Ontslagvergunning aanvragen bij het UWV: stappen, stukken en termijnen

Gepubliceerd op 10 september 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

Een ontslagvergunning van het UWV hebt u als werkgever alleen nodig als u een werknemer wilt ontslaan om bedrijfseconomische redenen of wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (artikel 7:671a BW). Gaat het om disfunctioneren, een verstoorde arbeidsverhouding of een andere grond, dan loopt het ontslag via de kantonrechter of via een beëindigingsovereenkomst met de werknemer.

Het UWV beslist op de stukken. Een volledig dossier en een concrete onderbouwing zijn daarom belangrijker dan de formulieren zelf. Hieronder leest u in zes stappen hoe de procedure verloopt, welke stukken het UWV verwacht, welke termijnen gelden en wat er gebeurt na de beslissing.

De termijnen van de UWV-procedure op een rij

Bronnen: UWV, ontslagvergunning aanvragen om bedrijfseconomische redenen en Boek 7 BW, geraadpleegd 29 oktober 2026.

Stap 1: Stel vast of het UWV de juiste route is

Volgens artikel 7:669 lid 1 BW mag u een arbeidsovereenkomst alleen opzeggen als daarvoor een redelijke grond is. Daarnaast moet herplaatsing binnen een redelijke termijn, eventueel met scholing, niet mogelijk zijn of niet in de rede liggen. De wet noemt de redelijke gronden in artikel 7:669 lid 3 BW. Over twee daarvan beslist het UWV:

• Bedrijfseconomische redenen (a-grond). Arbeidsplaatsen vervallen, bijvoorbeeld door een reorganisatie, werkvermindering, een slechte financiële situatie of bedrijfssluiting.
• Langdurige arbeidsongeschiktheid (b-grond). De werknemer kan door ziekte zijn eigen werk langdurig niet meer doen, en herstel binnen 26 weken is niet te verwachten.

Voor de overige gronden, zoals disfunctioneren, verwijtbaar handelen of een verstoorde arbeidsverhouding, dient u een verzoek tot ontbinding in bij de kantonrechter. Een ontslagvergunning aanvragen heeft dan geen zin. Komt u er samen met de werknemer uit, dan beëindigt u de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden (artikel 7:670b BW). Een procedure bij het UWV is dan niet nodig.

Let bij langdurige ziekte op het opzegverbod van artikel 7:670 lid 1 BW. Gedurende de eerste twee jaar (104 weken) van ziekte mag u in de regel niet opzeggen. Een aanvraag op de b-grond komt pas tegen het einde van die periode aan de orde, en alleen als u voldoende aan de re-integratie hebt gewerkt.

Bij bedrijfseconomisch ontslag bepaalt u niet zelf wie vertrekt. De Ontslagregeling schrijft het afspiegelingsbeginsel voor: u kijkt per categorie uitwisselbare functies, en binnen elke leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband het eerst voor ontslag in aanmerking. Gaat het om twintig of meer werknemers binnen één werkgebied van het UWV binnen drie maanden, dan geldt bovendien de Wet melding collectief ontslag.

Stap 2: Verzamel de stukken voor de aanvraag

Begin met de basisstukken over het dienstverband: de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving en relevante correspondentie met de werknemer. Deze stukken laten zien welke functie de werknemer heeft en onder welke voorwaarden hij werkt.

Bij een aanvraag om bedrijfseconomische redenen moet u aantonen waarom arbeidsplaatsen vervallen. Denk aan jaarrekeningen, tussentijdse cijfers, prognoses, omzetoverzichten en een beschrijving van de reorganisatie. Laat zien welke functies vervallen en hoe u de werknemers voor ontslag hebt geselecteerd.

Hoe zwaar die onderbouwing weegt, blijkt uit een beschikking van de kantonrechter in Haarlem van 14 juni 2016 (ECLI:NL:RBNHO:2016:8196). Het UWV had toestemming gegeven, maar de werknemer vroeg daarna herstel van de arbeidsovereenkomst. De werkgever had geen bedrijfsresultaten overgelegd, alleen een marktprognose, en niet inzichtelijk gemaakt wat de automatisering voor deze functie betekende. De kantonrechter oordeelde dat de bedrijfseconomische reden niet aannemelijk was en herstelde de arbeidsovereenkomst. Dat de werknemer bij het UWV geen verweer had gevoerd, maakte daarbij geen verschil.

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid vraagt het UWV in elk geval om de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving en een verklaring van de bedrijfsarts die niet ouder is dan drie maanden. Stuur ook de WIA-beslissing mee als die er is. Heeft de werknemer een IVA-uitkering, dan is een verklaring van de bedrijfsarts niet nodig. Leg ook uit waarom u verwacht dat de werknemer binnen 26 weken nog steeds niet kan werken.

Voeg in beide gevallen stukken toe waaruit blijkt dat u hebt geprobeerd de werknemer te herplaatsen (artikel 7:669 lid 1 BW). Denk aan een overzicht van vacatures, verslagen van gesprekken over andere functies of scholing, en de reden waarom die opties niet passend waren.

Stap 3: Vul het aanvraagformulier volledig in

Het aanvraagformulier voor bedrijfseconomisch ontslag bestaat uit drie delen. In deel A vult u uw eigen gegevens als werkgever in. Deel B vult u in per werknemer voor wie u ontslag aanvraagt, met onder meer de functie en de gegevens van het dienstverband. Deel B en C stuurt u samen in.

In deel C legt u uit waarom het ontslag nodig is. Dit is het belangrijkste onderdeel. Beschrijf feitelijk wat er verandert in uw organisatie, welke functies vervallen, hoe u de afspiegeling hebt toegepast en waarom herplaatsing niet mogelijk is. Verwijs naar de bijlagen die uw verhaal onderbouwen.

Voor een aanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid gebruikt u een apart formulier. Ook daar draait het om de onderbouwing: waarom kan de werknemer zijn werk niet meer doen, waarom is herstel binnen 26 weken niet te verwachten en waarom is er geen ander passend werk?

Een algemene verwijzing naar “slechte cijfers” zonder getallen, of een herplaatsingsonderzoek zonder concrete uitkomst, overtuigt het UWV niet en later de kantonrechter evenmin. Controleer ook of de gegevens in deel B overeenkomen met de arbeidsovereenkomst en de personeelsadministratie. Tegenstrijdigheden leiden tot vragen en vertraging.

Stap 4: Dien de aanvraag in bij het UWV

U uploadt het formulier met alle bijlagen via het werkgeversportaal van het UWV. Daarvoor hebt u eHerkenning nodig. Lukt uploaden niet, dan stuurt u de aanvraag per post naar het postadres van Arbeidsjuridische dienstverlening van het UWV in uw werkgebied.

Wilt u eerst met de werknemer onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst? Bij een aanvraag om bedrijfseconomische redenen kunt u het UWV 14 dagen uitstel vragen. Het UWV geeft dat uitstel maar één keer. Trekt u de aanvraag in en dient u binnen twee maanden opnieuw in, dan vervalt de mogelijkheid van uitstel.

Is de aanvraag onvolledig, dan krijgt u een brief van het UWV met een termijn om de ontbrekende stukken in te sturen. Het UWV behandelt de aanvraag pas als alle benodigde gegevens binnen zijn. Het toetst daarna of er een redelijke grond voor ontslag is, of herplaatsing niet mogelijk is en, bij bedrijfseconomisch ontslag, of u de juiste werknemer hebt geselecteerd.

Stap 5: Volg de procedure en reageer op tijd

Na indiening krijgt de werknemer een kopie van de aanvraag en twee weken om verweer te voeren. Het UWV stuurt u dat verweer toe. U mag daarop reageren, waarna de werknemer nog eens kan antwoorden. Ga in uw reactie concreet in op de punten die de werknemer aanvoert; herhaal niet alleen uw aanvraag.

Volgens het UWV duurt de behandeling meestal ongeveer vier weken. Bij een onvolledige aanvraag of een tweede schriftelijke ronde kan het langer duren. In bepaalde gevallen vraagt het UWV advies aan een ontslagadviescommissie. Zorg dat uw contactgegevens in het werkgeversportaal actueel zijn, zodat u geen verzoek om informatie mist.

Bewaar alle correspondentie met het UWV en de werknemer overzichtelijk. Komt de zaak later bij de kantonrechter, dan toetst die de opzegging opnieuw, ook op punten die bij het UWV niet aan de orde kwamen. De Haarlemse zaak uit stap 2 laat dat zien.

Een beëindigingsovereenkomst blijft mogelijk zolang het UWV nog niet heeft beslist. Kiest u daarvoor, dan trekt u de aanvraag in. Let erop dat de werknemer na ondertekening veertien dagen bedenktijd heeft (artikel 7:670b BW).

Stap 6: Beoordeel de beslissing en zeg tijdig op

Toestemming verleend. U moet de arbeidsovereenkomst binnen vier weken na de toestemming schriftelijk opzeggen (artikel 7:671a BW). U mag de duur van de UWV-procedure aftrekken van de opzegtermijn, maar er moet altijd ten minste één maand overblijven (artikel 7:672 lid 4 BW). U betaalt in de regel de transitievergoeding volgens artikel 7:673 BW.

Controleer vóór de opzegging of er een opzegverbod geldt, bijvoorbeeld bij zwangerschap of lidmaatschap van de ondernemingsraad. Voor ziekte geldt een uitzondering: is de werknemer pas ziek geworden nadat het UWV uw aanvraag had ontvangen, dan staat die ziekte niet aan de opzegging in de weg (artikel 7:670a BW).

Een voorbeeld ter illustratie. De werknemer heeft een opzegtermijn van twee maanden en de UWV-procedure heeft vijf weken geduurd. U mag de procedureduur aftrekken, maar niet verder dan tot één maand. Er blijft dus een opzegtermijn van één maand over.

Toestemming geweigerd. Tegen de beslissing van het UWV staat geen bezwaar of beroep bij de bestuursrechter open. U kunt wel de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden op dezelfde grond (artikel 7:671b BW). Bekijk ook of een nieuwe aanvraag met een betere onderbouwing of een beëindigingsovereenkomst een reëler alternatief is.

De positie van de werknemer. Ook de werknemer kan geen bezwaar maken tegen de toestemming. Hij kan de kantonrechter wel vragen de arbeidsovereenkomst te herstellen of een billijke vergoeding toe te kennen (artikel 7:682 lid 1 BW). Dat verzoek moet binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst bij de rechter liggen (artikel 7:686a lid 4 BW).

Wat controleert u als werknemer na een UWV-aanvraag?

• Voer binnen twee weken verweer bij het UWV; doet u dat niet, dan kunt u later nog wel naar de kantonrechter.
• Vraag de financiële onderbouwing en de afspiegeling op en controleer of uw functie werkelijk uitwisselbaar is ingedeeld.
• Ga na of er passende vacatures waren en of er een opzegverbod geldt, bijvoorbeeld bij zwangerschap of lidmaatschap van de ondernemingsraad.
• Controleer de berekening van de transitievergoeding (artikel 7:673 BW).

Hoe wij helpen bij een ontslagvergunning

• Wij beoordelen of de ontslaggrond bij het UWV of bij de kantonrechter thuishoort.
• Wij stellen de aanvraag op, met de onderbouwing in deel C en de afspiegeling volgens de Ontslagregeling.
• Wij stellen het verweer of de reactie op het verweer op, binnen de termijnen die het UWV stelt.
• Wij dienen na een weigering het verzoek tot ontbinding in, of voor de werknemer een verzoek om herstel of een billijke vergoeding.

Meer over hoe Law & More u hierbij helpt, leest u op de pagina arbeidsrecht advocaat.