Soms kom je als werkgever in situaties waarin je overweegt om loon in te houden bij een werknemer. Denk aan ziektekostenpremies, boetes of studiekosten.
Maar wanneer mag dat nou eigenlijk volgens de wet?
Een werkgever mag alleen loon inhouden met schriftelijke toestemming van de werknemer, behalve bij wettelijk verplichte inhoudingen zoals belastingen en pensioenpremies.
Er gelden strikte regels voor hoeveel je mag inhouden en wanneer dat mag.
Het Nederlandse arbeidsrecht stelt duidelijke grenzen aan looninhoudingen om werknemers te beschermen. Je vindt verschillende situaties waarin inhoudingen wel of niet zijn toegestaan.
Er bestaat een belangrijk verschil tussen inhouden en verrekenen van bedragen. Het is verstandig om die regels goed te snappen, want het voorkomt gedoe achteraf.
Wettelijk kader voor looninhoudingen
De wet zegt precies wanneer een werkgever geld mag inhouden van het salaris. Er is een duidelijk verschil tussen loon inhouden en loon verrekenen.
De arbeidsovereenkomst speelt hierin een rol, maar niet altijd de doorslaggevende.
Wat zegt de wet over looninhoudingen?
Een werkgever mag alleen in bepaalde gevallen geld inhouden van het salaris. De wet maakt onderscheid tussen verplichte en niet-verplichte inhoudingen.
Verplichte inhoudingen zijn bedragen die de werkgever verplicht moet inhouden. Hiervoor heb je geen toestemming van de werknemer nodig.
- Loonheffingen
- Pensioenpremies
- Premies volksverzekeringen
Niet-verplichte inhoudingen mag je alleen doen met schriftelijke toestemming van de werknemer. Denk aan premies voor zorgverzekeringen of aanvullende pensioenregelingen.
Let op: het salaris mag na inhoudingen niet onder het minimumloon zakken. Zo beschermt de wet werknemers tegen te hoge inhoudingen.
Begrippen: loon inhouden vs. loon verrekenen
Loon inhouden en loon verrekenen zijn niet hetzelfde. De regels verschillen.
Loon inhouden betekent dat de werkgever bedragen voor de werknemer betaalt en dit geld van het salaris aftrekt. Het geld gaat naar een derde partij, bijvoorbeeld een verzekeraar.
Loon verrekenen doe je als een werknemer geld schuldig is aan de werkgever. De werkgever trekt het bedrag van het salaris af.
Voor huisvestingskosten mag je maximaal 25% van het minimumloon verrekenen. Andere bedragen kun je over meerdere loonperiodes spreiden als het salaris anders onder het minimumloon zou komen.
Arbeidsovereenkomst en afspraken over inhoudingen
Alleen de arbeidsovereenkomst is niet genoeg voor afspraken over looninhoudingen. Voor niet-verplichte inhoudingen heb je altijd schriftelijke toestemming van de werknemer nodig.
Die toestemming moet op papier staan. Een vage verwijzing in het contract is niet voldoende.
De werknemer moet echt akkoord gaan met de specifieke inhouding. Nieuwe inhoudingen mag je niet zomaar invoeren; je hebt opnieuw schriftelijke toestemming nodig.
Voor verplichte inhoudingen zoals belastingen en sociale premies geldt deze eis niet. Die zijn wettelijk geregeld en gaan automatisch.
Toegestane inhoudingen zonder toestemming
Bepaalde bedragen mag je als werkgever inhouden zonder schriftelijke toestemming. Het gaat hier alleen om wettelijk verplichte inhoudingen zoals belastingen en premies.
Loonheffingen en premies volksverzekeringen
Werkgevers moeten loonheffingen altijd inhouden op het salaris. Dat gebeurt automatisch, zonder dat je daarvoor toestemming hoeft te vragen.
De loonheffing bestaat uit verschillende onderdelen:
- Inkomstenbelasting
- Premies volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz)
- Premies werknemersverzekeringen (WW, WIA, Wko)
Premies volksverzekeringen zijn belangrijk voor uitkeringen. De AOW-premie geeft recht op pensioen vanaf de AOW-leeftijd.
De Anw-premie biedt een vangnet voor nabestaanden. Werkgevers moeten deze inhoudingen doen en iedere maand aan de Belastingdienst afdragen.
Het kan gebeuren dat het nettoloon onder het nettominimumloon uitkomt door deze inhoudingen. Dat mag, omdat het om verplichte bedragen gaat.
Pensioenpremies en wettelijke verplichtingen
Pensioenpremies zijn ook verplichte inhoudingen waarvoor je geen toestemming nodig hebt. Als er een pensioenregeling geldt, moet je deze premie inhouden.
De meeste werkgevers hebben zo’n verplichte regeling. Werknemers doen automatisch mee en betalen een deel van de premie via hun loon.
- WW-premies voor werkloosheid
- WIA-premies bij arbeidsongeschiktheid
- Wko-premies voor arbeidskosten
Deze premies liggen vast in de wet. Werkgevers moeten ze inhouden en op tijd afdragen aan het pensioenfonds of de Belastingdienst.
Ook hier mag het nettoloon onder het minimum uitkomen door deze verplichte inhoudingen. Je kunt er eigenlijk niet onderuit.
Inhoudingen met toestemming van de werknemer
Wil je andere bedragen van het loon inhouden? Dan heb je altijd schriftelijke toestemming van de werknemer nodig.
De regels zijn streng: de werknemer moet precies weten wat en waarvoor er wordt ingehouden.
Vereiste schriftelijke volmacht
De wet wil dat een werknemer een schriftelijke volmacht geeft voordat je bedragen mag inhouden. Een mondelinge afspraak geldt niet.
Alleen opnemen in de arbeidsovereenkomst is onvoldoende. De werknemer moet een apart document ondertekenen dat toestemming geeft voor de inhouding.
In die volmacht moet staan:
- Welke bedragen je inhoudt
- Waarvoor de inhouding is
- Hoe lang de inhouding duurt
Zonder zo’n schriftelijke volmacht mag je geen vrijwillige inhoudingen doen. Dat beschermt werknemers tegen ongewenste inhoudingen op hun loon.
Voorbeelden: zorgverzekering, personeelsvereniging
Veel werkgevers houden bedragen in voor verschillende doelen, maar alleen met toestemming van hun werknemers.
Zorgverzekering is een bekend voorbeeld. De werkgever betaalt de premie en haalt het bedrag van het loon af.
- Lidmaatschap personeelsvereniging
- Sportschool abonnementen
- Aanvullende pensioenpremies
- Kinderopvang kosten
Voor elk type inhouding moet de werknemer apart toestemming geven. Een algemene toestemming voor alles werkt niet.
Zo’n inhouding maakt het soms juist makkelijker voor werknemers om vaste kosten te betalen via hun werkgever. Maar het moet wel eerlijk en duidelijk geregeld zijn.
Beperkingen en voorwaarden
Zelfs met toestemming van de werknemer gelden er stevige beperkingen voor inhoudingen.
Het minimumloon mag je nooit onderschrijden. Komt de werknemer onder het minimumloon door een inhouding? Dan mag het simpelweg niet.
De werkgever moet erop letten dat:
- De inhouding proportioneel blijft
- De werknemer genoeg loon overhoudt om van te leven
- De volmacht geldig blijft zolang de inhouding loopt
Werknemers kunnen hun toestemming meestal weer intrekken. De voorwaarden hiervoor moeten duidelijk in de volmacht staan.
Bij twijfel over de geldigheid van inhoudingen kunnen werknemers altijd juridisch advies zoeken. Soms is dat ook gewoon verstandig.
Beperkingen en grenzen van looninhoudingen
Werkgevers mogen niet zomaar bedragen van het salaris afhalen. Het minimumloon vormt een harde grens. Er zijn daarnaast aparte regels voor huisvesting en cao-afspraken.
Minimumloon als absolute grens
Het minimumloon is dé grens bij looninhoudingen. Werkgevers mogen geen bedragen inhouden als de werknemer daardoor onder het minimumuurloon uitkomt.
Deze regel geldt ook voor vrijwillige inhoudingen, bijvoorbeeld zorgverzekeringen of pensioenaanvullingen. De werknemer moet altijd minimaal het wettelijk minimumloon overhouden.
Uitzonderingen op de minimumgrens:
- Verplichte wettelijke inhoudingen zoals loonheffing en pensioenpremies
- Premies volksverzekeringen
- Wettelijke sociale verzekeringen
Bij het verrekenen van loonvoorschotten mag het nettoloon soms wel onder het minimumloon zakken. Dat ligt net iets anders dan bij gewone inhoudingen.
Werkgevers kunnen inhoudingen over meerdere loonperioden spreiden als het bedrag te groot is. Ook vakantiegeld mag gebruikt worden voor verrekening, zolang het minimumloon maar overeind blijft.
Maximale inhoudingen bij huisvesting
Voor huisvestingskosten gelden aparte regels. Werkgevers mogen maximaal 25% van het minimumloon inhouden voor huisvesting.
Deze grens voorkomt dat werknemers te veel betalen voor woonruimte.
Belangrijke punten bij huisvesting:
- Maximaal 25% van het minimumloon
- Alleen voor werknemers die het minimumloon verdienen
- Verdient iemand meer, dan mag er ook meer worden ingehouden voor huisvesting
De huisvestingskosten worden verrekend, niet direct ingehouden. De werknemer is het bedrag aan de werkgever verschuldigd voor de geleverde woonruimte.
Cao-afspraken en bijzondere regelingen
Cao’s kunnen extra regels bevatten over looninhoudingen. Die afspraken zijn soms strenger dan de wet.
Werkgevers moeten cao-bepalingen volgen als die van toepassing zijn. Cao-afspraken kunnen bijvoorbeeld strengere grenzen stellen aan inhoudingen.
Veelvoorkomende cao-bepalingen:
- Hogere minimumgrenzen dan het wettelijk minimumloon
- Regels voor pensioeninhoudingen
- Afspraken over vakbondsbijdragen
Voor inhoudingen bij de werkgever zelf is een schriftelijke volmacht nodig. Die moet de werknemer ook weer kunnen intrekken. Dit speelt bijvoorbeeld als werknemers producten kopen bij hun werkgever.
Cao-afspraken kunnen ook bepalen welke bedragen automatisch mogen worden ingehouden zonder aparte toestemming.
Typische situaties waarin loon mag worden ingehouden
In sommige gevallen mag de werkgever loon van werknemers inhouden of korten. Denk aan onrechtmatig wegblijven, bepaalde situaties rond ziekte, of als derden beslag leggen op het loon.
Looninhouding bij onrechtmatig verzuim
Blijft een werknemer zonder geldige reden weg? Dan mag de werkgever loon inhouden. Dit geldt eigenlijk voor alle soorten ongeoorloofd verzuim.
Voorbeelden van onrechtmatig verzuim:
- Wegblijven zonder toestemming of melding
- Steeds te laat komen
- Niet komen opdagen na afgewezen ziekteverlof
- Meedoen aan een niet-erkende staking
De werkgever mag alleen het loon inhouden voor de uren die de werknemer niet gewerkt heeft. Het minimumloon moet altijd overblijven.
Bij herhaaldelijk verzuim kan de werkgever ook een waarschuwing geven of, als het echt uit de hand loopt, ontslag overwegen.
De werknemer moet van tevoren weten wat de regels rond verzuim zijn. Meestal staan die in het arbeidscontract of personeelshandboek.
Inhoudingen bij ziekte of arbeidsongeschiktheid
Bij ziekte gelden strikte regels voor loonbetaling. Een werkgever mag geen loon inhouden tijdens legitieme ziekteperiodes als de werknemer zich correct heeft ziekgemeld.
Situaties waarin inhoudingen mogelijk zijn:
- Onjuiste of te late ziekmelding
- Niet meewerken aan re-integratie
- Weigeren van controle door de bedrijfsarts
- Gedrag dat herstel belemmert
De werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer zich niet aan de afspraken houdt. Eenzijdig het loon verlagen mag niet.
In de eerste twee jaar van ziekte heeft de werknemer recht op minimaal 70% van het loon. Veel werkgevers vullen dit aan tot 100% via verzekeringen.
Bij langdurige arbeidsongeschiktheid neemt het UWV de loonbetaling over. De werkgever betaalt dan niet meer door.
Loonbeslag door derden
Loonbeslag ontstaat als schuldeisers via de rechtbank beslag leggen op het inkomen van een werknemer. De werkgever moet dan een deel van het loon aan de deurwaarder afstaan.
Typen loonbeslag:
- Conservatoir beslag (voor de zekerheid)
- Executoriaal beslag (daadwerkelijke inning)
- Beslag door de Belastingdienst
- Alimentatiebeslag
De werkgever mag nooit het hele loon inhouden. Er geldt een beslagvrije voet die de werknemer moet overhouden voor levensonderhoud.
Hoe hoog die beslagvrije voet is, hangt af van inkomen en gezinssituatie. Voor alleenstaanden ligt dit meestal rond de €1.400 per maand.
Als er meerdere beslagen zijn, gelden er voorrangsregels. Alimentatie gaat bijvoorbeeld voor op andere schulden. Werkgevers moeten deze regels goed toepassen.
Verrekening van bedragen met het loon
Werkgevers mogen in bepaalde gevallen bedragen verrekenen met het loon. Denk aan schadevergoeding, boetes, voorschotten of te veel betaald loon.
Schadevergoeding en boetes
Werkgevers mogen boetes en schadevergoeding aftrekken van het loon. Dat heet verrekenen. De werknemer moet het bedrag echt verschuldigd zijn.
Hier gelden strenge regels voor. Het loon mag niet onder het minimumuurloon zakken door de aftrek.
Is een boete te groot? Dan kan de werkgever het bedrag over meerdere maanden spreiden. Ook vakantiegeld mag worden gebruikt voor verrekening.
Belangrijke voorwaarden:
- De werknemer houdt altijd minimaal het minimumuurloon over
- Maximaal 25% van het minimumloon mag worden ingehouden voor huisvesting
- De rest spreidt de werkgever over meerdere perioden
Voorschotten en te veel betaald loon
Werkgevers mogen voorschotten en te veel betaald loon altijd verrekenen. Meestal gebeurt dit bij de eindafrekening als het contract stopt.
Te veel betaald loon ontstaat vaak door fouten in de administratie. De werkgever houdt dit bedrag dan in op toekomstige salarissen.
Bij voorschotten heeft de werknemer geld van de werkgever gekregen. Dat bedrag wordt later van het salaris ingehouden.
Ook hier geldt: het loon mag door de verrekening niet onder het minimumuurloon zakken.
Frequently Asked Questions
Werkgevers mogen niet zomaar loon inhouden. De wet vraagt meestal om schriftelijke toestemming en beschermt het minimumloon.
Onder welke voorwaarden is het toegestaan voor een werkgever om loon in te houden?
Een werkgever mag alleen loon inhouden als de werknemer daar schriftelijk mee instemt. Die toestemming moet echt op papier staan; alleen een vermelding in de arbeidsovereenkomst is niet genoeg.
Inhoudingen zijn toegestaan voor dingen als zorgverzekeringen of pensioenregelingen. De werknemer moet na aftrek altijd minstens het minimumloon overhouden.
Voor sommige inhoudingen hoeft de werkgever geen toestemming te vragen. Denk aan wettelijk verplichte dingen zoals pensioenpremies, loonheffingen en premies volksverzekeringen.
Wat zijn de wettelijke regels met betrekking tot het inhouden van salaris door een werkgever?
Artikel 7:631 van het Burgerlijk Wetboek verbiedt werkgevers om zomaar bedragen op het loon in te houden. Een bepaling zonder wettelijke basis is ongeldig.
Het minimumloon blijft altijd beschermd. Werkgevers mogen geen bedragen aftrekken waardoor een werknemer onder het minimumuurloon zakt.
Voor huisvestingskosten geldt een maximum van 25% van het minimumloon. Zo voorkomt de wet te hoge inhoudingen voor woonkosten.
Hoe dient een werkgever de werknemer te informeren over looninhoudingen?
Werkgevers moeten altijd duidelijke schriftelijke toestemming vragen voor elke inhouding. Mondelinge afspraken of alleen een clausule in het contract zijn niet genoeg.
De werknemer moet precies weten waarvoor het loon wordt ingehouden. Dit kan gaan om zorgverzekeringen, pensioen of andere afgesproken bedragen.
Alle inhoudingen moeten zichtbaar op de loonstrook staan. Werknemers hebben recht op uitleg over welke bedragen worden ingehouden en waarom.
Welke stappen moet een werknemer nemen als hij of zij het niet eens is met de looninhouding?
De werknemer kan de schriftelijke toestemming intrekken voor toekomstige inhoudingen. Dit geldt niet voor wettelijk verplichte inhoudingen zoals belastingen.
Bij onterechte inhoudingen kan de werknemer contact opnemen met Het Juridisch Loket. Zij geven gratis juridisch advies over arbeidsrechtelijke kwesties.
Een advocaat inschakelen kan ook als de werkgever blijft volhouden dat de inhouding terecht is. Juridische hulp kan helpen om ten onrechte ingehouden bedragen terug te krijgen.
In welke situaties heeft een werkgever het recht om een boete of sanctie in de vorm van looninhouding op te leggen?
Werkgevers mogen boetes verrekenen met het loon, maar niet zomaar inhouden zonder toestemming. Verrekeningen zijn bedragen die de werknemer aan de werkgever verschuldigd is.
De werknemer moet altijd het minimumuurloon overhouden na het verrekenen van een boete. Lukt dat niet? Dan mag de werkgever de boete spreiden over meerdere loonperiodes.
Boetes mogen ook van het vakantiegeld worden afgetrokken. Maar het gewone loon moet dan wel op minimumniveau blijven.
Hoe worden looninhoudingen geregeld in het geval van vermoedelijke fraude of diefstal door een werknemer?
Bij fraude of diefstal mag de werkgever bedragen verrekenen, maar niet zomaar inhouden. Er moet bewijs zijn dat de werknemer geld schuldig is aan de werkgever.
De werkgever volgt hiervoor de normale regels voor verrekening. Ook als er sprake is van fraude, blijft het minimumloon beschermd.
Is het bedrag te groot om in één keer te verrekenen? Dan kan de werkgever het over meerdere maanden spreiden.
De werknemer moet tijdens dit proces altijd het recht op minimumloon houden.
