Gids over incassokosten

Buitengerechtelijke incasssokosten zijn gebaseerd op de Wet Incassokosten 2025. Die wet kent het vaste minimumbedrag van €40 en een plafond van €6.775 –.

Incassokosten zijn gebonden aan strikte regels: zo moet er eerst een correcte 14-dagenbrief zijn verstuurd en gelden de staffelpercentages alleen als de vordering onder de WIK valt.

In deze gids loop je stap voor stap door het proces: van controleren of de WIK überhaupt van toepassing is tot het correct communiceren van de kosten aan je debiteur. Zo voorkom je valkuilen én ben je goed voorbereid als betaling alsnog uitblijft.

Stap 1 – Controleer of de Wet Incassokosten (WIK) van toepassing is

Voordat je bedragen gaat uitrekenen, moet je zeker weten dat de Wet Incassokosten van toepassing is. De WIK geldt automatisch bij vorderingen op consumenten (B2C). Bij zakelijke debiteuren (B2B) mag je de WIK alleen toepassen als dat uitdrukkelijk in het contract of de algemene voorwaarden staat. Verder is het verplicht dat je de debiteur eerst één correcte 14-dagenbrief stuurt; zonder die aanmaning zijn er geen incassokosten verschuldigd.

Gebruik onderstaande snelle checklist om te bepalen of de WIK van toepassing is:

• Is de debiteur een consument of is contractueel WIK-verwijzing opgenomen?
• Betreft de vordering een onbetwiste betalingsachterstand op een factuur?
• Staat er géén uitzondering in een speciale wet (zie hierna)?
• Is de 14-dagenbrief volgens art. 6:96 lid 6 BW verstuurd?

Wanneer geldt de WIK niet?

• Overheidsvorderingen, alimentatie, studieleningen en boetes
• Schadevergoedingen uit onrechtmatige daad
• Betwiste of reeds verjaarde vorderingen

In deze gevallen mag je afwijkende kosten afspreken, zolang ze redelijk en vooraf kenbaar zijn.

Juridisch kader en bronnen

De verplichtingen volgen uit art. 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De staffelpercentages voor 2025 zijn bevestigd in Staatsblad 2024/987. Bewaar deze referenties voor het geval de debiteur je berekening betwist.

Stap 2 – Verzamel de gegevens die je nodig hebt voor de berekening

Een correcte berekening begint bij complete en zuivere input. Verzamel daarom eerst alle cijfers rondom de openstaande factuur: de hoofdsom exclusief btw (want de staffel ziet op netto-bedragen), de datum waarop de debiteur in verzuim raakte, eventuele deelbetalingen en de contractuele afspraken over kosten of rente. Werk dit overzichtelijk uit; een simpele tabel voorkomt misverstanden.

Praktisch voorbeeld

Stel: een consument bestelt maatwerkmeubels voor €3.500 en betaalt niet binnen 30 dagen. De vervaldatum is dan 14-06-2025; vanaf 15-06-2025 loopt wettelijke rente. Met bovenstaande tabel heb je direct alle cijfers om door te rekenen.

Veelgemaakte fouten bij het verzamelen

• Hoofdsom inclusief btw of rente opnemen
• Meerdere facturen samenvoegen zonder specificatie
• Afronden op tientjes in plaats van hele euro’s naar boven
• Oude contractversies raadplegen, waardoor afwijkende kostenclausules worden gemist

Stap 3 – Pas de wettelijke staffelpercentages toe op de hoofdsom

Nu je de juiste hoofdsom hebt, kun je de incassokosten berekenen door de wettelijk vastgestelde staffelpercentages op elke schijf toe te passen. Sinds 1 januari 2025 geldt de onderstaande staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Voor het doorlopende voorbeeld van een openstaand saldo van €3.500 werkt dat als volgt:

1. Eerste schijf €0–€2.500
   • 15 % × €2.500 = €375
2. Tweede schijf €2.500–€3.500 (dus €1.000)
   • 10 % × €1.000 = €100

Totaal vóór afronding: €375 + €100 = €475. De wet schrijft voor dat je naar boven afrondt op hele euro’s; in dit geval blijft het €475 omdat het al een heel getal is.

Minimumbedrag en maximumplafond

• De incassokosten bedragen altijd minimaal €40, ook als de staffel lager uitvalt.
• Het absolute maximum is €6.775 per vordering. Kom je door een hoge hoofdsom boven dit plafond, dan mag je alleen dit maximumbedrag in rekening brengen.

Handige rekenformule

Gebruik de volgende formule om snel in Excel of je boekhoudpakket te rekenen:

IC = 0.15*MIN(H,2500) + 0.10*MIN(MAX(H-2500,0),2500) + 0.05*MIN(MAX(H-5000,0),5000) + 0.01*MIN(MAX(H-10000,0),190000) + 0.005*MAX(H-200000,0)

waar H de hoofdsom excl. btw is en IC de incassokosten zijn, die je daarna op hele euro’s naar boven afrondt.

Stap 4 – Verwerk bijkomende factoren: btw, wettelijke rente en afronding

De staffel uit stap 3 levert het kale bedrag aan incassokosten op. In de praktijk komen daar vaak nog drie variabelen bij: btw, wettelijke rente en afronding. Incassokosten zelf worden exclusief btw berekend. Ben je schuldeiser in een B2B-zaak én kun je de btw over deze kosten níet verrekenen, dan mag je de btw apart opvoeren. Bij een consument blijft btw dus achterwege.

Daarnaast loopt vanaf de dag van verzuim wettelijke rente door. Voor 2025 geldt 6 % bij niet-handels­transacties en 10,15 % bij handels­transacties. Rente wordt lineair berekend: (hoofdsom × percentage ÷ 365) × aantal dagen. Tot slot moet je de incassokosten altijd naar boven afronden op hele euro’s en – als er meerdere facturen aan dezelfde debiteur openstaan – de totale hoofdsom vóór het afronden bundelen.

Overzichtstabel factoren

Voorbeeldberekening met rente en btw

Ons voorbeeld: €3.500 (consument). Incassokosten = €475. Btw niet van toepassing. Wettelijke rente: €3.500 × 6 % ÷ 365 × 60 dagen ≈ €34,52.

Totaal te vorderen bedrag:

• Hoofdsom: €3.500
• Incassokosten: €475
• Rente: €34,52
• Totaal: €4.009,52

Na afronding van de incassokosten is alles juridisch waterdicht en klaar om in de 14-dagenbrief op te nemen.

Stap 5 – Informeer de debiteur correct met de 14-dagenbrief

Incassokosten mogen pas in rekening worden gebracht nadat de debiteur een laatste aanmaning heeft ontvangen die hem minimaal veertien dagen gunt om alsnog te betalen. De brief moet een Exact bedrag noemen (“betaalt u niet binnen 14 dagen €475 aan incassokosten …”) en duidelijk maken dat de kosten verschuldigd worden als er niet tijdig betaald wordt. Verstuur de brief schriftelijk of per e-mail/PDF op een duurzame drager en noteer de verzend- én ontvangstdatum; de termijn begint pas te lopen nadat de debiteur de brief heeft ontvangen. Voeg voor transparantie het rekenoverzicht of de PDF-uitdraai van de tool toe.

Voorbeeld 14-dagenbrief (template)

Onderwerp: Laatste aanmaning – factuur 2025-045

Geachte heer/mevrouw [naam],

U hebt op 15-05-2025 factuur 2025-045 ad €3.500 ontvangen. Ondanks eerdere herinneringen staat dit bedrag nog open.

Wij verzoeken u het volledige bedrag van €3.500 binnen 14 dagen na dagtekening, uiterlijk op [datum], te voldoen op IBAN NL00BANK0123456789 t.n.v. [naam].  Betaalt u niet tijdig, dan bent u tevens €475 aan buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, vermeerderd met wettelijke rente.

Bij vragen kunt u ons bereiken via [telefoon/e-mail].

Met vriendelijke groet,

[Naam]
[Functie]

Zakelijk, feitelijk en zonder dreigende taal: zo voldoe je aan de wet én houd je de relatie werkbaar.

Veelgemaakte fouten die kosten ongeldig maken

• Termijn korter dan 14 kalenderdagen
• Incassokosten “percentage” noemen i.p.v. exact bedrag
• Datum of handtekening vergeten
• Brief alleen als concept opslaan maar niet verzenden
• Aanmaning naar verkeerd adres/e-mail

Stap 6 – Veelvoorkomende praktijksituaties en valkuilen

De praktijk is zelden één losstaande factuur. Heeft een consument meerdere openstaande facturen, tel eerst alle hoofdsommen op, pas de staffel toe en rond het totaal af. Betaalt de debiteur binnen de 14-dagenbrief slechts deels, bereken de incassokosten opnieuw over het resterende saldo; het minimumbedrag kan dan vervallen. Bij afgesproken termijnbetalingen geldt dezelfde logica per gemiste termijn.

B2B-vorderingen zonder incassoclausule: je kunt alleen aantoonbare buitengerechtelijke kosten claimen; de WIK-staffel geldt niet.

Q&A

• Moet ik incassokosten betalen als ik de factuur betwist?
  Nee, bij een tijdige en gemotiveerde betwisting vervalt de WIK-staffel totdat een rechter uitspraak doet (bron: Rijksoverheid).
• Wat zijn de maximale incassokosten voor kleine bedragen?
  Voor vorderingen tot €266,67 is het plafond sinds 2024 €140 per halfjaar.

Samenvattende tabel met valkuilen en oplossingen

Stap 7 – Wat als betaling uitblijft? vervolgstappen en professionele hulp

Zelf herinneren en rekenen is prima, maar soms blijft de debiteur hardnekkig stil. Dan moet je kiezen: nogmaals zelf nabellen, het dossier uitbesteden aan een incassobureau of direct de juridische route op. Elke stap kost tijd en geld, dus weeg de slagingskans af tegen extra kosten zoals griffierecht en mogelijke proceskosten. Bij hoge of betwiste bedragen is tijdig een advocaat inschakelen meestal de veiligste (en uiteindelijk goedkoopste) keuze.

Overzicht opties met tijdlijnen

Documentatie voor een advocaat

Neem mee: overeenkomst, facturen, verzend- en ontvangstbewijs 14-dagenbrief, betalingshistorie, print van de rekentool, e-mailcorrespondentie en eventuele betwistingen. Hoe completer je dossier, hoe sneller de advocaat kan schakelen en procederen.

Belangrijkste punten om mee te nemen

• Controleer altijd eerst of de Wet Incassokosten (WIK) van toepassing is – kijk naar het type debiteur, de aard van de vordering en een correcte 14-dagenbrief.
• Bereken de hoofdsom exclusief btw en verzamel alle relevante data (verzuimdatum, deelbetalingen) voordat je gaat rekenen.
• Pas de staffel 2025 toe: 15 %, 10 %, 5 %, 1 % en 0,5 % met een minimum van €40 en een maximum van €6.775; rond het totaal naar boven af op hele euro’s.
• Check bijkomende factoren: btw alleen bij niet-aftrekbare kosten, wettelijke rente (6 % of 10,15 %) en eventuele afrondingscorrecties.
• Blijft betaling alsnog uit? Overweeg tijdig professionele hulp; een goed gevuld dossier bespaart in de rechtszaal geld én frustratie.

Heb je vragen of juridisch advies nodig? Neem gerust contact op met Law & More.