Wie bepaalt de regels van de ondernemingsraad? Het belang van een sterk OR-reglement

De ondernemingsraad speelt een grote rol in Nederlandse bedrijven. Toch weet lang niet iedereen wie nu eigenlijk de regels bepaalt waarmee de OR werkt.

De ondernemingsraad stelt zijn eigen reglement vast en niemand anders mag deze bevoegdheid overnemen of delen. Dit geeft de OR controle over zijn werkwijze en procedures.

Een sterk OR-reglement is de basis voor effectieve medezeggenschap binnen organisaties. Het reglement bepaalt hoe verkiezingen verlopen, welke procedures er gelden en hoe de OR zijn taken uitvoert.

Zonder duidelijke regels kan een ondernemingsraad zijn wettelijke rechten niet goed gebruiken.

Hoe stel je een OR-reglement vast? Welke wettelijke kaders zijn belangrijk? En waarom maakt een goed reglement zo’n verschil?

Verderop lees je meer over de belangrijkste bevoegdheden van de OR en hoe organisaties hun reglementen kunnen aanpassen aan hun eigen situatie.

Wie stelt de regels van de ondernemingsraad vast?

De ondernemingsraad heeft de hoofdverantwoordelijkheid voor het vaststellen van zijn eigen reglement. Toch speelt de bestuurder ook een rol, al is die beperkt.

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft duidelijke regels over wie wat mag bepalen.

Rol van de ondernemingsraad bij het reglement

De ondernemingsraad is volledig verantwoordelijk voor het vaststellen van zijn reglement. Alleen de OR kan het reglement definitief vaststellen, wijzigen of aanvullen.

De WOR geeft deze exclusieve bevoegdheid aan de OR. De raad kan deze macht niet overdragen aan anderen.

Ook mag de OR geen regels maken die anderen verplichten om in te stemmen met het reglement.

Verplichte onderwerpen die de OR moet regelen:

• Kandidaatstelling bij verkiezingen
• OR-verkiezingen
• Invulling van tussentijdse vacatures
• Werkwijze van de OR

Optionele onderwerpen die de OR kan regelen:

• Instellen van kiesgroepen
• Afwijkende zittingstermijn
• Ander aantal raadsleden
• Plaatsvervangende leden
• Andere kiesrechtenregels

De OR moet zich aan zijn eigen reglement houden. Afwijken mag alleen als het reglement officieel wordt gewijzigd.

Invloed van de bestuurder op het OR-reglement

De bestuurder heeft beperkte maar belangrijke rechten bij het OR-reglement. Hij kan het reglement niet vaststellen, maar wel zijn invloed laten gelden.

Rechten van de bestuurder:

• Standpunt geven voordat de OR het reglement vaststelt
• Bezwaren indienen bij de kantonrechter
• Toestemming weigeren voor bepaalde afwijkingen

De OR moet de bestuurder altijd de kans geven om zijn mening te geven. De bestuurder mag beoordelen of het reglement tegen de wet is.

Voor sommige wijzigingen heeft de OR toestemming van de bestuurder nodig, bijvoorbeeld bij een ander aantal OR-leden of aangepaste kiesrechten.

Heeft de bestuurder bezwaren? Dan kan hij naar de kantonrechter stappen. De rechter beslist dan of het reglement mag blijven zoals het is.

Bij de eerste OR stelt de bestuurder een voorlopig reglement op. De nieuw gekozen OR kan dit daarna aanpassen.

Toezicht en rol van de bedrijfscommissie

De bedrijfscommissie speelt geen directe rol bij het vaststellen van OR-reglementen. De WOR geeft deze bevoegdheid alleen aan de ondernemingsraad zelf.

In bedrijven met meerdere OR’s kunnen andere raden hun mening geven, maar ze mogen niet meebeslissen over het reglement.

Elke OR bepaalt zijn eigen regels.

Externe controle komt vooral van:

• De kantonrechter bij geschillen
• Vakbonden die bezwaar kunnen maken
• Werknemers die de OR kunnen aanspreken

Werknemers en vakbonden kunnen de OR dwingen zich aan het reglement te houden. Het reglement werkt dus ook buiten de OR, ook al is het een intern document.

De kantonrechter kan ingrijpen als het reglement tegen de WOR ingaat. Dit gebeurt meestal alleen als de bestuurder of anderen bezwaar maken.

Het belang van een goed OR-reglement

Een doordacht OR-reglement vormt de stevige basis voor een werkende ondernemingsraad. Het regelt niet alleen de interne werkwijze, maar voorkomt ook problemen met de bestuurder en mogelijke juridische geschillen.

Structuur en samenstelling van het reglement

Een goed OR-reglement bevat alle verplichte onderdelen volgens de WOR. Deze wet schrijft voor dat het reglement verkiezingen, kandidaatstelling en de werkwijze moet regelen.

Verplichte onderdelen zijn:

• Kandidaatstelling bij OR-verkiezingen
• Verkiezingsprocedure
• Invulling van tussentijdse vacatures
• Werkwijze van de ondernemingsraad

De ondernemingsraad kan ook kiezen voor extra onderdelen. Deze geven meer flexibiliteit in de samenstelling en werking.

Optionele onderdelen zijn:

• Instelling van kiesgroepen
• Afwijkende zittingstermijn
• Ander aantal leden dan wettelijk bepaald
• Plaatsvervangende leden
• Aangepaste kiesrechten

Het reglement moet helder en begrijpelijk zijn. Lange, ingewikkelde teksten zorgen alleen maar voor verwarring bij OR-leden en medewerkers.

Waarborgen van transparantie en verantwoordelijkheid

Een sterk reglement maakt duidelijk hoe de OR werkt en beslissingen neemt. Dat helpt medewerkers begrijpen wat ze van hun vertegenwoordigers mogen verwachten.

Het reglement legt vast hoe vaak de OR vergadert en hoe besluiten tot stand komen.

Ook regelt het wie welke taken heeft binnen de ondernemingsraad.

Transparantie wordt geborgd door:

• Duidelijke procedures voor besluitvorming
• Regels over communicatie met medewerkers
• Vastgelegde taken en verantwoordelijkheden
• Heldere verkiezingsprocedures

De WOR geeft medewerkers het recht om de OR aan te spreken op het eigen reglement. Dit heet derdenwerking. OR-leden kunnen zich dus niet verschuilen achter vage regels.

Vakbonden en andere belanghebbenden kunnen eisen dat de ondernemingsraad zich aan het reglement houdt. Dat maakt het reglement tot een stevige waarborg.

Voorkomen van conflicten en juridische problemen

Een goed reglement voorkomt veel problemen tussen OR-leden onderling en met de bestuurder. Het geeft duidelijkheid over wat wel en niet mag volgens de wet.

Het reglement mag niet in strijd zijn met de Wet op de Ondernemingsraden. Bepalingen die de WOR tegenwerken zijn niet toegestaan en leiden tot juridische problemen.

Veelvoorkomende fouten die problemen veroorzaken:

• Extra eisen stellen aan kandidaten
• Zieke werknemers uitsluiten van verkiezingen
• Eigen mandaat verlengen zonder nieuwe verkiezingen
• Afwijken van het eigen reglement

De ondernemingsraad moet zich strikt aan het eigen reglement houden. Afwijken kan leiden tot nietigverklaring van besluiten of zelfs gedwongen nieuwe verkiezingen.

Bij geschillen kan de bestuurder naar de kantonrechter stappen. Een goed reglement verkleint de kans op zulke juridische procedures flink.

Wettelijke kaders: Wet op de ondernemingsraden (WOR)

De Wet op de ondernemingsraden vormt het fundament voor medezeggenschap in Nederlandse ondernemingen. De wet bepaalt wanneer een ondernemingsraad verplicht is.

Ook beschrijft de WOR welke rechten en plichten er gelden en hoe de samenwerking tussen bestuurder en ondernemingsraad moet verlopen.

Hoofdpunten uit de wetgeving

De WOR verplicht ondernemers om een ondernemingsraad te vormen zodra er 50 of meer mensen werken. Dit geldt voor alle bedrijven die aan deze eis voldoen.

Belangrijke definities uit de wet:

• Ondernemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een onderneming in stand houdt.
• Bestuurder: wie direct de hoogste zeggenschap heeft over de leiding van het werk.
• Onderneming: elk organisatorisch verband waar mensen op basis van een arbeidsovereenkomst werken.

Werknemers kiezen de leden van de ondernemingsraad rechtstreeks. Hoeveel leden er zijn, hangt af van het aantal medewerkers:

Iedereen die minstens drie maanden in dienst is, mag stemmen. De ondernemer moet met de ondernemingsraad samenwerken en de nodige informatie geven.

Verplichte en facultatieve bepalingen

De WOR bevat zowel verplichte als facultatieve regels voor het functioneren van de ondernemingsraad. Verplichte regels mag je niet uit het OR-reglement weglaten.

Verplichte bepalingen omvatten:

• Het instellen van de raad bij 50+ werknemers
• Verkiezingsprocedures voor OR-leden
• Informatierechten van de ondernemingsraad
• Adviesrechten bij belangrijke bedrijfsbeslissingen

De ondernemer moet de OR toegang geven tot alles wat nodig is om het werk te doen. Denk aan vergaderruimtes, communicatiemiddelen en administratieve hulp.

Facultatieve bepalingen geven ruimte voor maatwerk. Met toestemming van de ondernemer kan de ondernemingsraad een ander aantal leden kiezen. Ook kunnen plaatsvervangers worden aangewezen.

Bij gemeenschappelijke ondernemingsraden kunnen meerdere bedrijven samen één raad vormen. Dat gebeurt als dat de toepassing van de wet makkelijker maakt.

Samenhang met andere regelgeving

De WOR werkt samen met andere wetten over medezeggenschap. Soms staan er extra eisen in de cao voor het instellen van een ondernemingsraad.

De Sociaal-Economische Raad speelt een rol in de uitvoering van de wet. Ze kunnen bijvoorbeeld ontheffing geven van de plicht tot het instellen van een ondernemingsraad in bijzondere gevallen.

Juridische handhaving loopt via de kantonrechter. Wie belang heeft, kan de rechter vragen om handhaving van de wettelijke regels.

De wet sluit aan bij Europese richtlijnen over informatie en raadpleging van werknemers. Ondernemers moeten hun mensen dus informeren over bijvoorbeeld economische ontwikkelingen, werkgelegenheid en veranderingen in de organisatie.

Ook publieke organisaties vallen onder de WOR als er arbeidsovereenkomsten zijn. De wet maakt verschil tussen typen dienstverbanden en hun rechten in de medezeggenschap.

Belangrijke bevoegdheden van de OR

De Wet op de Ondernemingsraden geeft de OR vier hoofdbevoegdheden: adviesrecht, instemmingsrecht, initiatiefrecht en recht op informatie. Dankzij deze rechten kan de OR echt invloed uitoefenen op beslissingen in de organisatie.

Adviesrecht: procedure en praktijk

Met het adviesrecht kan de OR gevraagd en ongevraagd advies geven over belangrijke bedrijfseconomische beslissingen. De bestuurder moet bij grote veranderingen om advies vragen.

Belangrijke onderwerpen voor advies:

• Fusies en overnames
• Investeringsplannen
• Reorganisaties
• Nieuwe technologie

De bestuurder moet op tijd advies vragen. De OR krijgt minstens een maand om een goed advies te geven.

Volgt de bestuurder het advies niet op? Dan moet hij schriftelijk uitleggen waarom. Dat houdt het proces open en eerlijk.

Instemmingsrecht bij personeelsbesluiten

Het instemmingsrecht is de sterkste bevoegdheid van de OR. Zonder instemming kan de bestuurder sommige besluiten niet uitvoeren.

Onderwerpen die instemming vereisen:

• Werktijdregelingen
• Vakantiesystemen
• Beloningsstructuur
• Opleidingsbeleid
• Beoordelingssystemen

De bestuurder dient een voorstel in en dan heeft de OR vier weken om te beslissen. Bij afwijzing moet de OR schriftelijke bezwaren geven.

Als ze er niet uitkomen, kan de kantonrechter een knoop doorhakken.

Initiatiefrecht voor verbeteringen

Met het initiatiefrecht kan de OR zelf met voorstellen komen. Zo blijft de OR niet alleen reactief, maar juist actief betrokken.

De OR mag suggesties doen over werkomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en bedrijfsvoering. De bestuurder moet die serieus bekijken.

Voorbeelden van initiatieven:

• Betere veiligheidsmaatregelen
• Flexibele werktijden
• Duurzaamheidsprojecten
• Welzijnsprogramma’s

Een goed voorstel maakt de kans op succes groter. De bestuurder moet redelijk snel reageren en uitleggen als hij het niet overneemt.

Recht op informatie en transparantie

Het informatierecht is de basis voor alle andere bevoegdheden. Zonder goede informatie kunnen OR-leden niet goed beslissen.

De werkgever moet regelmatig info geven over de jaarrekening, beleidsplannen en het sociaal jaarverslag. Die informatie moet op tijd en volledig zijn.

Verplichte informatie omvat:

• Financiële cijfers
• Personeelsontwikkelingen
• Strategische plannen
• Arbeidsomstandigheden

De OR mag uitleg vragen bij ingewikkelde stukken. Soms schakelen ze externe deskundigen in voor lastige onderwerpen.

Geheimhouding kan nodig zijn, maar mag geen excuus zijn om info onterecht achter te houden.

Thematische toepassing van het OR-reglement

Het OR-reglement regelt veelvoorkomende situaties in organisaties. De ondernemingsraad gebruikt het om afspraken te maken over arbeidsomstandigheden, reorganisaties en personeelsbeleid.

Arbeidsomstandigheden en werktijden

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij wijzigingen in arbeidsomstandigheden en werktijden. Het reglement moet vastleggen hoe de raad dat recht gebruikt.

Belangrijke aandachtspunten:

• Hoe beoordeelt de OR de arbeidsomstandigheden?
• Overleg met de ARBO-commissie
• Tijdslijnen voor besluiten over werktijden

Het reglement beschrijft welke informatie de werkgever moet aanleveren. Ook staat erin hoe de OR deskundige hulp kan inschakelen als het ingewikkeld wordt.

Bij veranderingen in werktijden moet het reglement duidelijk maken wanneer medewerkers worden geraadpleegd. De OR let erop dat hun belangen worden meegenomen.

Begeleiding bij reorganisatie en fusies

Reorganisaties en fusies vragen om aparte procedures in het reglement. De ondernemingsraad heeft bij zulke grote veranderingen adviesrecht.

Het reglement moet bevatten:

• Informatieplicht van de werkgever over plannen
• Termijnen voor adviesaanvragen
• Procedure voor het inwinnen van extern advies
• Communicatie met medewerkers tijdens het proces

Bij reorganisaties krijgt de OR vaak veel documenten. Het reglement bepaalt hoe de raad die beoordeelt en welke expertise ze inschakelen.

De OR moet snel kunnen reageren bij fusies. Daarom beschrijft het reglement versnelde procedures voor spoedeisende zaken.

Verzuim, opleidingen en personeelsbeleid

Het OR-reglement regelt hoe de ondernemingsraad betrokken is bij personeelsbeleid. Dit gaat over verzuimbeleid, opleidingen en andere HR-zaken.

Verzuimbeleid:

• De OR heeft instemmingsrecht bij nieuwe verzuimregels.
• Er is een duidelijke procedure voor het beoordelen van verzuimcijfers.
• De OR overlegt regelmatig met de bedrijfsarts en HR-afdeling.

Opleidingsbeleid:

De ondernemingsraad heeft adviesrecht bij opleidingsplannen. In het reglement staat hoe de OR de behoeften van medewerkers inventariseert.

Personeelsbeleid algemeen:

Het reglement beschrijft hoe de OR betrokken raakt bij nieuwe HR-procedures. Ook staat erin hoe de samenwerking met verschillende afdelingen verloopt.

De ondernemingsraad let erop dat personeelsbeleid eerlijk en transparant blijft voor iedereen.

Samenwerking, centraal overleg en Centrale Ondernemingsraad

De samenwerking tussen ondernemingsraad en bestuurder vraagt om heldere afspraken. Bij bedrijven met meerdere ondernemingen speelt de centrale ondernemingsraad een grote rol op groepsniveau.

Samenwerking tussen OR en bestuurder

De ondernemingsraad werkt samen met de bestuurder als overlegpartner en vertegenwoordiger van medewerkers. Die dubbele rol vraagt wel om duidelijke afspraken vooraf.

Duidelijke afspraken maken

Voor een goede samenwerking leggen OR en bestuurder vooraf afspraken vast over processen en werkwijzen. Ze zetten deze afspraken op papier in een overeenkomst of convenant.

Deze afspraken kunnen gaan over verschillende onderwerpen:

• Faciliteiten voor de OR
• Budget voor de ondernemingsraad
• Afspraak over het verloop van overlegvergaderingen
• Eventuele extra bevoegdheden voor de OR

Rol van de OR

De ondernemingsraad heeft twee hoofdtaken. Als overlegpartner denkt de OR actief mee en fungeert als sparringpartner bij besluitvorming.

Als vertegenwoordiger van medewerkers behartigt de OR hun belangen. Die dubbele rol kan soms wrijving geven.

Centrale ondernemingsraad en groepsondernemingsraad

Bij samenhangende ondernemingen kunnen ondernemers een centrale ondernemingsraad (COR) instellen. Of dat gebeurt, hangt af van de structuur van de bedrijven.

Instelling van een COR

Ondernemers stellen een COR in als er meerdere ondernemingen in een groep zijn. Soms kiezen ze voor een gemeenschappelijke of groepsondernemingsraad.

De COR voert het medezeggenschapsoverleg met de WOR-bestuurder. Op centraal niveau heeft deze bestuurder de meeste zeggenschap.

Reglement van de COR

De centrale ondernemingsraad stelt een eigen reglement op. Daarin horen in elk geval deze onderdelen:

• Samenstelling: wie zijn lid en wie zijn plaatsvervanger?
• Werkwijze: hoe werkt de COR?
• Verkiezingen: hoe worden leden gekozen?
• Vacatures: wat gebeurt er bij tussentijdse vacatures?

De COR bepaalt zelf wat er in het reglement staat. Net als bij lokale ondernemingsraden mag niemand anders dit reglement aanpassen.

Veelgestelde vragen

De ondernemingsraad heeft specifieke taken en rechten volgens de WOR. De OR stelt het reglement zelf vast en moet zich hieraan houden.

Wat zijn de kerntaken en bevoegdheden van de ondernemingsraad?

De ondernemingsraad heeft vier hoofdbevoegdheden volgens de Wet op de Ondernemingsraden: adviesrecht, instemmingsrecht, initiatiefrecht en recht op informatie van de werkgever.

Adviesrecht betekent dat de werkgever de OR moet raadplegen bij grote bedrijfsbeslissingen. Instemmingsrecht houdt in dat de OR bepaalde besluiten kan tegenhouden.

Met het initiatiefrecht mag de OR zelf voorstellen doen aan de werkgever. Het recht op informatie geeft de OR toegang tot relevante bedrijfsinformatie.

Hoe wordt het OR-reglement opgesteld en door wie wordt het goedgekeurd?

Als er nog geen ondernemingsraad is, stelt de ondernemer het eerste reglement op. Dat is een voorlopig reglement tot de OR gekozen is.

Zodra de OR er is, stelt deze het reglement definitief vast. Alleen de OR mag dat doen en die bevoegdheid kunnen ze niet overdragen.

De ondernemer krijgt de kans om zijn mening te geven. Heeft hij bezwaren, dan kan hij die voorleggen aan de kantonrechter.

Welke stappen moeten worden genomen om een ondernemingsraad op te richten?

Een voorbereidingscommissie wordt gevormd om de OR op te richten. Deze commissie stelt een voorlopig OR-reglement op, dat wettelijk verplicht is.

Het voorlopige reglement bevat regels voor kandidaatstelling, verkiezingen en het invullen van vacatures. Ook de werkwijze van de OR moet erin staan.

Na de verkiezingen stelt de gekozen OR het definitieve reglement vast. Daarmee vervangt het het voorlopige reglement.

Op welke wijze kunnen medewerkers invloed uitoefenen op het OR-reglement?

Medewerkers hebben invloed door deel te nemen aan OR-verkiezingen. Zij kiezen de leden die het reglement mogen vaststellen of aanpassen.

Belanghebbenden kunnen de OR aanspreken op naleving van het reglement. Dit geldt voor werknemers, vakbonden en andere betrokkenen.

Het reglement heeft externe werking. Anderen kunnen de OR dus dwingen zich aan de regels te houden. De kantonrechter kan hierover beslissen.

Hoe vaak moet het OR-reglement herzien worden en wat zijn hierbij de aandachtspunten?

Er is geen wettelijke plicht om het OR-reglement regelmatig te herzien. De OR bepaalt zelf wanneer aanpassingen nodig zijn.

Het reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de WOR. Ook mag het niet zorgen dat de wet slecht wordt toegepast.

Bij wijzigingen moet de OR rekening houden met nieuwe wetten en rechterlijke uitspraken. De ondernemer moet altijd vooraf zijn standpunt kunnen geven.

Wat zijn de gevolgen als de ondernemingsraad zich niet aan zijn eigen reglement houdt?

De ondernemingsraad moet zich volgens de wet aan zijn eigen reglement houden. Afwijken mag dus simpelweg niet.

Als de OR de regels toch negeert, kunnen belanghebbenden actie ondernemen. Zij kunnen de OR zelfs dwingen om nieuwe verkiezingen te organiseren.

De kantonrechter kan de OR hiertoe verplichten als het echt misgaat. Dat is geen kleine stap, maar het gebeurt soms.

Het reglement werkt ook buiten de OR zelf. Externe partijen, zoals vakbonden of werknemers, kunnen de OR aanspreken als er iets misgaat.

Die partijen kunnen juridische stappen zetten bij overtreding van het reglement.