Werkgevers kunnen niet altijd zomaar besluiten nemen over personeelsaangelegenheden.
Voor bepaalde beslissingen moet de ondernemingsraad eerst instemming geven, anders mag de werkgever het besluit niet uitvoeren.
Dit instemmingsrecht geeft werknemers via hun OR een stevige stem in het personeelsbeleid van hun organisatie.
Het instemmingsrecht werkt eigenlijk als een soort vetorecht.
De OR kan besluiten blokkeren die gaan over werktijden, arbeidsomstandigheden, opleidingen en andere personeelsregelingen.
Veel werkgevers weten niet precies wanneer ze instemming moeten vragen of wat er gebeurt als ze het vergeten.
Hier lees je wanneer het instemmingsrecht geldt en hoe het proces in de praktijk loopt.
Ook vind je wat werkgevers en OR-leden echt moeten weten om gedoe te voorkomen.
Van de wettelijke regels tot wat losse tips voor beide kanten.
Wat is het instemmingsrecht van de OR?
Met het instemmingsrecht krijgt de ondernemingsraad een flinke stem bij personele beslissingen.
Dit recht verschilt van adviesrecht, want de werkgever heeft hier echt toestemming van de OR nodig.
Definitie en wettelijke grondslag
Instemmingsrecht betekent dat de ondernemer vooraf toestemming moet krijgen van de OR voor bepaalde besluiten.
Zonder deze instemming mag de werkgever het besluit niet uitvoeren.
Dit staat in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
De wet maakt duidelijk wanneer de ondernemer instemmingsrecht moet respecteren.
Het instemmingsrecht geldt voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen.
Deze regelingen moeten te maken hebben met het sociale beleid of personeelsbeleid van het bedrijf.
Verschil met adviesrecht
Bij adviesrecht hoeft de ondernemer alleen advies te vragen aan de OR.
De werkgever kan daarna alsnog een ander besluit nemen dan wat de OR adviseert.
Instemmingsrecht werkt anders.
Hier moet de OR echt akkoord gaan met het voorgenomen besluit.
Zonder deze instemming kan de ondernemer niet verder.
- Adviesrecht: werkgever vraagt advies, maar maakt uiteindelijk zelf de keuze
- Instemmingsrecht: werkgever heeft toestemming van de OR nodig om door te gaan
Belang voor ondernemingsraad en bestuurder
Voor de OR is instemmingsrecht een krachtig instrument.
Het geeft de raad echte zeggenschap over personeelsregelingen zoals werktijden en arbeidsomstandigheden.
De bestuurder moet hier rekening mee houden bij het maken van plannen.
Dat voorkomt meestal conflicten en zorgt voor betere samenwerking met werknemers.
- OR krijgt invloed op belangrijke werknemersbelangen
- Bestuurder voorkomt juridische problemen
- Werknemers worden beter betrokken bij veranderingen
Wanneer moet de werkgever instemming vragen?
De werkgever moet voor specifieke besluiten altijd instemming van de ondernemingsraad krijgen.
Deze onderwerpen staan vast in de wet en gelden alleen voor algemene regelingen, niet voor individuele gevallen.
Limitatieve lijst volgens artikel 27 WOR
Artikel 27 WOR bevat een complete lijst van onderwerpen die instemmingsplichtig zijn.
De werkgever mag deze besluiten niet nemen zonder goedkeuring van de OR.
De belangrijkste instemmingsplichtige onderwerpen zijn:
- Regelingen voor werktijden en werkroosters
- Arbeidsomstandigheden en veiligheidsmaatregelen
- Ziekteverzuim en verzuimbeleid
- Personeelsbeoordelingen en functioneringsgesprekken
- Personeelsopleidingen en trainingen
- Beloningssystemen en prestatiebeoordelingen
Het gaat om het vaststellen, wijzigen of intrekken van deze regelingen.
De ondernemingsraad heeft dan een vetorecht.
Zonder instemming mag de werkgever het besluit niet uitvoeren.
Als hij dit toch doet, kan de OR binnen één maand de nietigheid inroepen.
Algemene en groepbesluiten versus individuele regelingen
Het instemmingsrecht geldt alleen voor algemene regelingen die meerdere werknemers raken.
Individuele arbeidsvoorwaarden vallen hier niet onder.
Voorbeelden van instemmingsplichtige regelingen:
- Een nieuwe thuiswerkregeling voor alle medewerkers
- Wijziging van de standaard werktijden
- Invoering van een digitaal ziekteverzuimsysteem
Geen instemming nodig bij:
- Individuele salarisverhoging voor één werknemer
- Persoonlijke trainingsafspraak met één medewerker
- Individuele wijziging van werktijden
De werkgever moet dus goed onderscheid maken tussen collectieve beleidsbesluiten en individuele gevallen.
Invloed van cao’s en wettelijke regelingen
Cao-bepalingen en wettelijke regelingen beïnvloeden het instemmingsrecht van de OR.
Sommige onderwerpen zijn al geregeld in de cao.
Als een onderwerp volledig in de cao staat, hoeft de werkgever geen instemming te vragen.
De cao gaat dan voor op het instemmingsrecht.
Bij gedeeltelijke cao-regeling blijft instemming wel nodig voor de onderdelen die niet in de cao staan.
De OR kan dan meebeslissen over de resterende punten.
Wettelijke regelingen werken net zo.
Als de wet iets volledig regelt, vervalt het instemmingsrecht voor dat onderdeel.
Onderwerpen waarvoor instemmingsrecht geldt
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht voor dertien specifieke onderwerpen die in artikel 27 van de WOR staan.
Deze regelingen raken direct aan arbeidsomstandigheden, werktijden, beloningssystemen en personeelsontwikkeling.
Arbeidsomstandigheden en verzuimbeleid
Werkgevers moeten toestemming vragen aan de OR voor alle regelingen over arbeidsomstandigheden.
Dit geldt ook voor ziekteverzuim en re-integratiebeleid.
Deze regelingen kunnen verschillende onderwerpen omvatten:
- Veiligheidsmaatregelen op de werkvloer
- Ergonomische werkplekken
- Preventiebeleid voor arbeidsongevallen
- Procedures bij ziekteverzuim
- Re-integratietrajecten voor zieke werknemers
De OR heeft geen zeggenschap over individuele ziekteverzuimgesprekken.
Het instemmingsrecht beperkt zich tot algemene regelingen die voor meerdere werknemers gelden.
Wijzigingen in het arbobeleid vereisen altijd instemming.
Dit geldt ook als de werkgever bestaande regelingen wil intrekken of aanpassen.
Werktijden en vakantieregelingen
Voor werktijden en vakantieregeling geldt het instemmingsrecht van de OR.
Dit omvat zowel arbeids- als rusttijdenregelingen.
Belangrijke onderwerpen binnen deze categorie:
- Flexibele werktijden en thuiswerkregelingen
- Overwerkregelingen en compensatie
- Rusttijden tussen diensten
- Vakantietoewijzing en opnameprocedures
- Verlofaanvragen en goedkeuringsprocedures
De OR heeft geen invloed op de totale hoeveelheid vakantiedagen.
Dit valt onder primaire arbeidsvoorwaarden.
Wel kunnen ze meebeslissen over de manier waarop werknemers hun verlof kunnen opnemen.
Wijzigingen in roosters of diensten vragen om instemming.
Dit geldt vooral als deze veranderingen structureel zijn en meerdere werknemers raken.
Spaarregelingen en winstdeling
Spaarregelingen en winstdeling zijn belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarden waar de OR over meebeslist. Ze raken direct aan de financiële positie van werknemers.
Voor winstdeling gelden specifieke regels:
- Verdeelsleutels en criteria
- Uitkeringsdata en procedures
- Voorwaarden voor deelname
- Berekeningswijzen voor winstuitkering
Spaarregelingen komen in allerlei vormen voor. Denk bijvoorbeeld aan spaarloonregelingen of levensloopsparen.
De OR moet instemmen met alle aspecten van deze regelingen.
Pensioenregelingen vallen ook onder dit instemmingsrecht. Elke wijziging in pensioenovereenkomsten vereist toestemming van de OR.
De werkgever bepaalt de hoogte van individuele uitkeringen zelf. Het instemmingsrecht van de OR gaat alleen over de algemene regels en procedures.
Opleidingen en functiebeoordelingen
Opleidingen en functiebeoordelingen zijn essentieel voor personeelsontwikkeling. De OR heeft hier veel invloed.
Voor opleidingsregelingen geldt instemmingsrecht over:
- Opleidingsbudget en toewijzing
- Selectiecriteria voor deelnemers
- Studieverlof en faciliteiten
- Terugbetalingsverplichtingen bij ontslag
Functiebeoordelingen vereisen ook instemming van de OR. Dit gaat om de systematiek en de procedures, niet om individuele beoordelingen.
De OR beslist mee over beoordelingscriteria en hoe vaak beoordelingen plaatsvinden. Ook gespreksprocedures en formulieren vallen hieronder.
Individuele trainingen of losse cursussen vallen buiten het instemmingsrecht. Alleen structurele regelingen die voor meerdere werknemers gelden, zijn van belang.
Praktijk: het instemmingstraject
Het instemmingstraject volgt een vaste procedure. De werkgever dient eerst een instemmingsverzoek in, waarna de OR overlegt en de achterban raadpleegt.
Elke stap heeft z’n eigen eisen en termijnen. Beide partijen moeten zich hieraan houden.
De stappen in het traject
Het traject begint zodra het bestuur een besluit wil nemen dat onder artikel 27 WOR valt. De werkgever moet de OR eerst benaderen voordat hij iets uitvoert.
Het traject bestaat uit drie hoofdfasen:
- Instemmingsverzoek – Het bestuur dient een schriftelijk verzoek in
- Overlegfase – OR en werkgever voeren gesprekken
- Besluitvorming – OR geeft wel of geen instemming
De OR heeft vier weken om te reageren op het verzoek. Reageert de OR niet? Dan geldt dat als instemming.
Het bestuur mag het besluit pas uitvoeren na goedkeuring van de OR. Als de OR weigert, kan de werkgever naar de kantonrechter stappen.
Inhoud en eisen van het instemmingsverzoek
Een geldig instemmingsverzoek moet aan strikte eisen voldoen. Het bestuur moet alle relevante informatie aanleveren zodat de OR een weloverwogen besluit kan nemen.
Het verzoek moet schriftelijk zijn en de volgende onderdelen bevatten:
- Concrete beschrijving van het voorgenomen besluit
- Motivatie waarom het besluit nodig is
- Gevolgen voor medewerkers en organisatie
- Tijdstip van invoering
- Alternatieven die zijn overwogen
Bij regelingen voor het personeelshandboek moet de werkgever de exacte tekst meesturen. Vage omschrijvingen voldoen niet.
Ontbreekt er informatie? Dan kan de OR om aanvulling vragen. De vierwekentermijn loopt dan pas weer als de werkgever alles compleet heeft aangeleverd.
Overlegvergadering en achterbanraadpleging
Nadat de OR het instemmingsverzoek ontvangt, plant hij meestal een overlegvergadering met het bestuur. In dat gesprek kunnen beide partijen hun standpunten toelichten.
Tijdens het overleg stelt de OR vragen over onduidelijkheden. De werkgever moet die zo goed mogelijk beantwoorden.
De OR gebruikt deze input voor de achterbanraadpleging. Daarbij peilt de raad de mening van medewerkers over het voorstel.
Als werknemers veel weerstand tonen, kan dat een goede reden zijn om geen instemming te geven. De OR moet deze keuze wel goed onderbouwen.
Na de achterbanraadpleging neemt de OR een definitief besluit. Meestal gebeurt dat in een OR-vergadering met een stemming.
Wat als de werkgever zich niet aan het instemmingsrecht houdt?
Als een werkgever een besluit neemt zonder de vereiste instemming van de ondernemingsraad, heeft dat serieuze juridische gevolgen. De OR kan het besluit nietig laten verklaren en de werkgever dwingen zich aan de regels te houden.
Nietigheid van het besluit
Neemt de werkgever een besluit zonder instemming van de ondernemingsraad? Dan is dat besluit automatisch nietig.
Het besluit heeft dan juridisch geen enkele waarde. De werkgever mag het niet uitvoeren.
Doet hij dat toch, dan overtreedt hij de wet.
Gevolgen van nietigheid:
- Het besluit heeft geen rechtskracht
- Werknemers hoeven zich er niet aan te houden
- De werkgever moet stoppen met uitvoering
- Eventuele schade moet worden hersteld
De ondernemingsraad hoeft niet eerst nietigheid aan te vragen. Het besluit is automatisch nietig als instemming ontbreekt.
Gang naar de kantonrechter
De ondernemingsraad kan naar de kantonrechter stappen om nietigheid officieel vast te stellen. Dit gebeurt via een kort geding.
De kantonrechter kijkt of de werkgever zich aan het instemmingsrecht heeft gehouden. Hij beoordeelt de feiten en de wettelijke vereisten.
Mogelijke uitspraken kantonrechter:
- Nietigverklaring van het besluit
- Verbod op uitvoering
- Schadevergoeding voor de OR
- Dwangsom bij overtreding
Ook de werkgever kan naar de kantonrechter. Hij kan vragen om vervangende instemming als de OR onredelijk weigert.
De rechter kijkt dan of de weigering terecht was.
Termijnen en formele eisen
De ondernemingsraad kan altijd nietigheid inroepen zolang het besluit geldt. Er is geen specifieke termijn.
Voor een kort geding bij de kantonrechter gelden wel praktische termijnen. Snel handelen helpt de OR.
Belangrijke aandachtspunten:
- Documenteer de weigering van instemming
- Leg vast wanneer de werkgever toch besloot
- Verzamel bewijs van de uitvoering
- Waarschuw de werkgever schriftelijk
De OR moet aantonen dat het instemmingsrecht van toepassing was. Ook moet duidelijk zijn dat geen instemming is gegeven.
Goede documentatie maakt een succesvolle procedure mogelijk.
Bijzondere situaties en aanvullende bevoegdheden
Het instemmingsrecht geldt ook voor andere vertegenwoordigingsorganen zoals de PVT. Werkgevers en OR’en mogen ruimere afspraken maken dan de wet voorschrijft.
Instemmingsrecht bij PVT en COR
De personeelsvertegenwoordiging (PVT) heeft dezelfde instemmingsrechten als een ondernemingsraad. Dit geldt voor organisaties zonder OR, maar met een PVT.
Een centrale ondernemingsraad (COR) krijgt instemmingsrecht voor regelingen die meerdere ondernemingen raken. Lokale OR’en verliezen dan hun bevoegdheid over die onderwerpen.
Bij een groepsondernemingsraad (GOR) werkt het net zo. De GOR beslist over gemeenschappelijke zaken van de deelnemende ondernemingen.
Belangrijke regels:
- De PVT vraagt instemming voor alle regelingen uit artikel 27 WOR
- COR en GOR nemen bevoegdheden over van lokale OR’en
- Lokale OR’en behouden instemmingsrecht voor bedrijfsspecifieke regelingen
Ruimere afspraken tussen ondernemer en OR
Werkgevers en OR’en kunnen extra instemmingsrechten afspreken bovenop de wettelijke minimumrechten. Ze leggen deze afspraken vast in een schriftelijke overeenkomst.
Ook de cao kan aanvullende instemmingsrechten bevatten. Die gelden dan voor alle werkgevers onder die cao.
Voorbeelden van extra bevoegdheden:
- Instemmingsrecht bij alle personeelsbesluiten
- Vetorecht bij belangrijke investeringen
- Medezeggenschap bij strategische plannen
De ondernemer moet zich aan deze ruimere afspraken houden. Bij twijfel geldt altijd de meest vergaande bevoegdheid voor de OR.
Aandachtspunten voor OR-leden en bestuurders
Een goede samenwerking tussen de ondernemingsraad en het bestuur draait vooral om duidelijke communicatie en voldoende kennis. OR-leden hebben echt scholing nodig om hun rechten goed te benutten.
Communicatie en informatievoorziening
Het bestuur moet OR-leden op tijd informeren over voorgenomen besluiten. Die informatie hoort volledig en begrijpelijk te zijn.
OR-leden moeten aangeven wanneer ze instemming nodig vinden. Ze kunnen niet achteraf bezwaar maken als ze niet binnen dertig dagen reageren.
Het bestuur moet alle relevante stukken geven. Denk bijvoorbeeld aan:
- Beleidsnotities over personeelsbeleid
- Financiële gevolgen van voorstellen
- Tijdschema’s voor invoering
- Gevolgen voor verschillende werknemersgroepen
Is de informatie niet duidelijk? Dan kunnen OR-leden extra tijd vragen.
Het bestuur mag geen besluiten nemen zolang de informatievoorziening niet compleet is.
Goede communicatie voorkomt een hoop conflicten over het instemmingsrecht. Iedereen moet wel weten wat zijn rol is — dat spreekt bijna voor zich, toch?
Scholing en ondersteuning van de OR
OR-leden hebben recht op scholing over hun rechten en taken. Het bestuur hoort die scholing te faciliteren en te betalen.
Belangrijke onderwerpen voor scholing zijn bijvoorbeeld:
- Artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden
- Procedures rond instemmingsrecht
- Onderhandelingstechnieken
- Juridische aspecten van sociaal beleid
Bij complexe onderwerpen kunnen OR-leden externe adviseurs inschakelen. Vooral als het personeelsbeleid grote gevolgen heeft, is dat slim.
Nieuwe OR-leden hebben echt extra ondersteuning nodig. Ervaren leden kunnen hen begeleiden bij hun eerste instemmingsprocedures.
Het bestuur moet tijd en middelen beschikbaar stellen. Zonder goede voorbereiding kunnen OR-leden hun taken niet goed uitvoeren.
Veelgestelde vragen
De ondernemingsraad heeft verschillende rechten bij bedrijfsbeslissingen. Die rechten verschillen per situatie en kunnen grote gevolgen hebben voor werkgevers.
Wat zijn de rechten van de ondernemingsraad bij organisatorische wijzigingen?
Bij organisatorische wijzigingen heeft de OR adviesrecht, niet instemmingsrecht. De werkgever moet advies vragen voor belangrijke beslissingen zoals reorganisaties en fusies.
Na het advies mag de werkgever het besluit niet meteen uitvoeren. Er geldt een opschortingsplicht van een maand.
Neemt de werkgever een ander besluit dan geadviseerd? Dan moet hij uitleg geven. De OR kan binnen een maand beroep aantekenen bij de Ondernemingskamer.
In welke situaties moet een werkgever verplicht advies vragen aan de ondernemingsraad?
De werkgever moet advies vragen bij belangrijke financiële, economische en organisatorische besluiten. Denk aan reorganisaties, fusies en grote investeringen.
Ook bij andere ingrijpende veranderingen die de hele organisatie raken, is advies verplicht.
De werkgever kan zulke beslissingen niet nemen zonder de OR te raadplegen.
Hoe kan de ondernemingsraad zijn instemmingsrecht uitoefenen bij veranderingen in arbeidsvoorwaarden?
De OR heeft instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van personeelsregelingen. Dit geldt voor werktijden, arbeidsomstandigheden en opleidingsregelingen.
Ook bij ziekteverzuimregelingen en personeelsbeoordelingen moet de werkgever instemming vragen. Gaat de OR niet akkoord? Dan kan de OR deze instemming weigeren.
De OR moet tijdig informatie krijgen over voorgenomen wijzigingen. Zo krijgt de OR de kans om het voorstel te beoordelen en eventueel aan te passen.
Wat zijn de gevolgen als een werkgever de instemmingsprocedure niet correct volgt?
Voert de werkgever een regeling in zonder instemming? Dan is het besluit nietig.
De OR moet wel schriftelijk een beroep doen op deze nietigheid.
De OR kan naar de kantonrechter stappen om dit te laten vaststellen. De werkgever moet de regeling dan intrekken of aanpassen.
Instemmingsprocedures negeren leidt vaak tot juridische procedures. Dat kost tijd en geld voor beide partijen.
Kan de ondernemingsraad instemming weigeren, en wat zijn daarvan de mogelijke consequenties?
De OR mag instemming weigeren voor personeelsregelingen als ze niet akkoord gaan. De werkgever mag de regeling dan niet uitvoeren.
Weigert de OR? Dan moet de werkgever het voorstel aanpassen of helemaal intrekken.
Beide partijen moeten dan overleggen om tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan kan de werkgever naar de kantonrechter stappen.
De rechter beslist dan of de weigering terecht was.
Op welke wijze kan de ondernemingsraad instemming afdwingen bij geschillen met de werkgever?
Bij een geschil mag de OR de bedrijfscommissie om bemiddeling vragen. Soms voorkomt dat een gang naar de rechter, al is succes niet altijd gegarandeerd.
Werkt bemiddeling niet? Dan kan de OR de stap naar de kantonrechter zetten.
De rechter kijkt dan naar het geschil tussen OR en werkgever. Soms voelt dat als een grote stap, maar het hoort er gewoon bij.
De OR mag ook aan de rechter vragen een besluit ongeldig te verklaren. Dat kan als de werkgever nieuwe regelingen invoert zonder de juiste procedure te volgen.
