Als een bedrijf merkt dat hun licentievoorwaarden zijn geschonden, moet het snel en slim ingrijpen om verdere schade te beperken.
Bij schending van licentievoorwaarden is het belangrijk dat de rechthebbende direct contact zoekt met de overtreder, de schending goed vastlegt en overweegt welke juridische stappen nodig zijn om hun intellectuele eigendomsrechten te beschermen.
Zo’n licentieovertreding kan grote gevolgen hebben. Denk aan verlies van inkomsten of reputatieschade.
Een licentiebreuk gebeurt als iemand software, content of andere beschermde werken gebruikt buiten de gemaakte afspraken. Soms gebeurt dat per ongeluk, soms heel bewust.
Bedrijven die niet reageren op zulke overtredingen verliezen controle over hun rechten en exclusiviteit.
Wat zijn licentievoorwaarden en licentieovereenkomsten?
Een licentieovereenkomst regelt hoe intellectueel eigendom zoals software, merken of patenten gebruikt mag worden.
De licentievoorwaarden leggen vast wat beide partijen mogen en moeten doen.
Definitie van licentieovereenkomst
In een licentieovereenkomst geeft de eigenaar van intellectueel eigendom toestemming aan iemand anders om het te gebruiken. Dit gebeurt onder duidelijke voorwaarden, meestal tegen betaling.
De licentiegever blijft eigenaar van het intellectuele eigendom. Hij geeft alleen gebruiksrechten aan de licentienemer.
Het eigendom blijft dus altijd bij de licentiegever. De licentienemer mag het product of de dienst alleen gebruiken binnen de afgesproken grenzen.
Voorbeelden van gelicentieerd eigendom:
- Software en apps
- Merknamen en logo’s
- Patenten en uitvindingen
- Muziek en video’s
- Foto’s en artwork
Belangrijkste soorten licentievoorwaarden
Licentieovereenkomsten bevatten verschillende soorten voorwaarden. Ze beschermen de belangen van zowel licentiegever als licentienemer.
Exclusieve licentie: Alleen de licentienemer mag het eigendom gebruiken binnen een bepaald gebied of markt. Zelfs de licentiegever mag het dan niet meer gebruiken.
Niet-exclusieve licentie: De licentiegever mag het eigendom aan meerdere partijen licentiëren en mag het zelf ook blijven gebruiken.
Sole licentie: Alleen de licentienemer en de licentiegever mogen het eigendom gebruiken. Andere partijen zijn uitgesloten.
| Type licentie | Licentiegever mag gebruiken | Andere partijen mogelijk |
|---|---|---|
| Exclusief | Nee | Nee |
| Niet-exclusief | Ja | Ja |
| Sole | Ja | Nee |
Rol van licentiegever en licentienemer
De licentiegever is eigenaar van het intellectuele eigendom. Hij bepaalt wie het mag gebruiken en onder welke voorwaarden.
Taken van de licentiegever:
- Eigendomsrechten beschermen
- Kwaliteitsnormen vaststellen
- Licentiekosten bepalen
- Naleving controleren
De licentienemer betaalt voor het gebruiksrecht. Hij moet zich houden aan alle gemaakte afspraken.
Verplichtingen van de licentienemer:
- Licentiekosten betalen
- Voorwaarden naleven
- Kwaliteit handhaven
- Rapporteren over gebruik
Duidelijke afspraken zijn voor beide partijen echt belangrijk. Dat voorkomt discussies over wat wel en niet mag binnen de licentie.
Herkennen van een schending van licentievoorwaarden
Bedrijven moeten licentieschendingen snel herkennen om juridische risico’s te beperken. Typische signalen zijn bijvoorbeeld het ontbreken van broncode bij open source software of ongeoorloofd gebruik buiten de afgesproken grenzen.
Typische voorbeelden van schendingen
Open source licenties worden vaak geschonden als bedrijven de broncode niet openbaar maken. Met GPL-licenties moet je aangepaste code delen zodra je software verspreidt.
Als je dat niet doet, dan schend je direct de voorwaarden.
Commerciële softwarelicenties worden vaak overtreden door installatie op te veel computers. Ook het delen van licenties tussen afdelingen zonder toestemming van de leverancier komt voor.
Het verwijderen of aanpassen van auteursrechtaanduidingen is een zware overtreding. Je moet die informatie altijd laten staan bij distributie of gebruik van software.
Geen licentiedocumentatie toevoegen bij het uitrollen van software leidt tot schendingen. Veel bedrijven vergeten dit soort administratieve zaken tijdens implementatie.
Het combineren van incompatibele licenties zorgt automatisch voor problemen. Bijvoorbeeld als je GPL-software mengt met propriëtaire code zonder het goed te regelen.
Signalen en risico-indicatoren
Interne signalen wijzen vaak op mogelijke schendingen. Ontwikkelaars die snel externe code gebruiken zonder licentiecheck zijn een risico.
IT-afdelingen die software installeren zonder alles bij te houden, maken het probleem groter.
Externe signalen komen soms van leveranciers. Audit-verzoeken van softwarebedrijven zijn vaak een teken dat er iets mis is.
Krijg je bericht van open source organisaties over naleving? Dat betekent meestal dat ze een overtreding hebben gezien.
| Waarschuwingssignaal | Risico niveau | Actie vereist |
|---|---|---|
| Ontbrekende licentiedocumentatie | Hoog | Directe controle |
| Ongeautoriseerde installaties | Zeer hoog | Onmiddellijke stopzetting |
| Audit-verzoek leverancier | Kritiek | Juridische ondersteuning |
Technische indicatoren zijn bijvoorbeeld software-inventarisaties die laten zien dat er meer installaties zijn dan licenties. Monitoring tools kunnen ongeoorloofd gebruik opsporen.
Juridische waarschuwingen zoals cease-and-desist brieven zijn een duidelijk signaal dat je direct moet handelen.
Juridische implicaties bij niet-naleving
Auteursrechtschending ligt vaak aan de basis van licentieschendingen. Je kunt dan schadeclaims krijgen, gedwongen worden te stoppen met softwaregebruik, of imagoschade oplopen.
Nederlandse rechtbanken nemen deze zaken meestal erg serieus.
Contractuele aansprakelijkheid ontstaat als je commerciële licentieafspraken schendt. Leveranciers kunnen het contract beëindigen en boetes eisen volgens de afspraken.
Financiële gevolgen verschillen per situatie. Soms kunnen schadevergoedingen flink oplopen, zeker bij grote schendingen.
Ook juridische kosten en gemiste winst kunnen de schade vergroten.
Operationele gevolgen zijn bijvoorbeeld dat je software direct moet uitschakelen. Dit kan je bedrijfsvoering flink verstoren.
In sommige gevallen moet je zelfs tijdelijk of permanent stoppen met bepaalde diensten.
Reputatieschade raakt je relaties op de lange termijn. Open source gemeenschappen praten veel over schendingen, en dat kan toekomstige samenwerkingen behoorlijk dwarsbomen.
Directe stappen bij ontdekking van een schending
Komt een organisatie een mogelijke schending van licentievoorwaarden op het spoor? Dan telt elke minuut om verdere schade te voorkomen.
Leg meteen alle feiten vast. Neem directe beschermende maatregelen en start de communicatie met de juiste partijen.
Interne inventarisatie en documentatie
Begin met een grondige inventarisatie van de geschonden licentievoorwaarden. Breng alle betrokken software, hardware of digitale middelen in kaart.
Documenteer de volgende elementen:
- Exacte datum en tijd van ontdekking
- Welke licenties zijn geschonden
- Aantal gebruikers of installaties betrokken
- Duur van de schending
Leg alle relevante communicatie, contracten en licentiedocumenten apart. Maak screenshots van software-installaties en gebruiksstatistieken, ook al voelt dat soms wat overdreven.
Het licentiebeheer team stelt een overzicht op van alle getroffen systemen. Zo krijg je snel zicht op de omvang van de schending.
Noteer welke medewerkers toegang hadden tot de geschonden licenties. Anders raak je straks misschien cruciale informatie kwijt.
Schadebeperking en eerste maatregelen
Handel direct om escalatie te voorkomen. Zet het gebruik van niet-gelicentieerde software stop.
Verwijder of deactiveer ongeautoriseerde installaties zodra het kan. Blokkeer toegang tot systemen die de regels overtreden.
Prioriteiten voor schadebeperking:
- Software deïnstalleren
- Gebruikerstoegang intrekken
- Systemen isoleren
- Alternatieve oplossingen zoeken
Laat het IT-team alle getroffen systemen controleren. Dat klinkt logisch, maar het wordt nog wel eens vergeten.
Voer tijdelijke maatregelen in om de bedrijfsprocessen draaiende te houden. Soms betekent dat improviseren met andere tools.
Communicatie met betrokken partijen
Begin eerst met interne communicatie naar het management. Betrek daarna de juridische afdeling erbij.
Zij kunnen adviseren over hoe je het beste extern communiceert. Het is slim om hun input echt serieus te nemen.
Neem contact op met de licentiegever zodra je intern alles duidelijk hebt. Wees eerlijk over de schending en laat zien dat je wilt meewerken.
Communicatiestrategie:
| Partij | Timing | Informatie |
|---|---|---|
| Management | Onmiddellijk | Volledige situatie |
| Juridisch team | Binnen 24 uur | Alle documentatie |
| Licentiegever | Binnen 48 uur | Erkening en voorstel |
Doe geen toezeggingen zonder dat het juridisch team heeft meegekeken. Leg alle gesprekken en mails met externe partijen goed vast.
Soms kun je vrijwillig melding doen en krijg je misschien minder boete. Kijk of dat in jouw geval mogelijk is—het kan de moeite waard zijn.
