Mondelinge afspraken tussen ondernemers: wanneer gelden ze en hoe bewijst u ze?

Gepubliceerd op 25 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026

Een mondelinge afspraak tussen ondernemers is in Nederland net zo bindend als een getekend contract, omdat de wet voor de meeste overeenkomsten geen vorm voorschrijft. De uitzondering zit in het bewijs: wie zich op de afspraak beroept, moet bij een geschil aantonen wat er is afgesproken, en zonder e-mails, berichten of getuigen lukt dat vaak niet.

Daarnaast zijn er enkele afspraken waarvoor de wet wel een akte of geschrift eist. In dit artikel leest u wanneer een mondelinge afspraak geldt, hoe de rechter het bewijs beoordeelt en hoe u bewijsproblemen voorkomt.

Wanneer is een mondelinge afspraak een overeenkomst?

Een overeenkomst ontstaat zodra de een een aanbod doet en de ander dat aanbod aanvaardt (artikel 6:217 BW). Dat kan mondeling, per e-mail, via WhatsApp of zelfs door gedrag, zoals het uitvoeren van een bestelling.

De basis is de vormvrijheid van artikel 3:37 lid 1 BW: een verklaring kan in elke vorm worden gedaan, tenzij de wet anders bepaalt. Partijen moeten het wel eens zijn over de wezenlijke punten, zoals wat er wordt geleverd en tegen welke prijs.

Een mondeling aanbod vervalt als het niet direct wordt aanvaard (artikel 6:221 lid 1 BW). Wie in een telefoongesprek een prijs noemt, is daar dus niet weken later nog aan gebonden, tenzij partijen een bedenktijd hebben afgesproken.

Begint een partij met leveren of betalen, dan is dat een sterke aanwijzing dat er overeenstemming was. De rechter kijkt bij de uitleg van een afspraak niet alleen naar de woorden, maar ook naar wat partijen redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten (de Haviltex-maatstaf, HR 13 maart 1981, ECLI:NL:HR:1981:AG4158).

Voor welke afspraken eist de wet wel een geschrift?

In het zakelijk verkeer zijn vormvereisten de uitzondering. Waar de wet wel een akte of geschrift eist, is een mondelinge afspraak niet genoeg of niet volledig geldig.

• Levering van een onroerende zaak: notariële akte en inschrijving in de openbare registers (artikel 3:89 BW). Koopt een particulier een woning, dan moet ook de koopovereenkomst schriftelijk (artikel 7:2 BW).
• Overdracht van auteursrecht: alleen bij een akte (artikel 2 lid 2 Auteurswet). Ook voor de overdracht van een merk geldt een schriftelijke akte (artikel 2.31 BVIE).
• Levering van aandelen in een bv: notariële akte (artikel 2:196 BW).
• Borgtocht door een particulier: alleen te bewijzen met een geschrift dat de borg zelf heeft ondertekend (artikel 7:859 BW).
• Concurrentie- en relatiebeding met een werknemer: alleen schriftelijk (artikel 7:653 BW). Een concurrentieafspraak tussen twee ondernemingen valt daar niet onder, maar moet wel binnen het mededingingsrecht blijven.

Een arbeidsovereenkomst kan wel mondeling worden gesloten. De werkgever moet de werknemer daarna schriftelijk of elektronisch informeren over de belangrijkste arbeidsvoorwaarden (artikel 7:655 BW); dat is een informatieplicht en geen voorwaarde voor geldigheid.

Wie moet bewijzen wat er is afgesproken?

De partij die zich op de afspraak beroept, moet die bewijzen (artikel 150 Rv: wie stelt, bewijst). Vordert u betaling van een mondeling afgesproken prijs, dan moet u dus aantonen dat die prijs is afgesproken.

De rechter mag bewijs in elke vorm toelaten en beoordeelt het vrij (artikel 152 Rv). E-mails, appberichten, facturen, offertes, betalingen en getuigenverklaringen tellen allemaal mee. Alleen een door beide partijen ondertekende onderhandse akte heeft dwingende bewijskracht tussen partijen (artikel 157 lid 2 Rv): de rechter moet de inhoud dan als waar aannemen, tenzij tegenbewijs wordt geleverd.

Bij een mondelinge afspraak ontbreekt die akte. De rechter weegt dan alle aanwijzingen tegen elkaar af. Uw eigen verklaring als partij weegt daarbij in de regel minder zwaar dan onafhankelijk bewijs, zoals een bevestigingsmail die de wederpartij niet heeft tegengesproken of een getuige zonder eigen belang.

Sinds 1 januari 2025 geldt de Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht. Wie voldoende belang heeft, kan van de wederpartij inzage of afschrift vragen van gegevens die relevant zijn voor de zaak (artikel 194 Rv). Dat kan helpen om berichten of administratie boven tafel te krijgen die uw lezing van de afspraak ondersteunen.

Welke bewijsmiddelen helpen bij een mondelinge afspraak?

Het sterkst is schriftelijk materiaal van rond het moment van de afspraak, zoals een bevestigingsmail. Daarna volgen gedrag van partijen, getuigen en geluidsopnamen.

• Bevestigingsmail of opdrachtbevestiging: blijft protest uit, dan weegt dat zwaar. Zie ook overeenkomsten gesloten per e-mail.
• Appberichten en sms’jes: toelaatbaar bewijs, mits u ze volledig en met datum bewaart. Meer daarover in bewijs uit e-mails en WhatsApp.
• Facturen, offertes, pakbonnen en betalingen: laten zien hoe partijen de afspraak zelf hebben uitgevoerd.
• Getuigen: de rechter kan een getuigenverhoor bevelen (artikel 166 Rv). Een getuige die zelf aanwezig was en geen belang bij de uitkomst heeft, overtuigt het meest.
• Geluidsopnamen: wie zelf aan een gesprek deelneemt, mag het in Nederland opnemen zonder toestemming van de ander. Strafbaar is alleen het opnemen van een gesprek waaraan u niet deelneemt (artikel 139a Sr). In een civiele zaak mag de rechter zo’n opname als bewijs gebruiken.

Waar gaat het in de praktijk vaak mis?

Geschillen ontstaan vooral over prijs, meerwerk, levertijd en betalingstermijn. Partijen herinneren zich een gesprek dan anders, en zonder vastlegging staat woord tegenover woord.

• Meerwerk: een opdrachtgever vraagt telefonisch om extra werk en betwist later dat dit tegen betaling zou gebeuren. Bij aanneming van werk geldt bovendien dat de aannemer tijdig moet waarschuwen voor prijsverhogingen (artikel 7:755 BW).
• Prijs: was het bedrag inclusief of exclusief btw, en per stuk of als totaal?
• Levertijd: “volgende week” kan voor de een maandag en voor de ander vrijdag betekenen. Een vaste termijn heeft gevolgen voor het intreden van verzuim (artikel 6:83 BW).
• Betalingstermijn: is niets afgesproken, dan geldt tussen ondernemers een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur (artikel 6:119a BW).

Een voorbeeld ter illustratie: een ontwerper spreekt telefonisch een vaste prijs af voor een website, maar de opdrachtgever stelt na oplevering dat een lager bedrag gold. Heeft de ontwerper geen bevestigingsmail of offerte, dan moet hij de prijs met andere middelen bewijzen. Lukt dat niet, dan kan de rechter de vordering afwijzen of een redelijke prijs vaststellen (artikel 7:405 lid 2 BW).

Hoe voorkomt u bewijsproblemen?

Bevestig elke zakelijke afspraak dezelfde dag schriftelijk en bewaar alle stukken. Een korte e-mail is vaak al genoeg om later woord tegenover woord te voorkomen.

1. Stuur na het gesprek een bevestiging met datum, aanwezigen, prestatie, prijs (met of zonder btw), levertijd en betalingstermijn.
2. Vraag de wederpartij om te reageren als iets niet klopt, en bewaar ook dat antwoord of het uitblijven ervan.
3. Leg wijzigingen en meerwerk apart vast voordat u ermee begint.
4. Verklaar uw algemene voorwaarden van toepassing en stel ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand (artikel 6:233 en 6:234 BW).
5. Bewaar facturen, pakbonnen en correspondentie: u bent als ondernemer toch al verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren (artikel 2:10 lid 3 BW).
6. Zet grotere of langlopende samenwerkingen in een getekend contract. Zie ook het opstellen van een contract.

Wat doet u als de ander de afspraak ontkent?

Verzamel eerst al het bewijs en stuur daarna een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn om na te komen (artikel 6:82 BW). Komt er geen oplossing, dan kunt u nakoming of schadevergoeding vorderen bij de rechter.

Een vordering uit een overeenkomst verjaart in de regel na vijf jaar (artikel 3:307 BW). Bij koop door een consument en bij gebreken gelden kortere klachttermijnen, dus wacht niet te lang. Vóór een procedure kunt u bij de rechter een voorlopig getuigenverhoor vragen om getuigen te horen terwijl hun herinnering nog vers is.

Wat kunnen wij voor u doen bij mondelinge afspraken?

• Uw bewijspositie beoordelen aan de hand van e-mails, berichten, facturen en mogelijke getuigen.
• Een ingebrekestelling of sommatie opstellen die de afspraak en de termijn duidelijk vastlegt.
• Een voorlopig getuigenverhoor of een verzoek om inzage in stukken voorbereiden.
• Met de wederpartij onderhandelen over een schikking en die vastleggen in een vaststellingsovereenkomst.
• Contracten, opdrachtbevestigingen en algemene voorwaarden opstellen; zie onze pagina over de advocaat ondernemingsrecht.

Samengevat

• Een mondelinge afspraak is bindend (artikel 3:37 en 6:217 BW), behalve waar de wet een akte of geschrift eist.
• Wie zich op de afspraak beroept, moet die bewijzen (artikel 150 Rv).
• De rechter beoordeelt e-mails, appjes, facturen, getuigen en opnamen vrij; alleen een getekende akte heeft dwingende bewijskracht.
• Een bevestigingsmail op de dag van de afspraak voorkomt de meeste geschillen.

Veelgestelde vragen

Mag ik een zakelijk telefoongesprek opnemen zonder het te melden?

Ja, als u zelf deelneemt aan het gesprek is dat niet strafbaar; artikel 139a Sr verbiedt alleen het opnemen van gesprekken waaraan u niet deelneemt. Let wel op de AVG als u opnamen systematisch bewaart, en meld het opnemen bij voorkeur toch.

Is een WhatsApp-bericht genoeg bewijs?

Een appbericht is toelaatbaar bewijs, maar de rechter beoordeelt de waarde vrij (artikel 152 Rv). Een duidelijk bericht met prijs en prestatie waarop de ander instemmend reageert, kan voldoende zijn.

Wat als de ander niet reageert op mijn bevestigingsmail?

Stilzwijgen is op zichzelf geen aanvaarding. Tussen ondernemers kan het uitblijven van protest tegen een duidelijke bevestiging wel zwaar meewegen bij de vraag wat is afgesproken.

Hoe lang kan ik nakoming van een mondelinge afspraak vorderen?

Een vordering tot nakoming verjaart in de regel vijf jaar na het moment dat zij opeisbaar werd (artikel 3:307 BW). U kunt de verjaring stuiten met een schriftelijke aanmaning (artikel 3:317 BW).

Lees ook: de valkuilen van mondelinge afspraken en wanneer is een concurrentiebeding geldig?