Arbeidscontract voor Internationale Werknemers: De Complete Gids voor Tech-bedrijven

Brengt uw tech-bedrijf internationale werknemers naar Nederland? Een goed opgesteld arbeidscontract is cruciaal. In deze gids behandelen we alle juridische aspecten waar u rekening mee moet houden.

---

Inleiding

Het Brainport-ecosysteem in Eindhoven trekt steeds meer internationale talenten aan. Softwareontwikkelaars uit India, data scientists uit Brazilië, project managers uit de Verenigde Staten – ze vinden allemaal hun weg naar de tech-hub van Nederland. Voor bedrijven betekent dit toegang tot een wereldwijde talentpool, maar ook een confrontatie met juridische vraagstukken waar ze eerder misschien niet mee te maken hadden.

Toen Maria, een Braziliaanse ontwikkelaar, vorig jaar een contract kreeg aangeboden bij een tech-startup in Eindhoven, leek alles simpel. De startup gebruikte hun standaard Nederlandse arbeidscontract, vertaalde het naar het Engels, en dacht dat het daarmee wel goed zat. Pas toen Maria na zes maanden met rugklachten thuiszat, ontdekte het bedrijf dat ze twee jaar lang 70% van haar salaris moesten doorbetalen – iets wat in Brazilië heel anders geregeld is. De startup had niet beseft dat Nederlands arbeidsrecht dwingend van toepassing was.

Dit is geen uitzondering. Veel bedrijven denken dat een arbeidscontract voor internationale werknemers gewoon een vertaling is van hun Nederlandse model. Niets is minder waar. Er spelen complexe vragen: Welk recht is eigenlijk van toepassing? Moet het contract in het Engels? Hoe regel je de kosten van de verhuizing naar Nederland? En wat als het niet werkt – wie betaalt dan de terugvlucht?

In deze gids nemen we u mee langs alle juridische aspecten van het arbeidscontract voor internationale werknemers. We behandelen niet alleen de droge juridische regels, maar ook de praktische valkuilen waar bedrijven tegenaan lopen.

---

1. Welk recht is van toepassing: Nederlands of het recht van het land van herkomst?

De vraag die alles bepaalt

Stel: u neemt een Poolse softwareontwikkelaar aan die in uw kantoor in Eindhoven komt werken. In het contract schrijft u: “Op deze arbeidsovereenkomst is Pools recht van toepassing.” Probleem opgelost, toch? De werknemer is Pools, dus Pools recht.

Helaas, zo simpel is het niet. Want wat als die Poolse werknemer na een jaar ziek wordt en u moet volgens Nederlands recht twee jaar lang zijn salaris doorbetalen? Of wat als u hem wilt ontslaan, maar ontdekt dat u daarvoor eerst toestemming moet vragen aan het UWV? Kan dat, terwijl u toch Pools recht had gekozen?

De vraag welk recht van toepassing is, is misschien wel de meest cruciale vraag bij elk internationaal arbeidscontract. Het antwoord bepaalt namelijk alles: hoeveel vakantiedagen de werknemer krijgt, hoe u moet ontslaan, wat het minimumloon is, en zelfs hoe lang u bij ziekte het salaris moet doorbetalen.

De hoofdregel: jullie mogen het zelf kiezen

Het uitgangspunt in Europees recht is verrassend liberaal: u en de werknemer mogen in principe zelf bepalen welk recht van toepassing is op de arbeidsovereenkomst. Dit heet de ‘rechtskeuze’ en is geregeld in de Rome I-Verordening, een Europese verordening die in alle EU-landen geldt.

In de praktijk staat deze rechtskeuze meestal gewoon in het contract, ergens tussen de laatste clausules:

“Op deze arbeidsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.”

Simpel genoeg. Maar hier komt de angel om de hoek.

De bescherming van de werknemer: dwingend recht gaat voor

De Europese wetgever heeft namelijk gezegd: oké, jullie mogen zelf kiezen, maar we gaan niet toestaan dat een werkgever door slim een ander recht te kiezen de werknemer kan benadelen. Daarom geldt een belangrijke regel: de werknemer mag er nooit slechter van worden door de rechtskeuze.

Dit betekent dat naast het gekozen recht (bijvoorbeeld Pools recht) ook altijd de dwingende bepalingen van een ander rechtsstelsel kunnen gelden – namelijk het zogenoemde ‘objectief toepasselijke recht’. En die dwingende bepalingen gelden altijd als ze gunstiger zijn voor de werknemer.

Wat zijn dwingende bepalingen? Denk aan:

• Het minimumloon
• Het minimum aantal vakantiedagen
• De ontslagbescherming
• De loondoorbetaling bij ziekte
• De maximale proeftijd

Dit zijn regels waar u niet zomaar van af kunt wijken, zelfs niet als u een ander recht kiest.

Het objectief toepasselijk recht: waar werkt de werknemer eigenlijk?

Het objectief toepasselijke recht is het recht dat van toepassing zou zijn geweest als u geen rechtskeuze had gemaakt. Dit wordt bepaald aan de hand van een aantal stappen:

Stap 1: Waar werkt de werknemer gewoonlijk?

De eerste vraag is: waar voert de werknemer zijn werk fysiek uit? Voor een werknemer die fulltime op uw kantoor in Eindhoven werkt, is dat antwoord simpel: Nederland. Dan is Nederlands recht het objectief toepasselijke recht, ongeacht waar de werkgever gevestigd is of waar de werknemer vandaan komt.

Een belangrijke nuance: ‘gewoonlijk werken’ wijzigt niet doordat iemand tijdelijk ergens anders werkt. Als uw Nederlandse werknemer twee maanden op een project in Duitsland zit, blijft zijn gewoonlijke werkland Nederland. Pas als iemand structureel ergens anders gaat werken, verandert dit.

Stap 2: Als dat niet duidelijk is – waar is de werkgever gevestigd?

Sommige werknemers werken niet op één vaste plek. Denk aan iemand die rondreist, of iemand die deels in Nederland, deels in Duitsland, en deels remote werkt. Als niet duidelijk is waar iemand gewoonlijk werkt, dan geldt het recht van het land waar de werkgever gevestigd is.

Stap 3: Kennelijk nauwere band

Als laatste escape: als uit alle omstandigheden blijkt dat de arbeidsovereenkomst eigenlijk veel nauwer verbonden is met een heel ander land, dan kan dat recht van toepassing zijn. Dit is de uitzondering op de uitzondering, en komt in de praktijk zelden voor.

Een praktijkvoorbeeld: de Roemeense ontwikkelaar

Laten we dit concreet maken. Een tech-bedrijf in Eindhoven neemt Andrei aan, een softwareontwikkelaar uit Roemenië. Andrei komt naar Nederland, gaat in Eindhoven wonen, en werkt fulltime op kantoor. In het contract staat: “Nederlands recht is van toepassing.”

Wat is hier nu het toepasselijke recht?

Rechtskeuze: Nederlands recht (staat in het contract)
Gewoonlijk werkland: Nederland (Andrei werkt in Eindhoven)
Objectief toepasselijk recht: Nederlands recht

In dit geval is er geen probleem. De rechtskeuze (Nederlands recht) komt overeen met het objectief toepasselijke recht (ook Nederlands recht). Alles is duidelijk: Nederlands recht geldt volledig.

Wanneer gelden twee rechtsstelsels tegelijk?

Nu wordt het interessanter. Stel dat u in het contract met Andrei had geschreven: “Roemeens recht is van toepassing.” Wat dan?

Dan krijgt u een situatie waarin twee rechtsstelsels naast elkaar gelden:

Roemeens recht geldt als uitgangspunt voor alles wat niet dwingend is (denk aan: hoeveel opzegtermijn spreken we af, welke bonusregeling, wat voor secondary benefits).

Maar Nederlands recht blijft gelden voor alle dwingende bepalingen die gunstiger zijn voor Andrei. En laten we eerlijk zijn: Nederlands arbeidsrecht is vaak veel werknemersvriendelijker dan het Roemeense.

Dus in de praktijk betekent dit dat u moet gaan vergelijken:

• Nederlandse ontslagbescherming versus Roemeense ontslagbescherming – de sterkste geldt
• Nederlands minimumloon versus Roemeens minimumloon – de hoogste geldt
• Nederlandse vakantiedagen (minimum 20 bij fulltime) versus Roemeense (minimum 20) – in dit geval gelijk
• Nederlandse loondoorbetaling bij ziekte (2 jaar lang 70%) versus Roemeense regeling – de gunstigste geldt

Het resultaat is een mengeling van twee rechtsstelsels, wat juridisch complex en praktisch lastig te hanteren is.

Waarom zou je dan ooit iets anders kiezen dan Nederlands recht?

Goede vraag. Als de werknemer toch in Nederland werkt, is het bijna altijd het verstandigst om gewoon Nederlands recht te kiezen in het contract. Dit voorkomt verwarring en discussie.

Er zijn echter situaties waarin een ander recht relevant kan zijn:

• Bij werknemers die echt remote werken vanuit hun thuisland
• Bij reizend personeel dat in meerdere landen werkt
• Bij detachering naar een ander land voor bepaalde tijd

Maar zelfs dan geldt: overleg altijd met een gespecialiseerde advocaat. Want de kans is groot dat ook dan nog steeds Nederlands dwingend recht van toepassing blijft voor bepaalde aspecten.

De belangrijkste dwingende regels in Nederlands recht

Als Nederlands recht (geheel of gedeeltelijk) van toepassing is, dan gelden in ieder geval deze dwingende regels waar u niet onderuit kunt:

Het minimumloon moet worden betaald – in 2025 is dat €2.160,80 bruto per maand voor iemand van 21 jaar of ouder die fulltime werkt. U kunt niet zeggen: “Ja, maar in Polen is het minimumloon veel lager.”

De vakantiedagen: minimaal vier keer het aantal werkdagen per week. Bij een fulltime baan is dat dus 20 dagen per jaar. Ook hier geen ontkomen aan.

De ontslagbescherming: u kunt niet zomaar ontslaan. U moet naar het UWV voor een ontslagvergunning, of naar de rechter voor een ontbindingsbeschikking, of u sluit een vaststellingsovereenkomst. Een simpele ontslagbrief zoals in sommige landen gebruikelijk is, werkt niet.

De loondoorbetaling bij ziekte: dit is de grote schrik voor veel buitenlandse werkgevers. In Nederland moet u twee jaar lang minimaal 70% van het loon doorbetalen als een werknemer ziek is. In de meeste andere landen is dit veel korter (Duitsland bijvoorbeeld zes weken).

De transitievergoeding: na twee jaar dienstverband moet u bij ontslag een transitievergoeding betalen. Dat is ongeveer een derde maandsalaris per dienstjaar.

De proeftijd: maximaal twee maanden bij een contract langer dan twee jaar. U kunt niet zeggen: “We nemen een proeftijd van zes maanden.”

Praktisch advies: kies gewoon voor Nederlands recht

Voor internationale werknemers die in Nederland komen werken, is het advies simpel: kies expliciet voor Nederlands recht in het contract. Dit is duidelijk voor beide partijen en voorkomt verrassingen.

Het heeft geen zin om te proberen Nederlands dwingend recht te omzeilen door een ander recht te kiezen. U kunt het proberen, maar als het tot een geschil komt, zal een Nederlandse rechter gewoon de Nederlandse dwingende bepalingen toepassen. En dan heeft u alleen maar onduidelijkheid gecreëerd.

Een waarschuwing over remote werk: Als de werknemer structureel vanuit zijn thuisland werkt (dus niet tijdelijk, maar permanent), dan kan het recht van dat thuisland het objectief toepasselijke recht worden. Dit heeft niet alleen gevolgen voor het arbeidsrecht, maar ook voor sociale zekerheid, belastingen, en zelfs voor de vraag of u een vaste inrichting krijgt in dat land. Bij remote werk vanuit het buitenland: bespreek dit altijd eerst met een gespecialiseerde advocaat.

---

2. Moet je een arbeidscontract in het Engels opstellen?

De verwarring van Tomasz

Tomasz, een Poolse recruitment manager, kreeg vorig jaar een contract aangeboden van een Eindhovense startup. Het contract was volledig in het Nederlands. Tomasz sprak weliswaar een beetje Nederlands, maar juridische taal was toch echt iets anders. Hij ondertekende het contract, want ja, hij wilde graag aan de slag.

Drie maanden later kwam de startup erachter dat Tomasz dacht dat hij recht had op 30 vakantiedagen (zoals in Polen gebruikelijk), terwijl in het Nederlandse contract 25 dagen stond (20 wettelijk + 5 bovenwettelijk). Tomasz had die passage gewoon niet goed begrepen. De discussie die volgde was vervelend voor beide partijen.

Dit verhaal illustreert een belangrijk punt: het maakt niet uit wat er in een contract staat als een van de partijen het niet begrijpt.

Wat zegt de wet eigenlijk?

Het antwoord is verrassend simpel: helemaal niets. Er bestaat in Nederland geen wettelijke verplichting om een arbeidscontract in een bepaalde taal op te stellen. U bent volkomen vrij om te kiezen voor:

• Een puur Nederlandstalig contract
• Een puur Engelstalig contract
• Een tweetalige versie (Nederlands én Engels)
• Of zelfs een contract in het Klingon, als u dat zou willen

Maar het feit dat iets wettelijk mag, betekent natuurlijk niet dat het verstandig is.

De praktische realiteit: begrip is essentieel

Bij het sluiten van een arbeidscontract is een fundamenteel principe van belang: beide partijen moeten begrijpen wat ze afspreken. Dit is geen technisch juridische eis, maar gewoon logisch. Als het later tot een geschil komt en blijkt dat de werknemer de voorwaarden niet begreep omdat ze in een taal waren opgesteld die hij niet beheerst, dan kan dat vervelende gevolgen hebben.

Een rechter kan bijvoorbeeld oordelen dat bepaalde clausules niet rechtsgeldig zijn omdat de werknemer niet echt kon begrijpen waar hij voor tekende. Of de werknemer kan met succes aanvoeren dat zijn interpretatie van het contract de juiste is, omdat hij het Nederlands niet goed genoeg beheerste om de bedoeling te begrijpen.

Daarom is het advies helder: als u een internationale werknemer aanneemt die het Nederlands niet of nauwelijks beheerst, stel het contract dan op in een taal die de werknemer wél begrijpt. In de tech-sector is dat meestal Engels.

De voordelen van een Engelstalig contract

In de internationale tech-wereld is Engels de voertaal. De meeste code-comments zijn in het Engels, de meetings zijn vaak in het Engels, en de documentatie is in het Engels. Een Engelstalig arbeidscontract past daar naadloos bij.

Begrip door de werknemer is natuurlijk het belangrijkste voordeel. Als Maria uit Brazilië, Raj uit India, en Chen uit China allemaal bij uw bedrijf werken, dan is een Engelstalig contract voor hen alle drie begrijpelijk.

Internationale standaard is ook niet onbelangrijk. In de tech-sector zijn bepaalde termen zoals “stock options”, “vesting schedule”, of “remote work policy” standaard Engels. Die begrippen worden eigenlijk nooit vertaald, zelfs niet in Nederlandse contracten. Een Engelstalig contract voorkomt rare constructies waarbij u Nederlandse vertalingen moet verzinnen voor begrippen die iedereen in het Engels kent.

Uniformiteit is praktisch: als u vijftien internationale werknemers heeft, dan kunt u met één Engels contract-template werken in plaats van vijftien verschillende vertalingen.

De nadelen (en die zijn er ook)

Maar Engels is niet zaligmakend. Er zijn ook nadelen.

Als er een CAO van toepassing is, dan is die in het Nederlands opgesteld. CAO’s worden niet standaard vertaald. Dit kan leiden tot interpretatieverschillen: wat bedoelt de CAO nu precies als daar staat “functioneringsgesprek”, en hoe vertaal je dat naar het Engels zonder nuance te verliezen?

Bij geschillen wordt het ook complex. Stel dat het tot een rechtszaak komt bij de Nederlandse rechter. Die rechter zal Nederlands recht toepassen. De rechter leest uw Engelse contract en moet dat interpreteren volgens Nederlandse juridische begrippen en principes. Soms passen die niet helemaal naadloos op elkaar. Wat bedoelt u bijvoorbeeld met “termination for cause” in het Engels? Is dat ontslag op staande voet, of iets anders?

En dan zijn er de praktische kosten: als u later juridische stukken moet opstellen (een ontslagbrief, een waarschuwingsbrief, een vaststellingsovereenkomst), moet u die dan ook in het Engels opstellen? Of doet u dat in het Nederlands en voegt u een vertaling toe? Bij elke stap komt een vertaalslag kijken, en vertalen is niet alleen een extra kostenpost maar ook een bron van mogelijke miscommunicatie.

De oplossing: een tweetalige versie

Veel werkgevers kiezen daarom voor een pragmatische middenweg: een tweetalig contract. U stelt het contract op in zowel het Nederlands als het Engels, en beide versies worden ondertekend.

Maar dan komt er een vraag: wat als die twee versies niet precies hetzelfde zeggen? Vertalingen zijn zelden perfect, en juridische vertalingen al helemaal niet. Daarom voegt u een clausule toe:

“This employment agreement has been drawn up in Dutch and English. In case of any discrepancy between the Dutch and English text, the Dutch text shall prevail.”

Oftewel: het Nederlands geldt als leidend. Dit geeft u juridische zekerheid, terwijl de werknemer wel een Engelse versie heeft die hij kan begrijpen.

De uitzondering: veiligheidsinstructies

Er is één gebied waar u wél echt een vertaalplicht heeft, en dat is bij veiligheidsinstructies.

Artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek legt een uitgebreide zorgplicht op de werkgever. U moet zorgen voor een veilige werkplek, en dat betekent ook dat alle instructies begrijpelijk moeten zijn voor alle werknemers.

Als u een Poolse magazijnmedewerker heeft die geen Nederlands spreekt, en u geeft hem Nederlandstalige veiligheidsinstructies over het bedienen van de vorkheftruck, dan is dat een probleem. Als er vervolgens een ongeluk gebeurt, dan bent u aansprakelijk als werkgever. U kunt niet zeggen: “Ja, maar de instructies stonden er wel, hij had ze maar moeten lezen.”

Bij gevaarlijke werkzaamheden, bij bedienen van machines, bij werken met chemische stoffen – kortom, bij alles waar veiligheid een rol speelt – moet u ervoor zorgen dat instructies in een taal zijn die de werknemer beheerst.

Wat werkt in de praktijk?

Voor de meeste tech-bedrijven in Eindhoven die internationale werknemers aannemen, werkt het volgende het beste:

Optie 1: Tweetalig contract (Nederlands + Engels) met prevalentieclausule
Dit is de veiligste optie. U heeft juridische zekerheid omdat het Nederlands leidend is, maar de werknemer kan het contract in het Engels lezen en begrijpen.

Optie 2: Puur Engelstalig contract, mits Nederlands recht van toepassing is
Dit kan ook, en is wat eenvoudiger in de uitvoering. Zorg er wel voor dat het contract professioneel is opgesteld en dat de Engelse juridische termen correct zijn.

Optie 3: Puur Nederlandstalig contract voor een werknemer die geen Nederlands spreekt
Dit is risicovol en niet aan te raden. Het leidt tot onduidelijkheid en mogelijke geschillen. Als u toch deze kant opgaat, zorg dan tenminste dat u de belangrijkste bepalingen mondeling toelicht en dat u een samenvatting in het Engels geeft.

Een laatste praktische tip

Als u kiest voor een Engelstalig of tweetalig contract, zorg dan dat het door een professional is opgesteld of tenminste gecontroleerd. Google Translate is niet voldoende voor juridische teksten. De nuances in juridisch Engels zijn subtiel, en een verkeerde vertaling kan grote gevolgen hebben.

Bijvoorbeeld: “ontslag” vertalen naar “dismissal” klinkt logisch, maar in sommige contexten is “termination” correcter. “Vaststellingsovereenkomst” vertalen naar “settlement agreement” is dichtbij, maar een Engelsman zou eerder denken aan een “mutual termination agreement” of een “termination by mutual consent”. Dit soort subtiliteiten maken het verschil tussen een goed en een slecht contract.

---

3. Welke clausules zijn essentieel voor internationale werknemers?

Meer dan een standaardcontract

Toen TechHub Eindhoven vorig jaar hun eerste kennismigrant aannam – een AI-specialist uit Singapore – gebruikten ze hun standaard arbeidscontract. Ze vertaalden het naar het Engels, pasten het salaris aan, en dachten: klaar.

Drie maanden later bleek de specialist nog steeds in een hotel te wonen omdat de IND-procedure langer duurde dan verwacht. De kennismigrantvergunning was er wel, maar de specialist wist niet dat hij daarmee nog apart een BSN moest aanvragen voordat hij een huurcontract kon krijgen. TechHub had hier niets over geregeld in het contract – ze gingen er gewoon vanuit dat het vanzelf zou gaan.

Toen de specialist uiteindelijk wel een woning had, kwam de volgende verras: zijn familie kon niet meekomen omdat daar een apart “partner permit” voor nodig was. Ook dat stond nergens in het contract. De specialist voelde zich in de steek gelaten, en TechHub realiseerde zich dat ze veel te naïef waren geweest.

Dit is geen uitzondering. Een arbeidscontract voor internationale werknemers heeft nu eenmaal specifieke clausules nodig die je in een standaard Nederlands contract niet tegenkomt. Het gaat niet alleen om andere getallen (hoger salaris, andere vakantiedagen), maar om fundamenteel andere vraagstukken: immigratie, verblijfsvergunningen, relocatie, repatriëring.

De basis: wat moet er sowieso in

Natuurlijk heeft elk arbeidscontract bepaalde standaardelementen. Ook voor internationale werknemers heeft u nodig:

Een heldere functieomschrijving – niet alleen de jobtitel, maar ook wat de werknemer precies gaat doen. Dit is belangrijk voor de IND (bij kennismigranten moet de functie passen bij de opleiding).

De startdatum en duur van het contract. Bij internationale werknemers komt het vaker voor dat u een tijdelijk contract sluit (bijvoorbeeld voor een specifiek project), maar het kan ook een contract voor onbepaalde tijd zijn.

Het salaris en hoe vaak dat wordt betaald. Let op: bij internationale werknemers met de 30%-regeling moet u hier extra aandacht aan besteden (zie verderop).

De arbeidsduur en wanneer er gewerkt wordt. Bij internationale werknemers uit landen met andere arbeidsculturen (denk aan Silicon Valley waar 60-urige werkweken normaal zijn) is het goed om expliciet te zijn over de Nederlandse normen.

Het aantal vakantiedagen. In Nederland is het minimum 20 dagen bij fulltime. Veel internationale werknemers komen uit landen met minder vakantiedagen en zijn hier aangenaam verrast. Maar sommigen (met name uit Europa) zijn juist gewend aan 25 of 30 dagen.

De proeftijd, als u die wilt. Maximaal twee maanden bij een contract langer dan twee jaar.

Een pensioenregeling, want ook internationale werknemers moeten pensioen opbouwen in Nederland (tenzij ze onder een A1-verklaring vallen, maar dat is een ander verhaal).

Geheimhouding en wie eigenaar is van de intellectual property die tijdens het dienstverband wordt gecreëerd. Dit is in de tech-sector cruciaal.

De opzegtermijn en hoe die precies werkt.

Welk recht van toepassing is (bijna altijd: Nederlands recht) en welke rechter bevoegd is.

Tot zover niets nieuws. Maar nu komen de clausules die specifiek zijn voor internationale werknemers.

1. Rechtskeuze en taal

Rechtskeuze

"Deze arbeidsovereenkomst wordt beheerst door Nederlands recht."
/ "This employment agreement shall be governed by Dutch law."

Taal

"Deze arbeidsovereenkomst is opgesteld in het Nederlands en Engels. 
Bij verschil in interpretatie prevaleert de Nederlandse tekst."

2. Werklocatie en remote werk

Bij internationale werknemers is de werklocatie extra belangrijk voor het toepasselijk recht.

Voorbeeld:

"De werknemer zal zijn werkzaamheden uitvoeren op de vestiging van 
de werkgever te Eindhoven, Nederland. Remote werk vanuit andere 
locaties is toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming 
van de werkgever."

Let op: Structureel remote werk vanuit het buitenland kan consequenties hebben voor:

• Toepasselijk arbeidsrecht
• Sociale zekerheid (A1-verklaring nodig)
• Belastingheffing
• Vestiging van een ‘permanent establishment’

3. Immigratie en verblijfsvergunning

Voor werknemers van buiten de EU:

Voorbeeld:

"Het dienstverband is afhankelijk van het verkrijgen en behouden 
van een geldige verblijfs- en werkvergunning. De werkgever zal de 
aanvraag ondersteunen als erkend referent. De kosten van de aanvraag 
zijn voor rekening van [werkgever/werknemer/beiden].

Indien de vergunning wordt geweigerd of ingetrokken, eindigt het 
dienstverband van rechtswege met inachtneming van de wettelijke 
opzegtermijn, tenzij de werkgever besluit het dienstverband 
voort te zetten."

4. 30%-regeling

Als de werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling:

Voorbeeld:

"De werkgever zal de 30%-regeling voor ingekomen werknemers aanvragen 
bij de Belastingdienst. Indien en voor zolang deze regeling van 
toepassing is, ontvangt de werknemer 30% van het brutosalaris 
onbelast als vergoeding voor extraterritoriale kosten.

Het brutosalaris bedraagt € [X] per maand. Hiervan is € [Y] belast 
loon en € [Z] (30%) onbelaste kostenvergoeding."

Let op:

• Vermeld duidelijk het totale brutosalaris én de verdeling
• Neem een clausule op wat gebeurt als de 30%-regeling niet wordt toegekend
• Regel wat gebeurt na afloop van de 30%-regeling

5. Relocatie-kosten en vergoedingen

Zie sectie 4 hierna voor uitgebreide behandeling.

6. Pensioen en sociale zekerheid

Voor internationale werknemers is dit complex:

Voorbeeld:

"De werknemer valt onder de Nederlandse sociale zekerheid en bouwt 
pensioen op volgens de pensioenregeling van [pensioenfonds/verzekeraar]. 

Indien de werknemer eerder pensioen heeft opgebouwd in een ander land, 
is het de verantwoordelijkheid van de werknemer om dit te melden bij 
de relevante instanties."

7. Thuisreizen en verlof

Voor werknemers wiens familie in het buitenland woont:

Voorbeeld (optioneel):

"De werkgever vergoedt [X keer] per jaar de reiskosten voor een 
retourvlucht naar [land] tot een maximum van € [bedrag] per reis.

De werknemer heeft recht op [X extra] verlofdagen per jaar voor 
bezoek aan familie in het buitenland."

8. Repatriëring

Zie sectie 7 hierna voor uitgebreide behandeling.

9. Non-compete en non-solicitation

Bij internationale werknemers is een non-compete clausule extra complex:

Voorbeeld:

"Gedurende [X maanden] na beëindiging van het dienstverband is het 
de werknemer verboden om werkzaamheden te verrichten voor concurrenten 
van de werkgever binnen [geografisch gebied].

Deze beperking geldt in Nederland en [andere relevante landen]. Voor 
het niet-naleven van deze bepaling is een boete verschuldigd van 
€ [bedrag] per overtreding."

Let op:

• De afdwingbaarheid van non-compete clausules verschilt per land
• In sommige landen (zoals Californië, VS) zijn non-competes niet geldig
• Overleg met een advocaat over internationale afdwingbaarheid

10. Geschillenbeslechting

Voorbeeld:

"Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze 
arbeidsovereenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter 
te Eindhoven, Nederland.

Alternatief: geschillen kunnen ook worden voorgelegd aan een mediator 
naar keuze van partijen."

Checklist: complete clausules voor internationale werknemers

• Functie en werkzaamheden
• Startdatum en duur
• Salaris (inclusief 30%-regeling indien van toepassing)
• Werklocatie en remote werk policy
• Immigratie en verblijfsvergunning
• Relocatie-kosten en vergoedingen
• Pensioen en sociale zekerheid
• Vakantiedagen (inclusief extra reisdagen)
• Proeftijd
• Geheimhouding en IP
• Non-compete (internationaal)
• Opzegtermijn en repatriëring
• Toepasselijk recht (rechtskeuze)
• Taal van contract en prevalentieclausule
• Bevoegde rechter

---

4. Hoe regel je relocatie-kosten en vergoedingen?

De rekening die niemand had verwacht

David, een Amerikaans startup-ondernemer, had vorig jaar een Nederlandse tech-company overgenomen. Een van de eerste dingen die hij deed was de CFO uit San Francisco naar Eindhoven halen. “Don’t worry about the costs,” zei David, “we’ll take care of everything.”

En dat deden ze. De verhuizing, het hotel, de meubels, de schoolkosten voor de kinderen, een taalcursus voor de echtgenote, een belastingadviseur om het Nederlandse systeem te begrijpen – alles werd betaald. Het kostte €45.000, maar David vond het het waard.

Tot de Belastingdienst langskwam. Het bleek dat ongeveer €30.000 van die €45.000 gewoon belast loon was. De CFO had daar geen rekening mee gehouden, want hij dacht dat het “relocation expenses” waren zoals in de VS. Nu moest het bedrijf een correctie doen en alsnog loonbelasting afdragen. Plus boetes. De totale rekening kwam uit op bijna €60.000.

Dit verhaal illustreert het belang van goed nadenken over relocatie-kosten. Het is niet alleen een kwestie van “wees genereus en vergoed alles”. Je moet precies weten wat fiscaal mag, wat fiscaal niet mag, en hoe je dat vastlegt.

Wat zijn relocatie-kosten eigenlijk?

Relocatie-kosten zijn alle kosten die samenhangen met de verhuizing van een werknemer naar Nederland. Maar wat valt daar nu precies onder? Dat is breder dan u misschien denkt.

Ten eerste zijn er de kosten direct gerelateerd aan de verhuizing zelf. De vliegtickets voor de werknemer en zijn gezin. Het verhuisbedrijf dat de inboedel van Mumbai naar Eindhoven transporteert. Het hotel of de Airbnb voor de eerste weken voordat er een vaste woning is. De borg die betaald moet worden voor de huurwoning (in Nederland vaak twee of drie maanden huur). En misschien nog nieuwe spullen: een bed dat niet mee kon, een koelkast die niet op het Nederlandse voltage werkt.

Dan zijn er administratieve kosten waar u misschien niet meteen aan denkt. De visumaanvraag en verblijfsvergunning kunnen honderden euro’s kosten. Diploma’s moeten gelegaliseerd en vertaald worden voordat ze erkend worden in Nederland. Inschrijving bij de gemeente is gratis, maar het omzetten van een buitenlands rijbewijs kost geld.

En ten slotte zijn er de zogenaamde soft landing kosten. De werknemer en zijn partner willen Nederlands leren – wie betaalt de taalcursus? De werknemer begrijpt het Nederlandse belastingsysteem niet – wie betaalt de belastingadviseur? De kinderen gaan naar een internationale school omdat ze nog geen Nederlands spreken – wie betaalt dat schoolgeld van €15.000 per jaar?

Als u al deze kosten bij elkaar optelt, komt u al snel op €10.000 tot €40.000 voor een gezin dat van buiten Europa komt.

De fiscale realiteit: niet alles is belastingvrij

En hier komt de verrassing voor veel werkgevers: lang niet alle relocatie-kosten zijn belastingvrij. De Belastingdienst heeft hele specifieke regels over wat wel en niet belastingvrij vergoed mag worden.

Wat mag belastingvrij?

De verhuizing zelf – dus het verhuisbedrijf dat de inboedel vervoert – mag belastingvrij vergoed worden. Maar dan wel alleen de werkelijke kosten, en geen vette marge erbovenop.

Tijdelijke huisvesting in de eerste maanden kan ook belastingvrij, maar dan echt tijdelijk: maximaal drie maanden. En het moet redelijk zijn. Een hotelsuite van €300 per nacht voor drie maanden? Dat gaat de Belastingdienst niet accepteren. Een fatsoenlijk appartement van €1.500 per maand? Dat is prima.

De huurwaarborg is ook belastingvrij, mits het om maximaal drie maanden huur gaat (wat gelukkig ook de Nederlandse norm is).

De vliegtickets voor een kennismakingsreis voordat de werknemer definitief komt, kunnen ook belastingvrij. Eén keer naar Nederland komen om te kijken waar je gaat wonen en werken is redelijk.

Wat is belast loon?

En dan komen we bij de verrassingen. Meubels en inrichting van de woning? Belast. Dat nieuwe bed, die nieuwe bank, de wasmachine – dat is allemaal belast loon voor de werknemer.

De taalcursus voor de partner? Belast. Want de partner werkt (nog) niet voor uw bedrijf, dus zijn of haar taalcursus is niet bedrijfsmatig.

Het schoolgeld voor de internationale school? Belast. Zelfs als de kinderen daar tijdelijk heen moeten omdat ze nog geen Nederlands spreken.

De belastingadviseur die de werknemer helpt met zijn aangifte? Belast.

Het omzetten van het rijbewijs? Belast.

En die compensatie die u wilde geven omdat de partner zijn baan heeft opgegeven om mee te verhuizen? Ook belast.

Dit zijn vaak de grotere posten, en het betekent dat een aanzienlijk deel van uw “genereuze relocatiepakket” eigenlijk gewoon belast salaris is.

De 30%-regeling verandert alles

Er is echter een uitzondering die alles verandert: de 30%-regeling. Als de werknemer in aanmerking komt voor deze regeling (en veel kennismigranten komen daarvoor in aanmerking), dan krijgt u een fiscale vrijbrief voor relocatie-kosten.

De 30%-regeling betekent dat 30% van het brutosalaris onbelast mag zijn. Dit is bedoeld als forfaitaire vergoeding voor alle “extraterritoriale kosten” – dus alle extra kosten die iemand heeft omdat hij in Nederland woont terwijl zijn thuisland ergens anders is.

Met de 30%-regeling kunt u gewoon alle relocatie-kosten vergoeden, en die vallen onder dat belastingvrije deel. U hoeft niet per kostensoort te specificeren of het belast of onbelast is. Alles mag.

Dit maakt het administratief een stuk eenvoudiger. Maar let op: de 30%-regeling geldt alleen voor werknemers met “schaarse specifieke deskundigheid”, die in de laatste twee jaar meer dan 150 kilometer buiten de Nederlandse grens hebben gewoond, en die minimaal een bepaald salaris verdienen (in 2025 is dat €46.107 per jaar, of €35.048 voor recent afgestudeerde masters onder de 30 jaar).

Hoe leg je dit vast in het contract?

Nu komt de vraag: hoe regel je dit in het arbeidscontract? Er zijn verschillende opties, en welke u kiest hangt af van uw situatie.

Optie 1: Forfaitair bedrag (niet aanbevolen zonder 30%-regeling)

"De werkgever verstrekt een eenmalige netto vergoeding van € [X] 
als bijdrage in de relocatie-kosten van de werknemer."

Let op: Dit bedrag is volledig belast als loon.

Optie 2: Specificatie per kostensoort (aanbevolen)

"De werkgever vergoedt de volgende relocatie-kosten tegen overlegging 
van facturen en bonnen:

a) Vliegtickets voor werknemer en gezinsleden: maximaal € [X]
b) Verhuiskosten transport inboedel: maximaal € [X]  
c) Tijdelijke huisvesting (max. 3 maanden): maximaal € [X] per maand
d) Huurwaarborg: maximaal 3 maanden huur
e) Kosten visum en verblijfsvergunning: daadwerkelijke kosten
f) Taalcursus Nederlands voor werknemer: maximaal € [X]

Vergoedingen onder a) tot en met f) zijn belastingvrij voor zover 
de Belastingdienst dit toestaat. Eventuele meerdere kosten of andere 
kosten kunnen worden vergoed als belast loon."

Optie 3: Met 30%-regeling

"De werknemer komt in aanmerking voor de 30%-regeling. Het brutosalaris 
bedraagt € [X] per maand, waarvan 30% (€ [Y]) als onbelaste vergoeding 
voor extraterritoriale kosten wordt aangemerkt.

Uit deze onbelaste vergoeding kan de werknemer alle relocatie-kosten 
betalen. De werkgever zal daarnaast de kosten van de vliegticket bij 
aankomst en de verhuizing vergoeden tot een maximum van € [Z]."

Terugbetalingsclausule: Cruciaal!

Probleem: Wat als de werknemer na 6 maanden weer vertrekt? Dan heeft u € 15.000 relocatie-kosten betaald voor niets.

Oplossing: Neem een terugbetalingsclausule op.

Voorbeeld:

"Indien het dienstverband eindigt binnen 2 jaar na aanvang (door 
ontslag door of namens de werknemer, of door ontslag op staande voet 
door de werkgever), dan is de werknemer gehouden de relocatie-kosten 
naar rato terug te betalen volgens de volgende staffel:

- Bij beëindiging binnen 1 jaar: 100% terugbetalen
- Bij beëindiging tussen 1-2 jaar: 50% terugbetalen  
- Bij beëindiging na 2 jaar: geen terugbetaling

Deze terugbetalingsverplichting geldt niet bij ontslag door de 
werkgever (behoudens ontslag op staande voet) of bij ontbinding 
door de rechter op verzoek van de werknemer wegens verwijtbaar 
handelen van de werkgever."

Let op:

• Een terugbetalingsclausule is alleen geldig als deze redelijk is
• Volledige terugbetaling na 3 jaar is waarschijnlijk niet redelijk
• De terugbetaling mag niet leiden tot inkomen onder het minimumloon

Vergelijking: Wel/Niet 30%-regeling

Aspect	Zonder 30%-regeling	Met 30%-regeling
Belastingvrije vergoedingen	Alleen specifieke kosten	Alle relocatie-kosten
Administratie	Facturen en bonnen nodig	Eenvoudiger, forfaitair
Flexibiliteit	Beperkt tot genoemde kosten	Werknemer bepaalt zelf
Maximaal bedrag	Afhankelijk van kosten	30% van salaris
Geschikt voor	Lagere salarissen, EU-burgers	Hogere salarissen, kennismigranten

Praktijkvoorbeeld

Situatie:
Tech-bedrijf in Eindhoven neemt softwareontwikkelaar uit India aan. Salaris € 5.500 bruto per maand. Werknemer komt in aanmerking voor kennismigrant en 30%-regeling.

Relocatie-kosten:

• Vliegticket: € 1.200
• Verhuizing inboedel: € 3.500
• Tijdelijke hotel (1 maand): € 2.000
• Borg huurwoning (2 maanden huur à € 1.500): € 3.000
• Inrichting woning: € 4.000
• Taalcursus: € 1.500
• Totaal: € 15.200

Oplossing met 30%-regeling:

• Brutosalaris: € 5.500
• Belast deel: € 3.850
• Onbelast deel (30%): € 1.650 per maand
• Werknemer gebruikt onbelaste 30% voor lopende expat-kosten
• Werkgever vergoedt eenmalig € 10.000 netto voor relocatie (vliegticket + verhuizing + hotel + borg)
• Werknemer betaalt zelf inrichting en taalcursus (€ 5.500) uit onbelaste 30%

Terugbetalingsclausule:

• Bij vertrek binnen 1 jaar: € 10.000 terugbetalen
• Bij vertrek tussen 1-2 jaar: € 5.000 terugbetalen
• Na 2 jaar: geen terugbetaling

---

5. Wat zijn de fiscale gevolgen van vergoedingen?

We hebben hierboven al kort de fiscale behandeling van relocatie-kosten behandeld. Maar er zijn meer vergoedingen waar internationale werknemers mee te maken krijgen. Laten we deze systematisch doornemen.

Algemene regel: vergoedingen zijn loon

De hoofdregel is simpel: elke vergoeding of verstrekking door de werkgever is in principe belast loon. Er zijn echter uitzonderingen.

Belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen

1. Reiskosten woon-werkverkeer

Regel:
€ 0,23 per kilometer belastingvrij (2025), maximaal € 214 per maand

Voor internationale werknemers:
Ook als de werknemer vanuit het buitenland naar Nederland reist (bijvoorbeeld wekelijks vanuit Duitsland), geldt deze regeling. Let op de maximering!

2. Tijdelijke verblijfskosten

Regel:
Vergoeding van hotel of tijdelijke huur maximaal 2 jaar

Voorwaarden:

• Werknemer heeft ook een woning elders (bijvoorbeeld in thuisland)
• Werk in Nederland is tijdelijk
• Redelijk bedrag

Voor internationale werknemers:
Deze regeling is niet bedoeld voor permanente relocatie naar Nederland. Als de werknemer zijn hoofdverblijf naar Nederland verplaatst, valt de vergoeding onder belast loon.

3. Extraterritoriale kosten (30%-regeling)

Regel:
30% van het salaris belastingvrij voor ingekomen werknemers

Voorwaarden:

• Schaarse specifieke deskundigheid
• Meer dan 150 km buiten Nederlandse grens gewoond in laatste 2 jaar
• Minimumsalaris (2025): € 46.107 per jaar (€ 35.048 voor master <30 jaar)

Wat valt hieronder:

• Alle relocatie-kosten
• Dubbele huisvesting
• Hogere levenskosten in Nederland
• Taalcursussen
• Trips naar thuisland
• Schoolkosten kinderen

Voordeel:
Met de 30%-regeling hoeft u niet per kostensoort te specificeren. Alles valt onder de forfaitaire 30%.

4. Opleidingskosten

Regel:
Opleidingen die nodig zijn voor de functie zijn belastingvrij

Voor internationale werknemers:

• Nederlandse taalcursus voor de werknemer: belastingvrij (nodig voor werk)
• Nederlandse taalcursus voor partner: belast loon
• Vaktechnische cursussen: belastingvrij

5. Verhuiskosten

Regel:
Daadwerkelijke verhuiskosten zijn belastingvrij

Wat valt hieronder:

• Verhuisbedrijf, transport inboedel
• Borg voor huurwoning (max. 3 maanden huur)
• Één kennismakingsreis naar Nederland

Wat valt hier NIET onder:

• Inrichting van de woning
• Nieuwe meubels
• Witgoed

Belaste vergoedingen (ondanks internationale aspect)

De volgende vergoedingen zijn altijd belast loon:

✗ Schoolgeld internationale school
Hoge kosten (€ 10.000 – € 25.000 per jaar), maar belast loon voor de werknemer. Veel werkgevers vergoeden dit wel, maar het is dan gewoon extra salaris.

✗ Hypotheekadvies / financial planning
Ook al is dit nodig omdat de werknemer het Nederlandse systeem niet kent, het is belast loon.

✗ Rijbewijs omwisselen
Kosten voor het omzetten van een buitenlands rijbewijs zijn belast.

✗ Taalcursus voor partner
Partner werkt (nog) niet voor uw bedrijf, dus zijn/haar taalcursus is belast loon voor de werknemer.

✗ Compensatie voor opgegeven baan partner
Veel partners geven hun baan op om mee te verhuizen. Een compensatie hiervoor is belast loon.

✗ Meubels en inrichting
Meubels, witgoed, huishoudelijke artikelen zijn belast.

✗ Trips naar thuisland
Tenzij dit zakelijke reizen zijn, zijn vliegtickets naar het thuisland belast loon.

Netto-vergoedingen: de ‘gross-up’

Soms wilt u een werknemer netto een bepaald bedrag geven, bijvoorbeeld € 10.000 netto voor relocatie-kosten.

Probleem:
Als de vergoeding belast is, moet u een hoger bedrag betalen, zodat na belasting € 10.000 overblijft.

Oplossing: Gross-up berekening

Voorbeeld:

• Gewenst netto bedrag: € 10.000
• Belastingtarief werknemer: 36,97% (2025, tarief tot € 79.325)
• Berekening: € 10.000 / (1 – 0,3697) = € 15.866 bruto
• Check: € 15.866 – 36,97% = € 10.000 netto

In contract opnemen:

"De werkgever verstrekt een netto vergoeding van € 10.000 voor 
relocatie-kosten. De werkgever zal deze vergoeding 'gross-up', 
zodat na belastingheffing € 10.000 netto overblijft."

Praktische tips

1. Documenteer alles
Bewaar facturen, bonnen en betalingsbewijzen van alle vergoedingen. Dit is essentieel bij eventuele controle door de Belastingdienst.

2. Maak onderscheid tussen vergoeding en verstrekking

• Vergoeding: Werknemer betaalt, krijgt geld terug
• Verstrekking: Werkgever betaalt direct

Voor de Belastingdienst kan dit verschil uitmaken.

3. Overweeg de 30%-regeling
Voor werknemers die ervoor in aanmerking komen, is de 30%-regeling vaak voordeliger dan specifieke kostenvergoedingen.

4. Vraag een ruling aan
Bij grote bedragen of onduidelijke situaties kunt u de Belastingdienst om een vooraf-ruling vragen. Zo weet u zeker dat u correct handelt.

5. Indexeer de bedragen jaarlijks
Minimumsalarissen en andere grenzen wijzigen jaarlijks. Update uw contracten!

Overzicht: Fiscale behandeling vergoedingen

Vergoeding	Belastingvrij?	Voorwaarden
Verhuiskosten (verhuizers)	✓ Ja	Daadwerkelijke kosten
Tijdelijke hotel (max. 3 mnd)	✓ Ja	Redelijk bedrag
Borg huurwoning	✓ Ja	Max. 3 maanden huur
Kennismakingsreis	✓ Ja	Eén keer
30%-regeling	✓ Ja	Aan voorwaarden voldoen
Nederlandse taalcursus werknemer	✓ Ja	Noodzakelijk voor werk
Reiskosten woon-werk	✓ Ja	€ 0,23/km, max. € 214/mnd
Vaktechnische cursussen	✓ Ja	Nodig voor werk
Inrichting woning	✗ Nee	Altijd belast
Meubels en witgoed	✗ Nee	Altijd belast
Schoolgeld internationale school	✗ Nee	Altijd belast
Taalcursus partner	✗ Nee	Altijd belast
Hypotheekadvies	✗ Nee	Altijd belast
Rijbewijs omzetten	✗ Nee	Altijd belast
Trips naar thuisland (privé)	✗ Nee	Altijd belast
Compensatie baan partner	✗ Nee	Altijd belast

---

6. Mag je een kortere opzegtermijn hanteren voor expats?

Deze vraag komt regelmatig voor: “We nemen een werknemer aan uit het buitenland voor een project van 1 jaar. Mogen we een kortere opzegtermijn afspreken?”

Het korte antwoord: het hangt ervan af welk recht van toepassing is.

Nederlandse opzegtermijn

Als Nederlands recht van toepassing is (en dat is het meestal als de werknemer in Nederland werkt), dan gelden de Nederlandse regels:

Wettelijke opzegtermijn werknemer:

• 1 maand, ongeacht de duur van het dienstverband

Wettelijke opzegtermijn werkgever:

• 1 maand bij dienstverband < 5 jaar
• 2 maanden bij 5-10 jaar
• 3 maanden bij 10-15 jaar
• 4 maanden bij > 15 jaar

Belangrijke regel:
De opzegtermijn voor de werkgever mag niet korter zijn dan die voor de werknemer. U mag dus niet afspreken dat de werknemer 3 maanden opzegtermijn heeft, terwijl u zelf maar 1 maand heeft.

Kan je afwijken van de wettelijke termijn?

Voor de werknemer:
Ja, u mag een langere opzegtermijn afspreken (bijvoorbeeld 2 of 3 maanden). Dit komt voor bij senior functies.

Voor de werkgever:
Ja, u mag een kortere opzegtermijn afspreken (bijvoorbeeld 0 maanden), maar alleen als:

• De opzegtermijn van de werkgever minimaal gelijk is aan die van de werknemer
• Dit niet onredelijk bezwarend is voor de werknemer

Voorbeeld:

"Beide partijen kunnen het dienstverband opzeggen met inachtneming 
van een opzegtermijn van 1 maand. De opzegtermijn gaat in op de eerste 
dag van de maand volgend op de maand waarin de opzegging is gedaan."

Dit is toegestaan: beide partijen hebben 1 maand opzegtermijn.

Niet toegestaan:

"De werkgever kan het dienstverband opzeggen met een opzegtermijn van 
2 weken. De werknemer kan opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand."

Dit is niet toegestaan: de opzegtermijn voor de werkgever is korter dan die voor de werknemer.

Proeftijd

Een alternatief voor een korte opzegtermijn is een proeftijd:

Wettelijke regels:

• Geen proeftijd bij contract < 6 maanden
• Max. 1 maand proeftijd bij contract 6 maanden – 2 jaar
• Max. 2 maanden proeftijd bij contract > 2 jaar of onbepaalde tijd

Tijdens de proeftijd:

• Geen opzegtermijn
• Opzeggen met onmiddellijke ingang
• Geldt voor beide partijen (werkgever én werknemer)

Voorbeeld:

"De arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 
Er geldt een proeftijd van 2 maanden. Tijdens de proeftijd kan 
de arbeidsovereenkomst door beide partijen met onmiddellijke ingang 
worden opgezegd."

Specifiek voor internationale werknemers

Voor internationale werknemers zijn er extra overwegingen:

1. Verblijfsvergunning

Als het dienstverband eindigt, heeft de werknemer vaak maar beperkte tijd om:

• Een nieuwe baan te vinden, of
• Nederland te verlaten

Een korte opzegtermijn kan dus grote gevolgen hebben. Denk aan:

• Opzeggen van huurwoning
• Kinderen van school halen
• Terug verhuizen naar thuisland

Overweeg daarom bij internationale werknemers:

• Een licht langere opzegtermijn (bijv. 2 maanden i.p.v. 1 maand)
• Een garden leave constructie (werknemer hoeft niet meer te werken maar krijgt wel salaris)

2. Repatriëring

Bij ontslag moet u mogelijk repatriëringskosten vergoeden (zie sectie 7).

3. Transitievergoeding

Ook bij internationale werknemers geldt de transitievergoeding na 2 jaar dienstverband. De opzegtermijn heeft hier geen invloed op.

Bij ander toepasselijk recht

Als u een ander recht kiest (bijvoorbeeld Amerikaans recht), kunnen andere regels gelden:

Bijvoorbeeld VS (at-will employment):

• Vaak geen vaste opzegtermijn
• Dienstverband kan op elk moment worden beëindigd
• MAAR: dwingend Nederlands recht kan nog steeds van toepassing zijn!

Let op:
Ook als u bijvoorbeeld Amerikaans recht kiest, kunnen de Nederlandse ontslagregels (dwingend recht) nog steeds gelden als de werknemer in Nederland werkt!

Advies voor werkgevers

Voor kortlopende projecten (< 1 jaar):

• Sluit een tijdelijk contract af
• Geen opzegtermijn nodig (contract eindigt vanzelf)
• Wel een proeftijd van 1 maand opnemen

Voor langere projecten:

• Onbepaalde tijd contract met 2 maanden proeftijd
• Opzegtermijn van 2 maanden voor beide partijen
• Repatriëringsclausule opnemen

Bij hoge functies / schaars talent:

• Overweeg garden leave clausule
• Langere opzegtermijn (3-4 maanden) voor beide partijen
• Non-compete gedurende notice period

Niet doen:

• Asymmetrische opzegtermijnen (werkgever korter dan werknemer)
• Geen opzegtermijn zonder proeftijd
• Te korte termijnen voor internationale werknemers (< 1 maand)

Voorbeeld-clausules

Standaard (gelijke opzegtermijn):

"Het dienstverband kan door elk der partijen worden opgezegd met 
inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden. De opzegtermijn 
vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin 
de opzegging is ontvangen."

Met proeftijd:

"Het dienstverband wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een 
proeftijd van 2 maanden. Tijdens de proeftijd kan het dienstverband 
door elk der partijen zonder opzegtermijn worden beëindigd.

Na afloop van de proeftijd kan het dienstverband door elk der partijen 
worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden."

Met garden leave:

"Na opzegging door de werkgever kan de werkgever de werknemer 
vrijstellen van werkzaamheden. Tijdens deze vrijstelling blijft het 
dienstverband voortbestaan en blijft de werknemer salaris en andere 
arbeidsvoorwaarden ontvangen. De werknemer is verplicht zich 
beschikbaar te houden voor de werkgever."

---

7. Hoe regel je repatriëring bij einde dienstverband?

Repatriëring is het terugkeren van de werknemer naar zijn thuisland na beëindiging van het dienstverband. Dit roept belangrijke vragen op: wie betaalt? Wat wordt vergoed? En hoe leg je dit vast?

Geen wettelijke verplichting in Nederland

In tegenstelling tot sommige landen (bijvoorbeeld sommige Golfstaten), bestaat er in Nederland geen wettelijke verplichting voor de werkgever om repatriëringskosten te vergoeden.

Dit betekent:
Als u niets regelt in het contract, hoeft u niets te betalen. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor terugkeer naar zijn thuisland.

Maar in de praktijk:
Veel werkgevers vergoeden (gedeeltelijk) repatriëringskosten, vooral als:

• Ook relocatie-kosten zijn vergoed bij aanvang
• De werknemer specifiek is geworven in het buitenland
• Dit gebruikelijk is in de branche

Wat valt onder repatriëringskosten?

Repatriëringskosten kunnen zijn:

Direct verband met terugkeer:

• Vliegtickets voor werknemer en gezin
• Verhuizing inboedel terug naar thuisland
• Opslag van inboedel (als werknemer niet meteen een woning heeft)

Beëindiging lokale zaken:

• Boete bij voortijdig beëindigen huurcontract
• Kosten uitschrijving gemeente
• Kosten annuleren zorgverzekering

Soms ook:

• Tijdelijke huisvesting in thuisland bij terugkeer
• Overbrug” />ging tot nieuwe baan

Fiscale aspecten

Belastingvrij of niet?
Repatriëringskosten zijn meestal belast loon, tenzij:

• Het deel uitmaakt van de 30%-regeling (dan is het belastingvrij)
• De werkgever verplicht is op basis van het arbeidscontract

Met 30%-regeling:
Als de werknemer de 30%-regeling heeft, kunt u repatriëringskosten vergoeden als onderdeel van de belastingvrije 30%. Dit is fiscaal het gunstigst.

Zonder 30%-regeling:
De vergoeding is waarschijnlijk belast loon. U kunt dit wel “gross-uppen” zodat de werknemer netto het gewenste bedrag krijgt.

Opnemen in het arbeidscontract

Het is verstandig om repatriëring in het arbeidscontract te regelen. Zo voorkomt u discussie achteraf.

Optie 1: Volledige vergoeding

"Bij beëindiging van het dienstverband, ongeacht de reden, vergoedt 
de werkgever de volgende repatriëringskosten:

a) Retourvlucht voor werknemer en gezinsleden naar [land/stad]
b) Verhuiskosten transport inboedel naar [land/stad]
c) Opslag inboedel gedurende maximaal 3 maanden

De vergoeding vindt plaats tegen overlegging van facturen tot een 
maximum van € [bedrag]. Deze vergoeding geldt alleen indien de 
werknemer Nederland binnen 3 maanden na einde dienstverband verlaat."

Optie 2: Gedeeltelijke vergoeding

"Bij beëindiging van het dienstverband door de werkgever (niet zijnde 
ontslag op staande voet), vergoedt de werkgever de retourvlucht voor 
de werknemer en directe gezinsleden naar [land].

Andere repatriëringskosten komen voor rekening van de werknemer."

Optie 3: Afhankelijk van duur dienstverband

"De werkgever vergoedt repatriëringskosten volgens de volgende staffel:

- Dienstverband < 1 jaar: geen vergoeding
- Dienstverband 1-2 jaar: retourvlucht voor werknemer  
- Dienstverband 2-3 jaar: retourvlucht voor werknemer en gezin
- Dienstverband > 3 jaar: retourvlucht + verhuiskosten (max. € [bedrag])

Deze vergoeding geldt alleen bij beëindiging door de werkgever 
(niet zijnde ontslag op staande voet) of met wederzijds goedvinden."

Optie 4: Geen vergoeding

"Repatriëringskosten komen geheel voor rekening van de werknemer. 
De werkgever vergoedt geen kosten in verband met terugkeer naar 
het land van herkomst."

Voorwaarden aan vergoeding

U kunt voorwaarden stellen aan de repatriëringsvergoeding:

1. Alleen bij bepaalde beëindigingsgronden

"De repatriëringsvergoeding geldt alleen indien het dienstverband 
eindigt door:
- Ontslag door de werkgever (behoudens op staande voet)
- Ontbinding door de rechter  
- Vaststellingsovereenkomst met wederzijds goedvinden

De vergoeding geldt NIET bij:
- Ontslag door of namens de werknemer
- Ontslag op staande voet"

2. Termijn voor vertrek

"De repatriëringsvergoeding geldt alleen indien de werknemer binnen 
[3/6] maanden na einde dienstverband Nederland verlaat en zich 
uitschrijft uit de Basisregistratie Personen."

3. Bewijs van terugkeer

"De werknemer dient binnen [X] maanden na einde dienstverband bewijs 
te overleggen van terugkeer naar [land], zoals:
- Vliegtickets
- Verhuisfacturen
- Uitschrijving uit BRP
- Inschrijving in bevolkingsregister [land]"

4. Facturen en bonnen

"Vergoeding geschiedt uitsluitend tegen overlegging van facturen, 
bonnen en andere betalingsbewijzen. Declaraties moeten binnen 
[X] maanden na einde dienstverband worden ingediend."

Symmetrie met relocatie-kosten

Het is logisch om repatriëring symmetrisch te regelen met relocatie:

Relocatie bij aanvang: € 10.000 vergoed
Repatriëring bij einde: Vergoed u ook (ongeveer) € 10.000?

Voorbeeld symmetrische regeling:

"De werkgever heeft bij aanvang van het dienstverband relocatie-kosten 
vergoed tot een bedrag van € [X]. Bij beëindiging van het dienstverband 
door de werkgever (niet zijnde ontslag op staande voet) vergoedt de 
werkgever repatriëringskosten tot eenzelfde bedrag van € [X]."

Terugbetalingsclausule en repatriëring

Als u een terugbetalingsclausule heeft voor relocatie-kosten, hoe verhoudt dit zich tot repatriëring?

Situatie:

• Bij aanvang: € 10.000 relocatie-kosten vergoed
• Terugbetalingsclausule: bij vertrek binnen 2 jaar gedeeltelijk terugbetalen
• Werkgever beëindigt contract na 18 maanden

Vraag: Moet de werknemer nog steeds (deels) terugbetalen?

Advies: Neem een bepaling op:

"De terugbetalingsverplichting van relocatie-kosten zoals bedoeld in 
artikel [X] vervalt indien:
a) Het dienstverband wordt beëindigd door de werkgever (behoudens 
   ontslag op staande voet), en
b) De werkgever repatriëringskosten vergoedt zoals bedoeld in dit artikel.

In dat geval worden relocatie- en repatriëringskosten tegen elkaar 
weggestreept."

Praktische overwegingen

1. Timing
Repatriëring vindt plaats NADAT het dienstverband is geëindigd. Dit betekent:

• De werknemer is geen werknemer meer
• Er is geen gezagsverhouding meer
• U kunt moeilijk verplichtingen opleggen

Overweeg daarom:

• Vergoeding pas na bewijs van daadwerkelijke terugkeer
• Deelbetaling: 50% bij einde dienstverband, 50% na bewijs terugkeer

2. Huurcontract
Veel internationale werknemers hebben een huurcontract voor bepaalde tijd (1 of 2 jaar). Bij tussentijdse beëindiging kan een boete verschuldigd zijn.

Overweeg:

"Indien de werknemer bij beëindiging van het dienstverband een boete 
verschuldigd is wegens voortijdige beëindiging van het huurcontract, 
vergoedt de werkgever deze boete tot een maximum van [2/3] maanden huur."

3. Verblijfsvergunning
Bij beëindiging van het dienstverband vervalt vaak de verblijfsvergunning (kennismigrant). De werknemer heeft dan beperkte tijd om Nederland te verlaten.

Overweeg:

• De werknemer voldoende tijd te geven (bijv. 3 maanden)
• Garden leave te overwegen (werknemer hoeft niet meer te werken, maar krijgt wel salaris en heeft tijd voor repatriëring)

Vergelijking: wel/niet repatriëring vergoeden

Wel vergoeden	Niet vergoeden
+ Consistent met relocatie-vergoeding	+ Kostenbesparend
+ Aantrekkelijk voor kandidaten	+ Juridisch niet verplicht
+ Fairness: bedrijf heeft werknemer geworven	+ Eenvoudiger (geen administratie)
– Kosten (€ 5.000 – € 15.000)	– Minder aantrekkelijk voor kandidaten
– Administratie en controle	– Mogelijk negatieve PR

Praktijkvoorbeeld

Situatie:
Werknemer uit Brazilië, 3 jaar in dienst, salaris € 6.000 per maand. Werkgever beëindigt contract wegens reorganisatie. Bij aanvang is € 12.000 relocatie-kosten vergoed.

Repatriëring:

• Retourvlucht werknemer + partner: € 2.500
• Verhuizing inboedel: € 5.000
• Boete huurcontract (vervroegd beëindigen): € 3.000 (2 maanden huur)
• Totaal: € 10.500

Oplossing:

In de vaststellingsovereenkomst staat:

"De werkgever vergoedt de volgende repatriëringskosten:
- Retourvlucht voor werknemer en partner: maximaal € 2.500
- Verhuizing inboedel naar Brazilië: maximaal € 5.000
- Boete huurcontract: maximaal € 3.000

Totaal maximaal € 10.500 tegen overlegging van facturen binnen 4 maanden 
na einde dienstverband. Betaling vindt plaats binnen 30 dagen na 
ontvangst facturen."

---

Conclusie: Het is complex, maar dat hoeft niet beangstigend te zijn

Als u na het lezen van dit artikel denkt “dit is best ingewikkeld”, dan heeft u gelijk. Een arbeidscontract voor een internationale werknemer opstellen is geen kwestie van een standaard template pakken en wat details aanpassen. Er komen juridische, fiscale en praktische vraagstukken bij kijken waar u bij een puur Nederlandse werknemer nooit over nadenkt.

Maar laat u niet afschrikken. Duizenden Nederlandse bedrijven, van kleine startups tot grote corporates, nemen succesvol internationale werknemers aan. Het is een kwestie van goed voorbereid zijn en de juiste expertise inschakelen waar nodig.

De grote lijnen onthouden

Laten we even terugkijken naar de belangrijkste punten:

Ten eerste: het recht dat van toepassing is. Als de werknemer in Nederland komt werken, kies dan gewoon voor Nederlands recht in het contract. Probeer niet slim te zijn door een ander recht te kiezen om Nederlandse beschermingsregels te omzeilen – dat werkt toch niet, en u creëert alleen maar onduidelijkheid.

Ten tweede: de taal. Een tweetalig contract (Nederlands en Engels) is meestal de beste oplossing. De werknemer begrijpt wat hij tekent, en u heeft juridische zekerheid. Als dat te omslachtig is, kan een puur Engelstalig contract ook, maar zorg dat het professioneel is opgesteld.

Ten derde: de specifieke clausules. Neem de tijd om na te denken over immigratie (heeft de werknemer een vergunning nodig?), de 30%-regeling (komt hij ervoor in aanmerking?), relocatie-kosten (wat vergoedt u en hoe regelt u dat fiscaal?), en repatriëring (wat gebeurt er als het niet werkt?).

Ten vierde: de fiscale aspecten. Dit is waar het vaak misgaat. Niet alle vergoedingen zijn belastingvrij. Als de werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling, wordt het een stuk eenvoudiger. Zo niet, dan moet u per kostensoort uitzoeken wat fiscaal mag.

Ten vijfde: de opzegtermijn. U mag geen kortere opzegtermijn voor uzelf bedingen dan voor de werknemer. En bedenk dat een internationale werknemer bij ontslag meer tijd nodig heeft om zijn zaken te regelen (opzeggen huurwoning, kinderen van school, eventueel terugverhuizen).

Ten zesde: repatriëring. U bent niet verplicht om terugkeerkosten te vergoeden, maar het is vaak wel fair, zeker als u ook relocatie-kosten heeft vergoed. Leg dit duidelijk vast in het contract om latere discussies te voorkomen.

Een stappenplan voor de praktijk

Als u morgen een internationale werknemer wilt aannemen, volg dan deze stappen:

Stap 1: Check de immigratiestatus
Is het een EU-burger? Dan is het relatief eenvoudig. Komt hij van buiten de EU? Dan heeft u waarschijnlijk een kennismigrant-procedure nodig, en moet u erkend referent zijn of worden.

Stap 2: Bepaal het brutosalaris en check de 30%-regeling
Komt de werknemer in aanmerking voor de 30%-regeling? Zo ja, reken dan uit hoe u het salaris opdeelt (70% belast, 30% onbelast). Zo nee, houd dan rekening met het feit dat vergoedingen grotendeels belast zijn.

Stap 3: Maak een overzicht van de relocatie-kosten
Wat gaat u vergoeden? Maak een lijstje en check per item of het belastingvrij is of niet. Tel het op en kijk of het past binnen uw budget.

Stap 4: Stel het contract op
Gebruik bij voorkeur een tweetalige versie. Zorg dat alle specifieke clausules erin staan: rechtskeuze, taal, werklocatie, immigratie, 30%-regeling, relocatie, repatriëring, opzegtermijn.

Stap 5: Neem een terugbetalingsclausule op
Als u flink investeert in relocatie-kosten, regel dan dat de werknemer deze (gedeeltelijk) terugbetaalt als hij binnen bijvoorbeeld twee jaar weer vertrekt.

Stap 6: Laat het contract checken
Bij twijfel, of als er grote bedragen mee gemoeid zijn, laat het contract dan checken door een advocaat die gespecialiseerd is in internationaal arbeidsrecht. Dat kost misschien €500 tot €1.000, maar voorkomt potentieel veel duurdere problemen.

Wanneer heeft u echt juridische hulp nodig?

Er zijn situaties waarin het verstandig is om professionele hulp in te schakelen:

• Als de werknemer niet in Nederland komt werken maar remote blijft werken vanuit zijn thuisland. Dan wordt het heel complex qua toepasselijk recht, sociale zekerheid en belastingen.
• Als u een hoge bonus, stock options of andere complexe beloningsstructuren aanbiedt. De fiscale behandeling daarvan in combinatie met de 30%-regeling is specialistenwerk.
• Als er meerdere landen in het spel zijn. Bijvoorbeeld: werknemer woont in België, werkt deels in Nederland, deels in Duitsland, voor een bedrijf gevestigd in Luxemburg. Dan heeft u een specialist nodig.
• Bij ontslag van een internationale werknemer. Zeker als het om een kennismigrant gaat, zijn er extra complicaties (verblijfsvergunning vervalt, repatriëring, transitievergoeding, etc.).
• Als de Belastingdienst of IND vragen stelt over uw constructie. Probeer dat niet zelf op te lossen – schakel direct een specialist in.

De kosten waard

Internationale werknemers aannemen brengt extra complexiteit met zich mee, dat is duidelijk. Maar het opent ook deuren naar een veel grotere talentpool. In een krappe arbeidsmarkt, zeker in de tech-sector, is dat vaak het verschil tussen wel of niet de juiste mensen vinden.

Bovendien: als u het één keer goed heeft uitgezocht, kunt u dezelfde structuur gebruiken voor de volgende internationale werknemer. U bouwt expertise op. Uw HR-afdeling leert hoe de IND werkt, hoe de 30%-regeling aangevraagd wordt, welke relocatie-vergoedingen fiscaal kunnen. Het wordt makkelijker.

En dan is er nog een bijkomend voordeel: internationale werknemers brengen diversiteit. Andere perspectieven, andere werkwijzen, andere ideeën. Voor een innovatief tech-bedrijf is dat goud waard.

Tot slot

Het aannemen van internationale werknemers hoeft niet beangstigend te zijn. Het vereist wel voorbe reiding, zorgvuldigheid, en soms externe expertise. Maar als u de tijd neemt om het goed te regelen, dan voorkomt u niet alleen juridische en fiscale problemen – u creëert ook een goede basis voor een succesvolle samenwerking.

Want uiteindelijk gaat het daar om: dat een getalenteerde professional uit India, Brazilië, of waar dan ook, met een goed gevoel naar Nederland komt, zich welkom voelt, en optimaal kan presteren in uw bedrijf. Een goed arbeidscontract is daar de eerste stap in.

---

Hulp nodig?

Het opstellen van een juridisch correct arbeidscontract voor internationale werknemers vereist gespecialiseerde kennis. Een fout kan leiden tot:

• Fiscale problemen met de Belastingdienst
• Onverwachte kosten (terugbetaling, repatriëring)
• Juridische geschillen over toepasselijk recht
• Problemen met IND en verblijfsvergunningen

Law & More is gespecialiseerd in internationale arbeidsverhoudingen voor tech-bedrijven in de regio Eindhoven. Wij helpen u met:

✓ Opstellen arbeidscontracten voor internationale werknemers
✓ Advies over 30%-regeling en fiscale optimalisatie
✓ Kennismigrant procedures en IND-aanvragen
✓ Ontslagtrajecten en repatriëring
✓ Geschillen met internationale werknemers

Neem contact op:

Law & More Advocaten
Marconilaan 13
5612 HM Eindhoven
E: [email protected]
T: 040 – 369 06 80

Wij spreken Nederlands, Engels, Duits, Turks en Russisch.

---

Laatst bijgewerkt: December 2025