Ontslag wegens disfunctioneren: hoe bouwt u een goed dossier op?

Het ontslaan van een medewerker wegens disfunctioneren is echt geen eenvoudige klus. Je moet als werkgever duidelijk kunnen laten zien dat iemand niet goed presteert en dat je alles hebt geprobeerd om verbetering te bereiken.

Een goed dossier bestaat uit concrete feiten, vastgelegde gesprekken en bewijs van een volledig verbetertraject. Zonder die onderdelen houdt een ontslag juridisch vaak geen stand.

Het dossier moet laten zien dat je de werknemer echt kansen hebt gegeven om het functioneren op te krikken.

In dit artikel kijk ik naar alle kanten van dossieropbouw, van het signaleren van de eerste problemen tot de ontslagprocedure zelf. Je leest welke documenten je nodig hebt, hoe je een verbetertraject opzet en wat werknemers mogen verwachten tijdens het proces.

Wat is ontslag wegens disfunctioneren?

Ontslag wegens disfunctioneren betekent dat een werknemer niet voldoet aan de gestelde functie-eisen, zonder dat dit aan hem of haar te wijten is. De wet stelt strenge eisen aan deze ontslaggrond en aan de bewijslast die bij de werkgever ligt.

Definitie en wettelijke grondslagen

Disfunctioneren houdt in dat iemand niet voldoet aan de functie-eisen, maar niet door onwil of verwijtbaar gedrag. Het gaat meer om onmacht of gebrek aan kennis of vaardigheden.

Deze ontslaggrond valt onder de Wet werk en zekerheid. De wet maakt verschil tussen verschillende ontslaggronden.

Bij disfunctioneren draait het niet om verwijtbaarheid of ziekte. De wettelijke basis heet ook wel de d-grond. Werkgevers moeten deze grond kunnen aantonen bij het UWV of de kantonrechter.

Voorbeelden van disfunctioneren:

• Vaak fouten maken
• Werkdruk niet aankunnen
• Onvoldoende vakkennis
• Karaktereigenschappen die minder goed passen

Verschil tussen disfunctioneren en andere ontslaggronden

Bij disfunctioneren ontbreekt verwijtbaarheid. Als iemand niet wil functioneren, is het verwijtbaar gedrag. Kan iemand het gewoon niet, dan spreken we van disfunctioneren.

Ziekte is een aparte reden voor ontslag. Als ziekte de oorzaak is van het disfunctioneren, mag je niet zomaar ontslaan. De werknemer moet dan bewijzen dat ziekte meespeelt.

Bedrijfseconomische redenen zijn weer anders. Dan functioneert iemand prima, maar is er geen werk meer.

Voorwaarden voor ontslag bij disfunctioneren

Werkgevers moeten aan strenge voorwaarden voldoen. De functie-eisen moeten helder omschreven zijn. De werknemer moet die eisen kennen.

Je moet als werkgever het disfunctioneren aannemelijk maken. Dat doe je met documenten, verslagen en beoordelingen. Je hoeft niet alles keihard te bewijzen, maar wel voldoende te onderbouwen.

Verbetertrajecten zijn meestal verplicht. Je biedt de werknemer ondersteuning, zoals training of coaching.

Je wijst de werknemer meerdere keren op het disfunctioneren. Plotseling ontslag mag niet. Je bouwt een dossier op over langere tijd.

Arbeidsomstandigheden moeten in orde zijn. Veroorzaken slechte omstandigheden het disfunctioneren? Dan wijst de rechter het ontslag meestal af.

Eisen aan dossieropbouw bij disfunctioneren

Een goed dossier bij disfunctioneren vraagt om zorgvuldige documentatie van alles wat ertoe doet. Werkgevers moeten echt precies zijn om een rechtsgeldig dossier te maken.

Het belang van een zorgvuldig personeelsdossier

Een goed bijgehouden personeelsdossier vormt de basis voor elke ontslagprocedure bij disfunctioneren. Het dossier bevat objectieve feiten, geen vage meningen.

Dossiervorming start zodra je problemen signaleert. Je legt gesprekken, afspraken en observaties meteen vast.

Een compleet personeelsdossier bevat:

• De arbeidsovereenkomst
• De actuele functieomschrijving
• Beoordelingen en evaluaties
• Correspondentie over functioneren
• Trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden

Timing is alles. Achteraf dingen opschrijven werkt tegen je. Rechters kijken scherp of je op tijd en eerlijk hebt gedocumenteerd.

Relevante documentatie en verslaglegging

Goede dossieropbouw vraagt om systematische documentatie van alles wat relevant is. Elk document moet concreet en controleerbaar zijn.

Essentiële documenten:

Je deelt alle documenten met de werknemer. Zo toon je transparantie en geef je hem of haar kans om te reageren.

Let goed op:

• Gebruik neutrale, feitelijke taal
• Geef concrete voorbeelden
• Leg vast welke ondersteuning je biedt
• Bewaar alle e-mails

Regelmatige evaluaties tussendoor laten zien dat je actief begeleidt. Dat maakt je dossier sterker.

Jurisprudentie en praktijkvoorbeelden

Uit rechtelijke uitspraken blijkt dat 72% van de ontbindingsverzoeken wegens disfunctioneren wordt afgewezen. Dat laat wel zien hoe belangrijk een goed dossier is.

Rechters kijken streng of werkgevers hun best hebben gedaan. Werknemers die jaren goed presteerden, ontsla je niet zomaar zonder duidelijk bewijs.

Veelgemaakte fouten:

• Te weinig concrete voorbeelden
• Geen bewijs van geboden hulp
• Documentatie achteraf pas opstellen
• Geen duidelijke functieomschrijving
• Geen onderzoek naar herplaatsing

Goede dossiers bevatten altijd een verbetertraject van minstens drie maanden. Je stelt meetbare doelen en evalueert regelmatig.

Werkgevers die alles goed vastleggen en eerlijk communiceren, maken veel meer kans op een succesvol ontslag. Zorgvuldige voorbereiding maakt echt het verschil.

Signaalherkenning en het in kaart brengen van disfunctioneren

Als je disfunctioneren vroeg wilt herkennen, moet je alles goed vastleggen via gesprekken en waarschuwingen. Objectief kijken helpt om problemen scherp te krijgen.

Functioneringsgesprekken als uitgangspunt

Functioneringsgesprekken zijn het startpunt om disfunctioneren te signaleren. Plan ze regelmatig in.

Werkgevers houden minimaal twee keer per jaar zo’n gesprek. Zo ontdek je problemen op tijd.

Tijdens het gesprek bespreek je samen concrete doelen en prestaties. Je schrijft alles op in het personeelsdossier.

Belangrijke onderwerpen:

• Resultaten versus doelen
• Werkhouding en samenwerking
• Kennis en vaardigheden
• Mogelijkheden voor ontwikkeling

Je maakt afspraken over verbeterpunten. Je legt deadlines en meetbare doelen vast.

Na elk functioneringsgesprek maak je een schriftelijke samenvatting. Beide partijen ondertekenen het document.

Beoordelingsgesprekken en schriftelijke waarschuwingen

Beoordelingsgesprekken zijn serieuzer dan gewone functioneringsgesprekken. Je voert ze als er echt problemen zijn.

Plan het beoordelingsgesprek binnen twee weken nadat je problemen hebt gezien. Bereid concrete voorbeelden voor.

Wat bespreek je tijdens zo’n gesprek:

• Specifieke voorbeelden van disfunctioneren
• Gevolgen voor het werk en collega’s
• Verwachtingen voor verbetering
• Tijdslijn voor resultaat

Na het beoordelingsgesprek geef je schriftelijke waarschuwingen. Die documenten beschrijven het probleem helder.

Een waarschuwing bevat altijd een deadline. Je geeft de werknemer tijd om te reageren.

De werknemer krijgt een kopie van elke waarschuwing. Hij of zij mag een schriftelijke reactie toevoegen aan het dossier.

Objectieve probleemidentificatie

Disfunctioneren blijkt uit feiten, niet uit verhalen. De werkgever verzamelt tastbaar bewijs.

Hij legt specifieke gebeurtenissen vast, compleet met datum en tijd. Algemene opmerkingen als “werkt slecht” voldoen niet.

Voorbeelden van objectieve documentatie:

• Gemiste deadlines met concrete data
• Klachten van klanten of collega’s
• Afwezigheid zonder melding
• Fouten in het werk

De werkgever houdt een logboek bij van alle incidenten. Waar mogelijk noteert hij ook getuigen.

Meetbare prestatie-indicatoren helpen om disfunctioneren aan te tonen. Denk bijvoorbeeld aan verkoopcijfers of kwaliteitscores.

Alle documentatie komt chronologisch in het personeelsdossier. Zo ontstaat er een duidelijk patroon.

Verbetertraject: stappen en aandachtspunten

Een goed verbetertraject vraagt om structuur, heldere doelen en regelmatige evaluaties.

De kwaliteit van het verbeterplan en de evaluaties bepaalt in grote mate hoe stevig het traject juridisch staat.

Opstellen van een verbeterplan

Het verbeterplan vormt de basis van het traject. Werkgevers moeten doelen formuleren die concreet en meetbaar zijn.

De werknemer moet precies weten wat er verwacht wordt. Vaagheid helpt niemand.

SMART-doelstellingen zijn essentieel:

• Specifiek: Omschrijf exact welk gedrag of resultaat moet verbeteren
• Meetbaar: Gebruik duidelijke criteria om voortgang te meten
• Acceptabel: Zorg dat het doel haalbaar is
• Relevant: Koppel doelen aan de functie
• Tijdgebonden: Zet er een deadline op

Hoe lang het traject duurt, hangt af van verschillende dingen. Ernst van het disfunctioneren, lengte van het dienstverband, en complexiteit van de functie spelen allemaal mee.

Werkgevers leggen de gevolgen van het traject vooraf vast. Ze moeten duidelijk zijn over wat er gebeurt als de doelen niet gehaald worden.

Alternatieven zoals demotie of herplaatsing horen ook thuis in het plan.

Coaching, begeleiding en scholing

Goede begeleiding tijdens het verbetertraject laat zien dat de werkgever zijn best doet. Coaching en training zijn vaak nodig om iemand vooruit te helpen.

De werkgever biedt passende ondersteuning. Soms is dat een-op-een coaching, soms groepstraining.

Scholing is vooral belangrijk als kennistekort het probleem is.

Vormen van begeleiding:

Werkgevers leggen alle geboden hulp goed vast. Zo tonen ze aan dat ze actief meewerken aan verbetering.

Zonder voldoende begeleiding kan een rechter het traject afkeuren.

Tussentijdse evaluaties en eindevaluatie

Regelmatige evaluaties zijn onmisbaar. Deze gesprekken laten zien hoe het gaat en geven werknemers feedback.

Werkgevers plannen evaluatiemomenten vooraf. Hoe vaak? Dat hangt af van de lengte van het traject. Bij drie maanden zijn maandelijkse evaluaties logisch.

Evaluatiepunten per gesprek:

• Doelstellingen bespreken
• Knelpunten signaleren
• Extra ondersteuning bekijken
• Voortgang vastleggen

Ze leggen alle gesprekken schriftelijk vast. Beide partijen krijgen een kopie. De werknemer mag opmerkingen toevoegen.

De eindevaluatie bepaalt of het traject geslaagd is. Werkgevers beoordelen of de doelen zijn gehaald.

Bij onvoldoende verbetering kijken ze eerst naar alternatieven zoals herplaatsing.

Afronding van het dossier en ontslagprocedure

Na het verbetertraject moet de werkgever nagaan of herplaatsing mogelijk is. Pas daarna start een ontslagprocedure.

De kantonrechter kijkt of alles volgens de regels is gegaan en beoordeelt de juridische basis voor ontslag.

Herplaatsing en alternatieven voor ontslag

De werkgever onderzoekt altijd of herplaatsing binnen het bedrijf kan. Dat is gewoon wettelijk verplicht.

Het herplaatsingsonderzoek omvat alle functies die geschikt zijn voor de werknemer. Ze kijken naar gelijkwaardige en lagere functies.

Belangrijke criteria voor herplaatsing:

• Past de werknemer bij andere functies?
• Zijn er vacatures?
• Is omscholing redelijk?

Als er geen passende functie is, moet de werkgever dat goed vastleggen. Alles moet schriftelijk in het dossier.

Bij kleine bedrijven zijn de mogelijkheden vaak beperkt, maar ook dat moet goed onderzocht en onderbouwd zijn.

Rol van de kantonrechter en juridische toetsing

De kantonrechter kijkt of het ontslag terecht is. De rechter beoordeelt het hele dossier en alle stappen die zijn gezet.

De rechter checkt:

• Waren de functie-eisen duidelijk?
• Kreeg de werknemer genoeg kans zich te verbeteren?
• Is herplaatsing onderzocht?
• Zijn de gesprekken goed gevoerd?

De werkgever start de procedure met een verzoekschrift bij de kantonrechter. Het dossier moet het disfunctioneren aantonen.

De werknemer mag zich verweren tegen het ontslagverzoek. Een goed dossier vergroot de kans op een positieve uitkomst voor de werkgever.

Beëindigingsovereenkomst en ontslag met wederzijds goedvinden

Een beëindigingsovereenkomst is soms een alternatief. Bij ontslag met wederzijds goedvinden stoppen beide partijen zonder rechter.

Voordelen van een beëindigingsovereenkomst:

• Het gaat sneller dan via de rechter
• Geen juridische procedures nodig
• Je kunt onderhandelen over de voorwaarden

De werkgever kan een ontslagvergoeding aanbieden voor instemming. Dat voorkomt een lang juridisch traject.

Alle afspraken moeten duidelijk in de overeenkomst staan. Denk aan de einddatum, vergoeding en geheimhouding.

Een sterk dossier blijft belangrijk, ook bij onderhandelingen. Het geeft de werkgever meer onderhandelingskracht.

Gevolgen van ontslag en rechten van de werknemer

Ontslag wegens disfunctioneren heeft flinke financiële gevolgen voor de werknemer. Hoe goed het dossier is opgebouwd, bepaalt vaak de rechten op vergoedingen en uitkeringen.

Transitievergoeding en ontslagvergoeding

Werknemers hebben recht op een transitievergoeding bij ontslag wegens disfunctioneren. Die vergoeding is een derde maandsalaris per dienstjaar.

Een rekenvoorbeeld:

• Maandsalaris: €3.000
• Dienstjaren: 6
• Transitievergoeding: €6.000 (€3.000 ÷ 3 × 6)

Soms betaalt de werkgever een ontslagvergoeding bovenop de transitievergoeding. Dat gebeurt vooral bij vaststellingsovereenkomsten.

De ontslagvergoeding compenseert het baanverlies. Hoe hoog die is, hangt af van de onderhandelingen.

Werknemers krijgen deze vergoedingen alleen als het ontslag netjes is geregeld. Met een slecht dossier lopen werkgevers het risico op hogere vergoedingen.

WW-uitkering na ontslag

Na ontslag wegens disfunctioneren hebben werknemers recht op een WW-uitkering. Het UWV moet wel vaststellen dat het ontslag niet de schuld van de werknemer is.

De hoogte van de WW is als volgt:

• Eerste 2 maanden: 75% van het laatst verdiende salaris
• Daarna: 70% van het laatst verdiende salaris

Hoe lang de uitkering duurt, hangt af van de arbeidshistorie. Wie langer heeft gewerkt, krijgt langer uitkering.

Bij een vaststellingsovereenkomst moet er duidelijk in staan dat het ontslag niet aan de werknemer ligt. Anders kan het UWV de uitkering weigeren.

Risico’s van onvolledige dossieropbouw

Meer dan 80% van de ontslagzaken wegens disfunctioneren strandt bij de rechter. Meestal komt dat door onvoldoende bewijs van de werkgever.

Werkgevers met een zwak dossier lopen flinke financiële risico’s. Ze betalen vaak meer dan ze hadden verwacht.

Ontbrekende documenten maken het ontslag juridisch kwetsbaar. Rechters willen bewijs zien van gesprekken, verbetertrajecten en waarschuwingen.

Werknemers kunnen met een slecht dossier vaak succesvol in beroep gaan. Dat leidt tot lange procedures en extra kosten.

Zorgvuldige dossieropbouw beschermt beide partijen tegen gedoe achteraf.

Veelgestelde vragen

Werkgevers zitten vaak met vragen over de juridische eisen en de praktische stappen bij het opbouwen van een ontslagdossier. Bewijs verzamelen en het verbetertraject goed documenteren zijn belangrijk, want ja, dat kan flinke juridische gevolgen hebben.

Wat zijn de wettelijke vereisten voor een ontslagdossier bij disfunctioneren?

Een ontslagdossier moet je baseren op feiten, niet op roddels of meningen. Je moet als werkgever aantonen dat de werknemer structureel tekortschiet in zijn taken.

Een heldere functie- en taakomschrijving is echt de basis. Als je niet duidelijk hebt wat je van iemand verwacht, kun je het ook niet aantonen als het misgaat.

Vul het dossier met concrete voorbeelden van het disfunctioneren. Houd het meetbaar en objectief—geen vaagheden dus.

Laat ook zien dat je tijd en begeleiding hebt geboden voor verbetering. Een verbetertraject hoort er gewoon bij.

Hoe verzamel ik concreet bewijs van disfunctioneren van een werknemer?

Schrijf specifieke incidenten op, met datum, tijd en wie erbij was. Omschrijvingen als “werkt slecht” zeggen eigenlijk niks.

Gebruik prestatie-indicatoren: gemiste deadlines, klachten van klanten of collega’s, dat soort dingen. Cijfers en meetbare resultaten werken het beste.

Bewaar e-mails, rapporten en andere schriftelijke communicatie die het disfunctioneren laten zien. Zo heb je objectief bewijs.

Vraag eventueel collega’s of leidinggevenden om getuigenverklaringen. Zorg dat ze die op papier zetten, mét datum.

Welke stappen moet ik volgen voordat ik overga tot een ontslag wegens disfunctioneren?

Begin met een functioneringsgesprek waarin je de problemen bespreekt. Leg alles vast, inclusief concrete afspraken.

Maak een verbeterplan met duidelijke doelen en deadlines. Geef de werknemer tijd en middelen om te verbeteren.

Plan regelmatig evaluatiegesprekken om te kijken hoe het gaat. Noteer alles wat besproken is in het dossier.

Blijft het functioneren onvoldoende? Je kunt disciplinaire maatregelen nemen, zoals een waarschuwing. Zet deze stappen altijd op papier.

Op welke wijze moet ik de werknemer informeren over zijn of haar disfunctioneren?

Voer een formeel gesprek en bespreek de problemen concreet. Gebruik voorbeelden, geen vage opmerkingen.

Schrijf het gesprek uit en stuur het verslag naar de werknemer. Vraag om een reactie, zodat je zeker weet dat het aangekomen is.

Zorg dat duidelijk is wat je van de werknemer verwacht. Maak afspraken over verbeteringen en zet er deadlines bij.

Bied ondersteuning aan—denk aan training of coaching. Leg vast welke hulp je hebt aangeboden en hoe de werknemer daarop reageerde.

Hoe kan ik het verbetertraject voor een disfunctionerende werknemer het beste documenteren?

Maak een schriftelijk verbeterplan met concrete doelen en meetbare resultaten. Zet bij elk doel een duidelijke deadline.

Plan wekelijkse of maandelijkse evaluatiegesprekken om de voortgang te bespreken. Schrijf per gesprek op wat er besproken is en welke afspraken zijn gemaakt.

Bewaar alle documenten die laten zien hoe het gaat, zoals rapporten, beoordelingen en feedback. Vergeet de datum niet.

Noteer welke ondersteuning je hebt geboden, bijvoorbeeld training, coaching of extra begeleiding. Schrijf ook op of en hoe de werknemer hiervan gebruik heeft gemaakt.

Welke juridische consequenties kunnen er zijn als het dossier over ontslag wegens disfunctioneren niet volledig is?

Ontbindingsverzoeken wegens disfunctioneren worden in 72% van de gevallen afgewezen. Met een onvolledig dossier stijgt die kans alleen maar.

De kantonrechter kan het ontslag nietig verklaren als er te weinig bewijs ligt. In dat geval mag de werknemer salaris blijven ontvangen.

Als de dossieropbouw niet goed zit, kan de werknemer een ontslagvergoeding eisen. Soms loopt die vergoeding op tot meerdere maandsalarissen.

De werkgever draait daarnaast vaak op voor proceskosten en advocaatkosten. Dat komt dan nog eens bovenop de ontslagvergoeding.