Thuiswerken in 2025: wie betaalt wat? Overzicht & regels

In 2025 is thuiswerken gewoon geworden, maar veel mensen vragen zich nog steeds af: wie betaalt nou eigenlijk welke kosten?

Met hybride werken als nieuwe standaard moeten werkgevers én werknemers hun financiële verantwoordelijkheden rondom thuiswerkkosten snappen.

Werkgevers mogen in 2025 maximaal €2,43 per thuiswerkdag belastingvrij vergoeden aan hun werknemers, maar deze vergoeding is niet verplicht.

Dit bedrag dekt basisdingen zoals elektriciteit, verwarming, koffie en kleine kantoorspullen. Soms vergoeden werkgevers ook andere thuiswerkkosten, maar dat hangt af van het beleid en de afspraken.

De regels rond thuiswerkvergoedingen zijn niet altijd simpel.

Werkgevers willen weten wat ze mogen vergoeden zonder problemen met de belastingdienst. Werknemers zijn benieuwd waar ze recht op hebben en hoe ze hun extra kosten terug kunnen krijgen.

Wat is thuiswerken anno 2025?

Thuiswerken hoort er in 2025 gewoon bij op de werkvloer. De meeste mensen combineren thuiswerk met kantoordagen, dus duidelijke regels zijn echt nodig.

De huidige rol van thuiswerken

Thuiswerken is geen tijdelijke hype meer, maar een blijvend fenomeen in Nederland.

Gemiddeld werkt men nu zo’n twee dagen per week thuis.

Dat heeft impact, want werknemers draaien thuis op voor extra kosten.

Ze merken het aan hun energierekening en internetgebruik.

Werkgevers denken na over vergoedingen en faciliteiten.

Ze willen hun mensen ondersteunen maar moeten ook binnen de regels blijven.

De belangrijkste veranderingen sinds 2020:

• Thuiswerken is van noodoplossing naar standaardpraktijk gegaan
• Werkgevers bieden nu structurele thuiswerkvergoedingen
• Er zijn heldere fiscale regels
• Arbo-eisen gelden ook thuis

Het verschil tussen thuiswerken en hybride werken

Thuiswerken betekent: je werkt altijd thuis.

Hybride werken is een mix van thuis en kantoor.

In 2025 werken de meeste Nederlanders hybride.

Bijvoorbeeld maandag en vrijdag thuis, de rest op kantoor. Die flexibiliteit vraagt om duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer.

Belangrijke verschillen:

Voor vergoedingen maakt dat echt uit.

Bij hybride werken vergoeden werkgevers alleen op echte thuiswerkdagen. Op kantoordagen geldt meestal de reiskostenvergoeding.

Belang van goed beleid rond thuiswerken

Zonder een duidelijk thuiswerkbeleid ontstaan er snel misverstanden.

Het helpt als iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Goed beleid regelt allerlei zaken, zoals wanneer thuiswerken mag, welke vergoedingen er zijn en wat de verwachtingen zijn.

Ook afspraken over werkuren en bereikbaarheid horen erbij.

Essentiële onderdelen van thuiswerkbeleid:

• Aantal toegestane thuiswerkdagen
• Hoogte van vergoedingen per dag
• Faciliteiten zoals bureau en stoel
• Communicatie-afspraken
• Evaluatiemomenten

Zonder beleid weet niemand precies wat mag en kan.

Werkgevers riskeren fiscale problemen als ze geen goede administratie bijhouden.

Het beleid moet ook voldoen aan de arbowetgeving.

Werkgevers blijven verantwoordelijk voor een veilige werkplek, zelfs als die thuis is.

Thuiswerkvergoeding 2025: hoogte en voorwaarden

De thuiswerkvergoeding in 2025 ligt tussen de €2,40 en €2,43 per dag.

Werkgevers mogen dit belastingvrij uitkeren aan werknemers die structureel thuiswerken, als aan de voorwaarden wordt voldaan.

Maximale onbelaste thuiswerkvergoeding

Het maximum is €2,40 tot €2,43 per thuiswerkdag in 2025.

Dit bedrag wordt elk jaar aangepast aan de inflatie.

Betaalt de werkgever meer? Dan geldt over het extra deel loonheffing.

De vergoeding is bedoeld voor kosten als:

• Verwarming en elektriciteit
• Internet en telefoonkosten
• Koffie en thee

Werkgevers kunnen kiezen uit twee manieren van uitbetalen:

Voorwaarden voor het ontvangen van de vergoeding

Alleen wie structureel thuiswerkt, krijgt de vergoeding.

Dat geldt voor volledig én gedeeltelijk thuiswerken.

De werkgever moet het thuiswerkbeleid schriftelijk vastleggen.

Dat is verplicht voor de belastingdienst.

De werknemer moet op de afgesproken dagen echt thuiswerken.

Werkgevers mogen dit controleren en moeten het bijhouden in de loonadministratie.

Let op: Werkgevers mogen niet op dezelfde dag én een thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding geven.

Per werkdag moet je kiezen.

Bij hybride werken kan de werkgever een vaste maandvergoeding geven, gebaseerd op het echte aantal thuiswerkdagen.

Verschil tussen belastingvrije en belastbare vergoeding

De onbelaste thuiswerkvergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de Werkkostenregeling (WKR).

Hierover betaalt de werkgever geen loonheffing.

Betaalt de werkgever meer dan €2,40-€2,43 per dag?

Dan is het extra deel belastbaar en komt er loonheffing en sociale premies bij kijken.

Voor werknemers betekent dat:

• Onbelaste deel: geen inkomstenbelasting
• Belastbare deel: telt mee voor het bruto inkomen

Werkgevers profiteren van fiscale voordelen bij een belastingvrije vergoeding.

Ze besparen op loonheffingen en premies.

De belastingvrije thuiswerkvergoeding telt niet mee voor de 1,92% grens van de Werkkostenregeling.

Dat maakt het voor werkgevers best aantrekkelijk.

Wie betaalt de thuiswerkkosten en is vergoeding verplicht?

De thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht.

Toch kiezen veel werkgevers ervoor om hun personeel tegemoet te komen.

De verantwoordelijkheid ligt meestal bij de werkgever, al spelen cao-afspraken en bedrijfsbeleid ook een flinke rol.

De rol van werkgevers en cao-afspraken

Werkgevers zijn niet verplicht om thuiswerkkosten te vergoeden. Ze kunnen er wel voor kiezen om hun werknemers te ondersteunen.

Veel organisaties doen dit omdat het bijdraagt aan het welzijn van werknemers. Het helpt ook om talent aan te trekken en te behouden in een krappe arbeidsmarkt.

Cao-afspraken kunnen bepalingen bevatten over thuiswerkvergoedingen. In sommige sectoren moeten werkgevers volgens de cao vergoedingen geven.

De bedragen en voorwaarden verschillen per cao. Werknemers doen er goed aan hun eigen cao te checken om te weten wat er geldt.

Arbeidsovereenkomst en bedrijfsbeleid

Thuiswerkvergoedingen kun je vastleggen in de arbeidsovereenkomst. Zo weten beide partijen precies waar ze aan toe zijn.

Bedrijfsbeleid bepaalt vaak hoe vergoedingen geregeld worden. Veel organisaties stellen hun eigen regels op binnen de fiscale kaders.

Het is slim om afspraken schriftelijk vast te leggen. Zo voorkom je gedoe en heb je juridische zekerheid.

Werkgevers kiezen verschillende benaderingen:

• Vaste maandelijkse vergoeding
• Vergoeding per thuiswerkdag
• Eenmalige vergoeding voor inrichting
• Combinatie van verschillende vergoedingen

Zaken rondom verplichting van thuiswerkvergoeding

Werkgevers kunnen de thuiswerkvergoeding niet verplicht stellen. Er is geen wet die hen dwingt om deze kosten te vergoeden.

Arbo-verplichtingen gelden wel. Werkgevers moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, ook thuis.

Dit kan betekenen dat ze voorzieningen moeten verstrekken.

Voorbeelden van arbo-gerelateerde vergoedingen:

• Ergonomische bureaustoel
• Juiste beeldschermhoogte
• Adequate verlichting
• Goede werkhouding

Steeds meer werkgevers kiezen voor thuiswerkvergoedingen. De trend van hybride werken en het ondersteunen van personeel speelt hier een grote rol in.

Fiscale regels en administratie in 2025

De Belastingdienst stelt specifieke regels voor de fiscale behandeling van thuiswerkvergoedingen. Werkgevers moeten de werkkostenregeling goed toepassen en alles juist verwerken in de loonadministratie.

Werkkostenregeling (WKR) en gerichte vrijstelling

De thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag valt onder de gerichte vrijstelling van de WKR. Werkgevers mogen deze vergoeding onbelast verstrekken.

Voorwaarden voor gerichte vrijstelling:

• Schriftelijke afspraak over thuiswerken
• Structureel thuiswerken (dus niet incidenteel)
• Maximaal €2,40 per thuiswerkdag
• Geen combinatie met reiskostenvergoeding op dezelfde dag

Werkgevers kunnen ook andere kosten onbelast vergoeden onder de gerichte vrijstelling. Denk aan bureaustoelen, bureaus en beeldschermen die aan de arbo-eisen voldoen.

Internet- en telefoonkosten vallen niet automatisch onder de gerichte vrijstelling. Die kosten moeten aantoonbaar zakelijk zijn en kunnen meetellen voor de WKR-ruimte van 1,92% van de loonsom.

Loonheffing en verwerking in de administratie

Thuiswerkvergoedingen tot €2,40 per dag zijn vrijgesteld van loonheffing. Werkgevers hoeven hierover dus geen loonbelasting en premies te betalen.

Bij vergoedingen boven €2,40 per dag geldt wel loonheffing over het meerdere. Dat deel wordt gezien als loon in natura.

Administratieve verplichtingen:

• Bijhouden van thuiswerkdagen per werknemer
• Documentatie van thuiswerkafspraken
• Correcte verwerking in de loonadministratie
• Aparte registratie van thuiswerkvergoedingen

Werkgevers moeten kunnen aantonen hoeveel dagen iemand thuiswerkt. Een vast aantal dagen per week mag, maar dat moet wel realistisch zijn en af en toe opnieuw bekeken worden.

Relevante wijzigingen voor werkgevers

In 2025 stijgt de onbelaste thuiswerkvergoeding van €2,35 naar €2,40 per dag. Deze aanpassing volgt de inflatie en kostenontwikkeling.

De Belastingdienst houdt vast aan de regel: per dag kies je óf voor thuiswerkvergoeding óf voor reiskostenvergoeding. Beide tegelijk mag niet.

Belangrijke aandachtspunten:

• Nieuwe bedragen verwerken in de loonadministratie
• Beleid aanpassen aan de gewijzigde vergoeding
• Werknemers informeren over de wijziging
• Controle op juiste toepassing nieuwe bedragen

Werkgevers moeten hun beleid en administratie aanpassen aan de nieuwe bedragen. Dit geldt voor vaste maandelijkse vergoedingen én declaraties per thuiswerkdag.

Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding: combinaties en keuzes

Werkgevers mogen niet beide vergoedingen op dezelfde dag uitkeren. De 128-dagenregeling bepaalt wanneer een vaste vergoeding kan.

Regels voor het combineren van vergoedingen

Een werknemer krijgt op één werkdag óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding. Beide samen mag niet.

Werkt iemand een ochtend thuis en daarna op kantoor? Dan moet de werkgever kiezen welke vergoeding geldt voor die dag.

Uitzondering voor klantbezoek

Gaat een werknemer na een thuiswerkdag naar een klant? Dan mag de werkgever beide vergoedingen geven, maar alleen als het bezoekadres geen vaste werkplek is.

Een adres wordt een vaste werkplek als iemand er meer dan 40 keer per jaar komt. Dan geldt de regel weer dat beide vergoedingen niet op dezelfde dag mogen.

Praktische keuze

Bij een reisafstand van meer dan 10 kilometer is de reiskostenvergoeding meestal gunstiger. Dan krijg je €2,53 per dag in plaats van €2,40 thuiswerkvergoeding.

Keuze per werkgever en werknemer

Werkgevers hoeven geen thuiswerk- of reiskostenvergoedingen te geven. Ze bepalen zelf of ze dit als arbeidsvoorwaarde aanbieden.

Veel bedrijven doen het omdat het aantrekkelijk is voor werknemers die hybride willen werken.

Vaste afspraken maken

Werkgevers kunnen met werknemers vaste afspraken maken over thuiswerkdagen en kantoordagen. Deze afspraken moeten wel op papier staan.

Op basis van deze afspraken kun je een vaste maandelijkse vergoeding berekenen. Dat scheelt administratie voor iedereen.

Flexibiliteit behouden

Ook met vaste afspraken blijft er ruimte voor incidentele wijzigingen. Werkt iemand toch op kantoor op een geplande thuiswerkdag? Dan hoeft de vergoeding niet meteen aangepast te worden.

Pas bij structurele veranderingen moet de vergoeding opnieuw berekend worden.

De 128-dagenregeling bij vergoedingen

De 128-dagenregeling geldt voor beide vergoedingen. Een werknemer moet minimaal 128 dagen per jaar thuiswerken of naar kantoor reizen voor een vaste vergoeding.

Bij minder dagen bereken je de vergoeding naar verhouding. Dit geldt voor zowel de thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding.

Berekening voor deeltijd

Voor deeltijdwerkers geldt een aangepaste regel. Werkt iemand drie dagen per week? Dan moet hij minimaal 77 dagen (3/5 van 128) naar kantoor om de regeling te gebruiken.

Voordelen voor werkgevers

Met de 128-dagenregeling hoeven werkgevers minder administratief werk te doen. Ze hoeven niet dagelijks thuiswerk- of kantoordagen bij te houden.

Ook bij ziekte of verlof blijft de vaste vergoeding gewoon doorlopen.

Praktische tips voor werkgevers en werknemers

Een goed thuiswerkbeleid voorkomt misverstanden en zorgt voor duidelijke afspraken. Werkgevers doen er verstandig aan heldere regels op te stellen voor de thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag en werknemers moeten hun thuiswerkdagen netjes bijhouden.

Beleid opstellen en communicatie

Werkgevers moeten een helder thuiswerkbeleid schrijven dat alle regels bevat. Dit beleid geeft aan hoeveel dagen je thuis mag werken.

Het beleid legt ook uit wanneer je recht hebt op de thuiswerkvergoeding. Werkgevers kunnen kiezen voor vaste thuiswerkdagen, maar sommigen houden het liever flexibel.

Belangrijke punten in het beleid:

• Aantal thuiswerkdagen per week
• Hoogte van de vergoeding (€2,40 per dag in 2025)
• Registratiemethode voor thuiswerkdagen
• Regels voor gemengde dagen (deel kantoor, deel thuis)

Werkgevers moeten het beleid echt duidelijk communiceren naar iedereen. Ze doen dit meestal via e-mail, intranet of gewoon tijdens een teamoverleg.

Thuiswerkregistratie en controle

Werknemers moeten hun thuiswerkdagen netjes bijhouden. Dat kan in een digitaal systeem of zelfs gewoon in een spreadsheet, als dat beter werkt.

Werkgevers hebben meerdere opties voor registratie. Ze kunnen kiezen voor een declaratiesysteem waarin je zelf je dagen invoert. Of ze spreken een vast aantal thuiswerkdagen per maand af, dat gebeurt ook veel.

Registratiemogelijkheden:

• Digitale tijdregistratiesystemen
• Maandelijkse declaratieformulieren
• Vaste afspraken per medewerker
• App-gebaseerde tracking

Werkgevers controleren regelmatig of de registratie klopt. Zo voorkom je gedoe met de belastingdienst achteraf.

Belang van heldere afspraken

Duidelijke afspraken voorkomen veel misverstanden tussen werkgevers en werknemers. Iedereen weet dan tenminste waar hij of zij aan toe is.

Werkgevers moeten expliciet aangeven dat ze niet zowel reiskostenvergoeding als thuiswerkvergoeding op dezelfde dag betalen. Werknemers moeten beseffen dat ze moeten kiezen tussen deze vergoedingen.

Essentiële afspraken:

• Wanneer geldt de thuiswerkvergoeding
• Hoe worden gemengde werkdagen behandeld
• Wat gebeurt bij ziekte tijdens thuiswerken
• Procedure voor wijzigingen in werkpatroon

Werkgevers nemen deze afspraken vaak op in arbeidsovereenkomsten of extra protocollen. Dat geeft beide partijen toch wat meer zekerheid over hun rechten en plichten.

Veelgestelde Vragen

Werkgevers en werknemers zitten soms met vragen over wie welke thuiswerkkosten betaalt. In 2025 is de maximale onbelaste vergoeding €2,40 per thuiswerkdag, maar er zijn aparte regels voor verschillende kosten.

Hoe zijn de kosten verdeeld tussen werkgever en werknemer bij thuiswerken?

De verdeling van kosten hangt af van wat je samen afspreekt en wat de wet zegt. Werkgevers moeten volgens de Arbowet zorgen voor een veilige werkplek, ook als je thuis werkt.

Werknemers maken extra kosten voor dingen als elektriciteit, verwarming en koffie. Werkgevers mogen deze kosten vergoeden tot €2,40 per thuiswerkdag, onbelast.

Werkgevers moeten vaak een bureaustoel, bureau en beeldscherm regelen. Dat hoort gewoon bij de arboregels voor een gezonde werkplek.

Welke thuiswerkvergoedingen zijn wettelijk verplicht in 2025?

Er is geen wettelijke plicht voor werkgevers om thuiswerkkosten te vergoeden. Die €2,40 per dag is een fiscale mogelijkheid, geen verplichting.

Werkgevers moeten wel ergonomische werkplekvoorzieningen bieden. Dat geldt ook als je thuiswerkt, volgens de Arbowet.

Een schriftelijke afspraak over thuiswerken is nodig voor de onbelaste vergoeding. Hierin staat vast hoeveel dagen je thuiswerkt per week.

Wat zijn de richtlijnen voor het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek?

Een goede bureaustoel die je rug ondersteunt is belangrijk. Zet je beeldscherm op ooghoogte, anders krijg je geheid nekklachten.

Zorg voor genoeg licht, want anders krijg je snel last van je ogen. Werken aan een apart bureau of tafel is echt beter dan op de bank.

Werkgevers mogen deze voorzieningen onbelast geven of vergoeden. Dat valt gewoon onder de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling.

Hoe wordt de onkostenvergoeding voor thuiswerkers fiscaal behandeld?

De thuiswerkvergoeding tot €2,40 per dag is volledig onbelast voor werknemers. Als je meer krijgt, moet je over het extra bedrag wel loonheffing betalen.

Werkgevers kiezen per dag tussen reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding. Je mag ze niet allebei op dezelfde dag onbelast krijgen.

De administratie moet per medewerker bijhouden hoeveel dagen je thuis hebt gewerkt. Die registratie is verplicht voor de Belastingdienst.

Kan een werknemer aanspraak maken op een vergoeding voor internet- en telefoonkosten?

Internet- en telefoonkosten kun je soms vergoed krijgen als je structureel thuiswerkt. Er is geen standaardvergoeding zoals bij die dagvergoeding.

Werkgevers moeten de kosten wel kunnen aantonen voor fiscale vrijstelling. Met goede afspraken is een vaste maandelijkse vergoeding mogelijk.

Deze vergoeding komt bovenop de standaard thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag. De kosten moeten natuurlijk wel zakelijk zijn.

Wat zijn de regels omtrent het vergoeden van elektriciteitskosten bij thuiswerken?

Elektriciteitskosten vallen onder de standaard thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag.

Deze vergoeding dekt gas, water, elektriciteit en kleine kantoorartikelen.

Je mag geen aparte vergoeding voor elektriciteit geven naast de dagvergoeding. Werkgevers moeten kiezen voor één van beide systemen.

De dagvergoeding geldt alleen op structurele thuiswerkdagen.

Als je af en toe thuiswerkt, krijg je geen vergoeding.