Algemene voorwaarden ter hand stellen: zo doet u het correct

Gepubliceerd op 12 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026

Algemene voorwaarden stelt u correct ter hand door ze aan uw klant te geven vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst, zodat hij ze kan lezen. Een verwijzing op de factuur is te laat; alleen als overhandigen redelijkerwijs niet kan, of als uw klant de voorwaarden al kende, gelden er uitzonderingen.

Zie de algemene voorwaarden als de spelregels van uw zakelijke relatie. Uw klant kan zich moeilijk aan spelregels houden die hij nooit heeft gezien. Daarom stelt de wet eisen aan de manier waarop en het moment waarop u ze verstrekt. In dit artikel leest u welke methoden werken, wanneer een uitzondering geldt en welke fouten ondernemers vaak maken.

Waarom is de juiste terhandstelling zo belangrijk?

Zonder correcte terhandstelling kan uw klant uw algemene voorwaarden vernietigen. Uw bepalingen vervallen dan en u valt terug op de regels van het Burgerlijk Wetboek.

Algemene voorwaarden – de bekende ‘kleine lettertjes’ – vormen de juridische basis onder uw offertes en contracten. U legt er belangrijke afspraken in vast, bijvoorbeeld over betalingstermijnen, aansprakelijkheid en garanties.

Het is een misverstand dat het enkel opstellen van die voorwaarden genoeg is. De wet legt u een informatieplicht op. Volgens artikel 6:233 onder b BW is een beding in algemene voorwaarden vernietigbaar als u uw klant geen redelijke mogelijkheid heeft geboden om er kennis van te nemen. Artikel 6:234 lid 1 BW werkt uit wanneer u aan die plicht voldoet. Bij een geschil moet u kunnen aantonen dat u uw klant op tijd en op de juiste manier heeft geïnformeerd.

Komt u die plicht niet na, dan kan de wederpartij uw voorwaarden vernietigen. Dat kan eenvoudig, met een brief of een e-mail. De vernietigde bepalingen gelden dan niet meer, alsof ze nooit hebben bestaan.

Wat gebeurt er als uw voorwaarden worden vernietigd?

U valt dan terug op de standaardregels uit het Burgerlijk Wetboek. Dat lijkt misschien geen groot probleem, maar het kan tot ongunstige situaties leiden, juist als u dacht goed beschermd te zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Onbeperkte aansprakelijkheid: de beperkingen die u had afgesproken, gelden niet meer.
• Geen eigendomsvoorbehoud: u verliest het recht om geleverde goederen terug te halen als een klant niet betaalt.
• Wettelijke betalingstermijnen: uw eigen, vaak kortere betalingstermijnen zijn niet langer van kracht.

Correct ter hand stellen is dus geen administratieve formaliteit. Het bepaalt of uw voorwaarden u echt beschermen of alleen een document in een map zijn.

De kern van de informatieplicht: de wederpartij krijgt een eerlijke kans om de voorwaarden te lezen en te begrijpen. Zo voorkomt u verrassingen achteraf en is duidelijk wat partijen hebben afgesproken.

Wie dit proces serieus neemt, legt een stevige basis onder elke transactie. Het zorgt voor duidelijkheid, voorkomt discussies en versterkt uw positie als er toch een geschil ontstaat. De moeite die u vooraf doet, levert achteraf zekerheid op.

Hoe overhandigt u de voorwaarden op papier?

U geeft uw klant de algemene voorwaarden op papier, voordat hij de overeenkomst ondertekent. Dit is de oudste methode en biedt de meeste zekerheid.

Het klinkt misschien ouderwets, maar fysieke overhandiging is nog steeds de meest betrouwbare route. U voegt de voorwaarden als los document bij de offerte, of als bijlage bij het contract. Uw klant heeft ze dan letterlijk in handen en kan de inhoud rustig lezen voordat hij tekent.

Waarom staat deze methode zo sterk?

Het grote voordeel is het bewijs. Ontstaat later discussie, dan kunt u eenvoudig laten zien dat u aan uw informatieplicht heeft voldaan.

Er zijn een paar praktische manieren om dat vast te leggen:

• Paraaf op elke pagina: laat de klant iedere pagina van de voorwaarden parafen. Zo staat vast dat hij alles heeft gezien.
• Ontvangstbevestiging in het contract: neem in de hoofdovereenkomst een korte bepaling op waarin de klant verklaart dat hij een exemplaar van de algemene voorwaarden heeft ontvangen en daarmee akkoord gaat.
• Twee exemplaren opsturen: stuur twee volledige sets van contract en voorwaarden. De klant tekent en parafeert beide, houdt er één en stuurt de andere aan u terug.

Met deze aanpak maakt u een discussie over het ter hand stellen van algemene voorwaarden vrijwel onmogelijk.

De fysieke methode laat weinig ruimte voor discussie. De wederpartij heeft het document in handen gehad. Dat is een heldere basis voor de overeenkomst.

Deze werkwijze kost iets meer administratie dan een digitale klik. Bij contracten met een hoge waarde of een groot risico weegt de extra zekerheid daar ruim tegenop.

Moet u de voorwaarden bij vaste zakenpartners steeds opnieuw geven?

Niet altijd. Sluit u regelmatig gelijksoortige overeenkomsten met dezelfde partij en heeft u de voorwaarden bij de eerste overeenkomst al overhandigd, dan hoeft dat meestal niet bij elke nieuwe opdracht opnieuw.

De hoofdregel blijft dat u de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stelt. De Hoge Raad heeft daar in het arrest Geurtzen/Kampstaal (HR 1 oktober 1999, ECLI:NL:HR:1999:ZC2977) een belangrijke nuance in aangebracht. De wederpartij kan zich niet op vernietigbaarheid beroepen als zij bij het sluiten van de overeenkomst met het beding bekend was, of geacht kon worden daarmee bekend te zijn. De Hoge Raad noemt als voorbeeld dat partijen regelmatig gelijksoortige overeenkomsten sluiten, terwijl de voorwaarden bij de eerste overeenkomst ter hand zijn gesteld. Daarnaast kan een beroep op vernietigbaarheid in bijzondere omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn.

Deze uitzondering voorkomt onnodig papierwerk in vaste handelsrelaties. Let wel op: het gaat om gelijksoortige overeenkomsten. Levert u normaal producten en sluit u nu ineens een uitgebreid onderhoudscontract? Stel de voorwaarden dan opnieuw ter hand. Ook als uw voorwaarden zijn gewijzigd, is het verstandig de nieuwe versie actief toe te sturen.

Hoe stelt u de voorwaarden digitaal ter hand?

Sluit u overeenkomsten online, dan stelt u de voorwaarden vóór of bij het sluiten elektronisch beschikbaar, op een manier waarop uw klant ze kan opslaan en later kan teruglezen. Een link die ergens op uw website staat, is daarvoor meestal niet genoeg.

Voor webshops, SaaS-bedrijven en andere ondernemers die online zaken doen, is fysiek overhandigen geen optie. Contracten komen met een muisklik tot stand, dus de terhandstelling verloopt ook digitaal. De wet stelt daar wel duidelijke eisen aan.

De kern van de digitale informatieplicht is dat uw klant de voorwaarden op een duurzame manier kan opslaan. Hij moet er later op kunnen terugvallen. Zo blijven de afspraken ook na de aankoop duidelijk en toegankelijk. In de praktijk werkt een pdf-bestand dat de klant kan downloaden, of dat u meestuurt met de bevestiging, het best.

Welke methode past, hangt af van uw klant en van het soort onderneming. Voor dienstverleners gelden aparte regels over de informatie die zij beschikbaar moeten stellen; daardoor kan voor hen soms meer ruimte bestaan dan voor een webshop die aan consumenten verkoopt. Hieronder een overzicht van de meest gebruikte methoden.

Welke digitale methode is geldig?

De tabel geeft per methode aan hoe die zich verhoudt tot verkoop aan consumenten (zoals via een webshop) en tot zakelijke dienstverleners. Een actieve methode met een pdf is in beide gevallen de veiligste keuze.

De context is dus bepalend. Wat voor een adviesbureau kan volstaan, is voor een webshop vaak onvoldoende.

Het goed regelen van de digitale terhandstelling is geen bijzaak. Net als bij de papieren methode kan een fout leiden tot vernietigbaarheid van uw algemene voorwaarden. Uw juridische vangnet vervalt dan. Zorg er daarom voor dat uw online proces sluitend is en past bij de eisen voor uw type onderneming. Meer achtergrond vindt u in deze uitleg over de terhandstelling van algemene voorwaarden op ictrecht.nl.

Wat als overhandigen in de praktijk niet mogelijk is?

Dan mag u volstaan met de mededeling, vóór de overeenkomst, dat de voorwaarden ter inzage liggen of zijn gedeponeerd, en dat u ze op verzoek kosteloos toestuurt. Dit is een uitzondering voor situaties waarin overhandigen redelijkerwijs niet kan.

De hoofdregel is duidelijk: u overhandigt de voorwaarden op papier of stelt ze digitaal beschikbaar. Maar soms is dat in de praktijk niet te doen. Denk aan een treinkaartje uit een automaat of het afgeven van uw jas bij de stomerij. In zulke snelle situaties kunt u geen stapel papier meegeven, en een pdf sturen is evenmin realistisch.

Voor deze gevallen biedt artikel 6:234 lid 1 BW een uitweg. U maakt dan vóór de totstandkoming van de overeenkomst bekend waar de voorwaarden ter inzage liggen of waar ze zijn gedeponeerd, en dat u ze op verzoek toestuurt.

Hoe werkt deponeren?

U deponeert uw voorwaarden bij de Kamer van Koophandel (KVK) of bij de griffie van een rechtbank. Deponeren is niet verplicht, maar maakt het mogelijk naar een vaste vindplaats te verwijzen.

Door te deponeren legt u vast welke versie van uw voorwaarden op een bepaald moment gold. Dat helpt ook als later discussie ontstaat over de inhoud.

Besef wel dat deponeren geen makkelijke uitweg is. Beroept u zich op deze route, dan moet u kunnen uitleggen waarom overhandigen op papier of digitaal in die situatie redelijkerwijs niet mogelijk was. Het risico dat dit niet lukt, ligt bij u als ondernemer.

Zie deze uitzondering niet als een gelijkwaardig alternatief, maar als een nooduitgang. U gebruikt hem alleen als de normale terhandstelling door de aard van de transactie echt niet kan.

De uitzondering is vooral bedoeld voor overeenkomsten die in grote aantallen en snel tot stand komen. Veel ondernemers deponeren hun voorwaarden daarnaast als extra vangnet, maar daarmee is de actieve informatieplicht niet vervuld.

In welke situaties kan deze uitzondering gelden?

Vooral bij snelle, massale transacties waarbij overhandigen onpraktisch is. Of het in uw situatie mag, hangt altijd af van de omstandigheden.

Enkele voorbeelden ter illustratie:

• Openbaar vervoer: een vervoerder kan niet aan elke reiziger die een kaartje uit een automaat koopt, de voorwaarden meegeven. Een duidelijke verwijzing op de automaat naar de vindplaats, met het aanbod om ze toe te sturen, kan dan volstaan.
• Stomerij: bij het afgeven van kleding is de overeenkomst zo gesloten. Een duidelijk zichtbaar bordje met de mededeling dat de voorwaarden zijn gedeponeerd en op verzoek worden toegestuurd, kan dan voldoende zijn.
• Telefonische verkoop: tijdens een telefoongesprek kunt u niet direct een document overhandigen. Een mondelinge mededeling dat de voorwaarden zijn gedeponeerd en op verzoek worden toegestuurd, kan dan een route zijn. Stuur ze in dat geval wel zo snel mogelijk na, bijvoorbeeld per e-mail.

Ook bij deze uitzondering blijft uw informatieplicht bestaan. U laat de wederpartij altijd actief weten waar de voorwaarden te vinden zijn en biedt aan ze kosteloos toe te sturen. Vraagt de klant erom, stuur ze dan direct. Doet u dat niet, dan blijven uw voorwaarden vernietigbaar, ook al heeft u ze keurig gedeponeerd. Het is dus een actieve plicht, geen passieve oplossing.

Welke fouten maken ondernemers vaak?

De meest gemaakte fouten zijn: pas op de factuur naar de voorwaarden verwijzen, alleen een link in de footer plaatsen en voorwaarden gebruiken die nauwelijks leesbaar zijn. Alle drie zijn eenvoudig te voorkomen.

Een correcte terhandstelling is een actieve handeling die vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst plaatsvindt. De problemen ontstaan meestal als dat moment al voorbij is. Zonder geldige terhandstelling zijn uw voorwaarden vernietigbaar en staat u zwakker.

Fout 1: pas op de factuur verwijzen

Dit is de meest bekende fout. U stuurt een factuur met onderaan de zin: “Op al onze leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.” Voor die opdracht bent u daarmee te laat.

De overeenkomst is al gesloten als de factuur de deur uitgaat. De spelregels deelt u vóór de wedstrijd, niet pas in de kleedkamer. Een verwijzing die pas op de factuur staat, helpt u bij die opdracht daarom meestal niet.

De oplossing is eenvoudig: zorg dat het ter hand stellen van de algemene voorwaarden altijd gebeurt bij de offerte of de opdrachtbevestiging. Dat is het moment waarop de afspraken worden gemaakt.

Fout 2: een verstopte link op de website

Veel websites zetten een link naar de algemene voorwaarden in de footer, de onderste balk van de pagina. Voor dienstverleners kan dat onder voorwaarden soms volstaan, maar bij de verkoop van producten aan consumenten is het onvoldoende.

U moet de klant een redelijke mogelijkheid bieden om van de voorwaarden kennis te nemen en ze bij online contracten op te slaan. Een passieve link waar de klant zelf naar moet zoeken, voldoet daar niet aan.

Bij een geschil moet u laten zien dat u de voorwaarden actief heeft aangeboden, op een manier die opslaan mogelijk maakt. Dat de klant ze had kunnen vinden als hij goed had gezocht, is niet genoeg.

Kies daarom een actieve methode. Denk aan een verplicht vinkje in het afrekenproces met een directe downloadlink naar een pdf. Zo legt u vast dat u de voorwaarden op tijd heeft aangeboden.

Fout 3: onleesbare kleine lettertjes

Soms staan voorwaarden in een piepklein lettertype op de achterkant van een bon of contract. U overhandigt dan wel een document, maar biedt mogelijk geen redelijke mogelijkheid om er kennis van te nemen.

Is de tekst zo klein dat een vergrootglas nodig is? Dan loopt u het risico dat een rechter vindt dat u niet aan uw informatieplicht heeft voldaan. Leesbaarheid hoort bij een goede terhandstelling.

Gebruik daarom altijd een helder en goed leesbaar lettertype, op papier en digitaal. Schrijf de voorwaarden bovendien in begrijpelijke taal. Duidelijkheid en toegankelijkheid maken uw voorwaarden sterker.

Hoe controleert u of uw werkwijze klopt?

Stel uzelf één vraag: heeft uw klant een eerlijke kans gehad om de voorwaarden te lezen voordat de overeenkomst werd gesloten? Met de checklist hieronder toetst u dat stap voor stap.

Alle regels rond het overhandigen van algemene voorwaarden komen daar uiteindelijk op neer. Het is geen formaliteit, maar de voorwaarde voor voorwaarden die overeind blijven.

Welke stappen loopt u na voor een sluitende terhandstelling?

Controleer het moment, de manier van aanbieden, de mogelijkheid om op te slaan en uw bewijs. Of u nu online of offline zaken doet, loop deze stappen na:

• 1. Let op het moment: bied de voorwaarden aan vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst. Een verwijzing op de factuur is te laat.
• 2. Overhandig actief: maak het de klant makkelijk. Stuur de voorwaarden op papier mee met de offerte, of voeg ze als pdf toe aan een bevestigingsmail. Alleen een link naar een pagina op uw website is meestal niet genoeg.
• 3. Maak opslaan mogelijk (digitaal): uw klant moet de voorwaarden kunnen downloaden en bewaren. Een vinkje met “Ik ga akkoord” in het bestelproces, met direct een downloadlink naar de pdf, is daarvoor een goede oplossing.
• 4. Zorg voor bewijs: vraag om een handtekening voor ontvangst op de overeenkomst, of laat de klant elke pagina van de voorwaarden parafen. Bewaar e-mails met de voorwaarden als bijlage; dat zijn uw digitale verzendbewijzen.

Een correcte terhandstelling werkt als een verzekering. Ze voorkomt dat zorgvuldig opgestelde voorwaarden bij een conflict meteen van tafel gaan.

Wie deze stappen consequent volgt, bouwt een stevige basis onder zijn overeenkomsten en beperkt onnodige juridische risico’s.

Waar let u als gebruiker van algemene voorwaarden op?

• Stuur de voorwaarden mee met de offerte of de opdrachtbevestiging, niet pas met de factuur.
• Bewaar het bewijs van terhandstelling: een paraaf, een ontvangstbevestiging of de verzonden e-mail met de pdf.
• Bied de voorwaarden online aan als pdf die de klant vóór de bestelling kan downloaden.
• Stuur een gewijzigde versie actief toe aan uw vaste klanten.

Waar let u als wederpartij op?

• Ga na of u de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft gekregen.
• Vernietig een beding met een schriftelijke verklaring aan de gebruiker (artikel 3:50 BW).
• Let op de termijn: u heeft drie jaar, te rekenen vanaf de dag na die waarop de gebruiker zich op het beding beroept (artikel 3:52 lid 1 onder d en 6:235 lid 4 BW).
• Controleer of u zelf een beroep op vernietiging kunt doen: een onderneming met 50 of meer werknemers of een openbaar gemaakte jaarrekening kan dat niet (artikel 6:235 lid 1 BW).

Wat kunnen wij voor u doen bij het ter hand stellen van algemene voorwaarden?

Wij helpen u uw voorwaarden zo aan te bieden dat ze bij een geschil overeind blijven, en beoordelen uw positie als de terhandstelling ter discussie staat.

• Wij controleren hoe u uw voorwaarden nu aanbiedt, op papier en online, en wijzen aan waar de terhandstelling tekortschiet (artikel 6:234 BW).
• Wij passen uw offertes, opdrachtbevestigingen en het afrekenproces van uw webshop aan, zodat de voorwaarden op tijd en opslaanbaar worden aangeboden.
• Wij stellen uw algemene voorwaarden op of herzien ze, in begrijpelijke taal en waar nodig vertaald.
• Wij beoordelen of een beroep op vernietiging in uw geschil kans maakt, bijvoorbeeld bij een vaste handelsrelatie (Geurtzen/Kampstaal).
• Wij stellen een vernietigingsverklaring op of reageren op een verklaring van de wederpartij.

Samengevat

• U stelt de algemene voorwaarden ter hand vóór of bij het sluiten van de overeenkomst; anders zijn ze vernietigbaar (artikel 6:233 onder b en 6:234 lid 1 BW).
• Online zorgt u dat de klant de voorwaarden kan opslaan, bijvoorbeeld als pdf via een verplicht vinkje of als bijlage bij de bevestiging.
• Bij vaste relaties met gelijksoortige overeenkomsten hoeft u ze niet steeds opnieuw te geven, als de klant ze al kende (Geurtzen/Kampstaal).
• Kan overhandigen redelijkerwijs niet, dan meldt u vooraf waar de voorwaarden liggen of zijn gedeponeerd en stuurt u ze op verzoek kosteloos toe.
• Een verwijzing op de factuur, een verstopte footerlink of onleesbare tekst zijn de meest voorkomende valkuilen.

Veelgestelde vragen over het ter hand stellen van algemene voorwaarden

Hieronder beantwoorden wij een paar praktische vragen die ondernemers over dit onderwerp kunnen hebben.

Is een verwijzing op de factuur voldoende?

Nee. Een verwijzing die pas op de factuur staat, is voor die opdracht te laat.

Een factuur is de financiële afrekening van een overeenkomst die al is gesloten. De wet vraagt dat u de voorwaarden aanbiedt voordat of op het moment dat de overeenkomst tot stand komt. Denk dus aan de offerte of de opdrachtbevestiging. Een verwijzing achteraf maakt uw voorwaarden kwetsbaar voor vernietiging.

Wat als de klant de voorwaarden niet leest?

Dat is niet uw verantwoordelijkheid. Uw informatieplicht gaat over het aanbieden van de voorwaarden, niet over de vraag of de klant ze ook echt leest.

De wet vraagt van u dat u de klant een “redelijke mogelijkheid” biedt om van de inhoud kennis te nemen.

Uw verantwoordelijkheid ligt bij het correct aanbieden van de voorwaarden. Of de klant die kans benut, is zijn eigen keuze en zijn eigen risico.

Kunt u aantonen dat u de voorwaarden op de juiste manier heeft verstrekt, dan kan de klant ze niet vernietigen met het argument dat hij ze niet heeft gelezen. Wel kan een afzonderlijk beding om andere redenen alsnog aantastbaar zijn.

Moet ik mijn voorwaarden vertalen?

Dat is niet altijd wettelijk verplicht, maar vaak wel verstandig. De taal waarin u de overeenkomst sluit, is daarbij leidend.

Verloopt de communicatie, de offerte en het contract in het Engels, bied uw algemene voorwaarden dan ook in het Engels aan. Een buitenlandse klant kan anders aanvoeren dat hij de Nederlandstalige voorwaarden niet begreep en dus geen redelijke mogelijkheid had om ze te doorgronden. Met een vertaling voorkomt u die discussie en staat u sterker.

Meer over hoe Law & More u hierbij helpt, leest u op de pagina ondernemingsrecht advocaat.