplichte informatie aan werknemers:

• Welke biometrische gegevens worden verzameld
• Het exacte doel van de gegevensverwerking
• Hoe lang de gegevens bewaard blijven
• Wie er toegang heeft tot de gegevens
• Rechten van werknemers om gegevens te laten verwijderen

Werknemers hebben recht op alternatieven voor biometrische toegang. Werkgevers mogen het gebruik niet verplicht stellen zonder zwaarwegende reden.

De informatie moet begrijpelijk zijn. Juridisch jargon volstaat niet voor echte transparantie.

Werknemers kunnen hun toestemming intrekken en verwijdering van hun gegevens eisen. Werkgevers moeten daar direct op reageren.

Bij beveiligingsdoeleinden gelden soms strengere regels. De werkgever moet dan aantonen dat biometrie echt nodig is voor de veiligheid.

Frequently Asked Questions

Werkgevers mogen vingerafdrukken alleen opslaan als er een wettelijke uitzondering geldt. Dit kan bij uitdrukkelijke toestemming of als het noodzakelijk is voor beveiliging van zwaarwegende belangen.

Is het toegestaan voor werkgevers om vingerafdrukken van werknemers te bewaren voor identificatie- of toegangsdoeleinden?

Werkgevers mogen vingerafdrukken in principe niet opslaan onder de AVG. Vingerafdrukken zijn biometrische gegevens en vallen onder bijzondere persoonsgegevens.

Er zijn eigenlijk maar twee uitzonderingen. De eerste: werknemers geven uitdrukkelijke toestemming. De tweede: het is noodzakelijk voor authenticatie of beveiliging.

Voor die beveiligingsuitzondering moet het echt gaan om zwaarwegend algemeen belang. Denk aan beveiliging van kerncentrales of staatsgeheime info.

Welke wettelijke voorwaarden zijn er verbonden aan het opslaan van biometrische gegevens door werkgevers?

Werkgevers moeten eerst een data protection impact assessment (DPIA) doen. Dat moet vóórdat ze biometrische gegevens gaan gebruiken.

De gegevens moeten goed beveiligd zijn volgens de wet. Werkgevers moeten laten zien dat andere veiligheidsmethoden niet voldoende zijn.

Gebruik je toestemming als grondslag? Dan moeten werknemers die echt vrij kunnen weigeren. In de praktijk is dat lastig, want er is vaak afhankelijkheid.

Wat zijn de rechten van werknemers met betrekking tot de opslag van hun biometrische data door hun werkgever?

Werknemers mogen weigeren als er geen wettelijke grondslag is. Ze kunnen hun toestemming altijd intrekken.

Ze hebben recht op informatie over hoe hun gegevens worden gebruikt. Werknemers mogen inzage vragen in hun opgeslagen biometrische data.

Het recht op verwijdering geldt ook voor biometrische gegevens. Ze kunnen correctie vragen als de data niet klopt.

Hoe dient een werkgever om te gaan met de privacy en gegevensbescherming bij het gebruik van biometrische identificatiesystemen?

Werkgevers moeten gegevens omzetten naar codes. Zo kan niemand de originele vingerafdruk achterhalen.

Ze slaan deze codes goed beveiligd op. Dat is echt belangrijk.

Een duidelijk privacybeleid hoort uit te leggen hoe de gegevens worden gebruikt. Werknemers moeten dit beleid zien voordat het systeem start.

Werkgevers mogen de gegevens alleen inzetten voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Gebruik voor bijvoorbeeld urenregistratie mag meestal niet.

Op welke wijze kunnen werknemers bezwaar maken tegen het gebruik van hun vingerafdrukken door de werkgever?

Werknemers kunnen eerst bezwaar maken bij hun werkgever. Ze moeten dat schriftelijk doen en duidelijk uitleggen waarom.

Reageert de werkgever niet? Dan kunnen werknemers een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze toezichthouder kan maatregelen opleggen aan de werkgever. Soms is het slim om meteen juridische hulp te zoeken bij een advocaat.

In bepaalde gevallen kunnen werknemers zelfs schadevergoeding eisen.

Welke alternatieven zijn er voor werkgevers in plaats van het opslaan van vingerafdrukken voor toegang tot de werkplek of systemen?

Werkgevers kunnen kiezen voor toegangspassen met een chip of magneetstrip. Dat voelt meteen al een stuk minder privacygevoelig dan het opslaan van biometrische gegevens.

Een andere optie is het gebruik van pincodes of wachtwoorden. Je kunt die codes bovendien regelmatig aanpassen, wat het risico op misbruik verkleint.

Sommige werkgevers controleren gewoon het identiteitsbewijs. Door verschillende methoden slim te combineren, kun je prima veiligheid bereiken zonder dat je vingerafdrukken hoeft op te slaan.