Gepubliceerd op 13 september 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026
Wilt u een werknemer ontslaan omdat hij zijn werk niet goed doet, dan heeft u een volledig dossier nodig en moet u naar de kantonrechter. Het UWV beslist niet over ontslag wegens disfunctioneren: alleen de kantonrechter kan de arbeidsovereenkomst op deze grond ontbinden, en alleen als u aantoont dat de werknemer tijdig is gewaarschuwd en een echte kans heeft gekregen om te verbeteren.Dat is ook waar het in de praktijk vaak misgaat. Een verzoek met een dun dossier of een vaag verbetertraject heeft weinig kans. Wie de stappen hieronder zorgvuldig volgt en alles vastlegt, staat bij de rechter een stuk sterker. Een garantie op ontbinding is het nooit: de rechter weegt alle omstandigheden van het geval.Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
- Stap 1: Beoordeel of er echt sprake is van disfunctioneren
- Stap 2: Leg prestaties en tekortkomingen vast
- Stap 3: Bied een verbetertraject aan
- Stap 4: Evalueer de voortgang en de resultaten
- Stap 5: Dien het ontbindingsverzoek in
- Stap 6: Volg de procedure bij de kantonrechter
Wat zegt de wet over ontslag wegens disfunctioneren?
De wet noemt disfunctioneren “ongeschiktheid tot het verrichten van de bedongen arbeid”. Dit is de zogeheten d-grond uit artikel 7:669 lid 3 onder d BW.Volgens artikel 7:669 lid 1 BW mag een werkgever een arbeidsovereenkomst alleen beëindigen als daar een redelijke grond voor is. Daarnaast moet herplaatsing in een andere passende functie binnen een redelijke termijn, eventueel met scholing, niet mogelijk zijn of niet in de rede liggen.Voor de d-grond stelt de wet aanvullende voorwaarden. De rechter toetst of:- de ongeschiktheid niet het gevolg is van ziekte of gebreken van de werknemer;
- u de werknemer tijdig op het disfunctioneren heeft gewezen;
- u de werknemer in voldoende mate de gelegenheid heeft gegeven zijn functioneren te verbeteren;
- de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van uw kant voor scholing of voor de arbeidsomstandigheden;
- herplaatsing in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de rede ligt.
Stap 1: Beoordeel of er echt sprake is van disfunctioneren
Begin met een nuchtere vraag: doet de werknemer zijn werk structureel onvoldoende, of gaat het om losse fouten? Alleen structurele tekortkomingen kunnen een ontbinding op de d-grond dragen.Breng daarom eerst de feiten in kaart. Welke onderdelen van de functie gaan niet goed? Welke normen gelden voor die functie, en waar blijft de werknemer daarbij achter? Het gaat niet om een algemene indruk, maar om meetbare en aantoonbare tekortkomingen.Leg elk probleem nauwkeurig vast. Noteer wanneer werkzaamheden niet goed zijn uitgevoerd, welke fouten zijn gemaakt en wat de gevolgen waren voor de organisatie. Bewaar verslagen, e-mails, projectresultaten en feedback van leidinggevenden.Maak een duidelijk onderscheid tussen een incidentele vergissing en een patroon. Niet elke fout rechtvaardigt ontslag. Kijk of hetzelfde probleem steeds terugkomt en wat de invloed daarvan is op het werk.Controleer ook of er een andere oorzaak kan zijn. Disfunctioneert de werknemer door ziekte of gebreken, dan is de d-grond niet bruikbaar. Hetzelfde geldt als de tekortkomingen het gevolg zijn van gebrekkige scholing of slechte arbeidsomstandigheden waarvoor u verantwoordelijk bent. Vraag u ook af of de functie-eisen duidelijk waren en of de werknemer de middelen had om het werk goed te doen.Betrek waar mogelijk meer dan één perspectief, bijvoorbeeld van de direct leidinggevende en HR. Let daarbij op objectiviteit: geruchten en ongefundeerde verwijten horen niet in een dossier.Na deze stap heeft u een helder en onderbouwd beeld van het probleem. Dat beeld is de basis voor alles wat volgt.Stap 2: Leg prestaties en tekortkomingen vast
Een goed dossier is geen formaliteit. De kantonrechter oordeelt op basis van wat u kunt laten zien, niet op basis van wat u zegt.Leg een dossier aan dat een feitelijk en controleerbaar beeld geeft van de prestaties. Gebruik verslagen, e-mails, projectresultaten en prestatiemetingen die laten zien waar de werknemer tekortschiet. Houd het zakelijk: persoonlijke verwijten of emotionele kwalificaties verzwakken uw dossier.Leg ook de context vast. Wanneer deed het probleem zich voor? Onder welke omstandigheden? Hoe vaak kwam het terug? Met die gegevens laat u zien dat het niet om losse fouten gaat, maar om een structureel probleem.
| Stuk | Toelichting | Waarom nodig? |
|---|---|---|
| Feitelijke prestatieverslagen | Verslagen met gegevens en concrete voorbeelden van tekortkomingen | Objectieve onderbouwing van het disfunctioneren |
| E-mailcorrespondentie | Relevante berichten tussen werknemer en werkgever | Bewijs dat de werknemer op de tekortkomingen is gewezen |
| Project- en werkresultaten | Overzichten of evaluaties van concrete werkzaamheden | Meetbare aanwijzing van de prestaties |
| Vastgelegd verbeterplan | Schriftelijk plan met doelen, termijn en begeleiding | Bewijs dat de werknemer voldoende gelegenheid kreeg om te verbeteren (artikel 7:669 lid 3 onder d BW) |
| Evaluatieverslagen | Beoordelingen van de voortgang en het eindresultaat | Verantwoording richting de rechter |
| Gespreksverslagen | Verslagen van functionerings- en voortgangsgesprekken, bij voorkeur door de werknemer gezien | Bewijs dat de werknemer tijdig is gewaarschuwd |
| Onderzoek naar herplaatsing | Vastlegging van de functies die zijn onderzocht en de uitkomst daarvan | Wettelijke voorwaarde voor ontslag (artikel 7:669 lid 1 BW) |
Stap 3: Bied een verbetertraject aan
Een verbetertraject is in de praktijk de manier om aan te tonen dat de werknemer in voldoende mate de gelegenheid kreeg om zijn functioneren te verbeteren. De wet schrijft geen vaste vorm of duur voor; de rechter kijkt of het traject reëel en serieus was.Het traject begint met een helder en constructief gesprek. Bespreek de tekortkomingen concreet en geef aan welke onderdelen van de functie niet goed gaan. Maak duidelijk wat u verwacht en welke verbetering nodig is. Zeg ook eerlijk dat ontslag een mogelijk gevolg is als verbetering uitblijft: een werknemer die niet wist hoe serieus de situatie was, is niet tijdig gewaarschuwd.Stel daarna samen een verbeterplan op met duidelijke en meetbare doelen. Het plan moet haalbaar zijn en een redelijke termijn bevatten. Hoe lang die termijn moet zijn, hangt af van de functie, de aard van de tekortkomingen en de duur van het dienstverband. Leg ook vast wanneer de tussentijdse evaluaties plaatsvinden.Begeleiding is een vast onderdeel van het traject. Wijs een leidinggevende of coach aan die regelmatig voortgangsgesprekken voert en de werknemer ondersteunt. Leg die gesprekken vast, inclusief de afspraken, de bereikte resultaten en de punten die nog niet goed gaan.Bied waar nodig training, coaching of aanvullende scholing aan. Dat is meer dan een gebaar: de wet eist dat het disfunctioneren niet het gevolg is van onvoldoende zorg voor scholing. Zorg dat de ondersteuning aansluit bij de tekortkomingen die u heeft vastgesteld.Voorkom dat het traject een formaliteit wordt. Een traject dat al bij de start bedoeld is om een ontslag voor te bereiden, of dat de werknemer geen eerlijke kans biedt, houdt bij de rechter vaak geen stand.Aan het einde van het traject volgt een eindevaluatie. Beoordeel objectief of de werknemer de doelen heeft gehaald. Is dat niet zo, dan vormt het dossier de basis voor de volgende stappen. Zorg dat elk onderdeel van het traject is vastgelegd.
Stap 4: Evalueer de voortgang en de resultaten
De eindevaluatie bepaalt of de werknemer voldoende is verbeterd of dat een ontbindingsverzoek aan de orde is. Doe die beoordeling zorgvuldig en aan de hand van de doelen die vooraf zijn afgesproken.Begin met een systematische vergelijking van de huidige prestaties met de doelen uit het verbeterplan. Kijk niet alleen naar cijfers, maar ook naar zaken als werkhouding, samenwerking en communicatie, voor zover die in het plan zijn opgenomen.Leg elke bevinding feitelijk vast. Verzamel de projectresultaten, feedback, metingen en verslagen waaruit blijkt in hoeverre de doelen zijn gehaald. Houd de beoordeling controleerbaar en zo min mogelijk afhankelijk van persoonlijke indrukken.Voer een eindgesprek waarin u de evaluatie bespreekt. Geef de werknemer de gelegenheid om zijn kant van het verhaal te vertellen en om omstandigheden te noemen die zijn functioneren hebben beïnvloed. Neem die reactie op in het verslag.Onderzoek daarna serieus of herplaatsing mogelijk is. Volgens artikel 7:669 lid 1 BW kunt u pas ontslaan als herplaatsing in een andere passende functie binnen een redelijke termijn, eventueel met scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt. Leg vast welke functies u heeft bekeken en waarom die wel of niet passend zijn.Blijkt uit de evaluatie dat de werknemer niet aan de functie-eisen voldoet, dat verbetering is uitgebleven en dat herplaatsing niet mogelijk is, dan kunt u de volgende stap zetten. Het complete dossier, met het verbetertraject en de evaluatie, vormt dan de onderbouwing van uw verzoek.Stap 5: Dien het ontbindingsverzoek in
Bij disfunctioneren dient u een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst in bij de kantonrechter. Volgens artikel 7:671b lid 1 BW kan de kantonrechter op verzoek van de werkgever de arbeidsovereenkomst ontbinden op onder meer de d-grond.Overweeg eerst of beëindiging in onderling overleg mogelijk is. Werkgever en werknemer kunnen een vaststellingsovereenkomst sluiten waarin zij de einddatum, een eventuele vergoeding en andere afspraken vastleggen. Dat voorkomt een procedure, maar vraagt wel instemming van de werknemer.Lukt dat niet, verzamel dan alle stukken die het disfunctioneren onderbouwen: de prestatiegegevens, de verslagen van functioneringsgesprekken, het verbeterplan, de evaluatie en het onderzoek naar herplaatsing.Het verzoekschrift moet helder uiteenzetten waarom ontbinding gerechtvaardigd is. Beschrijf de aanleiding, de waarschuwingen, het verbetertraject en waarom herplaatsing niet mogelijk was. Wees volledig: de rechter toetst elk onderdeel van de d-grond.Controleer voor het indienen of u aan alle wettelijke voorwaarden voldoet. U moet kunnen aantonen dat de werknemer tijdig is gewaarschuwd, dat hij een reële kans kreeg om te verbeteren, dat het traject passend was en dat er geen alternatieven binnen de organisatie zijn.Dien het verzoekschrift in bij de bevoegde kantonrechter, met alle bijlagen. Zorg dat de stukken compleet en chronologisch geordend zijn.Houd rekening met de financiële gevolgen. Wordt de arbeidsovereenkomst op uw verzoek ontbonden, dan bent u in de regel een transitievergoeding verschuldigd (artikel 7:673 BW). Bij de einddatum houdt de rechter rekening met de opzegtermijn, verminderd met de duur van de procedure, waarbij in de regel ten minste een maand overblijft.Stap 6: Volg de procedure bij de kantonrechter
Na het indienen krijgt de werknemer de gelegenheid om schriftelijk te reageren. Daarna volgt meestal een mondelinge behandeling, waarin beide partijen hun standpunt toelichten.Bereid u voor op de verweren van de werknemer. Veelgehoorde verweren zijn dat de waarschuwingen niet duidelijk waren, dat het verbetertraject te kort of te weinig ondersteunend was, of dat de tekortkomingen met ziekte of werkomstandigheden samenhangen. Zorg dat u elk onderdeel van uw dossier kunt toelichten en met stukken kunt onderbouwen.Blijf tijdens de zitting feitelijk en zakelijk. Laat met de stukken zien dat de werknemer niet aan de functie-eisen voldoet, ondanks de kansen die hij kreeg. Laat ook zien dat u zich redelijk heeft ingespannen om het functioneren te verbeteren en dat herplaatsing geen reële optie was.Na de zitting doet de kantonrechter uitspraak in een beschikking. De rechter kan het verzoek toewijzen of afwijzen. Bij toewijzing bepaalt de rechter de datum waarop de arbeidsovereenkomst eindigt en beslist hij over de vergoedingen.Lees de beschikking zorgvuldig en bespreek de gevolgen. Wordt het verzoek afgewezen, dan blijft de arbeidsovereenkomst gewoon bestaan. U kunt dan bekijken of hoger beroep zinvol is of dat u het traject opnieuw en beter onderbouwd moet doorlopen. Volgens artikel 7:683 lid 1 BW schorst hoger beroep de uitvoering van een ontbindingsbeschikking niet. Laat u bij die afweging bijstaan door een arbeidsrechtadvocaat, die de beschikking en uw dossier opnieuw kan beoordelen.Waar let u als werkgever op?
- Wijs de werknemer tijdig en schriftelijk op de tekortkomingen en noem ontslag als mogelijk gevolg.
- Leg een verbeterplan vast met meetbare doelen, een redelijke termijn en vaste evaluatiemomenten.
- Bied scholing of coaching aan die past bij de tekortkomingen (artikel 7:669 lid 3 onder d BW).
- Leg vast welke andere functies u voor herplaatsing heeft onderzocht en waarom die niet passend zijn (artikel 7:669 lid 1 BW).
Waar let u als werknemer op?
- Lees elk gespreksverslag en reageer schriftelijk als u het er niet mee eens bent.
- Controleer of het verbeterplan concrete doelen, een redelijke termijn en begeleiding bevat.
- Hangt uw functioneren samen met ziekte? Meld dat, want dan is de d-grond niet bruikbaar.
- Tekent u een vaststellingsovereenkomst, dan kunt u die binnen veertien dagen schriftelijk ontbinden (artikel 7:670b BW).
Wat kunnen wij voor u doen bij ontslag wegens disfunctioneren?
Bij ontslag wegens disfunctioneren kunnen wij werkgevers en werknemers onder meer op de volgende manieren bijstaan:- Wij toetsen het dossier aan alle voorwaarden van de d-grond (artikel 7:669 lid 3 onder d BW) en wijzen aan waar het nog tekortschiet.
- Wij stellen een verbeterplan op of beoordelen dat, met meetbare doelen, een redelijke termijn en passende begeleiding.
- Wij stellen het verzoekschrift tot ontbinding op en staan u bij tijdens de mondelinge behandeling bij de kantonrechter.
- Wij voeren namens de werknemer verweer en beoordelen of een billijke vergoeding aan de orde kan zijn.
- Wij onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst en rekenen de transitievergoeding na.
Samengevat
- Ontslag wegens disfunctioneren loopt via de kantonrechter, op grond van artikel 7:669 lid 3 onder d BW.
- U moet de werknemer tijdig waarschuwen en hem in voldoende mate de kans geven om te verbeteren, met passende begeleiding en scholing.
- Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van ziekte of van onvoldoende zorg voor scholing of arbeidsomstandigheden.
- Onderzoek en leg vast of herplaatsing in een andere passende functie mogelijk is.
- Een volledig en feitelijk dossier is de basis van uw verzoek; bij ontbinding is in de regel een transitievergoeding verschuldigd.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de eerste stappen bij ontslag wegens disfunctioneren?
Begin met een objectieve beoordeling van het functioneren: welke tekortkomingen zijn er, hoe vaak komen ze voor en wat zijn de gevolgen? Wijs de werknemer daarna duidelijk op het disfunctioneren en leg dat schriftelijk vast.
Hoe documenteer ik disfunctioneren effectief?
Leg een dossier aan met meetbare en controleerbare gegevens over de tekortkomingen, zoals verslagen, e-mails, projectresultaten en gespreksverslagen. Laat de werknemer de verslagen zien en geef hem de gelegenheid om te reageren.
Wat is een verbetertraject en hoe voer ik dit uit?
Een verbetertraject geeft de werknemer een reële kans om zijn functioneren te verbeteren. Het bestaat uit een gesprek over de tekortkomingen, een verbeterplan met meetbare doelen en een redelijke termijn, en ondersteuning zoals begeleiding, training of coaching.
Hoe moet ik de resultaten van het verbetertraject evalueren?
Vergelijk de prestaties aan het einde van het traject met de doelen uit het verbeterplan en leg vast of die zijn gehaald. Bespreek de uitkomst met de werknemer en onderzoek of herplaatsing in een andere passende functie mogelijk is.
