Quiet quitting herkennen en aanpakken: een juridische gids voor werkgevers

'Quiet quitting' is meer dan een modeterm. Het beschrijft een werknemer die zich strikt aan zijn contract houdt, maar geen millimeter extra inzet toont. Voor u als werkgever is het cruciaal dit fenomeen niet alleen te herkennen, maar ook juridisch correct aan te pakken. Een verkeerde aanpak kan leiden tot productiviteitsverlies, een verslechterde werksfeer en kostbare juridische complicaties.

Wat quiet quitting juridisch betekent voor uw organisatie

'Quiet quitting', of 'stille werkverlating', is een serieus risico voor Nederlandse bedrijven. Het gaat over de bewuste keuze van een werknemer om de spreekwoordelijke extra mile niet meer te lopen. Ze doen hun werk, maar de proactieve houding, de creatieve ideeën en de bereidheid om een collega te helpen, zijn verdwenen.

Dit gedrag is vaak een symptoom van dieperliggende problemen, zoals een te hoge werkdruk, een gebrek aan erkenning of onduidelijke doorgroeimogelijkheden.

Wanneer u deze signalen negeert, kunnen de gevolgen verder reiken dan alleen een productiviteitsdip. De impact kan zich uitstrekken tot:

• Verstoorde teamdynamiek: De terughoudendheid van één werknemer kan de werkdruk voor de rest van het team verhogen en de algehele moraal ondermijnen.

• Verminderde klanttevredenheid: Een gebrek aan betrokkenheid sijpelt onvermijdelijk door in de kwaliteit van uw dienstverlening.

• Juridische complicaties: Wat begint als verminderde inzet, kan uitgroeien tot een complex dossier rondom disfunctioneren of zelfs een verstoorde arbeidsrelatie.

De omvang van het probleem in Nederland

Nederland stond bekend om zijn hoge arbeidsbetrokkenheid, maar sinds 2022 is er een duidelijke verschuiving. De Randstad Workmonitor van 2023 laat zien dat 19% van de Nederlandse werknemers zichzelf ziet als een 'quiet quitter'.

Een analyse van vacaturesite Indeed stelt zelfs dat 26% van de werknemers in Nederland zich beperkt tot het hoognodige. Dit betekent dat potentieel één op de vier werknemers in deze risicozone zit. Deze trend, die steeds meer op Amerikaanse verhoudingen lijkt, vormt een reëel bedrijfsrisico.

Quiet quitting is zelden luiheid. Het is vaak een reactie op een werkomgeving die niet meer aansluit bij de behoeften van een werknemer. Zie het als een stille roep om aandacht die u als werkgever serieus moet nemen.

De connectie met goed werkgeverschap

Juridisch raakt quiet quitting de kern van uw plicht tot 'goed werkgeverschap', vastgelegd in artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek. Deze plicht houdt in dat u moet zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving en oog moet hebben voor het welzijn van uw personeel.

Wanneer de eerste signalen van teruggetrokken gedrag worden genegeerd, kan dit overgaan in frequent, kortdurend ziekteverzuim. Het onderscheid tussen een zieke werknemer en een 'quiet quitter' is een juridisch dunne lijn die een zorgvuldige aanpak vereist. In ons artikel over de juridische verschillen tussen een zieke werknemer en een quiet quitter gaan we hier dieper op in. Een proactieve aanpak is dus niet alleen goed voor de bedrijfscultuur, maar ook essentieel om juridische risico’s te beperken.

Praktische signalen van quiet quitting op de werkvloer

Quiet quitting is vaak een sluipend proces. Het begint zelden met een plotselinge weigering om te werken, maar met een subtiele verschuiving in gedrag en houding. Het herkennen van die signalen vraagt om een scherpe, objectieve blik op concreet gedrag.

De uitdaging is dat de werknemer formeel nog steeds doet wat er gevraagd wordt. De deadlines worden gehaald, het werk voldoet technisch aan de eisen. Juist daarom moet u als leidinggevende of HR-professional verder kijken dan de basale prestaties.

Veranderingen in betrokkenheid en initiatief

Een duidelijke indicator is een merkbare afname in proactiviteit. Waar een werknemer voorheen actief meedacht, blijft het nu stil. Dit ziet u terug in concrete situaties.

• Passiviteit in vergaderingen: De werknemer zit erbij, maar draagt niet bij. Geen kritische vragen, geen nieuwe invalshoeken.

• Geen eigenaarschap tonen: Problemen worden gesignaleerd, maar daar blijft het bij. De houding verandert van proactief meedenken naar reactief afwachten.

• Geen interesse in ontwikkeling: Ambitie voor nieuwe trainingen, cursussen of projecten buiten de directe comfortzone verdwijnt.

Deze gedragsveranderingen zijn feitelijk waarneembaar. Documenteer ze objectief. Noteer bijvoorbeeld specifieke vergaderingen waarin de werknemer, anders dan voorheen, geen bijdrage leverde.

Strikte afbakening van taken en tijd

Een ander klassiek signaal is het rigide vasthouden aan de letterlijke functieomschrijving en werktijden. De flexibiliteit maakt plaats voor een strikt transactionele werkrelatie.

Denk hierbij aan:

• 'Dat staat niet in mijn functiebeschrijving': Taken die net buiten het vaste pakket vallen, worden consequent geweigerd.

• Stipt om vijf uur de laptop dicht: Onbereikbaar buiten afgesproken uren, zelfs als een project een laatste inspanning vraagt om een cruciale deadline te halen.

• Minimale communicatie: E-mails worden kortaf beantwoord. Het informele gesprek bij de koffieautomaat verdwijnt.

Het gaat hier niet om het recht op een gezonde werk-privébalans. Het draait om de plotselinge en rigide verandering in gedrag, waarbij elke vorm van flexibiliteit of collegialiteit verdwijnt.

Sociaal terugtrekken en frequent verzuim

Quiet quitting heeft ook een sociale component. Werknemers die mentaal afhaken, trekken zich vaak terug uit het sociale leven op kantoor. Bedrijfsuitjes worden overgeslagen, ze lunchen alleen en vermijden informele contactmomenten.

Daarnaast is er een duidelijke link met verzuim. Experts waarschuwen dat werknemers die 'quiet quitten' zich vaker kortdurend ziek melden. Bijna 30% van de HR-professionals ziet deze minimale werkethiek regelmatig terug. Dit legt een directe verantwoordelijkheid bij u als werkgever. Uw zorgplicht en re-integratieverplichtingen vereisen een snelle en gedocumenteerde aanpak. Lees meer over de recente observaties van HR-professionals in Nederland.

Het is cruciaal deze signalen objectief vast te leggen. Een goed opgebouwd dossier is geen voorbereiding op ontslag, maar een solide basis voor een constructief gesprek en een eventueel verbetertraject.

De juridisch correcte gespreksaanpak

U heeft de signalen opgevangen en objectief gedocumenteerd. Nu komt het aan op het gesprek. De manier waarop u dit aanpakt, is cruciaal en kan het verschil maken tussen herstel en een onherstelbaar verstoorde arbeidsrelatie. Een goede voorbereiding is geen luxe, maar een juridische noodzaak.

Het doel van het eerste gesprek is niet confronteren, maar diagnosticeren. U wilt op een open manier ontdekken waar het gedrag vandaan komt. Pas als u de oorzaak kent – werkdruk, gebrek aan waardering, of iets in de privésfeer – kunt u naar een oplossing toewerken.

De voorbereiding: een solide basis leggen

Een onvoorbereid gesprek verzandt snel in een welles-nietesdiscussie. Een gedegen voorbereiding rust op drie pijlers:

1. Verzamel feitelijke voorbeelden: Pak uw documentatie erbij. Noteer concrete situaties. Zeg niet: "Je bent minder betrokken." Zeg wel: "Tijdens de projectvergadering op 15 maart stelde je, anders dan voorheen, geen vragen en deelde je geen input over het marketingplan." Dat is feitelijk en nodigt uit tot een gesprek.

2. Bepaal uw doel: Wat wilt u bereiken? Idealiter is dat het herstellen van de motivatie en het maken van heldere afspraken. Formuleer dit scherp voor uzelf.

3. Kies de juiste setting: Plan het gesprek in een neutrale, vertrouwelijke ruimte. Neem er de tijd voor; een gehaast gesprek is zelden productief.

De kracht van een goed gesprek zit in de voorbereiding. Het verzamelen van concrete, feitelijke voorbeelden is de enige manier om van een subjectief 'gevoel' naar een objectief, bespreekbaar onderwerp te gaan. Dit vormt de fundering voor eventuele verdere juridische stappen.

De structuur van het gesprek

Een succesvol gesprek volgt een logische opbouw. De grootste fout is beginnen met een beschuldiging. Daarmee slaat de deur direct dicht.

Een betere aanpak is de ik-boodschap, gebaseerd op uw observaties: "Ik maak me een beetje zorgen. Het valt me op dat je de laatste tijd wat stiller bent in vergaderingen. Ik wil graag van je horen hoe het met je gaat en of er iets is waar ik bij kan helpen."

Gebruik daarna open vragen:

• "Hoe ervaar jij de werkdruk op dit moment?"

• "Loop je tegen bepaalde zaken aan in je werk?"

• "Mis je iets in je huidige rol?"

De sleutel is actief luisteren. Vat samen wat u hoort ("Dus als ik het goed begrijp, ervaar je…") en vraag door. Kom niet direct met oplossingen. Eerst de diagnose, dan de behandeling.

Do's en don'ts in het 'quiet quitting' gesprek

Dit gesprek vraagt om tact en juridisch bewustzijn. Een verkeerde opmerking kan averechts werken en een dossier tegen u opbouwen.

Do's en don'ts in het 'quiet quitting' gesprek

Een praktisch overzicht van communicatietechnieken die een gesprek constructief houden versus valkuilen die kunnen leiden tot een verstoorde arbeidsverhouding.

Het verschil zit in de nuance. Door feitelijk en open te blijven, houdt u de deur open voor een oplossing en bouwt u tegelijkertijd een sterk dossier op, mocht dat nodig zijn.

Afspraken vastleggen voor de toekomst

Een gesprek zonder concrete afspraken is zinloos. Sluit af door de belangrijkste punten samen te vatten en duidelijke, meetbare vervolgstappen af te spreken. Leg deze afspraken schriftelijk vast in een gespreksverslag en laat de werknemer dit voor akkoord of voor gezien ondertekenen.

Dit verslag is van onschatbare waarde. Het dient als bewijs van uw inspanningen als goed werkgever en is een onmisbaar document als een formeel verbetertraject onvermijdelijk wordt. Wees specifiek: noteer niet "meer initiatief tonen", maar "in de volgende twee projectmeetings minimaal één concreet verbetervoorstel aandragen".

Een effectief verbetertraject opzetten

Hebben informele gesprekken niet geleid tot de gewenste verandering? Dan is het tijd voor een formele stap: het verbetertraject. Zie dit als een gestructureerde kans voor de werknemer om, met uw actieve steun, zijn functioneren te verbeteren. Juridisch is dit een sleutelfase. Een kantonrechter zal een slordig of onvolledig traject bij een eventuele ontslagzaak direct van tafel vegen.

De basis van een sterk verbetertraject is glashelderheid. Vage doelen als "meer betrokkenheid tonen" zijn juridisch waardeloos. U moet werken met concrete, meetbare en haalbare doelstellingen. De SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) is hier geen managementterm, maar een juridische noodzaak.

Deze visuele gids toont de fundamentele stappen in de aanpak van een gesprek, de voorloper van een formeel traject.

Elke stap—voorbereiden, het gesprek zelf en het vastleggen—vormt een bouwsteen voor een eventueel later, formeler verbetertraject.

De bouwstenen van een waterdicht traject

Een verbetertraject dat standhoudt in de rechtbank, bestaat uit een aantal vaste componenten. Het startpunt is een gedetailleerd verbeterplan.

Hierin legt u vast:

• Concrete kritiekpunten: Wees specifiek en verwijs naar voorbeelden uit uw eerdere documentatie. Dus niet "de communicatie is slecht", maar "op datum X en Y heb je de projectstatus niet tijdig gecommuniceerd aan team Z, wat leidde tot gevolg A."

• De SMART-doelen: Vertaal elk kritiekpunt naar een helder verbeterdoel. Bijvoorbeeld: "Binnen zes weken levert de werknemer wekelijks op maandagochtend voor 10:00 uur een schriftelijke update over de voortgang van project X."

• De geboden ondersteuning: U heeft een actieve rol. Bied concrete hulp aan, zoals extra begeleiding, een specifieke training of coaching. Noteer dit expliciet in het plan.

• Looptijd en evaluatiemomenten: Een traject heeft een duidelijke begin- en einddatum. Een termijn van drie tot zes maanden is gebruikelijk. Plan vaste evaluatiemomenten in, bijvoorbeeld elke twee weken.

De kern van een succesvol verbetertraject is niet alleen het signaleren van tekortkomingen, maar juist het actief aanbieden van de middelen en ondersteuning die nodig zijn om verbetering mogelijk te maken. De rechter toetst streng of u als werkgever uw uiterste best heeft gedaan om de werknemer te helpen.

De onmisbare rol van dossiervorming

Alles valt of staat met nauwgezette dossiervorming. Elk gesprek, elke afspraak, elke mail en elke evaluatie moet schriftelijk worden vastgelegd. Dit is geen kwestie van wantrouwen, maar van juridische zorgvuldigheid.

Zorg dat u van elk evaluatiegesprek een verslag maakt. Beschrijf daarin concreet wat er is besproken: welke vooruitgang is er geboekt? Waar loopt de werknemer nog tegenaan? Laat de werknemer dit verslag altijd lezen en vraag om een handtekening 'voor gezien', of stuur het per e-mail met ontvangstbevestiging. Weigert de werknemer te tekenen? Maak daar een notitie van op het verslag zelf.

Deze documentatie is uw bewijslast. Mocht het functioneren ondanks alle inspanningen niet verbeteren en een ontslagprocedure onvermijdelijk worden, dan toont dit dossier aan dat u een reële kans op verbetering heeft geboden. Zonder een sluitend dossier is een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren op voorhand kansloos.

Ontslag wegens disfunctioneren als laatste redmiddel

Wanneer gesprekken en een zorgvuldig verbetertraject geen resultaat opleveren, komt de meest drastische maatregel in zicht: het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Dit is nooit een lichte beslissing. 'Quiet quitting' dat is overgegaan in aantoonbaar disfunctioneren kan in het uiterste geval leiden tot een ontslagprocedure op basis van de zogenaamde ‘d-grond’.

Deze procedure, vastgelegd in artikel 7:669 lid 3 sub d BW, stelt extreem hoge eisen aan u als werkgever. U moet met een ijzersterk en compleet dossier bewijzen dat aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan. Een kantonrechter zal uw dossier met een vergrootglas bekijken.

De strikte vereisten voor ontslag op de d-grond

Voordat een kantonrechter een ontbindingsverzoek in overweging neemt, moet u aan een reeks cumulatieve eisen voldoen. 'Cumulatief' betekent: schiet u op één punt tekort, dan wordt het verzoek afgewezen.

De bewijslast ligt volledig bij u. U moet aantonen dat:

• Er sprake is van ongeschiktheid: De werknemer is objectief ongeschikt om het afgesproken werk uit te voeren, blijkend uit concrete, vastgelegde voorbeelden.

• De werknemer is geïnformeerd: U heeft de werknemer tijdig en helder laten weten dat zijn functioneren onder de maat is.

• Er is een reële kans op verbetering geboden: Dit is precies waar het zorgvuldig gedocumenteerde verbetertraject om de hoek komt kijken.

• Het disfunctioneren niet het gevolg is van externe factoren: De prestaties mogen niet te wijten zijn aan ziekte, gebreken aan uw kant (zoals slechte werkomstandigheden) of onvoldoende scholing.

Deze eisen zijn niet voor niets zo streng. Het ontslagrecht beschermt de werknemer tegen een lichtvaardige beëindiging van het dienstverband.

Een onvolledig dossier is het allergrootste risico in een ontslagprocedure wegens disfunctioneren. Het is de meest voorkomende reden waarom kantonrechters een ontbindingsverzoek afwijzen.

De herplaatsingsverplichting als laatste horde

Zelfs als u aan alle bovenstaande eisen voldoet, bent u er nog niet. Er rust een actieve herplaatsingsverplichting op u. Dit houdt in dat u serieus moet onderzoeken of er binnen een redelijke termijn een andere, passende functie voor de werknemer te vinden is binnen uw bedrijf.

Een ‘passende functie’ is werk dat aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. U moet kunnen aantonen dat er echt geen mogelijkheden zijn. Simpelweg stellen dat er geen vacatures zijn, is zelden voldoende.

De risico’s van een gebrekkig dossier

De gang naar de kantonrechter met een onvolledig dossier kan desastreuze gevolgen hebben.

Wat kan er gebeuren bij een zwak dossier?

1. Afwijzing van het ontbindingsverzoek: De arbeidsovereenkomst blijft in stand, maar de werkrelatie is vaak al onherstelbaar verstoord.

2. Toekenning van een hoge billijke vergoeding: Zelfs als de rechter de arbeidsovereenkomst toch ontbindt, kan hij een hoge billijke vergoeding toekennen bovenop de transitievergoeding. Dit gebeurt als de rechter oordeelt dat u als werkgever ernstig verwijtbaar heeft gehandeld, bijvoorbeeld door geen fatsoenlijk verbetertraject aan te bieden.

De conclusie is helder: een ontslagprocedure op basis van disfunctioneren is een juridisch mijnenveld. Het is een allerlaatste redmiddel na een zorgvuldig, goed gedocumenteerd en eerlijk traject.

Strategieën om quiet quitting proactief te voorkomen

De beste manier om met quiet quitting om te gaan, is het een stap voor te zijn. Reageren met gesprekken en verbetertrajecten is nodig als het vuurtje al smeult. Een proactieve aanpak voorkomt dat de voedingsbodem voor demotivatie überhaupt ontstaat.

Dit vraagt om een investering in een gezonde werkcultuur, gebaseerd op goed werkgeverschap. Het fundament? Helderheid, groei en waardering.

Duidelijkheid vanaf de start

Alles begint met de juiste verwachtingen. Een vage functieomschrijving of gouden bergen beloven tijdens een sollicitatie is een recept voor teleurstelling.

Zorg daarom voor:

• Heldere functieprofielen: Beschrijf niet alleen taken, maar ook verantwoordelijkheden en de plek in het team.

• Realistische verwachtingen: Wees eerlijk over de uitdagingen en de minder flitsende kanten van een functie.

• Duidelijke doelen: Zorg dat iedereen weet wat er wordt verwacht en hoe hun werk bijdraagt aan de bedrijfsdoelen.

Investeren in groei en perspectief

Het gevoel stil te staan is een enorme trigger voor quiet quitting. Werknemers willen vooruit.

Denk breder dan alleen promotie:

• Opleidingsbudgetten: Geef mensen de middelen om nieuwe vaardigheden op te doen.

• Interne mobiliteit: Maak het mogelijk om eens mee te draaien op een andere afdeling.

• Regelmatige gesprekken over ambities: Plan naast functioneringsgesprekken ook gesprekken in die puur over de toekomst gaan.

Waardering is de brandstof voor motivatie. Een simpel, oprecht compliment kan meer impact hebben dan een jaarlijkse bonus. Maak waardering een vast onderdeel van de dagelijkse omgang.

Waardering en een gezonde werkbalans

Erkenning voor wat iemand doet en respect voor de grens tussen werk en privé zijn cruciaal. Een cultuur waarin overwerken de norm is, leidt tot burn-outs en werknemers die mentaal afhaken.

Let daarom op:

• Manage de werkdruk: Grijp in als een team structureel onder te hoge druk staat.

• Respecteer vrije tijd: Stop met de verwachting dat mensen 's avonds bereikbaar moeten zijn. Geef als leidinggevende het goede voorbeeld.

• Creëer een positieve teamdynamiek: Een goede sfeer onder collega’s is een enorme buffer tegen werkstress. Het organiseren van uitgebreide ideeën voor teamuitjes kan wonderen doen voor de betrokkenheid.

Door proactief te investeren in deze aspecten van goed werkgeverschap, bouwt u aan een veerkrachtige organisatie waar quiet quitting minder kans krijgt, omdat werknemers zich verbonden voelen met hun werk, collega’s en het bedrijf.

Brandende vragen over quiet quitting

Als werkgever zit u ongetwijfeld met vragen. Quiet quitting is een grijs gebied, en de juridische kant is niet altijd helder. Hieronder geef ik antwoord op de meest gestelde vragen uit de praktijk.

Is 'quiet quitting' een geldige reden voor ontslag?

Nee, de term ‘quiet quitting’ is op zichzelf geen wettelijke ontslaggrond. Juridisch bestaat de term niet. Het onderliggende gedrag kan echter wél leiden tot een disfunctioneringsdossier als een werknemer zijn kerntaken objectief niet meer naar behoren uitvoert. De bewijslast ligt dan 100% bij u als werkgever. U moet kunnen aantonen dat u een volledig en zorgvuldig verbetertraject hebt doorlopen. Zonder dat maakt u bij de rechter geen kans.

Wat is het verschil tussen quiet quitting en werkweigering?

Dit onderscheid is cruciaal. Bij quiet quitting doet een werknemer precies wat er in de functieomschrijving staat, maar niet meer. Er is geen sprake van het negeren van een concrete opdracht. Werkweigering is het bewust negeren van een redelijke werkinstructie zonder geldige reden. Dit is een veel ernstiger vergrijp dat direct kan leiden tot disciplinaire maatregelen, zoals een officiële waarschuwing of zelfs ontslag op staande voet.

Mag ik een werknemer aanspreken op een gebrek aan 'extra inzet'?

Ja, een open gesprek voeren over betrokkenheid en motivatie is een kernonderdeel van goed werkgeverschap. U kunt juridisch echter niet eisen dat iemand structureel meer doet dan contractueel is vastgelegd. Het doel van het gesprek is niet om overwerk af te dwingen, maar om te achterhalen waarom de betrokkenheid verminderd is. Alleen dan kunt u naar een echte oplossing zoeken.

Hoe bouw ik een dossier op zonder de privacy van de werknemer te schenden?

Dossieropbouw is een balanceeract. U moet zorgvuldig te werk gaan en u strikt houden aan feiten die direct te maken hebben met de werkprestaties.

• Documenteer objectief gedrag: Noteer concrete voorbeelden (datum, situatie, impact).

• Vermijd subjectieve aannames: Speculeer nooit over iemands privésituatie, gezondheid of mentale toestand. Aantekeningen als "lijkt depressief" zijn uit den boze.

• Bespreek uw observaties: Deel uw observaties altijd eerst met de werknemer zelf en leg de gespreksverslagen vast. Dit geeft de werknemer de kans om te reageren en voorkomt dat u een 'geheim' dossier aanlegt, iets wat in een juridische procedure tegen u kan werken.

Heeft u te maken met een complexe situatie rondom disfunctioneren of dreigt een arbeidsconflict te escaleren? Het team van arbeidsrechtadvocaten van Law & More staat voor u klaar met praktisch en juridisch advies op maat. Neem vandaag nog contact op om uw casus te bespreken via https://lawandmore.nl.