Een toxische werknemer kan uw organisatie ernstig schaden. Het begint vaak sluimerend: een negatieve opmerking hier, een subtiele sabotage daar. Maar na verloop van tijd merkt u dat structureel negatief gedrag, ondermijnend optreden en een vergiftigde werksfeer leiden tot verminderde productiviteit, een hoger ziekteverzuim en zelfs het vertrek van uw meest waardevolle krachten.
Hoewel het ontslag van een dergelijke werknemer voor u als werkgever wellicht de enige logische oplossing lijkt, stelt het Nederlandse arbeidsrecht strenge eisen aan de juridische onderbouwing. Een “slecht gevoel” of “geen klik” is voor de kantonrechter volstrekt onvoldoende. Zonder een waterdicht dossier staat u juridisch gezien zwak en riskeert u hoge vergoedingen.
In dit artikel behandelen we het volledige juridische kader voor het ontslag van een toxische werknemer, de essentiële stappen in de dossieropbouw en de meest voorkomende valkuilen. We voorzien u van concrete handvatten en praktijkvoorbeelden om dit complexe proces succesvol en juridisch juist te doorlopen.
Wat is een toxische werknemer?
Een toxische werknemer is niet simpelweg iemand die een keer een slechte dag heeft of kritisch is tijdens een vergadering. Het gaat om een medewerker die door structureel negatief gedrag de werksfeer, de samenwerking en de prestaties van het team ondermijnt. Het is een patroon dat de organisatie blijvend schaadt.
Kenmerken van toxisch gedrag
Om juridisch stappen te kunnen zetten, moet u het gedrag feitelijk kunnen duiden. Vaak zien we een combinatie van de volgende gedragingen:
- Voortdurend roddelen: Het stelselmatig spreken over collega’s en leidinggevenden op een negatieve manier, vaak achter de rug om.
- Sabotage: Het actief vertragen van projecten, “vergeten” van afspraken of het achterhouden van cruciale informatie.
- Ondermijnen van gezag: Openlijk of subtiel beslissingen van het management belachelijk maken of negeren.
- Weigeren van samenwerking: Het creëren van eilandjes en weigeren kennis te delen.
- Intimidatie en pesten: Grensoverschrijdend gedrag dat collega’s onveilig laat voelen.
- Manipulatie: Collega’s tegen elkaar uitspelen om de eigen positie te versterken of conflicten te creëren.
Praktijkvoorbeeld:
Neem de situatie van ‘Mark’, een senior accountmanager. Mark haalt zijn targets, maar zijn gedrag is funest. In elke teammeeting rolt hij met zijn ogen als zijn manager spreekt. In de wandelgangen vertelt hij junior collega’s dat het management “incompetent” is en dat ze beter elders kunnen solliciteren. Wanneer een collega hem aanspreekt op een fout, reageert hij agressief en defensief. Dit is klassiek toxisch gedrag: de individuele prestatie is wellicht voldoende, maar de schade aan het collectief is enorm.
Het is cruciaal om objectief vast te stellen wanneer gedrag de grens overschrijdt van ‘lastig’ naar juridisch verwijtbaar.
Juridisch kader: gronden voor ontslag wegens toxisch gedrag
Het ontslag van een werknemer wegens toxisch gedrag vindt zijn basis in artikel 7:669 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De wet bepaalt dat de arbeidsovereenkomst slechts kan worden beëindigd indien daar een “redelijke grond” voor is én herplaatsing binnen een redelijke termijn niet mogelijk is of niet in de rede ligt.
Voor situaties met toxische werknemers zijn twee specifieke ontslaggronden het meest relevant.
1. Verwijtbaar handelen of nalaten (e-grond)
Deze grond, gebaseerd op artikel 7:669 lid 3 sub e BW, is van toepassing wanneer de werknemer zich schuldig maakt aan gedrag dat hem of haar aangerekend kan worden. Denk hierbij aan:
- Grof plichtsverzuim.
- Ernstige gedragingen die in strijd zijn met goed werknemerschap (bijvoorbeeld agressie of diefstal).
- Het bewust en herhaaldelijk schenden van bedrijfsregels of instructies.
Voorwaarden voor de e-grond:
Het gedrag moet daadwerkelijk aan de werknemer verweten kunnen worden. Daarnaast moet het gedrag ernstig genoeg zijn om ontslag te rechtvaardigen, en moeten lichtere sancties (zoals een waarschuwing of schorsing) niet meer volstaan.
2. Verstoorde arbeidsverhouding (g-grond)
Vaak is toxisch gedrag lastig vast te pinnen op één concreet incident, maar zorgt het voor een onwerkbare situatie. Dan komt artikel 7:669 lid 3 sub g BW in beeld: de verstoorde arbeidsverhouding. Hierbij is de relatie zodanig beschadigd dat van de werkgever in redelijkheid niet kan worden gevergd de overeenkomst voort te zetten.
Voorwaarden voor de g-grond:
- De verstoring moet ernstig en duurzaam zijn. Een eenmalige ruzie is onvoldoende.
- Herstel van de relatie moet onmogelijk zijn (bijvoorbeeld na mislukte mediation).
- De verwijtbaarheid is minder relevant; het gaat erom dat de relatie kapot is, niet per se wiens schuld dat volledig is (hoewel de werknemer vaak wel een groot aandeel heeft).
Ontslag op staande voet
In uitzonderlijke, extreme gevallen kan ontslag op staande voet (artikel 7:677 BW) aan de orde zijn. Denk aan fysieke agressie, grove beledigingen (“kankerlijer” noemen van een leidinggevende), fraude of werkweigering.
Let op: Dit vereist een “dringende reden” en onverwijldheid (direct handelen na ontdekking). De lat hiervoor ligt zeer hoog. Bij twijfel is een ontbindingsprocedure via de kantonrechter veiliger.
Dossieropbouw: het fundament van elk succesvol ontslag
In het arbeidsrecht geldt één gouden regel: wie stelt, moet bewijzen. De rechtspraak benadrukt keer op keer dat zonder een deugdelijk dossier, een ontslagverzoek vrijwel kansloos is. U moet aantonen dat aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan.
Een professioneel en juridisch houdbaar dossier bevat minimaal de volgende vijf elementen:
1. Concrete feitelijke beschrijving van incidenten
Vage omschrijvingen als “hij doet vervelend” werken niet. U moet feiten leveren.
- Datum, tijd en locatie van elk voorval.
- Wie waren erbij? (Getuigen, slachtoffers).
- Wat werd er precies gezegd of gedaan? (Citeer letterlijk indien mogelijk).
- Wat was de impact op het werkproces?
2. Schriftelijke gespreksverslagen
Van elk formeel en informeel gesprek over het gedrag moet een verslag zijn.
- Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
- Notulen van correctiegesprekken.
- Belangrijk: De reactie van de werknemer moet zijn opgenomen (beginsel van hoor en wederhoor).
- Bewijs dat het verslag naar de werknemer is gestuurd (bijvoorbeeld per e-mail).
3. Waarschuwingen en verbetertrajecten
De rechter wil zien dat u de werknemer een kans heeft gegeven.
- Officiële schriftelijke waarschuwingen met duidelijke verbeterpunten.
- Een vastgelegd verbetertraject met meetbare doelen en tussentijdse evaluaties.
- Bewijs dat de werknemer de gelegenheid en ondersteuning (coaching/training) heeft gehad om zich te verbeteren.
4. Verklaringen van derden
Objectiviteit is key. Onderbouw uw eigen waarnemingen met die van anderen.
- Schriftelijke, ondertekende verklaringen van collega’s.
- Klachten van klanten of leveranciers.
- Rapportages van de bedrijfsarts (indien relevant voor belastbaarheid).
5. Bewijs van herplaatsingspogingen
U moet aantonen dat u heeft gekeken of de werknemer elders in de organisatie kan werken, en motiveren waarom dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat het toxische gedrag zich overal zou manifesteren).
Jurisprudentie: wat gaat er mis in de praktijk?
Om te begrijpen hoe streng rechters toetsen, kijken we naar recente uitspraken.
ECLI:NL:RBZWB:2025:8493 – Te vage onderbouwing
In deze zaak wees de kantonrechter het ontbindingsverzoek af. De werkgever klaagde over een “negatieve houding”, maar kon dit tijdens de zitting niet concreet maken met voorbeelden, datums of gespreksverslagen. De rechter oordeelde dat de werknemer nooit duidelijk was verteld wat er precies mis was, en dus ook geen eerlijke kans had gekregen om te verbeteren.
ECLI:NL:RBZWB:2025:6586 – Gebrekkige bewijsvoering
Hier faalde het verzoek omdat schriftelijke waarschuwingen ontbraken. De werkgever stelde dat er “vele gesprekken” waren gevoerd, maar had niets op papier. Daarnaast waren de getuigenverklaringen van collega’s anoniem en gestandaardiseerd (copy-paste), waardoor de rechter ze als onbetrouwbaar terzijde schoof.
De les: Als het niet op papier staat, is het juridisch gezien niet gebeurd.
Stappenplan: zo pakt u het juridisch verantwoord aan
Wilt u overgaan tot ontslag? Volg dan dit stappenplan nauwgezet.
Stap 1: Signalering en eerste documentatie (Week 1-2)
Begin direct met schrijven. Registreer elk incident.
- Verzamel fysiek bewijs (ongepaste e-mails, Slack-berichten).
- Vraag getuigen discreet om hun verhaal op papier te zetten.
- Inventariseer de schade: lopen projecten vertraging op door dit gedrag?
Valkuil: Wacht niet te lang. Na drie maanden weet niemand meer precies wat er tijdens die ene vergadering is gezegd.
Stap 2: Eerste gesprek met de werknemer (Week 2-3)
Plan een formeel gesprek. Dit is geen gezellig koffiemoment, maar een officiële correctie.
- Benoem concreet gedrag: “Op dinsdagmiddag negeerde je instructies van Jan.”
- Pas hoor en wederhoor toe: “Herken je dit? Wat is jouw visie hierop?”
- Maak een gespreksverslag en stuur dit binnen 48 uur naar de werknemer.
Stap 3: Schriftelijke waarschuwing (Week 3-4)
Als het gedrag aanhoudt, stuurt u een officiële waarschuwing. Wees kristalhelder.
Voorbeeld formulering:
“Naar aanleiding van ons gesprek op [datum] waarschuwen wij u formeel voor uw gedrag, specifiek [incident]. Dit ondermijnende gedrag is onacceptabel. Wij verwachten per direct dat u [concreet gedrag]. Wij evalueren dit op [datum]. Indien geen duurzame verbetering optreedt, kan dit arbeidsrechtelijke consequenties hebben, waaronder beëindiging van het dienstverband.”
Stap 4: Verbetertraject en monitoring (Week 4-12)
Bij disfunctioneren of gedragsproblemen is een verbetertraject vaak verplicht, tenzij de situatie al volledig geëscaleerd is (e-grond).
- Stel doelen: “U communiceert respectvol in meetings, zonder cynische opmerkingen.”
- Bied hulp aan: bijvoorbeeld een coach of communicatietraining.
- Evalueer elke twee weken en leg dit vast.
Stap 5: Tweede/laatste waarschuwing (Week 12-13)
Is er geen verbetering? Verstuur een laatste waarschuwing waarin u expliciet vermeldt dat ontslag de volgende stap is. Geef een allerlaatste, korte termijn voor verbetering.
Stap 6: Besluit tot beëindiging (Week 14-16)
Stel vast dat het traject is mislukt.
- Onderzoek intern of er écht geen andere plek is (herplaatsingsplicht).
- Documenteer waarom herplaatsing geen optie is.
- Schakel een arbeidsrechtadvocaat in om het verzoekschrift voor de kantonrechter op te stellen of een vaststellingsovereenkomst (VSO) voor te bereiden.
Juridische toetsing: waar let de rechter op?
De kantonrechter toetst uw verzoek aan vijf hoofdcriteria:
- Ernst: Is het gedrag objectief ernstig genoeg? Is het een patroon of een incident?
- Duurzaamheid: Is de verstoring blijvend? Is de relatie nog te lijmen?
- Zorgvuldigheid: Heeft u als werkgever correct gehandeld? Is er gewaarschuwd?
- Hoor en wederhoor: Is de werknemer gehoord?
- Herplaatsing: Is serieus gekeken naar een andere functie?
Alternatieven voor ontslag
Soms is de gang naar de rechter niet de beste eerste stap.
- Mediation: Een externe bemiddelaar kan helpen. Soms om de lucht te klaren, maar vaak ook als opmaat naar een beëindiging met wederzijds goedvinden (exit-mediation). Een mislukte mediation is bovendien sterk bewijs voor een ‘verstoorde arbeidsverhouding’ bij de rechter.
- Vaststellingsovereenkomst (VSO): U spreekt samen af om uit elkaar te gaan. Dit is sneller, bespaart proceskosten en geeft zekerheid. Nadeel is dat u vaak een vergoeding moet betalen om de werknemer ‘mee te krijgen’.
- Tijdelijke schorsing: Bij ernstige escalatie (bijvoorbeeld ruzie op de werkvloer) kunt u iemand op non-actief stellen (met behoud van loon) om rust te creëren en onderzoek te doen.
Belangrijke valkuilen en aandachtspunten
1. Opzegverbod tijdens ziekte
Een werknemer kan zich ziekmelden zodra hij voelt dat ontslag dreigt (“vlucht in ziekte”). In principe mag u een zieke werknemer niet ontslaan.
Uitzondering: U kunt ontbinding vragen als het ontslag niet met de ziekte te maken heeft (bijvoorbeeld bij diefstal) of als de ziekte situatief is (veroorzaakt door het conflict). Hiervoor is advies van de bedrijfsarts essentieel.
2. Te snelle escalatie
Rechters zijn allergisch voor werkgevers die “plotseling” van een werknemer af willen zonder voortraject. Sla het verbetertraject niet over, tenzij het gedrag zo extreem is dat dit redelijkerwijs niet gevergd kan worden.
3. Discriminatie
Wees consistent. U kunt Piet niet ontslaan voor gedrag dat u bij Klaas gedoogt. Willekeur wordt hard afgestraft.
Vergoedingen bij ontslag
Houd rekening met de financiële kant.
- Transitievergoeding: Bij ontslag via de kantonrechter heeft de werknemer vrijwel altijd recht op de transitievergoeding (1/3 maandsalaris per dienstjaar).
- Uitzondering: Bij ernstig verwijtbaar handelen (e-grond) kan de rechter bepalen dat deze vervalt.
- Billijke vergoeding: Als de rechter vindt dat u als werkgever ernstig verwijtbaar heeft gehandeld (bijvoorbeeld door een vals dossier te fabriceren of te pesten), kan hij bovenop de transitievergoeding een billijke vergoeding toekennen. Deze kan oplopen tot tienduizenden euro’s.
Checklist: bent u klaar voor de ontbindingsprocedure?
Vink deze punten af voordat u naar de rechter stapt:
- Alle incidenten zijn gedateerd en feitelijk beschreven.
- Getuigenverklaringen zijn schriftelijk en ondertekend.
- Gespreksverslagen zijn compleet en verstuurd aan de werknemer.
- Schriftelijke waarschuwingen zijn aantoonbaar ontvangen.
- Er is een verbetertraject doorlopen met tussentijdse evaluaties.
- Hoor en wederhoor is bij elke stap toegepast.
- Herplaatsing is onderzocht en gemotiveerd afgewezen.
- Er geldt geen opzegverbod (zoals zwangerschap of OR-lidmaatschap).
Conclusie: zorgvuldigheid loont
Het ontslag van een toxische werknemer is juridisch complex. Emoties lopen vaak hoog op, maar de rechter kijkt koud en zakelijk naar de feiten. Een werkgever die zijn dossier op orde heeft, handelt zorgvuldig en bouwt een sterke zaak op. Een werkgever die handelt vanuit emotie en haast, verliest vaak de procedure én veel geld.
De sleutel tot succes ligt in documentatie, geduld en zorgvuldigheid.
Heeft u juridische hulp nodig?
Law & More begeleidt werkgevers bij het complexe proces van dossieropbouw en ontslag. Onze gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaten helpen u de juiste strategische keuzes te maken, van de eerste waarschuwing tot de zitting bij de kantonrechter.
Neem contact op voor:
- Een scan van uw huidige dossier.
- Advies over de haalbaarheid van ontslag.
- Begeleiding bij verbetertrajecten of VSO-onderhandelingen.
Contact: [email protected]
Veelgestelde vragen
Kan ik een toxische werknemer direct ontslaan?
Nee, ontslag op staande voet is alleen mogelijk bij zeer ernstige, dringende redenen (zoals diefstal of fysiek geweld). In de meeste gevallen van toxisch gedrag moet u via de kantonrechter een ontbinding aanvragen na een zorgvuldig dossieropbouwtraject.
Hoelang duurt een ontbindingsprocedure?
Vanaf het indienen van het verzoekschrift tot de uitspraak duurt het gemiddeld 2 tot 4 maanden. Houd er rekening mee dat het voortraject (dossieropbouw en verbetertraject) daarvóór ook 3 tot 6 maanden in beslag kan nemen.
Moet ik altijd een transitievergoeding betalen?
In beginsel wel. Alleen als er sprake is van ernstig verwijtbaar handelen door de werknemer, kan de rechter beslissen dat de transitievergoeding vervalt. Dit is echter een uitzondering; bij een ‘verstoorde arbeidsverhouding’ is de vergoeding bijna altijd verschuldigd.
Kan een werknemer het ontslag aanvechten?
Ja. De werknemer kan verweer voeren tijdens de zitting. Ook na de uitspraak kan de werknemer in hoger beroep gaan. Een goed onderbouwd dossier verkleint de kans op succes voor de werknemer aanzienlijk.
Mag ik een toxische werknemer ontslaan tijdens ziekte?
Het opzegverbod tijdens ziekte is sterk, maar niet absoluut. U kunt ontbinding vragen als het ontslagverzoek geen verband houdt met de ziekte (bijvoorbeeld bij wangedrag dat losstaat van de medische toestand). Dit is juridisch zeer complex en vereist altijd specialistisch advies.
