Cameratoezicht op kantoor en in de winkel: privacywet uitgelegd

Camera’s op je kantoor of in je winkel kunnen helpen om diefstal te voorkomen en de veiligheid te verbeteren. Maar je mag ze niet zomaar ophangen.

De privacywet stelt duidelijke eisen aan wanneer en hoe je cameratoezicht mag gebruiken.

Cameratoezicht is alleen toegestaan als je een gerechtvaardigd belang hebt, geen andere oplossing mogelijk is, en je de privacy van werknemers en klanten zo min mogelijk schendt.

Je moet een grondslag hebben voor het gebruik van camera’s en in sommige gevallen zelfs een privacyonderzoek uitvoeren. Ook ben je verplicht om mensen te informeren dat er camera’s hangen.

In dit artikel lees je precies wat wel en niet mag volgens de wet. Je krijgt antwoord op belangrijke vragen over wanneer je camera’s mag gebruiken, hoe lang je beelden mag bewaren, en wanneer verborgen camera’s zijn toegestaan.

Juridisch kader voor cameratoezicht

Cameratoezicht in kantoren en winkels valt onder strikte wettelijke regels. De AVG vormt de basis, waarbij organisaties een gerechtvaardigd belang moeten aantonen en werknemersvertegenwoordiging een belangrijke rol speelt bij de besluitvorming.

De AVG en gerechtvaardigd belang

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt wanneer u camera’s mag plaatsen. U heeft altijd een geldige grondslag nodig voor het verwerken van persoonsgegevens via camerabeelden.

Gerechtvaardigd belang is de meest gebruikte grondslag voor cameratoezicht. Dit geldt wanneer u eigendommen wilt beschermen tegen diefstal of de veiligheid van werknemers en klanten wilt waarborgen.

Het cameratoezicht moet noodzakelijk zijn. U mag geen camera’s gebruiken als er minder ingrijpende alternatieven bestaan.

Denk aan betere sloten, alarmsystemen of extra beveiliging. Camera’s mogen niet op zichzelf staan.

Ze moeten deel uitmaken van een breder veiligheidspakket. U moet ook de privacy-impact afwegen tegen het beoogde doel.

Autoriteit Persoonsgegevens en toezicht

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op naleving van de privacywet. Deze organisatie controleert of bedrijven zich aan de AVG-regels houden en kan boetes opleggen bij overtredingen.

U bent verplicht een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren bij grootschalig of systematisch cameratoezicht. Dit geldt ook wanneer u langdurig camera’s inzet om diefstal tegen te gaan.

Bij heimelijk cameratoezicht is een DPIA altijd verplicht. Ook als de inzet incidenteel is.

Komt uit de DPIA een hoog privacyrisico naar voren dat u niet kunt beperken? Dan moet u voorafgaand overleggen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens biedt ook richtlijnen en hulpmiddelen. U kunt bij twijfel contact opnemen voor advies over uw specifieke situatie.

Rol van de ondernemingsraad en personeelsvertegenwoordiging

De ondernemingsraad moet instemmen met cameratoezicht dat gericht is op werknemers. U mag niet starten met het plaatsen van camera’s voordat deze instemming er is.

In onderwijsinstellingen bespreekt u de plannen met de medezeggenschapsraad. Dit geldt voor camera’s die leerkrachten of leerlingen filmen.

Ook hier is voorafgaande instemming verplicht. Bij heimelijk cameratoezicht moet u de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging betrekken bij het opstellen van een regeling.

U informeert werknemers vooraf over de mogelijkheid van verborgen camera’s, bijvoorbeeld in het personeelsreglement. Na gebruik van een verborgen camera moet u betrokken werknemers achteraf informeren.

Transparantie blijft belangrijk, ook bij heimelijk toezicht.

Toegestane vormen van cameratoezicht op de werkvloer

Werkgevers mogen camera’s plaatsen op de werkvloer als er een gerechtvaardigd belang bestaat, zoals beveiliging van eigendommen of bescherming van personen. De privacywet AVG stelt duidelijke grenzen aan het gebruik van camerabeveiliging om de privacy van werknemers en bezoekers te waarborgen.

Beveiligingsdoeleinden en preventie

U mag cameratoezicht inzetten voor de beveiliging van uw bedrijfspand, eigendommen en de veiligheid van personen. Dit geldt bijvoorbeeld bij de bescherming tegen diefstal, vandalisme of geweld.

De camera’s moeten wel gericht zijn op het beveiligingsdoel. U mag de beelden niet gebruiken om werknemers te controleren op hun werkprestaties of functioneren.

Belangrijke voorwaarden voor cameratoezicht:

• Camera’s alleen plaatsen waar een beveiligingsrisico bestaat
• Beelden bewaren voor maximaal vier weken
• Werknemers vooraf informeren over het cameratoezicht
• Duidelijke bewegwijzering plaatsen

U moet altijd eerst onderzoeken of er minder ingrijpende maatregelen mogelijk zijn. Denk aan alarmsystemen, betere verlichting of sloten.

Cameratoezicht is pas toegestaan als deze alternatieven niet voldoende werken.

Cameratoezicht in winkels, kantoren en sectoren

In winkels mag u camerabeveiliging gebruiken om diefstal te voorkomen en de veiligheid van personeel en klanten te waarborgen. U mag camera’s richten op verkoopruimtes, kassa’s en ingangen.

Op kantoorlocaties is cameratoezicht toegestaan bij de beveiliging van de ingang, parkeerplaatsen en gemeenschappelijke ruimtes. U mag geen camera’s plaatsen in privéruimtes zoals toiletten of kleedkamers.

Verboden camerazones op de werkplek:

• Toiletten en doucheruimtes
• Kleedkamers
• Rustruimtes en kantine’s
• Persoonlijke werkplekken zonder beveiligingsrisico

In bepaalde sectoren zoals de detailhandel geldt dat u klanten ook moet informeren over het cameratoezicht. Dit doet u door duidelijk zichtbare stickers of borden te plaatsen bij de ingang van uw winkel.

Cameratoezicht in horecagelegenheden, sportclubs en zorginstellingen

Horecagelegenheden mogen camera’s plaatsen om geweld, vandalisme en diefstal te voorkomen. U mag camera’s ophangen in de publieksruimtes, maar niet in toiletten of privéruimtes van personeel.

Bij een sportclub is cameratoezicht toegestaan voor de beveiliging van het gebouw en materiaal. Let erop dat u geen camera’s richt op kleedkamers, douches of andere privéruimtes waar leden zich omkleden.

In zorginstellingen speelt de veiligheid van bewoners een grote rol. U mag camera’s gebruiken om de veiligheid te waarborgen, maar moet extra zorgvuldig omgaan met de privacy van kwetsbare personen.

Overleg met bewoners of hun vertegenwoordigers is belangrijk. Camera’s in gangen of gemeenschappelijke ruimtes zijn vaak toegestaan.

Camera’s in privékamers mogen alleen in uitzonderlijke situaties na expliciete toestemming.

Beperkingen en verboden rondom cameratoezicht

Camera’s mogen niet overal hangen, zelfs niet als er een gerechtvaardigd belang is. Bepaalde plekken zijn altijd verboden vanwege de ernstige inbreuk op de privacy van werknemers en bezoekers, en ook geluidsopnames vallen onder strenge regels.

Verboden locaties: kleedkamers, toiletten, pauzeruimtes

U mag nooit camera’s plaatsen in toiletten, kleedkamers of andere ruimtes waar mensen zich omkleden. Deze locaties zijn absoluut verboden omdat de inbreuk op de privacy hier veel te groot is.

Het maakt niet uit wat uw doel is. Pauzeruimtes vallen ook onder strenge beperkingen.

Werknemers hebben recht op rustmomenten zonder toezicht. Camera’s in pauzeruimtes zijn in de meeste gevallen niet toegestaan omdat er geen gerechtvaardigd belang is dat zwaarder weegt dan de privacy van werknemers.

Ook privéruimtes zoals doucheruimtes en wasruimtes zijn altijd verboden voor cameratoezicht. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt hier streng toezicht op.

Bij overtreding riskeert u hoge boetes en mogelijke claims van werknemers. Zelfs bij vermoeden van diefstal of fraude blijven deze ruimtes verboden voor camera’s.

U moet dan andere manieren zoeken om het probleem aan te pakken.

Cameratoezicht en geluidsopnames

Camera’s met geluidsopname zijn in principe niet toegestaan op de werkplek. Geluid vastleggen levert een veel groter privacyrisico op dan alleen beeldopnames.

Gesprekken tussen werknemers en klanten zijn vertrouwelijk. Er zijn zeer beperkte uitzonderingen mogelijk, maar alleen als er een zwaarwegend belang is.

U moet dan aantonen dat geluidsopname echt noodzakelijk is en dat er geen alternatief bestaat. Dit komt zelden voor in normale bedrijfssituaties.

Bij gebruik van geluidsopnames bent u altijd verplicht een DPIA uit te voeren. U moet werknemers en bezoekers duidelijk informeren over de geluidsopname via bordjes.

De bewaartermijn voor geluidsopnames moet zo kort mogelijk zijn.

Toezicht buiten het bedrijfsperceel

Camera’s op uw bedrijfsperceel mogen niet gericht zijn op openbare ruimtes zoals straten of trottoirs. U mag alleen uw eigen terrein filmen.

Het filmen van de openbare weg is voorbehouden aan de overheid. Richt uw camera zodanig dat alleen uw eigen pand of terrein in beeld komt.

Komt er toch een klein stukje openbare ruimte in beeld? Dan moet dit echt onvermijdelijk zijn en zo beperkt mogelijk blijven.

Camera’s gericht op buurpercelen of woningen van anderen zijn verboden. Dit is een ernstige schending van de privacy.

Buren kunnen hiertegen juridische stappen ondernemen en schadevergoeding eisen.

Verborgen cameratoezicht: regels en uitzondering

Verborgen camera’s op de werkplek zijn in principe verboden. Er bestaat een uitzondering wanneer er duidelijke vermoedens zijn van diefstal of fraude.

De wet stelt strikte voorwaarden aan heimelijk cameratoezicht om de privacy van werknemers en bezoekers zo veel mogelijk te beschermen.

Strikte voorwaarden voor verborgen camera’s

U mag alleen een verborgen camera inzetten als er concrete vermoedens zijn van diefstal of fraude door werknemers. Het plaatsen van heimelijk cameratoezicht is pas toegestaan wanneer andere maatregelen niet hebben geholpen om het probleem op te lossen.

De inbreuk op de privacy moet zo klein mogelijk blijven. U mag nooit verborgen camera’s plaatsen in privéruimtes zoals pashokjes, kleedkamers of toiletten.

Verplichte voorwaarden voor verborgen cameratoezicht:

• U heeft in het personeelsreglement of camerareglement vermeld dat verborgen camera’s mogelijk zijn bij diefstal of fraude
• De ondernemingsraad of medezeggenschapsraad heeft ingestemd met de regeling over verborgen camera’s
• U voert vooraf een DPIA uit
• Bij een hoog privacyrisico zonder adequate maatregelen moet u de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen

Tijdelijkheid en proportionaliteit bij heimelijk toezicht

Verborgen cameratoezicht mag alleen tijdelijk zijn. Permanent heimelijk cameratoezicht is onder geen enkele voorwaarde toegestaan.

U moet het verborgen cameratoezicht stoppen zodra het doel is bereikt. Heeft u de diefstal of fraude in beeld gebracht? Dan moet u de verborgen camera’s direct verwijderen.

De inzet van een verborgen camera moet proportioneel zijn aan het probleem. Het aantal camera’s en de locaties moeten beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is.

Meldingsplicht en informatie achteraf

U moet werknemers en leerlingen vooraf informeren dat verborgen camera’s in bepaalde situaties mogelijk zijn. Deze melding neemt u op in het personeelsreglement of een apart reglement over cameratoezicht.

Na afloop van het heimelijk cameratoezicht heeft u een informatieplicht. U moet betrokken werknemers en leerlingen achteraf vertellen dat er verborgen camera’s zijn gebruikt.

Deze informatie geeft u ook als de beelden niets hebben opgeleverd. Bezoekers en klanten hoeft u achteraf niet persoonlijk te informeren.

Voor hen volstaat de algemene mededeling in uw reglement dat verborgen cameratoezicht mogelijk is bij vermoedens van diefstal of fraude.

Transparantie en informatieplicht bij cameratoezicht

Bij het plaatsen van camera’s bent u verplicht om mensen te informeren dat ze gefilmd worden en waarom. Dit betekent dat u duidelijk moet aangeven waar camera’s hangen en wat u met de beelden doet.

Privacyverklaring en meldingen

U moet een privacyverklaring opstellen die uitlegt hoe u omgaat met cameratoezicht. In deze verklaring staat wat het doel is van de camera’s en hoe lang u de beelden bewaart.

Ook vermeldt u wie er toegang heeft tot de beelden. De privacyverklaring moet voor iedereen makkelijk te vinden zijn.

U kunt deze op uw website plaatsen of bij de ingang van uw kantoor of winkel. Daarnaast moet u duidelijke borden ophangen die aangeven dat er cameratoezicht is.

Deze borden plaatst u voor mensen het gefilmde gebied betreden. Op de borden staat bij wie mensen terecht kunnen met vragen over de camera’s.

Informeren van personeel, klanten en bezoekers

Uw werknemers moet u vooraf uitgebreid informeren over het cameratoezicht. Leg uit waar de camera’s hangen en met welk doel u ze gebruikt.

Deze informatie neemt u op in het personeelsreglement of een apart reglement over cameratoezicht. Klanten en bezoekers wijst u op het cameratoezicht door duidelijke pictogrammen en borden.

Deze plaatst u bij alle ingangen waar mensen het gefilmde gebied binnenkomen. Bij incidenten, zoals diefstal of agressie, mag u mensen achteraf informeren dat hun gedrag is vastgelegd.

U bent niet verplicht om dit direct tijdens het incident te melden.

Rechten van betrokkenen omtrent camerabeelden

Mensen die op uw camerabeelden staan hebben het recht om deze beelden in te zien. Ze moeten daarvoor wel aantonen dat zij inderdaad op de beelden te zien zijn.

U heeft vier weken de tijd om aan dit verzoek te voldoen. Betrokkenen kunnen vragen om beelden te laten verwijderen als deze niet langer nodig zijn.

Ook kunnen ze bezwaar maken tegen de verwerking van hun gegevens. U moet dan beoordelen of hun privacy zwaarder weegt dan uw belang bij het cameratoezicht.

Wanneer mensen vinden dat u de privacyregels niet naleeft, kunnen ze een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Houd daarom altijd goed bij waarom u bepaalde beelden bewaart en wat u ermee doet.

Praktische uitvoering en bewaartermijn van beelden

Bij camerabewaking moet u technische maatregelen treffen om de beelden te beschermen en mag u opnames niet langer bewaren dan nodig is. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) verlangt dat u bij verhoogde privacyrisico’s een grondige risicoanalyse uitvoert.

Technische en organisatorische maatregelen

U bent verplicht om camerabeelden te beveiligen tegen onbevoegde toegang. Dit betekent dat u een wachtwoord moet instellen op het camerasysteem en dat alleen bevoegde medewerkers de beelden mogen bekijken.

Bepaal vooraf wie er toegang heeft tot de camerabeelden. Leg dit vast in een protocol of reglement.

Zorg ervoor dat uw medewerkers weten hoe ze met de beelden moeten omgaan. De beelden moeten veilig worden opgeslagen.

Gebruik versleuteling als u de beelden digitaal bewaart. Bewaar de opnames op een beveiligde locatie waar anderen niet zomaar bij kunnen.

Bewaartermijn camerabeelden en uitzonderingen

U mag camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze heeft gemaakt. Voor gewone beveiligingsdoeleien geldt vaak een bewaartermijn van 4 weken.

Is er een incident vastgelegd zoals diefstal of vernieling? Dan mag u deze specifieke beelden langer bewaren totdat het incident is afgehandeld.

Dit kan betekenen dat u de beelden bewaart tot een onderzoek is afgerond of een rechtszaak is gevoerd. Na afloop van de bewaartermijn moet u de beelden verwijderen.

Dit geldt ook voor back-ups van het camerasysteem. Controleer regelmatig of oude opnames daadwerkelijk worden gewist.

Data Protection Impact Assessment (DPIA) bij verhoogd privacyrisico

Een DPIA is verplicht bij grootschalig of systematisch cameratoezicht. Dit geldt bijvoorbeeld als u structureel of langere tijd camera’s gebruikt om diefstal tegen te gaan of mensen te beschermen.

Ook bij verborgen camerabewaking moet u altijd een DPIA uitvoeren, zelfs als het om incidenteel gebruik gaat. In de DPIA beschrijft u welke privacyrisico’s het cameratoezicht met zich meebrengt en hoe u deze risico’s beperkt.

Komt uit de DPIA naar voren dat het cameratoezicht een hoog privacyrisico oplevert? En vindt u geen adequate maatregelen om dit risico te verminderen? Dan moet u vooraf overleggen met de AP voordat u met het cameratoezicht begint.

Dit heet een voorafgaande raadpleging.

Frequently Asked Questions

Werkgevers en winkeliers moeten zich houden aan strikte regels bij het gebruik van camera’s op de werkplek. De privacywet AVG stelt duidelijke eisen aan het plaatsen, gebruik en bewaren van camerabeelden.

Welke voorschriften gelden er voor het plaatsen van camera’s op de werkplek?

Je mag alleen camera’s plaatsen als je een gerechtvaardigd belang hebt. Dit kan zijn voor het beveiligen van eigendommen of het waarborgen van de veiligheid.

De privacy van werknemers en bezoekers moet zo min mogelijk worden geschonden. Je moet eerst onderzoeken of er andere, minder ingrijpende mogelijkheden zijn.

Camera’s mogen alleen worden gebruikt als er geen alternatief is. Het cameratoezicht moet noodzakelijk en proportioneel zijn voor het doel dat je wilt bereiken.

Verborgen camera’s mogen alleen als laatste redmiddel en voor een tijdelijke periode. Je moet strengere eisen naleven bij het gebruik van verborgen camera’s.

Hoe moeten werknemers geïnformeerd worden over cameratoezicht op kantoor?

Je moet werknemers vooraf informeren over het gebruik van camera’s op de werkplek. Deze informatie moet duidelijk en toegankelijk zijn.

Werknemers hebben recht om te weten dat ze worden gefilmd. Bij verborgen camera’s moet je werknemers vooraf waarschuwen dat deze mogelijkheid bestaat.

Achteraf moet je hen informeren als er daadwerkelijk verborgen camera’s zijn gebruikt. Deze transparantie is verplicht volgens de privacywet.

Wat zijn de grenzen van cameratoezicht in relatie tot de privacy van werknemers?

Je mag beelden van bewakingscamera’s niet gebruiken om werknemers te beoordelen op hun functioneren. De camera’s zijn bedoeld voor beveiliging, niet voor het controleren van werkprestaties.

Camera’s mogen niet worden gericht op privéruimtes zoals toiletten, kleedkamers of pauzeruimtes. Deze ruimtes zijn uitgesloten van cameratoezicht.

De privacy van werknemers weegt hier zwaarder dan beveiligingsbelangen. Je moet de inbreuk op privacy tot een minimum beperken.

Dit betekent dat je alleen die gebieden filmt waar het echt nodig is. Vermijd onnodige opnames van werknemers in hun dagelijkse werkzaamheden.

Op welke manier dient de zichtbaarheid van cameratoezicht aangeduid te worden in een winkelomgeving?

Je moet duidelijk aangeven dat er cameratoezicht is in je winkel. Dit doe je met goed zichtbare pictogrammen of borden bij de ingang.

Klanten en werknemers moeten direct kunnen zien dat er camera’s hangen. De signalering moet voldoen aan de eisen van de AVG.

Je moet vermelden wie verantwoordelijk is voor de camera’s en met welk doel ze worden gebruikt. Ook moet je aangeven hoe lang de beelden worden bewaard.

Wat zijn de bewaartermijnen voor beeldmateriaal vastgelegd door cameratoezicht?

Je mag camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt gemaakt. De standaard bewaartermijn is meestal niet langer dan vier weken.

Na deze periode moet je de beelden verwijderen. In sommige gevallen mag je beelden langer bewaren, bijvoorbeeld bij een onderzoek naar een incident.

Je moet dan een goede reden hebben voor de langere bewaartermijn. Documenteer deze reden zorgvuldig.

Je moet een beleid opstellen voor het bewaren en verwijderen van beelden. Dit beleid moet duidelijk zijn en worden nageleefd.

Controleer regelmatig of oude beelden worden verwijderd.

Hoe verhoudt het recht op inzage van opgeslagen camerabeelden zich tot de privacywetgeving?

Werknemers en klanten hebben het recht om inzage te vragen in camerabeelden waarop zij voorkomen. Je moet binnen een maand reageren op zo’n verzoek.

Dit recht is vastgelegd in de AVG. Je mag alleen weigeren als dit de privacy van anderen schaadt of een lopend onderzoek belemmert.

Je moet de afwijzing goed onderbouwen. De persoon kan bezwaar maken tegen je beslissing.

Bij het verstrekken van beelden moet je de privacy van andere personen beschermen. Dit kan door gezichten van anderen onherkenbaar te maken.