Wanneer een werknemer ziek wordt, zitten werkgevers vaak met veel vragen. Ze moeten loon doorbetalen en re-integratie regelen, maar de regels over wat ze precies mogen vragen zijn streng.
De balans tussen bedrijfsbelangen en de privacy van de werknemer? Die is meestal niet zo helder als je zou willen.
Werkgevers mogen vragen naar de verwachte duur van het verzuim en of aangepast werk mogelijk is, maar niet naar de aard of oorzaak van de ziekte.
Dat is het uitgangspunt in de communicatie met zieke werknemers. Gezondheidsinformatie hoort altijd via de bedrijfsarts te lopen.
Het re-integratieproces brengt verplichtingen met zich mee voor beide partijen. Van het opstellen van een plan van aanpak tot het voorkomen van loonsancties: werkgevers willen weten hoe ze juridisch veilig handelen.
Wat mag de werkgever aan de zieke werknemer vragen?
Werkgevers krijgen door privacywetgeving maar beperkte ruimte om vragen te stellen aan zieke werknemers. Praktische vragen mogen, medische details zijn verboden terrein.
Toegestane vragen tijdens de ziekmelding
De werkgever mag alleen vragen stellen die nodig zijn om het werk te organiseren. Die vragen moeten over praktische zaken gaan, niet over medische informatie.
Toegestane vragen zijn:
- Hoe lang verwacht je afwezig te zijn?
- Welke taken moeten overgedragen worden?
- Zijn er afspraken die geannuleerd moeten worden?
- Waar kan ik je bereiken tijdens je ziekte?
- Zijn er aanpassingen nodig om weer aan het werk te kunnen?
De werkgever mag vragen of de werknemer wil vertellen wat er aan de hand is, maar de werknemer hoeft daar geen antwoord op te geven.
Het helpt als de werkgever oprechte interesse toont. Gewoon vragen “Hoe gaat het met je?” houdt de relatie menselijk.
Maak samen duidelijke vervolgafspraken. Spreek bijvoorbeeld af wanneer je weer contact hebt.
Verboden vragen en privacygrenzen
Het arbeidsrecht verbiedt werkgevers om bepaalde informatie te vragen of te bewaren. Zo beschermen ze de privacy van de werknemer.
Verboden is:
- Vragen naar de aard van de ziekte
- Vragen naar de oorzaak van de ziekte
- Registreren van medische informatie
- Vragen naar ziekteverschijnselen
- Vragen naar behandelingen
Zelfs als de werknemer uit zichzelf medische details deelt, mag de werkgever die niet vastleggen. Dat is een duidelijke grens.
De werkgever mag ook niet vragen in hoeverre de werknemer nog inzetbaar is. Daarmee leg je impliciet gezondheidsgegevens vast, en dat mag niet.
Deze regels gelden trouwens ook bij telefoongesprekken en persoonlijke gesprekken.
Rol van de bedrijfsarts bij informatie-uitwisseling
De bedrijfsarts is de schakel voor toegestane informatie over de zieke werknemer. Via de bedrijfsarts krijgt de werkgever functionele informatie door.
De bedrijfsarts mag informatie geven over functionele beperkingen. Zo kan de werkgever bepalen wat aangepast werk inhoudt.
Via de bedrijfsarts hoort de werkgever bijvoorbeeld:
- Welke werkzaamheden de werknemer nog kan doen
- Welke aanpassingen op de werkplek nodig zijn
- Of deeltijd werken mogelijk is
- Wanneer volledige werkhervatting verwacht wordt
De bedrijfsarts houdt medische info strikt gescheiden van functionele informatie. Alleen de functionele kant gaat naar de werkgever.
Op deze manier kan de werkgever doen wat nodig is voor re-integratie, zonder de privacy van de werknemer te schenden.
Wettelijke kaders en verplichtingen bij re-integratie
Werkgevers krijgen vanaf de eerste ziektedag verplichtingen onder de Wet verbetering poortwachter. Ze moeten actief begeleiden, alles vastleggen in een plan van aanpak, en twee jaar lang loon doorbetalen.
Wet verbetering poortwachter en re-integratieverplichting
De Wet verbetering poortwachter (WVP) verplicht werkgevers actief te re-integreren vanaf het moment van ziekmelding. Werkgever en werknemer moeten samen werken aan terugkeer naar werk.
Volgens de wet zijn beide partijen gezamenlijk verantwoordelijk voor re-integratie in de eerste twee jaar. Daarna neemt UWV het over voor eventuele uitkeringen.
Kernverplichtingen onder de WVP:
- Probleemanalyse door bedrijfsarts binnen zes weken
- Plan van aanpak opstellen binnen acht weken
- Voortgangsgesprekken elke zes weken
- Passende werkzaamheden aanbieden
Werkgevers moeten redelijk hun best doen om aangepast werk te vinden. Soms betekent dat minder uren, een aangepaste werkplek, of zelfs ander werk binnen het bedrijf.
Documentatie: plan van aanpak en re-integratieverslag
Het plan van aanpak moet er uiterlijk acht weken na ziekmelding liggen. Hierin staan concrete afspraken over terugkeer naar werk, samen opgesteld met de werknemer.
Inhoud plan van aanpak:
- Doelstellingen voor herstel
- Concrete activiteiten en stappen
- Tijdsplanning en mijlpalen
- Rolverdeling tussen partijen
Werkgevers moeten alles vastleggen in een re-integratieverslag. Dat verslag is het bewijs voor UWV dat ze hun verplichtingen zijn nagekomen.
Het re-integratieverslag bevat: uitgevoerde activiteiten, resultaten van gesprekken, aangeboden werkzaamheden, en de redenen waarom re-integratie eventueel niet gelukt is.
UWV controleert deze documenten als er een WIA-aanvraag komt na twee jaar ziekte. Incomplete administratie kan tot sancties leiden.
Loondoorbetaling en sancties bij niet-naleven
Werkgevers moeten 70% van het loon blijven betalen in de eerste twee jaar van ziekte. Dat geldt, ongeacht hoe goed de werkgever het re-integratieproces regelt.
Loonsancties bij werknemers:
- Werkgevers mogen loon inhouden als een werknemer niet meewerkt
- Ontslag via de kantonrechter is mogelijk bij hardnekkige weigering
- De werknemer moet actief meewerken aan re-integratie
UWV kan werkgevers straffen als ze niet genoeg doen aan re-integratie. De zwaarste sanctie? Nog een jaar extra loondoorbetaling bovenop de wettelijke twee jaar.
Werkgevers kunnen zich tegen financiële risico’s indekken met verzekeringen. Die dekken loondoorbetaling en re-integratiekosten als een werknemer ziek is.
Bij conflicten kunnen partijen een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV of naar de rechter stappen.
Het re-integratieproces in de praktijk
Re-integratie verloopt via vaste stappen en deadlines. Werkgevers mogen binnen elk onderdeel gerichte vragen stellen om het proces soepel te houden.
Stappen bij ziekmelding en eerste beoordeling
Op de eerste ziektedag moet een werknemer zich melden bij de werkgever. De werkgever mag dan checken of de afwezigheid inderdaad door ziekte komt.
In de eerste weken vraagt de werkgever meestal naar de verwachte duur van het verzuim. Bijvoorbeeld: “Denk je dat je binnen twee weken weer kunt werken?”
Week 1-6: Eerste contact en monitoring
- Werkgever blijft regelmatig contact houden.
- Vragen over wanneer je terugkomt zijn toegestaan.
- Medische details blijven buiten beeld.
Als de ziekte langer duurt, schakelt de werkgever een bedrijfsarts in. Die mag wél medische informatie opvragen, iets wat de werkgever niet mag.
Na zes weken ziekte moet de werkgever de bedrijfsarts inschakelen voor verdere begeleiding.
Re-integratie spoor 1: terugkeer binnen eigen organisatie
Spoor 1 draait om terugkeer naar je eigen functie of eventueel aangepast werk binnen het bedrijf. De werkgever mag vragen welke aanpassingen je nodig hebt.
Toegestane vragen in spoor 1:
- “Welke werkzaamheden kun je nog wel uitvoeren?”
- “Heb je aanpassingen nodig aan je werkplek?”
- “Kun je misschien in deeltijd beginnen?”
In week acht stellen werkgever en werknemer samen het Plan van Aanpak op. Hierin staat wat jullie beiden gaan doen voor de re-integratie.
De werkgever moet zoeken naar passende oplossingen binnen het bedrijf. Soms betekent dit dat taken veranderen of werkuren worden aangepast.
De bedrijfsarts adviseert over wat wel en niet kan. Die informatie helpt om afspraken te maken.
Re-integratie spoor 2: passend werk bij andere werkgever
Lukt spoor 1 niet, dan start na ongeveer 88 weken spoor 2. De werknemer zoekt dan passend werk bij een andere werkgever, meestal met hulp van UWV.
Een arbeidsdeskundige van UWV begeleidt dit proces. De werkgever mag vragen hoe het gaat met de zoektocht naar ander werk.
Rol van de werkgever in spoor 2:
- Meewerken aan begeleiding door UWV.
- Informatie geven over functie-eisen.
- Ondersteunen bij sollicitatietraining.
De werkgever betaalt het loon tijdens dit traject gewoon door. Maar als de werkgever te weinig meewerkt aan re-integratie, kunnen er sancties volgen.
UWV beoordeelt of beide partijen genoeg hun best hebben gedaan. Bij tekortkomingen kan een loonsanctie volgen voor de werkgever.
Conflicten en uitdaging bij re-integratie
Re-integratie levert soms spanningen op tussen werkgever en werknemer. Denk aan discussies over werkuren, belastbaarheid en welke taken wel of niet kunnen. Mediation en externe deskundigen kunnen helpen bij het oplossen van conflicten, terwijl er sancties kunnen zijn als iemand zich niet voldoende inzet.
Omgaan met arbeidsconflict en langdurige ziekte
Een arbeidsconflict ontstaat vaak door meningsverschillen over het aantal werkuren. Werkgevers en werknemers hebben nogal eens verschillende ideeën over wat haalbaar is.
Ook de belastbaarheid van de werknemer is een veelbesproken punt. De werkgever wil meestal snel herstel, maar de werknemer voelt zich misschien nog niet klaar voor alles.
Werknemers melden zich soms ziek tijdens of na een conflict. Dat maakt het allemaal niet makkelijker.
Langdurige ziekte vertraagt het re-integratieproces nog verder. Werkgevers moeten hun verplichtingen blijven nakomen, ook als de sfeer niet geweldig is.
Een verstoorde arbeidsrelatie maakt samenwerken lastig. Goede communicatie wordt dan extra belangrijk.
De inzet van mediation en externe deskundigen
Een gespecialiseerde mediator kan helpen om arbeidsconflicten tijdens ziekte of re-integratie op te lossen. Zo’n neutrale partij helpt om tot afspraken te komen waar iedereen zich in kan vinden.
Kom je er samen niet uit, dan kan UWV een onafhankelijk deskundigenoordeel geven. Dat oordeel kan knopen doorhakken bij concrete geschillen.
Het UWV kijkt naar vier situaties:
- Of de werknemer zijn eigen werk volledig kan doen.
- Of het voorgestelde werk passend is.
- Of de werkgever genoeg re-integratie-inspanningen heeft geleverd.
- Of de werknemer zich voldoende heeft ingespannen.
Een arbeidsdeskundige kan beoordelen of taken geschikt zijn. Die geeft objectief advies over de mogelijkheden van de werknemer.
Sancties bij onvoldoende inzet door werknemer of werkgever
Werkgevers kunnen twee soorten loonsancties opleggen als werknemers niet meewerken. Loonopschorting geldt als je controlevoorschriften niet opvolgt.
Loonstopzetting volgt als je passende arbeid weigert of niet meewerkt aan het plan van aanpak. Dat is een zwaardere maatregel dan opschorting.
Het UWV kan werkgevers ook straffen als zij te weinig doen aan re-integratie. De verlenging van loondoorbetalingsplicht kan maximaal een jaar duren.
Bij een verhaalsanctie moet de werkgever de Ziektewetuitkering terugbetalen. Dit gebeurt als een werknemer ziek uit dienst gaat na onvoldoende ondersteuning.
Beide partijen moeten hun verplichtingen serieus nemen. Sancties kunnen flinke financiële gevolgen hebben.
Einde dienstverband en arbeidsongeschiktheid
Na langdurige ziekte kan de werkgever het arbeidscontract beëindigen, maar dat mag niet zomaar. Er gelden strikte regels, zeker rond transitievergoeding en ontslagprocedures.
Beëindiging van het arbeidscontract na langdurige ziekte
Na twee jaar ziekte mag een werkgever het dienstverband beëindigen. Maar alleen als alle re-integratieverplichtingen zijn nagekomen.
De werkgever moet een volledig re-integratieverslag aan UWV geven. Daarmee laat hij zien dat er genoeg is gedaan om de werknemer te laten terugkeren.
Voorwaarden voor ontslag na twee jaar ziekte:
- Het re-integratieverslag is compleet.
- Alle re-integratiestappen zijn gezet.
- UWV of kantonrechter geeft toestemming.
Ontslag tijdens de eerste twee ziektejaren kan niet zomaar. Het dienstverband loopt door en de loonbetaling blijft verplicht.
Werkt een werknemer niet mee aan re-integratie, dan mag de werkgever het loon inhouden. In extreme gevallen kan ontslag via de kantonrechter volgen.
Ontslagregels bij ziekte en transitievergoeding
Bij ontslag wegens arbeidsongeschiktheid heb je recht op een transitievergoeding. Die bedraagt een derde van het maandsalaris per dienstjaar.
Ook bij ontslag na langdurige ziekte moet de werkgever deze vergoeding betalen. De reden van beëindiging maakt daarbij niet uit.
Berekening transitievergoeding:
- Dienstverband korter dan 10 jaar: 1/3 maandsalaris per jaar.
- Dienstverband langer dan 10 jaar: 1/2 maandsalaris per jaar vanaf jaar 11.
Blijf je na ontslag arbeidsongeschikt, dan kun je een WIA-uitkering aanvragen bij UWV. Die procedure start na de twee jaar loonbetaling.
Tijdelijk contract en ziekte
Een tijdelijk contract stopt gewoon op de afgesproken datum, zelfs als je ziek bent. Ziekte verlengt het contract niet.
De werkgever moet tijdens ziekte wel het loon blijven betalen tot het einde van het contract. Re-integratieverplichtingen gelden ook voor tijdelijke werknemers.
Is het contract korter dan zes maanden? Dan hoeft de werkgever geen re-integratieverslag te maken. Voor langere contracten gelden dezelfde regels als bij vaste contracten.
Belangrijke punten tijdelijke contracten:
- Contract stopt op de afgesproken datum.
- Loonbetaling tijdens ziekte blijft verplicht.
- Re-integratie verplicht bij contracten langer dan zes maanden.
- Geen transitievergoeding bij natuurlijk einde contract.
Juridisch advies en praktische tips voor werkgevers
Werkgevers hebben bij ziekteverzuim en re-integratie hun eigen rechten en plichten. Juridisch advies helpt om dossiers goed op te bouwen en dure fouten tijdens het re-integratieproces te vermijden.
Het belang van arbeidsrechtelijk advies
Arbeidsrecht rond ziekteverzuim is behoorlijk ingewikkeld. Een foutje kan zo een boete van 20 miljoen euro opleveren—best pittig.
Een arbeidsrechtadvocaat springt bij als het onduidelijk wordt. Daarmee voorkom je later gedoe en juridische ellende.
Wanneer juridisch advies inschakelen:
- Bij langdurig verzuim (langer dan 6 weken)
- Als een werknemer niet meewerkt aan re-integratie
- Bij twijfel over ontslag wegens ziekte
- Als UWV met sancties dreigt
Bedrijven zonder HR-afdeling kunnen wel wat extra hulp gebruiken. Een specialist weet precies welke regels en deadlines er zijn.
Investeren in juridisch advies lijkt misschien duur, maar het kan je uiteindelijk flink wat besparen. Je wilt tenslotte niet een jaar extra loon moeten betalen door een foutje.
Dossieropbouw en communicatie
Goede documentatie is gewoon onmisbaar bij re-integratie. Leg elk contactmoment vast, hoe klein ook.
Wat vastleggen in het dossier:
- Datum en tijd van elk contact
- Verwachte duur van het verzuim
- Afspraken over aangepast werk
- Bereikbaarheidsgegevens van de werknemer
Let op: medische informatie of diagnoses horen niet in het werkgeversdossier. Dat mag simpelweg niet.
Blijf respectvol in communicatie. Stel open vragen als “Hoe gaat het met je?” en vermijd druk over terugkeer.
Maak duidelijke afspraken over het contact. Vraag gewoon hoe de werknemer het liefst communiceert—telefoon of e-mail?
Plan regelmatig contact in. Zo toon je betrokkenheid, maar zet je niemand onder druk.
Voorkomen van fouten bij re-integratie
Re-integratie zit vol met strikte regels. Werkgevers moeten binnen zes weken een bedrijfsarts inschakelen.
Veelgemaakte fouten:
- Te laat contact opnemen met de arbodienst
- Geen probleemanalyse maken
- Plan van aanpak niet op tijd opstellen
- Evaluaties overslaan
UWV kan een loonsanctie opleggen bij fouten. Dan betaal je als werkgever tot een jaar extra loon—dat wil niemand.
Start re-integratie vanaf de eerste ziektedag. Wacht niet tot het te laat is.
Werk samen met de arbodienst. Zij weten precies wat de wet vraagt en wanneer iets moet gebeuren.
Bied aangepast werk aan zodra dat kan. Dat helpt het herstel en voorkomt langdurig verzuim.
Schrijf elke stap van het re-integratieproces op. Zo bewijs je als werkgever dat je je verplichtingen serieus neemt.
Frequently Asked Questions
Werkgevers hebben duidelijke rechten en beperkingen bij zieke werknemers. De wet bepaalt wat je mag vragen en hoe het re-integratieproces moet verlopen.
Welke informatie mag een werkgever juridisch gezien opvragen over de ziekte van een werknemer?
Een werkgever mag nooit vragen naar de diagnose of medische achtergrond van een zieke werknemer. Dat is verboden door de AVG.
Praktische informatie mag je wel opvragen, zoals het telefoonnummer en adres waar de werknemer bereikbaar is tijdens ziekte.
Vraag gerust hoe lang de werknemer verwacht ziek te zijn. Dat helpt bij het plannen van werk en vervanging.
Komt de werknemer zelf met medische info? Luister, maar vraag niet verder naar details.
Hoe kan een werkgever het re-integratieproces van een zieke werknemer ondersteunen zonder zijn privacy te schenden?
Schakel bij langdurig of vaak verzuim altijd een bedrijfsarts in. Die vormt de brug tussen medische info en werkoplossingen.
Het re-integratietraject begint met een probleemanalyse en plan van aanpak. Je voert dit uit zonder medische details te weten.
Regelmatige evaluaties van het re-integratieplan zijn verplicht. Die gesprekken gaan over werkmogelijkheden, niet over ziektes.
Bied aangepast werk of werktijden aan op advies van de bedrijfsarts. Zo blijft de privacy van de werknemer beschermd.
Wat zijn de do’s en don’ts voor werkgevers bij het communiceren met een zieke werknemer?
Do’s:
- Vraag naar de verwachte duur van het verzuim
- Vraag om contactgegevens tijdens ziekte
- Luister als de werknemer zelf medische info deelt
- Schakel een bedrijfsarts in bij langdurig verzuim
Don’ts:
- Vraag nooit naar diagnose of medische achtergrond
- Vraag niet wat de arts heeft gezegd
- Dring niet aan op medische details
- Bel niet om naar ziekte-oorzaken te vragen
Welke rechten en plichten heeft de werkgever bij een langdurig zieke werknemer met betrekking tot re-integratie?
De werkgever moet een re-integratietraject uitvoeren. Dat betekent meldingen doen bij instanties en regelmatig evalueren.
Je maakt binnen zes weken een probleemanalyse. Hierin beschrijf je de factoren van het verzuim, zonder medische details.
Het plan van aanpak bevat de stappen voor terugkeer. Je zoekt passend werk binnen het bedrijf.
Als de werknemer niet meewerkt aan re-integratie, kan er een loonsanctie volgen. Dat gebeurt als de werknemer het proces blokkeert.
Hoe dient de werkgever om te gaan met de informatie verkregen van de bedrijfsarts over de zieke werknemer?
De bedrijfsarts mag naar medische details vragen, maar deelt die niet met de werkgever. Je krijgt alleen werkgerelateerd advies.
Het advies van de bedrijfsarts bevat geen medische diagnoses, maar alleen praktische aanbevelingen.
Behandel informatie van de bedrijfsarts altijd vertrouwelijk. Alleen mensen die het echt moeten weten, mogen deze info inzien.
Gebruik het advies van de bedrijfsarts voor het re-integratieplan. Medische details blijven altijd bij de bedrijfsarts.
In welke mate is het toegestaan voor een werkgever om een werknemer te vragen naar een prognose van de terugkeer naar werk?
Een werkgever mag gewoon vragen wanneer een werknemer denkt weer aan het werk te gaan. Dit mag, want het is nodig voor de werkplanning.
De vraag moet wel algemeen blijven. Dus niet vragen naar medische details of de precieze reden van het verzuim.
Het gaat puur om een verwachte datum van terugkeer. Waarom het langer duurt, hoeft de werknemer niet te delen.
Weet niemand het zeker? Dan kan de werkgever altijd een bedrijfsarts inschakelen.
De bedrijfsarts kijkt dan professioneel naar de situatie en schat in wat mogelijk is qua terugkeer.
Een werknemer hoeft trouwens geen exacte dag te noemen. Een globale inschatting helpt de werkgever al genoeg bij het plannen.
