Werken in Nederland met een buitenlands arbeidscontract: Belangrijkste aandachtspunten

Werken in Nederland terwijl je een arbeidscontract hebt met een buitenlandse werkgever brengt zo z’n eigen uitdagingen met zich mee. Door de groeiende internationale arbeidsmarkt en de opkomst van thuiswerken, komt deze situatie steeds vaker voor.

De belangrijkste aandachtspunten zijn je verblijfsstatus, belastingverplichtingen in Nederland en de sociale zekerheidsregelingen die op jouw situatie van toepassing zijn. Veel werknemers schatten de complexiteit van deze regels te laag in en lopen daardoor risico op juridische of financiële problemen.

In dit artikel lees je over de essentiële aspecten van grensoverschrijdend werken. Denk aan vergunningsvereisten, belastingaangiften en sociale zekerheid, maar ook aan praktische verplichtingen die je als werknemer met een buitenlands contract in Nederland moet regelen.

Wat betekent werken in Nederland met een buitenlands arbeidscontract?

Werken in Nederland met een buitenlands arbeidscontract betekent dat je werkt voor een werkgever buiten Nederland, maar het werk deels of volledig in Nederland uitvoert. De juridische en praktische gevolgen verschillen flink tussen EU/EER-burgers en niet-EU/EER-burgers.

Definitie en situaties

Een buitenlands arbeidscontract houdt in dat de arbeidsovereenkomst is afgesloten met een werkgever die buiten Nederland gevestigd is. Toch doe je het werk (deels) op Nederlands grondgebied.

Deze constructie zie je vaak bij:

• Internationale bedrijven die tijdelijk medewerkers naar Nederland sturen
• Consultants die projecten uitvoeren bij Nederlandse klanten
• Technische specialisten voor onderhoud of installatie
• Digitale nomaden die remote werken voor buitenlandse werkgevers

Het arbeidscontract valt onder het recht van het land waar de werkgever zit. Nederlands arbeidsrecht is dus niet automatisch van toepassing, zelfs als je in Nederland werkt.

Verschil tussen uitzending en directe tewerkstelling

Bij uitzending (detachering) stuurt een buitenlandse werkgever tijdelijk een werknemer naar Nederland. Je blijft dan in dienst bij de buitenlandse werkgever.

Voor gedetacheerde werknemers uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland geldt een meldplicht. Directe tewerkstelling betekent dat een buitenlandse werkgever je direct aanneemt om in Nederland te werken, vaak bij grensoverschrijdende projecten.

De juridische gevolgen verschillen behoorlijk:

Relevantie voor EU/EER- en niet-EU/EER-landen

Voor EU/EER-burgers geldt vrije toegang tot de Nederlandse arbeidsmarkt. Ze mogen zonder werkvergunning in Nederland werken, ook als ze een buitenlands arbeidscontract hebben.

Ze hebben alleen een geldig paspoort of identiteitsbewijs nodig. EU/EER-landen zijn alle EU-lidstaten, plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Zwitserse burgers hebben dezelfde rechten.

Niet-EU/EER-burgers hebben het een stuk lastiger. Zij hebben meestal een werkvergunning nodig, zelfs met een buitenlands contract. De Nederlandse werkgever of opdrachtgever moet vaak als referent optreden.

Voor bepaalde groepen, zoals kennismigranten, studenten en artiesten, gelden uitzonderingen. Zij kunnen soms onder soepelere regels werken, ongeacht hun nationaliteit.

Vergunningen en verblijfsstatus: Wat moet u regelen?

Werken in Nederland met een buitenlands contract vraagt om specifieke vergunningen, afhankelijk van je nationaliteit. EU/EER-onderdanen hebben minder beperkingen dan niet-EU/EER-onderdanen. Iedereen die werkt heeft een BSN nodig.

Werk- en verblijfsvergunningen: vereisten en procedures

Kom je uit een land buiten de EU/EER? Dan heb je altijd een werkvergunning nodig om legaal te mogen werken in Nederland. De werkgever moet deze vergunning aanvragen voordat je begint.

Er zijn twee hoofdtypen werkvergunningen. De tewerkstellingsvergunning (TWV) geldt voor tijdelijke banen. De gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) combineert werk- en verblijfsrechten in één document.

De werkgever regelt de aanvraag bij UWV of IND. Dit proces duurt soms weken, soms maanden. Vroeg aanvragen is dus slim.

Zonder geldige werkvergunning mag een werkgever geen niet-EU/EER-werknemers inzetten. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hier streng op.

Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA)

De GVVA is bedoeld voor werknemers die langer in Nederland willen werken en wonen. Je regelt hiermee verblijf en werk in één keer.

Meestal is de GVVA één jaar geldig. Je kunt verlengen als je aan de voorwaarden voldoet. Je mag alleen werken voor de werkgever die de aanvraag heeft gedaan.

Als je functie binnen hetzelfde bedrijf verandert, heb je soms een nieuwe aanvraag nodig. Wissel je van werkgever? Dan moet je altijd een nieuwe GVVA aanvragen.

De kosten voor een GVVA liggen hoger dan voor een TWV. Werkgevers moeten hier rekening mee houden.

Verschillen voor EU/EER-onderdanen en niet-EU/EER-onderdanen

EU/EER-onderdanen mogen vrij werken in Nederland zonder werkvergunning. Je hebt alleen een geldig paspoort of ID nodig.

Er zijn geen beperkingen qua werkgever of functie voor EU/EER-burgers. Je kunt direct aan de slag na aankomst in Nederland.

Niet-EU/EER-onderdanen hebben altijd een werkvergunning nodig. De werkgever moet aantonen dat er geen EU/EER-werknemer beschikbaar is voor de functie.

Belang van het burgerservicenummer (BSN)

Iedere werknemer in Nederland heeft een burgerservicenummer nodig voor de loonadministratie. Zonder BSN kun je geen salaris ontvangen.

Je krijgt het BSN bij inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP). Dit doe je bij de gemeente waar je gaat wonen.

Hiervoor heb je documenten nodig zoals je paspoort, arbeidscontract en een uittreksel uit de basisregistratie van je thuisland. Meestal duurt de procedure maar een paar dagen.

Werkgevers moeten het BSN opnemen in het salarissysteem. Zonder goed BSN ontstaan er snel problemen met belastingaangifte en sociale premies.

Belastingen en inhoudingsplicht in Nederland

Werkgevers die buitenlandse werknemers in Nederland laten werken, krijgen te maken met Nederlandse belastingverplichtingen. Ze moeten zich houden aan regels voor loonbelasting, administratie en juiste documentatie.

Loonbelasting: verplichte afdracht en regels

Heeft een buitenlandse werknemer een baan in Nederland? Dan moet de werkgever loonbelasting inhouden en zich aanmelden bij de Nederlandse Belastingdienst.

Wanneer geldt inhoudingsplicht:

• De werknemer werkt fysiek in Nederland.
• Er is sprake van uitlening, uitzending of detachering.
• Een belastingverdrag bepaalt dat Nederland mag heffen.

De werkgever houdt maandelijks loonbelasting in op het brutoloon. Dit gebeurt bij iedere salarisuitbetaling.

Uitzonderingen op de hoofdregel:

• Korte werkperiodes (afhankelijk van belastingverdrag).
• Specifieke functies, zoals zeelieden.
• Werknemers die volledig buiten Nederland werken.

Ook als een Nederlands onderdeel van een buitenlands concern werknemers ontvangt, geldt de inhoudingsplicht. In dat geval kan het Nederlandse onderdeel de inhoudingen doen via een verleggingsregeling.

Administratieve verplichtingen voor werkgevers

Werkgevers registreren zich bij de Belastingdienst met het formulier “Aanmelding Onderneming buitenland”. Dit moet geregeld zijn vóór de werknemer daadwerkelijk begint.

Verplichte registratiegegevens:

• Bedrijfsgegevens van de werkgever.
• Werknemersgegevens.
• Aard van de werkzaamheden.
• Verwachte duur van het werk.

Na registratie ontvangt de werkgever een loonheffingennummer. Hiermee kan hij aangifte doen en betalingen uitvoeren.

Maandelijkse verplichtingen:

• Aangifte loonheffingen indienen.
• Ingehouden belasting afdragen.
• Administratie bijhouden.

Bij uitlening van personeel blijft de uitlener verantwoordelijk voor de loonheffingen. Maar als de uitlener niet betaalt, kan de inlener alsnog aansprakelijk worden gesteld.

Loonstrook en loonadministratie

Iedere werknemer heeft recht op een correcte loonstrook bij elke uitbetaling. Ook buitenlandse werknemers met een buitenlands contract vallen hieronder.

Verplichte gegevens op de loonstrook:

• Brutoloon en nettoloon.
• Ingehouden loonbelasting.
• Werknemersgegevens en BSN.
• Loonperiode.

De werkgever moet een volledige loonadministratie bijhouden. Hierin staan alle betalingen, inhoudingen en werknemersgegevens.

Bewaartermijn en controle:
De loonadministratie moet zeven jaar blijven bestaan. De Belastingdienst kan deze gegevens opvragen als ze komen controleren.

Buitenlandse werkgevers horen dezelfde administratieve standaarden te hanteren als Nederlandse werkgevers. Dat voorkomt gedoe bij controles en geeft werknemers duidelijkheid.

Sociale Zekerheid bij grensoverschrijdend werk

Werknemers met een buitenlands arbeidscontract die in Nederland aan de slag gaan, vallen meestal onder het sociale zekerheidsstelsel van hun eigen land. Het formulier A1 helpt dubbele premieheffing tussen EU- en EER-landen voorkomen.

Toepasselijkheid Nederlandse sociale zekerheid

Een buitenlandse werknemer die in Nederland werkt maar een contract heeft bij een buitenlandse werkgever is niet automatisch verzekerd voor Nederlandse sociale zekerheid. Meestal bepaalt het land van de werkgever welke sociale zekerheid geldt.

Werknemers hebben hierdoor vaak geen recht op Nederlandse uitkeringen zoals:

• Werkloosheidsuitkering (WW)
• Ziektewetuitkering
• WIA-uitkering bij arbeidsongeschiktheid

Volksverzekeringen kunnen wel gelden. Werknemers die in Nederland wonen moeten premies betalen voor AOW, ANW en Wlz via de Nederlandse belastingaangifte.

Deze premies worden niet op het loon ingehouden, maar moeten apart worden afgedragen. Daardoor kan de belastingaanslag aan het einde van het jaar behoorlijk oplopen.

Internationale verdragen en uitzonderingen

EU- en EER-landen hebben aparte afspraken over sociale zekerheid bij grensoverschrijdend werken. Zo voorkomen ze dat werknemers dubbel verzekerd zijn of juist nergens recht op hebben.

De hoofdregel: werknemers zijn verzekerd in het land waar ze werken. Voor gedetacheerde werknemers geldt vaak een uitzondering van maximaal 24 maanden.

Werknemers uit landen buiten de EU/EER vallen onder bilaterale verdragen. Nederland heeft zulke sociale zekerheidsverdragen met onder andere:

• Verenigde Staten
• Canada
• Australië
• Turkije

Is er geen verdrag? Dan kunnen werknemers dubbel verzekerd raken en in beide landen premies moeten betalen, zonder volledige rechten in elk land.

Formulier A1 en dubbele premieheffing

Het A1-formulier laat zien welk land verantwoordelijk is voor de sociale zekerheid. Werkgevers vragen dit formulier aan bij de bevoegde instantie in hun vestigingsland.

Met het formulier hoeven Nederlandse werkgevers geen sociale premies af te dragen voor buitenlandse werknemers. Zonder A1-formulier kan Nederland alsnog premies eisen.

Belangrijke punten voor A1-formulier:

• Vraag het aan vóór de werkzaamheden starten.
• Geldig voor de hele periode van tewerkstelling.
• Verplicht voor alle EU/EER-werknemers.

Heb je geen A1-formulier? Dan kun je als werkgever een boete krijgen. De Nederlandse Belastingdienst kan ook met terugwerkende kracht premies vorderen over de hele periode.

Fiscale voordelen en bijzondere regelingen

Buitenlandse werknemers in Nederland kunnen gebruikmaken van specifieke belastingvoordelen. De 30%-regeling levert soms flinke fiscale besparingen op voor hoogopgeleide werknemers uit het buitenland.

De 30%-regeling: voorwaarden en toepassing

De expatregeling (de 30%-regeling) geeft werkgevers de mogelijkheid om tot 30% van het salaris belastingvrij te vergoeden aan buitenlandse werknemers. Dat is vooral bedoeld om extra kosten zoals huisvesting en verhuizing te compenseren.

Voorwaarden voor toepassing:

• De medewerker moet specifieke deskundigheid hebben die schaars is in Nederland.
• Er geldt een minimum jaarsalaris van €46.107 (2024).
• Voor werknemers onder 30 jaar met een mastergraad geldt €35.048.
• Een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer is verplicht.

De Belastingdienst wil een beschikking zien voor de regeling. Werkgevers moeten de aanvraag binnen vier maanden na de eerste werkdag indienen.

Duur van de regeling:

• Voor regelingen gestart vóór 1 januari 2024: vijf jaar.
• Voor regelingen na 1 januari 2024: tot eind 2026.

Vanaf 2027 daalt het percentage naar 27%. De inkomensnormen stijgen dan naar €50.436.

Fiscale status van buitenlandse werknemers

Buitenlandse werknemers met een buitenlands arbeidscontract hebben in Nederland vaak een complexe fiscale positie. De belastingplicht hangt af van woonplaats en waar het werk wordt gedaan.

Belastingplicht bepaling:

• Wie in Nederland woont en voor een buitenlandse werkgever werkt, is meestal binnenlands belastingplichtig.
• Dat betekent belasting betalen over het wereldwijde inkomen.
• Wie tijdelijk in Nederland werkt, kan beperkt belastingplichtig zijn.

De Belastingdienst kijkt per geval naar de situatie. Factoren zoals verblijfsduur, gezinssituatie en economische belangen spelen mee.

Belangrijke aandachtspunten:

• De verdragssituatie tussen Nederland en het thuisland.
• Kans op dubbele belastingheffing.
• Socialeverzekeringspremies en -rechten.
• Aftrekposten en belastingkrediet.

Werknemers moeten vaak aangifte doen in zowel Nederland als hun thuisland. Tja, het is soms best een gedoe.

Overige praktische en wettelijke verplichtingen

Buitenlandse werknemers die in Nederland werken met een buitenlands arbeidscontract krijgen te maken met allerlei extra verplichtingen. Denk aan contractuele afspraken, registraties en verzekeringen.

Contractuele eisen en gelijke arbeidsvoorwaarden

Het arbeidscontract moet voldoen aan Nederlandse minimumeisen, ook als het om een buitenlands contract gaat.

De werknemer heeft recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als Nederlandse collega’s.

Minimumvereisten voor het contract:

• Nederlandse minimumloonnormen
• Maximale werktijden volgens Nederlandse wet
• Vakantiedagen conform lokale regelgeving
• Veilige arbeidsomstandigheden

De werkgever moet zorgen voor duidelijke afspraken over werklocatie en werkzaamheden in het contract.

Buitenlandse werknemers mogen een vertaling van belangrijke contractonderdelen in hun eigen taal verwachten.

Bij tijdelijke tewerkstelling gelden aparte regels voor gedetacheerde werknemers.

Deze werknemers houden meestal hun buitenlandse contract, maar krijgen wel Nederlandse arbeidsvoorwaarden.

Zorgverzekering, bankrekening en registratie

Iedere buitenlandse werknemer die langer dan vier maanden in Nederland verblijft, moet een Nederlandse zorgverzekering afsluiten.

Deze verplichting geldt ongeacht het type arbeidscontract.

Verplichte registraties:

• BSN-nummer aanvragen bij de gemeente
• Inschrijving in de BRP (basisregistratie personen)
• Nederlandse bankrekening openen
• Zorgverzekering binnen vier maanden afsluiten

De gemeente vraagt soms extra documenten voor registratie.

Werkgevers kunnen hun buitenlandse werknemers ondersteunen tijdens deze processen. Dat scheelt vaak een hoop gedoe.

Een Nederlandse bankrekening is in de praktijk onmisbaar voor salaris en vaste lasten.

Banken willen meestal een geldig verblijfsdocument en bewijs van inkomen zien.

Risico’s, valkuilen en tips voor compliance

Wie Nederlandse verplichtingen negeert, loopt risico op boetes en juridische ellende.

Werkgevers en werknemers delen de verantwoordelijkheid voor het naleven van de regels.

Veel voorkomende valkuilen:

• Te late aanmelding voor zorgverzekering
• Onjuiste belastingaangiftes
• Onduidelijke contractafspraken over toepasselijk recht
• Onvoldoende documentatie van arbeidsvoorwaarden

Werkgevers doen er goed aan om duidelijke procedures op te stellen voor buitenlandse werknemers.

Bij twijfel: juridisch advies inschakelen kan echt geen kwaad.

Buitenlandse werknemers moeten hun rechten en plichten goed snappen voor ze aan het werk gaan.

Veelgestelde vragen

Werknemers met een buitenlands arbeidscontract in Nederland moeten zich houden aan specifieke Nederlandse wetten.

Ze hebben recht op het Nederlandse minimumloon en vaak ook op Nederlandse sociale zekerheid.

Welke regels gelden er voor werknemers die in Nederland werken met een arbeidscontract uit een ander land?

Werknemers met een buitenlands contract moeten het Nederlandse minimumloon ontvangen.

Ze krijgen ook recht op hetzelfde aantal vakantiedagen als hun Nederlandse collega’s.

De arbeidsomstandigheden moeten voldoen aan de Nederlandse wetgeving.

Dit geldt trouwens ook voor werk- en rusttijden.

Buitenlandse werkgevers moeten zich houden aan de cao-bepalingen van de bedrijfstak waar gewerkt wordt.

Hoe zit het met de belastingplicht voor mensen die in Nederland werken op basis van een buitenlands arbeidscontract?

Wie in Nederland werkt, betaalt meestal hier belasting.

Het maakt niet uit in welk land het arbeidscontract is afgesloten.

De duur van het verblijf en het soort werk bepalen de precieze belastingplicht.

Belastingverdragen tussen landen kunnen invloed hebben en dubbele belasting voorkomen.

Wat zijn de vereisten op het gebied van sociale zekerheid voor buitenlanders die in Nederland werken?

Buitenlandse werknemers komen meestal in aanmerking voor Nederlandse sociale verzekeringen.

Ze krijgen bijvoorbeeld kinderbijslag en werkloosheidsuitkeringen.

Een zorgverzekering afsluiten is verplicht voor iedereen die hier werkt.

Gedetacheerde werknemers kunnen verzekerd blijven in hun thuisland met een E101-verklaring.

Welke arbeidswetgeving is van toepassing op werknemers met een buitenlands contract werkzaam in Nederland?

Nederlandse arbeidswetgeving geldt voor iedereen die in Nederland werkt.

Dat geldt voor arbeidsomstandigheden en veiligheidsregels.

De Arbeidstijdenwet regelt werk- en rusttijden.

Ook werknemers met een buitenlands contract moeten zich hieraan houden.

Ontslagbescherming volgt de Nederlandse wet, zelfs als het contract in het buitenland is afgesloten.

Hoe dient men om te gaan met werkvergunningen en verblijfsvergunningen bij werken in Nederland?

Werknemers uit de EU/EER hebben geen werkvergunning nodig.

Ze mogen gewoon in Nederland werken.

Wie van buiten de EU/EER komt, heeft meestal een werkvergunning nodig.

Dat kan een tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning zijn.

De werkgever moet de vergunning aanvragen voordat de werknemer begint.

Op welke manier heeft de detacheringrichtlijn van de EU invloed op werknemers met een buitenlands contract in Nederland?

De detacheringrichtlijn zorgt ervoor dat gedetacheerde werknemers net zo behandeld worden als hun Nederlandse collega’s. Ze krijgen dus dezelfde arbeidsvoorwaarden.

Kom je als werknemer tijdelijk naar Nederland? Dan blijf je vaak verzekerd voor sociale zekerheid in je eigen land.

Hiervoor heb je wel een A1-document nodig als bewijs. Dat kan soms wat gedoe opleveren, maar het is echt belangrijk.

De richtlijn stelt ook een limiet aan hoe lang je gedetacheerd mag blijven. Ben je er langer, dan gelden uiteindelijk de volledige Nederlandse regels.