Gepubliceerd op 13 september 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026
Wilt u een werknemer ontslaan omdat hij zijn werk niet goed doet, dan moet u naar de kantonrechter en heeft u een volledig dossier nodig. Het UWV beslist niet over ontslag wegens disfunctioneren. De kantonrechter ontbindt de arbeidsovereenkomst alleen als u aantoont dat de werknemer tijdig is gewaarschuwd, een echte kans kreeg om te verbeteren en niet elders in uw organisatie past.
De belangrijkste uitzondering: hangt het slechte functioneren samen met ziekte, of met gebrekkige scholing of werkomstandigheden waarvoor u verantwoordelijk bent, dan is deze ontslaggrond niet bruikbaar. Hieronder leest u welke voorwaarden de wet stelt, hoe de Hoge Raad het verbetertraject invult en welke zes stappen u zet.
Inhoudsopgave
Welke voorwaarden stelt de wet aan ontslag wegens disfunctioneren?
De wet noemt disfunctioneren “ongeschiktheid tot het verrichten van de bedongen arbeid”. Dit is de zogeheten d-grond uit artikel 7:669 lid 3 onder d BW. Daarnaast geldt artikel 7:669 lid 1 BW: u mag alleen ontslaan als er een redelijke grond is en herplaatsing in een andere passende functie binnen een redelijke termijn, eventueel met scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt.
Voor de d-grond toetst de kantonrechter vijf onderdelen. Ontbreekt er één, dan wijst de rechter het verzoek in de regel af.
| Voorwaarde | Wat u moet kunnen laten zien |
|---|---|
| Geen ziekte of gebreken | De tekortkomingen hebben geen medische oorzaak |
| Tijdig gewaarschuwd | De werknemer wist wat er misging en dat ontslag een mogelijk gevolg was |
| Voldoende gelegenheid tot verbetering | Een serieus verbetertraject met doelen, termijn en begeleiding |
| Geen tekort in uw zorg | U heeft gezorgd voor passende scholing en behoorlijke arbeidsomstandigheden |
| Herplaatsing niet mogelijk | U heeft andere passende functies onderzocht en vastgelegd waarom die niet passen (art. 7:669 lid 1 BW) |
Hoe beoordeelt de Hoge Raad het verbetertraject?
De wet zegt niet hoe een verbetertraject eruit moet zien. De Hoge Raad heeft dat ingevuld in een beschikking van 14 juni 2019 (ECLI:NL:HR:2019:933). Gezien de zware gevolgen van ontslag moet de werkgever de werknemer serieus en reëel de kans geven om te verbeteren. Dat volgt mede uit goed werkgeverschap.
Welke hulp en begeleiding nodig is, hangt volgens de Hoge Raad af van de omstandigheden. Daarbij tellen onder meer mee:
- het niveau van de functie en de opleiding en ervaring van de werknemer;
- de aard en de ernst van het tekortschieten;
- hoe lang het disfunctioneren en het dienstverband al duren;
- eerdere pogingen om het functioneren te verbeteren;
- de mate waarin de werknemer openstaat voor kritiek.
De Hoge Raad legt ook een deel van de verantwoordelijkheid bij de werknemer. Verbetering vraagt dat de werknemer zelf inziet waar hij tekortschiet en meedenkt over hoe en binnen welke termijn hij verbetert. In die zaak bleef de ontbinding van de arbeidsovereenkomst van een managing consultant in stand, omdat de werkgever haar vanaf september 2016 intensief had begeleid.
Erkent de werknemer de kritiek helemaal niet, dan kan de zaak een andere wending nemen. Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden oordeelde op 11 november 2022 (ECLI:NL:GHARL:2022:9709) over een werkneemster die alle kritiek op haar communicatie bestreed. Het hof vond een apart verbeterplan niet nodig, omdat zij al intensief was begeleid. De ontbinding volgde op de g-grond (verstoorde arbeidsverhouding), niet op de d-grond.
Stap 1: Stel vast of het om structureel disfunctioneren gaat
Begin met een nuchtere vraag: doet de werknemer zijn werk structureel onvoldoende, of gaat het om losse fouten? Alleen structurele tekortkomingen kunnen een ontbinding op de d-grond dragen. Een enkele vergissing is geen redelijke grond in de zin van artikel 7:669 BW.
Breng de feiten in kaart. Welke onderdelen van de functie gaan niet goed? Welke normen gelden voor die functie, en waar blijft de werknemer achter? Het gaat om meetbare en aantoonbare tekortkomingen, niet om een algemene indruk. Kijk ook of hetzelfde probleem steeds terugkomt en wat de gevolgen zijn voor het werk.
Controleer daarna of er een andere oorzaak kan zijn. Bij ziekte of gebreken is de d-grond niet bruikbaar. Hetzelfde geldt als de werknemer tekortschiet door gebrekkige scholing of slechte arbeidsomstandigheden. Waren de functie-eisen duidelijk, en had de werknemer de middelen om het werk goed te doen?
Betrek waar mogelijk meer dan één perspectief, bijvoorbeeld van de direct leidinggevende en HR. Geruchten en ongefundeerde verwijten horen niet in een dossier. De rechter toetst aan wat u met stukken kunt onderbouwen.
Stap 2: Leg prestaties en tekortkomingen vast
Een goed dossier is geen formaliteit. De kantonrechter oordeelt op basis van wat u kunt laten zien. Leg daarom een dossier aan dat een feitelijk en controleerbaar beeld geeft: verslagen, e-mails, projectresultaten en prestatiemetingen. Persoonlijke verwijten of emotionele kwalificaties verzwakken het dossier.
Leg ook de context vast. Wanneer deed het probleem zich voor, onder welke omstandigheden en hoe vaak? Met die gegevens laat u zien dat het om een patroon gaat. Vooraf afgesproken doelen en kwartaalresultaten maken het dossier minder afhankelijk van een persoonlijke beoordeling.
Houd rekening met de privacyregels van de AVG. Gebruik alleen gegevens die u rechtmatig heeft verkregen en die over het werk gaan. Gegevens over iemands gezondheid of privéleven horen niet in een dossier over functioneren.
Laat de werknemer de gespreksverslagen zien en geef hem de gelegenheid om te reageren. Een verslag dat de werknemer pas in de procedure ontdekt, weegt minder zwaar dan een verslag dat hij heeft gezien en eventueel heeft aangevuld. Een schriftelijke officiële waarschuwing maakt duidelijk dat de situatie serieus is.
| Stuk in het dossier | Wat het bewijst | Wettelijke voorwaarde |
|---|---|---|
| Prestatieverslagen met concrete voorbeelden | Dat het disfunctioneren structureel is | Art. 7:669 lid 3 onder d BW |
| Gespreksverslagen, door de werknemer gezien | Dat de werknemer tijdig is gewaarschuwd | Art. 7:669 lid 3 onder d BW |
| E-mails over de tekortkomingen | Dat de kritiek concreet en herhaald is benoemd | Art. 7:669 lid 3 onder d BW |
| Schriftelijk verbeterplan | Dat de werknemer voldoende gelegenheid kreeg om te verbeteren | Art. 7:669 lid 3 onder d BW; HR 14 juni 2019 |
| Bewijs van scholing en coaching | Dat u voldoende zorg heeft besteed aan scholing | Art. 7:669 lid 3 onder d BW |
| Tussen- en eindevaluaties | Dat verbetering is uitgebleven | Art. 7:669 lid 3 onder d BW |
| Onderzoek naar herplaatsing | Dat er geen andere passende functie is | Art. 7:669 lid 1 BW |
Stap 3: Bied een serieus verbetertraject aan
Met een verbetertraject toont u aan dat de werknemer in voldoende mate de gelegenheid kreeg om te verbeteren. De wet schrijft geen vaste vorm of duur voor. De rechter kijkt, in lijn met de Hoge Raad in 2019, of het traject reëel en serieus was.
Het traject begint met een helder gesprek. Benoem de tekortkomingen concreet en zeg wat u verwacht. Zeg ook eerlijk dat ontslag een mogelijk gevolg is als verbetering uitblijft. Een werknemer die niet wist hoe serieus de situatie was, is niet tijdig gewaarschuwd.
Stel daarna samen met de werknemer een verbeterplan op. Laat hem zelf meedenken over de verbeterpunten en de termijn: de Hoge Raad noemt dat juist een voorwaarde voor verbetering. Het plan bevat meetbare doelen, een redelijke termijn en vaste evaluatiemomenten. Hoe lang die termijn moet zijn, hangt af van de functie, de aard van de tekortkomingen en de duur van het dienstverband.
Wijs een leidinggevende of coach aan die regelmatig voortgangsgesprekken voert. Leg elk gesprek vast, met de afspraken, de bereikte resultaten en de punten die nog niet goed gaan. Bied waar nodig training of scholing aan die aansluit bij de tekortkomingen. Dat is meer dan een gebaar: artikel 7:669 lid 3 onder d BW eist dat het disfunctioneren niet komt door onvoldoende zorg voor scholing.
Voorkom dat het traject een formaliteit wordt. Een traject dat bij de start al bedoeld is om ontslag voor te bereiden, of dat de werknemer geen eerlijke kans biedt, houdt bij de kantonrechter vaak geen stand.
Stap 4: Evalueer het traject en onderzoek herplaatsing
De eindevaluatie bepaalt of de werknemer voldoende is verbeterd. Vergelijk de prestaties systematisch met de doelen uit het verbeterplan. Kijk ook naar werkhouding, samenwerking en communicatie, als die in het plan stonden.
Voer een eindgesprek en geef de werknemer de gelegenheid zijn kant van het verhaal te vertellen. Noemt hij omstandigheden die zijn werk hebben beïnvloed, neem die dan op in het verslag. Dat verslag is in een procedure vaak het eerste stuk dat de rechter leest.
Onderzoek daarna serieus of herplaatsing mogelijk is. Volgens artikel 7:669 lid 1 BW kunt u pas ontslaan als herplaatsing in een andere passende functie binnen een redelijke termijn, eventueel met scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt. Leg vast welke functies u heeft bekeken en waarom die wel of niet passen.
Stap 5: Kies tussen een vaststellingsovereenkomst en een ontbindingsverzoek
Is verbetering uitgebleven en is herplaatsing niet mogelijk, dan heeft u twee routes. U kunt in overleg een vaststellingsovereenkomst sluiten, of de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden op grond van artikel 7:671b BW.
| Vaststellingsovereenkomst | Ontbinding door de kantonrechter | |
|---|---|---|
| Instemming werknemer nodig | Ja | Nee |
| Bedenktijd | Werknemer kan binnen 14 dagen schriftelijk ontbinden (art. 7:670b BW) | Niet van toepassing |
| Toets van het dossier | Geen; partijen onderhandelen | Rechter toetst alle vijf voorwaarden van de d-grond |
| Einddatum | In overleg | Bepaald door de rechter, rekening houdend met de opzegtermijn |
| Vergoeding | In overleg | In de regel de transitievergoeding (art. 7:673 BW) |
Kiest u voor de kantonrechter, dan beschrijft het verzoekschrift de aanleiding, de waarschuwingen, het verbetertraject en het herplaatsingsonderzoek. Voeg alle stukken toe, compleet en chronologisch geordend. Wees volledig: de rechter toetst elk onderdeel van de d-grond.
Wat kost een ontbinding wegens disfunctioneren?
Ontbindt de rechter de arbeidsovereenkomst op uw verzoek, dan bent u in de regel de transitievergoeding verschuldigd. Die bouwt de werknemer op vanaf de eerste werkdag. Daarnaast betaalt u griffierecht voor het verzoekschrift. Een billijke vergoeding komt alleen aan de orde als u ernstig verwijtbaar heeft gehandeld.
| Kostenpost | Bedrag | Geldt per | Bron |
|---|---|---|---|
| Transitievergoeding, maximum | € 102.000, of een jaarsalaris als dat hoger is | 1 januari 2026 | Rijksoverheid |
| Griffierecht kanton, onbepaalde waarde, werkgever als rechtspersoon | € 139 | 2026 | Rechtspraak |
| Griffierecht kanton, onbepaalde waarde, natuurlijk persoon | € 93 | 2026 | Rechtspraak |
Bij de einddatum houdt de rechter rekening met de opzegtermijn van artikel 7:672 BW. De duur van de procedure gaat daar vanaf, maar in de regel blijft er ten minste een maand over.
Stap 6: Bereid de mondelinge behandeling voor
Na het indienen krijgt de werknemer de gelegenheid om schriftelijk verweer te voeren. Daarna volgt meestal een mondelinge behandeling, waarin beide partijen hun standpunt toelichten.
Bereid u voor op de verweren die werknemers in deze zaken vaak voeren:
- de waarschuwingen waren niet duidelijk, of ontslag is nooit als gevolg genoemd;
- het verbetertraject was te kort of bood te weinig begeleiding;
- de tekortkomingen hangen samen met ziekte of met de werkomstandigheden;
- er was wel een andere passende functie beschikbaar.
Blijf tijdens de zitting feitelijk en zakelijk. Laat met de stukken zien dat de werknemer ondanks de kansen niet aan de functie-eisen voldoet, en dat herplaatsing geen reële optie was.
De kantonrechter doet uitspraak in een beschikking. Wijst de rechter het verzoek af, dan blijft de arbeidsovereenkomst bestaan. U kunt dan hoger beroep overwegen of het traject opnieuw en beter onderbouwd doorlopen. Volgens artikel 7:683 lid 1 BW bedraagt de termijn voor hoger beroep drie maanden.
Waar kan de werknemer zelf op letten?
- Lees elk gespreksverslag en reageer schriftelijk als u het er niet mee eens bent.
- Controleer of het verbeterplan concrete doelen, een redelijke termijn en begeleiding bevat.
- Denk mee over de verbeterpunten. Wie alle kritiek ontkent, loopt het risico van een ontbinding op de g-grond, zoals het hof in 2022 oordeelde.
- Hangt uw functioneren samen met ziekte? Meld dat, want dan is de d-grond niet bruikbaar.
- Tekent u een vaststellingsovereenkomst, dan kunt u die binnen veertien dagen schriftelijk ontbinden (art. 7:670b BW).
Hoe wij helpen bij ontslag wegens disfunctioneren
- Wij toetsen het dossier aan de vijf voorwaarden van de d-grond en wijzen aan waar het nog tekortschiet.
- Wij stellen een verbeterplan op of beoordelen het, met meetbare doelen en een redelijke termijn.
- Wij stellen het verzoekschrift of het verweerschrift op en staan u bij tijdens de mondelinge behandeling.
- Wij onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst en rekenen de transitievergoeding na.
Meer over onze werkwijze in ontslagzaken leest u op de pagina van onze arbeidsrechtadvocaat.
Ontslag wegens disfunctioneren in vijf punten
- Alleen de kantonrechter kan ontbinden op de d-grond (art. 7:669 lid 3 onder d en 7:671b BW); het UWV speelt geen rol.
- De Hoge Raad eist sinds 14 juni 2019 een serieuze en reële verbeterkans, afgestemd op functie, ernst en duur.
- De werknemer moet meedenken; wie alle kritiek ontkent, kan op de g-grond worden ontslagen.
- Herplaatsing moet onderzocht en vastgelegd zijn (art. 7:669 lid 1 BW).
- Bij ontbinding is in de regel een transitievergoeding verschuldigd, in 2026 maximaal € 102.000 of een jaarsalaris.
Veelgestelde vragen
Kan ik een werknemer met een zieke periode ontslaan wegens disfunctioneren?
Alleen als het disfunctioneren niet het gevolg is van ziekte of gebreken. Tijdens ziekte geldt bovendien in de regel een opzegverbod. Hangt het slechte functioneren met de ziekte samen, dan is de d-grond niet bruikbaar.
Hoe lang moet een verbetertraject duren?
De wet noemt geen termijn. Volgens de Hoge Raad (14 juni 2019) hangt dat af van onder meer het functieniveau, de ernst van de tekortkomingen en de duur van het dienstverband. Een traject van enkele weken voor een ervaren werknemer met een lang dienstverband kan dan te kort zijn.
Kan de rechter op een andere grond ontbinden dan ik vraag?
De rechter toetst de gronden die u aanvoert. Daarom voeren werkgevers vaak naast de d-grond ook de g-grond (verstoorde arbeidsverhouding) aan, als de verhouding door het conflict ernstig is beschadigd. Elke grond moet dan apart voldragen zijn.
