Gepubliceerd op 6 december 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026
Verlaat een werknemer een zakelijke WhatsApp-groep, of wordt hij verwijderd, dan blijven alle eerdere berichten op zijn telefoon en op die van de andere groepsleden staan; WhatsApp wist niets. Die berichten kunnen bij een conflict of ontslag als bewijs dienen, maar een werkgever kan niet afdwingen dat hij de privételefoon van een (ex-)werknemer inziet.
Wel mag de werkgever vragen dat bedrijfsvertrouwelijke informatie wordt verwijderd. Weigert de werknemer dat, dan kan dat volgens het gerechtshof Den Haag zelfs een ontslag op staande voet dragen. Hieronder leest u wat er met de berichten gebeurt, hoe de rechter ze weegt en welke afspraken u vooraf maakt.
Inhoudsopgave
Wat gebeurt er met de berichten als iemand de groep verlaat?
De vertrekkende werknemer houdt de oude berichten, maar ziet geen nieuwe berichten meer. De andere groepsleden houden ook zijn eerdere berichten.
| Situatie | Oude berichten | Nieuwe berichten |
|---|---|---|
| Werknemer verlaat de groep zelf | Blijven op alle toestellen staan | Ontvangt hij niet meer |
| Beheerder verwijdert de werknemer | Blijven op alle toestellen staan | Ontvangt hij niet meer |
| Werknemer exporteerde de chat eerder | Staan ook in de export, buiten WhatsApp | Niet van toepassing |
| Gedeelde bestanden en foto’s | Blijven op het toestel dat ze ontving | Niet van toepassing |
Voor de werkgever betekent dit dat bedrijfsinformatie die via WhatsApp is gedeeld, bij vertrek op een privételefoon kan blijven staan. Tijdig verwijderen uit de groep voorkomt alleen dat de werknemer nieuwe informatie ontvangt. Ontvangt een ex-werknemer na vertrek nog persoonsgegevens van collega’s of klanten, dan kan dat bovendien een datalek in de zin van de AVG zijn.
Mag de werkgever eisen dat bedrijfsinformatie wordt gewist?
Ja. De werkgever mag vragen dat de werknemer bedrijfsvertrouwelijke informatie verwijdert en niet gebruikt. Die plicht volgt uit een geheimhoudingsbeding en uit goed werknemerschap (artikel 7:611 BW), ook rond het einde van het dienstverband.
Hoe zwaar dat weegt, liet het gerechtshof Den Haag in juli 2024 zien. Een werknemer stuurde enkele uren na zijn ziekmelding ongeveer vijftig zakelijke e-mails naar zijn privéadres. De werkgever eiste schriftelijk dat hij alles verwijderde en dat bevestigde; de werknemer reageerde niet. Het hof oordeelde dat die weigering op zichzelf een dringende reden was. Het ontslag op staande voet bleef in stand.
Informatie die een bedrijfsgeheim is, wordt daarnaast beschermd door de Wet bescherming bedrijfsgeheimen. Onrechtmatig gebruik of openbaarmaking kan leiden tot een verbod en schadevergoeding. Inzage in of inlevering van een privételefoon kan de werkgever niet afdwingen, wel de inlevering van een telefoon van de zaak. Meer hierover leest u bij geheimhoudingsbeding en bedrijfsgeheimen.
Mag de werkgever WhatsApp-berichten van werknemers lezen?
Berichten in een groep waarvan de werkgever of een leidinggevende zelf lid is, kan hij lezen. Privégesprekken tussen collega’s mag hij niet actief controleren. Daarvoor is onder de AVG alleen ruimte bij een concreet en ernstig vermoeden van misbruik, en als controle het minst ingrijpende middel is.
Controle van communicatie vraagt een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), moet noodzakelijk en proportioneel zijn en moet vooraf aan werknemers bekend zijn gemaakt. Toestemming van de werknemer is in een arbeidsrelatie zelden een geldige grondslag. Een regeling over controle op werknemers vraagt de instemming van de ondernemingsraad (artikel 27 lid 1 sub l Wet op de ondernemingsraden). Zie ook mag uw werkgever uw WhatsApp-berichten lezen?
Werkgroep of besloten privégroep?
Het verschil is belangrijk. Het gerechtshof Den Haag oordeelde in augustus 2021 over een app-groep van zo’n zeventien huidige en oud-collega’s die de bedrijfsnaam droeg. Het hof zag het als een besloten, niet-zakelijke groep: de berichten waren vooral persoonlijk en grappig bedoeld. Leden van zo’n groep hebben enige privacy, en de werkgever hoort hun berichten niet actief te volgen.
Toch kan aanstootgevende inhoud ook in zo’n groep arbeidsrechtelijk meetellen, als collega’s zich daardoor op het werk onveilig voelen. Het gaat dus niet alleen om de vraag of de groep zakelijk is, maar ook om het effect op de werkvloer.
Hoe weegt de rechter WhatsApp-berichten als bewijs?
In een civiele procedure, ook bij de kantonrechter, is de rechter vrij in de waardering van bewijs (artikel 152 Rv). WhatsApp-berichten worden dus geaccepteerd, maar hun gewicht hangt af van volledigheid en echtheid.
- Lever het hele relevante gesprek aan, niet alleen losse schermafbeeldingen.
- Zorg dat datum, tijd en afzender zichtbaar zijn.
- Bewaar het toestel of een export van de chat, zodat de echtheid bij betwisting te controleren is.
Ook bewijs dat in strijd met de privacy is verkregen, mag de rechter in de regel meewegen; alleen bij bijkomende omstandigheden sluit hij het uit. Dat neemt niet weg dat de werkgever voor de privacyschending zelf aansprakelijk kan zijn (artikel 82 AVG). Partijen moeten de feiten volledig en naar waarheid aanvoeren (artikel 21 Rv). Wie selectief berichten wist of achterhoudt, loopt het risico dat de rechter daar nadelige gevolgen aan verbindt. Meer hierover bij bewijs uit e-mails en WhatsApp.
Welke berichten kunnen tot ontslag leiden?
Bedreigingen, ernstige beledigingen of discriminatie van collega’s, en berichten waaruit blijkt dat een ziekmelding niet klopt. Afhankelijk van de ernst volgt een waarschuwing, ontbinding wegens verwijtbaar handelen (artikel 7:669 lid 3 sub e BW) of ontslag op staande voet (artikel 7:678 BW).
De rechter kijkt naar de context van het gesprek, het aantal lezers, de duur van het dienstverband en eerdere waarschuwingen. In de Haagse zaak uit 2021 had de werknemer racistische en discriminerende afbeeldingen gedeeld. Toch was ontslag op staande voet te zwaar: hij werkte er ruim twintig jaar zonder eerdere waarschuwing, niemand had hem eerder aangesproken en collega’s die vergelijkbare inhoud deelden, kregen lichtere maatregelen. Een formele waarschuwing had meer voor de hand gelegen.
Het hof ontbond de arbeidsovereenkomst wel wegens een verstoorde arbeidsverhouding. De werknemer kreeg een transitievergoeding, maar geen billijke vergoeding. Meer over deze grens leest u bij WhatsApp-berichten als bewijs bij ontslag.
Zijn afspraken via WhatsApp bindend?
In beginsel wel: een overeenkomst is vormvrij (artikel 3:37 BW), dus ook een afspraak over loon, verlof of een vertrekregeling via WhatsApp kan bindend zijn. Een beëindigingsovereenkomst en een concurrentiebeding moeten wel schriftelijk zijn (artikelen 7:670b en 7:653 BW).
Ook een ontslagname door de werknemer via WhatsApp kan geldig zijn, als uit het bericht duidelijk en ondubbelzinnig blijkt dat hij echt wil opzeggen. Bij twijfel moet de werkgever doorvragen. Een werkgever kan een vaste werknemer niet via een appje ontslaan: daarvoor zijn toestemming van het UWV, ontbinding door de kantonrechter of een schriftelijke beëindigingsovereenkomst nodig, behalve bij ontslag op staande voet. Meer bij zijn e-mails en WhatsApp-berichten juridisch bindend?
Welke afspraken legt u vooraf vast?
Een kort beleid over zakelijk WhatsApp-gebruik voorkomt de meeste discussies bij vertrek. Leg daarin ten minste vast:
- welke informatie niet via WhatsApp mag worden gedeeld, zoals klantgegevens en bijzondere persoonsgegevens;
- wie beheerder is van zakelijke groepen en wie een vertrekkende werknemer op de laatste werkdag verwijdert;
- dat formele afspraken per e-mail of brief worden bevestigd;
- dat bedrijfsinformatie op privételefoons bij vertrek wordt verwijderd en dat de werknemer dat schriftelijk bevestigt;
- of en wanneer werknemers buiten werktijd berichten moeten lezen.
Persoonsgegevens in zakelijke chats mogen niet langer worden bewaard dan nodig is (artikel 5 lid 1 sub e AVG). Wie voor klantcontact of gevoelige informatie een zakelijk platform met centraal beheer gebruikt, houdt bij vertrek meer grip op de gegevens.
Wat bewaart u als werknemer voordat u uit de groep gaat?
- Bewaar berichten over uw loon, verlof, uren of ontslagafspraken; berichten die voor u bestemd waren, mag u in een procedure gebruiken.
- Gebruik of deel na vertrek geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie uit de groep, en verwijder die als uw werkgever daarom vraagt.
- Formuleer in een conflict zakelijk: elk bericht kan later bij de rechter liggen.
- Laat een ontslagname via WhatsApp schriftelijk bevestigen, of trek haar direct in als u het niet zo bedoelde.
Wat kunnen wij doen bij een conflict over WhatsApp-berichten?
Onze arbeidsrechtadvocaten kunnen onder meer:
- beoordelen of berichten een waarschuwing, ontbinding of ontslag op staande voet kunnen dragen;
- toetsen of berichten rechtmatig zijn verkregen en hoe zwaar ze als bewijs wegen;
- een beleid voor zakelijk WhatsApp-gebruik en een geheimhoudingsbeding opstellen;
- optreden tegen het gebruik van bedrijfsgeheimen door een ex-werknemer.
Twee vragen die vaak terugkomen
Moet mijn werkgever mij uit de groep verwijderen als ik vertrek?
Een wettelijke plicht is er niet, maar het is wel verstandig. Zo voorkomt de werkgever dat een ex-werknemer nieuwe bedrijfsinformatie of persoonsgegevens van collega’s ontvangt.
Mag mijn werkgever mijn telefoon van de zaak doorzoeken?
Zakelijke gegevens op een telefoon van de zaak mag hij in beginsel bekijken als dat vooraf in het beleid is gemeld. Privéberichten op dat toestel blijven beschermd door de AVG; zie ook wat een werkgever mag controleren.
Lees ook: monitoringsoftware op het werk en de privacygrenzen
