Slechte beoordelingen als ontslaggrond – dossieropbouw anno 2025

Slechte beoordelingen kunnen een reden zijn voor ontslag, maar alleen als een werkgever een goed opgebouwd dossier heeft. Sinds de Wet werk en zekerheid in 2015 moeten werkgevers elk onderdeel van het ontslagproces netjes documenteren.

Dossieropbouw draait om het schriftelijk vastleggen van gesprekken, afspraken, beoordelingen en waarschuwingen die nodig zijn om een ontslag wegens disfunctioneren juridisch te onderbouwen. Zonder zo’n dossier maakt een werkgever nauwelijks kans bij de kantonrechter. Werkgevers moeten dus vanaf de eerste twijfels over functioneren alles vastleggen.

Veel ontslagprocedures lopen mis door een slecht dossier. Wie het proces serieus aanpakt, staat sterker in onderhandelingen.

Slechte beoordelingen als ontslaggrond: betekenis en actualiteit

Slechte beoordelingen spelen een grote rol bij ontslag wegens disfunctioneren. Het arbeidsrecht stelt hoge eisen aan de onderbouwing van zulke beoordelingen.

Definitie van slechte beoordelingen

Een slechte beoordeling betekent dat een werkgever vindt dat een werknemer niet goed functioneert. Zo’n beoordeling kan er op verschillende manieren uitzien.

Veelvoorkomende redenen zijn:

• Kwantitatieve tekortkomingen: Werkvoorraad niet aankunnen
• Kwalitatieve problemen: Werk onder de norm leveren
• Gedragskwesties: Slechte omgang met klanten of collega’s
• Tijdmanagement: Regelmatig te laat of vaak afwezig

Meestal zet de werkgever zo’n beoordeling in een gespreksverslag. Dat belandt vervolgens in het personeelsdossier.

Beoordelingen moeten wel objectief en meetbaar zijn. Vage bewoordingen maken het lastig om disfunctioneren echt te bewijzen.

Relevantie in het huidige arbeidsrecht

Het Nederlandse ontslagrecht accepteert disfunctioneren als ontslagreden. Toch is één slechte beoordeling niet genoeg.

Werkgevers moeten aan duidelijke voorwaarden voldoen:

De rechter kijkt of de werkgever deze stappen heeft gevolgd. Ontbreekt er documentatie of is er geen verbetertraject geweest, dan kan de rechter het ontslag ongeldig verklaren.

De werknemer krijgt recht op een transitievergoeding, tenzij er sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag. De hoogte hangt af van dienstjaren en salaris.

Juridische implicaties in 2025

In 2025 blijven de eisen voor ontslag wegens disfunctioneren streng. Rechters beoordelen dossiers kritisch op volledigheid en correcte procedures.

Er zijn wat ontwikkelingen:

• Strengere toetsing van objectiviteit
• Meer aandacht voor werkgerelateerde oorzaken
• Hogere bewijslast voor werkgevers

Werknemers halen vaker hun gelijk als het dossier niet op orde is. Dat betekent soms een hogere vergoeding of gewoon hun baan houden.

De maximale transitievergoeding is €94.000 bruto in 2025, of één jaarsalaris als dat hoger is.

Werkgevers investeren daarom meer in goede dossieropbouw. Dat bespaart gedoe en vergroot de kans op succes bij ontslag.

Dossieropbouw: essentieel bij ontslag op grond van disfunctioneren

Werkgevers moeten disfunctioneren aantonen bij een ontbindingsverzoek. In de praktijk wordt 72% van deze verzoeken afgewezen door een slecht dossier. Een goed dossier is dus echt de basis voor juridisch houdbaar ontslag.

Doel en belang van dossieropbouw

Dossieropbouw betekent simpelweg: alles over het functioneren van een werknemer vastleggen. Denk aan gespreksverslagen, beoordelingen en waarschuwingen in het personeelsdossier.

Het doel is om disfunctioneren met feiten te bewijzen. De rechter kijkt inhoudelijk naar het dossier bij een verzoek tot ontslag.

Essentiële elementen voor een sterk dossier:

• Duidelijke functieomschrijving met taken
• Verslagen van functioneringsgesprekken
• Beoordelingsformulieren met cijfers
• Klachten van collega’s of klanten
• Productieoverzichten en vergelijkingen

Zonder deze stukken kan een werkgever het disfunctioneren niet aantonen. Dan wijst de rechter het verzoek meestal af.

Wettelijke eisen aan dossieropbouw

De wet wil dat werkgevers disfunctioneren aannemelijk maken. Zeggen dat iemand niet functioneert, is niet genoeg.

De werknemer moet weten dat de werkgever ontevreden is. Regelmatige gesprekken zijn dus verplicht.

Wettelijke vereisten:

• Alles schriftelijk vastleggen
• Concrete verbeterafspraken (SMART-doelen)
• Op tijd feedback geven
• Een redelijk verbetertraject bieden

De arbeidsovereenkomst moet helder zijn over verwachtingen. Zonder duidelijke functie-eisen kun je disfunctioneren niet hardmaken.

Werkgevers moeten oppassen met tegenstrijdige signalen. Promoties of bonussen tijdens een verbetertraject maken het dossier zwakker.

Verschil tussen oude en nieuwe regels

Vroeger lag alles in papieren mappen. Nu werken de meeste bedrijven met digitale personeelsdossiers.

Wat is er veranderd?

• Digitale opslag van gesprekken en beoordelingen
• Automatische herinneringen voor gespreksrondes
• Gestructureerde formulieren voor beoordelingen
• Betere toegankelijkheid van dossierinfo

De rechter kijkt in 2025 strenger naar de kwaliteit van dossiers. Vage omschrijvingen of ontbrekende gesprekken werken tegen je.

HR-afdelingen gebruiken nu vaak checklists om leidinggevenden te helpen bij het opbouwen van een sterk dossier.

Praktische stappen voor een sterke dossieropbouw

Een goede dossieropbouw vraagt om systematische vastlegging van prestaties, gesprekken en waarschuwingen. Zo kan een werkgever duidelijk maken waarom ontslag nodig is.

Vastleggen van prestaties en tekortkomingen

Concrete prestatiemetingen zijn de basis. Leidinggevenden moeten voorbeelden opschrijven, met datum en context.

Goede documentatie bevat:

• Productiecijfers naast die van collega’s
• Klachten van klanten of collega’s
• Gemiste deadlines met data
• Kwaliteitsfouten en hoe vaak die voorkomen

Noteer elke tekortkoming meteen. “Functioneert slecht” zegt weinig—specifieke situaties maken het verschil.

Vergelijkingsmateriaal met andere werknemers maakt prestaties inzichtelijk. Zo kun je objectief aantonen dat iemand onder de norm presteert.

Het vastleggen van schriftelijke waarschuwingen

Formele waarschuwingen moeten altijd op papier staan. Zulke documenten zijn belangrijk bewijs voor de rechter.

Elke waarschuwing moet bevatten:

• Specifieke tekortkomingen met voorbeelden
• Verwachtingen voor verbetering
• Tijdslijn voor het verbetertraject
• Gevolgen als verbetering uitblijft

Laat de werknemer tekenen voor ontvangst. Wil hij niet tekenen, noteer dat dan met datum en eventueel een getuige.

Oplopende ernst in waarschuwingen laat zien dat de werkgever echt stappen heeft gezet. De eerste waarschuwing is nog mild, de volgende wordt strenger.

Systematische documentatie van gesprekken

Alle functioneringsgesprekken moet je documenteren. Dit geldt voor zowel reguliere gesprekken als tussentijdse evaluaties.

Verslagen bevatten altijd:

• Datum en aanwezigen
• Besproken onderwerpen
• Gemaakte afspraken
• Reactie van de werknemer

Na elk gesprek stuurt de leidinggevende een samenvatting naar de werknemer. Zo voorkom je later discussies over wat er precies is afgesproken.

Verbetertrajecten vragen om extra documentatie. Voortgangsgesprekken om de twee weken laten zien dat er echt begeleiding is geweest.

Elke stap leg je vast met concrete resultaten en feedback.

Het verbetertraject en begeleiding van de werknemer

Als een werkgever een verbetertraject start, moet hij duidelijke afspraken maken en actief begeleiden. Het traject heeft een plan nodig met meetbare doelen en passende ondersteuning.

Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan

Het verbeterplan vormt de basis van elk verbetertraject. De werkgever stelt concrete doelen op die binnen een bepaalde periode haalbaar zijn.

Een goed verbeterplan bevat:

• Specifieke verbeterpunten met heldere omschrijving van het probleem
• Meetbare doelen die je binnen drie tot zes maanden kunt halen
• Concrete acties die van de werknemer verwacht worden
• Evaluatiemomenten om tussentijds te beoordelen

De werkgever legt het plan schriftelijk vast. Zo blijft alles helder en voorkom je misverstanden.

Tijdens het traject voert de werkgever regelmatig gesprekken met de werknemer. Die gesprekken moeten vooral gericht zijn op verbetering, niet op straf.

Begeleidingsverplichtingen van de werkgever

De werkgever moet actief begeleiden tijdens het verbetertraject. Alleen een plan opstellen is echt niet genoeg voor een geldig ontslag.

De werkgever biedt coaching en ondersteuning die past bij de verbeterpunten. Dit kan direct door een leidinggevende, via een mentor, of zelfs met externe coaching als het ingewikkeld wordt.

Feedback geven hoort erbij. Die feedback moet op tijd, concreet en opbouwend zijn.

De werkgever legt alle begeleidingsactiviteiten vast. Daarmee laat hij zien dat hij zijn verplichtingen serieus neemt.

Scholing en arbeidsomstandigheden

Training en scholing zijn vaak nodig om het functioneren te verbeteren. De werkgever moet passende scholing aanbieden als dat bijdraagt aan de doelen.

Mogelijke scholingsvormen zijn:

• Vakinhoudelijke cursussen voor kennis
• Soft skills training voor communicatie of samenwerking
• Technische training voor nieuwe systemen

De werkgever bekijkt ook de arbeidsomstandigheden. Slechte omstandigheden kunnen het functioneren flink dwarszitten.

Dit betekent onder andere kijken naar:

• Werkdruk en planning
• Hulpmiddelen en apparatuur
• Teamwerk en samenwerking

Soms zijn aanpassingen nodig om het traject te laten slagen. De werkgever moet bereid zijn om die veranderingen door te voeren als het moet.

Rol van de rechter en toetsingscriteria bij ontslag

De rechter speelt een belangrijke rol bij de beoordeling van ontslag wegens disfunctioneren. Sinds 2015 kijkt de rechter veel strenger en wijst hij meer dan 80% van de ontslagzaken wegens disfunctioneren af.

Beoordeling van het personeelsdossier

De rechter begint met het personeelsdossier van de werkgever. Dat dossier moet duidelijk laten zien dat de werknemer niet goed functioneert.

Het dossier bevat:

• Concrete voorbeelden van slecht functioneren
• Gesprekken tussen werkgever en werknemer
• Verbeterplannen met heldere doelen
• Tijdslijnen van alle stappen

De werkgever moet bewijzen dat hij de werknemer gewaarschuwd heeft. Ook moet hij laten zien dat de werknemer kansen kreeg om zich te verbeteren.

Ontbreekt een goed dossier? Dan wijst de rechter het ontbindingsverzoek meestal af.

De procedure van een ontbindingsverzoek

De werkgever dient een ontbindingsverzoek in bij de kantonrechter. Deze procedure heeft vaste stappen.

De rechter kijkt naar vijf punten:

1. Is de werknemer ongeschikt voor zijn werk?
2. Komt de ongeschiktheid niet door ziekte of gebrek?
3. Heeft de werkgever de werknemer gewaarschuwd op tijd?
4. Kreeg de werknemer kansen om te verbeteren?
5. Is herplaatsing mogelijk in een andere functie?

Op alle vijf moet je “ja” kunnen antwoorden. Anders wijst de rechter het verzoek af.

De procedure duurt meestal een paar maanden. In die tijd werkt de werknemer gewoon door.

Uitkomsten en gevolgen van de rechterlijke toets

De rechter kan het verzoek toewijzen of afwijzen. Beide keuzes hebben grote gevolgen.

Als het verzoek wordt toegewezen:

• De arbeidsovereenkomst stopt
• De werkgever betaalt meestal een transitievergoeding
• Het ontslag gaat direct in

Bij afwijzing:

• De werknemer blijft gewoon in dienst
• De werkgever betaalt het salaris door
• Een nieuwe poging vraagt om nieuwe bewijzen

Werkgevers kunnen het later opnieuw proberen, maar dan moet er echt een beter dossier liggen.

De rechter let scherp op de zorgvuldigheid van de werkgever. Fouten in de procedure zorgen vaak voor een afwijzing.

Belangrijke aandachtspunten en tips voor werkgevers anno 2025

Werkgevers moeten in 2025 extra goed opletten bij het opbouwen van personeelsdossiers voor ontslagprocedures. Het draait om het voorkomen van juridische valkuilen, objectiviteit en slim gebruik van digitale systemen.

Valkuilen bij dossieropbouw voorkomen

De grootste fout? Pas beginnen met dossieropbouw als de problemen al spelen. Dat levert zwakke documentatie op die je bij de rechter niet redt.

Timing is alles. Werkgevers moeten vanaf dag één alles vastleggen wat relevant is. Dat geldt zeker voor functioneringsgesprekken en ontwikkelpunten.

Nog een valkuil: geen duidelijke functiebeschrijving. Zonder die basis kun je moeilijk aantonen dat iemand tekortschiet.

Let op deze valkuilen:

• Geen concrete voorbeelden bij negatieve beoordelingen
• Te korte beoordelingsperiode
• CAO-regels over beoordelingen negeren
• Geen rekening houden met ziekte of andere externe factoren

Discriminatie ligt altijd op de loer. Beoordeel altijd op objectieve, werkgerelateerde criteria.

Handhaving van objectiviteit en zorgvuldigheid

Objectiviteit is echt essentieel bij elke beoordeling. Baseer je op meetbare prestaties en gedrag, niet op gevoel of persoonlijke voorkeur.

Wees concreet. Met vage opmerkingen als “functioneert slecht” kom je juridisch nergens. Beschrijf situaties, geef data, noem feitelijke voorbeelden.

De beoordelingsperiode moet lang genoeg zijn voor een eerlijk beeld. Meestal is dat minstens zes maanden tot een jaar, afhankelijk van de functie en de CAO.

Zorgvuldigheid betekent:

• Alles onderbouwen met voorbeelden
• Rekening houden met omstandigheden
• Kansen bieden voor verbetering
• Consistent blijven in je criteria

Het personeelsdossier moet alles bevatten, zowel positieve als negatieve punten. Alleen zo krijg je een compleet beeld.

Het gebruik van digitale personeelsdossiers

Digitale personeelsdossiers zijn handig, maar niet zonder risico’s. Werkgevers moeten zorgen voor goede beveiliging en strakke toegangscontrole.

Privacy blijft belangrijk. Alleen mensen die het echt nodig hebben mogen bij de gevoelige informatie kunnen. Zo voorkom je datalekken en juridische ellende.

Digitale systemen maken het makkelijker om alles op een rij te houden. Je zoekt snel op datum, onderwerp of naam, en ziet trends in prestaties.

Voordelen van digitale dossiers:

• Toegankelijk voor bevoegde gebruikers
• Automatische back-ups en archivering
• Snel zoeken en filteren
• Gestandaardiseerde formulieren en processen

Toch: maak regelmatig back-ups en zorg voor een noodplan bij systeemuitval. Verlies van belangrijke documenten kan een ontslagzaak zomaar onderuit halen.

Veelgestelde Vragen

Werkgevers en werknemers hebben vaak vragen over de juridische eisen voor dossieropbouw bij slechte beoordelingen. De rechtbank hanteert duidelijke criteria voor een geldig ontslagdossier en weegt persoonlijke omstandigheden altijd mee.

Wat houdt dossieropbouw precies in vanuit juridisch perspectief in 2025?

Dossieropbouw draait om het schriftelijk vastleggen van feiten die een eventueel ontslag kunnen onderbouwen. Het personeelsdossier verandert dan eigenlijk in een ontslagdossier.

De werkgever moet laten zien dat een werknemer niet aan de functie-eisen voldoet. Hij verzamelt daarvoor concrete voorbeelden en relevante documenten.

Elke keer dat je met een werknemer praat over het functioneren, leg je dat vast. Vaak is een korte notitie of een e-mailtje al genoeg als bewijs.

Welke concrete stappen moet een werkgever nemen voor een gedegen dossieropbouw bij ondermaats presterende werknemers?

Begin altijd met een heldere functie- en taakomschrijving. Zet er specifieke taken, verantwoordelijkheden en duidelijke afspraken in.

Functioneringsgesprekken horen erbij, en die moet je ook echt regelmatig voeren. Na elk gesprek voeg je een verslag toe aan het dossier.

Klachten van collega’s of klanten kunnen best krachtig zijn als bewijs. Ook productieoverzichten die de prestaties naast die van collega’s leggen, helpen enorm.

Een verbetertraject hoort SMART-doelstellingen te hebben. Leg vast waarom iemand niet voldoet en welke verbeterinstrumenten je inzet.

Hoe kan een werknemer zich verweren tegen een ontslag op basis van een negatief beoordelingsdossier?

Een werknemer kan het dossier zelf ter discussie stellen. Soms ontbreekt voldoende bewijs, of is een slechte beoordeling niet genoeg voor ontslag.

Hij kan zeggen dat de functie-eisen onduidelijk waren. De werkgever moet immers duidelijke verwachtingen hebben uitgesproken.

Als de werkgever zich tegenstrijdig gedraagt, bijvoorbeeld door promoties of salarisverhogingen te geven terwijl er problemen zijn, ondermijnt dat het dossier.

Zijn er nieuwe richtlijnen geïntroduceerd voor het gebruik van beoordelingsdossiers als ontslaggrond sinds 2023?

De basisregels voor dossieropbouw zijn eigenlijk niet veranderd. Werkgevers moeten nog altijd concreet bewijs leveren van disfunctioneren.

Een formele slechte beoordeling is trouwens niet per se nodig voor ontslag. Soms blijkt het disfunctioneren al uit andere documenten.

De werkgever moet de werknemer nog steeds een redelijke termijn en kans op verbetering bieden.

Op welke manier weegt de rechtbank persoonlijke omstandigheden mee bij beoordelingsgeschillen?

De rechtbank kijkt naar hoe lang iemand al in dienst is. Werknemers die er al jaren zitten, krijgen meestal een langere verbeterperiode.

Leeftijd en kansen op de arbeidsmarkt tellen mee. Voor oudere werknemers met weinig vooruitzichten is er extra bescherming.

Gezondheidsproblemen kunnen een rol spelen bij het functioneren. De werkgever moet echt nagaan of er misschien medische oorzaken zijn.

Ook de voorgeschiedenis telt. Iemand die altijd goed presteerde, verdient gewoon meer kans dan iemand die structureel ondermaats presteert.

Kan continu slecht presteren, ondanks waarschuwingen, als enige reden voor ontslag dienen?

Ja, structureel slecht presteren kan genoeg zijn voor ontslag. De werkgever moet de werknemer wel echt een kans geven om zich te verbeteren.

Hoe lang zo’n verbetertraject duurt, verschilt nogal. Bij simpel werk zijn een paar weken soms genoeg.

Bij ingewikkelder werk heb je vaak meer tijd nodig. Waarschuwingen moeten echt duidelijk maken wat de gevolgen zijn.

De werknemer moet snappen dat ontslag volgt als er geen verbetering komt. Het dossier moet laten zien dat de werkgever zijn best heeft gedaan.

Denk aan coaching, training of andere ondersteuning. Zulke stappen maken het verhaal sterker.