Aandeelhoudersregister: wat moet erin staan en wat doet u als het kwijt is?

Gepubliceerd op 14 oktober 2026

Elke bv en nv moet een aandeelhoudersregister bijhouden met daarin wie de aandelen houdt, hoeveel en sinds wanneer (artikel 2:194 BW voor de bv, artikel 2:85 BW voor de nv). Het register is niet openbaar en bewijst op zichzelf niet wie eigenaar is: beslissend zijn de notariële akten van uitgifte en levering.

Het bestuur is verantwoordelijk voor een juist en actueel register. Hieronder leest u wat erin moet staan, wie het mag inzien, hoe het eruitziet en wat u doet als het kwijt of onjuist is.

Wat moet er in het aandeelhoudersregister staan?

Volgens artikel 2:194 BW bevat het register in ieder geval:

• de namen en adressen van alle aandeelhouders;
• de datum waarop zij de aandelen hebben verkregen en de datum van erkenning of betekening;
• het bedrag dat op elk aandeel is gestort;
• pandhouders en vruchtgebruikers, met de datum van hun recht en of zij stemrecht hebben;
• houders van certificaten met vergaderrecht.

In de praktijk vermeldt het register ook het aantal, de soort en de nummers van de aandelen en de akte waarmee ze zijn verkregen. Dat maakt het bij een verkoop of financiering veel makkelijker om de eigendomsketen te volgen.

Hoe ziet een aandeelhoudersregister eruit?

Een register is een overzicht per aandeelhouder of per mutatie. Een vereenvoudigd voorbeeld:

Een voorbeeld ter illustratie; namen en gegevens zijn verzonnen. Elke overdracht, verpanding of vestiging van vruchtgebruik komt er als nieuwe regel bij, met datum en akte.

Wie houdt het register bij en waar ligt het?

Het bestuur houdt het register bij en bewaart het ten kantore van de vennootschap (artikel 2:194 BW). Dat mag op papier, het traditionele blauwe boekje, of digitaal.

De notaris werkt het register vaak bij na een levering of statutenwijziging, maar de verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur. De notaris en de KVK bewaren geen kopie, dus u kunt het register daar niet opvragen.

Wie mag het register inzien?

Het register is niet openbaar. Aandeelhouders, vruchtgebruikers en pandhouders met stemrecht en certificaathouders met vergaderrecht mogen het inzien, en wie erin staat, krijgt op verzoek kosteloos een uittreksel van zijn eigen gegevens (artikel 2:194 BW).

Banken, kopers en de notaris vragen het register vaak op bij een financiering, een overname of een Wwft-onderzoek. Het bestuur bepaalt dan of het verstrekt wordt.

Bewijst het register wie eigenaar is?

Niet op zichzelf. Aandelen in een bv worden geleverd bij notariële akte (artikel 2:196 BW), en tegenover de vennootschap werkt die levering pas na erkenning of betekening (artikel 2:196a BW). Het register legt vast wat er is gebeurd; het maakt niemand eigenaar.

Staat er iets anders in het register dan in de akten, dan gaan de akten voor. Het register blijft toch belangrijk: de oproeping voor een algemene vergadering gaat naar de adressen uit het register, en een fout daarin kan de geldigheid van besluiten in gevaar brengen.

Wat doet u als het register kwijt of onjuist is?

Dan reconstrueert u het aan de hand van de oprichtingsakte, statutenwijzigingen en alle leveringsakten, meestal met hulp van de notaris. Het bestuur ondertekent het nieuwe register.

Ontbreekt een akte of blijkt een levering nooit goed te zijn erkend, dan kan herstel nodig zijn, bijvoorbeeld door een bekrachtigings- of herstelakte. Begin daar ruim voor een verkoop mee: een onvolledige eigendomsketen komt vrijwel altijd naar boven in het boekenonderzoek van de koper.

Wat is het verschil met het UBO-register en het centraal aandeelhoudersregister?

Het UBO-register bij de KVK registreert de uiteindelijk belanghebbenden, in de regel personen met meer dan 25% belang. Het vervangt het aandeelhoudersregister niet en bevat lang niet alle aandeelhouders.

Een centraal aandeelhoudersregister, bijgehouden door notarissen, bestaat nog niet. Het initiatiefwetsvoorstel (Kamerstuk 34661) ligt sinds 2017 bij de Tweede Kamer en is volgens de KVK in maart 2026 nog niet van kracht.

Waar let u als bestuurder op?

• Werk het register direct bij na elke levering, uitgifte, verpanding of vestiging van vruchtgebruik.
• Controleer bij elke mutatie of er een akte is en of de levering is erkend.
• Bewaar het register, met kopieën van de akten, op een vaste plek.
• Stuur oproepingen voor de algemene vergadering naar de adressen uit het register.

Waar let u als aandeelhouder of koper op?

• Vraag een uittreksel van uw eigen inschrijving en controleer de gegevens.
• Vraag bij een aankoop het volledige register en alle akten op.
• Klopt de reeks aandeelnummers en sluit die aan op de akten?
• Staan er pandrechten of vruchtgebruik op de aandelen die u koopt?

Wat kunnen wij voor u doen bij een aandeelhoudersregister?

• Het register controleren tegen de akten en ontbrekende schakels opsporen.
• Met de notaris een gereconstrueerd register en zo nodig herstelakten voorbereiden.
• Een boekenonderzoek uitvoeren bij de aankoop van aandelen.
• Adviseren over de oproeping en besluitvorming als het register niet klopt.
• Bijstaan bij een geschil over wie aandeelhouder is.

Zie ook ons stappenplan voor een bv oprichten met buitenlandse aandeelhouders en de begripsuitleg over aandelenoverdracht.

Samengevat

• Elke bv en nv moet een aandeelhoudersregister bijhouden (artikel 2:194 en 2:85 BW).
• Het register is niet openbaar; aandeelhouders en andere gerechtigden mogen het inzien.
• Eigendom volgt uit de notariële akten, niet uit het register (artikel 2:196 en 2:196a BW).
• Is het register kwijt of onjuist, reconstrueer het dan aan de hand van de akten.
• Een centraal aandeelhoudersregister bestaat nog niet; het UBO-register is iets anders.

Veelgestelde vragen

Waar kan ik het aandeelhoudersregister opvragen?

Bij het bestuur van de vennootschap. De KVK en de notaris hebben geen kopie, en het register is niet openbaar.

Mag het aandeelhoudersregister digitaal?

Ja. De wet schrijft geen vorm voor, zolang het register volledig is en ten kantore van de vennootschap beschikbaar is.

Moet mijn eenmanszaak of vof een aandeelhoudersregister hebben?

Nee. Alleen kapitaalvennootschappen met aandelen, zoals de bv en de nv, hebben een aandeelhoudersregister.

Wat kost het om een register te reconstrueren?

Dat hangt af van het aantal mutaties en de vraag of alle akten nog beschikbaar zijn. Bij een eenvoudige bv zonder overdrachten na oprichting is het werk beperkt; ontbreken akten, dan kost herstel meer tijd.

Twijfelt u over uw positie? Leg uw situatie aan ons voor. Wij laten u binnen één werkdag weten wat uw opties zijn.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen advies over uw specifieke situatie.