Opstellen van een Contract: Handleiding en Tips

Een contract opstellen begint met het helder vastleggen van de partijen, het doel van de overeenkomst en de wederzijdse prestaties. Een schriftelijk document is hierbij geen overbodige luxe, maar een absolute noodzaak. Het voorkomt een hoop welles-nietes-discussies achteraf en zorgt ervoor dat je je rechten kunt afdwingen. Zonder duidelijke afspraken op papier ontstaan er namelijk al snel misverstanden.

Waarom een schriftelijk contract onmisbaar is

Natuurlijk, in theorie kan een mondelinge afspraak rechtsgeldig zijn. Maar in de praktijk is het vaak een recept voor ellende. De beroemde juridische uitspraak "wie eist, bewijst" wordt plotseling een onmogelijke puzzel. Hoe bewijs je immers wat er precies is gezegd over de prijs, de levertijd of de specifieke taken als er helemaal niets op papier staat?

Een schriftelijk contract dwingt beide partijen om echt goed na te denken over alle details. Eventuele onduidelijkheden komen dan vanzelf aan het licht. Het document dient als een objectief referentiepunt waarop je kunt terugvallen wanneer er twijfel of onenigheid is. Dit bespaart je niet alleen een hoop tijd en geld, maar vooral ook een hoop frustratie.

Een praktijkvoorbeeld dat misging

Stel je een freelance grafisch ontwerper voor. Ze krijgt de opdracht om een logo te ontwerpen voor een enthousiaste start-up. Mondeling wordt er een prijs afgesproken, maar er wordt niets vastgelegd over de betalingstermijn of het aantal revisierondes. De ontwerper levert het werk, maar de klant betaalt niet.

Zonder een contractuele betalingstermijn wordt het ontzettend lastig om een incassoprocedure te starten. De klant kan bovendien doodleuk beweren dat er eindeloos veel aanpassingen waren beloofd. Dit soort situaties leidt al snel tot een patstelling waarbij de ontwerper machteloos staat.

De oplossing met een eenvoudig contract

Een simpel contract had dit volledig kunnen voorkomen. Door slechts een paar cruciale elementen vast te leggen, creëer je direct duidelijkheid en zekerheid voor iedereen. Denk bijvoorbeeld aan:

• De partijen: Wie sluiten de overeenkomst? Vermeld de volledige (bedrijfs)namen en adressen.
• De opdracht: Wat is het precieze doel? Bijvoorbeeld: "Het ontwerpen van een logo voor merk X, inclusief twee revisierondes."
• Financiële afspraken: Wat is de totaalprijs en wanneer moet deze betaald worden? Bijvoorbeeld: "€1.500 exclusief btw, te betalen binnen 30 dagen na factuurdatum."
• Eigendomsrechten: Wie wordt de eigenaar van het ontwerp na betaling? Dit voorkomt vervelende discussies over gebruiksrechten in de toekomst.

Het lijkt misschien een open deur, maar deze onderdelen vormen de ruggengraat van elke overeenkomst. In de onderstaande tabel heb ik de meest essentiële bouwstenen voor je op een rij gezet.

Essentiële onderdelen van elk contract

Met deze elementen op papier heb je een solide basis. Het zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan en dat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

Door de afspraken zwart op wit te zetten, transformeer je een vage belofte in een afdwingbare verplichting. Het is de meest effectieve manier om je belangen te beschermen en professionele relaties gezond te houden. Een contract opstellen is geen teken van wantrouwen, maar juist van professionaliteit.

De onmisbare clausules voor je contract

Een goed contract is veel meer dan een handtekening onder een paar basisafspraken. De echte kracht schuilt in de clausules. Dit zijn de specifieke bepalingen die de details invullen en je beschermen als het onverhoopt misgaat. Zonder deze clausules laat je de deur open voor misverstanden en potentieel kostbare conflicten. Het zorgvuldig opstellen van een contract betekent dat je vooruitdenkt en mogelijke scenario’s alvast afdekt.

De volgende clausules zijn de bouwstenen van een waterdichte overeenkomst. Ze zorgen voor duidelijkheid en zekerheid, zodat beide partijen precies weten waar ze aan toe zijn.

Betalingstermijnen en gevolgen bij wanbetaling

Geld is vaak de bron van conflicten. Een vage afspraak als "betaling na levering" is vragen om problemen. Wees daarom altijd specifiek en ondubbelzinnig.

Een heldere formulering maakt het verschil:

• Betalingstermijn: "Betaling van de factuur dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum."
• Gevolgen bij te late betaling: "Bij overschrijding van deze termijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Er is dan een wettelijke handelsrente verschuldigd, alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom."

Deze duidelijkheid voorkomt discussie en geeft je een sterke juridische basis om direct te handelen als de betaling uitblijft.

Looptijd en beëindiging van de overeenkomst

Hoe lang loopt de samenwerking en, misschien nog wel belangrijker, hoe kom je er weer vanaf? Deze vragen moeten glashelder beantwoord worden. Anders loop je het risico dat je ongewild vastzit aan een contract dat je niet meer wilt.

Denk aan de volgende punten om op te nemen:

• Duur: Specificeer of het een contract voor bepaalde tijd is (met een duidelijke einddatum) of voor onbepaalde tijd.
• Opzegging: Beschrijf de procedure. Bijvoorbeeld: "Deze overeenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd, met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand."
• Ontbinding: Neem ook een clausule op waarin staat onder welke serieuze omstandigheden het contract per direct kan worden beëindigd, zoals bij een faillissement of een ernstige contractbreuk.

Aansprakelijkheid en vrijwaring

Wat als er iets fout gaat? Wie draait er dan op voor de schade? Zonder een duidelijke aansprakelijkheidsclausule kan de financiële impact van een fout desastreus zijn voor je onderneming.

Een slim geformuleerde aansprakelijkheidsclausule beperkt je risico tot een aanvaardbaar niveau. Het is absoluut geen vrijbrief om fouten te maken, maar wel een essentieel vangnet voor onvoorziene omstandigheden.

In de praktijk zie je vaak dat de aansprakelijkheid wordt beperkt tot het gefactureerde bedrag van de opdracht, of tot het bedrag dat je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt. Dit voorkomt dat een relatief kleine fout leidt tot een claim die je bedrijf niet kan dragen.

Intellectueel eigendom

Stel je dit eens voor: je laat als ondernemer een uniek logo ontwerpen. Je betaalt de factuur netjes, maar een jaar later claimt de ontwerper dat je het logo alleen op je website mag gebruiken, en niet op je nieuwe bedrijfswagen of merchandise. Dit soort nachtmerriescenario's gebeuren wanneer de eigendomsrechten niet goed zijn vastgelegd.

Een waterdichte clausule over intellectueel eigendom (IE) is cruciaal, zeker in creatieve en technologische branches. Regel wie de eigenaar wordt van het werk dat wordt gecreëerd.

• Voorbeeld van een sterke clausule: "Na volledige betaling van alle uit hoofde van deze overeenkomst verschuldigde bedragen, draagt de opdrachtnemer hierbij alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het geleverde werk onvoorwaardelijk en exclusief over aan de opdrachtgever."

Zonder zo'n bepaling blijft het auteursrecht volgens de wet bij de maker, zelfs als je hebt betaald. Je hebt dan als opdrachtgever slechts een gebruiksrecht (een licentie), wat je flexibiliteit enorm kan inperken. Zorg er dus voor dat het opstellen van een contract dit gevoelige punt duidelijk en correct afhandelt.

Arbeidsovereenkomst versus opdrachtovereenkomst: de verschillen op een rij

Niet elke professionele samenwerking giet je in hetzelfde juridische vat. Bij het opstellen van een contract is het cruciaal dat je het juiste type kiest. De twee meest voorkomende vormen zijn de arbeidsovereenkomst en de overeenkomst van opdracht (OVO), die laatste wordt vooral door zzp'ers en freelancers gebruikt.

Het échte verschil zit ‘m in één woord: gezagsverhouding.

Is er sprake van gezag? Dan kan de werkgever instructies geven over hoe het werk gedaan moet worden. De werknemer is dan ondergeschikt. Bij een overeenkomst van opdracht ontbreekt die gezagsverhouding. De opdrachtnemer is zelfstandig en bepaalt zelf de aanpak om tot het afgesproken resultaat te komen.

Het sluipende risico: schijnzelfstandigheid

Een verkeerde benaming van de relatie kan je duur komen te staan. Als de Belastingdienst oordeelt dat een opdrachtovereenkomst in de praktijk verdacht veel op een dienstverband lijkt, spreken we van schijnzelfstandigheid. En dat brengt serieuze fiscale en juridische risico’s met zich mee.

De opdrachtgever kan dan met terugwerkende kracht worden aangeslagen voor loonheffingen en sociale premies. Bovendien kan de 'zzp'er' plotseling aanspraak maken op werknemersrechten, zoals ontslagbescherming en doorbetaling bij ziekte. Een financiële nachtmerrie.

Een heldere overeenkomst is stap één, maar de praktijk is koning. Behandel je een zzp'er als een medewerker – met vaste werktijden, specifieke instructies en verplichte aanwezigheid op kantoor – dan creëer je ondanks een perfecte OVO alsnog een risico op schijnzelfstandigheid.

Je ziet de arbeidsmarkt ook verschuiven. In het vierde kwartaal van 2024 was ongeveer 27 procent van de werkenden in Nederland flexibel werkzaam, een daling ten opzichte van het jaar ervoor. Tegelijkertijd steeg het aantal vaste contracten, waardoor 56 procent van de werkenden een vaste baan had. Meer over deze trends naar meer zekerheid op de arbeidsmarkt vind je bij TNO. Deze cijfers onderstrepen alleen maar hoe belangrijk het is om de juiste contractvorm te kiezen.

Wanneer kies je wat?

De keuze tussen een arbeidsovereenkomst en een OVO hangt volledig af van het werk en de relatie die je wilt aangaan.

• Arbeidsovereenkomst: Dit is de standaard voor structurele, geïntegreerde functies. Denk aan een marketingmanager, een administratief medewerker of een softwareontwikkelaar die fulltime in een team meedraait. Continuïteit en de gezagsverhouding zijn hier de sleutelwoorden.
• Overeenkomst van opdracht (OVO): Perfect voor specifieke, afgebakende projecten waar specialistische kennis voor nodig is. Je huurt bijvoorbeeld een fotograaf in voor een productshoot, een jurist voor een specifiek advies of een copywriter voor je website. De focus ligt op het wat (het resultaat), niet op het hoe.

Om je te helpen de juiste keuze te maken, heb ik de belangrijkste verschillen hieronder voor je op een rijtje gezet.

De juiste contractkeuze is het fundament van een gezonde zakelijke relatie. Het beschermt niet alleen de opdrachtgever, maar ook de uitvoerende partij, en voorkomt juridische en financiële hoofdpijn achteraf.

De roep om vaste contracten: wat betekent dit voor jou als ondernemer?

Je merkt het vast ook: de arbeidsmarkt is flink in beweging. Zowel werknemers als werkgevers snakken naar meer stabiliteit en zekerheid, en dat zie je direct terug in een groeiende voorkeur voor vaste contracten. Dit is geen toevallige trend, maar een logische reactie op de krapte en de sterke wens om goed personeel aan boord te houden.

Deze ontwikkeling is vooral sterk in de sectoren waar de nood het hoogst is. Zo nam het aantal vaste contracten bij de overheid toe met maar liefst 71.000 en in de zorg met 60.000. In het tweede kwartaal van 2024 telde Nederland al meer dan 5,5 miljoen vaste aanstellingen. Wil je meer weten over deze stijging in vaste contracten? Het is een verschuiving die de hele economie raakt.

Talent binden? Een vast contract is je beste troef

In de huidige krappe arbeidsmarkt is een vast contract een van de krachtigste instrumenten geworden om talent niet alleen aan te trekken, maar vooral ook te behouden. Werkgevers die dit slim aanpakken, begrijpen dat het aanbieden van een contract voor onbepaalde tijd op zichzelf niet altijd meer genoeg is. De meest succesvolle organisaties weten dit te combineren met andere, minstens zo belangrijke voorwaarden.

Wat doen zij anders? Ze investeren bijvoorbeeld in:

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden: Denk aan een solide pensioenregeling, een persoonlijk opleidingsbudget of écht flexibele werktijden. Dit soort extra’s geven een vast contract veel meer waarde.
• Duidelijke doorgroeimogelijkheden: Een helder carrièrepad binnen je bedrijf biedt werknemers het langetermijnperspectief waar ze naar op zoek zijn.
• Een positieve en gezonde werkcultuur: Laten we eerlijk zijn, een prettige werkomgeving is vaak net zo doorslaggevend als de contractvorm zelf.

Deze elementen versterken de aantrekkingskracht van die vaste aanstelling enorm en helpen het personeelsverloop te verminderen. Het opstellen van een contract is dus veel meer dan een juridische formaliteit; het is een verlengstuk van je hele wervingsstrategie.

Door de zekerheid van een vast contract te combineren met concrete ontwikkelingskansen en een prettige werksfeer, creëer je een totaalpakket dat talent niet alleen aantrekt, maar ook duurzaam aan je organisatie bindt. Het is de meest effectieve manier om te concurreren in de huidige arbeidsmarkt.

Hoe je standaardcontracten omvormt tot een magneet voor talent

Die groeiende vraag naar zekerheid betekent dat je als ondernemer kritisch naar je eigen standaardcontracten moet kijken. Een basisovereenkomst is prima, maar de details maken het échte verschil. Het contract moet niet alleen juridisch waterdicht zijn, maar ook de waarden en beloftes van jouw bedrijf uitstralen.

Hoe maak je een standaardcontract aantrekkelijker? Je kunt overwegen om de volgende clausules toe te voegen of extra te benadrukken:

1. Een studiekostenbeding: Een clausule waarin je vastlegt dat je als werkgever investeert in de ontwikkeling van de werknemer. Vaak koppel je hier afspraken aan over terugbetaling bij een snel vertrek, maar het toont bovenal jouw commitment.
2. Een concurrentie- en relatiebeding: Hoewel je hier voorzichtig mee moet zijn, kunnen deze bedingen in een vast contract een gevoel van wederzijdse investering en bescherming geven. Het laat zien dat je de relatie serieus neemt.
3. Een bonus- of winstdelingsregeling: Het opnemen van een variabele beloning is een krachtige stimulans. Het toont waardering voor de directe bijdrage die een medewerker levert aan het succes van je bedrijf.

Door dit soort elementen slim te integreren, transformeer je een standaardcontract van een noodzakelijk document naar een strategisch instrument dat perfect aansluit bij de wensen van de moderne werknemer.

Voorbereiden op toekomstige wetswijzigingen

Het arbeidsrecht is constant in beweging. Als werkgever is het cruciaal om niet alleen de huidige regels te kennen, maar ook vooruit te kijken. Proactief je contracten opstellen voorkomt dat je plotseling moet bijsturen wanneer nieuwe wetgeving van kracht wordt. Het geeft je de rust en de tijd om je organisatie en je templates zorgvuldig aan te passen.

De politiek richt zich steeds meer op het verstevigen van de positie van flexwerkers. Een duidelijk signaal hiervan is de recente conceptwetgeving die de arbeidsmarkt fundamenteel wil hervormen. Deze veranderingen gaan een directe impact hebben op hoe jij contracten opstelt en beheert.

Grote veranderingen op komst

De meest in het oog springende wijziging is het uitfaseren van nulurencontracten. De verwachting is dat deze worden vervangen door vaste basiscontracten, waarbij een werknemer recht heeft op een minimumaantal gegarandeerde uren.

Daarnaast wordt de ketenregeling voor tijdelijke contracten aangescherpt. Nu kan na een reeks van drie tijdelijke contracten of een periode van drie jaar, na een pauze van zes maanden, opnieuw een tijdelijk contract worden aangeboden. Het plan is om deze onderbrekingsperiode aanzienlijk te verlengen. Lees meer over de verwachte arbeidsrechtelijke ontwikkelingen voor 2025 om een compleet beeld te krijgen van wat er speelt.

Hoe je je nu al kunt voorbereiden

Wachten tot de wet definitief is, is een reactieve strategie die je onnodig onder druk zet. Slimme ondernemers en HR-managers beginnen nu al met de voorbereidingen. Zo zorg je voor een soepele overgang en identificeer je eventuele knelpunten vroegtijdig.

Wat kun je nu al concreet doen?

• Inventariseer je huidige contracten: Breng in kaart hoeveel nuluren- en oproepcontracten je hebt. Duik in de werkpatronen van deze medewerkers over de afgelopen 12 maanden. Deze data is goud waard om straks een realistisch basiscontract aan te bieden.
• Analyseer je ketenregeling: Kijk welke medewerkers het einde van hun contractenreeks naderen. Onder de nieuwe regels zou een vaste aanstelling wellicht eerder in beeld komen dan je nu denkt.
• Update je contracttemplates: Begin met het opstellen van concept-basiscontracten die de nulurencontracten kunnen vervangen. Denk na over een eerlijk minimumaantal uren dat past bij de functie en de te verwachten werkdruk.

Door nu al je flexibele schil te analyseren en de impact van de voorgestelde wijzigingen te berekenen, ben je de concurrentie een stap voor. Je transformeert een wettelijke verplichting in een strategische kans om je personeelsbestand te versterken en onrust te voorkomen.

Een praktische tip van een HR-manager bij een middelgroot retailbedrijf: start alvast gesprekken met medewerkers op een nulurencontract. Vraag hen naar hun wensen op het gebied van baanzekerheid en uren. Deze input is van onschatbare waarde bij het vormgeven van nieuwe, toekomstbestendige contracten.

Door deze proactieve stappen te zetten, zorg je ervoor dat het opstellen van een contract niet alleen voldoet aan de wet van vandaag, maar ook klaar is voor de wet van morgen. Je toont goed werkgeverschap en bouwt aan een stabielere, meer betrokken organisatie.

Veelgestelde vragen over contract opstellen

Bij het opstellen van een contract komen vaak dezelfde vragen bovendrijven. Zeker als je geen juridische achtergrond hebt, kunnen bepaalde concepten wat abstract of ingewikkeld lijken. Daarom behandelen we hieronder de meest voorkomende vragen, zodat je met meer vertrouwen en kennis van zaken aan de slag kunt.

Kan ik zelf een contract opstellen?

Voor de meer gangbare, relatief eenvoudige overeenkomsten kun je prima zelf aan de slag. Denk aan een basis freelancecontract of een simpele huurovereenkomst. Je kunt hierbij betrouwbare sjablonen als vertrekpunt gebruiken, maar de sleutel tot succes is dat je elke clausule die je opneemt volledig begrijpt. Je moet de consequenties ervan kunnen overzien.

Echter, zodra de belangen groter worden of de materie complexer is, wordt het inschakelen van een jurist al snel een verstandige investering. Dit geldt met name in situaties zoals:

• Complexe intellectuele eigendomsrechten: Wie is de eigenaar van een uitvinding, een creatief concept of een stuk software?
• Grote financiële belangen: Contracten rond bedrijfsovernames, forse investeringen of langdurige, kostbare projecten.
• Internationale contracten: Welk recht is van toepassing en welke rechter is bevoegd als er een geschil ontstaat tussen partijen uit verschillende landen?

In deze gevallen kan een kleine onzorgvuldigheid in de formulering enorme financiële of juridische gevolgen hebben. Het advies van een expert is dan geen kostenpost, maar een investering die zichzelf snel terugverdient.

Wat is het verschil tussen nietig en vernietigbaar?

Deze twee termen worden vaak door elkaar gehaald, maar ze hebben een fundamenteel andere juridische betekenis. Het is cruciaal om het onderscheid te kennen.

Een nietig contract wordt geacht juridisch gezien nooit te hebben bestaan. Het is vanaf het begin direct ongeldig, zonder dat iemand daar actie voor hoeft te ondernemen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de overeenkomst in strijd is met de wet of de openbare orde, zoals een contract om een illegale handeling uit te voeren.

Een vernietigbaar contract is daarentegen in eerste instantie wél geldig. Het blijft geldig totdat een van de partijen het actief ongeldig laat verklaren. De benadeelde partij moet dus bewust een stap zetten om het contract te laten vernietigen. Dit kan bijvoorbeeld als een contract tot stand is gekomen onder dwang, bedrog of dwaling.

Een nietige overeenkomst is als een puzzelstuk dat nooit heeft gepast; het is inherent ongeldig. Een vernietigbare overeenkomst is een stuk dat wel past, maar onder valse voorwendselen in de puzzel is gelegd en er weer uitgehaald kan worden.

Hoe zorg ik voor een rechtsgeldig digitaal contract?

In de moderne zakenwereld is het digitaal ondertekenen van documenten de norm. Een digitaal contract is in principe volledig rechtsgeldig, op voorwaarde dat de methode van ondertekenen voldoende betrouwbaar is. Dit betekent dat zowel de identiteit van de ondertekenaar als de integriteit van het document (de zekerheid dat er niets aan is veranderd) gewaarborgd moeten zijn.

Voor de meeste overeenkomsten volstaat een gewone elektronische handtekening. Dit kan een ingescande handgeschreven krabbel zijn of een handtekening gezet met software zoals DocuSign. De bewijskracht hiervan is relatief vrij, wat inhoudt dat een rechter per geval de waarde ervan beoordeelt.

Voor extra zekerheid, met name bij contracten met een hoog risico of grote financiële waarde, kun je beter kiezen voor een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze wordt gezet met een speciaal certificaat en heeft wettelijk gezien exact dezelfde bewijskracht als een traditionele, natte handtekening. Dit biedt de hoogste mate van juridische zekerheid.