Contracten opstellen: zo legt u zakelijke afspraken vast en voorkomt u uitlegdiscussies

Gepubliceerd op 26 juli 2025 · Laatst bijgewerkt op 31 oktober 2026

Een goed contract begint bij de voorbereiding: wie zijn de partijen, wie mag tekenen en wat wilt u precies afspreken? In Nederland is een overeenkomst meestal vormvrij (artikel 3:37 lid 1 Burgerlijk Wetboek boek 3), dus ook een mondelinge afspraak bindt u; een schriftelijk contract is vooral uw bewijs als er later onenigheid ontstaat.

Voor sommige overeenkomsten schrijft de wet wel een vorm voor, zoals een notariële akte bij de levering van een woning of aandelen, of schriftelijkheid bij een concurrentiebeding. Voor de meeste zakelijke afspraken geldt dat niet. Hieronder leest u stap voor stap hoe u een contract opstelt, hoe de rechter het later uitlegt en hoe u het na ondertekening beheert.

Hoe bereidt u een contract voor?

Breng de kern van de afspraak in kaart voordat u één woord op papier zet. Wat in de voorbereiding ontbreekt, komt later terug als discussie over wat partijen bedoelden.

Wie zijn de partijen en wie mag tekenen?

Stel vast met welke rechtspersoon of ondernemer u zaken doet. Dat bepaalt wie aansprakelijk is. Bij een eenmanszaak staat de eigenaar met zijn privévermogen in voor de schulden; bij een vof zijn de vennoten hoofdelijk aansprakelijk; bij een bv is in beginsel alleen de vennootschap aansprakelijk.

Controleer daarna wie mag tekenen. Een bestuurder kan zelfstandig of alleen samen met anderen bevoegd zijn; een projectmanager heeft zonder volmacht vaak geen bevoegdheid. Tekent iemand onbevoegd, dan is de onderneming in beginsel niet gebonden, tenzij zij de handeling achteraf bekrachtigt (artikel 3:69 BW) of zelf de schijn van bevoegdheid heeft gewekt (artikel 3:61 lid 2 BW). Raadpleeg het Handelsregister van de Kamer van Koophandel voor de bevoegdheid van bestuurders.

Wat wilt u bereiken?

Omschrijf het doel en de reikwijdte zo concreet mogelijk. Schrijf niet “het leveren van marketingdiensten”, maar “het maandelijks schrijven van vier blogartikelen van minimaal 800 woorden en het beheren van de LinkedIn-bedrijfspagina met twee berichten per week”. Leg ook vast wat er uitdrukkelijk buiten valt, zodat de opdracht niet ongemerkt groeit, en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Hoe legt de rechter een contract later uit?

Dit bepaalt hoe u moet schrijven. Bij uitleg kijkt de rechter niet alleen naar de letterlijke tekst, maar ook naar wat partijen in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs aan de bepalingen mochten toekennen en van elkaar mochten verwachten. Die maatstaf heet naar een arrest uit 1981 het Haviltex-criterium.

De Hoge Raad verfijnde dat voor zakelijke contracten in het arrest Lundiform/Mexx van 5 april 2013 (ECLI:NL:HR:2013:BY8101). Bij een commerciële overeenkomst tussen professionele partijen mag de rechter voorshands veel gewicht geven aan de meest voor de hand liggende taalkundige betekenis. Andere omstandigheden kunnen toch tot een andere uitleg leiden. Een volledigheidsclausule (entire agreement) is volgens de Hoge Raad op zichzelf geen uitlegbepaling: zij belet niet dat wat partijen vóór het sluiten zeiden of deden, meeweegt bij de uitleg.

Voor u als opsteller betekent dit:

• Schrijf zo dat een buitenstaander de tekst op dezelfde manier leest als u.
• Neem een considerans op waarin u de achtergrond en het doel van de overeenkomst beschrijft. Die helpt bij uitleg.
• Definieer kernbegrippen in een aparte bepaling.
• Wilt u dat alleen de tekst telt, regel dat dan uitdrukkelijk in een uitlegbepaling, en niet alleen met een volledigheidsclausule.

Welke bepalingen horen in elk contract?

Elk contract moet de prestatie, de prijs en betaling, en de looptijd en beëindiging regelen. Daarnaast zijn een aansprakelijkheidsbeperking, geheimhouding en een overmachtsregeling in veel zakelijke contracten onmisbaar.

Prijs en betaling

Leg vast welk bedrag wordt betaald, wanneer en hoe, en of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Na afloop van de betalingstermijn is tussen ondernemingen de wettelijke handelsrente verschuldigd. Die bedraagt 10,4% sinds 1 juli 2026; de wettelijke rente voor niet-handelstransacties is 4% sinds 1 januari 2026 (bron: rijksoverheid.nl). Buitengerechtelijke incassokosten volgen tegenover consumenten een dwingende wettelijke staffel; tussen ondernemingen mag u iets anders afspreken.

Een voorbeeld ter illustratie. U huurt een freelance copywriter in. In plaats van “teksten schrijven” spreekt u af: “levering van vier blogartikelen per maand van minimaal 800 woorden, goedgekeurd binnen twee revisierondes, tegen een tarief per artikel, te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum”. Daarover is weinig discussie mogelijk.

Aansprakelijkheid en boetes

Zonder beperking bent u in beginsel aansprakelijk voor de volledige schade. Ondernemers beperken hun aansprakelijkheid vaak tot het factuurbedrag of tot wat de verzekering uitkeert. Bij opzet of bewuste roekeloosheid kan een beroep op die beperking onaanvaardbaar zijn (artikel 6:248 lid 2 BW).

Bij een geheimhoudingsbeding hoort vaak een boete (artikel 6:91 BW). De rechter kan een boete matigen als de billijkheid dat klaarblijkelijk eist (artikel 6:94 BW). Een buitensporig hoge boete biedt dus minder zekerheid dan het lijkt. Leg ook vast of de boete in de plaats komt van schadevergoeding of daarnaast verschuldigd is.

Overmacht

In het contract kunt u invullen welke gebeurtenissen als overmacht gelden, zoals een natuurramp of een plotselinge overheidsmaatregel, en wat er dan gebeurt: opschorting, verlenging van termijnen of een recht om te beëindigen na een bepaalde periode. Zonder regeling beslist de rechter aan de hand van artikel 6:75 BW, en dat is minder voorspelbaar.

Indexering bij langlopende contracten

Zonder indexeringsclausule blijft de prijs in beginsel gelijk, ook als uw kosten stijgen. Een indexeringsclausule koppelt de prijs aan een objectieve maatstaf, meestal een cijferreeks van het CBS, zoals de consumentenprijsindex. Een gemengde index, met een deel voor lonen en een deel voor materialen, sluit vaak beter aan bij de werkelijke kosten. Leg vast welke index geldt, welk basisjaar en wanneer de prijs wordt aangepast. Het CBS geeft uitleg over indexeringen voor nieuwe contracten.

Hoe maakt u van het concept een helder document?

Schrijf in gewone taal en kies een logische opbouw. Juridisch jargon maakt een contract niet sterker; het vergroot de kans op uiteenlopende uitleg. Vergelijk:

• “De opdrachtnemer verbindt zich ertoe, behoudens gevallen van overmacht, de intellectuele voortbrengselen ter beschikking te stellen aan de opdrachtgever binnen de gestelde termijnen, zulks op straffe van verbeurte van een boete.”
• “De opdrachtnemer levert de ontwerpen uiterlijk op de afgesproken datum. Haalt hij die datum niet, dan is hij een boete verschuldigd, behalve bij overmacht.”

Een gangbare opbouw is: partijen, considerans (achtergrond en doel), definities, de kernafspraken (prestatie, vergoeding, looptijd), aansprakelijkheid, geheimhouding, beëindiging, toepasselijk recht en geschillen. Zet technische specificaties, planningen en prijslijsten in bijlagen, en bepaal welk document voorgaat bij tegenstrijdigheid.

Wie laat u het concept controleren?

Laat het concept niet alleen juridisch toetsen, maar ook lezen door de mensen die ermee gaan werken. Sales controleert of de commerciële afspraken kloppen met wat is verkocht. Finance kijkt naar betalingsvoorwaarden, factuurgegevens en btw. Operations beoordeelt of deadlines en werkzaamheden haalbaar zijn.

Sjablonen en contractsoftware

Vaste, goedgekeurde sjablonen en software voor opstellen, goedkeuren en ondertekenen besparen tijd en verkleinen de kans op kopieerfouten. Een sjabloon vervangt niet de beoordeling of de afspraken passen bij de concrete situatie, en moet worden bijgehouden als de wet verandert.

Hoe onderhandelt u over het contract?

Bepaal vooraf uw grenzen. Verdeel uw wensen in drie groepen: noodzakelijk (zonder dit geen overeenkomst), wenselijk (verbetert de afspraak) en wisselgeld (wat u kunt opgeven). Formuleer punten liever als voorstel dan als eis. Het doel is een werkbare overeenkomst, niet het winnen van de onderhandeling.

Onderhandelingen zijn niet vrijblijvend. Wie onderhandelingen afbreekt terwijl de andere partij gerechtvaardigd mocht vertrouwen dat er een overeenkomst zou komen, kan in uitzonderlijke gevallen schadeplichtig zijn. Leg daarom vroeg vast wat wel en niet bindend is, bijvoorbeeld met de zinsnede “onder voorbehoud van goedkeuring door de directie”.

Wat is het verschil tussen een intentieovereenkomst en een contract?

Een intentieovereenkomst (letter of intent, LOI) legt voorlopige afspraken vast op weg naar een definitief contract. Welke onderdelen bindend zijn, hangt af van de formulering. Een gebruikelijke verdeling:

Bevat een LOI al alle essentiële onderdelen, dan kan de rechter oordelen dat er feitelijk al een overeenkomst is. Wilt u dat de LOI grotendeels niet bindend is, zeg dat dan uitdrukkelijk.

Hoe ondertekent u rechtsgeldig?

Juridisch bestaat de overeenkomst vaak al voordat er wordt getekend, namelijk zodra partijen het over de kern eens zijn. De handtekening legt vast wat is afgesproken en dient als bewijs. U kunt met de hand of elektronisch tekenen.

Hoe beheert u het contract na ondertekening?

Na de handtekening begint de uitvoering. Leg elk contract op één centrale plek vast en wijs per contract een eigenaar aan die de opvolging bewaakt. Maak een korte samenvatting met:

• de start- en einddatum en de verlengings- en opzegtermijnen; een gemiste opzegtermijn kan leiden tot een stilzwijgende verlenging;
• de kernverplichtingen van beide partijen;
• de betaalmomenten, bedragen en indexeringsmomenten;
• de contactpersonen voor de dagelijkse uitvoering en voor escalatie.

Hoe meet u of de afspraken worden nagekomen?

Meetbare prestatie-indicatoren maken afspraken toetsbaar: levertijd, kwaliteit (aantal afkeuringen of klachten), budget en reactietijd. Bespreek ze periodiek met de andere partij. Lees meer over hoe u met kpi’s uw contractbeheer kunt optimaliseren.

Leg ook vast wat er gebeurt als een kpi structureel niet wordt gehaald. Dat is juridisch van belang: wie zijn verplichtingen niet nakomt, schiet tekort. Na een ingebrekestelling met een redelijke termijn (artikel 6:82 BW) kan dat grond geven voor schadevergoeding of ontbinding (artikel 6:265 BW).

Veelgestelde vragen over contracten

Kan ik een sjabloon van internet gebruiken?

Als startpunt wel. Een online sjabloon houdt geen rekening met uw branche en uw afspraak, kan verouderd zijn en is soms geschreven voor ander recht dan het Nederlandse. Het grootste risico is schijnzekerheid: het document lijkt compleet, maar bevat gaten die pas bij een geschil zichtbaar worden.

Wat als we het niet eens worden over een bepaling?

Vraag waarom de andere partij moeite heeft met de bepaling; vaak zit er een concrete zorg achter. Soms volstaat een andere formulering, of een concessie op een ander punt. Komt u er niet uit, dan kan een mediator het gesprek begeleiden. Is het voor u een breekpunt, wees dan bereid af te zien van de overeenkomst.

Wanneer schakelt u een advocaat in?

Bij contracten met een groot financieel belang, internationale afspraken (toepasselijk recht en bevoegde rechter), afspraken over intellectueel eigendom en vastgelopen onderhandelingen. Lees meer over advies van een advocaat civiel recht.

Hoe wij u helpen bij het opstellen van contracten

Onze advocaten civiel recht kunnen:

• het contract opstellen of uw concept beoordelen, met aandacht voor prestatie, prijs, looptijd en beëindiging;
• in het Handelsregister nagaan wie uw wederpartij is en wie mag tekenen;
• een aansprakelijkheidsbeperking, geheimhoudings- en boetebeding en overmachtsregeling formuleren die passen bij uw risico’s;
• uw algemene voorwaarden toetsen en nagaan of u ze op de juiste manier ter hand stelt (artikel 6:233 en 6:234 BW);
• een intentieovereenkomst opstellen waarin staat welke afspraken wel en niet bindend zijn.

In het kort

• Een overeenkomst is meestal vormvrij (artikel 3:37 BW); een schriftelijk contract is vooral bewijs.
• Tussen professionele partijen weegt de taalkundige betekenis zwaar, maar niet altijd beslissend (HR 5 april 2013, Lundiform/Mexx).
• Controleer vooraf rechtsvorm en tekenbevoegdheid van de wederpartij.
• Een gekwalificeerde elektronische handtekening staat gelijk aan een handgeschreven handtekening.
• Bewaak na ondertekening opzegtermijnen en meet of de afspraken worden nagekomen.