Stel: u heeft een werknemer die zich opvallend vaak ziekmeldt. Het patroon begint op te vallen: vaak op maandagochtend, vlak voor of na een vakantie, of direct na een functioneringsgesprek. Als werkgever bekruipt u het gevoel dat er geen sprake is van medische arbeidsongeschiktheid, maar van een motivatieprobleem of een arbeidsconflict. U wilt ingrijpen, maar u weet ook dat de Nederlandse wetgeving werknemers vergaande bescherming biedt bij ziekte.
Dit spanningsveld tussen uw zorgplicht als werkgever en de noodzaak om bedrijfsbelangen te beschermen, leidt vaak tot handelingsverlegenheid. Mag u controleren? Wanneer mag u loon inhouden? En is ontslag een optie? In dit artikel bespreken we de juridische kaders, uw controlemogelijkheden en de stappen die u kunt zetten om een waterdicht dossier op te bouwen.
Het wettelijk kader: rechten en plichten
De wetgever heeft een duidelijk kader geschetst voor de re-integratieverplichtingen van zowel werkgever als werknemer. Het uitgangspunt is dat beide partijen zich actief moeten inspannen om werkhervatting mogelijk te maken.
Verplichtingen van de werknemer
Een zieke werknemer heeft niet alleen recht op loondoorbetaling, maar ook plichten. Op grond van Artikel 7:660a BW is de werknemer verplicht om mee te werken aan zijn herstel en re-integratie. Dit houdt concreet in dat de werknemer:
- Redelijke voorschriften van de werkgever en de arbodienst moet opvolgen.
- Mee moet werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak.
- Passende arbeid moet verrichten indien de eigen functie (tijdelijk) niet mogelijk is.
Weigert de werknemer zonder deugdelijke grond mee te werken? Dan kan dit directe gevolgen hebben voor de loondoorbetaling.
Verplichtingen van de werkgever
Als werkgever heeft u een zorgplicht. Artikel 7:658a BW verplicht u om de inschakeling van de werknemer in passende arbeid te bevorderen. Dit betekent dat u actief moet zoeken naar mogelijkheden binnen (en in tweede spoor ook buiten) uw organisatie. Daarnaast stelt de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), specifiek Artikel 25, eisen aan de verslaglegging bij langdurig verzuim.
De uitdaging ligt in de balans: u moet zorgvuldig omgaan met de gezondheid van uw werknemer, maar u mag tegelijkertijd kritisch zijn als er gerede twijfel bestaat over de arbeidsongeschiktheid.
Controlemogelijkheden en sancties
Wanneer u twijfelt aan de ziekmelding, is passiviteit uw grootste valkuil. De wet biedt specifieke instrumenten om grip te krijgen op het verzuim.
Controlevoorschriften
Op basis van Artikel 3 van de Controlevoorschriften Ziektewet 2020 mag u regels opstellen waaraan een zieke werknemer zich moet houden. Denk hierbij aan:
- Meldingsregels: Voor welk tijdstip moet er gebeld zijn?
- Bereikbaarheid: Op welke tijden moet de werknemer telefonisch of thuis bereikbaar zijn?
- Spreekuur: De verplichting om te verschijnen op het spreekuur van de bedrijfsarts.
Het is cruciaal dat deze voorschriften schriftelijk zijn vastgelegd in een verzuimprotocol en bekend zijn bij het personeel.
Loonopschorting en loonstopzetting
Als een werknemer de regels overtreedt, heeft u twee zware sanctiemiddelen:
- Loonopschorting: Dit zet u in als u niet kunt controleren of de werknemer ziek is, bijvoorbeeld omdat hij niet verschijnt bij de bedrijfsarts. U schort de betaling op totdat duidelijk is of er recht is op loon. Blijkt de werknemer achteraf toch ziek? Dan moet u alsnog betalen.
- Loonstopzetting: Dit is een definitieve maatregel. U betaalt geen loon over de uren waarin de werknemer wel had kunnen werken (bij passende arbeid) of wanneer hij weigert mee te werken aan re-integratie (Artikel 7:629 BW).
De Hoge Raad heeft in ECLI:NL:HR:2024:579 bevestigd dat loonopschorting gerechtvaardigd is bij het schenden van controlevoorschriften. Ook het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch oordeelde in ECLI:NL:GHSHE:2025:1737 dat bij structurele weigering het loon mag worden ingehouden.
Ontslag als ultimum remedium
Kan frequent verzuim leiden tot ontslag? In beginsel geldt er een opzegverbod tijdens ziekte. Echter, dit verbod is niet absoluut.
- Ontslag wegens frequent ziekteverzuim: Dit is alleen mogelijk als het verzuim de bedrijfsvoering ernstig verstoort én herstel niet binnen 26 weken te verwachten is (Artikel 7:669 lid 3 sub c BW). Dit is een zeer zware toets.
- Ontslag wegens verwijtbaar handelen: Als de werknemer controlevoorschriften structureel negeert, kan er sprake zijn van verwijtbaar handelen (Artikel 7:669 lid 3 sub e BW).
- Ontslag op staande voet: Dit is de zwaarste sanctie en vereist een ‘dringende reden’. Jurisprudentie (ECLI:NL:RBZWB:2019:6020 en ECLI:NL:CRVB:2023:2026) laat zien dat dit mogelijk is bij hardnekkige werkweigering of fraude, maar het dossier moet onberispelijk zijn.
Bewijslast en rol bedrijfsarts
Wie moet bewijzen dat de werknemer (niet) ziek is? Hier ontstaan in de praktijk de meeste misverstanden.
Hoofdregel bewijslast
De hoofdregel is: de werknemer meldt zich ziek en de werkgever moet het loon doorbetalen, tenzij de werkgever kan bewijzen dat de werknemer niet ziek is. De bewijslast ligt dus in beginsel bij u als werkgever. Echter, als de werknemer controlevoorschriften schendt waardoor u de ziekte niet kunt laten toetsen, kan de bewijslast verschuiven of komt de loondoorbetalingsverplichting tijdelijk te vervallen (ECLI:NL:GHARL:2014:2600).
Cruciale rol bedrijfsarts
U bent als werkgever geen medicus. U mag dus niet zelf oordelen over de medische gesteldheid. De bedrijfsarts is de enige instantie die objectief mag vaststellen of er sprake is van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte.
Recente rechtspraak (ECLI:NL:GHSHE:2025:1793) onderstreept dat een objectieve beoordeling vereist is. Ontslag aanzeggen zonder dat een bedrijfsarts is geraadpleegd, brengt enorme risico’s met zich mee (ECLI:NL:CRVB:2024:9393). Oordeelt de bedrijfsarts dat er geen medische oorzaak is voor het verzuim? Dan heeft de werknemer in principe geen recht op loon en moet hij weer aan het werk. Bij twijfel over het oordeel van de bedrijfsarts kunnen beide partijen een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen.
Proportionaliteit en zorgvuldigheid
Zelfs als een werknemer regels overtreedt, mag u niet zomaar overgaan tot de zwaarste maatregelen. De rechter toetst altijd aan de proportionaliteit.
De weging van de rechter
In zaken rondom ontslag weegt de rechter alle omstandigheden mee (ECLI:NL:HR:2021:596, ECLI:NL:CRVB:2025:624). Factoren die een rol spelen zijn:
- De aard en ernst van het gedrag (is het een incident of structureel?).
- De duur van het dienstverband (heeft iemand een lange, vlekkeloze staat van dienst?).
- Persoonlijke omstandigheden van de werknemer.
- Of er eerdere officiële waarschuwingen zijn gegeven.
Belang van verbetertraject en wederhoor
Ontslag, en zeker ontslag op staande voet, wordt gezien als een ultimum remedium (laatste redmiddel). U moet aantonen dat u lichtere middelen heeft ingezet, zoals waarschuwingen of loonopschorting. In ECLI:NL:RBZWB:2025:8726 en ECLI:NL:RBGEL:2025:5711 oordeelden rechters dat het ontbreken van een escalatieladder (waarschuwing → sanctie → ontslag) fataal kan zijn voor de werkgever. Daarnaast is het toepassen van hoor en wederhoor essentieel voordat u een sanctie oplegt.
Stappenplan: Hoe bouwt u een waterdicht dossier?
Wilt u juridisch sterk staan bij twijfelachtig verzuim? Volg dan consequent dit stappenplan.
Stap 1: Zorg voor een helder verzuimprotocol
U kunt geen regels handhaven die niet bestaan. Zorg dat uw verzuimprotocol schriftelijk is vastgelegd en dat werknemers hiervoor hebben getekend of dat het onderdeel is van het personeelshandboek.
Stap 2: Registreer en documenteer alles
Vanaf de eerste ziekmelding bouwt u een dossier op. Noteer data, tijdstippen van telefonisch contact en gemaakte afspraken. Bevestig elk gesprek per e-mail aan de werknemer.
Stap 3: Schakel direct de bedrijfsarts in
Bij twijfel wacht u niet af. Vraag de bedrijfsarts om een spoedcontrole of een spreekuur. Vraag specifiek of er sprake is van medische arbeidsongeschiktheid voor de eigen functie.
Stap 4: Waarschuw en escaleer
Houdt de werknemer zich niet aan de regels?
- Geef eerst een schriftelijke officiële waarschuwing.
- Bij herhaling: kondig loonopschorting aan en voer dit uit als het gedrag niet verandert.
- Bij aanhoudende weigering: ga over tot loonstopzetting.
Stap 5: Beoordeel proportionaliteit
Voordat u overgaat tot ontslag, stelt u zichzelf de vraag: is dit redelijk gezien de ernst van de situatie? Heeft u alle lichtere middelen geprobeerd? Raadpleeg bij deze stap altijd een juridisch adviseur.
Praktijkvoorbeelden
Om de juridische theorie te verduidelijken, schetsen we drie situaties gebaseerd op jurisprudentie.
Voorbeeld 1: Frequent kortdurend verzuim zonder medische grond
Een werknemer meldt zich structureel ziek op maandagen. De bedrijfsarts oordeelt dat er geen medische beperkingen zijn. De werkgever geeft een officiële waarschuwing. Bij de volgende onterechte ziekmelding wordt het loon stopgezet over de verzuimdagen. Omdat de werknemer blijft weigeren te komen werken zonder geldige reden, volgt uiteindelijk ontbinding wegens verwijtbaar handelen. De rechter keurt dit goed omdat het dossier (oordeel arts + waarschuwingen + loonstop) compleet is.
Voorbeeld 2: Weigering meewerken aan controle
Een werknemer verschijnt drie keer op rij niet bij de bedrijfsarts. De werkgever schort het loon op en sommeert de werknemer te verschijnen. De werknemer weigert opnieuw. De werkgever gaat over tot ontslag. De rechter (vergelijkbaar met ECLI:NL:RBZWB:2019:6020) oordeelt dat door het structureel frustreren van de controle, ontslag gerechtvaardigd is.
Voorbeeld 3: Onduidelijk verzuimprotocol
Een werkgever ontslaat een werknemer op staande voet omdat deze zich niet telefonisch, maar via WhatsApp heeft ziekgemeld. In het contract staat echter niet expliciet dat WhatsApp verboden is. De rechter vernietigt het ontslag wegens onduidelijke communicatie en disproportionaliteit (ECLI:NL:RBZWB:2025:8728).
Veelgemaakte fouten die werkgevers moeten vermijden
In de praktijk zien we dat werkgevers vaak aan het kortste eind trekken door procedurele fouten. Vermijd de volgende valkuilen:
- Direct ontslag zonder waarschuwing: Een rechter zal vrijwel altijd oordelen dat een werknemer eerst de kans moet krijgen zijn gedrag te verbeteren.
- Zelf doktertje spelen: Ga nooit de discussie aan over de medische klachten zelf. Dat is het domein van de bedrijfsarts.
- Emotie laten regeren: “Ik ben er helemaal klaar mee” is geen juridische grond. Baseer acties op feiten en data.
- Inconsistent handhaven: Als werknemer A wel wegkomt met appjes en werknemer B niet, ondermijnt u uw eigen dossier.
Conclusie en praktisch advies
Het aanpakken van twijfelachtig ziekteverzuim is een juridisch mijnenveld, maar zeker niet onmogelijk. De sleutel tot succes ligt in zorgvuldigheid, objectiviteit en dossieropbouw. U heeft als werkgever wel degelijk instrumenten in handen—van loonopschorting tot ontslag—maar deze moeten correct en proportioneel worden ingezet.
Zorg voor een helder protocol, schakel tijdig de bedrijfsarts in en documenteer elke stap. Twijfelt u of uw dossier sterk genoeg is voor een loonstop of ontslagaanvraag? Win dan altijd tijdig juridisch advies in. Een verkeerde stap in het begin van het traject kan later in de rechtszaal niet meer hersteld worden.
FAQ
1. Mag ik als werkgever zelf beoordelen of een werknemer echt ziek is?
Nee, als werkgever mag u niet zelf oordelen over de medische gesteldheid van een werknemer. Alleen een bedrijfsarts of arbodienst is bevoegd om objectief te beoordelen of sprake is van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte. Het zelf maken van medische beoordelingen brengt grote juridische risico’s met zich mee en kan leiden tot aansprakelijkheid. Bij twijfel over een ziekmelding moet u altijd de bedrijfsarts inschakelen voor een professioneel oordeel (ECLI:NL:GHSHE:2025:1793).
2. Wanneer mag ik het loon van een zieke werknemer opschorten of stopzetten?
U mag het loon opschorten wanneer een werknemer controlevoorschriften schendt waardoor u niet kunt vaststellen of hij daadwerkelijk ziek is, bijvoorbeeld bij het niet verschijnen op het spreekuur van de bedrijfsarts. Loonopschorting is tijdelijk: blijkt de werknemer achteraf toch ziek, dan moet u alsnog betalen. Loonstopzetting is definitief en mag alleen wanneer de bedrijfsarts vaststelt dat de werknemer passende arbeid kan verrichten of wanneer de werknemer weigert mee te werken aan re-integratie (Artikel 7:629 BW). Beide maatregelen vereisen dat de controlevoorschriften schriftelijk zijn vastgelegd en aan de werknemer zijn gecommuniceerd.
3. Wat moet er minimaal in een verzuimprotocol staan?
Een deugdelijk verzuimprotocol bevat minimaal:
- Meldingsregels: Voor welk tijdstip en op welke wijze (telefoon, e-mail) moet ziekte worden gemeld?
- Bereikbaarheid: Op welke tijden moet de werknemer bereikbaar zijn tijdens ziekte?
- Controlevoorschriften: Verplichting tot verschijnen bij de bedrijfsarts
- Re-integratieverplichtingen: Wat wordt van de werknemer verwacht tijdens het verzuim?
- Sancties: Welke gevolgen zijn verbonden aan overtreding van het protocol?
Het protocol moet schriftelijk zijn vastgelegd, duidelijk gecommuniceerd en idealiter onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.
4. Kan ik een werknemer ontslaan die structureel ziek is op maandagen?
Direct ontslag alleen vanwege een opvallend verzuimpatroon is niet mogelijk. U moet eerst een zorgvuldig traject doorlopen. Dit houdt in: inschakelen van de bedrijfsarts voor objectieve beoordeling, documenteren van het patroon, schriftelijke waarschuwingen geven en proportionele sancties opleggen. Als de bedrijfsarts vaststelt dat geen medische grond aanwezig is en de werknemer blijft onterecht verzuimen ondanks waarschuwingen, kunt u een ontbindingsverzoek indienen wegens verwijtbaar handelen (Artikel 7:669 lid 3 sub e BW). Een goed opgebouwd dossier is hierbij essentieel (ECLI:NL:RBLIM:2025:8341).
5. Wat gebeurt er als de bedrijfsarts zegt dat de werknemer niet ziek is, maar de werknemer blijft zich ziekmelden?
Als de bedrijfsarts oordeelt dat geen sprake is van arbeidsongeschiktheid, heeft de werknemer in beginsel geen recht op loondoorbetaling en moet hij aan het werk. Weigert de werknemer dit, dan kunt u het loon stopzetten over de uren dat passende arbeid mogelijk was. Is de werknemer het niet eens met het oordeel van de bedrijfsarts? Dan kan hij binnen tien werkdagen een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Totdat het UWV uitspraak doet, blijft het oordeel van uw bedrijfsarts leidend. Bij blijvende weigering ondanks negatief oordeel kunt u sancties opleggen tot aan ontslag toe (Artikel 7:660a BW).
6. Moet ik altijd eerst waarschuwen voordat ik ontslag op staande voet geef?
Hoewel ontslag op staande voet in theorie mogelijk is zonder voorafgaande waarschuwing bij zeer ernstige gevallen, toetst de rechter altijd aan proportionaliteit. In de praktijk heeft het ontbreken van een waarschuwings- of verbetertraject grote impact op de houdbaarheid van het ontslag. Alleen bij uitzonderlijk ernstige schendingen (zoals fraude of grove insubordinatie) kan direct ontslag standhouden. Bij structurele schending van het verzuimprotocol verwacht de rechter dat u eerst waarschuwingen heeft gegeven en lichtere maatregelen heeft geprobeerd (ECLI:NL:RBZWB:2025:8726, ECLI:NL:RBGEL:2025:5711). Een zorgvuldig escalatietraject vergroot de kans dat ontslag in rechte standhoud aanzienlijk.
7. Kan een werknemer succesvol aanvoeren dat hij het verzuimprotocol niet kende?
Ja, als het verzuimprotocol niet duidelijk is gecommuniceerd of onduidelijk is geformuleerd, kan dit een succesvol verweer zijn. De rechter beoordeelt of de werknemer redelijkerwijs kon begrijpen wat van hem werd verwacht. Ontbrak schriftelijke vastlegging, is het protocol nooit expliciet gecommuniceerd, of was het onduidelijk (bijvoorbeeld: is WhatsApp toegestaan voor ziekmelding?), dan kan dit leiden tot vernietiging van sancties of ontslag (ECLI:NL:RBZWB:2025:8728). Dit onderstreept het belang van heldere, schriftelijke communicatie over het verzuimprotocol, bij voorkeur met een getekende ontvangstbevestiging van de werknemer.
8. Hoe lang mag een procedure voor loonstopzetting of ontslag duren?
Bij ontslag op staande voet geldt een zeer korte termijn: u moet binnen een redelijke termijn (doorgaans enkele dagen tot maximaal twee weken) na ontdekking van de dringende reden handelen. Wacht u te lang, dan raakt u uw ontslagrecht kwijt. Voor loonopschorting of -stopzetting geldt dat u direct moet handelen zodra controlevoorschriften worden geschonden. Een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter duurt gemiddeld 3-6 maanden vanaf indiening tot uitspraak. Gedurende deze periode blijft de loondoorbetalingsverplichting in principe bestaan, tenzij u het loon rechtsgeldig heeft opgeschort of stopgezet op grond van een objectief oordeel van de bedrijfsarts.
9. Wat zijn de financiële risico’s als ik een onterechte loonstop doorvoer?
Als u het loon stopzet terwijl daar geen juridische grond voor was, moet u het achterstallige loon alsnog betalen, inclusief wettelijke verhoging (10-50% van het verschuldigde loon) en wettelijke rente. Daarbovenop kan de werknemer aanspraak maken op schadevergoeding voor geleden schade, bijvoorbeeld kosten voor rechtsbijstand of emotionele schade. In ernstige gevallen kan dit leiden tot een claim voor immateriële schade. Een onzorgvuldige loonstop ondermijnt ook uw positie in een eventuele ontslagprocedure. Vandaar het belang om altijd eerst een objectief oordeel van de bedrijfsarts te verkrijgen voordat u tot loonstopzetting overgaat (ECLI:NL:HR:2024:579).
10. Kan ik disciplinaire maatregelen nemen als een werknemer tijdens ziekte op sociale media actief is?
Sociale media-activiteit tijdens ziekte is op zichzelf geen bewijs dat iemand niet ziek is. Iemand met burn-out, depressie of fysieke klachten kan nog steeds online actief zijn. U mag echter wel kritisch zijn als de activiteiten niet passen bij de gemelde klachten (bijvoorbeeld: ziekmelding wegens rugklachten terwijl de werknemer foto’s post van een zware sportwedstrijd). Gebruik sociale media-informatie als aanleiding om de bedrijfsarts in te schakelen voor een nader onderzoek, niet als zelfstandige grond voor sancties. Documenteer de bevindingen zorgvuldig, maar laat het medische oordeel over aan de bedrijfsarts. Het eigenmachtig beëindigen van loon op basis van social media kan juridisch averechts werken (ECLI:NL:GHSHE:2025:1793).
