Buitenlandse werknemer in dienst nemen

Gepubliceerd op 14 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 7 september 2026

U heeft een geschikte kandidaat gevonden en die woont niet in Nederland. Wat daarna moet gebeuren hangt in de eerste plaats af van één vraag: heeft deze persoon de nationaliteit van een land binnen de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte of Zwitserland, of niet. Op dat antwoord staan twee verschillende procedures.

Hieronder leest u per situatie wat u moet regelen, welke routes er zijn, welke administratie u moet bijhouden en waar het in de praktijk misgaat.

In dit artikel leest u wat de wettelijke hoofdregels zijn rondom het in dienst nemen van een buitenlandse werknemer, welke uitzonderingen gelden en welke stappen u kunt nemen.

Twee vragen: mag iemand hier verblijven, en mag hij hier werken

De hoofdregel van de Wet arbeid vreemdelingen is dat een werkgever een vreemdeling niet mag laten werken zonder tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning voor die werkgever. Op die hoofdregel bestaan uitzonderingen, onder meer op grond van verdragsrecht, een algemene maatregel van bestuur en een verblijfsvergunning met de aantekening dat arbeid vrij is toegestaan.

Verblijf en arbeid zijn juridisch twee verschillende dingen. Een geldige verblijfstitel geeft niet automatisch het recht om in Nederland te werken. Op het verblijfsdocument staat een arbeidsmarktaantekening waaruit blijkt of, en zo ja onder welke voorwaarden, arbeid is toegestaan. Controleer die aantekening altijd, ook wanneer iemand een geldig document laat zien.

Werknemers uit de EU, de EER en Zwitserland

Voor werknemers uit de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte en Zwitserland geldt het vrije verkeer van werknemers. Voor hen mag geen tewerkstellingsvergunning worden verlangd, en zij mogen niet op grond van hun nationaliteit anders worden behandeld dan Nederlandse werknemers. Zij kunnen hun toegang tot de arbeidsmarkt aantonen met een geldig paspoort of identiteitsbewijs.

Dat betekent niet dat er niets te regelen valt. Er kunnen verblijfsformaliteiten gelden, zoals inschrijving in de basisregistratie personen, en u heeft een burgerservicenummer nodig voor de loonadministratie. Ook de identificatie- en bewaarplichten hieronder gelden gewoon.

Werknemers van buiten de EU, de EER en Zwitserland

Voor werknemers van buiten die groep, in de wet derdelanders genoemd, geldt het omgekeerde. Zij hebben zowel het recht nodig om in Nederland te verblijven als het recht om hier te werken. In de meeste procedures worden die twee in één aanvraag geregeld.

In grote lijnen zijn er vier routes:

• de kennismigrantenregeling, voor werknemers boven een salarisnorm;
• de Europese blauwe kaart, met eigen voorwaarden;
• de overplaatsing binnen een concern, de ICT-regeling;
• de reguliere vergunningroute via een tewerkstellingsvergunning of een gecombineerde vergunning.

Welke route openstaat, hangt af van de functie, het salaris en de positie van uw onderneming als referent.

Erkend referent: wanneer nodig en wat het inhoudt

Erkend referent zijn betekent dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) uw onderneming vooraf heeft toegelaten als referent. Voor erkenning gelden onder meer eisen op het gebied van inschrijving, continuïteit, solvabiliteit en betrouwbaarheid. De erkenning geldt voor onbepaalde tijd en de IND houdt een openbaar register bij van erkende referenten.

Voor verblijf als kennismigrant is erkend referentschap vereist. Voor de Europese blauwe kaart kan de werkgever als referent optreden; uit de regeling volgt niet dat daarvoor erkenning als referent nodig is. Ga er dus niet van uit dat voor iedere route dezelfde referentstatus geldt.

Bent u geen erkend referent en wilt u toch iemand aannemen, dan zijn er verschillende mogelijkheden.

De Europese blauwe kaart. Deze regeling voor hooggekwalificeerde werknemers stelt eigen eisen aan opleiding of ervaring en aan het salaris. Controleer per aanvraag welke bedragen en voorwaarden op dat moment gelden.

De reguliere vergunningroute. Via een tewerkstellingsvergunning of een gecombineerde vergunning kunt u ook zonder erkenning iemand laten werken. Deze route duurt langer en kent aanvullende voorwaarden.

Een uitzendbureau of tussenkomstbedrijf dat zelf erkend referent is. De werknemer komt dan formeel bij die partij in dienst en werkt bij u. Dat lost het probleem op, maar u verliest de directe arbeidsrelatie en betaalt een marge. Controleer of die partij daadwerkelijk in het openbaar register van erkende referenten staat en of de constructie standhoudt.

Zelf erkenning aanvragen. Als u vaker internationaal wilt werven, is dat op termijn vaak de praktische weg. Wat daarvoor nodig is, staat op onze pagina over erkend referent worden.

Kennismigrant, blauwe kaart en ICT-regeling

De kennismigrantenregeling is beschikbaar wanneer de werkgever als erkend referent kan optreden en aan de loon- en overige verblijfsvoorwaarden wordt voldaan. De regeling kent geen algemene arbeidsmarkttoets zoals de reguliere vergunningroute. De geldigheidsduur van de verblijfsvergunning volgt uit de toepasselijke verblijfsrechtelijke bepalingen en moet daarom per aanvraag worden gecontroleerd.

Voor de kennismigrantenregeling ligt het zwaartepunt bij de erkende werkgever en het vereiste loon. Aanvullende verblijfsvoorwaarden blijven van toepassing.

Het Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen 2022 noemt voor 2026 de volgende brutobedragen per maand voor de daarin geregelde categorieën:

• kennismigrant jonger dan dertig jaar: € 4.357;
• kennismigrant van dertig jaar of ouder: € 5.942;
• de in die bepaling bedoelde zoekjaarroute: € 3.122.

Deze bedragen gelden voor de categorieën die in die bepaling zijn geregeld en zijn geen algemene toelatingsnormen. Vakantiebijslag telt niet mee. Het loon moet bovendien marktconform zijn en binnen ten hoogste een maand giraal worden betaald op een bankrekening op naam van de vreemdeling. De bedragen worden periodiek aangepast, dus controleer per aanvraag welke bedragen op dat moment gelden. Meer over deze route staat op onze pagina over de kennismigrantenregeling.

De Europese blauwe kaart kent eigen voorwaarden op het gebied van opleiding of ervaring, contractduur en salaris. De werkgever kan daarbij als referent optreden. Laat de actuele bedragen en voorwaarden per aanvraag vaststellen.

De ICT-regeling ziet op werknemers die binnen hetzelfde concern naar een Nederlandse vestiging komen, als leidinggevende, specialist of trainee. De gastentiteit kan daarbij als referent optreden. Over de duur van de overplaatsing en de positie van de werknemer tegenover de buitenlandse entiteit gelden specifieke voorwaarden; laat die per situatie beoordelen. Deze route is bedoeld voor overplaatsing binnen het concern en niet voor werving daarbuiten.

Tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning

Blijft de reguliere vergunningroute over, dan hangt het van de aard en duur van het werk af welke vergunning nodig is.

Bij werk van korte duur vraagt u als werkgever een tewerkstellingsvergunning aan bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De werknemer regelt zelf het verblijfsrecht.

Bij werk van langere duur gaat het om een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dat is één aanvraag bij de IND, waarbij UWV adviseert over het arbeidsdeel. De werknemer krijgt één document waaruit blijkt of hij mag verblijven en werken. De IND verleent de GVVA voor de duur van maximaal drie jaar.

Bij deze route kan een toets aan het aanbod op de Nederlandse en Europese arbeidsmarkt aan de orde zijn. Die toets is routeafhankelijk en geldt niet bij iedere vergunning. Waar de toets geldt, moet u kunnen laten zien dat u de vacature daadwerkelijk heeft opengesteld en welke reacties daarop zijn gekomen. Laat vooraf vaststellen welke wervingsinspanningen in uw situatie worden verlangd en hoe lang de vacature moet openstaan.

Wat een aanvraag kost en hoe u die indient, staat op onze pagina over het aanvragen van een werkvergunning.

Meldplicht bij vrijgestelde werkzaamheden

In bepaalde gevallen is geen tewerkstellingsvergunning nodig, maar geldt wel een meldplicht. De Wet arbeid vreemdelingen verplicht in die gevallen tot een schriftelijke melding, ten minste twee werkdagen voordat het werk begint.

Ga daarom niet alleen na of een vergunning nodig is, maar ook of een meldplicht van toepassing is. Een vrijstelling van de vergunningplicht betekent niet dat u niets hoeft te doen.

Administratie en bewaarplichten

Bent u inhoudingsplichtig voor de loonheffingen, dan moet u vóór aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van een geldig document. Een afschrift daarvan, met vermelding van de aard en het nummer van het document, bewaart u in de loonadministratie.

Treedt u op als referent, dan gelden aanvullende bewaarplichten. Denk onder meer aan de tewerkstellingsvergunning of het aanvullend document, de arbeidsovereenkomst, de loonspecificaties en het bewijs van girale loonbetaling.

Houd daarnaast de verblijfs- en werkdocumenten actueel in uw administratie en zet een herinnering voor de afloopdatum. Doorwerken na afloop van een vergunning is een overtreding, ook wanneer een verlengingsaanvraag al loopt.

Wat er gebeurt als het misgaat

Het verbod om een vreemdeling zonder vergunning te laten werken richt zich tot de werkgever. Het is uw verantwoordelijkheid om te controleren of een tewerkstellingsvergunning nodig is en om die aan te vragen en te verkrijgen. Overtreding van onder meer de vergunningplicht, de meldplicht en de administratieve verplichtingen kan bestuursrechtelijk worden gehandhaafd.

Belangrijk om te weten: het ontbreken van een vergunning betekent niet dat de arbeidsovereenkomst nietig is of dat de werknemer geen arbeidsrechtelijke aanspraken heeft. Rechters hebben geoordeeld dat het ontbreken van een tewerkstellingsvergunning op zichzelf niet aan een loonvordering in de weg staat. Het bestuursrechtelijke verbod en de civielrechtelijke loonplicht kunnen dus naast elkaar bestaan.

Ook bij de administratie geldt een eigen verantwoordelijkheid. Afgaan op mededelingen van de werknemer is onvoldoende: controle en registratie bij aanvang van de werkzaamheden zijn verplicht.

Een buitenlandse werknemer in dienst nemen: stap voor stap

1. Stel de nationaliteit vast en daarmee of een vergunning nodig is.
2. Controleer bij een bestaande verblijfstitel de arbeidsmarktaantekening op het document.
3. Bepaal de route: kennismigrant, blauwe kaart, ICT of de reguliere vergunningroute.
4. Ga na of voor die route erkenning als referent nodig is, of dat u als referent kunt optreden zonder erkenning.
5. Toets functie en salaris aan de voorwaarden die bij die route horen, en aan wat collega’s in dezelfde functie verdienen.
6. Ga na of een meldplicht geldt en doe de melding tijdig.
7. Dien de aanvraag in en houd rekening met de doorlooptijd. Zeg de kandidaat niets toe over een startdatum voordat de vergunning er is.
8. Laat de werknemer zich inschrijven in de basisregistratie personen en zorg dat er een burgerservicenummer is.
9. Stel de identiteit vast aan de hand van het originele document en bewaar een afschrift in de loonadministratie.
10. Bewaar de documenten die bij uw rol als referent horen en bewaak de afloopdata.

Waar het in de praktijk misgaat

Een startdatum toezeggen voordat de vergunning rond is. De kandidaat zegt zijn baan op, de procedure loopt uit, en beide partijen zitten met een probleem waarvoor geen goede oplossing meer bestaat.

De administratie niet op orde hebben. Bij een controle gaat het niet alleen om de vraag of iemand mocht werken, maar ook of u kunt aantonen dat u dat vooraf heeft gecontroleerd en vastgelegd.

Uitgaan van verouderde bedragen en voorwaarden. Die worden periodiek aangepast. Een aanvraag die in december nog klopte, kan in januari worden afgewezen.

Aannemen dat een verblijfsdocument voldoende is. Zonder de juiste arbeidsmarktaantekening mag u iemand niet laten werken.

Onze dienstverlening

Wij begeleiden werkgevers bij het aannemen van werknemers uit het buitenland: van de keuze van de route en de beoordeling van de vergunning- en meldplicht tot de aanvraag en de administratie daarna. Wilt u weten welke route in uw situatie het meest voor de hand ligt, dan denken onze advocaten arbeidsmigratie in Eindhoven en Amsterdam met u mee. Neem gerust contact met ons op.

Deze tekst geeft algemene informatie en is geen advies van een immigratieadvocaat over een individuele situatie. Wet- en regelgeving, bedragen en uitvoeringsbeleid kunnen wijzigen. Laatst gecontroleerd op 16 augustus 2026.