Flexibel werken is een gewilde arbeidsvoorwaarde. Veel werknemers zouden namelijk graag thuiswerken of flexibele werktijden hanteren. Met deze flexibiliteit kunnen zij werk en privé beter combineren. Maar wat staat hierover in de wet?
De Wet flexibel werken (Wfw) geeft werknemers het recht op flexibel werken. Zij kunnen bij de werkgever een verzoek indienen om hun arbeidsduur, werktijden of arbeidsplaats aan te passen. Wat zijn uw rechten en plichten als werkgever?
De Wet flexibel werken (Wfw) is van toepassing bij tien of meer werknemers. Mocht u minder dan tien werknemers hebben, dan is het onderdeel over de ‘kleine werkgever’ verderop in deze blog, meer voor u van toepassing.
De voorwaarden die de werknemer moet hanteren om flexibel te kunnen werken (bij 10 of meer werknemers binnen het bedrijf):
- Werknemer is op de gewenste ingangsdatum van de wijziging ten minste een half jaar (26 weken) in dienst.
- Werknemer stuurt ten minste twee maanden voor die ingangsdatum een schriftelijk verzoek.
- Werknemer kan een dergelijk verzoek ten hoogste eenmaal per jaar, nadat een vorig verzoek is ingewilligd of afgewezen, opnieuw indienen. Als sprake is van onvoorziene omstandigheden, mag deze termijn korter zijn.
Het verzoek moet in ieder geval de gewenste ingangsdatum van de wijziging bevatten. Daarnaast gaat het (afhankelijk van het soort verzoek) om de volgende gegevens:
- De gewenste omvang van de aanpassing van de arbeidsduur per week, of, als de arbeidsduur over een ander tijdvak is overeengekomen, over dat tijdvak
- De gewenste spreiding van de werktijdenover de week, of het anderszins overeengekomen tijdvak
- Indien van toepassing; de gewenste arbeidsplaats
Houd altijd rekening met een eventuele verplichte CAO. Daarin kunnen afspraken staan over het recht om meer te werken, de werktijden of aanpassing van de arbeidsplaats.
Deze afspraken gaan boven de Wfw. Ook kunt u als werkgever over deze onderwerpen afspraken maken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Verplichtingen werkgever:
- U moet overleg plegen met de werknemer over zijn verzoek.
- U motiveert schriftelijk een eventuele afwijzing of afwijking van de wensen van de werknemer.
- U laat de beslissing één maand voor de gewenste ingangsdatum van de wijziging schriftelijk weten aan de werknemer.
Reageer op tijd op het verzoek van de werknemer. Als u dat niet doet, dan mag de werknemer de arbeidsduur, werktijden of arbeidsplaats aanpassen, ook als u niet eens bent met zijn of haar verzoek!
Afwijzen verzoek
In welke gevallen u het verzoek van de werknemer mag afwijzen, hangt af van het soort verzoek:
Arbeidsduur en werktijden
Weigeren van het verzoek kan bij arbeidsduur en werktijden alleen als het in strijd is met zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Hierbij kunt u denken aan volgende problemen:
- voor de bedrijfsvoering bij de herbezetting van de vrijgekomen uren
- op het gebied van de veiligheid
- van rooster-technische aard
- van financiële of organisatorische aard
- wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk
- omdat de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting daartoe ontoereikend is
De spreiding van de werktijden stelt u vast volgens de wensen van de werknemer. U mag hiervan afwijken als zijn/haar wens niet redelijk is. Dat betekent dat u het belang van de werknemer moet afwegen tegen dat van u als werkgever.
Arbeidsplaats
Weigeren van het verzoek is eenvoudiger als het gaat om de arbeidsplaats. Daarbij hoeft u namelijk geen beroep te doen op zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen.
U heeft als werkgever wel de verplichting om het verzoek van uw werknemer serieus te nemen en grondig te onderzoeken of u ermee kunt instemmen. Als dat niet mogelijk is, moet u hier als werkgever schriftelijk verantwoording over afleggen.
Wat ook van belang is om te weten dat aanpassing van uren van de werknemer kan leiden tot andere tarieven van loonbelasting en premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en pensioenpremies.
Kleine werkgever (bij minder dan 10 werknemers)
Bent u een werkgever met minder dan tien werknemers in dienst? Dan moet u zelf een regeling met uw personeel treffen over aanpassing van de arbeidsduur. Hierdoor heeft u als kleine werkgever wat meer ruimte om onderling afspraken te maken met uw werknemer. Houd rekening mee of er sprake is van een verplichte CAO; dan gaan de regels van CAO voor en zijn deze voor u bindend.
Meer handelingsvrijheid hebben als kleine werkgever betekent overigens niet dat u helemaal geen rekening hoeft te houden met de Wet flexibel werken. Net als bij de grotere werkgevers waarvoor deze wet geldt, moet u het belang van de werknemer meewegen. Hierbij wordt vooral gekeken naar het artikel 7:648 BW en de Wet Onderscheid Arbeidsduur (WOA). Hierin wordt aangegeven dat een werkgever geen onderscheid mag maken tussen werknemers op basis van een verschil in arbeidsduur (fulltime of parttime) in de voorwaarden waaronder een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, voortgezet of wordt opgezegd, tenzij een dergelijk onderscheid objectief gerechtvaardigd is. Hiervan is sprake wanneer werknemers op grond van een verschil in arbeidsduur worden benadeeld in vergelijking met anderen binnen dezelfde werkgever die vergelijkbare arbeid verrichten.
Conclusie
Een moderne werkgever erkent de behoefte van zijn personeel om het werkzame bestaan flexibel in te delen om zo tot een goede balans tussen werk en privé te komen. Ook de wetgever is zich bewust van deze groeiende behoefte en heeft werkgever en werknemer met de Wet Flexibel Werken een instrument in handen willen geven om arbeidsomvang, -tijd en –plaats in onderling overleg te regelen. De wet geeft meestal voldoende mogelijkheden om een verzoek te weigeren als dit in de praktijk echt niet te realiseren is. Echter moet dit goed te onderbouwen zijn. Zo blijkt uit de jurisprudentie dat steeds meer rechters de argumenten van de werkgevers inhoudelijk zeer kritisch tegen het licht houden. Het is voor een werkgever dus zaak om de argumenten vooraf zorgvuldig op een rij te zetten en niet te snel aan te nemen dat de rechter zijn argumenten klakkeloos zal volgen. Het is van belang om een verzoek van een werknemer serieus in behandeling te nemen en ook echt te kijken of er binnen de organisatie mogelijkheden zijn om aan zijn wensen te kunnen voldoen. Moet een verzoek echt afgewezen worden, communiceer dan duidelijk de redenen hiervoor. Niet alleen omdat dit wettelijk verplicht is, maar vooral ook omdat een werknemer zich waarschijnlijk sneller bij deze beslissing kan neerleggen.
Heeft u vragen omtrent bovenstaande blog? Neem dan contact met ons op! Onze arbeidsrechtadvocaten helpen u graag verder!
