Arbeidsrecht in een hybride wereld: Richtlijnen voor grensoverschrijdend thuiswerken

De moderne werkplek stopt allang niet meer bij de landsgrens. Steeds meer mensen werken gewoon vanuit hun huis in een ander land dan waar hun werkgever zit.

Dat klinkt makkelijk, maar er komen meteen ingewikkelde juridische vragen bij kijken. Zowel werkgevers als werknemers moeten zich door een doolhof van regels heen worstelen.

Grensoverschrijdend thuiswerken vraagt om goede afspraken over arbeidsrecht, sociale zekerheid en belastingen. Werkgevers moeten rekening houden met allerlei nationale wetten.

Werknemers moeten weten waar ze recht op hebben en wat hun plichten zijn in verschillende landen.

Van contracten tot ziekteverlof, van privacy tot arbo—grensoverschrijdend werken raakt werkelijk alles aan. Je raakt al snel verstrikt in de details als je niet oplet.

Hybride werken en grensoverschrijdend thuiswerken: Essentiële begrippen

Deze nieuwe manieren van werken brengen allerlei juridische en praktische uitdagingen met zich mee. Je moet de definities en mogelijke problemen snappen, anders loop je snel vast.

Definitie van hybride werken en grensoverschrijdend thuiswerken

Hybride werken betekent simpelweg dat je afwisselt tussen verschillende werkplekken. Soms thuis, soms op kantoor, af en toe misschien in een werkhub.

Dit concept kreeg een flinke boost door de coronacrisis. Toen moest iedereen ineens thuiswerken, en nu willen veel mensen niet meer anders.

Grensoverschrijdend thuiswerken houdt in dat je voor een werkgever in een ander land werkt, maar gewoon thuiszit. Vooral in grensregio’s zie je dit veel.

In Nederland werken aardig wat mensen voor een Duitse of Belgische baas. Andersom werken er ook buitenlanders voor Nederlandse bedrijven, gewoon vanuit hun eigen huis.

Het verschil is niet ingewikkeld, maar wel belangrijk. Hybride werken is schakelen tussen werkplekken binnen één land.

Grensoverschrijdend thuiswerken betekent dat je in een ander land woont dan waar je werkgever zit.

Belangrijkste uitdagingen voor werkgevers en werknemers

Werkgevers en werknemers lopen al snel tegen juridische en praktische problemen aan.

Voor werkgevers zijn dit de grootste kopzorgen:

• Belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen in meerdere landen
• Arbeidsomstandighedenwetten die per land verschillen
• Onzekerheid over regelgeving en tijdelijke maatregelen
• Lastige administratie voor grensarbeiders

Veel werkgevers weten niet goed welke info ze moeten geven. De regels zijn vaak te ingewikkeld en veranderen ook nog eens snel.

Werknemers hebben weer andere zorgen:

• Onzekerheid over belastingen
• Verschillende rechten op sociale zekerheid
• Beperkte thuiswerkmogelijkheden door regelgeving
• Ongelijke behandeling vergeleken met collega’s

Grensarbeiders krijgen vaak stress van die onzekerheid. Sommigen zoeken zelfs werk dichter bij huis, en dat leidt tot meer verloop bij bedrijven aan de grens.

De 25%-regel uit de sociale zekerheidsregeling is een heet hangijzer. Je mag maximaal 25% van je tijd in je woonland werken zonder dat het gevolgen heeft.

Arbeidsrechtelijke kaders bij grensoverschrijdend werken

Europese regels bepalen welk arbeidsrecht geldt en welke rechter bevoegd is bij grensoverschrijdend werken. Het land waar je gewoonlijk werkt, is daarbij meestal leidend.

Toepasselijk arbeidsrecht en rechtskeuze

De Rome I-Verordening regelt welk arbeidsrecht van toepassing is. Werkgevers en werknemers mogen samen kiezen welk recht op hun contract geldt.

Toch kan een werknemer nooit minder bescherming krijgen dan de gunstigste regels. Is het Nederlandse arbeidsrecht beter voor de werknemer? Dan blijft die bescherming gewoon gelden.

Hoofdregel: Het recht van het land waar je meestal werkt, geldt. Werk je op verschillende plekken, dan telt waar je het grootste deel van je taken doet.

Als dat niet duidelijk is, geldt het recht van het land waar de werkgever die je heeft aangenomen, zit.

Soms geldt het recht van een ander land, bijvoorbeeld als het contract een kennelijk nauwere band heeft met dat land. Zaken als sociale verzekeringen en belastingen spelen daar een rol.

Bevoegde rechter en geschillenbeslechting

De EEX-Verordening bepaalt welke rechter bevoegd is. Er zijn aparte regels voor werknemers en werkgevers.

Werknemers kunnen kiezen uit drie opties:

• De Nederlandse rechter waar de werkgever zijn hoofdvestiging heeft
• De rechter in het land waar ze meestal werken
• De rechter waar de vestiging zit die hen heeft aangenomen

Werkgevers hebben minder opties. Zij kunnen alleen een procedure starten in het land waar de werknemer woont.

Woont de werknemer buiten de EU? Dan is vaak de Nederlandse rechter bevoegd. Het Nederlandse Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering regelt dan de details.

Eerlijk gezegd, werkgevers moeten zich echt goed verdiepen in deze regels voordat ze hybride werken mogelijk maken.

Arbeidsovereenkomst en contractuele afspraken

De arbeidsovereenkomst is het fundament van hybride werkafspraken. Hierin moeten duidelijke afspraken staan over waar en wanneer gewerkt wordt.

Werkgevers zullen contracten moeten aanpassen om grensoverschrijdend thuiswerken juridisch dicht te timmeren.

Afspraken over de arbeidsplaats en werktijd

In het contract moet zwart-op-wit staan waar en wanneer je werkt. Werkgevers zijn verplicht de werkplek helder te omschrijven.

Bij hybride werken kun je bijvoorbeeld opnemen: “kantoor en thuiswerklocatie” of “Nederland en andere EU-landen”. Zo blijft het flexibel, maar wel duidelijk.

Belangrijke punten in het contract:

• Primaire werkplek (kantoor of thuis)
• Maximaal aantal thuiswerkdagen per week
• Kernuren waarop je bereikbaar bent
• Overlegmomenten op kantoor

Werktijden moeten ook helder zijn. Werkgevers kunnen kiezen voor vaste uren of flexibele tijden met kernuren.

Bij grensoverschrijdend werken kunnen andere arbeidstijdenwetten gelden. Werkgevers moeten checken welke regels in het tijdelijke werkland van toepassing zijn.

Flexibiliteit in arbeidsduur en locatie

Arbeidsovereenkomsten worden steeds flexibeler, zowel qua uren als werkplek. Werkgevers kunnen verschillende modellen opnemen in het contract.

Sommige werkgevers laten werknemers alles zelf bepalen. Anderen willen vaste kantoordagen.

Voorbeelden van flexibiliteit:

• Volledig vrije keuze van werkplek
• Minimaal aantal kantoordagen per week
• Flexibele werktijden binnen bepaalde grenzen
• Resultaatgericht werken zonder vaste uren

Werk je vanuit het buitenland? Dan krijg je te maken met andere belasting- en socialezekerheidsregels. Het contract moet duidelijk zijn over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Werkgevers moeten ook afspraken maken over vergoedingen en voorzieningen. Denk aan thuiswerkvergoedingen, internetkosten en ergonomisch meubilair.

Wijzigingen onder de Wet flexibel werken (Wfw)

De Wet flexibel werken geeft werknemers het recht om aanpassingen in werktijd, werkplek of arbeidsduur aan te vragen. Werkgevers moeten deze verzoeken serieus behandelen en gemotiveerd antwoorden.

Sinds de invoering van de Wfw hebben werknemers meer juridische basis voor thuiswerk- en flexibiliteitsverzoeken. Werkgevers mogen alleen weigeren als er echt zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn.

WFW-rechten werknemers:

• Verzoek tot thuiswerken indienen

• Aanpassing werktijden aanvragen

• Wijziging arbeidsduur voorstellen

• Gemotiveerde reactie binnen redelijke termijn

Werkgevers stemmen hun hybride werkbeleid af op de WFW-bepalingen. Een helder beleid voorkomt eindeloze discussies en geeft werknemers meer zekerheid over wat wel en niet kan.

Bij afwijzing moet de werkgever met concrete bedrijfsredenen komen. Algemene bezwaren zijn meestal niet genoeg om verzoeken af te wijzen onder de huidige wetgeving.

Sociale zekerheid en fiscale aandachtspunten bij grensoverschrijdend thuiswerken

Grensoverschrijdend thuiswerken brengt uitdagingen voor werknemers én werkgevers. De 50%-regel bepaalt vaak welk socialezekerheidsstelsel geldt, terwijl belastingverplichtingen afhangen van waar je werkt.

Socialezekerheidsstelsel en verzekeringsplicht

Werknemers die grensoverschrijdend thuiswerken vallen onder Europese sociale zekerheidsregels. Het arbeidsland bepaalt normaal gesproken het socialezekerheidsstelsel.

Sinds juli 2023 geldt een Europese Kaderovereenkomst voor thuiswerken. Werknemers die maximaal 50% van hun werktijd thuiswerken, blijven verzekerd in het arbeidsland.

Ga je over de 50%-grens heen? Dan val je vaak onder het socialezekerheidsstelsel van het woonland. Dat heeft gevolgen voor:

• Premieafdrachten van werkgevers

• Uitkeringsrechten van werknemers

• Pensioenaanspraken

• Ziektekostenverzekering

Werkgevers moeten die grens goed in de gaten houden. Anders ontstaan er snel dubbele administratieve verplichtingen in twee landen.

Belastingpositie en dubbele afdrachten

Belastingverdragen bepalen waar loonbelasting betaald moet worden. Werkdagen in het woonland zijn meestal belastbaar in dat woonland.

Nederland en België hebben afspraken over vaste inrichtingen. Werk je 50% of minder thuis, dan ontstaat er geen vaste inrichting. Werk je meer dan 50% thuis, dan hangt het af van de specifieke situatie.

Voor werkgevers liggen er risico’s op de loer:

• Dubbele belastingverplichtingen

• Administratieve lasten in meerdere landen

• Compliance-risico’s

Werknemers kunnen te maken krijgen met:

• Belastingplicht in meerdere landen

• Complexe aangifteverplichtingen

• Verschillende belastingtarieven

Werkgevers doen er verstandig aan om vooraf afspraken te maken over thuiswerkdagen. Het bijhouden van werkdagregistraties is eigenlijk onmisbaar voor correcte belasting- en premieafdrachten.

Arbobeleid en verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek

Werkgevers hebben wettelijke verplichtingen onder de Arbowet, die ook gelden voor thuiswerkplekken. De zorgplicht betekent dat je risico’s in kaart moet brengen en de werkplek ergonomisch moet inrichten.

Verplichtingen onder de Arbowet voor thuiswerken

De Arbowet maakt geen onderscheid tussen kantoor en thuiswerken. Werkgevers blijven volledig verantwoordelijk voor veilige arbeidsomstandigheden.

De zorgplicht geldt binnen redelijke grenzen. Werkgevers moeten actief instructies geven over gezond werken en regelmatig in gesprek gaan over arbeidsomstandigheden.

Belangrijkste verplichtingen:

• Zorgen voor veilige en gezonde werkplek

• Actieve instructie aan werknemers

• Overleg over arbobeleid voeren

• Passende maatregelen treffen bij klachten

Werknemers moeten problemen melden. Open communicatie is essentieel voor goed arbobeleid bij thuiswerken.

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

De risico-inventarisatie en -evaluatie moet thuiswerkplekken expliciet meenemen. Werkgevers leggen schriftelijk vast welke risico’s thuiswerken met zich meebrengt.

Waar moet je aan denken bij de RI&E?

• Fysieke risico’s: Houding, verlichting, ergonomie

• Psychosociale arbeidsbelasting: Werkstress, isolatie

• Beeldschermwerk: Oogklachten, RSI-risico’s

De bedrijfsarts of arbodeskundigen kunnen adviseren bij het opstellen van de RI&E. Risicobeperkende maatregelen moeten concreet beschreven staan.

Werkgevers moeten de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging betrekken bij het arbobeleid. Is die er niet? Dan moet je met individuele werknemers overleggen.

Inrichting van de ergonomische thuiswerkplek

De thuiswerkplek moet voldoen aan ergonomische basisregels volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit. Vooral voor beeldschermwerk gelden er extra eisen.

Ergonomische vereisten:

• Juiste stoel- en tafelhoogte

• Beeldscherm op ooghoogte

• Muis dichtbij het lichaam

• Goede ondersteuning voeten en onderrug

Voor beeldschermwerk zijn er nog wat extra punten:

• Beeldscherm van goede kwaliteit en instelbaar

• Gescheiden beeldscherm en toetsenbord

• Voldoende verlichting zonder hinderlijke spiegeling

• Regelmatig afwisselen met andere taken

Gebruik je een laptop? Dan heb je meestal een extern toetsenbord, muis en beeldscherm nodig. Werkgevers moeten onderzoek mogelijk maken bij oog- of gezichtsklachten door beeldschermwerk.

Ziekte, arbeidsongeschiktheid en re-integratie in een internationale context

Werknemers die vanuit het buitenland voor Nederlandse werkgevers werken, vallen onder Nederlandse wet- en regelgeving bij ziekte. Dat levert soms lastige situaties op voor werkgevers én werknemers bij het naleven van re-integratieverplichtingen.

Do’s en don’ts bij ziekte van werknemers in het buitenland

Do’s:

• Pas de Nederlandse ziektewet toe, ongeacht waar de werknemer zit

• Zorg voor begeleiding via telefoon of Teams/Zoom

• Schakel tolken in als taal een probleem is

• Leg alle communicatie en afspraken goed vast

• Werk samen met lokale re-integratiebedrijven in het woonland

Don’ts:

• Ga er niet vanuit dat buitenlandse regels gelden

• Negeer de Wet verbetering Poortwachter niet

• Laat communicatie niet mislopen door taalverschillen

• Stel re-integratie niet uit vanwege afstand

Nederlandse werkgevers betalen tot maximaal 104 weken loon door. Dit geldt ook voor werknemers die in het buitenland wonen. De bedrijfsarts begeleidt werknemers op afstand met digitale middelen.

Re-integratieverplichtingen en rol van werkgever en bedrijfsarts

Werkgevers hebben voor buitenlandse werknemers dezelfde re-integratieverplichtingen als voor Nederlandse. Kan iemand niet terug naar zijn eigen werk? Dan start het tweede spoor traject.

Werkgeversverplichtingen:

• Start op tijd het tweede spoor traject

• Begeleid de zoektocht naar passend werk bij een andere werkgever

• Sta sollicitaties in het woonland toe

• Leg de nadruk op inspanningen, niet op het eindresultaat

De bedrijfsarts beoordeelt arbeidsgeschiktheid op afstand. UWV kijkt vooral naar de inspanningen die zijn geleverd om sancties te voorkomen. Werknemers moeten aantonen dat ze actief solliciteren op passende functies.

Passend werk moet aansluiten bij wat de werknemer aankan. Voor vrachtwagenchauffeurs kan dat bijvoorbeeld deeltijdwerk zijn dat past bij hun fysieke mogelijkheden.

Privacy, controle en medezeggenschap bij hybride en grensoverschrijdend werken

Hybride werken brengt nieuwe uitdagingen rondom privacy en controle. Werkgevers moeten de AVG naleven als ze werknemers thuis willen controleren, en medezeggenschap krijgt een grotere rol bij het afwegen van belangen.

Privacyregels en AVG bij toezicht op afstand

De AVG geldt onverminderd bij hybride werken. Werkgevers die toezicht willen houden op werknemers thuis, moeten zich aan alle privacyregels houden.

Dit geldt voor allerlei vormen van gegevensverwerking:

• Tijd- en aanwezigheidsregistratie via digitale systemen

• E-mail en internetmonitoring op apparaten van werknemers

• Gebruik van camera’s tijdens videovergaderingen

• Toegangscontrole tot bedrijfssystemen op afstand

Werkgevers moeten duidelijk maken welke gegevens ze verzamelen. Ze moeten ook uitleggen waarom en hoe lang ze die informatie bewaren.

Bij grensoverschrijdend werken wordt het ingewikkelder. Verschillende landen hebben soms andere privacywetten. Werkgevers doen er goed aan te checken welke regels gelden in het land waar de werknemer thuiswerkt.

Gerechtvaardigd belang bij controlemaatregelen

Werkgevers mogen alleen controleren als ze daar echt een gerechtvaardigd belang bij hebben. De controle moet dus echt nodig zijn voor het bedrijf.

Voorbeelden van gerechtvaardigd belang:

• Bescherming van bedrijfsgeheimen
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Beveiliging van IT-systemen
• Controle op arbeidsproductiviteit

De controle moet in verhouding staan tot het doel. Werkgevers mogen niet zomaar meer gegevens verzamelen dan strikt noodzakelijk is.

Ze moeten altijd rekening houden met de privacy van hun werknemers. Bij thuiswerken ligt dat nog gevoeliger.

De werkplek is dan immers de privéruimte van de werknemer. Werkgevers mogen deze privacy niet zomaar schenden.

Rol van medezeggenschap en werknemersparticipatie

De ondernemingsraad speelt een grote rol als het gaat om privacy en controle. Zij moeten de belangen van werkgever en werknemer zorgvuldig tegen elkaar afwegen.

De ondernemingsraad stelt vaak kritische vragen:

• Kunnen werknemers gevolgd worden in hun gedrag?
• Welke informatie wordt precies bewaard, en waarom?
• Hoe lang blijft die informatie opgeslagen?
• Wie mag er eigenlijk bij die gegevens?

Instemmingsrecht geldt voor:

• Nieuwe controlesystemen
• Wijzigingen in privacybeleid
• Invoering van monitoring software
• Aanpassing van toegangsregels

Bij grensoverschrijdend werken moet de ondernemingsraad extra alert zijn. Ze checken of het bedrijf zich aan internationale regels houdt.

Ze moeten ook zorgen dat werknemers in andere landen voldoende beschermd zijn.

Frequently Asked Questions

Grensoverschrijdend thuiswerken levert lastige juridische vragen op. Werkgevers moeten rekening houden met verschillende wetten, belastingregels en verzekeringen die per land kunnen verschillen.

Welke wetgeving is van toepassing op werknemers die grensoverschrijdend thuiswerken voor een internationaal bedrijf?

Binnen de EU bepaalt de Rome I-Verordening welk recht geldt. Meestal geldt het recht van het land waar de werknemer het grootste deel van zijn werk doet.

Dat blijft zo, ook als iemand tijdelijk in een ander land werkt. Is er geen duidelijk “gewoonlijk werkland”, dan geldt het recht van het land waar de vestiging zit die de werknemer heeft aangenomen.

Soms kan een nauwere band met een ander land ervoor zorgen dat dat recht van toepassing is. Buiten de EU/EER gelden weer andere regels.

Dan kijkt de rechter naar het nationale recht van het land waar hij of zij zit.

Welke fiscale verplichtingen moeten werkgevers overwegen bij het opzetten van hybride werkplekmodellen voor hun werknemers?

Werkgevers moeten bepalen in welk land een werknemer belastingplichtig is als die grensoverschrijdend thuiswerkt. Dat hangt af van het aantal werkdagen per land en van belastingverdragen.

De 183-dagenregel is vaak belangrijk. Werkt iemand meer dan 183 dagen per jaar in een ander land, dan wordt diegene daar meestal belastingplichtig.

Werkgevers moeten loonheffingen in het juiste land afdragen. Daarvoor heb je een goed systeem nodig dat precies bijhoudt waar iemand werkt.

Belastingverdragen tussen landen voorkomen meestal dubbele belasting. Werkgevers moeten die verdragen dus goed kennen.

Hoe kunnen bedrijven de naleving van arbeidsrechtregels garanderen wanneer werknemers vanuit verschillende landen werken?

Bedrijven moeten duidelijke contracten opstellen. Daarin staat welk recht van toepassing is.

Die contracten moeten voldoen aan de minimale bescherming van alle betrokken landen. Een helder beleid voor hybride werken helpt enorm.

Het beleid moet regelmatig worden aangepast aan veranderende wetgeving. Training van HR-medewerkers is echt onmisbaar.

HR moet weten welke regels waar gelden. Soms is externe juridische hulp nodig, zeker bij lastige situaties.

Specialisten kunnen dan adviseren over regels in specifieke landen.

Welke verzekeringstechnische aspecten moeten in acht genomen worden voor werknemers die thuiswerken in een ander land dan waar het bedrijf gevestigd is?

Binnen de EU regelt Europese wetgeving de sociale zekerheid. Werknemers blijven meestal verzekerd in het land waar ze gewoonlijk werken, zelfs als ze tijdelijk elders zijn.

Buiten de EU/EER kunnen problemen ontstaan. Werknemers kunnen dubbel verzekerd raken of juist helemaal geen dekking hebben.

Arbeidsongevallen tijdens thuiswerk in het buitenland vallen onder aparte regels. Werkgevers moeten checken of hun verzekering ook geldt voor werknemers in andere landen.

Ziekteverzuim vraagt om aangepaste procedures. Werkgevers kunnen niet eisen dat een zieke werknemer uit het buitenland naar Nederland komt voor een bedrijfsarts.

Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor het opstellen van een thuiswerkbeleid voor grensoverschrijdend werk binnen de EU?

Het beleid moet duidelijk maken in welke landen werknemers mogen thuiswerken. Leg ook vast hoe lang iemand per land mag thuiswerken.

Arbeidsomstandigheden moeten voldoen aan de Arbeidsomstandighedenwet. Werkgevers houden hun zorgplicht, ook als iemand in het buitenland werkt.

Privacy en gegevensbescherming zijn extra belangrijk bij grensoverschrijdend werk. De AVG geldt voor alle EU-landen, maar de uitvoering verschilt soms.

Vertel werknemers duidelijk wat de gevolgen zijn voor belasting en sociale zekerheid. Dat voorkomt gedoe achteraf.

Hoe dienen werkgevers om te gaan met verschillen in arbeidscultuur en wettelijke eisen bij hybride werkregelingen?

Werkgevers moeten lokale arbeidsregels respecteren, ook als werknemers tijdelijk in andere landen werken.

Het is dus echt nodig om de lokale wetgeving te kennen.

Verschillende landen hanteren andere regels over werktijden en rustperiodes. Je thuiswerkbeleid moet eigenlijk rekening houden met de strengste regels die je tegenkomt.

Goede communicatie over verwachtingen helpt misverstanden voorkomen.

Werkgevers doen er verstandig aan om duidelijk te maken welke regels gelden voor werknemers in verschillende landen.

Flexibiliteit in beleid is belangrijk om aan uiteenlopende wettelijke eisen te voldoen. Een stug beleid werkt simpelweg niet bij grensoverschrijdend thuiswerken, toch?