zieke werknemer of ‘quiet quitter’? de dunne lijn in het arbeidsrecht

Het onderscheid tussen een zieke werknemer en een ‘quiet quitter’ is een van de meest delicate, maar cruciale vraagstukken binnen het Nederlandse arbeidsrecht. De juridische en financiële gevolgen kunnen enorm zijn. Een zieke werknemer heeft namelijk wettelijk recht op loondoorbetaling en re-integratiebegeleiding. Een ‘quiet quitter’ daarentegen, functioneert mogelijk niet naar behoren, wat een compleet andere aanpak vergt. Die dunne lijn herkennen en correct handelen, is essentieel voor elke werkgever.

Waarom dit onderscheid zo belangrijk is

U herkent het signaal vast wel: een medewerker is merkbaar minder betrokken, de productiviteit neemt af. Is dit het begin van uitval door ziekte, wellicht door overbelasting? Of is het een bewuste keuze om enkel het hoognodige te doen? Precies die vraag vormt de kern van een complex dilemma dat grote gevolgen kan hebben voor uw organisatie.

De cijfers liegen er niet om. In 2024 meldde bijna 52% van de 8,1 miljoen werknemers in Nederland zich minstens één keer ziek. Dat zijn ruim 4,2 miljoen mensen. De gemiddelde verzuimduur is 17,1 werkdagen en de kosten kunnen oplopen tot ver boven de €400 per dag per werknemer. Daarmee is ziekteverzuim een enorme economische factor. De totale kosten voor de Nederlandse economie kwamen in 2024 neer op circa €28,5 miljard. Voor meer details over deze cijfers kunt u het trendrapport over ziekteverzuim raadplegen.

Deze gids duikt diep in dit vraagstuk en biedt u een helder, praktisch stappenplan. We leggen de juridische kaders bloot en analyseren de risico's, zodat u precies weet hoe u moet handelen.

De twee kanten van de medaille

Het is van groot belang de situatie correct in te schatten, omdat de juridische route die u moet bewandelen compleet verschilt:

• Bij ziekte: De focus ligt op uw zorgplicht, re-integratie volgens de Wet verbetering poortwachter en de verplichting tot loondoorbetaling.
• Bij ‘quiet quitting’: De aanpak verschuift naar functioneringsgesprekken, zorgvuldige dossieropbouw en mogelijk een verbetertraject.

Een verkeerde inschatting kan leiden tot loonsancties van het UWV, slepende arbeidsconflicten of een zwak ontslagdossier. Het is geen kwestie van kiezen, maar van zorgvuldig diagnosticeren en daarna pas handelen.

Met de handvatten in deze gids leert u hoe u op een correcte en effectieve manier kunt reageren. Zo kunt u proberen de situatie te keren en bouwt u tegelijkertijd een sterk juridisch dossier op voor de toekomst. Dit stelt u in staat om zowel de werknemer de juiste ondersteuning te bieden als de continuïteit van uw bedrijf te waarborgen.

Het juridische speelveld bij ziekteverzuim

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, stapt u als werkgever direct een zorgvuldig gereguleerd juridisch speelveld binnen. Het is cruciaal om de spelregels goed te kennen, want elke stap die u zet, heeft gevolgen. De Wet verbetering poortwachter (Wvp) is hierbij uw belangrijkste kompas.

Beschouw de Wvp niet als een bureaucratische checklist, maar als een stappenplan met een gezamenlijk doel: de werknemer duurzaam terug naar werk begeleiden. De wet legt de regie voor de re-integratie primair bij u, maar verwacht van de werknemer een actieve medewerking. Het is een tweerichtingsverkeer.

De rolverdeling in het re-integratieproces

Om grip te krijgen op het proces, kunt u het vergelijken met een filmproductie. Iedereen heeft een duidelijke rol, en alleen door goed samenspel komt u tot een succesvol eindresultaat.

• De werkgever als regisseur: U bent eindverantwoordelijk. U zet de stappen uit de Wvp in gang, zorgt voor de benodigde middelen voor re-integratie en houdt de vinger aan de pols. Kortom, u zorgt ervoor dat het script van de wet wordt gevolgd.
• De werknemer als hoofdrolspeler: Van de werknemer wordt verwacht dat hij of zij actief meewerkt aan herstel en terugkeer. Dat betekent open communiceren over wat wél kan (zonder medische details prijs te geven), meedenken over passende werkzaamheden en de adviezen van de bedrijfsarts opvolgen.
• De bedrijfsarts als onafhankelijk adviseur: De bedrijfsarts is de medische expert die de situatie objectief beoordeelt. Hij of zij adviseert over de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer, maar deelt nooit medische diagnoses met u. U bent in principe gehouden het advies van de bedrijfsarts te volgen, tenzij u daar zwaarwegende redenen voor heeft om vanaf te wijken.

Binnen dit proces geldt de wettelijke plicht om het loon van een zieke werknemer door te betalen, voor een periode van maximaal 104 weken. Dit is een van de meest ingrijpende financiële verplichtingen voor werkgevers in Nederland. Volgt u de regels van de Wvp niet nauwkeurig, dan riskeert u een loonsanctie van het UWV, wat kan betekenen dat u nog een jaar extra loon moet doorbetalen.

Het correct doorlopen van dit traject is dus essentieel. Het start met de ziekmelding en moet binnen zes weken uitmonden in een Probleemanalyse door de bedrijfsarts. Op basis van die analyse stelt u, samen met de werknemer, een Plan van Aanpak op.

Privacy en de AVG: wat mag u wel en niet vragen?

Een van de grootste valkuilen voor werkgevers is het schenden van de privacy. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) trekt een harde grens. U wilt natuurlijk betrokkenheid tonen en de voortgang bewaken, maar het medisch beroepsgeheim is heilig.

De regel is glashelder: u mag nooit vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Een vraag als "Wat heb je precies?" is dan ook absoluut uit den boze. Dat is het exclusieve domein van de bedrijfsarts.

Wat mag dan wél bij een ziekmelding? U mag uitsluitend informeren naar praktische zaken die nodig zijn voor de bedrijfsvoering.

Toegestane vragen:

• Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres bent u te bereiken?
• Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim?
• Zijn er lopende werkzaamheden die overgedragen moeten worden?
• Valt u onder een vangnetregeling van de Ziektewet (bijvoorbeeld door zwangerschap of orgaandonatie)?

Door u strikt tot deze vragen te beperken, respecteert u de privacy van uw werknemer en voorkomt u juridische complicaties. Juist op de dunne lijn tussen een zieke werknemer en een ‘quiet quitter’ is het cruciaal dat u eerst het ziekteverzuimtraject onberispelijk volgt. Pas als de bedrijfsarts oordeelt dat er géén medische beperkingen (meer) zijn, ontstaat er ruimte om het gesprek te verleggen naar functioneren en motivatie.

Quiet quitting ontleed voor het arbeidsrecht

De term ‘quiet quitting’ duikt overal op, maar in het arbeidsrecht heeft deze geen officiële status. Een rechter zal een werknemer nooit veroordelen voor ‘quiet quitting’. In plaats daarvan wordt het gedrag van de werknemer geanalyseerd en getoetst aan de bestaande juridische kaders. Juridisch gezien valt wat we ‘quiet quitting’ noemen uiteen in twee totaal verschillende scenario's.

Aan de ene kant heb je de werknemer die zich strikt houdt aan de taken die in de arbeidsovereenkomst en functieomschrijving staan. Deze medewerker doet precies wat er van hem of haar wordt gevraagd, maar zet geen stap extra. Dit staat bekend als ‘werken naar voorschrift’ en is in principe volledig toegestaan. U kunt een werknemer niet dwingen om structureel extra taken op te pakken of boven verwachting te presteren.

Aan de andere kant is er de werknemer wiens gedrag een stap verder gaat. Denk aan passieve werkweigering of het stelselmatig niet nakomen van redelijke opdrachten. Dát is waar de grens van het toelaatbare wordt overschreden en een juridisch probleem ontstaat.

De grens van goed werknemerschap

Het cruciale juridische ankerpunt is het concept van ‘goed werknemerschap’, vastgelegd in artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek. Dit artikel stelt dat een werknemer zich als een ‘goed werknemer’ moet gedragen. Hoewel dit een open norm is, betekent het in de praktijk onder meer dat een werknemer redelijke instructies van de werkgever moet opvolgen.

Dit hangt direct samen met uw instructierecht als werkgever. U mag bepalen hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd, zolang uw opdrachten binnen de grenzen van de redelijkheid vallen. Een werknemer die weigert een redelijke taak uit te voeren die binnen de functie past, schendt dus zijn plicht als goed werknemer.

De kernvraag voor een rechter is niet: "Is deze werknemer nog gemotiveerd?" maar: "Voldoet deze werknemer aan de verplichtingen uit zijn arbeidsovereenkomst, inclusief de plicht om redelijke opdrachten uit te voeren?"

Een dalende motivatie op zichzelf is dus geen juridische grond voor actie. Het wordt pas een probleem als die demotivatie leidt tot concreet, waarneembaar gedrag dat de arbeidsprestatie negatief beïnvloedt en in strijd is met de gemaakte afspraken.

Van demotivatie naar disfunctioneren

Wanneer een ‘quiet quitter’ structureel onder de maat presteert, kan er sprake zijn van disfunctioneren. Dit is een formele ontslaggrond, maar vereist een zeer zorgvuldig opgebouwd dossier. De bewijslast ligt volledig bij u als werkgever. U moet aantonen dat:

• De werknemer ongeschikt is voor de functie.
• U de werknemer hier tijdig op hebt aangesproken.
• De werknemer een reële kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren, bijvoorbeeld via een formeel verbetertraject.
• Het disfunctioneren niet het gevolg is van onvoldoende scholing of slechte arbeidsomstandigheden.

Dit onderscheid is complex, vooral omdat psychische klachten vaak een rol spelen. Hoewel het ziekteverzuim in Nederland licht fluctueert, blijft langdurig en psychisch verzuim een groot probleem. In het tweede kwartaal van 2025 lag het verzuimpercentage op 5,2%. De voornaamste oorzaak was een te hoge werkdruk, wat in 29,7% van de meldingen werd genoemd. Dit onderstreept hoe de dunne lijn tussen een zieke werknemer en een ‘quiet quitter’ zorgvuldig moet worden benaderd. U kunt meer lezen over deze verzuimcijfers en trends. Als een werknemer disfunctioneert, is het cruciaal om eerst uit te sluiten dat er een medische oorzaak is, voordat u stappen onderneemt.

Hieronder staat een tabel die de juridische verschillen tussen een zieke werknemer en een 'quiet quitter' (ofwel een gedemotiveerde, disfunctionerende werknemer) verduidelijkt. Dit helpt om de verplichtingen van de werkgever in beide situaties in kaart te brengen.

Vergelijking Ziekte en Quiet Quitting in het Arbeidsrecht

De tabel laat zien dat de aanpak fundamenteel verschilt. Bij ziekte staat de medische beoordeling centraal en gelden er strikte regels rondom privacy en ontslagbescherming. Bij demotivatie of disfunctioneren ligt de focus op dossieropbouw, functioneringsgesprekken en een eventueel verbetertraject, waarbij de werkgever het initiatief moet nemen.

Uw stappenplan bij een vermoeden van quiet quitting

Wanneer u het gevoel bekruipt dat een werknemer mentaal ‘uitgecheckt’ is, is handelen op basis van een onderbuikgevoel het laatste wat u moet doen. Een proactieve, gestructureerde aanpak voorkomt juridische valkuilen en opent juist de deur naar een oplossing.

Dit stappenplan is een concrete handleiding om de situatie zorgvuldig aan te vliegen. Elke stap is ontworpen om u te helpen feiten te verzamelen, het gesprek goed te voeren en een stevig dossier op te bouwen. Zo beschermt u niet alleen de organisatie, maar behandelt u de werknemer ook eerlijk en respectvol.

Stap 1: Signaleer en documenteer objectief gedrag

De eerste fase is die van de observator. Uw doel is om vage, subjectieve gevoelens (“hij lijkt ongemotiveerd”) om te zetten in harde, waarneembare feiten. Dit is de fundering voor uw dossier en elke vervolgstap.

Begin met een logboek waarin u specifieke voorbeelden van gedrag noteert, inclusief datum en context. Richt u puur op wat u ziet en hoort, niet op wat u denkt of interpreteert.

Voorbeelden van objectieve observaties:

• Gemiste deadlines: Noteer welke specifieke deadlines niet zijn gehaald en wat de impact was.
• Verminderde proactiviteit: Leg vast dat de werknemer niet langer deelneemt aan teamoverleggen of geen eigen initiatieven meer toont, waar dit voorheen wel zo was.
• Teruggetrokken gedrag: Documenteer dat de werknemer zich afzijdig houdt bij werkgerelateerde sociale momenten of niet reageert op communicatie in teamkanalen.
• Kwaliteit van werk: Bewaar concrete voorbeelden van werk dat niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.

Deze feiten zijn de basis voor een constructief gesprek en onmisbaar als u later een formeel verbetertraject moet starten.

Stap 2: Voer het goede gesprek

Met concrete voorbeelden in de hand is het tijd voor een open, verkennend gesprek. Het doel is niet om te confronteren, maar om te begrijpen wat er speelt. Plan dit gesprek zorgvuldig in, kies een neutrale ruimte en neem er de tijd voor.

De insteek van het gesprek is allesbepalend. Begin dus niet met beschuldigingen, maar met uw observaties en spreek uw zorg uit. Door de ‘ik-boodschap’ te gebruiken, houdt u het gesprek open.

Een effectieve opening kan zijn: "Ik heb de laatste tijd gemerkt dat je minder bijdraagt tijdens de teammeetings en de deadline voor project X hebt gemist. Ik maak me daar een beetje zorgen over. Hoe gaat het met je?"

Stel open vragen die de werknemer uitnodigen om zijn of haar kant van het verhaal te doen. Luister actief en probeer de onderliggende oorzaak te achterhalen. Misschien spelen er privéproblemen, is de werkdruk te hoog of mist de werknemer uitdaging in het werk.

Stap 3: Maak concrete en meetbare afspraken

Een goed gesprek zonder duidelijke vervolgstappen is zinloos. Het doel is om samen tot een oplossing te komen. Vertaal de uitkomst van het gesprek naar concrete, meetbare en tijdgebonden afspraken.

Cruciaal is om deze afspraken schriftelijk vast te leggen in een gespreksverslag, dat u door beide partijen laat ondertekenen voor gezien. Dit is een essentieel onderdeel van uw dossieropbouw.

Elementen van een effectief afsprakenplan:

1. Doelstellingen: Formuleer heldere, meetbare doelen. Bijvoorbeeld: "Binnen vier weken levert de werknemer projectrapportages weer op de afgesproken deadlines aan."
2. Ondersteuning: Bied concrete hulp aan. Dit kan variëren van coaching en extra begeleiding tot het aanbieden van een cursus of het aanpassen van het takenpakket.
3. Evaluatiemomenten: Plan vaste momenten om de voortgang te bespreken. Denk aan wekelijkse of tweewekelijkse check-ins.

Door ondersteuning te bieden toont u goed werkgeverschap, wat uw juridische positie aanzienlijk versterkt mocht de situatie toch escaleren.

Stap 4: Zorg voor een ijzersterke dossieropbouw

Dossieropbouw is geen bijzaak; het is de ruggengraat van uw arbeidsrechtelijke aanpak. Elk contactmoment, elke afspraak en elke evaluatie moet zorgvuldig worden gedocumenteerd. Een rechter zal bij een eventueel conflict willen zien dat u een consistent en eerlijk traject hebt doorlopen.

Zorg dat uw dossier in ieder geval de volgende documenten bevat:

• Functieomschrijving en arbeidsovereenkomst
• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Schriftelijke bevestigingen van de gemaakte afspraken (zie stap 3)
• Relevante e-mails en andere communicatie
• Eventuele officiële waarschuwingen

Dit dossier is niet alleen bedoeld voor een mogelijke ontslagprocedure. Het helpt u ook om de voortgang te monitoren en te bewijzen dat u er alles aan heeft gedaan om het functioneren van de werknemer te verbeteren.

Stap 5: Overweeg formele maatregelen

Als de informele aanpak en de gemaakte afspraken na een redelijke termijn geen verbetering laten zien, wordt het tijd om formele stappen te overwegen. De belangrijkste stap is dan het starten van een officieel verbetertraject.

Een verbetertraject is een formele periode waarin de werknemer, onder intensieve begeleiding, de kans krijgt om zijn functioneren op het gewenste niveau te brengen. Dit traject moet aan strikte eisen voldoen: het moet een redelijke duur hebben (vaak 3 tot 6 maanden) en de doelen moeten glashelder zijn.

Kondig het traject schriftelijk aan en leg ook vast wat de consequenties zijn als de doelen niet worden gehaald, zoals de mogelijkheid van herplaatsing of ontslag. Pas als een zorgvuldig uitgevoerd verbetertraject faalt, heeft u een solide basis om een ontslagprocedure op grond van disfunctioneren te starten.

Lessen uit de rechtbank: wanneer trekt de werkgever aan het langste eind?

De theorie over de dunne lijn tussen ziekte en demotivatie is één ding, maar de praktijk is vaak weerbarstiger. Hoe oordelen rechters nu écht in dit soort situaties? De jurisprudentie levert onbetaalbare lessen op voor werkgevers die met dit dilemma worstelen. We duiken in drie realistische, geanonimiseerde casussen, gebaseerd op echte Nederlandse uitspraken.

Elk voorbeeld belicht een specifieke situatie en sluit af met concrete lessen die u direct kunt toepassen. Zo ziet u hoe de juridische principes uitpakken op de werkvloer.

Casus 1: De maandagochtendziekte

Een logistiek medewerker meldt zich opvallend vaak ziek, en bijna altijd op een maandag of vrijdag. Het gaat steeds om kortdurend verzuim, meestal maar voor één of twee dagen. De werkgever vermoedt dat dit patroon meer met het weekend te maken heeft dan met echte ziekte. Na de zoveelste ziekmelding is de maat vol en wordt de bedrijfsarts ingeschakeld.

De bedrijfsarts gaat het gesprek aan met de werknemer en komt tot een duidelijke conclusie: er zijn geen medische beperkingen die dit frequente verzuim verklaren. Gewapend met dit oordeel spreekt de werkgever de werknemer aan op zijn afwezigheid en de vervelende gevolgen daarvan voor het team. Er wordt een verbetertraject gestart dat focust op aanwezigheid en betrouwbaarheid. Als de werknemer zich kort daarna wéér op een maandag ziek meldt, besluit de werkgever de loondoorbetaling te stoppen.

In een vergelijkbare zaak stelde de rechter de werkgever in het gelijk. Omdat de bedrijfsarts had geoordeeld dat er geen medische reden was voor het verzuim, was de werknemer feitelijk aan het werk weigeren. De werkgever mocht de loondoorbetaling daarom terecht opschorten.

De belangrijkste lessen:

• Schakel altijd de bedrijfsarts in. Het oordeel van de bedrijfsarts is uw sterkste argument. Zonder die medische onderbouwing staat u juridisch zwak.
• Focus op het patroon, niet op het vermoeden. Spreek de werknemer niet aan op wat u dénkt, maar op de objectieve feiten: het verzuimpatroon en de impact op de operatie.
• Gebruik het juiste instrumentarium. Een loonstop is een zwaar middel, maar zeer effectief bij werkweigering. U kunt dit echter alleen inzetten als onomstotelijk vaststaat dat de werknemer niet ziek is.

Casus 2: De gevallen ster

Een senior accountmanager, jarenlang de absolute toppresteerder van de afdeling, begint plotseling ondermaats te presteren. Zijn targets worden niet gehaald, rapportages zijn slordig en er komen zelfs klachten van klanten binnen. De werkgever ziet dit met lede ogen aan en start een formeel verbetertraject met concrete, meetbare doelen.

Tijdens het gesprek geeft de werknemer aan dat de werkdruk hem boven het hoofd is gegroeid en dat hij op zijn tandvlees loopt. Hij meldt zich niet ziek, maar stelt dat zijn slechte prestaties een direct gevolg zijn van de overbelasting. De werkgever erkent dat het druk is, maar is van mening dat een professional van zijn kaliber hiermee om moet kunnen gaan en zet het verbetertraject onverminderd door. Uiteindelijk leidt dit tot een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens disfunctioneren.

De rechter legde de zorgplicht van de werkgever zwaar op de weegschaal. Hoewel het disfunctioneren was aangetoond, had de werkgever de signalen over werkdruk totaal niet serieus genomen. Voordat er überhaupt een verbetertraject gestart had mogen worden, had de werkgever de bedrijfsarts moeten inschakelen. Die had moeten onderzoeken of er misschien medische oorzaken – zoals overspanning of een burn-out – ten grondslag lagen aan het functioneren. Het ontslagverzoek werd dan ook afgewezen.

De belangrijkste lessen:

• Eerst onderzoeken, dan pas handelen. Zeker bij een voorheen goed functionerende medewerker die plotseling wegzakt, moet u altijd de mogelijkheid van een medische oorzaak verkennen.
• De zorgplicht weegt zwaar. Signalen over werkdruk of stress kunt u nooit negeren. Documenteer zorgvuldig wat u doet om deze signalen te onderzoeken en aan te pakken.
• Een verbetertraject is geen medicijn. Een verbetertraject is bedoeld om functioneren bij te sturen, niet om medische problemen op te lossen. Die twee moet u strikt gescheiden houden.

Het ziekteverzuim in Nederland bereikte in september 2025 een verzuimpercentage van 4,7%, het hoogste niveau in vijf jaar. Stressgerelateerd verzuim nam dat jaar toe met 7% ten opzichte van het jaar ervoor, wat de groeiende impact van mentale gezondheid op de werkvloer benadrukt. Lees meer over de stijging van het langdurig ziekteverzuim en de belangrijke rol van preventie.

Casus 3: De strikte taakuitvoerder

Een administratief medewerker voert haar taken altijd perfect volgens het boekje uit, maar weigert consequent elke klus die ook maar een millimeter buiten haar formele functieomschrijving valt. Dit leidt tot frictie en irritatie in het team, waar collega’s haar als star en oncollegiaal ervaren. De bom barst als ze weigert te helpen bij de voorbereidingen voor een bedrijfsevenement. Haar manager geeft haar een officiële waarschuwing wegens werkweigering.

De werknemer is het hier niet mee eens en stapt naar de rechter. Ze stelt dat deze extra taken simpelweg niet tot haar functie behoren en dat ze dus volledig in haar recht staat om ze te weigeren. De werkgever beroept zich op ‘goed werknemerschap’ en het idee dat je van een werknemer enige flexibiliteit mag verwachten.

De rechter gaf echter de werknemer gelijk. De gevraagde taak (helpen met een evenement) stond zó ver af van haar reguliere administratieve werkzaamheden, dat dit niet als een ‘redelijke opdracht’ kon worden beschouwd. De waarschuwing was onterecht. De rechter benadrukte dat ‘goed werknemerschap’ niet betekent dat een werknemer zomaar elke willekeurige taak moet oppakken.

De belangrijkste lessen:

• Het instructierecht van de werkgever is niet onbegrensd. Een opdracht moet redelijk zijn en in het verlengde liggen van de functie waarvoor de werknemer is aangenomen.
• De functieomschrijving is leidend. Zorg dat deze documenten duidelijk en actueel zijn. Dat voorkomt oeverloze discussies over wat wel en niet bij iemands takenpakket hoort.
• Flexibiliteit kun je niet afdwingen. Een cultuur waarin collega’s elkaar helpen moet je stimuleren, maar kun je juridisch niet forceren als het de grenzen van de arbeidsovereenkomst overschrijdt.

Preventie en dialoog als uw beste strategie

Wanneer u als werkgever de juridische strijd moet aangaan over de dunne lijn tussen ziekte en ‘quiet quitting’, bent u eigenlijk al te laat. De meest effectieve aanpak is niet reactief, maar juist proactief. Het gaat er niet om achteraf gedrag te corrigeren, maar om een werkomgeving te scheppen waarin demotivatie simpelweg geen voedingsbodem vindt.

De sleutel ligt in goed werkgeverschap. Dit betekent investeren in een cultuur waarin open communicatie de norm is. Een sfeer waarin medewerkers zich veilig genoeg voelen om hun zorgen over werkdruk, een gebrek aan uitdaging of andere knelpunten te delen. Duidelijke verwachtingen, regelmatige feedback en oprechte aandacht zijn geen extraatjes, maar pure noodzaak.

Uiteindelijk is de beste strategie om te voorkomen dat u überhaupt hoeft te kiezen tussen het verzuimprotocol en het disfunctioneringstraject. Een open dialoog fungeert als een vroegtijdig waarschuwingssysteem.

Drie cruciale do's en don'ts

Om deze principes concreet te maken, kunt u de volgende richtlijnen hanteren in de praktijk:

• DO: Voer regelmatig informele gesprekken. Vraag hoe het écht met iemand gaat, los van de formele functioneringscyclus. Focus op welzijn en werkplezier.
• DON'T: Wacht niet tot de prestaties zichtbaar kelderen. Pak de eerste, subtiele signalen van teruggetrokkenheid of verminderde betrokkenheid direct op.
• DO: Zorg voor perspectief. Bied duidelijke doorgroeimogelijkheden en investeer in de ontwikkeling van uw mensen. Stilstand is vaak de eerste stap naar demotivatie.

Veelgestelde vragen van werkgevers

De dunne lijn tussen een zieke werknemer en een ‘quiet quitter’ roept in de praktijk veel vragen op. Hieronder beantwoorden we een aantal van de meest prangende kwesties. We geven directe, praktische adviezen, zodat u met meer zekerheid kunt handelen in deze lastige situaties.

Mag ik een werknemer aanspreken op zijn motivatie?

Jazeker. Sterker nog, het is een essentieel onderdeel van uw rol als werkgever om het gesprek aan te gaan over functioneren en betrokkenheid. De sleutel tot een succesvol gesprek zit echter in de aanpak.

Richt het gesprek altijd op concreet en observeerbaar gedrag. Bespreek de impact daarvan op het werk of het team, maar vermijd speculaties over iemands motivatie of gemoedstoestand. Vraag wat er speelt en, minstens zo belangrijk, hoe u als werkgever kunt helpen. Een open gesprek is cruciaal, zolang u de strikte grens van de privacy respecteert en nooit naar medische informatie vraagt.

Wat als een werknemer zich ziek meldt na een functioneringsgesprek?

Dit is een klassiek voorbeeld van wat juristen een ‘situationele ziekmelding’ noemen. De timing is natuurlijk verdacht, maar uw eerste stap is altijd hetzelfde: accepteer de ziekmelding. Probeer de melding nooit telefonisch in twijfel te trekken.

De tweede, cruciale stap is om direct de bedrijfsarts in te schakelen. Het is belangrijk dat u de bedrijfsarts voorziet van de context, zoals het recente (en wellicht kritische) functioneringsgesprek. Het is namelijk de taak van de arts om te beoordelen of er sprake is van medische beperkingen, of dat het verzuim voortkomt uit een arbeidsconflict.

Oordeelt de bedrijfsarts dat er geen medische grondslag is voor de arbeidsongeschiktheid? Dan is de werknemer in principe verplicht om het werk te hervatten. Vaak zal de bedrijfsarts in zo’n geval adviseren om het onderliggende conflict aan te pakken, bijvoorbeeld via mediation.

Kan ik een ‘quiet quitter’ zomaar ontslaan?

Het antwoord hierop is een ondubbelzinnig nee. Een werknemer ontslaan omdat hij of zij zich enkel aan de contractuele verplichtingen houdt en geen stap extra zet, is juridisch onmogelijk. Dit gedrag valt immers binnen de rechten van de werknemer.

Ontslag wordt pas een realistische optie als dit gedrag leidt tot aantoonbaar disfunctioneren of werkweigering. In dat geval moet u het formele stappenplan volgen. Dit betekent:

1. Aanspreken op het concrete disfunctioneren.
2. Een formeel verbetertraject starten.
3. Een zorgvuldig en gedetailleerd dossier opbouwen.

Alleen wanneer dit traject, met alle geboden hulp en begeleiding, geen enkele verbetering oplevert, heeft u een solide basis om een ontslagprocedure te starten bij de kantonrechter of het UWV. Een ontslag op deze grond vereist een ijzersterk en goed gedocumenteerd dossier.