Rechten en plichten van de werkgever: wat de wet van u vraagt

Gepubliceerd op 24 juni 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

Als werkgever mag u redelijke instructies geven over het werk (artikel 7:660 BW), maar daar staan harde verplichtingen tegenover: op tijd loon betalen, een veilige werkplek bieden, de arbeidsvoorwaarden schriftelijk verstrekken en de ontslagregels volgen. Die regels staan grotendeels dwingend in titel 10 van Boek 7 BW; daarbovenop moet u zich volgens artikel 7:611 BW als goed werkgever gedragen.

Welke wetten bepalen wat een werkgever moet doen?

Zodra er een arbeidsovereenkomst is, geldt het hele arbeidsrecht. Hoe partijen hun samenwerking noemen, maakt daarvoor niet uit. Volgens artikel 7:610 BW is er een arbeidsovereenkomst zodra iemand persoonlijk arbeid verricht, daarvoor loon ontvangt en dat doet in dienst van een ander. Daarbovenop komen verplichtingen uit de Arbeidsomstandighedenwet, de Arbeidstijdenwet, de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, de Wet op de ondernemingsraden en de AVG.

Veel van die bepalingen zijn dwingend recht. U kunt er niet ten nadele van de werknemer van afwijken, ook niet met diens handtekening eronder. Een beding in strijd met dwingend recht is nietig of vernietigbaar; de rest van het contract blijft staan. Een deel van titel 7.10 is driekwartdwingend: daarvan mag alleen bij cao worden afgeweken. Controleer daarom eerst of er een cao op uw onderneming van toepassing is, en of die algemeen verbindend is verklaard.

Tegenover uw instructierecht staat het loonrecht van de werknemer. Volgens artikel 7:628 BW behoudt de werknemer zijn loon als hij het werk niet heeft verricht door een oorzaak die voor uw risico komt, zoals te weinig werk of een defecte machine. Alleen in de eerste zes maanden van het dienstverband mag daar schriftelijk van worden afgeweken. Daarna kan dat nog uitsluitend bij cao, voor functies met wisselende werkzaamheden.

Wie controleert of u zich aan de regels houdt?

• Nederlandse Arbeidsinspectie: Arbowet, Arbeidstijdenwet en Wet minimumloon; kan bestuurlijke boetes opleggen.
• UWV: re-integratie-inspanningen en ontslagaanvragen om bedrijfseconomische redenen of langdurige ziekte.
• Belastingdienst: loonheffingen en de kwalificatie van opdrachtrelaties.
• Autoriteit Persoonsgegevens: verwerking van personeelsgegevens.
• Kantonrechter: geschillen over het contract zelf, van loonvordering tot ontbinding.

Bedragen en termijnen die elke werkgever moet kennen

Wat moet u schriftelijk vastleggen bij indiensttreding?

U informeert de werknemer schriftelijk of elektronisch over de belangrijkste elementen van het dienstverband (artikel 7:655 BW). Doet u dat niet of te laat, dan bent u aansprakelijk voor de schade die de werknemer daardoor lijdt.

Sinds de implementatie van Richtlijn (EU) 2019/1152 op 1 augustus 2022 is die lijst fors uitgebreid. U vermeldt niet alleen functie, loon, arbeidsduur en duur van het contract, maar ook de arbeidsplaats, de proeftijd, het verlofrecht, de opzegtermijn, de scholing waar de werknemer recht op heeft en de procedure bij beëindiging. Bij onvoorspelbare werktijden geeft u aan op welke dagen en uren de werknemer kan worden opgeroepen.

Een onvolledig contract werkt vaak tegen u: bij onduidelijkheid kan de rechter een beding uitleggen in het nadeel van degene die het heeft opgesteld. Werkt u met internationale medewerkers, houd dan rekening met aanvullende eisen. Wat er in een Nederlands arbeidscontract voor expats hoort, verschilt op onderdelen van een standaardcontract.

Welke bedingen vragen extra aandacht?

• Proeftijd (artikel 7:652 BW): alleen schriftelijk en voor beide partijen even lang. Niet bij een contract van zes maanden of korter; maximaal een maand bij een contract tot twee jaar; maximaal twee maanden bij twee jaar of langer of onbepaalde tijd. Een te lange proeftijd is nietig.
• Concurrentiebeding (artikel 7:653 BW): alleen schriftelijk en met een meerderjarige werknemer. In een contract voor bepaalde tijd alleen met een schriftelijke motivering van zwaarwegende bedrijfsbelangen.
• Nevenwerkzaamhedenbeding (artikel 7:653a BW): alleen in te roepen met een objectieve rechtvaardigingsgrond, zoals gezondheid en veiligheid of het vermijden van belangenconflicten.
• Studiekostenbeding (artikel 7:611a BW): scholing die wettelijk of op grond van de cao verplicht is voor de functie, is kosteloos en vindt zoveel mogelijk onder werktijd plaats. Een terugbetalingsregeling daarvoor is nietig.

Hoe zit het met loon, minimumloon en vakantie?

Sinds 1 januari 2024 kent Nederland een wettelijk minimumuurloon, ongeacht of de voltijdweek in uw sector 36, 38 of 40 uur telt. Het bedrag wordt op 1 januari en 1 juli geïndexeerd. Betaalt u structureel te weinig, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een boete opleggen. De werknemer kan het achterstallige loon vorderen met de wettelijke verhoging van artikel 7:625 BW.

Bij elke betaling hoort een loonspecificatie. Artikel 7:626 BW schrijft voor wat daarop staat: het bruto loon, de gespecificeerde inhoudingen, het minimumloon dat voor de werknemer geldt, de overeengekomen arbeidsduur en de naam van beide partijen. Betaal het loon op de afgesproken termijn; te late betaling levert naast de wettelijke verhoging ook wettelijke rente op.

De wettelijke vakantie bedraagt vier keer de wekelijkse arbeidsduur (artikel 7:634 BW). Bij 40 uur per week is dat 160 uur, dus twintig dagen. Wettelijke dagen vervallen volgens artikel 7:640a BW zes maanden na afloop van het opbouwjaar; bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar. Het verval geldt alleen als u de werknemer daadwerkelijk in staat heeft gesteld de dagen op te nemen en hem heeft gewezen op het naderende verval.

Daarnaast gelden verlofrechten uit de Wet arbeid en zorg: zwangerschaps- en bevallingsverlof, geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof, betaald ouderschapsverlof, zorgverlof en calamiteitenverlof. Bij aanvullend geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof loopt de uitkering via UWV, maar de aanvraag doet u als werkgever.

Wat zijn uw verplichtingen als een werknemer ziek wordt?

Bij ziekte betaalt u maximaal 104 weken ten minste 70 procent van het loon door (artikel 7:629 BW). In het eerste ziektejaar mag de werknemer daarbij niet onder het wettelijk minimumloon uitkomen; veel cao’s vullen aan tot volledig loon. U mag schriftelijk afspreken dat de werknemer over de eerste twee ziektedagen geen loon krijgt (artikel 7:629 lid 9 BW). Meer wachtdagen zijn niet toegestaan, en controleer of uw cao wachtdagen uitsluit.

Daarnaast werkt u actief aan re-integratie volgens de Wet verbetering poortwachter. Het tijdpad ziet er zo uit:

1. Uiterlijk in week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts of arbodienst.
2. Uiterlijk in week 8: plan van aanpak, samen met de werknemer opgesteld en periodiek geëvalueerd.
3. Rond week 52: eerstejaarsevaluatie; is terugkeer in eigen werk niet haalbaar, dan opent u uiterlijk nu spoor 2.
4. Rond week 93: re-integratieverslag waarmee de werknemer een WIA-uitkering aanvraagt.

Slaat u een stap over of legt u de stappen niet vast, dan kan UWV op grond van artikel 25 Wet WIA een loonsanctie opleggen van maximaal 52 weken extra loondoorbetaling. Spoor 1 is passend werk in uw eigen onderneming; spoor 2 is begeleiding naar werk bij een andere werkgever. Meer daarover leest u in ons artikel over re-integratie bij langdurige ziekte in spoor 1 en 2.

Let bij verzuim op de grens van de privacy. U mag niet vragen naar de aard van de klachten, de diagnose of de behandeling. U registreert alleen wat nodig is voor loondoorbetaling en verzuimbegeleiding, zoals de datum van de melding, het verpleegadres en de verwachte duur. Medische gegevens horen bij de bedrijfsarts. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht en kan bij overtreding een boete opleggen.

Welke zorgplicht heeft u voor een veilige werkplek?

Artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht u een beleid te voeren dat gericht is op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Het sluitstuk is de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van artikel 5 Arbowet: een schriftelijke inventarisatie van de risico’s, met een plan van aanpak, een termijn per maatregel en een aanwijsbare verantwoordelijke. U actualiseert de RI&E zodra werkzaamheden, techniek of organisatie wezenlijk veranderen.

De zorgplicht omvat ook psychosociale arbeidsbelasting: werkdruk, agressie, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. In de praktijk betekent dat een gedragscode, een vertrouwenspersoon als aanspreekpunt en een klachtenprocedure die ook wordt gevolgd. Een algemene wettelijke plicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen, bestaat op dit moment niet; daarover ligt sinds 2023 een initiatiefwetsvoorstel. Ontbreekt een aanspreekpunt, dan staat u zwak zodra een medewerker melding maakt van pesten of intimidatie.

Loopt een werknemer toch schade op in de uitoefening van zijn werk, dan bent u volgens artikel 7:658 BW aansprakelijk. Dat is anders als u aantoont dat u aan uw zorgplicht heeft voldaan, of dat de schade in belangrijke mate het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer. Een gedocumenteerde RI&E, aantoonbare instructies en toezicht op de naleving zijn dan uw belangrijkste verdediging.

De Arbeidstijdenwet stelt grenzen aan de arbeidstijd per dienst, per week en per periode van zestien weken, en schrijft rusttijden en pauzes voor. Voor nachtarbeid en voor jongeren onder de achttien gelden strengere normen. Houd een registratie van arbeids- en rusttijden bij; zonder die registratie kunt u bij een inspectie niet aantonen dat u binnen de norm bent gebleven.

Welke regels gelden voor oproepkrachten en tijdelijke contracten?

Voor oproepcontracten gelden sinds de Wet arbeidsmarkt in balans (2020) de regels van artikel 7:628a BW. U roept een oproepkracht ten minste vier dagen van tevoren schriftelijk of elektronisch op. Doet u dat niet, dan hoeft de werknemer geen gehoor te geven. Zegt u een tijdige oproep binnen die vier dagen af of wijzigt u de tijden, dan behoudt de werknemer recht op loon over de ingeplande uren. Bij cao kan de termijn worden verkort tot ten minste 24 uur.

Na twaalf maanden doet u de oproepkracht een schriftelijk aanbod voor een vaste arbeidsomvang, gebaseerd op het gemiddelde aantal gewerkte uren in dat jaar. Die verplichting staat ook in de WAB-checklist voor werkgevers. Vergeet u het aanbod, dan heeft de werknemer alsnog recht op loon over dat gemiddelde. Los daarvan geeft artikel 7:610b BW een rechtsvermoeden: na ten minste drie maanden wordt de arbeidsomvang vermoed gelijk te zijn aan het gemiddelde van de laatste drie maanden. Hoe het oproepcontract zich verhoudt tot het aangekondigde basiscontract, leest u in de nieuwe regels voor het oproepcontract.

Bij tijdelijke contracten geldt de ketenregeling van artikel 7:668a BW. Bij meer dan drie opeenvolgende contracten, of een keten langer dan drie jaar, ontstaat van rechtswege een contract voor onbepaalde tijd. Een onderbreking van meer dan zes maanden breekt de keten.

Actueel (oktober 2026): de Wet meer zekerheid flexwerkers is aangenomen en verlengt de onderbrekingstermijn naar drie jaar. De datum van inwerkingtreding wordt bij koninklijk besluit vastgesteld; tot die datum geldt de termijn van zes maanden. Draaideurconstructies met een halfjaar rust worden daarna onmogelijk. Neem de regels rond het arbeidscontract voor bepaalde tijd daarom nu al mee in de herziening van uw contractbeleid.

Loopt een tijdelijk contract van zes maanden of langer af, dan laat u de werknemer volgens artikel 7:668 BW uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk weten of u verlengt en onder welke voorwaarden. Vergeet u die aanzegging, dan bent u een vergoeding van een maandloon verschuldigd; zegt u te laat aan, dan een evenredig deel. Die vergoeding staat los van de transitievergoeding. De werknemer moet haar binnen drie maanden na het einde van het contract opeisen.

Wanneer is uw zzp’er eigenlijk een werknemer?

Dat hangt af van alle omstandigheden van het geval, niet van de naam die u de overeenkomst geeft. In het Deliveroo-arrest oordeelde de Hoge Raad dat de maaltijdbezorgers op basis van een arbeidsovereenkomst werkten (HR 24 maart 2023, ECLI:NL:HR:2023:443). De Hoge Raad noemde als gezichtspunten onder meer de aard en duur van het werk, de manier waarop werk en werktijden worden bepaald, de inbedding in de organisatie, een verplichting om het werk persoonlijk te doen, de hoogte en vaststelling van de beloning, het commerciële risico en de vraag of de werker zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt.

Vaste werkdagen op kantoor, werkmiddelen van de zaak, deelname aan het teamoverleg, vakantie in overleg en werk dat tot uw kernactiviteit behoort, wijzen op een gezagsverhouding. Voor platformwerk is die weging verder uitgewerkt in ons artikel over schijnzelfstandigheid bij platformwerk.

Het handhavingsmoratorium op de Wet DBA is per 1 januari 2025 beëindigd. De Belastingdienst kan sindsdien weer correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen loonheffingen opleggen als een opdrachtrelatie in werkelijkheid een dienstbetrekking is. Daarnaast kunt u te maken krijgen met een verplichte aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds.

Actueel (oktober 2026): de Eerste Kamer heeft in juni 2026 de wet aangenomen die een rechtsvermoeden van een arbeidsovereenkomst invoert bij een uurtarief onder € 38 (peildatum 1 januari 2026). Volgens de berichtgeving treedt die wet op 31 december 2026 in werking. Werkt een opdrachtnemer onder die grens, dan kan hij zich op het vermoeden beroepen en moet u aantonen dat er geen arbeidsovereenkomst is. Voor de toetsing zelf blijft het Deliveroo-kader beslissend.

De civiele en de fiscale beoordeling staan los van elkaar. Oordeelt de rechter dat er een arbeidsovereenkomst is, dan kan de werknemer met terugwerkende kracht loon, vakantiedagen en ontslagbescherming claimen. Een fiscale naheffing komt daar los van bovenop.

Wat mag u vastleggen en controleren over uw personeel?

U mag alleen persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de arbeidsovereenkomst of voor een wettelijke verplichting. Toestemming van een werknemer is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in beginsel geen bruikbare grondslag, omdat die door de gezagsverhouding zelden vrij wordt gegeven. Voor de loonadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Voor controle van e-mail, internetgebruik, cameratoezicht of volgsystemen heeft u een gerechtvaardigd belang nodig. De controle moet noodzakelijk en proportioneel zijn, en er mag geen minder ingrijpend middel bestaan. Heimelijke controle mag alleen bij een concrete verdenking, tijdelijk en gericht. Voor een regeling over personeelsvolgsystemen heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden). Een systeem dat zonder die instemming is ingevoerd, kan de OR de nietigheid inroepen.

Vanaf vijftig werknemers bent u verplicht een ondernemingsraad in te stellen. De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen over arbeidsomstandigheden, verzuim, werktijden, beloningssystemen en privacy, en adviesrecht bij besluiten zoals een reorganisatie of overname. Bij ten minste tien werknemers kunt u met een personeelsvertegenwoordiging werken.

Gelijke behandeling is een verplichting. De Algemene wet gelijke behandeling en de bijzondere gelijkebehandelingswetten verbieden onderscheid op grond van onder meer godsdienst, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele gerichtheid, handicap, chronische ziekte, leeftijd en arbeidsduur. Dat verbod geldt bij werving, beloning, bevordering en ontslag. Het College voor de Rechten van de Mens kan hierover oordelen; de werknemer kan daarnaast naar de kantonrechter.

Hoe beëindigt u een arbeidsovereenkomst correct?

Nederland kent een gesloten stelsel van ontslaggronden. Artikel 7:669 BW eist een redelijke grond en de vaststelling dat herplaatsing binnen een redelijke termijn, zo nodig met scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt. De route hangt af van de grond:

Zegt u op na toestemming van UWV, dan geldt de opzegtermijn van artikel 7:672 BW: een tot vier maanden, afhankelijk van de duur van het dienstverband. Verkorting van uw termijn kan alleen bij cao. Spreekt u voor de werknemer schriftelijk een langere opzegtermijn af, dan mag uw eigen termijn niet korter zijn dan het dubbele daarvan. De doorlooptijd van de UWV-procedure mag u aftrekken, mits er ten minste een maand overblijft.

Bij een einde op uw initiatief is in beginsel een transitievergoeding verschuldigd (artikel 7:673 BW), vanaf de eerste werkdag, dus ook bij een einde in de proeftijd. De vergoeding bedraagt een derde maandsalaris per gewerkt jaar, naar rato over gedeelten van een jaar, met in 2026 een maximum van € 102.000 of een jaarsalaris als dat hoger is. In faillissement bestaat geen aanspraak. Bij ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer is de vergoeding in beginsel niet verschuldigd.

Ontslag op staande voet vraagt een dringende reden, directe opzegging en directe mededeling van die reden. De werknemer kan binnen twee maanden de opzegging laten vernietigen; lukt dat, dan betaalt u het loon over de tussenliggende periode. Welke fouten bij beëindiging vaak worden gemaakt, leest u in ons overzicht van valkuilen bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst.

Vragen die werkgevers ons vaak stellen

Mag ik een werknemer verplichten op kantoor te werken?

Ja. Er bestaat geen recht op thuiswerken: het wetsvoorstel Werken waar je wilt is in 2023 door de Eerste Kamer verworpen. De werknemer kan op grond van de Wet flexibel werken wel een verzoek doen tot aanpassing van arbeidsplaats, arbeidsduur of werktijd. Beslist u niet tijdig en schriftelijk, dan wordt een verzoek over arbeidsduur of werktijd van rechtswege toegewezen zoals gevraagd.

Kan ik het loon eenzijdig verlagen bij tegenvallende resultaten?

In beginsel niet. Een eenzijdige wijziging kan alleen met een schriftelijk wijzigingsbeding (artikel 7:613 BW) en een zwaarwichtig belang dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Zonder zo’n beding geldt de maatstaf van goed werkgever- en werknemerschap: uw voorstel moet redelijk zijn en aanvaarding moet van de werknemer kunnen worden gevergd. Slechte resultaten alleen zijn zelden voldoende.

Hoe lang mag ik een personeelsdossier bewaren na uitdiensttreding?

Er is geen termijn voor het hele dossier. Gegevens uit de loonadministratie vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor sollicitatiegegevens hanteert de Autoriteit Persoonsgegevens vier weken na afronding van de procedure, of een jaar met toestemming van de kandidaat. Overige gegevens bewaart u niet langer dan noodzakelijk; twee jaar na uitdiensttreding is een gangbaar uitgangspunt, tenzij er een procedure loopt.

Wat kunnen wij voor u als werkgever doen?

• Wij toetsen uw arbeidsovereenkomsten aan artikel 7:655 BW en aan de toepasselijke cao.
• Wij beoordelen concurrentie-, nevenwerkzaamheden- en studiekostenbedingen.
• Wij begeleiden verzuimdossiers en controleren of uw re-integratie-inspanningen een UWV-toets doorstaan.
• Wij beoordelen opdrachtrelaties met zzp’ers aan de hand van het Deliveroo-kader.
• Wij bereiden een ontslagdossier voor en voeren de procedure bij UWV of de kantonrechter. Zie ook onze pagina arbeidsrechtadvocaat.

Werkgeversplichten in vijf punten

• U heeft een instructierecht, maar ook dwingende plichten uit titel 7.10 BW: loon betalen, een veilige werkplek bieden, schriftelijk informeren en de ontslagregels volgen.
• Bij ziekte betaalt u maximaal 104 weken ten minste 70 procent door en volgt u de stappen van de Wet verbetering poortwachter; anders dreigt een loonsanctie tot 52 weken.
• Oproepkrachten roept u ten minste vier dagen vooraf op; na twaalf maanden doet u een aanbod voor vaste uren.
• Of een zzp’er werknemer is, bepaalt het Deliveroo-kader; per 31 december 2026 geldt naar verwachting een rechtsvermoeden onder € 38 per uur.
• Ontslag vraagt een redelijke grond en de juiste route via UWV of kantonrechter.