Thuiswerken: wie betaalt welke kosten?

Gepubliceerd op 5 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026

Uw werkgever hoeft thuiswerkkosten niet te vergoeden: daarvoor bestaat geen wettelijke plicht. Een cao, uw arbeidsovereenkomst of een personeelsregeling kan wel een vergoeding voorschrijven, en voor een veilige werkplek blijft de werkgever ook thuis verantwoordelijk.

Kiest de werkgever voor een vergoeding, dan mag hij in 2026 maximaal € 2,45 per thuiswerkdag onbelast betalen. In 2025 was dat € 2,40. Hieronder leest u wat de wet regelt, wat de Belastingdienst toestaat en welke afspraken u het beste vastlegt.

Moet uw werkgever thuiswerkkosten vergoeden?

Nee, niet op grond van de wet. Een verplichting ontstaat alleen via een cao, de arbeidsovereenkomst, een personeelsregeling of een vaste gedragslijn van de werkgever.

Het Burgerlijk Wetboek bevat geen bepaling die de werkgever verplicht om de kosten van gas, licht, internet of koffie thuis te dragen. De thuiswerkvergoeding is een fiscale mogelijkheid: de Belastingdienst staat toe dat de werkgever haar onbelast betaalt, maar dwingt niets af. Wel moet de werkgever zich volgens artikel 7:611 BW als goed werkgever gedragen. Dat artikel geeft geen zelfstandig recht op een vergoeding. Het kan wel meewegen als de werkgever thuiswerken zelf verplicht stelt en u daardoor aantoonbaar kosten maakt.

Kijk daarom eerst in uw cao. Veel cao’s bevatten inmiddels een thuiswerkregeling, met een bedrag per dag of een bijdrage voor de inrichting van de werkplek. De bedragen en voorwaarden verschillen per sector. Geldt er voor uw werkgever een cao met zo’n regeling, dan moet hij zich daaraan houden.

Daarna volgen de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek. Zijn daarin afspraken over thuiswerken en de vergoeding gemaakt, dan zijn die bindend. De werkgever kan zulke afspraken niet zomaar intrekken. Voor een eenzijdige wijziging gelden de strenge regels van artikel 7:613 BW, zoals verderop toegelicht.

Wat is het verschil tussen thuiswerken en hybride werken?

Bij thuiswerken werkt u volledig of grotendeels vanuit huis. Bij hybride werken wisselt u dagen thuis af met dagen op kantoor.

Voor de vergoeding maakt dat verschil uit. Op een kantoordag krijgt u meestal een reiskostenvergoeding, op een thuiswerkdag eventueel de thuiswerkvergoeding. Een werknemer die op maandag en vrijdag thuiswerkt en de rest van de week naar kantoor reist, kan dus voor beide soorten dagen een eigen vergoeding krijgen. Twee onbelaste vergoedingen voor dezelfde dag zijn echter niet mogelijk. Een vergoeding per dag vraagt daarom om een goede registratie van de dagen waarop u thuis of op kantoor werkt.

Heeft u recht op thuiswerken?

Een absoluut recht op thuiswerken bestaat niet. Volgens de Wet flexibel werken mag u wel een verzoek indienen om uw arbeidsplaats aan te passen, en de werkgever moet dat verzoek serieus overwegen.

De Wet flexibel werken geldt voor werkgevers met tien of meer werknemers. U moet ten minste 26 weken in dienst zijn en uw verzoek uiterlijk twee maanden voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk indienen. De werkgever beslist uiterlijk een maand voor die datum, ook schriftelijk. Wil hij een verzoek over de werkplek afwijzen, dan moet hij eerst met u overleggen en zijn besluit motiveren.

Anders dan bij een verzoek om meer of minder uren of andere werktijden hoeft de werkgever bij de werkplek geen zwaarwegend bedrijfsbelang aan te tonen. Beslist hij niet op tijd, dan wordt uw verzoek over de werkplek ook niet automatisch toegewezen. Een wetsvoorstel dat de werkgever strengere eisen zou stellen bij het afwijzen van zo’n verzoek, is geen wet geworden. Hoe een verzoek om minder uren werkt, leest u bij het recht op parttime werk.

Hoeveel thuiswerkvergoeding mag onbelast?

In 2026 mag de werkgever maximaal € 2,45 per thuiswerkdag onbelast vergoeden. In 2025 was dat € 2,40; het bedrag wordt jaarlijks aangepast.

De vergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). De werkgever draagt er dus geen loonheffing over af en de vergoeding gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Het bedrag is bedoeld voor kosten die thuiswerken met zich meebrengt, zoals verwarming, elektriciteit, water, koffie, thee en toiletpapier. De werkgever mag ook minder geven dan het maximum.

Betaalt de werkgever meer dan € 2,45 per dag, dan is het meerdere loon. Hij kan dat deel wel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Die vrije ruimte is in 2026 2 procent van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18 procent over het meerdere. Binnen die ruimte is over het meerdere geen belasting verschuldigd. Gaat de werkgever over de vrije ruimte heen, dan betaalt hij over het overschot 80 procent eindheffing. Wijst hij het meerdere niet aan als eindheffingsloon, dan wordt het bij u belast als gewoon loon.

Geldt de vergoeding ook als u af en toe thuiswerkt?

Ja. De vrijstelling geldt voor elke dag waarop u thuiswerkt, ook als u maar een deel van de dag thuis werkt. Structureel thuiswerken is geen voorwaarde.

De werkgever moet wel kunnen onderbouwen voor welke dagen hij de vergoeding betaalt. Bij een vergoeding per dag gebeurt dat met een registratie van de thuiswerkdagen. Een vaste vergoeding mag ook, mits die is gebaseerd op het werkelijke of afgesproken patroon van thuis- en kantoordagen.

Mag u op één dag thuiswerk- en reiskostenvergoeding krijgen?

Niet voor dezelfde dag als het gaat om woon-werkverkeer. De werkgever kiest per dag: een onbelaste thuiswerkvergoeding of een onbelaste vergoeding voor de reis naar de vaste werkplek.

Werkt u ’s ochtends thuis en ’s middags op kantoor, dan mag de werkgever voor die dag dus maar een van beide onbelast vergoeden. Welke van de twee gunstiger is, hangt af van uw reisafstand en van wat u heeft afgesproken. Leg die keuze vooraf vast, zodat er achteraf geen discussie ontstaat.

Een vergoeding voor andere zakelijke reizen valt buiten deze regel. Werkt u thuis en rijdt u daarna naar een klant, dan kan de werkgever die zakelijke reis naast de thuiswerkvergoeding vergoeden. Let wel op: een plek waar u regelmatig werkt, kan zelf een vaste werkplek worden. De reis daarnaartoe telt dan als woon-werkverkeer en dan geldt de keuzeregel weer.

Hoe werkt een vaste maandelijkse vergoeding?

De werkgever mag een vaste vergoeding per maand betalen in plaats van een bedrag per dag. Die vergoeding moet zijn gebaseerd op het aantal dagen dat u naar verwachting thuiswerkt en naar kantoor reist.

Voor de vaste reiskostenvergoeding geldt de zogenoemde 128-dagenregeling. Reist u in een jaar op ten minste 128 dagen naar de vaste werkplek, dan mag de werkgever rekenen met 214 reisdagen per jaar. Voor deeltijders gelden beide aantallen naar verhouding. Werkt u vast drie dagen per week op kantoor en twee dagen thuis, dan kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding baseren op drie vijfde en de vaste thuiswerkvergoeding op twee vijfde van 214 dagen.

Een vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als u een keer van het patroon afwijkt, bijvoorbeeld omdat u op een thuiswerkdag toch naar kantoor komt. Verandert uw werkpatroon structureel, dan moet de werkgever de vergoeding aanpassen. Dat geldt ook bij langere afwezigheid door ziekte of verlof. Volgens de Belastingdienst reist een werknemer niet meer “in de regel” naar zijn werkplek als hij meer dan twee maanden niet reist. Bij een korte periode van ziekte of vakantie loopt de vaste vergoeding gewoon door.

Welke andere thuiswerkkosten mag de werkgever vergoeden?

Naast de dagvergoeding mag de werkgever arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek onbelast verstrekken of vergoeden, zoals een bureaustoel, bureau of beeldscherm. Internet en telefoon vallen niet onder de thuiswerkvergoeding en worden apart behandeld.

Voor arbovoorzieningen geldt een gerichte vrijstelling als de voorziening voortvloeit uit de verplichtingen van de Arbowet. Voor een laptop of mobiele telefoon die de werkgever nodig vindt voor uw werk, geldt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium: die kan hij onbelast verstrekken of vergoeden. Een vergoeding voor het internetabonnement thuis is in beginsel loon. De werkgever kan die vergoeding wel in de vrije ruimte van de WKR onderbrengen, zodat u er zelf geen belasting over betaalt.

Wilt u de fiscale behandeling van een specifieke regeling laten toetsen, schakel dan een salarisadministrateur of fiscalist in. Wij adviseren over de arbeidsrechtelijke kant: wat is afgesproken, wat mag de werkgever wijzigen en wat kunt u afdwingen.

Wat moet de werkgever regelen voor een veilige thuiswerkplek?

De werkgever blijft ook bij thuiswerk verantwoordelijk voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Dat volgt uit de zorgplicht van artikel 3 Arbowet en de regels voor plaatsonafhankelijke arbeid in artikel 1.43 Arbobesluit.

In de praktijk moet de werkgever nagaan of de thuiswerkplek ergonomisch in orde is: een verstelbare stoel, een bureau op de juiste hoogte, een beeldscherm op ooghoogte en voldoende licht. Hij hoeft niet elk thuiskantoor zelf in te richten. Wel moet hij voorlichting geven en de risico’s van thuiswerk meenemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Veel werkgevers laten werknemers een checklist invullen of stellen een budget beschikbaar voor een stoel en scherm. Meer hierover leest u bij de Arbowet-verplichtingen voor werkgevers.

Ook de regels over werktijden en rusttijden gelden thuis. De Arbeidstijdenwet maakt geen onderscheid naar de plek waar u werkt. Een werkgever die verwacht dat u ’s avonds laat nog mails beantwoordt, moet daar rekening mee houden.

Welke afspraken legt u vast in een thuiswerkbeleid?

Leg in een thuiswerkbeleid of in de arbeidsovereenkomst vast wanneer thuiswerken mag, welke vergoeding daarbij hoort en hoe de dagen worden geregistreerd. Dat voorkomt discussie met werknemers en met de Belastingdienst.

Een goed beleid regelt in elk geval:

• hoeveel dagen per week thuiswerken is toegestaan en wie dat bepaalt;
• de hoogte van de thuiswerkvergoeding en of die per dag of per maand wordt betaald;
• hoe gemengde dagen worden behandeld;
• welke voorzieningen de werkgever verstrekt, zoals stoel, scherm of laptop;
• afspraken over bereikbaarheid, werktijden en gegevensbeveiliging;
• wanneer de regeling wordt geëvalueerd of kan worden gewijzigd.

Een werkgever die de regeling later wil versoberen, moet letten op de manier waarop zij is ontstaan. Staat de vergoeding in de arbeidsovereenkomst, dan kan de werkgever haar alleen eenzijdig wijzigen met een schriftelijk wijzigingsbeding en een zwaarwichtig belang (artikel 7:613 BW). Neem daarom bij het opstellen een duidelijke wijzigingsclausule op. Zorgvuldig opstellen van contracten voorkomt dat een regeling onbedoeld vastligt. Heeft uw onderneming een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden (artikel 27 WOR).

Hoe registreert u thuiswerkdagen?

Bij een vergoeding per dag moet de werkgever per werknemer kunnen laten zien op welke dagen thuis is gewerkt. Bij een vaste vergoeding volstaat een onderbouwing van het afgesproken patroon.

Dat kan eenvoudig: met een maandelijkse declaratie, een tijdregistratiesysteem of een vast rooster. Controleer de registratie af en toe, zeker als het werkpatroon verandert. Bij een controle van de Belastingdienst moet de werkgever aantonen dat de vergoeding terecht onbelast is betaald.

Let bij registratie ook op privacy. De werkgever mag niet meer gegevens verzamelen dan nodig is. Voortdurend meekijken via de webcam of toetsaanslagen vastleggen om aanwezigheid te controleren, gaat in de regel verder dan de AVG toestaat.

Wat kunt u doen bij onenigheid over thuiswerkkosten?

Begin met een gesprek en vraag de werkgever schriftelijk om uitleg. Volgt uw recht op een vergoeding uit de cao of uw contract, dan kunt u nakoming vorderen bij de kantonrechter.

Ga eerst na waarop uw aanspraak is gebaseerd: cao, arbeidsovereenkomst, personeelsregeling of een vaste gedragslijn. Een werknemer die al jaren zonder voorbehoud een maandelijkse vergoeding ontvangt, kan zich soms op die gedragslijn beroepen als de werkgever haar plotseling stopt. Een vordering tot betaling van een periodieke vergoeding verjaart na vijf jaar (artikel 3:308 BW). Een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging kan de kwestie ook collectief aankaarten. Lees meer over de rechten en plichten van de werkgever en over de relatie tussen werkgever en werknemer.

Waar let u als werknemer op?

• Zoek in uw cao, arbeidsovereenkomst en personeelshandboek of een thuiswerkvergoeding is afgesproken.
• Dien een verzoek om thuis te werken schriftelijk in, uiterlijk twee maanden vóór de gewenste ingangsdatum (Wet flexibel werken).
• Controleer op uw loonstrook of de thuiswerkvergoeding onbelast is uitbetaald.
• Vorder een achterstallige vergoeding binnen vijf jaar (artikel 3:308 BW).

Waar let u als werkgever op?

• Leg de thuiswerkregeling vast met een schriftelijk wijzigingsbeding (artikel 7:613 BW).
• Registreer per werknemer de thuiswerkdagen, of onderbouw het vaste patroon bij een vaste vergoeding.
• Neem de risico’s van thuiswerk op in de RI&E en geef voorlichting over de werkplek (artikel 1.43 Arbobesluit).
• Vraag instemming van de ondernemingsraad voor een regeling over arbeidsomstandigheden (artikel 27 WOR).
• Beslis op een verzoek om thuis te werken uiterlijk een maand vóór de gewenste ingangsdatum, schriftelijk en gemotiveerd.

Wat kunnen wij voor u doen bij thuiswerken en thuiswerkkosten?

Wij adviseren werknemers en werkgevers over de arbeidsrechtelijke kant van thuiswerken; voor de fiscale behandeling verwijzen wij u naar een fiscalist of salarisadministrateur.

• Wij beoordelen of u op grond van uw cao, arbeidsovereenkomst of een vaste gedragslijn recht heeft op een thuiswerkvergoeding.
• Wij toetsen een afgewezen verzoek om thuis te werken aan de eisen van de Wet flexibel werken.
• Wij beoordelen of de werkgever een bestaande vergoeding eenzijdig mag versoberen (artikel 7:613 BW).
• Wij stellen voor werkgevers een thuiswerkbeleid op met regels over vergoeding, registratie, bereikbaarheid en wijziging.
• Wij vorderen namens u nakoming bij de kantonrechter als de werkgever een afgesproken vergoeding niet betaalt.

Samengevat

• Een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan volgen uit een cao, de arbeidsovereenkomst of een personeelsregeling.
• De werkgever mag in 2026 maximaal € 2,45 per thuiswerkdag onbelast vergoeden, ook bij incidenteel thuiswerken.
• Per dag kiest de werkgever tussen een onbelaste thuiswerkvergoeding en een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• De werkgever blijft verantwoordelijk voor een veilige thuiswerkplek volgens de Arbowet.
• Een verzoek om thuis te werken moet de werkgever serieus overwegen, maar hij mag het met redenen afwijzen.

Veelgestelde vragen

Law & More adviseert werkgevers en werknemers over arbeidsvoorwaarden, thuiswerkregelingen en de wijziging daarvan. Meer over onze aanpak leest u op de pagina van onze arbeidsrechtadvocaten.