Functioneringsgesprekken en performancemanagement vormen vaak de feitelijke basis van een ontslagdossier wegens disfunctioneren. Toch stranden ontbindingsverzoeken op de d-grond in de praktijk regelmatig, niet omdat het functioneren nooit onderwerp van zorg is geweest, maar omdat de werkgever niet kan aantonen dat de werknemer tijdig en concreet is gewezen op zijn tekortkomingen, dat hij een serieuze en reële kans heeft gekregen om te verbeteren, en dat herplaatsing is onderzocht. Recente rechtspraak, waaronder twee arresten van het Gerechtshof Amsterdam in 2026 over IBM, laat zien hoe streng de rechter dat toetst.
De wettelijke basis: artikel 7:669 BW
Het uitgangspunt van het ontslagrecht is dat een arbeidsovereenkomst alleen kan worden opgezegd of ontbonden als daarvoor een redelijke grond bestaat én herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn, al dan niet met scholing, in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt. Dat volgt uit artikel 7:669 lid 1 BW. Herplaatsing is dus geen bijzaak, maar een zelfstandige voorwaarde naast de ontslaggrond zelf.
Voor disfunctioneren is die grond, de zogenoemde d-grond, uitgewerkt in artikel 7:669 lid 3, onder d, BW. De bepaling omschrijft dit als de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren, en de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.
Deze drie eisen, tijdige kennisgeving, een serieuze verbeterkans en de afwezigheid van een scholings- of arbeidsomstandighedengebrek, zitten dus al in de wettekst van de d-grond zelf verankerd.
De Ontslagregeling werkt vervolgens twee andere onderdelen van het ontslagstelsel verder uit. Artikel 9 van de Ontslagregeling concretiseert de herplaatsingsplicht: bij de vraag of een passende functie beschikbaar is, moeten ook vacatures die binnen de redelijke termijn ontstaan, tijdelijk bezette arbeidsplaatsen en functies binnen een eventuele groep van vennootschappen worden betrokken, en is een functie passend wanneer zij aansluit bij opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer.
Artikel 10 van de Ontslagregeling bepaalt vervolgens wat die redelijke termijn is: in beginsel gelijk aan de wettelijke opzegtermijn, gerekend vanaf de dag waarop op het ontslag- of ontbindingsverzoek wordt beslist. Daarnaast geldt een aparte scholingsplicht op grond van artikel 7:611a BW: de werkgever moet de werknemer in staat stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor zijn functie. Is disfunctioneren mede het gevolg van een schending van die plicht, dan kan de d-grond al om die reden niet slagen.
Wat de rechter concreet toetst
Onze ontslagrecht advocaten zien dat de rechter niet beoordeelt of er ergens gesprekken hebben plaatsgevonden, maar of de werknemer concreet en aantoonbaar heeft geweten waar zijn functioneren tekortschoot, welke verbetering werd verwacht, binnen welke termijn, met welke ondersteuning, en dat uitblijvende verbetering gevolgen voor het dienstverband kon hebben. Vage opmerkingen als je moet proactiever zijn of de samenwerking kan beter, houden zonder concrete voorbeelden en vervolgafspraken geen stand.
Hoe streng dat wordt getoetst, blijkt uit twee arresten van het Gerechtshof Amsterdam van 2026 over IBM. Het hof oordeelde dat een verbetertraject dat woordelijk identiek is voor meerdere werknemers, een generiek verbeterplan dus, niet volstaat, omdat een verbetertraject moet zijn toegespitst op de concrete tekortkomingen van de individuele werknemer. Van een grote en professionele werkgever als IBM mocht bovendien worden verwacht dat tussentijdse evaluaties schriftelijk werden vastgelegd.
Veelzeggend is dat het hof deze gebreken wel als verwijtbaar, maar niet als ernstig verwijtbaar aanmerkte: het ontbreken van een voldragen d-grond leidt dus niet automatisch tot de zwaardere kwalificatie die nodig is voor een billijke vergoeding.
De Rechtbank Zeeland-West-Brabant vulde in 2026 in wat een verbeterplan inhoudelijk minimaal moet bevatten: aan de hand van concrete voorbeelden moet inzichtelijk worden gemaakt waar het functioneren precies tekortschiet, wat van de werknemer wordt verwacht, en met welke ondersteuning de gewenste verbetering kan worden bereikt.
De Rechtbank Noord-Nederland voegt daaraan toe dat de werknemer vooraf moet weten dat bij het uitblijven van verbetering binnen een aangegeven periode beëindiging van de arbeidsovereenkomst kan volgen. Tegelijk is de vorm waarin dit gebeurt niet wettelijk voorgeschreven: de rechtspraak benadrukt dat hoe een werkgever verbetering faciliteert en vastlegt, afhangt van de omstandigheden van het geval. Een dossier zonder enige schriftelijke vastlegging is daarom niet per definitie kansloos, maar de bewijslast voor een redelijke ontslaggrond ligt wel bij de werkgever, en zonder verslagen, e-mails of evaluaties is die vaak moeilijk te leveren.
De rol van functioneringsgesprekken
Een functioneringsgesprek is in de kern een tweerichtingsgesprek tussen leidinggevende en werknemer over de voortgang en de samenwerking, zonder formeel eindoordeel. Dat onderscheidt het van een beoordelingsgesprek, dat eenzijdiger is en uitmondt in een score of oordeel met gevolgen voor bijvoorbeeld salaris of promotie. Voor een ontslagdossier zijn beide relevant: functioneringsgesprekken zijn meestal de plek waar tekortkomingen voor het eerst worden benoemd, terwijl beoordelingsgesprekken die kritiek bevestigen en formaliseren.
Een recent voorbeeld van hoe dit kan misgaan, is de uitspraak van de rechtbank Rotterdam van juni 2026 over het ontslag van de bestuurder van het Nederlands Fotomuseum. In de jaren voorafgaand aan het ontslag had slechts één functioneringsgesprek plaatsgevonden, en dat was positief; de jaarverslagen van de raad van toezicht waren in dezelfde periode juist lovend.
Toen het ontslag ineens werd gebaseerd op onvoldoende functioneren, kon de rechter dat niet rijmen met een dossier dat het tegendeel liet zien. De zaak illustreert een terugkerend thema in de rechtspraak: eerdere positieve beoordelingen die niet stroken met latere, plotselinge kritiek, ondermijnen de geloofwaardigheid van het ontslagdossier.
Herplaatsing en scholing als zelfstandige voorwaarden
Een goed opgebouwd ontslagdossier wegens disfunctioneren redt een ontslag niet als de herplaatsingsvoorwaarde van artikel 7:669 lid 1 BW niet is vervuld. De Hoge Raad heeft bevestigd dat de rechter dit punt altijd zelfstandig moet onderzoeken, ook wanneer het functioneren zelf al aannemelijk is gemaakt. In de praktijk gaat dit vaak mis doordat een werkgever volstaat met het doorsturen van een vacature-overzicht, zonder een actief en met de werknemer gevoerd onderzoek naar passende functies, ook binnen een eventuele groep van vennootschappen, en zonder te beoordelen of scholing een functie alsnog passend zou kunnen maken.
De scholingsplicht van artikel 7:611a BW speelt hier een dubbele rol. Zij is relevant bij de vraag of het disfunctioneren zelf al aan de werkgever is te wijten, omdat de d-grond niet slaagt als de ongeschiktheid het gevolg is van onvoldoende zorg voor scholing.
En zij is relevant bij herplaatsing, omdat een functie die niet meteen passend is, dat met scholing soms wel kan worden. Scholing die noodzakelijk is voor de uitoefening van de huidige functie moet de werkgever bovendien kosteloos aanbieden; alleen voor scholing die uitsluitend ziet op het voortzetten van de arbeidsovereenkomst in een andere functie geldt een uitdrukkelijke redelijkheidstoets in de wet.
Ernstig verwijtbaar handelen: een aparte en hogere drempel
Het is een veelgemaakte misvatting dat een afgewezen ontslagverzoek op de d-grond automatisch leidt tot een billijke vergoeding voor de werknemer. Dat is niet zo. Een billijke vergoeding bij ontbinding is alleen mogelijk als de ontbinding zelf het gevolg is van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever, zoals bepaald in artikel 7:671b BW, en die drempel ligt aanzienlijk hoger dan het enkele ontbreken van een voldragen ontslaggrond.
Zoals de IBM-zaken laten zien, kan een werkgever dus wel verwijtbaar hebben gehandeld door een ondeugdelijk verbetertraject, zonder dat dit al ernstig verwijtbaar is. Die kwalificatie wordt in de rechtspraak vooral gereserveerd voor situaties waarin de werkgever welbewust op ontslag heeft aangestuurd, de werknemer nooit een echte verbeterkans heeft geboden, of het traject heeft gebruikt als dekmantel voor een reeds vaststaand vertrek.
Veelgemaakte fouten
Wie een ontslagdossier wegens disfunctioneren opbouwt, ziet dat de meeste van dit soort dossiers stranden om een beperkt aantal terugkerende redenen: kritiek die te algemeen is geformuleerd om er als werknemer iets mee te kunnen, een verbeterplan dat generiek is in plaats van toegespitst op de individuele werknemer, het ontbreken van een kenbare waarschuwing dat uitblijvende verbetering gevolgen kan hebben, eerdere beoordelingen die de latere kritiek tegenspreken, en een herplaatsingsonderzoek dat zich beperkt tot het doorsturen van vacatures zonder actieve begeleiding of onderzoek binnen de groep.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek over de voortgang en samenwerking, zonder formeel eindoordeel. Een beoordelingsgesprek is eenzijdiger en resulteert in een score of oordeel over het functioneren, met gevolgen voor bijvoorbeeld salaris of promotie. Voor een ontslagdossier wegens disfunctioneren zijn beide relevant, maar ze vervullen een verschillende rol in de opbouw van het bewijs.
Hoeveel functioneringsgesprekken zijn nodig voor een geldig ontslag wegens disfunctioneren?
Voor een compleet ontslagdossier wegens disfunctioneren is er geen wettelijk minimumaantal gesprekken vereist. De rechter kijkt naar de vraag of de werknemer serieus en reëel gelegenheid tot verbetering heeft gehad, niet naar een vast aantal gesprekken. Eén goed opgezet en toegespitst traject kan voldoende zijn, terwijl meerdere vage of generieke gesprekken alsnog onvoldoende kunnen zijn.
Kan een werkgever ontslaan zonder verbetertraject?
Een ontslag zonder verbetertraject als basis voor een ontslagdossier wegens disfunctioneren is lastig, maar niet volledig uitgesloten als vaststaat dat de werknemer op een andere manier tijdig en concreet is gewezen op zijn tekortkomingen en een reële kans tot verbetering heeft gehad. In de praktijk is een verbetertraject verreweg het meest gebruikelijke en veiligste middel om aan artikel 7:669 lid 3, onder d, BW te voldoen, en ontbreekt het daaraan meestal juist het bewijs van die verbeterkans.
Moeten functioneringsgesprekken schriftelijk worden vastgelegd?
Voor een ontslagdossier wegens disfunctioneren schrijft de wet geen vaste vorm voor: hoe een werkgever verbetering faciliteert en vastlegt, hangt af van de omstandigheden van het geval. In de praktijk ligt de bewijslast voor een redelijke ontslaggrond wel bij de werkgever, en zonder gespreksverslagen, e-mails of evaluaties is die bewijslast doorgaans aanzienlijk moeilijker te dragen. Schriftelijke vastlegging is dus geen wettelijke plicht, maar wel verstandig.
Weegt het mee als eerdere beoordelingen positief waren?
Ja, en dat kan een ontslagdossier ernstig verzwakken. Als eerdere functioneringsgesprekken of jaarverslagen positief waren en kort daarna toch ontslag volgt wegens disfunctioneren, zal de rechter zich afvragen waarom die kritiek niet eerder is geuit. Consistentie tussen eerdere beoordelingen en de latere ontslaggrond is daarom belangrijk.
Leidt een afgewezen ontslag wegens disfunctioneren automatisch tot een billijke vergoeding?
Nee. Daarvoor is een aparte en hogere toets vereist: de ontbinding moet het gevolg zijn van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever. Een ondeugdelijk of te generiek verbetertraject kan verwijtbaar zijn zonder dat het die zwaardere kwalificatie haalt, zoals recente rechtspraak over generieke verbeterplannen laat zien.
Overweegt u een ontslagtraject wegens disfunctioneren, of wilt u uw performancemanagement zo inrichten dat een dossier straks overeind blijft? Neem gerust contact op met onze ontslagrecht advocaten van Law & More voor een vrijblijvend gesprek.
