Exportcontracten en leveringsvoorwaarden (Incoterms) uitgelegd: Uw complete gids

Exportcontracten zijn vaak behoorlijk ingewikkeld, vooral als je niet precies weet wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor transport, kosten en risico’s. Incoterms zijn internationale leveringsvoorwaarden die helder maken welke verplichtingen koper en verkoper hebben tijdens het vervoer van goederen. Dankzij deze gestandaardiseerde regels kun je een hoop misverstanden en gedoe met handelspartners voorkomen.

De International Chamber of Commerce stelde elf verschillende Incoterms 2020 vast. Elke term heeft weer zijn eigen regels voor transportkosten, verzekering en risicooverdracht.

Neem bijvoorbeeld EXW (Ex Works), waarbij de verkoper nauwelijks iets hoeft te doen. DDP (Delivered Duty Paid) is het tegenovergestelde: de verkoper regelt alles tot aan de deur van de koper, inclusief kosten en risico’s.

Voor Nederlandse exporteurs is het kiezen van de juiste Incoterm echt belangrijk. Het heeft direct invloed op btw, douaneformaliteiten en verzekeringen.

Een verkeerde keuze kan je op kosten jagen of tot administratieve rompslomp leiden.

Wat zijn Incoterms en leveringsvoorwaarden?

Incoterms zijn internationale handelsvoorwaarden. Ze leggen vast wie welke verantwoordelijkheden draagt bij het transport van goederen tussen landen.

Deze regels maken duidelijk wie betaalt en wie het risico loopt tijdens het vervoer.

Definitie van Incoterms

Incoterms betekent International Commercial Terms. Wereldwijd erkend en bedoeld om verantwoordelijkheden van koper en verkoper bij internationale handel vast te leggen.

De regels bestaan uit drieletter codes, zoals EXW, FOB en DDP. Elke code heeft een specifieke betekenis voor transport, kosten en risico’s.

Incoterms regelen drie hoofdpunten:

• Transportkosten: wie betaalt het vervoer
• Transportrisico: wie draait op voor schade of verlies
• Douaneformaliteiten: wie regelt import en export

De huidige versie heet Incoterms 2020. Die telt elf verschillende regels en geldt van 2020 tot 2030.

Vier regels zijn bedoeld voor zeevervoer. De overige zeven kun je voor elke vervoerssoort gebruiken, zoals weg, spoor of lucht.

Het verschil tussen leveringsvoorwaarden en Incoterms

Leveringsvoorwaarden zijn alle afspraken over de levering van goederen. Dat gaat verder dan alleen transport.

Ze kunnen bijvoorbeeld gaan over levertijden, kwaliteitseisen, betalingsvoorwaarden, garanties of aansprakelijkheid.

Incoterms zijn een specifiek onderdeel van de leveringsvoorwaarden. Ze richten zich alleen op transport, kosten en risico’s tijdens het vervoer.

Internationale leveringsvoorwaarden bouwen vaak voort op Incoterms. Bedrijven voegen dan extra afspraken toe die passen bij hun situatie.

Incoterms bieden houvast bij grensoverschrijdende handel. Zo voorkom je verwarring tussen partijen uit verschillende landen.

Internationale Kamer van Koophandel (ICC) en de rol bij Incoterms

De International Chamber of Commerce (ICC) heeft de Incoterms bedacht en beheert ze nog steeds. Dit is een wereldwijde organisatie die internationale handel stimuleert.

ICC Incoterms worden elke tien jaar herzien. De ICC past de regels aan als de handelspraktijk verandert.

De ICC zorgt voor:

• Standaardisatie: overal dezelfde regels
• Updates: aanpassingen aan nieuwe situaties
• Uitleg: officiële interpretatie van de regels

Bedrijven nemen ICC Incoterms op in hun contracten. Zo hoeven ze niet telkens opnieuw te onderhandelen over transportvoorwaarden.

De ICC publiceert handleidingen en trainingen. Daarmee kunnen bedrijven de regels juist toepassen bij exportcontracten.

Belang van Incoterms bij exportcontracten

Incoterms zorgen voor duidelijke afspraken tussen partijen in internationale handel. Je weet precies wie verantwoordelijk is voor transport, kosten en risico’s.

Duidelijke verantwoordelijkheden voor koper en verkoper

Incoterms maken heel concreet wat elke partij moet doen in een verkoopovereenkomst. De verkoper weet tot welk punt hij verantwoordelijk blijft.

Bij EXW (Ex Works) hoeft de verkoper alleen de goederen klaar te zetten op zijn terrein. De koper regelt alles daarna zelf.

FCA (Free Carrier) vraagt iets meer van de verkoper. Hij laadt de goederen en bij export buiten de EU doet hij de uitvoeraangifte.

DDP (Delivered Duty Paid) legt juist alles bij de verkoper. Hij regelt transport tot de eindbestemming én de douaneformaliteiten bij import.

Deze taakverdeling is voor beide partijen helder. Je hoeft niet te gokken wie wat moet doen.

Beheer van kosten en risico’s

Incoterms leggen vast wanneer kosten en risico’s overgaan van verkoper naar koper. Dat gebeurt op een afgesproken plek, de ‘plaats van levering’.

Kostenbeheersing wordt makkelijker. De verkoper weet tot waar hij kosten maakt, de koper weet vanaf waar hij moet betalen.

Risicobeheer is ook duidelijk. Bij schade of verlies zie je meteen wie aansprakelijk is—dat hangt af van de locatie van de goederen.

De partij die het risico draagt, doet er goed aan een goederentransportverzekering af te sluiten. Bij sommige Incoterms, zoals CIP, moet de verkoper zelfs verplicht verzekeren.

De timing van risico-overdracht kan trouwens flink schelen in geld als er iets misgaat.

Voorkomen van conflicten bij internationale handel

Vaak ontstaan er dure conflicten door onduidelijkheid over verantwoordelijkheden. Incoterms helpen dat voorkomen met standaard definities.

Communicatie verloopt makkelijker omdat iedereen wereldwijd dezelfde begrippen gebruikt. Zelfs een Chinese verkoper en een Nederlandse koper weten zo precies waar ze aan toe zijn.

Juridische duidelijkheid is belangrijk. Rechters en arbiters kennen de betekenis van elke Incoterm, waardoor geschillen sneller opgelost raken.

Documentaire betalingen zoals letters of credit werken alleen goed met de juiste Incoterms. EXW is bijvoorbeeld niet handig bij zulke betalingen omdat de verkoper dan geen transportdocumenten heeft.

Verkeerde Incoterms kunnen je in de problemen brengen met de Nederlandse Belastingdienst. Zonder goed bewijs van uitvoer moet je alsnog btw afdragen.

Overzicht van Incoterms 2020

De Incoterms 2020 bestaan uit elf officiële handelsvoorwaarden. Ze regelen de verantwoordelijkheden tussen kopers en verkopers.

Deze versie bracht wat aanpassingen ten opzichte van eerdere edities. De Kamer van Koophandel speelt een centrale rol in de implementatie.

De elf officiële Incoterms

De ICC Incoterms 2020 hebben elf verschillende regels. Elke regel bepaalt wie verantwoordelijk is voor transport, kosten en risico’s.

Ze zijn verdeeld in vier groepen:

E-groep (vertrek):

• EXW – Ex Works

F-groep (hoofdvervoer niet betaald):

• FCA – Free Carrier
• FAS – Free Alongside Ship
• FOB – Free On Board

C-groep (hoofdvervoer betaald):

• CPT – Carriage Paid To
• CIP – Carriage and Insurance Paid To
• CFR – Cost and Freight
• CIF – Cost Insurance and Freight

D-groep (aankomst):

• DAP – Delivered at Place
• DPU – Delivered at Place Unloaded
• DDP – Delivered Duty Paid

Elke regel heeft zijn eigen voorwaarden voor het moment waarop het risico overgaat.

Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van eerdere versies

De Incoterms 2020 brachten een paar opvallende veranderingen mee. De grootste is de vervanging van DAT door DPU.

DPU (Delivered at Place Unloaded) vervangt nu DAT (Delivered at Terminal). Je mag DPU gebruiken voor elke plaats, niet alleen terminals.

Bij CIP moet de verkoper nu minimaal Institute Cargo Clauses (A) dekking verzekeren. Dat is een stuk uitgebreider dan de oude minimale dekking.

Ook FCA kreeg een update. Je kunt nu afspreken dat de vervoerder een cognossement afgeeft aan de verkoper, zodat L/C betalingen makkelijker worden.

De ICC maakte daarnaast de uitleg over eigen vervoer en ingehuurde vervoerders duidelijker. Handig, want zo kun je betere keuzes maken.

De rol van de Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel speelt een grote rol bij het promoten van de Incoterms 2020. Ze bieden informatie en training aan Nederlandse bedrijven.

De KvK zegt dat er geen ‘beste’ Incoterm is. Wat je kiest, hangt af van wat de klant wil en wat je als bedrijf aankan.

Extra service via D-termen kan een concurrentievoordeel opleveren.

EXW raadt de KvK af voor export buiten de EU. Ze adviseren minimaal FCA te gebruiken.

Bij FCA regelt de verkoper de uitvoeraangifte. Je mag dan 0% BTW factureren.

De Kamer van Koophandel waarschuwt voor risico’s. Bij DDP naar bijvoorbeeld Amerika moet de verkoper voldoen aan lokale wetten.

Dat brengt extra administratieve lasten met zich mee.

Ze bieden hulpmiddelen zoals video’s en detailuitleg per Incoterm. Zo helpen ze bedrijven bij het maken van de juiste keuze.

De Incoterms-categorieën en hun toepassingen

De 11 Incoterms vallen in twee hoofdcategorieën: voorwaarden voor alle transportvormen en voorwaarden specifiek voor zeevracht en binnenvaart.

De keuze hangt af van het transportmiddel en hoe je kosten en risico’s wilt verdelen tussen koper en verkoper.

Incoterms voor alle transportvormen

Deze categorie omvat zeven Incoterms. Ze zijn bruikbaar voor elk transportmiddel, zoals luchtvracht, wegtransport en multimodaal vervoer.

EXW (Ex Works) legt alle verantwoordelijkheden bij de koper. De verkoper zet de goederen klaar op zijn locatie.

De koper regelt transport, verzekering en douane.

FCA (Free Carrier) heeft twee varianten. Bij FCA-A levert de verkoper geladen op zijn locatie.

Bij FCA-B brengt de verkoper de goederen naar een afgesproken punt en lost ze daar.

CPT (Carriage Paid To) betekent dat de verkoper het transport regelt tot de bestemmingshaven. Het risico gaat over bij de eerste vervoerder.

Verzekering is niet inbegrepen.

CIP (Carriage and Insurance Paid) lijkt op CPT, maar nu verzekert de verkoper de goederen tot de bestemming.

DAP (Delivered at Place) houdt in dat de verkoper risico draagt tot aan het lossen. De koper regelt de douaneafhandeling.

DPU (Delivered at Place Unloaded) gaat verder dan DAP. De verkoper lost de goederen op de bestemming.

De koper blijft verantwoordelijk voor inklaring.

DDP (Delivered Duty Paid) legt de maximale verantwoordelijkheid bij de verkoper. Hij regelt transport, verzekering en betaalt alle invoerrechten.

Incoterms voor zeevracht en binnenvaart

Vier Incoterms zijn uitsluitend bedoeld voor watertransport via zee of binnenvaart.

FAS (Free Alongside Ship) betekent levering langszij het schip in de vertrekhaven. De koper regelt het laden en verder transport.

FOB (Free on Board) gaat een stap verder. De verkoper laadt de goederen aan boord.

Het risico verschuift zodra de goederen de scheepsreling passeren.

CFR (Cost and Freight) houdt in dat de verkoper de zeevracht betaalt tot de bestemmingshaven. Het risico gaat over bij het laden in de vertrekhaven.

Verzekering is voor de koper.

CIF (Cost, Insurance and Freight) combineert CFR met een verzekeringsverplichting. De verkoper verzekert de goederen tijdens het zeevervoer tot de bestemmingshaven.

Deze water-specifieke voorwaarden zijn niet geschikt voor andere transportvormen. Bij multimodaal transport met zeevracht kies je voor de algemene categorieën.

Keuze van de juiste Incoterm per situatie

De transportvorm bepaalt grotendeels welke Incoterms je kunt gebruiken. Bij luchtvracht en wegtransport kies je uit de algemene categorie.

Voor zuiver zeevervoer of binnenvaart kun je beide categorieën toepassen.

Nieuwe exporteurs starten vaak met FCA. Die geeft beperkte verplichtingen: de koper regelt het hoofdtransport.

Voor ervaren exporteurs biedt DAP meer controle over het hele transport.

Waardevol of kwetsbaar transport vraagt om CIP of CIF. Die Incoterms bevatten verzekeringsdekking.

Bij standaard goederen werken CPT of CFR meestal prima.

Kleine zendingen passen goed bij EXW of FCA. Grote containers of bulkladingen gebruiken vaak FOB bij zeevracht.

DDP is handig voor e-commerce waarbij kopers eenvoud willen.

De kennis van lokale douaneregels speelt mee. Verkopers die lokale regels snappen, kunnen DDP overwegen.

Bij twijfel blijven ze liever bij DAP of DPU.

Verantwoordelijkheden en verdeling van kosten

Incoterms zeggen precies wie verantwoordelijk is voor transportkosten, risico’s en formaliteiten. De gekozen Incoterm heeft direct invloed op de kostenverdeling en aansprakelijkheden tussen koper en verkoper.

Transportkosten en wie betaalt

Wie wat betaalt, hangt helemaal af van de gekozen Incoterm.

Bij EXW draagt de koper alle transportkosten vanaf het bedrijf van de verkoper. De verkoper betaalt alleen het klaarzetten van de goederen.

Bij FCA betaalt de koper het hoofdtransport. De verkoper betaalt tot het moment van overdracht aan de vervoerder.

CPT en CIP betekenen dat de verkoper het transport naar de bestemming betaalt. De koper betaalt eventuele verdere kosten na aankomst.

Bij DAP betaalt de verkoper alles tot de afgesproken plaats. Lossen is voor de koper.

DDP legt bijna alle kosten bij de verkoper. Hij betaalt transport, invoerrechten en alle andere kosten tot levering.

Risicopunten: overgang van risico tussen partijen

Het risico voor schade of verlies verschuift op een specifiek punt in het transportproces. Dat punt verschilt per Incoterm.

Bij EXW gaat het risico over zodra de goederen klaarstaan op het bedrijf van de verkoper. De koper draagt het risico vanaf het ophalen.

FCA betekent risico-overgang bij overdracht aan de vervoerder. Na het laden op de vrachtwagen of afleveren op de terminal is de koper verantwoordelijk.

Bij CPT en CIP verschuift het risico bij de eerste vervoerder. De verkoper betaalt het transport maar is niet meer verantwoordelijk tijdens het vervoer.

FOB kent risico-overgang zodra de goederen aan boord van het schip zijn. Dit geldt alleen voor zeevervoer.

Voor DAP blijft de verkoper het risico dragen tot aankomst op de afgesproken plaats. Pas bij lossen verschuift het risico naar de koper.

Regelgeving rond transportverzekeringen

Transportverzekering is niet bij alle Incoterms verplicht. Alleen bij CIP en CIF moet de verkoper een verzekering afsluiten.

Bij CIP moet de verkoper minimaal Institute Cargo Clauses (A) dekking bieden. Dat is de meest uitgebreide verzekering.

Voor CIF is een lagere verzekeringsstandaard voldoende. Institute Cargo Clauses (C) dekt alleen grote risico’s zoals brand en zinken.

Bij andere Incoterms is verzekering niet verplicht. Toch is het verstandig om er één af te sluiten.

De partij die het risico draagt, kan zelf een verzekering regelen.

Vervoerders hebben beperkte aansprakelijkheid door internationale verdragen. Een eigen transportverzekering geeft betere bescherming tegen schade en verlies.

Douaneformaliteiten en in-/uitvoerdocumenten

Douaneformaliteiten verdeelt men duidelijk tussen koper en verkoper. Bij export buiten de EU regelt de verkoper meestal de uitvoerformaliteiten.

EXW is een uitzondering. Hier moet de koper alles regelen, wat vaak lastig is omdat buitenlandse kopers geen Nederlandse douaneaangifte kunnen doen.

Bij FCA, CPT, CIP, DAP en DDP regelt de verkoper de uitvoerdocumenten. Dit omvat uitvoeraangifte en eventuele vergunningen.

De koper is bij de meeste Incoterms verantwoordelijk voor invoerformaliteiten. Hij regelt de invoeraangifte en betaalt invoerrechten.

DDP is weer anders. Hier regelt de verkoper ook de invoerformaliteiten en betaalt alle invoerrechten.

Verpakken is meestal de taak van de verkoper. Die zorgt voor verpakking die past bij het transport.

Laden en lossen hangt af van de Incoterm. Bij EXW lost de koper zelf.

Bij FCA laadt de verkoper op zijn terrein, maar de koper lost elders.

Praktische toepassing van Incoterms in exportcontracten

Het goed toepassen van Incoterms in exportcontracten vraagt om juiste formulering, aandacht voor veelgemaakte fouten en soms gewoon professionele hulp. In de praktijk bepaalt dat of de leveringsvoorwaarden echt duidelijkheid geven bij de export van goederen.

Incoterms opnemen in de verkoopovereenkomst

De juiste formulering van Incoterms in een verkoopovereenkomst voorkomt misverstanden tussen exporteur en importeur. Zet altijd de exacte plaats van levering en de versie van de regels erbij.

Correcte schrijfwijze: ‘CIF Port of Rotterdam, Netherlands, Incoterms® 2020’ of ‘DAP Industrieweg 15, Hamburg, Germany, Incoterms® 2020’.

Wees zo specifiek mogelijk over de plaats. Bij EXW hoort het exacte adres van de fabriek. Bij FOB de naam van de vertrekhaven.

Bij DAP gebruik je het leveradres van de klant.

Verkeerde formulering leidt tot problemen:

• ‘CIF Hamburg’ zonder landsaanduiding
• ‘FOB’ zonder haven
• Gebruik van verouderde versies zoals Incoterms® 2010

Exporteurs stemmen de gekozen Incoterm af op hun transportmogelijkheden. Een kleine exporteur kiest beter geen DDP als hij geen ervaring heeft met importprocedures in het bestemmingsland.

Fouten en valkuilen bij gebruik

Veel exporteurs maken dezelfde fouten bij het toepassen van Incoterms in contracten. Zulke fouten kunnen onverwachte kosten of juridische problemen veroorzaken.

Veelgemaakte fouten:

• EXW gebruiken bij export buiten de EU
• FOB toepassen op landvervoer in plaats van zeevervoer
• Verzekering vergeten bij C-termen zoals CIF en CIP
• Verkeerde plaats van levering opgeven

EXW werkt niet goed bij export naar landen buiten de EU. De koper wordt dan verantwoordelijk voor de uitvoeraangifte, terwijl hij niet in de EU zit.

FOB hoort echt alleen bij zeevervoer. Voor wegvervoer gebruik je FCA. Toch raken bedrijven soms in de war door oude gewoontes.

Bij CIF en CIP moet de verkoper minimaal verzekeren. Veel exporteurs vergeten dat of sluiten een te lage dekking af.

Gevolgen van fouten:

• Onverwachte transportkosten
• Problemen met btw-teruggave
• Geschillen over beschadigde goederen
• Vertraging in het transport van goederen

Advies en ondersteuning door professionals

Exporteurs kunnen hulp inschakelen bij het kiezen en toepassen van Incoterms. Vooral bij complexe exporten of nieuwe markten is dat slim.

Douane-expediteurs regelen transport en douaneformaliteiten. Ze geven advies over welke Incoterm past bij de situatie en bestemming.

Transportverzekeraars adviseren over risico’s en verzekeringsdekking. Ze leggen uit welke risico’s bij welke Incoterm voor de exporteur zijn.

Handelsadvocaten helpen bij ingewikkelde contracten en internationale geschillen. Ze zorgen dat Incoterms correct in de verkoopovereenkomst staan.

Wanneer professionele hulp inschakelen:

• Eerste export naar een nieuw land
• Grote contractwaarde
• Complexe goederen die speciale behandeling vragen
• Problemen met eerdere exporten

De Kamer van Koophandel biedt basisinformatie en cursussen over Incoterms. Maar in specifieke situaties heb je meestal maatwerk van professionals nodig.

Veelgestelde vragen

Incoterms bepalen wie verantwoordelijk is voor transport, verzekering en douaneformaliteiten. Ze geven regels over wanneer risico’s overgaan van verkoper naar koper en wie welke kosten betaalt.

Wat zijn de basisbeginselen van internationale leveringsvoorwaarden volgens Incoterms?

Incoterms zijn gestandaardiseerde regels van de International Chamber of Commerce (ICC). Ze bestaan uit drielettercodes die wereldwijd dezelfde betekenis hebben.

Deze voorwaarden regelen drie dingen. Wie het transport organiseert en betaalt, wie verantwoordelijk is voor verzekeringen, en wie douaneformaliteiten moet regelen.

Er zijn elf Incoterms in de 2020-versie. Elke term legt specifieke verplichtingen bij verkoper of koper.

De regels gelden voor alle landen die internationale handel drijven.

Hoe beïnvloeden Incoterms de verantwoordelijkheden van exporteurs en importeurs?

Incoterms verdelen taken tussen exporteurs en importeurs op een heldere manier. Bij EXW heeft de exporteur minimale verplichtingen en regelt de importeur bijna alles.

Bij DDP-leveringen neemt de exporteur maximale verantwoordelijkheid. Hij regelt transport, verzekering en douane tot aan de deur van de koper.

De gekozen Incoterm bepaalt ook wie uitvoer- en invoervergunningen aanvraagt. Het beïnvloedt wie BTW-aangiften moet doen bij de belastingdienst.

Wat zijn de verschillen tussen de Incoterms 2010 en Incoterms 2020?

De ICC past Incoterms elke tien jaar aan om ze actueel te houden. De 2020-versie bevat enkele belangrijke wijzigingen.

DAT (Delivered At Terminal) is vervangen door DPU (Delivered at Place Unloaded). Daardoor kun je de term breder toepassen dan alleen bij terminals.

FCA heeft nu een optie voor zeevracht. Vervoerders mogen een bill of lading uitgeven aan de verkoper in plaats van aan de koper.

De nieuwe versie is ook duidelijker over verzekeringsniveaus. CIP vereist nu een uitgebreidere dekking dan voorheen.

Op welke manier bepalen Incoterms het risico-overgangspunt bij internationale transacties?

Elke Incoterm heeft een specifieke plek waar risico’s overgaan van verkoper naar koper. Die plek noem je de leveringsplaats.

Bij EXW gaat het risico over op het bedrijf van de verkoper. De koper draagt het risico zodra hij de goederen ophaalt.

Bij FOB gaat het risico over zodra goederen de reling van het schip passeren. Voor CIF geldt hetzelfde moment, maar de verkoper regelt de verzekering voor de zeereis.

Bij DDP blijft het risico bij de verkoper tot de goederen gelost zijn op de eindbestemming.

Hoe kies ik de juiste Incoterm voor mijn internationale handelstransactie?

De keuze hangt af van verschillende factoren. Bedenk eerst hoeveel verantwoordelijkheid je zelf wilt dragen voor transport en douane.

Nieuwe exporteurs kiezen vaak voor FCA, omdat het een prettige balans biedt. Ervaren handelaren gebruiken soms DAP of DDP om extra service te bieden.

Het soort transport speelt ook mee. Voor zeevracht zijn FOB, CFR en CIF geschikt. Voor andere vervoerswijzen kies je beter FCA, CPT of CIP.

Let op de wensen van je handelspartner. Sommige kopers willen zelf transport regelen. Anderen verwachten een complete service tot aan hun deur.

Wat is het belang van Incoterms in contracten en douaneaangiften?

Zorg ervoor dat je in contracten altijd een Incoterm opneemt, met de juiste plaats en het juiste jaartal. Bijvoorbeeld: “FCA Amsterdam Schiphol Airport, Netherlands, Incoterms 2020”.

Douane-expediteurs hebben deze details echt nodig om aangiften correct te doen. De Incoterm die je kiest, bepaalt wie als exporteur bij de douane optreedt.

Voor de BTW zijn Incoterms ook belangrijk. Exporteer je naar een land buiten de EU? Dan kun je 0% BTW toepassen, maar alleen als je als verkoper de uitvoer kunt aantonen met de juiste documenten.

Banken letten bij handelsfinanciering op Incoterms. Letters of credit noemen vaak specifieke Incoterms en de documenten die daarbij horen.