Grensoverschrijdend werken: welk arbeidsrecht, welke premies en welke belasting

Gepubliceerd op 13 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

Werkt een werknemer vanuit het buitenland voor uw Nederlandse onderneming, dan gelden vaak de regels van meer dan één land. U mag Nederlands recht kiezen, maar de werknemer houdt de dwingende bescherming van het land waar hij gewoonlijk werkt (artikel 8 Rome I-verordening). Voor sociale zekerheid en loonbelasting gelden weer eigen regels, met uitzonderingen voor detachering en thuiswerken over de grens.

In dit artikel leest u welk arbeidsrecht van toepassing is, hoe een Nederlandse kantonrechter in 2025 een buitenlandse rechtskeuze opzijzette, waar uw werknemer sociaal verzekerd is en welk land in beginsel belasting heft. Ook bespreken wij privacy en monitoring en de drie manieren om personeel in het buitenland in te zetten. Over de fiscale kant geven wij alleen de hoofdlijn; voor een fiscale beoordeling schakelt u een fiscalist in.

Welke vier vragen beantwoordt u bij werk over de grens?

Het gaat om vier vragen: welk arbeidsrecht geldt, waar de werknemer sociaal verzekerd is, waar belasting wordt geheven en welke lokale regels gelden voor werktijden en privacy. De antwoorden hangen samen. Een verandering in het werkpatroon, bijvoorbeeld twee thuiswerkdagen in België in plaats van één, kan alle vier tegelijk verschuiven.

Dit speelt niet alleen bij multinationals. Zodra één werknemer in een ander land woont of werkt dan waar uw bedrijf is gevestigd, krijgt u te maken met regels uit meerdere landen. Het overzicht hieronder geeft per domein de regel waar u mee begint.

Een voorbeeld ter illustratie: een medewerker werkt vanuit zijn appartement in Lissabon voor uw Nederlandse bedrijf. U heeft dan te maken met het Portugese en het Nederlandse rechtsstelsel tegelijk, voor zijn contract, zijn verzekering en zijn loonheffing.

Welk arbeidsrecht geldt voor een werknemer in het buitenland?

Binnen de EU bepaalt artikel 8 van de Rome I-verordening welk recht geldt. U mag een rechtskeuze maken, maar de werknemer houdt de bescherming van de dwingende regels van het land waar hij gewoonlijk werkt. Het antwoord bepaalt onder meer welke ontslagregels gelden, welk minimumloon van toepassing is en hoeveel vakantiedagen de werknemer minimaal heeft.

Mag u in het contract zelf kiezen welk recht geldt?

Ja. Volgens artikel 8 lid 1 Rome I mogen werkgever en werknemer het toepasselijke recht kiezen. U kunt dus Nederlands recht opnemen, ook als uw werknemer in Portugal woont en werkt.

Die keuze mag er niet toe leiden dat de werknemer de bescherming verliest van bepalingen waarvan niet bij overeenkomst kan worden afgeweken. Het gaat om de dwingende regels van het recht dat zonder rechtskeuze zou gelden. Deze beperking werkt in twee richtingen: ook een keuze voor buitenlands recht kan de Nederlandse ontslagbescherming niet wegnemen als iemand gewoonlijk in Nederland werkt.

Hoe de kantonrechter Oost-Brabant een Deense rechtskeuze opzijzette

In een beschikking van 10 september 2025 boog de kantonrechter van de rechtbank Oost-Brabant zich over een werknemer van een Deense werkgever met een arbeidsovereenkomst naar Deens recht (ECLI:NL:RBOBR:2025:5746). De werknemer werkte ongeveer 70% van zijn tijd vanuit zijn woning in Nederland; de werkgever betwistte dat niet. Zonder rechtskeuze zou dus Nederlands recht gelden (artikel 8 lid 2 Rome I).

De kantonrechter passeerde de Deense rechtskeuze voor zover die de werknemer de bescherming van dwingend Nederlands arbeidsrecht zou ontnemen. De werkgever had zonder instemming van de werknemer een ontslagvergunning van het UWV nodig. Omdat die niet was gevraagd, werd de opzegging vernietigd en bleef de arbeidsovereenkomst bestaan. Het verzoek van de werkgever om ontbinding werd afgewezen.

Voor de praktijk betekent dit: wie een thuiswerker in Nederland in dienst heeft onder buitenlands recht, moet bij ontslag rekening houden met de Nederlandse ontslagroutes via UWV of kantonrechter.

Wat geldt als het contract geen rechtskeuze bevat?

Dan geldt volgens artikel 8 lid 2 Rome I het recht van het land waar of van waaruit de werknemer gewoonlijk zijn werk verricht. Tijdelijk werk in een ander land verandert daar niets aan. Werkt een medewerker permanent vanuit zijn huis in Spanje, dan geldt in de regel Spaans recht, ongeacht waar uw hoofdkantoor staat.

Is niet vast te stellen waar de werknemer gewoonlijk werkt, dan geldt volgens lid 3 het recht van het land van de vestiging die hem in dienst heeft genomen. Lid 4 bevat een uitzondering: heeft de overeenkomst een kennelijk nauwere band met een ander land, dan geldt het recht van dat land. In de zaak bij de rechtbank Oost-Brabant oordeelde de kantonrechter dat die uitzondering niet van toepassing was.

Welke lokale regels gaan voor, ondanks een keuze voor Nederlands recht?

De dwingende regels van het werkland blijven gelden als ze de werknemer meer bescherming bieden. Denk aan:

• Minimumloon: is het minimumloon van het werkland hoger dan wat u heeft afgesproken, dan heeft de werknemer recht op dat hogere minimum.
• Arbeidstijden en rusttijden: lokale regels over maximale werkuren en verplichte pauzes blijven gelden.
• Ontslagbescherming: strengere ontslagregels van het werkland kunnen van toepassing zijn, ondanks de keuze voor Nederlands recht.
• Vakantiedagen: de werknemer houdt recht op het wettelijke minimum van het werkland als dat hoger is.

Een rechtskeuze is dus de basis, maar geen alles-of-nietsoplossing. Een goed internationaal arbeidscontract houdt rekening met het gekozen recht en met de dwingende regels van het werkland.

Waar is uw werknemer sociaal verzekerd?

Binnen de EU is een werknemer in één land tegelijk verzekerd. Uitgangspunt van Verordening (EG) nr. 883/2004 is het werklandbeginsel: hij is verzekerd in het land waar hij fysiek werkt. Waar de werkgever is gevestigd of waar de werknemer woont, doet er in beginsel niet toe.

Een voorbeeld ter illustratie: een medewerker werkt permanent vanuit huis in Spanje voor uw Nederlandse kantoor. Hij valt dan onder het Spaanse socialezekerheidsstelsel. U registreert zich als werkgever bij de Spaanse autoriteiten en draagt daar de premies af.

Detachering, werken in meerdere landen en de kaderovereenkomst telewerken

Op het werklandbeginsel bestaan drie uitzonderingen die in de praktijk vaak spelen. Welke van toepassing is, hangt af van de duur van het werk en het percentage werktijd per land.

Een voorbeeld ter illustratie: een werknemer uit België werkt twee van de vijf dagen thuis en drie dagen op kantoor in Nederland. Met 40% thuiswerk zit hij boven de grens van 25%. Zonder aanvraag onder de kaderovereenkomst wordt hij dan in België verzekerd; met een aanvraag kan hij in Nederland verzekerd blijven. De A1-verklaring is het bewijs dat iemand in Nederland verzekerd blijft, zo legt de SVB uit op haar pagina over de A1-verklaring.

Welk stelsel geldt, stelt u niet eenmalig vast. Controleer het opnieuw zodra een werknemer vaker of minder vaak vanuit een ander land werkt, of verhuist.

Welk land heft belasting over het loon?

De hoofdregel in belastingverdragen is dat het werkland belasting mag heffen over het loon dat daar is verdiend. Via de 183-dagenregeling mag het woonland toch heffen, maar alleen als drie voorwaarden tegelijk zijn vervuld. Wij geven hier de hoofdlijn; voor de toepassing op uw situatie schakelt u een fiscalist in.

De drie voorwaarden van de 183-dagenregeling

1. De werknemer verblijft niet langer dan 183 dagen in het werkland binnen de periode die het verdrag noemt (een kalenderjaar, een periode van twaalf maanden of een belastingjaar).
2. Het loon wordt niet betaald door of namens een werkgever die in het werkland is gevestigd.
3. Het loon komt niet ten laste van een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger van de werkgever in het werkland.

Is aan één voorwaarde niet voldaan, dan houdt het werkland het heffingsrecht. Een voorbeeld ter illustratie: een werknemer die in Nederland woont en voor een Nederlandse werkgever een paar weken in Duitsland werkt, valt meestal onder de 183-dagenregeling. Werkt dezelfde werknemer voor een Duitse werkgever, dan is niet aan de tweede voorwaarde voldaan. Kijk altijd naar het verdrag met het land in kwestie, want de periode en de uitzonderingen verschillen.

Let op: belasting en sociale zekerheid lopen niet gelijk op. Een werknemer kan in Nederland verzekerd blijven via een A1-verklaring en toch in het werkland loonbelasting verschuldigd zijn.

Kan een thuiswerker in het buitenland een vaste inrichting veroorzaken?

Ja, dat risico bestaat. Sluit een werknemer vanuit zijn huis in het buitenland bijvoorbeeld structureel contracten namens uw bedrijf, dan kan de lokale belastingdienst oordelen dat uw bedrijf daar een vaste inrichting heeft. Uw bedrijf wordt dan in dat land belastingplichtig over de winst die aan die vaste inrichting wordt toegerekend. Leg daarom in de arbeidsovereenkomst vast welke bevoegdheden de werknemer heeft, en laat de fiscale gevolgen vooraf door een fiscalist beoordelen.

Werktijden, privacy en monitoring bij een team in meerdere landen

Het Nederlandse personeelshandboek één op één toepassen op een werknemer in Frankrijk of Duitsland is meestal onvoldoende. Lokale regels over werktijden, bereikbaarheid en medezeggenschap blijven gelden, ook voor een werknemer die thuis achter zijn laptop zit. De AVG geldt in de hele EU.

Werktijden en het recht op onbereikbaarheid

Werktijden, overwerk en rusttijden zijn per land anders geregeld. In Frankrijk hebben werknemers sinds 2017 een wettelijk recht om buiten werktijd onbereikbaar te zijn (le droit à la déconnexion). Ook België en Spanje kennen regels hierover. Een e-mail na werktijd aan een collega in Frankrijk kan daardoor juridisch anders uitpakken dan dezelfde e-mail aan een collega in Nederland.

Personeelsgegevens die de grens over gaan

Personeelsgegevens vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkt u met personeel in meerdere landen, dan moet u de rechten van uw medewerkers, zoals het recht op inzage en verwijdering, in al die landen kunnen waarborgen. Let in ieder geval op:

• Opslag: waar worden personeelsdossiers en salarisgegevens bewaard, en gaan ze naar een land buiten de EU?
• Toegang: wie in uw organisatie heeft toegang tot deze gegevens, en voor welk doel?
• Aanvullende lokale regels: sommige landen hebben naast de AVG eigen regels, bijvoorbeeld over gezondheidsgegevens van werknemers.

Mag u thuiswerkers in het buitenland digitaal volgen?

Alleen binnen strikte grenzen. U heeft een gerechtvaardigd belang nodig dat zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer (artikel 6 lid 1 sub f AVG), en de monitoring moet transparant, proportioneel en noodzakelijk zijn. In Duitsland heeft de ondernemingsraad (Betriebsrat) een sterke stem bij de invoering van systemen die prestaties meten. Heimelijk toetsaanslagen registreren of schermafbeeldingen maken van het bureaublad is vrijwel overal in strijd met de privacyregels.

1. Transparantie: informeer medewerkers vooraf over welke gegevens u verzamelt, waarom en hoe lang u ze bewaart.
2. Proportionaliteit: de monitoring staat in verhouding tot het doel. Elke handeling continu volgen is zelden proportioneel.
3. Noodzaak: ga na of er een minder ingrijpende manier is om hetzelfde doel te bereiken.

Eigen vestiging, Employer of Record of zelfstandige: drie routes vergeleken

Er zijn drie gangbare routes om personeel in het buitenland in te zetten: een eigen vestiging, een Employer of Record (EOR) of het inhuren van zelfstandigen. Welke route past, hangt af van het aantal medewerkers per land, uw termijn en hoeveel risico u wilt dragen.

Wanneer is een eigen entiteit de investering waard?

Vooral als u op lange termijn in één land actief wilt zijn en daar meerdere medewerkers wilt aannemen. U voert dan zelf de loonadministratie volgens de lokale regels en bent niet afhankelijk van derden. Daar staan hoge opstartkosten en lokale juridische procedures tegenover.

Wat doet een Employer of Record?

Een EOR is de juridische werkgever in het werkland. De EOR voert de salarisadministratie, de loonheffingen en de naleving van het lokale arbeidsrecht uit, terwijl u zelf het talent kiest en het dagelijkse werk aanstuurt. U blijft wel verantwoordelijk voor een zorgvuldige keuze van die partij en voor de afspraken die u met haar maakt.

Schijnzelfstandigheid: de maatstaf van de Hoge Raad

Het grootste risico bij het inhuren van zelfstandigen is dat de relatie in werkelijkheid een arbeidsovereenkomst is. Of dat zo is, beoordeelt een Nederlandse rechter aan de hand van artikel 7:610 BW: arbeid tegen loon, in dienst van de ander, gedurende zekere tijd. In het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 oordeelde de Hoge Raad dat de bezorgers werkten op basis van een arbeidsovereenkomst (ECLI:NL:HR:2023:443). Dat partijen de vrijheid hadden om niet te komen werken of zich te laten vervangen, sloot een arbeidsovereenkomst niet op zichzelf uit. De rechter kijkt naar alle omstandigheden van het geval, niet naar het etiket dat partijen kiezen.

Geldt het recht van een ander land, dan past de rechter de maatstaf van dat land toe. Ook daar wordt een langdurige, exclusieve samenwerking waarbij de zelfstandige volledig in uw team meedraait, vaak als dienstverband gezien. Het gevolg kan een naheffing van premies en belasting met terugwerkende kracht zijn.

Jonge werknemers over de grens

Geldt Nederlands recht op de arbeidsovereenkomst, dan blijft de extra bescherming voor jongeren gelden, ook als zij in het buitenland werken. Het gaat om drie punten:

• Minimumjeugdloon: het Nederlandse minimumjeugdloon hangt af van de leeftijd en blijft bestaan, ook als de jongere werkt in een land met een lager minimumloon.
• Werk- en rusttijden: voor werknemers onder de 18 jaar gelden strengere regels in de Arbeidstijdenwet. Daarvan kunt u in het contract niet afwijken.
• Gevaarlijk werk: jongeren mogen geen werk doen dat schadelijk kan zijn voor hun lichamelijke of geestelijke ontwikkeling, ook niet op afstand.

Daarnaast gelden de dwingende regels van het werkland voor jongeren als die meer bescherming bieden. Breng die vooraf in kaart, vooral over loon, werktijden en veiligheid. Meer over de positie van jongeren op de Nederlandse arbeidsmarkt leest u in dit overzicht van het UWV.

Zes stappen voordat een werknemer vanuit het buitenland gaat werken

Breng per werknemer vooraf in kaart waar hij woont, waar hij feitelijk werkt en hoeveel tijd hij in elk land doorbrengt. Leg de afspraken daarna schriftelijk vast en controleer ze periodiek.

1. Werkpatroon vastleggen: noteer welk deel van de werktijd de werknemer in het buitenland doorbrengt. Dat percentage bepaalt of de grens van 25% of die van 50% uit de kaderovereenkomst een rol speelt.
2. Rechtskeuze en dwingend recht: neem een duidelijke rechtskeuze op en ga na welke dwingende regels van het werkland gelden voor loon, werktijden, vakantie en ontslag.
3. Sociale zekerheid: vraag bij tijdelijk werk in een ander EU-land tijdig een A1-verklaring aan bij de SVB. Valt de werknemer onder de kaderovereenkomst telewerken, dan is ook daarvoor een aanvraag nodig.
4. Loonheffing: laat het belastingverdrag en de 183-dagenregeling door een fiscalist toetsen, en leg vast welke bevoegdheden de werknemer heeft.
5. Privacy en monitoring: stel een schriftelijk beleid op over werktijden, bereikbaarheid en personeelsgegevens, en informeer de werknemer vooraf over monitoring.
6. Periodiek herijken: verandert het werkpatroon of verhuist de werknemer, beoordeel dan opnieuw welk recht, welk socialezekerheidsstelsel en welke belastingregels gelden.

Wat controleert u als werknemer voordat u over de grens gaat thuiswerken?

• Vraag uw werkgever om een kopie van de A1-verklaring of het besluit van de SVB, zodat u weet in welk land u verzekerd bent.
• Controleer of de rechtskeuze in uw contract u niet minder bescherming geeft dan de dwingende regels van het land waar u gewoonlijk werkt (artikel 8 Rome I).
• Houd per jaar bij hoeveel dagen u in elk land werkt. Dat telt voor de grens van 25% en voor de 183-dagenregeling.
• Overleg vooraf met uw werkgever als u verhuist of vaker in het buitenland gaat thuiswerken.

Onze rol bij de arbeidsrechtelijke kant van werken over de grens

Ons team arbeidsrecht helpt werkgevers en werknemers met de arbeidsrechtelijke vragen. Fiscale vragen laten wij aan een fiscalist.

• Wij bepalen welk recht op de arbeidsovereenkomst van toepassing is (artikel 8 Rome I) en welke dwingende regels van het werkland blijven gelden.
• Wij stellen een internationale arbeidsovereenkomst of detacheringsafspraak op, met rechtskeuze, werkplek en afspraken over thuiswerken.
• Wij beoordelen een voorgenomen ontslag van een werknemer die over de grens werkt en toetsen welke ontslagroute geldt.
• Wij toetsen uw beleid voor monitoring en personeelsgegevens aan de AVG.
• Wij beoordelen of de samenwerking met een zelfstandige in werkelijkheid een arbeidsovereenkomst is (artikel 7:610 BW).

In het kort

• Een rechtskeuze mag, maar een werknemer die gewoonlijk in Nederland werkt, houdt de Nederlandse ontslagbescherming; dat bleek in 2025 bij de kantonrechter Oost-Brabant.
• Werkt iemand 25% of meer in zijn woonland, dan is hij meestal daar verzekerd, tenzij detachering of de kaderovereenkomst telewerken (minder dan 50%) uitkomst biedt.
• Sociale zekerheid en loonbelasting volgen eigen regels en kunnen in verschillende landen uitkomen.
• Bij zelfstandigen beslist niet het etiket maar de feitelijke verhouding, zoals de Hoge Raad in 2023 in de Deliveroo-zaak bevestigde.