Artikel 2:394 BW verplicht de rechtspersoon de jaarrekening openbaar te maken door deze te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De openbaarmaking moet binnen de in het artikel genoemde wettelijke termijn na afloop van het boekjaar plaatsvinden, ook wanneer de jaarrekening nog niet is vastgesteld. Is de jaarrekening nog niet vastgesteld, dan wordt zij als voorlopige jaarrekening gedeponeerd met vermelding daarvan. Het artikel regelt ook wat moet worden gedeponeerd en in welke taal en vorm dat gebeurt.
Wettelijke basis
Artikel 2:394 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, Titel 9 over de jaarrekening en het bestuursverslag. Het artikel regelt de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening bij het handelsregister, de termijn waarbinnen dat moet gebeuren, de deponering van een nog niet vastgestelde jaarrekening als voorlopige jaarrekening en de wijze van openbaarmaking.
Waarom dit telt
Te laat deponeren is een van de meest voorkomende en meest kostbare administratieve misstappen. In faillissement geldt het niet tijdig openbaar maken van de jaarrekening als onbehoorlijke taakvervulling, met een bewijsvermoeden over de oorzaak van het faillissement als gevolg. Voor een ondernemer is de deponeringsdatum daarmee geen boekhoudkundige deadline maar een aansprakelijkheidsgrens. Ook bij een bedrijfsovername valt een gat in de deponeringshistorie direct op in het boekenonderzoek en leidt het tot vragen of tot garanties. Het bijhouden van een deponeringsagenda is dan ook een van de eenvoudigste manieren om risico te verkleinen.
