Ziekmelden: wat mag uw werkgever vragen en wat beslist de bedrijfsarts?

Wanneer je je ziekmeldt op het werk, ontstaat er vaak meteen wat onduidelijkheid. Wat mag je baas nou eigenlijk vragen?

De Nederlandse wet trekt hier duidelijke grenzen. Privacy van werknemers staat voorop.

Werkgevers mogen alleen vragen stellen die echt nodig zijn om het werk te organiseren tijdens je afwezigheid. Medische details? Die blijven taboe.

De bedrijfsarts is de neutrale schakel tussen werknemer en werkgever. Die beoordeelt of je kunt werken en adviseert over aanpassingen, maar deelt geen medische informatie met je werkgever.

Van de eerste ziekmelding tot re-integratie gelden er rechten en plichten. Er spelen ook juridische kwesties rond loondoorbetaling en conflicten.

Ziekmelden: de eerste stappen voor werknemer en werkgever

Als je je ziekmeldt, moet dat snel gebeuren. Hoe eerder je het meldt, hoe makkelijker het is om het werk te regelen.

Een werknemer moet zich zo snel mogelijk ziekmelden als hij door ziekte niet kan werken. Dit geldt voor alle soorten ziekte, fysiek of mentaal maakt niet uit.

Meld je ziek voordat je werkdag start. Word je ‘s nachts ziek? Dan meld je dat vóór je gebruikelijke begintijd.

Gevolgen van te laat ziekmelden:

• Werkplanning raakt in de war
• Vervanging regelen wordt lastig
• Je kunt loon mislopen
• Soms volgen er disciplinaire maatregelen

Voor kleine bedrijven is snelle melding nog belangrijker. Met een klein team is het lastig om iemand te missen.

De werkgever moet na de ziekmelding meteen schakelen. Hij regelt vervanging en verdeelt het werk opnieuw.

Vereisten en procedures bij ziekmelding

Bij ziekmelden geef je specifieke informatie door. Je gebruikt daarvoor het kanaal dat je werkgever heeft aangewezen.

Wat moet je melden?

Medische details hoef je niet te geven. Je meldt alleen dat je ziek bent en niet kunt werken.

Wat mag de werkgever vragen?

• Telefoonnummer tijdens ziekte
• Waar je verblijft
• Hoe lang je denkt afwezig te zijn
• Welke projecten lopen er nog

Wat mag niet?

• Welke ziekte je hebt
• Medische diagnose
• Naam van je arts
• Welke medicijnen je gebruikt

Rol van het verzuimprotocol bij ziekmeldingen

Elk bedrijf hoort een verzuimprotocol te hebben. Zo’n document legt vast hoe je je ziek meldt en wat er verder gebeurt.

Het protocol beschrijft minimaal:

• Hoe meld je je ziek? (telefoon, mail, app)
• Wanneer? (meestal voor 9:00 uur)
• Bij wie? (leidinggevende of HR)
• Welke info geef je door?

In kleinere bedrijven gaat het vaak direct via de eigenaar of manager. Dat werkt meestal sneller.

De werkgever moet het protocol delen met alle werknemers. Nieuwe mensen krijgen het bij hun start.

Belangrijke punten uit het protocol:

• Meld je op tijd
• Gebruik het juiste kanaal
• Geef het door aan de juiste collega’s
• Leg het vast in het systeem

Het protocol moet af en toe worden aangepast. Nieuwe regels of veranderingen in het bedrijf vragen daar soms om.

Wat mag uw werkgever vragen bij ziekmelding?

Je werkgever mag bij een ziekmelding bepaalde dingen vragen, maar er gelden strikte regels rond medische informatie. Een manager vraagt alleen wat echt nodig is om het werk door te laten gaan en te bepalen of je recht hebt op loon.

Toegestane vragen tijdens een ziekmelding

De werkgever mag vragen hoe lang je denkt ziek te zijn. Zo kan hij het werk plannen en eventueel vervanging regelen.

“Hoe lang verwacht je afwezig te zijn?” mag gewoon. Je hoeft geen exacte datum te noemen. Zeg gerust of het om dagen of weken gaat.

De manager kan vragen of je aanpassingen nodig hebt om weer aan het werk te gaan. Denk aan:

• Een andere werkplek
• Andere taken
• Aangepast vervoer
• Thuiswerken

De werkgever mag vragen wanneer en hoe je bereikbaar bent. Dus: je contactgegevens en tijden waarop je contact wilt.

Persoonlijke betrokkenheid is prima. Een simpele “Hoe gaat het met je?” is zelfs prettig, zolang het niet over je medische toestand gaat.

Verboden vragen en bescherming van medische informatie

De werkgever mag niet vragen naar de aard of oorzaak van je ziekte. Dat is privé en niet nodig voor het werk.

Verboden vragen zijn bijvoorbeeld:

• “Wat heb je precies?”
• “Welke klachten heb je?”
• “Ben je bij de dokter geweest?”
• “Welke medicijnen neem je?”

Je hebt het recht om medische details voor jezelf te houden. Als de werkgever blijft aandringen, kan dat juridische problemen opleveren.

Vertel je toch iets medisch? Dan mag je werkgever dat niet opslaan in je dossier. Dat is te gevoelig.

Een manager mag geen vermoedens uitspreken over wat je zou kunnen mankeren. Dat kan snel uit de hand lopen en is gewoon niet oké.

Beheer van taken en bereikbaarheid tijdens ziekte

De werkgever mag vragen welke taken je moet overdragen. Zo blijft het werk doorlopen.

Praktische vragen mogen altijd:

• Welke afspraken moeten worden afgezegd?
• Waar staan belangrijke documenten?
• Wie kan jouw taken overnemen?
• Zijn er deze week urgente deadlines?

De manager kan afspraken maken over wanneer er weer contact is. Wie belt wie, en wanneer?

Bereikbaarheidsafspraken zijn handig voor iedereen. De werkgever mag vragen wanneer en via welk kanaal je bereikbaar bent.

Het is toegestaan te vragen of je tijdelijk ergens anders verblijft, bijvoorbeeld bij familie. Dat helpt om contact te houden, zonder dat het te persoonlijk wordt.

De werkgever moet de arbodienst binnen 24 uur op de hoogte brengen van je ziekmelding. Waarom je ziek bent, hoeft hij niet te weten.

De rol en het oordeel van de bedrijfsarts

De bedrijfsarts beoordeelt of je echt arbeidsongeschikt bent en wat er nodig is om weer aan het werk te gaan. Deze arts geeft onafhankelijk advies over wat je wel en niet kunt doen.

Beoordeling van arbeidsongeschiktheid

De bedrijfsarts bepaalt of je medisch gezien niet kunt werken. Alleen een arts mag dat oordeel geven.

Medische richtlijnen
De bedrijfsarts gebruikt officiële richtlijnen:

• Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG)
• Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB)

Onafhankelijkheid
De bedrijfsarts werkt los van werkgever en werknemer. Gezondheid van de werknemer staat altijd voorop.

Beperkingen vaststellen
De arts kijkt welke taken je niet kunt uitvoeren. Hij legt deze beperkingen vast in concrete termen.

Eerste contact met de bedrijfsarts

De werkgever meldt jouw ziekmelding meestal binnen een week bij de arbodienst. De bedrijfsarts neemt dan binnen een paar weken contact met je op.

Timing van het eerste gesprek
Bij psychische klachten gaat het vaak sneller. Werk kan soms de oorzaak zijn, maar ook de oplossing.

Waar praat je over met de bedrijfsarts?

• Welke werkzaamheden kun je nog doen?
• Hoeveel uur kun je werken?
• Zijn er aanpassingen op de werkplek nodig?

Probleemanalyse na zes weken
Ben je langer dan zes weken ziek? Dan maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. Hierin staat:

• Waarom je niet kunt werken
• Welke taken niet mogelijk zijn
• Wat er nodig is om terug te keren

Advies over werkhervatting

De bedrijfsarts geeft praktische adviezen over hoe een werknemer weer aan het werk kan. Dit advies vormt de basis voor het re-integratieplan.

Re-integratieplan opstellen

Uiterlijk in week 8 van de ziekte moet er een plan liggen. Werknemer en werkgever stellen dit samen op, met het medisch advies als uitgangspunt.

Mogelijke aanpassingen

• Aangepaste werktijden
• Tijdelijk andere taken
• Aanpassingen aan de werkplek
• Trainingen of begeleiding

Medisch beroepsgeheim

De bedrijfsarts deelt alleen werkgerelateerde informatie. Medische details blijven geheim en komen niet bij de werkgever terecht.

Gevolgen van het advies

Als de werknemer zich niet aan de afspraken houdt, kan de werkgever sancties opleggen. Denk aan het stopzetten van loondoorbetaling.

Informatie-uitwisseling: privacy en vertrouwelijkheid

De bedrijfsarts beschermt medische gegevens en zorgt dat werkgevers alleen noodzakelijke informatie krijgen. Strikte regels bepalen wat gedeeld mag worden en hoe de privacy van werknemers beschermd blijft.

Welke informatie deelt de bedrijfsarts met de werkgever?

De bedrijfsarts deelt alleen functionele informatie, dus wat een werknemer wel of niet kan op het werk.

Toegestane informatie:

• Verwachte duur van het ziekteverzuim
• Belastbaarheid van de werknemer
• Functionele beperkingen en mogelijkheden
• Advies over werkhervatting
• Geschiktheid voor aangepast werk

De bedrijfsarts noemt nooit de medische diagnose. Ook de oorzaak van de ziekte blijft geheim, zelfs als de werkgever nieuwsgierig wordt.

Met deze informatie kan de werkgever het werk organiseren. Hij kan bijvoorbeeld aanpassingen regelen, maar de privacy van de werknemer blijft vooropstaan.

Bescherming van medische gegevens

Medische informatie valt onder bijzondere persoonsgegevens volgens de AVG. Werkgevers mogen deze gegevens niet verwerken.

Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag medische gegevens opslaan en gebruiken. Zelfs als werknemers uit zichzelf iets vertellen, mag de werkgever dat niet vastleggen.

Belangrijke regels:

• Werkgevers mogen niet naar diagnoses vragen
• Medische informatie blijft buiten het team
• Toestemming van werknemers geldt niet door de afhankelijke positie
• Alleen in uitzonderlijke gevallen gelden andere regels

De werknemer beslist zelf wat hij deelt over zijn ziekte. De werkgever mag geen druk uitoefenen, ook niet door veel vragen te stellen.

Rechten van de werknemer bij informatieverstrekking

Werknemers hebben stevige rechten rondom hun medische informatie. Ze kiezen zelf wat ze delen en met wie.

De werknemer hoeft geen medische details te geven aan de werkgever. Alleen de melding van ziekte is verplicht; verdere informatie loopt via de bedrijfsarts.

Rechten van werknemers:

• Recht op privacy van medische gegevens
• Zelf bepalen wat ze delen met collega’s
• Geen verplichting tot medische details
• Bescherming tegen druk om informatie te geven

Werknemers mogen informatie delen als ze dat zelf willen. Maar ze hoeven zich nooit verplicht te voelen. De werkgever moet dat respecteren.

Bij problemen kunnen werknemers terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze organisatie houdt toezicht op de privacyregels.

Re-integratie en terugkeer naar werk

Re-integratie start met een grondige probleemanalyse door de bedrijfsarts. Daarna maken werkgever en werknemer samen een plan van aanpak.

Het opstellen van een probleemanalyse

De bedrijfsarts voert de probleemanalyse uit als een werknemer langdurig ziek is. Zo wordt duidelijk wat de werknemer ondanks de ziekte nog wel kan.

De arts kijkt naar beperkingen en mogelijkheden. Hij beoordeelt welke werkzaamheden haalbaar zijn en of aanpassingen nodig zijn.

Belangrijke onderdelen van de probleemanalyse:

• Medische beperkingen vaststellen
• Resterende capaciteiten bepalen
• Werkbelasting beoordelen
• Passend werk identificeren

Het plan van aanpak bij langdurig ziekteverzuim

Werkgever en werknemer stellen samen het plan van aanpak op. Dit plan bevat heldere afspraken over de werkhervatting.

Het plan beschrijft stap voor stap hoe de terugkeer naar werk verloopt. Er staan tijdlijnen, doelen en benodigde ondersteuning in.

Het plan van aanpak bevat:

• Concrete re-integratie doelen
• Tijdschema voor werkhervatting
• Afspraken over taken en werkuren
• Benodigde ondersteuning

Beide partijen werken actief mee aan het plan. Ze kunnen het aanpassen als de situatie verandert. Het plan wordt vastgelegd in het re-integratieverslag.

Aanpassingen op de werkplek en re-integratiebegeleiding

De werkgever past de werkplek aan als dat nodig is voor re-integratie. Dit kan gaan om fysieke aanpassingen of veranderingen in werktijden.

Mogelijke aanpassingen:

• Aangepaste werkplekken of hulpmiddelen
• Flexibele werktijden of extra pauzes
• Andere taken of verantwoordelijkheden
• Ergonomische verbeteringen

Soms schakelt de werkgever een re-integratiebedrijf in voor begeleiding. De werkgever betaalt de kosten. Het re-integratiebedrijf helpt zoeken naar passend werk.

UWV kan soms bijdragen aan de kosten, vooral bij hulpmiddelen en werkplekaanpassingen. Voor werknemers met tijdelijke contracten zijn er extra mogelijkheden.

Juridische aspecten en conflicten rondom ziekmelding

Ziekmelding leidt soms tot juridische problemen als werkgevers procedures niet goed volgen of werknemers hun verplichtingen niet nakomen. Geschillen met de bedrijfsarts over arbeidsongeschiktheid zijn ook niet zeldzaam.

Ziekmelding weigeren: wat zijn de gevolgen?

Een werkgever mag een ziekmelding niet zomaar weigeren. Het recht om zich ziek te melden is wettelijk beschermd.

Wanneer mag een werkgever twijfelen?

• Bij onduidelijke of tegenstrijdige informatie
• Als de werknemer niet bereikbaar is
• Bij vermoeden van misbruik van ziekteverlof

De werkgever schakelt bij twijfel altijd eerst de bedrijfsarts in. Een directe weigering zonder medische beoordeling houdt juridisch geen stand.

Gevolgen van onterechte weigering:

• Werkgever blijft loon verschuldigd
• Mogelijke schadevergoeding voor de werknemer
• Arbeidsrechtelijke procedures

De werknemer behoudt zijn rechten tot de bedrijfsarts anders beslist. Een ziekmelding geldt direct vanaf het moment van melden.

Juridische problemen bij onjuiste procedures

Fouten in ziekteprocedures leiden vaak tot arbeidsconflicten en rechtszaken. Beide partijen hebben hun eigen verplichtingen.

Veelgemaakte fouten door werkgevers:

• Te veel medische details vragen
• Geen bedrijfsarts inschakelen bij langdurig verzuim
• Loon stopzetten zonder geldige reden
• Privacyregels overtreden

Fouten van werknemers:

• Te laat ziekmelden volgens bedrijfsregels
• Onbereikbaar zijn tijdens ziekte
• Activiteiten ondernemen die herstel in de weg staan

Juridische problemen ontstaan vaak door onduidelijke afspraken over ziekmeldprocedures. Werkgevers moeten heldere regels opstellen over wanneer en hoe werknemers zich moeten melden.

De Arbeidstijdenwet en BW 7:629 bevatten belangrijke regels. Schending hiervan kan leiden tot boetes en schadeclaims.

Verschillen van inzicht met de bedrijfsarts

Conflicten over de beoordeling van arbeidsongeschiktheid komen regelmatig voor. Werknemers en bedrijfsartsen denken niet altijd hetzelfde over herstel en re-integratie.

Geschillen ontstaan vaak over:

• De ernst van de klachten
• Mogelijkheden voor aangepast werk
• Termijn voor herstel
• Re-integratie eisen

De werknemer kan bezwaar maken tegen het oordeel van de bedrijfsarts. Dit gebeurt schriftelijk, binnen zes weken na de beslissing.

Bezwaarprocedure:

1. Schriftelijk bezwaar indienen
2. Second opinion aanvragen bij een andere arts
3. Bemiddeling zoeken
4. Als laatste optie: naar de rechter

De bedrijfsarts moet zijn beslissing goed onderbouwen. Werknemers hebben recht op inzage in hun dossier en uitleg over de beoordeling.

Bij geschillen blijft de oorspronkelijke ziekmelding gelden tot er een definitieve uitspraak is. De werkgever betaalt het loon door tijdens de bezwaarprocedure.

Loondoorbetaling en overige verplichtingen bij ziekte

Werkgevers moeten minimaal 70 procent van het loon doorbetalen tijdens de eerste twee ziektejaren. Beide partijen hebben daarnaast hun eigen taken bij verzuim en re-integratie.

Wanneer heeft de werknemer recht op loondoorbetaling?

De werkgever betaalt het loon vanaf de eerste ziektedag. Dat is minimaal 70 procent van het brutoloon tijdens de eerste twee jaar ziekte.

Eerste ziektejaar:

• Minimaal 70% van het loon.
• Het bedrag mag niet onder het wettelijk minimumloon komen.
• De arbeidsovereenkomst of cao kan een hoger percentage vastleggen.

Tweede ziektejaar:

• Nog steeds minimaal 70% van het loon.
• De aanvulling tot het minimumloon is niet meer verplicht.
• De werkgever mag dan minder betalen dan het minimumloon.

Soms staan er wachtdagen in de arbeidsovereenkomst. Dan betaalt de werkgever de eerste één of twee ziektedagen niet uit.

Die wachtdagen moeten echt duidelijk in het contract of de cao staan.

De werkgever kan de loondoorbetaling tijdelijk stopzetten bij loonopschorting. Dit mag alleen als de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt, zoals het weigeren van passend werk of niet meewerken aan re-integratie.

Taken en verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer

Beide partijen hebben verplichtingen tijdens ziekteverzuim. Deze staan in de Wet Poortwachter en gelden voor iedereen.

Verplichtingen werkgever:

• Het loon doorbetalen volgens de regels.
• Contact houden met de zieke werknemer.
• Binnen zes weken een bedrijfsarts inschakelen.
• Een re-integratieplan opstellen.
• Passend werk aanbieden als dat kan.

Verplichtingen werknemer:

• Ziekte direct melden bij de werkgever.
• Tijdens werkdagen bereikbaar blijven.
• Meewerken aan herstel en re-integratie.
• Passend werk accepteren.
• Afspraak met de bedrijfsarts nakomen.

De werkgever mag bij ziekmelding alleen vragen naar het telefoonnummer, hoe lang het verzuim waarschijnlijk duurt en welke taken overgedragen moeten worden.

Naar de aard van de ziekte vragen mag niet.

Komt iemand zijn verplichtingen niet na? Dan kan de werkgever sancties opleggen, zoals loonopschorting of in uiterste gevallen ontslag.

Verzuimbeleid in het mkb

Kleine en middelgrote bedrijven hebben minder middelen voor verzuimbeleid. Toch moeten ze zich aan dezelfde regels houden als grote bedrijven.

Praktische tips voor mkb:

• Maak heldere afspraken over ziekmelding.
• Houd contact met zieke werknemers.
• Schakel op tijd een arbodienst in.
• Leg alle stappen en afspraken vast.

Veel mkb’ers werken samen met een arbodienst. Dat is meestal goedkoper dan zelf een bedrijfsarts aannemen.

Financiële gevolgen kunnen flink zijn voor kleine bedrijven. Twee jaar loondoorbetaling en kosten voor vervanging tikken aan.

Verzuimverzekeringen kunnen dan uitkomst bieden.

Veelgestelde Vragen

Werkgevers mogen bij ziekmelding alleen noodzakelijke vragen stellen. Medische details blijven taboe.

De bedrijfsarts speelt een grote rol bij langdurige ziekte. Hij beoordeelt onafhankelijk of iemand arbeidsongeschikt is.

Welke informatie mag een werkgever wettelijk vragen bij ziektemelding?

Een werkgever mag vragen wanneer je je ziek hebt gemeld en hoe lang het verzuim zal duren. Ook mag hij weten welke taken je moet overdragen.

Naar de precieze ziekte of diagnose mag hij niet vragen. Symptomen of behandelingen blijven privé.

Wel mag de werkgever vragen naar je contactgegevens. Zo kan hij contact houden tijdens het verzuim.

Welke rol speelt de bedrijfsarts bij langdurige ziekte van een werknemer?

De bedrijfsarts komt in beeld als iemand langer dan zes weken ziek is. Hij plant dan een spreekuur om de situatie te beoordelen.

De bedrijfsarts geeft advies over herstel en werkhervatting. Soms zijn aanpassingen nodig om weer aan het werk te gaan.

Ook begeleidt hij het re-integratietraject. Hij werkt samen met werkgever en werknemer aan een plan.

Hoe gaat de beoordeling van arbeidsongeschiktheid door een bedrijfsarts in zijn werk?

De bedrijfsarts kijkt of je je gewone werk nog kunt doen. Hij beoordeelt wat je nog wél kunt.

Vaak zoekt hij naar ander werk binnen het bedrijf. Hij bepaalt welke taken je eventueel kunt uitvoeren.

De beoordeling gebeurt onafhankelijk van de werkgever. De bedrijfsarts blijft neutraal en kijkt alleen naar de feiten.

Wat zijn de grenzen van privacy van de werknemer bij ziektemelding?

Je hoeft je diagnose niet te delen met de werkgever. Medische informatie blijft privé.

De werkgever mag geen medische gegevens opslaan, ook niet als je ze vrijwillig deelt.

Alleen de bedrijfsarts mag medische info opvragen en beoordelen. Hij heeft beroepsgeheim.

Op welke wijze mag een werkgever contact houden met een zieke werknemer?

Regelmatig contact houden mag, en is zelfs verstandig. Het laat zien dat je betrokken bent.

Maar het contact moet wel respectvol en op normale tijden plaatsvinden. Te vaak bellen of druk zetten is niet oké.

Maak samen afspraken over het vervolgcontact. Iedereen weet dan waar hij aan toe is.

Wat zijn de rechten en plichten van een werknemer als het gaat om ziekmelden en contact met de bedrijfsarts?

Werknemers moeten zich zo snel mogelijk ziekmelden bij hun werkgever. Meestal doe je dat op de eerste dag dat je ziek bent.

Je hebt recht op loondoorbetaling tijdens ziekte. Maar je moet dan wel meewerken aan re-integratie.

Moet je naar de bedrijfsarts? Dan ben je verplicht om te komen als je wordt opgeroepen.

Als je niet verschijnt, kan dat gevolgen hebben voor je uitkering. Dat wil je natuurlijk liever voorkomen.