Officiële waarschuwing van uw werkgever: wat kunt u doen?

Gepubliceerd op 2 augustus 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026

Een officiële waarschuwing is een schriftelijke terechtwijzing van uw werkgever die in uw personeelsdossier komt; zij is geen straf, maar wel bewijs in een latere ontslagzaak. U bent niet verplicht haar te ondertekenen, en u doet er verstandig aan binnen enkele dagen schriftelijk en feitelijk te reageren, zodat uw kant van het verhaal in hetzelfde dossier staat.

De wet kent de waarschuwing niet als zelfstandige sanctie. Zij steunt op het instructierecht van artikel 7:660 BW en op de norm van goed werkgever- en werknemerschap van artikel 7:611 BW. Haar betekenis zit in de dossieropbouw: bij een latere ontslagzaak toetst de kantonrechter of u tijdig en duidelijk bent gewaarschuwd.

Wat is een officiële waarschuwing juridisch?

Een waarschuwing is geen straf, anders dan een boete of een schorsing. Er wordt niets ingehouden, u wordt niet naar huis gestuurd en uw arbeidsvoorwaarden veranderen niet.

De werkgever legt schriftelijk vast dat een gedraging of een prestatie niet voldoet en dat hij verbetering verwacht. Juist omdat er geen directe sanctie aan hangt, wordt de betekenis ervan vaak onderschat.

Die betekenis ligt in de procedure. Wil een werkgever een arbeidsovereenkomst laten ontbinden wegens disfunctioneren of verwijtbaar handelen, dan moet hij aantonen dat hij de werknemer daarop heeft aangesproken. Hij moet ook laten zien dat hij gelegenheid tot verbetering heeft gegeven. Een reeks gedateerde, concrete waarschuwingen is daarvoor het bewijs. Ontbreekt dat bewijs, dan kan het ontslagverzoek stranden op de zorgvuldigheid, los van de feiten zelf.

Voor u als werknemer werkt het andersom. Een waarschuwing die u onweersproken laat, kan in een latere procedure worden gelezen als een verwijt dat u kennelijk hebt aanvaard. Reageren is daarom geen tegenwerken. Het is een manier om uw kant van het verhaal in hetzelfde dossier te krijgen.

Op welke grondslag mag een werkgever waarschuwen?

De grondslag is de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. Volgens artikel 7:660 BW mag de werkgever redelijke voorschriften geven over het verrichten van de arbeid en over de goede orde in de onderneming.

Artikel 7:611 BW verplicht beide partijen zich als goed werkgever en goed werknemer te gedragen. Een waarschuwing is het middel waarmee de werkgever handhaaft wat hij op grond van die bepalingen mag verlangen.

Daarnaast kunnen concrete regels volgen uit de arbeidsovereenkomst, uit een cao of uit een personeelsreglement. Let daarbij op de rol van de ondernemingsraad. Voor een regeling op het gebied van personeelsbeoordeling heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht volgens artikel 27 lid 1 onder g van de Wet op de ondernemingsraden. Of een sanctiereglement ook instemmingsplichtig is, hangt af van de inhoud van de regeling.

Heeft de werkgever zo’n regeling vastgesteld zonder instemming, dan kan alleen de ondernemingsraad een beroep doen op de nietigheid. Dat moet schriftelijk en binnen één maand gebeuren. Als individuele werknemer kunt u de nietigheid dus niet zelf inroepen; u kunt de ondernemingsraad wel op het probleem wijzen.

Een waarschuwing moet ook in verhouding staan tot het verwijt. Een eenmalige, menselijke fout rechtvaardigt zelden een formele aantekening in het dossier. Een patroon van te laat komen na eerdere gesprekken, structurele werkweigering of het herhaald negeren van veiligheidsvoorschriften rechtvaardigt dat wel.

Waarschuwing, boete of schorsing: wat mag wel en niet?

Een waarschuwing mag altijd, mits de inhoud klopt. Een boete of een inhouding op het loon mag alleen onder de strikte voorwaarden van artikel 7:650 BW.

De mogelijkheid van een boete moet schriftelijk in de arbeidsovereenkomst staan. Daarin moeten de overtredingen staan waarop de boete is gesteld en de bestemming van het bedrag. Voor werknemers rond het wettelijk minimumloon gelden aanvullende beperkingen. Zonder zo’n beding is een boete niet toegestaan.

Schorsing of op non-actiefstelling is een zwaarder middel en wordt vooral gebruikt tijdens een onderzoek. Het loon loopt dan in beginsel door: dat u niet kunt werken, komt volgens artikel 7:628 BW voor rekening van de werkgever. Een schorsing zonder behoud van loon is dus in de regel niet toegestaan, ook niet bij een ernstige verdenking. Meer daarover leest u in ons artikel over schorsing en non-actiefstelling.

De zwaarste reactie is ontslag op staande voet wegens een dringende reden in de zin van artikel 7:678 BW. Daarvoor zijn een dringende reden, directe opzegging en directe mededeling van die reden nodig. Een waarschuwing hoeft daaraan niet vooraf te gaan; bij zeer ernstig wangedrag kan een eerste incident voldoende zijn. Andersom levert een reeks waarschuwingen op zichzelf geen dringende reden op. Zie ons artikel over ontslag op staande voet zonder verbetertraject.

Waaraan moet een goede waarschuwing voldoen?

Een waarschuwing die in een procedure standhoudt, is concreet en controleerbaar. Zij beschrijft welk gedrag of welke prestatie tekortschoot, met datum, tijdstip en plaats.

Zo is het verwijt objectief te toetsen. Algemene kwalificaties als “onprofessioneel gedrag” of “onvoldoende inzet” hebben weinig bewijswaarde. De werknemer weet dan niet wat hij moet verbeteren, en de rechter kan niets controleren.

Een goede waarschuwing verwijst ook naar de regel die is overtreden. Dat kan een bepaling uit de arbeidsovereenkomst zijn, een voorschrift uit het personeelsreglement, een cao-bepaling of een eerder gegeven instructie.

Verder benoemt zij welk gedrag voortaan wordt verwacht en binnen welke termijn. Waar dat past, staat erin welke ondersteuning de werkgever daarbij biedt. Ten slotte vermeldt zij welke maatregel volgt als het gedrag zich herhaalt.

Ook de manier van verstrekken telt. De werkgever moet kunnen aantonen dat de brief u heeft bereikt. Dat kan door persoonlijke overhandiging tegen ontvangstbevestiging, aangetekende verzending of een e-mail waarvan de ontvangst blijkt. Wordt de ontvangst betwist, dan moet in beginsel degene die zich op de waarschuwing beroept bewijzen dat zij is aangekomen.

Hoe reageert u als werknemer?

Reageer schriftelijk, feitelijk en zonder emotie, en doe dat binnen enkele dagen. Vraag uitdrukkelijk om uw reactie aan het personeelsdossier toe te voegen.

Weerleg de onjuistheden punt voor punt en benoem de context die ontbreekt. Voeg bewijsstukken toe, zoals e-mails, roosters en verslagen van eerdere gesprekken. Een goed werkgever neemt uw reactie in het dossier op, omdat een dossier met alleen zijn eigen versie geen zorgvuldig beeld geeft.

U hebt daarnaast rechten op grond van de AVG. Volgens artikel 15 AVG hebt u recht op inzage in de persoonsgegevens die uw werkgever over u verwerkt, dus ook in uw personeelsdossier.

Zijn gegevens feitelijk onjuist, dan kunt u volgens artikel 16 AVG rectificatie verlangen. Hetzelfde artikel geeft u het recht onvolledige gegevens te laten aanvullen, onder meer met een aanvullende verklaring. Een verschil van mening over een beoordeling is geen feitelijke onjuistheid. Dat corrigeert u door uw eigen zienswijze toe te voegen, niet door verwijdering te eisen.

Blijf ondertussen normaal werken. Werkweigering of afwezigheid als reactie op een waarschuwing verandert een discussie over functioneren in een discussie over verwijtbaar handelen. Dat is een aanzienlijk zwaardere categorie.

Wordt u ziek, meld u dan volgens de geldende verzuimregels. Een ziekmelding bevriest het conflict niet, maar zij beschermt wel uw recht op loon.

Van waarschuwing naar ontslag: hoe werkt dat?

Voor ontslag heeft de werkgever een redelijke grond nodig uit artikel 7:669 BW, en herplaatsing binnen een redelijke termijn moet niet mogelijk zijn. Waarschuwingen spelen vooral een rol bij ontslag wegens disfunctioneren of verwijtbaar handelen.

Bij disfunctioneren geldt daarbovenop dat de werknemer tijdig in kennis moet zijn gesteld van het onvoldoende functioneren. Ook moet hij voldoende gelegenheid hebben gekregen om dat te verbeteren. Waarschuwingen zijn het bewijs van de eerste voorwaarde; een verbetertraject is het bewijs van de tweede.

Ontbinding op deze gronden vraagt de werkgever aan bij de kantonrechter, volgens artikel 7:671b BW. Gaat het om bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid, dan loopt de route via het UWV.

Sinds 2020 kunnen ontslaggronden bovendien worden gecombineerd in de zogenoemde cumulatiegrond. Wijst de rechter het verzoek op die grond toe, dan kan hij een extra vergoeding toekennen bovenop de transitievergoeding.

Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans is de transitievergoeding verschuldigd vanaf de eerste dag van het dienstverband, dus ook tijdens de proeftijd. In 2026 bedraagt het maximum 102.000 euro, of een bruto jaarsalaris als dat hoger is. Voor dit onderwerp is de belangrijkste uitzondering ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer: dan kan de vergoeding vervallen. Meer daarover leest u in ons artikel over de transitievergoeding in 2026, en over de opbouw van het dossier in ons artikel over ontslag wegens disfunctioneren.

Waarvoor krijgt u een waarschuwing?

Een veelvoorkomende aanleiding is de omgang met werktijden en verzuim. Denk aan herhaald te laat komen, ongeoorloofde afwezigheid of het niet volgen van de ziekmeldingsprocedure.

Op zichzelf zijn dat lichte verwijten. Zij worden serieus zodra er een patroon ontstaat en er al eerder over is gesproken. Juist bij dit type verwijt zijn een concrete datum en tijd in de brief van groot belang.

Een tweede categorie is het niet uitvoeren van een redelijke opdracht. De werkgever mag op grond van zijn instructierecht opdrachten geven, mits die redelijk zijn en binnen de overeengekomen functie vallen. Weigert een werknemer structureel, dan is dat werkweigering. Dat is een zwaarder verwijt dan onvoldoende functioneren, omdat het niet over kunnen gaat maar over willen.

Ook gedrag tegenover collega’s en klanten leidt tot waarschuwingen. Denk aan intimiderend taalgebruik, pesten, ongewenste omgangsvormen of het creëren van een onveilige sfeer. De werkgever heeft hier een eigen verplichting, omdat de Arbeidsomstandighedenwet hem opdraagt beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting. Niet ingrijpen is in die situatie geen neutrale keuze.

Ten slotte gaat het vaak om bedrijfsregels en vertrouwelijkheid. Voorbeelden zijn het negeren van veiligheidsvoorschriften, oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen of het delen van vertrouwelijke informatie in strijd met een geheimhoudingsbeding. Bij dit type verwijten ligt een zwaardere maatregel dichterbij. Het belang van de onderneming wordt direct geraakt, en herhaling kan niet altijd worden afgewacht.

Wat geldt er bij een waarschuwing tijdens ziekte of een arbeidsconflict?

Ook als u ziek bent, mag uw werkgever u aanspreken op gedrag dat losstaat van de ziekte. Hij mag u niet waarschuwen omdat u door ziekte niet werkt.

Wel gelden er verplichtingen rond re-integratie. Werkt u zonder deugdelijke grond niet mee aan redelijke voorschriften of verricht u geen passende arbeid, dan heeft u volgens artikel 7:629 lid 3 BW geen recht op loon over die periode. Houdt u zich niet aan de schriftelijk gegeven controlevoorschriften, dan mag de werkgever het loon opschorten totdat u dat wel doet (artikel 7:629 lid 6 BW).

Het verschil tussen die twee maatregelen is wezenlijk. Bij opschorting krijgt u het loon alsnog zodra u de voorschriften naleeft. Bij een loonstop bent u het loon over die periode definitief kwijt.

In beide gevallen moet de werkgever u direct laten weten dat hij de maatregel neemt, zodra hij vermoedt dat er een grond voor is. Doet hij dat niet, dan kan hij zich volgens artikel 7:629 lid 7 BW niet meer op die grond beroepen. In de praktijk gaat aan zo’n maatregel meestal een schriftelijke waarschuwing vooraf.

Bent u het niet eens met het oordeel dat u kunt werken of dat de aangeboden arbeid passend is? Vraag dan een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Voor een loonvordering bij de kantonrechter is zo’n oordeel volgens artikel 7:629a BW in beginsel vereist. Vraag het dus tijdig aan, want zonder dat stuk wordt uw vordering niet-ontvankelijk verklaard.

Is de waarschuwing vooral een uiting van een oplopend arbeidsconflict? Dan is de vraag niet zozeer of de brief klopt, maar waar het traject op afkoerst. Mediation of een gesprek onder begeleiding is dan vaak nuttiger dan een uitgebreide schriftelijke weerlegging.

Houd er wel rekening mee dat een verstoorde arbeidsverhouding een zelfstandige ontslaggrond is in artikel 7:669 BW. De manier waarop u het conflict voert, wordt zo zelf onderdeel van de beoordeling.

Hoelang blijft een waarschuwing meetellen?

De wet kent geen vervaltermijn voor een waarschuwing. Wel weegt zij minder zwaar naarmate er meer tijd verstrijkt zonder herhaling van het gedrag.

Een jaren oude waarschuwing wegens te laat komen, waarna u zich onberispelijk hebt gedragen, draagt weinig bij aan een ontslagdossier. Een waarschuwing wegens een integriteitskwestie werkt langer door.

Vanuit de AVG bezien is er wel een grens. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Een waarschuwing die haar functie heeft verloren, hoort dus uit het dossier te verdwijnen.

Werkgevers doen er verstandig aan hierover beleid vast te leggen, met een bewaartermijn die past bij de ernst van het verwijt. Dat beleid moeten zij dan ook toepassen.

Hoe bouwt een werkgever een zorgvuldig dossier op?

Een dossier wordt sterker door de kwaliteit van de stukken, niet door de hoeveelheid. Leg per incident vast wat er is gebeurd, wat is besproken, welke afspraak is gemaakt en welke termijn daarbij hoort, en bevestig dat schriftelijk aan de werknemer.

Bewaar ook de stukken die in het voordeel van de werknemer spreken. Een eenzijdig dossier valt een rechter op en ondermijnt de geloofwaardigheid van het geheel.

Bij disfunctioneren is een verbetertraject geen formaliteit. Het moet concreet zijn, van voldoende duur, met meetbare doelen en begeleiding, en het moet passen bij de functie en de duur van het dienstverband. Een traject van enkele weken zonder begeleiding houdt bij de rechter meestal geen stand.

Vergeet daarbij de herplaatsingsplicht niet. Ook als het functioneren tekortschiet, moet u onderzoeken of er een andere passende functie beschikbaar is.

Ga ten slotte na of er een andere oorzaak speelt. Verzuim, mantelzorg, een arbeidsconflict of een medische situatie vragen om een andere aanpak dan een waarschuwing. Waarschuwt u een werknemer terwijl u wist of had moeten weten dat er een medische oorzaak was, dan kan dat zich in een procedure tegen u keren. Over de opbouw van een houdbaar dossier schreven wij eerder in ons artikel over het ontslagdossier wegens disfunctioneren.

De waarschuwing is onterecht en wordt niet ingetrokken: wat dan?

Zorg eerst dat uw schriftelijke reactie in het dossier komt. Daarmee is het verwijt niet weg, maar staat er wel een weerlegging naast, en dat is wat een rechter later wil zien.

Vraag om een bevestiging dat uw reactie is toegevoegd en bewaar die bevestiging.

Blijft er een geschil bestaan, dan kunt u de kwestie voorleggen aan de kantonrechter. Dat kan bijvoorbeeld met een vordering die ertoe strekt dat de werkgever handelt zoals een goed werkgever betaamt in de zin van artikel 7:611 BW.

Zo’n zelfstandige procedure is niet altijd zinvol. De kosten wegen niet altijd op tegen het belang, en de waarschuwing komt vanzelf aan de orde zodra de werkgever haar in een ontslagprocedure gebruikt. Op dat moment kunt u haar alsnog volledig bestrijden.

Gaat het om feitelijk onjuiste persoonsgegevens, dan biedt de AVG een aparte route. U verzoekt om rectificatie. Reageert de werkgever niet of wijst hij het verzoek af, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bedenk daarbij dat de AVG gaat over de juistheid van gegevens en niet over de vraag of de beoordeling terecht was. Voor dat laatste blijft de arbeidsrechtelijke weg de aangewezen route.

Veelgestelde vragen over de officiële waarschuwing

Waar let u als werknemer op?

• Teken de waarschuwing niet voor akkoord; teken hooguit voor ontvangst.
• Reageer binnen enkele dagen schriftelijk en vraag om uw reactie aan het personeelsdossier toe te voegen.
• Vraag inzage in uw personeelsdossier op grond van artikel 15 AVG; de werkgever moet in de regel binnen een maand reageren.
• Blijf werken en volg bij ziekte de geldende verzuimregels.

Waar let u als werkgever op?

• Beschrijf per incident de datum, het tijdstip, de overtreden regel en het gedrag dat u voortaan verwacht.
• Zorg dat u de ontvangst kunt bewijzen, bijvoorbeeld met een ontvangstbevestiging of aangetekende verzending.
• Leg een boete alleen op als die schriftelijk in de arbeidsovereenkomst staat (artikel 7:650 BW).
• Bied bij disfunctioneren een concreet verbetertraject aan, met meetbare doelen en begeleiding.
• Leg in uw beleid vast hoelang u waarschuwingen in het dossier bewaart.

Wat kunnen wij voor u doen bij een officiële waarschuwing?

Wij staan werknemers en werkgevers bij als een waarschuwing tot discussie leidt.

• Wij beoordelen of de waarschuwing concreet en controleerbaar is en in verhouding staat tot het verwijt.
• Wij stellen uw schriftelijke reactie op en vragen de werkgever die aan het personeelsdossier toe te voegen.
• Wij dienen namens u een verzoek om inzage of rectificatie in op grond van artikel 15 en 16 AVG.
• Wij toetsen een boete aan artikel 7:650 BW en een schorsing zonder loon aan artikel 7:628 BW.
• Wij beoordelen voor werkgevers of het dossier volstaat voor een ontbindingsverzoek op grond van artikel 7:669 BW.

Samengevat

• Een officiële waarschuwing is geen straf, maar wel bewijs in een latere ontslagzaak. Zij steunt op de artikelen 7:660 en 7:611 BW.
• Een bruikbare waarschuwing is concreet: wat er gebeurde, wanneer, welke regel is geschonden en wat voortaan wordt verwacht.
• U hoeft niet te tekenen. Reageer binnen enkele dagen schriftelijk en vraag om uw reactie aan het dossier toe te voegen.
• Een boete mag alleen met een schriftelijk beding volgens artikel 7:650 BW; bij schorsing loopt het loon in beginsel door.
• Via de AVG kunt u uw dossier inzien en onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen; over de beoordeling zelf beslist uiteindelijk de kantonrechter.

De genoemde bepalingen vindt u in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek op wetten.overheid.nl; de tekst van de AVG staat op EUR-Lex.

Meer over hoe Law & More u hierbij helpt, leest u op de pagina arbeidsrecht advocaat.