Thuiswerken: 12 rechten, plichten en tips voor werknemers

Thuiswerken voelt voor veel werknemers als de norm, maar juridisch is het nog geen vanzelfsprekend recht. Toch kun je een reeks wettelijke waarborgen én praktische gunsten inroepen: van een formele aanvraag tot arboveiligheid en een thuiswerkvergoeding. Dit artikel bundelt alles in drie pijlers: (1) je rechten, (2) wederzijdse plichten en (3) tips om thuis productief, gezond en veilig te werken.

Sinds 2020 groeide thuiswerken explosief; volgens het CBS werkte in 2023 al 3,8 miljoen Nederlanders geregeld vanuit huis. Dat vraagt om heldere spelregels voor iedereen. De Wet flexibel werken is daarbij het startpunt, terwijl het wetsvoorstel ‘Werken waar je wilt’ de rechten in 2025 waarschijnlijk uitbreidt. Benieuwd wat nú al kan, mag en verstandig is? Hieronder vind je de 12 must-knows voor elke thuiswerker.

1. Het formele recht om thuiswerk aan te vragen

Volgens de Wet flexibel werken (art. 2b-2f Wfw) kun je na 26 weken dienstverband schriftelijk om thuiswerk vragen. Dien je verzoek minimaal twee maanden vóór de gewenste ingangsdatum in. De werkgever bespreekt het en beslist binnen een maand, gemotiveerd. Het wetsvoorstel ‘Werken waar je wilt’ – anno 2025 nog bij de Eerste Kamer – wil de afwijsmogelijkheden verder inperken. Tot die tijd geldt de gewone Wfw.

Schrijf zo een krachtige aanvraag

Checklist aanvraag:

• gewenste startdatum en duur
• exacte dagen/uren
• motivering (reistijd, concentratie, mantelzorg)
• handtekening

Vermeld dat HR binnen één maand reageert; blijft reactie uit, dan geldt automatisch akkoord.

Mogelijke weigeringsgronden van de werkgever

Afwijzen mag alleen bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang, bijvoorbeeld: productie-teams draaien ploegendienst, vertrouwelijke dossiers mogen niet buitenshuis, of er is permanent balietoezicht nodig. Werkgever moet dit schriftelijk onderbouwen en alternatieven onderzoeken.

Wat als je aanvraag wordt afgewezen?

Wordt je verzoek afgewezen, dien na een jaar een nieuw voorstel in of bespreek het met OR/HR. Escalatie naar mediator of kantonrechter blijft laatste redmiddel.

2. Arbo-veiligheid: recht op een gezonde thuiswerkplek

Ook als je vanuit huis werkt, blijft de zorgplicht van de werkgever uit de Arbowet volledig gelden. Dat betekent een actuele RI&E met een aparte thuiswerk-bijlage, duidelijke instructies over veilig beeldschermwerk en, waar nodig, verstrekking of vergoeding van ergonomische hulpmiddelen. Zonder die basis kan langdurig thuiswerken al snel leiden tot klachten aan nek, schouders en ogen – en dus tot verzuimkosten voor beide partijen.

Minimale ergonomische voorwaarden

• Verstelbare bureaustoel (NEN-EN1335)
• Bureauhoogte waarbij ellebogen ≈ 90° gebogen zijn
• Scherm op ooghoogte, ± an­dere armlengte afstand
• Extern toetsenbord en muis

Rol en plichten van de werkgever

De werkgever moet de benodigde meubels of IT-apparatuur leveren of vergoeden en periodiek (digitaal) controleren of de werkplek nog voldoet. Instructies over tillen, pauzes en kabelmanagement horen daarbij; zo voldoet men aan art. 5 en 8 Arbowet.

Zelfzorg van de werknemer

Neem iedere 30 minuten een micro-pauze, wissel zitten met staan of lopen af en doe korte stretch- of oog­oefeningen. Voorkom de bekende “zoom-nek” door de camera op ooghoogte te zetten en notities niet in je schoot maar op een documenthouder te plaatsen.

3. Kostenvergoeding en materiële voorzieningen

Wie structureel thuiswerkt, maakt extra kosten. De fiscus helpt: in 2025 mag de werkgever een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag uitkeren. Dit dekt algemene uitgaven zoals koffie, wc-papier en een stukje energie. Arbomiddelen (stoel, monitor) vallen onder de gerichte vrijstelling en drukken de vrije ruimte niet. Internet en telefoon vallen bij zakelijk gebruik meestal onder de zogeheten nihilwaardering. Splits die posten dus slim om binnen de Werkkostenregeling (WKR) te blijven.

Declarabele kosten

• Internet- en elektriciteitsverbruik
• Kantoorartikelen en printerinkt
• Koffie, thee en kleine versnaperingen
• Eenmalige aanschaf van kabels of extra adapter

Afspraken vastleggen

Leg vergoedingen vast in een addendum bij het arbeidscontract. Voorbeeldclausule:

Werkgever vergoedt werknemer € 2,35 per thuiswerkdag en verstrekt éénmalig een ergonomische set (stoel, scherm). Declaraties indienen vóór de 5e van elke maand.

Fiscale aandachtspunten

• Houd de ‘gebruikelijkheids­toets’ in het oog (max. 30% afwijking markt).
• Combineer geen reiskostenvergoeding met dezelfde thuiswerkdag.
• Check jaarlijks of de thuiswerkvergoeding is geïndexeerd.

4. Werktijden, pauzes en bereikbaarheid

Thuiswerk ontslaat niemand van de Arbeidstijdenwet: max. negen uur per dag, 45 per week en verplichte rust. Leg vast welke uren gelden en wie toezicht houdt.

Bereikbaarheid en het ‘recht op onbereikbaarheid’

Buiten afgesproken uren hoef je niet te reageren. Zet notificaties uit na 18:00 en hanteer een ‘no-reply’ weekendpolicy voor digitale berichten.

Urenregistratie en overwerk

Gebruik een simpele tijdregistratie­app of geïntegreerde projecttool. Alleen vooraf goedgekeurd werk boven de grens van negen uur per dag telt als overwerk en komt voor betaling of tijd-voor-tijd in aanmerking.

Pauzes en micro-breaks

Werk je langer dan 5,5 uur, dan móét je minimaal dertig minuten pauze nemen; splitsen mag in twee keer een kwartier. Combineer micro-breaks met rekken, water pakken of een korte wandeling.

5. Privacy, databeveiliging en gebruik van bedrijfsapparatuur

Thuiswerken verandert niets aan de AVG: jij verwerkt data namens de werkgever, die blijft verwerkings­verantwoordelijke en moet dus een DPIA uitvoeren op remote-werken. In ruil moet jij de afgesproken veiligheids­procedures strikt volgen; één misstap kan al leiden tot hoge boetes of reputatieschade.

Beveiligingsmaatregelen die je móét volgen

• VPN aan vóór je inlogt
• Twee-factor­authenticatie op alle accounts
• Wachtwoord­manager i.p.v. Post-its
• Versleutelde opslag; geen onbeveiligde privé-laptop voor zakelijke documenten

Zakelijke vs. privé-apparatuur

BYOD mag alleen met MDM-software, automatische updates en een helder schade- en kostenreglement. Bij diefstal van een privé-device mét bedrijfsdata draagt de werknemer doorgaans eigen risico, tenzij anders vastgelegd.

Datalekken voorkomen

1. Meld direct bij IT-support
2. Leg incident vast in het logboek
3. Werkgever beoordeelt AP-meldplicht
4. Informeer eventueel klanten
   Voorbeeld: USB-stick vergeten in de trein? Volg bovenstaande stappen binnen 24 uur.

6. Controle en monitoring door de werkgever

Werkgever mag controleren of je werkt – bijvoorbeeld via output­metrics of inloglogs – maar heimelijke camera- of audiobewaking is verboden. Elke vorm van monitoring moet voldoen aan de AVG en art. 8 EVRM; de OR moet vooraf instemmen.

Transparantie-eisen

Werkgever licht vooraf doel, duur en methode toe, kiest de minst ingrijpende optie (proportionaliteit / subsidiariteit) en legt dit vast in een DPIA bij grootschalige monitoring.

Rechten van de werknemer

Je hebt recht op inzage, correctie of verwijdering van verzamelde gegevens en kunt bij twijfel eerst HR/OR aanspreken of – als dat niets oplost – klacht doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Ziekte, ongevallen en aansprakelijkheid bij thuiswerken

Word je ziek in je thuiskantoor, dan loopt de normale verzuimprocedure gewoon door: direct ziekmelden, bereikbaar blijven voor de bedrijfsarts en meewerken aan re-integratie. Gebeurt er een ongeluk tijdens werktijd, dan is het verschil tussen een bedrijfsongeval en een privé-incident cruciaal voor aansprakelijkheid en verzekering. Valt het binnen de arbeidssfeer, dan draait de werkgever in principe op voor schade en letsel.

Thuiswerk-ongevallen

• Struikelen over de laptopkabel
• RSI of muisarm door foutieve houding
• Brandwond door oververhitte oplader
  Voldoet de werkplek niet aan Arbo-eisen, dan kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld; controleer de collectieve ongevallen- of AVB-dekking.

Preventieve stappen

1. Neem de thuiswerkplek op in de RI&E.
2. Geef BHV- en EHBO-instructies voor remote situaties.
3. Bewaar foto’s of video’s van je werkplek als bewijsmateriaal.
4. Zorg voor een compleet EHBO-pakket binnen handbereik.

8. Verlof en bereikbaarheid buiten werktijd

Ook bij thuiswerken blijft de Wet arbeid en zorg (WAZO) gelden. Ouderschaps-, zorg- en calamiteitenverlof vraag je dus normaal aan; thuiswerken is géén ‘vrije dag’. Leg procedures en bereikbaarheid vast.

Rust- en hersteltijden

Recht op 11 uur aaneengesloten rust per 24 uur en 36 uur per week; structurele overtreding betekent boetes van Inspectie SZW.

Vakantie en thuiswerken

Vakantie-uren bouw je gewoon op. Boek vrije dagen via HR-systeem en kies voor echte, telefoonloze ontkoppeling.

9. Re-integratie en hybride terugkeer naar kantoor

Word je na ziekte weer inzetbaar, dan verplicht de Wet verbetering poortwachter jou en je werkgever tot een Plan van Aanpak. Passend thuiswerk kan daarin een eerste stap zijn.

Geleidelijk opbouwen naar kantoordagen – bijvoorbeeld twee ochtenden per week – vermindert terugval en houdt reistijd behapbaar.

Duurzame inzetbaarheid

• Micro-learning voor skills
• Taak- of werkplekrotatie
• ESF-DI subsidie voor ergonomie

Conflicten over werkplekkeuze

1. Informeel gesprek
2. Schriftelijk voorstel
3. Externe mediator

10. Thuiswerken vanuit het buitenland: fiscale en juridische valkuilen

Een paar weken remote werken vanuit Valencia lijkt simpel, maar buitenlands thuiswerken heeft snel fiscale en juridische gevolgen. Overschrijd je in één jaar 183 dagen in een ander land, dan verhuist de loonbelasting meestal daarnaartoe. Voor sociale premies moet je vóór vertrek een A1-verklaring regelen (EU-verordening 883/2004). Zonder die verklaring loop je risico op dubbele afdracht én kan het buitenlandse arbeidsrecht gelden. Vraag HR dus altijd vooraf om schriftelijke toestemming en duidelijke afspraken.

Visum- en arbeidsrechtelijke aspecten

• EU: vrij reizen, maar meld verblijf > 4 weken bij autoriteit
• Buiten EU: vaak werkvergunning verplicht; toeristenvisum verbiedt betaald werk

Praktische afspraken

• Spreek maximale duur (bijv. 30 dagen), tijdzone-bereikbaarheid, verzekeringen en IT-security af
• Leg vast welk recht en welke rechter bevoegd blijft (NDA)

11. Samenwerking en communicatie in een virtueel team

Thuiswerken lukt pas echt als iedereen weet wie, wat en wanneer. Geef doelen, deadlines en KPI’s een vaste plek en spreek af welk kanaal “de waarheid” is – misverstanden kosten online dubbel zoveel tijd.

Communicatierichtlijnen

• Gebruik één platform (bijv. Teams) als primaire bron; mail is alleen voor externen
• Async waar het kan, live waar het moet: korte stand-up, verder chat of comments
• Agenda + time-box voor elke meeting; eindig met actie-items
• Plan één no-meeting-dag per week voor deep-work

Teamcultuur en binding

• Virtuele koffiepauze of quiz op vrijdagmiddag
• Werk samen in duo’s voor feedback en sociale check-in
• Kwartaalbijeenkomst op kantoor om successen te vieren en nieuwe collega’s te onboarden

12. Persoonlijke productiviteit en welzijn

Thuiswerken geeft vrijheid, maar zonder structuur kost het energie. Met bewuste routines, slimme planning en aandacht voor je lichaam blijf je scherp én gemotiveerd. Deze tips kun je morgen al toepassen.

Dagindeling & time-management

Start elke dag op een vast tijdstip, plan in vijf minuten drie topprioriteiten en werk vervolgens in blokken van 25 minuten. Sluit af met een korte dagreview.

Beweging en vitaliteit

Pas de 30-minuten-regel toe: elk halfuur staan of lopen; walk-&-talk-calls en stretch-apps helpen. Denk aan water, daglicht en eventueel een bureaufiets.

Afleiding beperken

Zet meldingen uit, activeer de focus­modus op je laptop en hang een ‘niet storen’-deurhanger op. Noise-cancelling headphones of lo-fi-muziek filteren huisgeluiden weg.

Kort samengevat

Thuiswerken is (nog) geen wettelijk gegeven, maar je hebt wél duidelijke rechten: je kunt formeel om thuiswerk verzoeken, een veilige ergonomische werkplek eisen en een fiscaal gunstige kostenvergoeding ontvangen. Daar tegenover staan plichten zoals correcte urenregistratie, naleving van privacy- en beveiligingsregels en het gezond inrichten van je werkdag. Heldere communicatie, slimme tools en aandacht voor welzijn maken het plaatje compleet. Twijfel je over jouw situatie? Vraag dan tijdig juridisch advies aan bij Law & More om escalatie te voorkomen.