Diefstal op het werk: zo pakt u het als werkgever aan

Gepubliceerd op 9 september 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026

Ontdekt u diefstal door een werknemer, dan mag u de arbeidsovereenkomst in de regel op staande voet opzeggen, omdat de wet diefstal uitdrukkelijk als dringende reden noemt (artikel 7:678 lid 2 onder d BW). Dat ontslag houdt alleen stand als u direct handelt en de diefstal kunt bewijzen, en de rechter weegt daarbij alle omstandigheden van het geval mee. Een ontslag op staande voet is dus nooit automatisch geldig.

In dit artikel leest u hoe u als werkgever zorgvuldig te werk gaat. Wij behandelen vijf stappen: de situatie in kaart brengen, bewijs verzamelen binnen de privacyregels, melden en aangifte doen, een intern onderzoek uitvoeren en diefstal in de toekomst voorkomen. Daarnaast leest u wanneer een ontslag op staande voet standhoudt en hoe u schade op de werknemer verhaalt.

Inhoudsopgave

• Stap 1: Hoe brengt u de situatie op de werkvloer in kaart?
• Stap 2: Hoe verzamelt u bewijs zonder de privacyregels te schenden?
• Stap 3: Bij wie meldt u de diefstal en doet u aangifte?
• Stap 4: Hoe voert u een zorgvuldig intern onderzoek uit?
• Stap 5: Welke maatregelen voorkomen diefstal in de toekomst?

In het kort

Stap 1: Hoe brengt u de situatie op de werkvloer in kaart?

Begin met de feiten. Zet op een rij wat er weg is, wanneer het verdwenen is en wie toegang had. Pas daarna kunt u bepalen of er een vermoeden tegen een bepaalde werknemer bestaat.

Verzamel feitelijke informatie over eerdere incidenten. Kijk in incidentenregistraties, voorraadoverzichten, kasverschillen en verzekeringsdossiers. Let niet alleen op hoe vaak iets gebeurt, maar ook op patronen. Verdwijnen goederen vaker op een bepaalde afdeling? Gebeurt het op vaste tijdstippen of tijdens bepaalde diensten? Zulke patronen helpen u om gericht verder te zoeken.

Werk vertrouwelijk en objectief. Uit geen beschuldigingen voordat u de feiten kent. Een onterechte verdenking schaadt de werknemer en de sfeer in uw bedrijf. Bovendien kan een voorbarige beschuldiging later tegen u worden gebruikt als de werknemer het ontslag aanvecht. Betrek alleen de mensen die het onderzoek echt moeten kennen, zoals de direct leidinggevende en HR.

Bekijk tegelijk kritisch hoe uw organisatie nu beveiligd is. Denk aan:

• toegangscontrole tot magazijn, kas en kantoorruimtes;
• bestaand cameratoezicht en de afspraken daarover;
• de procedures voor voorraadbeheer;
• de controle op betalingen, declaraties en kasgeld.

Het doel is niet om uw medewerkers te wantrouwen. Het doel is om zwakke plekken te vinden. Een korte risicoanalyse laat zien waar diefstal makkelijk is en waar u later gericht kunt ingrijpen.

Zoek ook naar mogelijke oorzaken. Spelen er bijvoorbeeld financiële problemen, onvrede over arbeidsvoorwaarden of een cultuur waarin regels weinig worden nageleefd? Zulke factoren rechtvaardigen diefstal niet. Wel helpen ze u om de juiste preventieve maatregelen te kiezen.

Aan het einde van deze stap heeft u een feitelijk beeld van wat er speelt. U weet welke risico’s er zijn en of er een concreet vermoeden tegen een of meer werknemers bestaat. Dat vormt de basis voor de volgende stap.

Stap 2: Hoe verzamelt u bewijs zonder de privacyregels te schenden?

Leg verdachte voorvallen objectief en nauwkeurig vast, en houd u daarbij aan de AVG en aan de rechten van de ondernemingsraad. Bewijs dat u onrechtmatig verkrijgt, kan uw positie in een latere procedure verzwakken.

Let op afwijkend gedrag, maar trek geen snelle conclusies. Een werknemer die buiten werktijd in het magazijn is of goederen verplaatst, kan daar een goede reden voor hebben. Noteer bij elk voorval de datum, het tijdstip, de plaats en een feitelijke beschrijving van wat is waargenomen. Schrijf op wat u ziet, niet wat u denkt.

Bruikbaar bewijsmateriaal is bijvoorbeeld:

• camerabeelden;
• digitale logboeken van toegangspassen, kassasystemen en computers;
• verklaringen van collega’s die iets hebben gezien;
• voorraad- en inventarisrapporten;
• financiële stukken, zoals kasverschillen en bankafschriften.

Cameratoezicht verdient extra aandacht. Wilt u camera’s gebruiken om werknemers te controleren, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht. Volgens artikel 27 lid 1 onder l van de Wet op de ondernemingsraden geldt dat voor elke regeling over voorzieningen die geschikt zijn om de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren. Daarnaast moet het gebruik van camera’s voldoen aan de AVG.

Voor een verborgen camera gelden strengere eisen. Volgens de richtlijnen die de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert, moet er een concreet vermoeden zijn van een strafbaar feit of ander ernstig onrechtmatig handelen. De verborgen camera mag alleen tijdelijk en gericht worden ingezet. Werknemers moeten vooraf, bijvoorbeeld in een camerareglement, zijn geïnformeerd dat verborgen toezicht in zulke gevallen mogelijk is. Twijfelt u, laat u dan vooraf adviseren door een advocaat arbeidsrecht.

Ook bij andere controles geldt: ga niet verder dan nodig. Een werkgever is geen opsporingsambtenaar. Tassen of kluisjes van werknemers doorzoeken zonder hun toestemming of zonder duidelijke afspraak daarover is riskant.

Hieronder vindt u een overzicht van veelgebruikt bewijsmateriaal en waarvoor het dient.

Niet elke verdachte situatie betekent dat er gestolen is. Een tekort kan ook ontstaan door een administratieve fout, een misverstand of slordigheid. Een genuanceerde aanpak voorkomt dat u iemand ten onrechte beschuldigt.

Aan het einde van deze stap heeft u een geordend dossier met concrete, gedateerde aanwijzingen. Dat dossier is de basis voor een melding, een aangifte en een eventueel ontslag.

Stap 3: Bij wie meldt u de diefstal en doet u aangifte?

Meld een vermoeden van diefstal eerst intern, bij de direct leidinggevende of HR. Doe daarnaast aangifte bij de politie als u wilt dat de werknemer strafrechtelijk wordt vervolgd. Aangifte doen is geen voorwaarde voor een ontslag op staande voet.

Binnen uw organisatie zijn de leidinggevende en de HR-afdeling meestal het eerste aanspreekpunt. Zij zorgen voor de interne afhandeling en bewaken dat het dossier compleet is. Leg vast wie wanneer is geïnformeerd.

Diefstal is een misdrijf. Volgens artikel 310 van het Wetboek van Strafrecht staat op diefstal een gevangenisstraf van ten hoogste vier jaar of een geldboete van de vierde categorie. Wilt u dat de politie en het Openbaar Ministerie de zaak oppakken, dan doet u aangifte. Neem daarbij de bewijsstukken mee die u heeft verzameld: camerabeelden, verklaringen en overzichten van wat er weg is.

Betrapt u iemand op heterdaad, dan mag iedereen de verdachte aanhouden (artikel 53 lid 1 van het Wetboek van Strafvordering). Draag de aangehouden persoon dan direct over aan de politie. Ga als werkgever niet zelf fouilleren of verhoren.

Gaat het om grote bedragen of zijn er aanwijzingen voor georganiseerde criminaliteit, dan kan de politie de zaak doorverwijzen naar een gespecialiseerde opsporingsdienst. Zorg ook dan dat u alle relevante informatie bij elkaar heeft voordat u aangifte doet.

Let bij het melden op het volgende:

• verstrek alleen feitelijke informatie;
• blijf neutraal en vermijd emotionele uitspraken;
• leg elke stap van de melding vast;
• bewaar kopieën van het proces-verbaal van aangifte en van alle correspondentie.

Controleer daarnaast of u uw verzekeraar moet inlichten. Veel bedrijfsverzekeringen stellen eisen aan het melden van schade door diefstal. Werkt u in een sector met eigen meldprotocollen, volg die dan ook.

Beschuldig niemand zonder onderbouwing, ook niet in een melding. Elke beschuldiging moet steunen op concreet bewijs. Bewaar de bevestiging van uw aangifte zorgvuldig voor een eventuele procedure.

Stap 4: Hoe voert u een zorgvuldig intern onderzoek uit?

Laat het onderzoek uitvoeren door iemand die geen band heeft met de betrokken werknemer en geef de werknemer altijd de gelegenheid om te reageren. Een zorgvuldig onderzoek mag enige tijd kosten, maar u moet wel voortvarend werken.

Stel een onafhankelijk onderzoeksteam samen. Dat kunnen HR-medewerkers, een bedrijfsjurist of een extern recherchebureau zijn. Zorg dat niemand in het team directe banden heeft met de betrokken werknemer of afdeling. Zo voorkomt u de schijn van vooringenomenheid.

Begin met het ordenen van al het bewijs. Analyseer camerabeelden, logboeken, financiële transacties en voorraadregistraties. Leg bij elk stuk vast waar het vandaan komt, van welke datum het is en in welke context het is verkregen.

Voer vertrouwelijke gesprekken met getuigen en met de betrokken werknemer. Stel open vragen en vermijd een beschuldigende toon. Geef de werknemer de kans om zijn kant van het verhaal te vertellen. Leg elk gesprek vast in een verslag en laat de geïnterviewde dat verslag lezen.

Let tijdens het onderzoek op het volgende:

• houd het onderzoek vertrouwelijk;
• leg elk gesprek schriftelijk vast;
• verzamel alleen feitelijke informatie;
• trek geen conclusies voordat het onderzoek is afgerond.

Leg alle informatie chronologisch en systematisch vast. Een tijdlijn van gebeurtenissen, met bij elke bevinding het bijbehorende bewijs, maakt uw dossier overzichtelijk voor een rechter.

Bij diefstal van geld is een analyse van de financiële administratie nodig. Controleer bankafschriften, kasregistraties en voorraadregistraties op onverklaarbare transacties. Schakel zo nodig een forensisch accountant in.

Wilt u de werknemer tijdens het onderzoek op afstand houden, dan kunt u hem schorsen of op non-actief stellen. De arbeidsovereenkomst blijft dan bestaan. Leg de reden van de schorsing schriftelijk vast.

Aan het einde van het onderzoek heeft u een rapport met heldere bevindingen. Dat rapport is de basis voor uw besluit over disciplinaire maatregelen, een ontslag of het verhalen van schade.

Wanneer houdt een ontslag op staande voet stand?

Een ontslag op staande voet houdt stand als er een dringende reden is, u direct opzegt en u de werknemer tegelijk de reden meedeelt. Diefstal is in de wet uitdrukkelijk als dringende reden genoemd, maar de rechter kijkt altijd naar alle omstandigheden.

Volgens artikel 7:677 lid 1 BW mag u de arbeidsovereenkomst direct opzeggen om een dringende reden, onder directe mededeling van die reden aan de werknemer. Artikel 7:678 lid 2 onder d BW noemt als dringende reden dat de werknemer zich schuldig maakt aan diefstal, verduistering, bedrog of andere misdrijven, waardoor hij het vertrouwen van de werkgever onwaardig wordt.

Uit de rechtspraak volgt dat de rechter de dringende reden beoordeelt in het licht van alle omstandigheden. Denk aan de aard en ernst van de gedraging, de functie van de werknemer, de duur en het verloop van het dienstverband en de gevolgen van het ontslag voor de werknemer. Ook bij diefstal van een kleine waarde kan een ontslag op staande voet gerechtvaardigd zijn, zeker als u een duidelijk en bekend beleid heeft. Een garantie is het echter niet.

Het vereiste “direct” betekent dat u na de ontdekking snel moet handelen. U mag eerst een zorgvuldig onderzoek doen en juridisch advies vragen. Wacht u daarna onnodig lang, dan kan het ontslag om die reden alsnog onterecht zijn.

Een ontslag op staande voet is in het arbeidsrecht het zwaarste middel dat u als werkgever heeft. Noem de reden daarom concreet in de ontslagbrief of het ontslaggesprek. De werknemer moet direct begrijpen waarom hij wordt ontslagen. Bevestig een mondeling ontslag altijd schriftelijk.

De werknemer kan het ontslag aanvechten. Hij moet dan binnen twee maanden na de dag waarop de arbeidsovereenkomst is geëindigd een verzoek bij de kantonrechter indienen (artikel 7:686a lid 4 BW). In die procedure moet u als werkgever de dringende reden bewijzen. Een goed opgebouwd dossier is daarom onmisbaar.

Kunt u de schade op de werknemer verhalen?

Ja, als de werknemer de schade met opzet heeft veroorzaakt. Volgens artikel 7:661 lid 1 BW is een werknemer niet aansprakelijk voor schade die hij bij zijn werk aan de werkgever toebrengt, tenzij die schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid. Bij diefstal is van opzet sprake.

U kunt de werknemer vragen de schade te vergoeden. Leg de omvang van de schade vast met voorraadoverzichten, facturen of administratie. Betaalt de werknemer niet vrijwillig, dan kunt u de schade via een civiele procedure vorderen. Wordt de werknemer strafrechtelijk vervolgd, dan kunt u zich in die zaak ook als benadeelde partij voegen. Bij dat laatste speelt ook het strafrecht een rol.

Stap 5: Welke maatregelen voorkomen diefstal in de toekomst?

Diefstal voorkomt u met een combinatie van goede interne controles, duidelijke regels en een cultuur waarin medewerkers misstanden durven te melden. Houd bij elke controlemaatregel rekening met de privacy van werknemers en met de rechten van de ondernemingsraad.

Begin met de interne controle. Leg vast hoe voorraad wordt geregistreerd, wie betalingen mag doen en wie toegang heeft tot welke ruimtes. Voer daarnaast regelmatig onaangekondigde controles uit. Een goed controlesysteem werkt preventief, omdat het de kans op ontdekking vergroot.

Overweeg beveiligingstechniek, zoals camera’s, elektronische toegangscontrole en systemen die de voorraad volgen. Bedenk wel dat voor systemen die geschikt zijn om werknemers te controleren de instemming van de ondernemingsraad nodig is (artikel 27 lid 1 onder l WOR). Zorg ook dat de systemen voldoen aan de AVG en dat medewerkers weten wat er wordt vastgelegd.

Maak regels duidelijk en bekend. Leg in een personeelsreglement of gedragscode vast wat onder diefstal valt, bijvoorbeeld ook het meenemen van restpartijen of kantoorartikelen, en welke gevolgen dat heeft. Een bekend en consequent toegepast beleid versterkt uw positie als u later een ontslag op staande voet moet geven.

Besteed aandacht aan bewustwording. Een korte training over integriteit laat medewerkers zien hoe diefstal de hele organisatie raakt en welke gevolgen het voor henzelf kan hebben.

Belangrijke preventiemaatregelen zijn:

• een duidelijke interne meldregeling voor misstanden;
• transparante disciplinaire procedures;
• een veilige meldcultuur;
• eerlijke arbeidsvoorwaarden.

Heeft u 50 of meer werknemers, dan bent u volgens de Wet bescherming klokkenluiders verplicht om een interne meldprocedure te hebben. Ook voor kleinere organisaties is een meldregeling een nuttig hulpmiddel om misstanden vroeg te signaleren.

Wees zorgvuldig bij werving en selectie. Controleer referenties en vraag bij gevoelige functies naar eerdere werkervaring. Houd u daarbij aan de privacyregels.

Bouw een cultuur waarin integriteit vanzelfsprekend is. Medewerkers die zich gewaardeerd voelen en zonder angst problemen kunnen aankaarten, zullen eerder melden wat zij zien.

Geef de financiële administratie speciale aandacht. Werk met het vier-ogenprincipe bij betalingen, scheid functies en zorg voor onderlinge controle. Geen enkele medewerker zou volledige zeggenschap moeten hebben over geld of voorraad.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van preventieve maatregelen en hun doel.

Waar let u als werkgever op?

• Leg bij elk voorval de datum, het tijdstip, de plaats en een feitelijke beschrijving vast.
• Vraag voor cameratoezicht op werknemers vooraf instemming van de ondernemingsraad (artikel 27 lid 1 onder l WOR).
• Hoor de werknemer voordat u besluit en leg het gesprek vast in een verslag.
• Geef het ontslag direct, noem de reden concreet en bevestig die schriftelijk (artikel 7:677 lid 1 BW).
• Leg de omvang van de schade vast met facturen, kasoverzichten en voorraadregistraties.

Waar let u als werknemer op?

• Noteer welke reden de werkgever voor het ontslag op staande voet noemt en vraag om een schriftelijke bevestiging.
• Wilt u het ontslag aanvechten, dien dan binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst een verzoek in bij de kantonrechter (artikel 7:686a lid 4 BW).
• Vraag inzage in de gegevens die over u zijn vastgelegd, zoals gespreksverslagen en camerabeelden (artikel 15 AVG).
• Controleer of het personeelsreglement of de gedragscode duidelijk maakt wat onder diefstal valt.
• Onderteken geen verklaring of schuldbekentenis die u niet volledig onderschrijft.

Wat kunnen wij voor u doen bij diefstal op het werk?

Wij staan werkgevers en werknemers bij als een vermoeden van diefstal tot een ontslag op staande voet of een schadeclaim leidt.

• Wij beoordelen of het bewijs rechtmatig is verkregen, onder meer aan de hand van de AVG en het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (artikel 27 WOR).
• Wij toetsen of de gedraging een dringende reden oplevert in de zin van artikel 7:678 lid 2 onder d BW en of direct is gehandeld.
• Wij stellen de ontslagbrief op of beoordelen die, met een concrete omschrijving van de dringende reden.
• Wij voeren de procedure bij de kantonrechter; een verzoek tegen het ontslag moet binnen twee maanden worden ingediend (artikel 7:686a lid 4 BW).
• Wij onderbouwen een schadevordering op grond van artikel 7:661 lid 1 BW, of voeren verweer tegen zo’n vordering.
• Wij adviseren over aangifte en over voeging als benadeelde partij in de strafzaak.

Samengevat

• Diefstal is volgens artikel 7:678 lid 2 onder d BW een dringende reden voor ontslag op staande voet, maar de rechter weegt alle omstandigheden mee.
• Verzamel bewijs objectief en rechtmatig. Voor cameratoezicht op werknemers heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht en gelden de regels van de AVG.
• Doe aangifte bij de politie als u strafrechtelijke vervolging wilt. Voor het ontslag zelf is aangifte niet vereist.
• Hoor de werknemer altijd en handel direct zodra u voldoende zekerheid heeft. De werknemer kan het ontslag binnen twee maanden aanvechten.
• Schade door diefstal kunt u op de werknemer verhalen, omdat die met opzet is veroorzaakt (artikel 7:661 lid 1 BW).

Veelgestelde vragen