Ontslagvergunning aanvragen bij het UWV: zo werkt het

Gepubliceerd op 10 september 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026

Een ontslagvergunning van het UWV heeft u als werkgever alleen nodig als u een werknemer wilt ontslaan om bedrijfseconomische redenen of wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. Gaat het om disfunctioneren, een verstoorde arbeidsverhouding of een andere grond, dan loopt het ontslag niet via het UWV maar via de kantonrechter, of via een beëindigingsovereenkomst met de werknemer.

Volgens artikel 7:671a BW vraagt u de toestemming schriftelijk aan bij het UWV. Een volledig dossier en een concrete onderbouwing zijn daarbij belangrijker dan de formulieren zelf. In dit artikel leest u in zes stappen hoe de procedure verloopt, welke stukken het UWV verwacht, welke termijnen gelden en wat u kunt doen als het UWV de toestemming weigert.

Inhoudsopgave

• Stap 1: Stel vast of u een ontslagvergunning nodig heeft

• Stap 2: Verzamel de stukken voor de aanvraag

• Stap 3: Vul het aanvraagformulier volledig in

• Stap 4: Dien de aanvraag in bij het UWV

• Stap 5: Volg de procedure en reageer op tijd

• Stap 6: Beoordeel de beslissing en zeg tijdig op

Hoe verloopt de aanvraag in het kort?

U stelt de ontslaggrond vast, levert een volledig dossier in bij het UWV en zegt na toestemming binnen vier weken op.

Stap 1: Stel vast of u een ontslagvergunning nodig heeft

U heeft een ontslagvergunning nodig als u een werknemer wilt ontslaan om bedrijfseconomische redenen of wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. Voor andere ontslaggronden is het UWV niet de juiste route.

Volgens artikel 7:669 lid 1 BW mag u een arbeidsovereenkomst alleen opzeggen als daarvoor een redelijke grond is. Daarnaast moet herplaatsing binnen een redelijke termijn, eventueel met scholing, niet mogelijk zijn of niet in de rede liggen. De wet noemt de redelijke gronden in artikel 7:669 lid 3 BW. Voor twee daarvan beslist het UWV:

• Bedrijfseconomische redenen (a-grond). Arbeidsplaatsen vervallen, bijvoorbeeld door een reorganisatie, werkvermindering, een slechte financiële situatie of bedrijfssluiting.

• Langdurige arbeidsongeschiktheid (b-grond). De werknemer kan door ziekte zijn eigen werk langdurig niet meer doen. Herstel binnen 26 weken is niet te verwachten.

Voor de overige gronden, zoals disfunctioneren, verwijtbaar handelen of een verstoorde arbeidsverhouding, dient u een verzoek tot ontbinding in bij de kantonrechter. Een ontslagvergunning aanvragen heeft dan geen zin. Komt u er samen met de werknemer uit, dan kunt u de arbeidsovereenkomst ook met wederzijds goedvinden beëindigen met een beëindigingsovereenkomst. Een procedure bij het UWV is dan niet nodig.

Let bij langdurige ziekte op het opzegverbod. Gedurende de eerste twee jaar (104 weken) van ziekte mag u in de regel niet opzeggen. Een aanvraag op de b-grond komt pas tegen het einde van die periode aan de orde, en alleen als u voldoende aan de re-integratie heeft gewerkt.

Onderzoek vóór de aanvraag altijd of er alternatieven zijn. Kan de werknemer in een andere passende functie aan de slag? Is scholing een reële optie? Bij bedrijfseconomisch ontslag moet u bovendien bepalen welke werknemer voor ontslag in aanmerking komt. Daarvoor gelden de regels van de Ontslagregeling, zoals het afspiegelingsbeginsel. U kunt dus niet zelf kiezen wie vertrekt.

Zorg ten slotte dat u kunt bewijzen waarom ontslag nodig is. Het UWV beoordeelt uw aanvraag op de stukken. Hoe beter de redenen op papier staan, hoe beter het UWV uw aanvraag kan toetsen.

Het overzicht hieronder laat per fase zien wat het hoofddoel is. Zo houdt u het traject overzichtelijk.

Stap 2: Verzamel de stukken voor de aanvraag

Het UWV beslist op basis van de stukken die u aanlevert. Een volledig dossier is daarom de belangrijkste voorbereiding.

Begin met de basisstukken over het dienstverband. Dat zijn de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving en relevante correspondentie met de werknemer. Deze stukken laten zien welke functie de werknemer heeft en onder welke voorwaarden hij werkt.

Bij een aanvraag om bedrijfseconomische redenen moet u aantonen waarom arbeidsplaatsen vervallen. Denk aan jaarrekeningen, tussentijdse cijfers, prognoses, omzetoverzichten en een beschrijving van de reorganisatie. Laat zien welke functies vervallen en hoe u de werknemers voor ontslag heeft geselecteerd. Een slordige of onvolledige financiële onderbouwing maakt de aanvraag kwetsbaar.

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid vraagt het UWV in elk geval om de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving en een verklaring van de bedrijfsarts die niet ouder is dan drie maanden. Stuur ook de WIA-beslissing mee als die er is. Heeft de werknemer een IVA-uitkering, dan is een verklaring van de bedrijfsarts niet nodig. Leg ook uit waarom u verwacht dat de werknemer binnen 26 weken nog steeds niet kan werken.

Voeg in beide gevallen stukken toe waaruit blijkt dat u heeft geprobeerd de werknemer te herplaatsen. Denk aan een overzicht van vacatures, verslagen van gesprekken over andere functies of scholing, en de reden waarom die opties niet passend waren. Juist hierop toetst het UWV kritisch.

Controleer vóór het indienen of alle stukken compleet, actueel en met elkaar in overeenstemming zijn. Tegenstrijdigheden tussen het formulier en de bijlagen leiden tot vragen en vertraging.

De checklist hieronder helpt u bij het verzamelen. Welke stukken nodig zijn, hangt af van de ontslaggrond.

Stap 3: Vul het aanvraagformulier volledig in

Het aanvraagformulier voor bedrijfseconomisch ontslag bestaat uit drie delen: A, B en C. Een volledig en consistent ingevuld formulier voorkomt dat het UWV om aanvulling moet vragen.

In deel A vult u uw eigen gegevens als werkgever in. Zorg dat bedrijfsgegevens en contactgegevens juist en actueel zijn, zodat het UWV u snel kan bereiken.

Deel B vult u in voor alle werknemers voor wie u ontslag aanvraagt. Vermeld per werknemer onder meer de functie en de gegevens van het dienstverband. Controleer of deze gegevens overeenkomen met de arbeidsovereenkomst en de personeelsadministratie.

In deel C legt u uit waarom het ontslag nodig is. Dit is het belangrijkste onderdeel. Beschrijf feitelijk wat er verandert in uw organisatie, welke functies vervallen, hoe u de afspiegeling heeft toegepast en waarom herplaatsing niet mogelijk is. Verwijs naar de bijlagen die uw verhaal onderbouwen.

Voor een aanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid gebruikt u een apart formulier. Ook daar draait het om de onderbouwing: waarom kan de werknemer zijn werk niet meer doen, waarom is herstel binnen 26 weken niet te verwachten en waarom is er geen ander passend werk?

Let op de bekende valkuilen. Vermijd vage of tegenstrijdige informatie. Een algemene verwijzing naar “slechte cijfers” zonder getallen of een herplaatsingsonderzoek zonder concrete uitkomst overtuigt niet. Wees specifiek en concreet.

Loop het formulier na het invullen nog één keer volledig na. Kloppen de gegevens, zijn alle bijlagen genoemd en sluit de onderbouwing aan bij de stukken? Een laatste controle voorkomt onnodige vertraging.

Stap 4: Dien de aanvraag in bij het UWV

U uploadt het formulier met alle bijlagen via het werkgeversportaal van het UWV. Daarvoor heeft u eHerkenning nodig; u kunt de aanvraag ook per post versturen.

Regel eHerkenning op tijd als u die nog niet heeft. Zonder eHerkenning kunt u niet inloggen op het werkgeversportaal. Kiest u voor indiening per post, stuur de aanvraag dan naar het postadres van de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening van het UWV in uw werkgebied.

Wilt u eerst met de werknemer onderhandelen over een beëindiging met wederzijds goedvinden? Bij een aanvraag om bedrijfseconomische redenen kunt u het UWV volgens zijn eigen informatie 14 dagen uitstel vragen. U vult dan alleen deel A in. Uiterlijk op de laatste dag van het uitstel laat u het UWV weten wat het resultaat is. Reageert u niet of niet op tijd, dan geldt dat als intrekking van de aanvraag.

Zorg dat alle stukken compleet en goed leesbaar zijn. Is de aanvraag onvolledig, dan ontvangt u een brief van het UWV. U moet de ontbrekende informatie dan binnen acht dagen insturen. Het UWV behandelt de aanvraag pas als alle benodigde gegevens binnen zijn.

Het UWV toetst of er een redelijke grond voor ontslag is en of herplaatsing niet mogelijk is. Bij bedrijfseconomisch ontslag kijkt het UWV ook of u de juiste werknemer heeft geselecteerd. Houd er rekening mee dat het UWV vragen kan stellen over elk van deze onderdelen.

Stap 5: Volg de procedure en reageer op tijd

Na indiening krijgt de werknemer een kopie van de aanvraag en twee weken om verweer te voeren. Daarna volgt hoor en wederhoor, waarna het UWV beslist.

Het UWV stuurt u het verweer van de werknemer toe. U mag daarop reageren, waarna de werknemer nog eens kan antwoorden. Gebruik uw reactie om concreet in te gaan op de punten die de werknemer aanvoert. Herhaal niet alleen uw aanvraag.

Volgens het UWV duurt de behandeling meestal ongeveer vier weken. Bij een onvolledige aanvraag of een uitgebreide tweede ronde kan het langer duren. Log regelmatig in op het werkgeversportaal en zorg dat uw contactgegevens actueel zijn. Zo mist u geen verzoek om informatie.

Vraagt het UWV om aanvullende informatie, reageer dan volledig en binnen de gestelde termijn. Een onvolledige of late reactie vertraagt de procedure. Zij kan er ook toe leiden dat het UWV de aanvraag niet in behandeling neemt.

Bewaar alle correspondentie met het UWV en de werknemer overzichtelijk. U heeft die stukken nodig als de zaak later toch bij de kantonrechter terechtkomt. Een volledig archief helpt u dan om snel te reageren.

Blijf tijdens de procedure ook in gesprek met de werknemer. Een beëindigingsovereenkomst blijft mogelijk zolang het UWV nog niet heeft beslist. Kiest u daarvoor, dan kunt u de aanvraag intrekken.

Stap 6: Beoordeel de beslissing en zeg tijdig op

Geeft het UWV toestemming, dan moet u de arbeidsovereenkomst binnen vier weken schriftelijk opzeggen. Weigert het UWV, dan kunt u geen bezwaar maken; u kunt wel de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Lees de beslissing van het UWV goed door. Daarin staat niet alleen of toestemming is verleend, maar ook op welke gronden. Die motivering is van belang als de werknemer later naar de rechter stapt.

Toestemming verleend. De toestemming is vier weken geldig. Binnen die termijn zegt u de arbeidsovereenkomst schriftelijk op, met inachtneming van de opzegtermijn. Volgens artikel 7:671a BW mag u de duur van de UWV-procedure in mindering brengen op de opzegtermijn, maar er moet altijd ten minste één maand overblijven. U betaalt in de regel de transitievergoeding volgens artikel 7:673 BW. Controleer vóór de opzegging ook of er een opzegverbod geldt, bijvoorbeeld bij zwangerschap of lidmaatschap van de ondernemingsraad. Voor ziekte geldt een uitzondering: is de werknemer pas ziek geworden nadat het UWV uw aanvraag had ontvangen, dan staat die ziekte niet aan de opzegging in de weg.

Een voorbeeld ter illustratie. Een productiebedrijf sluit een afdeling en vraagt toestemming om drie werknemers te ontslaan. Het UWV geeft op 1 maart toestemming. De werkgever moet dan binnen vier weken na 1 maart schriftelijk opzeggen. Heeft een werknemer een opzegtermijn van twee maanden en heeft de procedure ruim een maand geduurd, dan mag de werkgever die maand aftrekken. Er blijft een opzegtermijn van één maand over.

Toestemming geweigerd. Tegen de beslissing van het UWV staat geen bezwaar open. U kunt wel de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Volgens het UWV moet u dat verzoek doen binnen twee maanden na de beslissing. U kunt ook bekijken of een nieuwe aanvraag met een betere onderbouwing of een beëindigingsovereenkomst een beter alternatief is.

De positie van de werknemer. Ook de werknemer kan geen bezwaar maken tegen de toestemming. Hij kan het ontslag wel aanvechten bij de kantonrechter, binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst. De rechter kan dan herstel van de arbeidsovereenkomst of een billijke vergoeding toekennen. Een zorgvuldig dossier is dus ook na de toestemming van belang.

Bewaar de beslissing, de opzeggingsbrief en alle correspondentie. Deze stukken heeft u nodig als de werknemer het ontslag aanvecht of als er discussie ontstaat over de transitievergoeding.

Waar let u als werkgever op?

• Controleer of de ontslaggrond onder onderdeel a of b van artikel 7:669 lid 3 BW valt.
• Pas bij bedrijfseconomisch ontslag het afspiegelingsbeginsel uit de Ontslagregeling toe en leg de selectie vast.
• Wacht bij langdurige ziekte tot de 104 weken zijn verstreken en voeg een verklaring van de bedrijfsarts toe die niet ouder is dan drie maanden.
• Zeg binnen vier weken na de toestemming schriftelijk op, met een opzegtermijn van ten minste één maand.

Waar let u als werknemer op?

• Voer binnen twee weken verweer bij het UWV.
• Controleer of de afspiegeling juist is toegepast en of er passende vacatures waren.
• Ga na of er een opzegverbod geldt, bijvoorbeeld bij zwangerschap, lidmaatschap van de ondernemingsraad of ziekte die begon vóór de aanvraag.
• Controleer de berekening van de transitievergoeding (artikel 7:673 BW).
• Wilt u het ontslag aanvechten, dan moet het verzoek binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter liggen.

Wat kunnen wij voor u doen bij een ontslagvergunning?

Wij staan werkgevers en werknemers bij in de procedure bij het UWV en daarna.

• Wij beoordelen of de ontslaggrond bij het UWV of bij de kantonrechter thuishoort en welke route het meest haalbaar is.
• Wij stellen de aanvraag op, met de onderbouwing in deel C en de afspiegeling volgens de Ontslagregeling.
• Wij stellen het verweer of de reactie op het verweer op, binnen de termijnen die het UWV stelt.
• Wij beoordelen of een beëindigingsovereenkomst een beter alternatief is en stellen die op.
• Wij dienen na een weigering het verzoek tot ontbinding in, of voor de werknemer een verzoek om herstel of een billijke vergoeding.

Samengevat

• Een ontslagvergunning van het UWV is alleen nodig bij bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid (artikel 7:669 lid 3 BW, onderdelen a en b). Andere gronden gaan naar de kantonrechter.

• U moet aantonen dat er een redelijke grond is en dat herplaatsing niet mogelijk is. Bij bedrijfseconomisch ontslag gelden ook de selectieregels van de Ontslagregeling.

• U dient de aanvraag in via het werkgeversportaal met eHerkenning of per post; de werknemer krijgt twee weken voor verweer.

• Na toestemming zegt u binnen vier weken schriftelijk op, met een opzegtermijn van ten minste één maand.

• Tegen de beslissing staat geen bezwaar open. Na een weigering kunt u de kantonrechter om ontbinding vragen.

Veelgestelde vragen

Meer over hoe Law & More u hierbij helpt, leest u op de pagina arbeidsrecht advocaat.