Een veel voorkomende vraag bij de ondernemers is of je een bedrijf kunt registreren op een virtueel kantooradres. In het nieuws lees je vaak over buitenlandse bedrijven met een postadres in Nederland. Voor deze bedrijven kleven veel voordelen aan een zogeheten postbus onderneming. Dat deze mogelijkheid bestaat, is bij het merendeel van de ondernemers bekend maar hoe je dit organiseert en aan welke eisen je moet voldoen, is voor velen nog onduidelijk. Het begint allemaal met inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Het is mogelijk om je onderneming in te schrijven ook als je in het buitenland woont. Hiervoor geldt wel een hoofdvoorwaarde; jouw bedrijf moet een Nederlands bezoekadres hebben of de ondernemingsactiviteiten van jouw bedrijf moeten in Nederland plaatsvinden.
Wettelijke eisen webshop
Als eigenaar van een webshop heb je wettelijke verplichtingen jegens de klant. Het is verplicht om een duidelijk retourbeleid te hebben, je moet bereikbaar zijn voor vragen van de klanten, je bent aansprakelijk voor de garantie en je bent verplicht om minimaal één achteraf-betaaloptie aan te bieden. Is er sprake van een consumentenkoop, dus wanneer een particulier iets koopt, dan is ook het uitgangspunt dat een consument niet meer dan 50% van het aankoopbedrag vooruit hoeft te betalen. Het mag natuurlijk wel, als de consument dat vrijwillig doet, maar een (web)winkelier mag dat niet verplichten. Deze regel geldt overigens alleen bij het kopen van roerende zaken. Voor diensten mag dus wel volledige vooruitbetaling gevraagd worden.
Vermelding van het adres verplicht?
Op de webwinkel moet de locatie van de contactinformatie duidelijk en logisch vermeld worden. De reden hierachter is dat een klant het recht heeft om te weten met wie hij/zij zakendoet. Deze verplichting komt voort uit de wet en is dus voor elke webwinkel verplicht. De verplichte contactinformatie bestaat uit drie onderdelen:
- De identiteit van de onderneming
- De contactgegevens van de onderneming
- Het geografisch adres van de onderneming.
Onder de identiteit van de onderneming worden de inschrijfgegevens van de onderneming zoals het KVK-nummer, het BTW nummer en de bedrijfsnaam bedoeld. Bij de contactgegevens gaat het om de gegevens waarmee de consumenten contact kunnen opnemen met de webwinkel. Met het geografisch adres wordt vervolgens het adres bedoeld van waaruit de onderneming haar zaken onderneemt. Dit laatste moet een fysiek adres zijn en mag geen postbusadres zijn. Bij veel kleine webwinkels zal het contactadres dan ook gelijk zijn aan het geografisch adres. Door bepaalde omstandigheden kan het lastig zijn om te voldoen aan de eis van het vermelden van de contactgegevens. Hieronder lees je meer over hoe je toch aan deze eis kan voldoen.
Virtueel adres
Als je fysieke adres van je onderneming niet wilt of kunt vermelden op je webwinkel dan kan je gebruik maken van een virtueel adres. Dit adres kan ook beheerd worden door de organisatie waar je huur aan betaalt. Dit soort organisaties hebben ook verschillende services zoals bijvoorbeeld bijhouden en doorsturen van de poststukken. Het hebben van een Nederlands adres is goed voor het vertrouwen bij de bezoekers van je webwinkel. Vandaar is het hebben van een virtueel kantooradres in sommige gevallen een goede oplossing.
Voor wie?
Je kunt voor verschillende redenen een virtueel kantooradres nodig hebben. Een virtueel kantooradres is onder andere voor:
- Personen met een onderneming aan huis; die zaken en privé gescheiden willen houden.
- Personen met een onderneming in het buitenland, die over een vestiging in Nederland willen beschikken;
- Personen met een onderneming in Nederland, die graag over een virtuele nevenvestiging willen beschikken.
Onder bepaalde voorwaarden mag een virtueel adres ingeschreven worden bij de Kamer van Koophandel.
Inschrijving bij Kamer van Koophandel
Als je de onderneming inschrijft bij KVK dan worden een of meer vestigingen van je bedrijf geregistreerd. Bij een vestiging wordt het postadres en het bezoekadres vastgelegd. Een adres kan alleen als bezoekadres worden ingeschreven als er voldoende vastgesteld kan worden dat je vestiging daar ook daadwerkelijk zit. Dit wordt nagetrokken doormiddel van een huurcontract. Dit geldt ook voor een vestiging in een bedrijfsverzamelgebouw. Blijkt uit het huurcontract dat je permanent kantoorruimte of een bureau op het adres huurt, dan mag je dit als je bezoekadres inschrijven in het Handelsregister. Dit wil niet zeggen dat je altijd aanwezig moet zijn, maar dat je de mogelijkheid hebt om permanent aanwezig te kunnen zijn. Als je een bureau of kantoor voor bijvoorbeeld twee uur per week huurt, dan voldoe je niet aan de eis voor de registratie.
Voor het inschrijven van je onderneming moet je een aantal documenten beschikbaar hebben:
- Het inschrijfformulieren van Kamer van Koophalen;
- Een ondertekend huur, – koop, – of pachtcontract van het Nederlandse bezoekadres;
- Een gelegaliseerde kopie van een geldig legitimatiebewijs (Dit kun je bij de Nederlandse ambassade of een notaris laten regelen);
- Een origineel uittreksel of gelegaliseerde kopie van het bevolkingsregister van de buitenlandse gemeente waar je woont, of een ander document van een officiële instantie waarop jouw buitenlandse adres staat.
Regelgeving Kamer van Koophandel betreffende ‘Virtueel Kantoor’
In de afgelopen jaren was een virtueel kantoor een kantoor waar een bedrijf gevestigd was maar waar de eigenlijke werkzaamheden niet uitgevoerd werden. De KVK heeft aantal jaren geleden de regels voor een virtueel kantoor gewijzigd. In het verleden kwam het veel voor dat zogenaamde ‘Spook’ bv’s zich vestigden op een adres van een virtueel kantoor. Om dit soort problemen tegen te gaan controleert de KVK of bedrijven die een virtueel kantoor hebben, ook vanaf dit adres haar activiteiten uitvoeren. De KVK noemt dit duurzame bedrijfsuitoefening. Dit betekent niet dat ondernemers die een virtueel kantoor hebben daar ook permanent aanwezig moeten zijn, maar wel dat deze de mogelijkheid hebben om er permanent aanwezig te kunnen zijn.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit blog en/of ervaart u problemen met de Kamer van Koophandel, neem dan contact op met de advocaten van Law & More. Wij zullen u vragen beantwoorden en u waar nodig juridisch bijstaan.
