Als ondernemer of organisatie mag u klantgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld.
De AVG kent geen vaste bewaartermijn, maar u moet zelf bepalen wat passend is voor uw situatie.
Voor financiële gegevens geldt bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.
Marketinggegevens moeten vaak veel eerder verwijderd worden.
Het uitgangspunt is simpel: bewaar persoonsgegevens zo kort mogelijk, maar houd wel rekening met wettelijke verplichtingen zoals belastingwetgeving en branchespecifieke regelgeving.
Deze balans tussen minimale opslag en juridische vereisten kan lastig zijn.
U moet voor elk type klantgegeven een beredeneerde keuze maken en deze kunnen onderbouwen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
In dit artikel leest u welke bewaartermijnen gelden voor verschillende soorten klantgegevens.
U krijgt praktische richtlijnen voor het opstellen van uw eigen bewaartermijnenbeleid en concrete tips om compliance te waarborgen.
Ook behandelen we de risico’s bij te lange of te korte bewaring en de manieren waarop u gegevens veilig kunt vernietigen of archiveren.
Juridisch Kader: AVG en Nederlandse Privacywetgeving
De AVG vormt sinds mei 2018 de basis voor het bewaren van klantgegevens in Nederland.
Deze wet werkt samen met Nederlandse regels en krijgt toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Belangrijkste bepalingen van de AVG
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt duidelijke eisen aan het bewaren van persoonsgegevens.
U mag gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor u ze verzamelt.
De AVG geeft geen vaste bewaartermijnen.
U moet zelf bepalen wat passend is voor uw situatie.
Dit betekent dat u goed moet nadenken over waarom u bepaalde gegevens bewaart.
De belangrijkste regels zijn:
- Persoonsgegevens zo kort mogelijk bewaren
- Een duidelijk doel hebben voor elk gegeven
- Gegevens vernietigen wanneer ze niet meer nodig zijn
- Klanten informeren over bewaartermijnen
U moet uw keuzes kunnen onderbouwen.
Leg daarom vast waarom u voor een bepaalde bewaartermijn kiest.
Dit is belangrijk als de Autoriteit Persoonsgegevens controleert of u zich aan de regels houdt.
Specifieke Nederlandse wetgeving en uitvoeringswet
Nederland heeft de AVG aangevuld met eigen regels in de Uitvoeringswet AVG.
Deze privacywet geeft extra richtlijnen voor Nederlandse bedrijven en organisaties.
Sommige wetten bepalen wel concrete bewaartermijnen.
De belastingwet verplicht u bijvoorbeeld om factuurgegevens 7 jaar te bewaren.
Ook de Archiefwet kent eigen regels voor bepaalde documenten.
U moet altijd kijken naar:
- Wettelijke minimale bewaartermijnen die u moet respecteren
- Maximale termijnen uit de AVG die u niet mag overschrijden
- Branche-specifieke regels die voor uw sector gelden
Bij twijfel over bewaartermijnen kunt u vaak terecht bij uw branchevereniging.
Zij hebben vaak gedragscodes met gangbare termijnen voor uw sector.
Rol van de Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving in Nederland.
De AP controleert of bedrijven en organisaties zich aan de AVG houden.
De AP kan bij u controleren of uw bewaartermijnen redelijk zijn.
Ze beoordelen of u gegevens inderdaad zo kort mogelijk bewaart.
Als u zich niet aan de regels houdt, kan de AP boetes opleggen.
Klanten kunnen bij de AP een klacht indienen als ze vinden dat u hun gegevens te lang bewaart.
De AP onderzoekt deze klachten en kan u dwingen om gegevens te verwijderen.
U kunt de AVG-regelhulp van de AP gebruiken voor praktisch advies.
Dit gratis instrument helpt u te controleren of u aan alle eisen voldoet.
De AP ontwikkelde deze tool samen met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.
Basisprincipes voor het bewaren van klantgegevens
Het bewaren van klantgegevens moet voldoen aan drie kernprincipes uit de AVG.
Gegevens mogen alleen worden bewaard voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, de opslagperiode moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is, en u moet transparant zijn over hoe u met deze gegevens omgaat.
Doelbinding en noodzaak
Doelbinding betekent dat u persoonsgegevens alleen mag gebruiken voor het doel dat u vooraf heeft vastgesteld.
Wanneer u bijvoorbeeld klantgegevens verzamelt voor het uitvoeren van een bestelling, mag u deze gegevens niet zonder meer gebruiken voor marketingdoeleinden.
U moet voor elk type clientegegevens bepalen waarom u deze nodig heeft.
Dit doel legt vast hoe lang bewaren noodzakelijk is.
Zodra het oorspronkelijke doel is bereikt, moet u de gegevens verwijderen of anonimiseren.
De AVG kent zes wettelijke grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens.
De meest voorkomende zijn: het uitvoeren van een overeenkomst, wettelijke verplichting, toestemming van de betrokkene, en gerechtvaardigd belang.
Uw gekozen grondslag bepaalt mede hoe u met bewaartermijnen moet omgaan.
Opslagbeperking en dataminimalisatie
Opslagbeperking houdt in dat u persoonsgegevens niet langer identificeerbaar mag opslaan dan nodig.
Dit principe werkt samen met dataminimalisatie: verzamel alleen gegevens die u echt nodig heeft.
In de praktijk betekent dit dat u actief moet bijhouden wanneer gegevens verwijderd moeten worden.
U kunt niet alle klantgegevens onbeperkt bewaren “voor het geval dat”.
Er moet een concrete noodzaak zijn.
Belangrijke aandachtspunten:
- Verwijder gegevens zodra het bewaardoel is bereikt
- Gebruik geanonimiseerde gegevens voor lange termijn analyse
- Implementeer automatische verwijderingsprocessen
- Controleer regelmatig welke gegevens u nog nodig heeft
Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder de AVG omdat ze niet te herleiden zijn tot personen.
Deze mag u wel bewaren voor statistische doeleinden.
Transparantie en verplichtingen richting betrokkenen
U bent verplicht klanten duidelijk te informeren over hoe u hun gegevens bewaart.
Dit doet u via een privacyverklaring die voor iedereen toegankelijk is.
Deze verklaring moet concreet aangeven welke bewaartermijnen u hanteert per type gegevens.
Klanten hebben het recht om te weten welke persoonsgegevens u van hen bewaart.
Zij kunnen inzage vragen, correctie verzoeken of verwijdering aanvragen.
U moet binnen een maand op zulke verzoeken reageren.
Een AVG-proof aanpak vereist dat u kunt aantonen waarom u bepaalde gegevens bewaart.
Documenteer daarom uw bewaartermijnenbeleid en de overwegingen erachter.
Dit helpt bij het aantonen van compliance wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens controleert.
Communiceer proactief wanneer u bewaartermijnen wijzigt.
Klanten moeten hiervan op de hoogte zijn en begrijpen waarom bepaalde gegevens langer of korter bewaard blijven dan eerder aangegeven.
Wettelijke bewaartermijnen voor klantgegevens
Voor verschillende soorten klantgegevens gelden specifieke wettelijke bewaartermijnen die u moet naleven.
De fiscale bewaarplicht verplicht u tot zeven jaar bewaren van financiële administratie, terwijl marketinggegevens, medische informatie en bezoekersregistratie elk hun eigen termijnen kennen.
Bewaartermijn financiële administratie en fiscale bewaarplicht
De belastingwetgeving schrijft een verplichte bewaartermijn van 7 jaar voor uw financiële administratie.
Deze wettelijke bewaartermijn geldt vanaf het einde van het boekjaar waarin de laatste boeking plaatsvond.
Onder deze administratie vallen alle documenten die relevant zijn voor uw fiscale verplichtingen.
Denk aan facturen, offertes, inkooporders, bankafschriften en contracten met klanten.
De Belastingdienst kan deze documenten tijdens een controle opvragen.
U mag deze gegevens niet eerder verwijderen, zelfs niet als een klant daarom vraagt.
De fiscale bewaarplicht gaat voor op het recht om vergeten te worden.
Na afloop van de zeven jaar moet u de gegevens wel verwijderen, tenzij er een andere wettelijke grond is om ze te bewaren.
Let op: de wettelijke bewaartermijn geldt alleen voor gegevens die onderdeel zijn van uw administratie.
Andere klantinformatie die niet fiscaal relevant is, valt niet automatisch onder deze regel.
Bewaren van klantgegevens voor marketingdoeleinden
Voor klantgegevens die u gebruikt voor marketingdoeleinden gelden kortere bewaartermijnen dan voor uw administratie. Zonder expliciete toestemming mag u deze gegevens meestal maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment bewaren.
Het laatste contactmoment kan zijn: een aankoop, een reactie op een nieuwsbrief, of een bezoek aan uw website. Vanaf dat moment telt de bewaartermijn opnieuw.
Als een klant drie jaar niets van zich laat horen, moet u de gegevens verwijderen.
Bij actieve toestemming voor nieuwsbrieven mag u de gegevens langer bewaren. De toestemming blijft geldig zolang de klant zich niet uitschrijft.
Wel is het verstandig om periodiek te vragen of klanten nog interesse hebben.
Voor cold calling en cold emailing gelden strengere regels. Zonder voorafgaande toestemming mag u particuliere klantgegevens niet zomaar gebruiken voor direct marketing.
Voor zakelijke contacten (B2B) bent u iets vrijer, maar ook daar gelden bewaartermijnen.
Medische gegevens en bijzondere persoonsgegevens
Medische gegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. De WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) schrijft een bewaartermijn van 20 jaar voor medische dossiers voor.
Deze lange termijn geldt voor zorgverleners en organisaties in de gezondheidszorg. Voor bepaalde patiëntengroepen, zoals kinderen, kan de termijn zelfs langer zijn.
Als u geen zorgverlener bent maar wel bijzondere persoonsgegevens verwerkt, gelden andere regels. Denk aan gegevens over gezondheid, religie of etnische afkomst.
U mag deze gegevens alleen bewaren als dat strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze verzamelt. Bijzondere persoonsgegevens vragen om extra beveiligingsmaatregelen.
U moet kunnen aantonen dat de gegevens goed beschermd zijn tegen onbevoegde toegang. Verwijder deze gevoelige informatie zo snel mogelijk nadat het doel is bereikt.
Bezoekersregistratie en camerabeelden
Voor bezoekersregistratie bij uw bedrijfspand geldt geen specifieke wettelijke bewaartermijn. U mag de gegevens alleen bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel, zoals beveiliging of contactonderzoek.
Een periode van enkele weken tot maximaal enkele maanden is gebruikelijk. Camerabeelden vallen onder een striktere regel.
U mag deze maximaal 4 weken bewaren, tenzij er een incident is vastgelegd. Bij een incident, zoals diefstal of vandalisme, mag u de beelden langer bewaren voor onderzoek of als bewijs.
Na de bewaartermijn moet u de bezoekersgegevens en camerabeelden volledig verwijderen. Maak duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot deze informatie en wanneer verwijdering plaatsvindt.
Automatische verwijdering na een vastgestelde termijn voorkomt dat u gegevens te lang bewaart. Informeer bezoekers altijd over het feit dat u hun gegevens registreert.
Bij camera’s moet u duidelijke borden plaatsen die aangeven dat er cameratoezicht is.
Praktische bewaartermijnen per type klantgegeven
De bewaartermijn voor klantgegevens verschilt per type informatie en het doel waarvoor je deze verzamelt. Voor financiële gegevens zoals facturen met namen en adressen geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
Marketinggegevens en inactieve klantrelaties kennen vaak veel kortere termijnen.
Actieve en inactieve klantrelaties
Voor actieve klantrelaties mag je persoonsgegevens bewaren zolang de zakelijke relatie loopt. Dit betekent dat je basale contactgegevens zoals namen, adressen en e-mailadressen mag bewaren zolang iemand klant bij je is.
Bij inactieve klanten wordt het anders. Als een klant na zijn laatste bestelling geen contact meer met je heeft, mag je zijn gegevens niet onbeperkt bewaren.
Voor marketingdoeleinden geldt meestal een termijn van maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment. Je moet per klantrelatie bepalen wanneer deze als inactief geldt.
Dit hangt af van je type bedrijf. Een webshop kan na één jaar zonder bestelling besluiten dat een relatie inactief is, terwijl een B2B-leverancier mogelijk drie jaar hanteert.
Het is verstandig om een automatisch systeem in te stellen dat je waarschuwt wanneer klantgegevens verwijderd moeten worden. Documenteer je criteria voor actieve en inactieve relaties in je privacybeleid.
Sollicitatiegegevens en HR-informatie
Sollicitatiegegevens mag je maximaal 4 weken bewaren na afronding van de sollicitatieprocedure. Dit is de standaardtermijn, tenzij de sollicitant expliciet toestemming geeft voor langere bewaring.
Met toestemming mag je deze gegevens tot 1 jaar bewaren voor toekomstige vacatures. Voor personeelsgegevens van medewerkers die ook klant zijn, gelden strengere regels.
Basale gegevens zoals namen en adressen mag je tot 2 jaar na einde van het dienstverband bewaren. Financiële gegevens zoals loonstroken moet je 7 jaar bewaren vanwege fiscale verplichtingen.
Gegevens over ziekteverzuim en medische informatie hebben een bewaarplicht van 2 jaar na einde dienstverband. Specifieke documenten zoals loonbelastingverklaringen bewaar je minimaal 5 jaar.
Aankoopgeschiedenis, bestellingen, en adressen
Je aankoopgeschiedenis en bestelgegevens vallen onder de financiële administratie. Voor facturen met klantgegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
Dit betekent dat je namen, adressen en bestellingen die op facturen staan moet bewaren, ook als een klant om verwijdering vraagt. Voor bestelgegevens die geen deel uitmaken van de financiële administratie, zoals verlanglijstjes of winkelwagentjes, geldt geen vaste bewaarplicht.
Deze mag je alleen bewaren zolang ze relevant zijn voor de klantrelatie. Oude verlanglijstjes zonder recente activiteit kun je na 1 tot 2 jaar verwijderen.
Bezorgadressen en afleverinformatie bewaar je zolang ze nodig zijn voor garanties en mogelijke retourzendingen. Na afloop van de garantieperiode kun je deze gegevens verwijderen, tenzij ze deel uitmaken van een factuur.
Houd rekening met eventuele garantieverplichtingen die langer lopen dan de standaard bewaarperiode.
Verwijderen, anonimiseren en archiveren van klantgegevens
Na afloop van de bewaartermijn moet u actie ondernemen met de klantgegevens. U kunt kiezen tussen verwijderen, anonimiseren of archiveren, waarbij elke optie andere gevolgen heeft voor de gegevensbescherming en uw verplichtingen onder de AVG.
Recht op gegevens verwijderen en uitzonderingen
Klanten hebben het recht om u te vragen hun persoonsgegevens te verwijderen. U moet binnen één maand op zo’n verzoek reageren.
U bent echter niet verplicht om aan elk verzoek te voldoen. Er zijn belangrijke uitzonderingen waarbij u het verwijderen mag weigeren.
U mag weigeren wanneer:
- Er een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar
- De gegevens nodig zijn voor een lopende overeenkomst met de klant
- U de gegevens nodig heeft voor juridische claims of geschillen
- De gegevens essentieel zijn voor de volksgezondheid
Bij een weigering moet u uitleggen waarom u de gegevens niet kunt verwijderen. Informeer de klant ook over het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Anonimiseren versus pseudonimiseren
Anonimiseren en pseudonimiseren lijken op elkaar, maar hebben verschillende gevolgen voor de AVG-regels.
Bij anonimiseren verwijdert u alle informatie waarmee een persoon te identificeren is. De gegevens zijn niet meer te herleiden naar een individu.
Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder de AVG en u mag ze onbeperkt bewaren. Bij pseudonimiseren vervangt u identificerende gegevens door een code of pseudoniem.
De gegevens blijven wel te herleiden naar een persoon als u de sleutel heeft. Deze gegevens blijven persoonsgegevens en vallen onder de AVG-regels.
Let op dat echte anonimisering moeilijk te bereiken is. Combinatie van verschillende datasets kan soms toch tot identificatie leiden.
Bij twijfel is het veiliger om de gegevens als persoonsgegevens te behandelen.
Archivering voor historisch, wetenschappelijk of statistisch doel
U mag klantgegevens langer bewaren voor archivering met een historisch, wetenschappelijk of statistisch doel. Dit is een uitzondering op de normale bewaartermijnen.
Voor deze langere bewaring moet u wel passende waarborgen treffen:
- Beperk de toegang tot de gearchiveerde gegevens tot geautoriseerde personen
- Gebruik extra beveiligingsmaatregelen zoals encryptie
- Documenteer het archiveringsdoel duidelijk in uw beleid
U mag gearchiveerde gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden zoals marketing of nieuwe commerciële activiteiten. Het oorspronkelijke doel blijft leidend voor de archivering.
Beveiliging, compliance en risico’s bij het bewaren van klantgegevens
Organisaties moeten klantgegevens technisch en organisatorisch beschermen om datalekken te voorkomen. Naleving van beveiligingseisen voorkomt boetes en beschermt uw bedrijfsreputatie.
Technische en organisatorische maatregelen
U bent verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te treffen voor alle persoonsgegevens die u bewaart. Dit betekent dat u toegang tot klantgegevens moet beperken tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk.
Technische maatregelen omvatten encryptie van opgeslagen gegevens, sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Zorg ervoor dat u regelmatig back-ups maakt en deze beveiligd opslaat.
Gebruik firewalls en actuele antivirussoftware om aanvallen van buitenaf te weren.
Organisatorische maatregelen zijn net zo belangrijk. Maak duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot welke gegevens.
Train uw medewerkers in het herkennen van phishing en andere beveiligingsrisico’s.
Stel een dataretentiebeleid op waarin u vastlegt welke gegevens u bewaart en voor hoe lang. Verwijder gegevens automatisch wanneer de bewaartermijn verloopt.
Hoe voorkomt u datalekken en boetes?
Datalekken ontstaan vaak door onvoldoende beveiliging of menselijke fouten. U moet binnen 72 uur een datalek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als er een risico bestaat voor de rechten van betrokkenen.
De boetes voor AVG-overtredingen kunnen oplopen tot €20 miljoen of 4% van uw jaaromzet. De Autoriteit Persoonsgegevens kijkt naar de ernst van de overtreding en of u passende maatregelen had getroffen.
Praktische preventiemaatregelen:
- Beperk toegang tot klantgegevens op basis van functie
- Gebruik versleuteling voor gevoelige informatie
- Test uw beveiligingssystemen regelmatig
- Maak een incident response plan voor datalekken
- Documenteer alle beveiligingsmaatregelen
Log wie wanneer toegang heeft gehad tot klantgegevens. Dit helpt bij het opsporen van ongeautoriseerde toegang en toont aan dat u AVG-compliance serieus neemt.
Reputatierisico’s en periodieke controles
Een datalek schaadt niet alleen uw portemonnee maar ook het vertrouwen van uw klanten. Klanten delen minder snel hun gegevens met organisaties die bekend staan om slechte beveiliging.
Voer minimaal eens per jaar een grondige controle uit van uw beveiligingsmaatregelen. Controleer of medewerkers die uit dienst zijn gegaan nog toegang hebben tot systemen.
Verifieer of gegevens die de bewaartermijn hebben bereikt daadwerkelijk zijn verwijderd.
Controleer bij elke audit:
- Of toegangsrechten nog kloppen met functieomschrijvingen
- Of verouderde gegevens volgens planning zijn verwijderd
- Of beveiligingssoftware up-to-date is
- Of medewerkers zich aan procedures houden
Documenteer de resultaten van elke controle. Bij een inspectie door de Autoriteit Persoonsgegevens toont u hiermee aan dat u actief werkt aan beveiliging en avg-compliance.
Effectief bewaartermijnenbeleid in de praktijk
Een werkbaar bewaartermijnenbeleid vereist systematische inventarisatie van alle klantgegevens. Ook is continue registratie van verwerkingsactiviteiten en regelmatige controle van de naleving noodzakelijk.
Stappenplan voor het opstellen van een bewaarbeleid
Begin met een complete inventarisatie van alle klantgegevens die uw bedrijf verzamelt en verwerkt. Maak per categorie een lijst waarin u noteert waar de gegevens worden opgeslagen, voor welk doel u ze gebruikt en welke wettelijke grondslag van toepassing is.
Koppel vervolgens aan elke categorie een concrete bewaartermijn. Voor factuurgegevens geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Marketinggegevens mag u maximaal 2 jaar bewaren na het laatste contactmoment. Documenteer deze keuzes in een schriftelijk beleid.
Implementeer technische maatregelen om het beleid uit te voeren. Dit kan door automatische verwijdering in te stellen of herinneringen te creëren voor handmatige controles.
Zorg dat medewerkers weten hoe ze met klantgegevens moeten omgaan en wanneer deze verwijderd moeten worden. Test uw beleid door een proefperiode in te lassen waarin u controleert of de procedures werkbaar zijn voor uw organisatie.
Het bijhouden van een verwerkingsregister
Als ondernemer bent u verplicht een verwerkingsregister bij te houden zodra uw bedrijf meer dan 250 medewerkers heeft. Voor kleinere organisaties geldt deze verplichting ook wanneer u regelmatig persoonsgegevens verwerkt of bijzondere persoonsgegevens gebruikt.
Het verwerkingsregister moet de volgende informatie bevatten:
- Doel van de verwerking – waarom verzamelt u de gegevens
- Categorieën van betrokkenen – klanten, leveranciers, medewerkers
- Categorieën van persoonsgegevens – NAW-gegevens, financiële data, accountinformatie
- Bewaartermijnen – per gegevenscategorie
- Technische en organisatorische maatregelen – hoe u de gegevens beveiligt
Update dit register bij elke wijziging in uw gegevensverwerking. Dit document vormt de basis voor uw hele privacybeleid en helpt u bij het aantonen van AVG-naleving.
Periodieke evaluatie en optimalisatie
Plan minimaal één keer per jaar een grondige controle van uw bewaartermijnenbeleid. Ga na of alle bewaartermijnen nog actueel zijn en of gegevens die verwijderd hadden moeten worden ook daadwerkelijk zijn gewist.
Controleer tijdens deze evaluatie of nieuwe wetgeving aanpassingen vereist. Ook veranderingen in uw bedrijfsprocessen kunnen nieuwe verwerkingen met zich meebrengen die in het verwerkingsregister opgenomen moeten worden.
Voer steekproeven uit in uw systemen om te verifiëren dat de automatische verwijdering correct werkt. Check of medewerkers het beleid naleven en identificeer knelpunten in de uitvoering.
Pas vervolgens uw procedures aan waar nodig om de naleving te verbeteren.
Veelgestelde vragen
De bewaartermijnen voor klantgegevens roepen vaak veel vragen op bij organisaties. De AVG schrijft geen algemene termijn voor, maar er gelden wel specifieke wettelijke verplichtingen en praktische richtlijnen waar u rekening mee moet houden.
Wat zijn de algemene regels rondom de bewaartermijnen van klantgegevens?
De AVG hanteert het principe van opslagbeperking. Dit betekent dat u persoonsgegevens alleen mag bewaren zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld.
Er bestaat geen vaste bewaartermijn die voor alle klantgegevens geldt. U moet per gegevenscategorie bepalen hoe lang bewaren noodzakelijk is.
Wanneer het oorspronkelijke doel is bereikt, moet u de gegevens verwijderen of anonimiseren. Dit vraagt om een doelgerichte aanpak waarbij u de bedrijfsprocessen en wettelijke verplichtingen per gegevenstype afweegt.
Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder de AVG. Als u gegevens volledig anonimiseert zodat personen niet meer identificeerbaar zijn, mag u deze onbeperkt bewaren voor statistische of historische doeleinden.
Welke wettelijke bewaartermijnen gelden er specifiek voor financiële klantinformatie?
Voor uw financiële administratie geldt in Nederland een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Deze termijn is vastgelegd in de fiscale regelgeving en geldt voor alle documenten die deel uitmaken van de administratie.
Facturen, contracten en andere financiële stukken met klantgegevens moet u minimaal zeven jaar bewaren. De Belastingdienst kan deze documenten opvragen en daarom bent u verplicht ze beschikbaar te houden.
Deze fiscale bewaarplicht gaat boven de AVG-richtlijnen. U mag deze gegevens niet eerder verwijderen, zelfs als een klant daarom vraagt.
Hoe moet ik omgaan met de verwijdering van gegevens na verloop van de bewaartermijn?
Na afloop van de bewaartermijn moet u de persoonsgegevens daadwerkelijk vernietigen. Dit is geen vrijblijvende optie maar een verplichting onder de AVG.
U kunt dit proces automatiseren door technische maatregelen te implementeren. Stel herinneringen in voor handmatige controles of overweeg een data retention tool die automatisch gegevens archiveert of verwijdert.
Het is verstandig om een systematisch proces in te richten. Breng uw gegevensstromen in kaart en bepaal per categorie wanneer en hoe de gegevens verwijderd moeten worden.
Documenteer uw verwijderingsproces en voer periodieke audits uit. Zo kunt u aantonen dat u de bewaartermijnen correct naleeft en gegevens tijdig verwijdert.
Welke consequenties zijn er verbonden aan het niet naleven van de bewaartermijnen voor klantgegevens?
De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij overtredingen boetes opleggen tot €20 miljoen of 4% van uw wereldwijde jaaromzet. Het bedrag dat uiteindelijk wordt opgelegd hangt af van de ernst en omvang van de overtreding.
Naast financiële sancties riskeert u reputatieschade en verlies van klantvertrouwen. Klanten verwachten dat u zorgvuldig met hun gegevens omgaat en deze niet langer bewaart dan nodig.
Het te lang bewaren van klantgegevens vergroot ook het risico op datalekken. Hoe meer data u opslaat, hoe groter de potentiële impact bij een beveiligingsincident.
U loopt daarnaast onnodige kosten voor dataopslag en -beheer. Data-vervuiling vermindert bovendien de efficiëntie van uw systemen en processen.
Kunnen klanten een verzoek indienen tot eerdere verwijdering van hun gegevens, en hoe beïnvloedt dit de bewaartermijn?
De AVG geeft klanten het recht om vergeten te worden. Zij kunnen u vragen hun persoonsgegevens te verwijderen.
In principe moet u aan zo’n verzoek voldoen binnen een maand. Er zijn echter belangrijke uitzonderingen waarbij u het verzoek mag weigeren.
U mag het verzoek afwijzen als er een wettelijke verplichting bestaat om de gegevens te bewaren. De 7-jarige fiscale bewaarplicht is hier een duidelijk voorbeeld van.
Ook bij een lopende overeenkomst of gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt dan het privacybelang kunt u weigeren. Bij een juridische claim heeft u bijvoorbeeld een geldige reden om de gegevens te behouden.
Bij afwijzing moet u duidelijk uitleggen waarom u niet aan het verzoek kunt voldoen. Informeer de klant ook over het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Op welke manier beïnvloedt de AVG de bewaartermijnen van persoonsgegevens?
De AVG schrijft voor dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit basisprincipe staat in artikel 5.1 onder de opslagbeperking.
Er staan geen concrete bewaartermijnen in de AVG. U moet per situatie bepalen wat een passende bewaartermijn is op basis van het doel en de context.
De AVG verplicht u wel om bewaartermijnen te documenteren in uw privacybeleid.
