Wanneer je als werkgever een reorganisatie niet meer kunt vermijden, beland je in een lastige positie. Je moet niet alleen je bedrijfsvoering aanpassen, maar ook voorzichtig omgaan met de belangen van je mensen.
Volgens de wet moet je aantoonbaar actief zoeken naar andere functies binnen je organisatie voordat je overgaat tot ontslag wegens bedrijfseconomische redenen.
Die herplaatsingsplicht is meer dan alleen een paar vacatures doorsturen. Het UWV verwacht echt dat je proactief en grondig te werk gaat.
Je moet laten zien dat je alles redelijkerwijs hebt gedaan om boventallige werknemers een passende plek te bieden. Denk aan het inventariseren van openstaande functies, gesprekken voeren over herplaatsing, en serieus kijken naar scholingsopties.
Voor werkgevers betekent dit balanceren tussen economische noodzaak en je zorgplicht richting werknemers. Je hebt niet alleen kennis van de wettelijke regels nodig, maar ook praktische skills in communicatie, documentatie en tijdsplanning.
Wat is de herplaatsingsplicht bij reorganisatie?
De herplaatsingsplicht betekent dat je als werkgever bij bedrijfseconomisch ontslag actief moet zoeken naar passende functies binnen je organisatie. Je mag werknemers pas ontslaan als je kunt aantonen dat herplaatsing niet lukt.
Juridische achtergrond en betekenis
In het Burgerlijk Wetboek staat deze plicht zwart op wit. Je moet als werkgever alle herplaatsingsmogelijkheden serieus onderzoeken.
Het is een inspanningsverplichting. Je hoeft niet te beloven dat herplaatsing altijd lukt, maar je moet wél kunnen laten zien dat je alles hebt geprobeerd.
Werkgevers moeten hun inspanningen goed vastleggen. Alleen vacatures doorsturen is echt te mager.
Je houdt een overzicht bij van:
- Welke vacatures je hebt onderzocht
- Welke gesprekken je hebt gevoerd
- Welke functies je hebt aangeboden
- Waarom herplaatsing niet kon
Het doel van de herplaatsingsplicht
Deze plicht beschermt werknemers tegen onnodig ontslag. Werkgevers moeten echt moeite doen voordat ze een contract beëindigen.
De regel dwingt je om actief naar oplossingen te zoeken. Je kijkt binnen de hele organisatie, of zelfs het hele concern als je een groot bedrijf runt.
Werknemers krijgen zo een eerlijke kans om hun baan te houden. Het voorkomt dat werkgevers willekeurig mensen op straat zetten tijdens een reorganisatie.
Bedrijfseconomisch ontslag en herplaatsing
Bij bedrijfseconomisch ontslag moet je als werkgever een ontslagaanvraag indienen bij het UWV. Voordat je toestemming krijgt, moet je bewijzen dat herplaatsing niet mogelijk is.
Je start met herplaatsingsinspanningen zodra je weet dat een arbeidsplaats vervalt. Vanaf dat moment:
- Bied je passende vacatures niet meer aan externen aan
- Zoek je actief naar interne oplossingen
- Documenteer je alles strikt
Het UWV kijkt kritisch of je genoeg hebt gedaan. Alleen als herplaatsing echt niet lukt, krijg je toestemming voor ontslag.
Wat wordt van werkgevers verwacht bij herplaatsing?
Werkgevers moeten bij reorganisaties meer doen dan alleen vacatures rondsturen. Het UWV wil een goed onderbouwd en volledig overzicht van je inspanningen zien.
De inspanningsverplichting
Je hebt als werkgever een inspanningsverplichting. Je moet aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om boventallige werknemers een passende functie te bieden.
Wat houdt dat in? Je:
- Zoekt actief naar mogelijkheden binnen het bedrijf
- Neemt alle beschikbare vacatures onder de loep
- Voert gesprekken met de betrokken werknemers
- Onderzoekt of scholing een functie passend kan maken
Het UWV verwacht een compleet overzicht van deze inspanningen. Je moet duidelijk maken welke vacatures je hebt bekeken, welke gesprekken je hebt gevoerd, en waarom herplaatsing niet lukte.
Let op: alleen een lijstje met vacatures mailen is niet genoeg. Je moet het initiatief nemen en actief begeleiden.
Actieve zoekplicht naar passende functies
Je zoekt actief naar passende functies binnen je hele organisatie of concern. Bij grotere bedrijven geldt die verplichting op concernniveau.
Waar moet je op letten?
- Begin op tijd: Start zodra je weet dat een functie verdwijnt
- Kijk breed: Niet alleen op de eigen afdeling, maar binnen het hele bedrijf
- Plaatsmakers: Check ook functies van uitzendkrachten, oproepkrachten en tijdelijke contracten
- Scholing: Kijk of een korte cursus iemand geschikt kan maken
Je mag geen passende vacatures meer aan externen aanbieden. Eerst moeten boventallige werknemers een kans krijgen.
De zoekplicht geldt voor openstaande én binnenkort vrijkomende vacatures. Je hoeft geen nieuwe functies te creëren, gelukkig.
Rol van het UWV
Het UWV checkt of je als werkgever genoeg hebt gedaan voordat ze een ontslagvergunning geven. Sinds juli 2025 zijn de eisen voor documentatie nog strenger.
Wat wil het UWV precies zien?
- Verslagen van herplaatsingsgesprekken
- Overzichten van alle beschikbare vacatures
- Bewijs van aangeboden functies
- Uitleg waarom herplaatsing niet lukte
Je moet laten zien dat herplaatsing binnen je organisatie niet kan of niet redelijk is.
Het UWV let erop of je het herplaatsingsgesprek goed hebt gevoerd. Bespreek samen met de werknemer alle opties en leg afspraken schriftelijk vast.
Zonder goede documentatie van je inspanningen krijg je geen ontslagvergunning van het UWV.
Selectie van werknemers en het afspiegelingsbeginsel
Bij reorganisaties bepaalt het afspiegelingsbeginsel wie boventallig wordt. Deze wettelijke methode voorkomt willekeur en zorgt voor een eerlijke verdeling binnen uitwisselbare functiegroepen.
Toepassing van het afspiegelingsbeginsel bij reorganisatie
Het afspiegelingsbeginsel is de wettelijke selectiemethode bij reorganisaties op bedrijfseconomische gronden. Deze regel bepaalt de volgorde van ontslag binnen groepen van uitwisselbare functies.
Je deelt eerst alle functies in uitwisselbare eenheden in. Dat zijn groepen medewerkers die vergelijkbaar werk doen of elkaars taken kunnen overnemen.
Binnen zo’n groep selecteer je werknemers op basis van:
- Anciënniteit (dienstjaren)
- Leeftijd
- Gezinsomstandigheden
- Andere sociale criteria
Je mag niet selecteren op prestaties of geschiktheid. Deze objectieve methode beschermt werknemers tegen willekeur.
Ontslagvolgorde en uitwisselbare functies
De uitwisselbare functie ligt aan de basis van de ontslagvolgorde. Werknemers binnen dezelfde functiegroep kunnen elkaars taken vaak overnemen, soms na een korte training.
Binnen elke uitwisselbare eenheid geldt een vaste volgorde:
Eerst te ontslaan:
- Werknemers met het kortste dienstverband
- Jongere werknemers als dienstjaren gelijk zijn
- Werknemers zonder gezinsverplichtingen
Laatst te ontslaan:
- Werknemers met het langste dienstverband
- Oudere werknemers
- Werknemers met gezinsverantwoordelijkheden
De werkgever moet deze volgorde volgen. Alleen bij zwaarwegende zakelijke redenen mag hij hiervan afwijken, maar dan moet hij dat goed kunnen uitleggen aan het UWV.
Deze regels gelden bij elke reorganisatie waar functies verdwijnen of samensmelten.
Passende functies en herplaatsingsmogelijkheden
Een passende functie moet aansluiten bij wat de werknemer nu kan en wat hij of zij heeft geleerd. Werkgevers kijken naar verschillende dingen om te beoordelen of herplaatsing mogelijk is.
Kenmerken van een passende functie
Een passende functie hoort bij het opleidingsniveau van de werknemer. De nieuwe functie mag niet veel lager zijn dan het huidige niveau.
Werkervaring telt ook, want die zegt veel over wat iemand aankan. De werknemer moet de functie aankunnen zonder grote aanpassingen.
Fysieke mogelijkheden spelen mee. Iemand met rugklachten zal bijvoorbeeld niet gelukkig worden van een baan achter een bureau.
Soms probeert een werkgever een functie “passend te maken” door training of scholing aan te bieden. Met wat begeleiding kan de werknemer dan snel op niveau komen.
De kwalificaties van de werknemer moeten passen bij de vacature. Zit daar een te groot gat tussen, dan lukt herplaatsing gewoon niet.
Belangrijke criteria: opleiding, ervaring en capaciteiten
Opleiding is het startpunt. Een HBO’er hoeft geen MBO-functie te accepteren, maar een functie op gelijk niveau mag wel.
Werkervaring in een bepaald vakgebied is belangrijk. Iemand met tien jaar financiële ervaring past logischerwijs beter bij een administratieve functie. Ook ervaring uit andere sectoren kan soms verrassend waardevol zijn.
Capaciteiten zijn meer dan diploma’s. Praktische vaardigheden en competenties maken het verschil. Je kunt tegenwoordig bijna niet meer zonder computervaardigheden.
Werkgevers moeten kijken naar álle capaciteiten van de werknemer. Soms blijkt iemand onverwacht heel geschikt voor een andere functie.
Beoordeling van reistijd en salaris
Reistijd naar de nieuwe werkplek mag niet overdreven lang zijn. Als de reistijd verdubbelt, wordt het meestal onredelijk.
Werkgevers moeten letten op bereikbaarheid, zowel met de auto als met het ov. Het salaris in de nieuwe functie mag iets lager zijn, maar niet te veel.
Een kleine daling is wettelijk toegestaan, maar grote verschillen maken de functie ongeschikt. Ook arbeidsvoorwaarden zoals werktijden en vakantiedagen tellen mee.
Grote veranderingen kunnen een functie onacceptabel maken. Parttime werk past niet altijd bij iemand die altijd fulltime werkte.
De totale arbeidsvoorwaarden zijn doorslaggevend. Niet alleen het salaris bepaalt of een herplaatsing redelijk is.
Het proces: stappen, tijdlijn en communicatie
Het herplaatsingsproces begint zodra de werkgever weet dat een functie vervalt. Er volgt dan een strak tijdschema met duidelijke termijnen.
Werkgevers moeten het proces gestructureerd aanpakken en alles goed documenteren.
Startmoment en herplaatsingstermijn
De herplaatsingsinspanning start als de werkgever formeel besluit dat een functie verdwijnt. Vanaf dat moment gelden er strenge regels voor het invullen van vacatures.
Werkgevers mogen passende vacatures niet meer aan externen geven. Boventallige werknemers krijgen altijd voorrang.
De herplaatsingstermijn hangt af van het dienstverband:
- Minder dan 5 jaar: 1 maand
- 5-10 jaar: 2 maanden
- 10-15 jaar: 3 maanden
- Meer dan 15 jaar: 4 maanden
Binnen deze termijn moet de werkgever actief zoeken naar passende functies. Ook plekken die vrijkomen doordat uitzendkrachten of tijdelijke krachten vertrekken, tellen mee.
Stappenplan voor werkgevers
Het herplaatsingsproces volgt een vaste reeks stappen. Elke stap moet zorgvuldig en aantoonbaar worden uitgevoerd.
Stap 1: Inventarisatie passende functies
Breng alle beschikbare vacatures in beeld binnen de organisatie of het concern. Vergeet functies met plaatsmakers niet.
Stap 2: Beoordeling geschiktheid
Bekijk welke functies passen bij de kwalificaties van de werknemer. Let op opleiding, ervaring en vaardigheden.
Stap 3: Herscholingsmogelijkheden
Check of korte scholing de functie passend kan maken. Houd rekening met kosten, duur en of het bedrijf dat kan dragen.
Stap 4: Aanbod en gesprekken
Bied de passende functies actief aan. Voer herplaatsingsgesprekken met de werknemer.
Herplaatsingsgesprekken en documentatie
Het herplaatsingsgesprek is echt belangrijk. Werkgevers moeten meer doen dan alleen een lijstje sturen.
Plan persoonlijke gesprekken om opties te bespreken. Vraag naar voorkeuren, maximale reisafstand en wat iemand acceptabel vindt qua salarisverschil.
Leg afspraken meteen schriftelijk vast.
Verplichte documentatie:
- Verslagen van alle herplaatsingsgesprekken
- Overzichten van onderzochte vacatures
- Lijst van functies met plaatsmakers
- Redenen waarom herplaatsing niet lukte
Vanaf juli 2025 stelt het UWV strengere eisen aan documentatie. Werkgevers moeten bij ontslagaanvraag bewijzen waarom herplaatsing niet gelukt is.
Goede documentatie voorkomt gedoe en vertraging bij het UWV.
Scholing, begeleiding en het sociaal plan
Werkgevers zijn verplicht om tijdens een reorganisatie scholing en begeleiding te bieden. Een sociaal plan geeft vaak extra bescherming en financiële compensatie.
Opleidingsmogelijkheden en scholing
De werkgever moet kijken of herplaatsing lukt met een korte opleiding of bijscholing. Dit moet wel realistisch zijn; het geldt alleen als er zicht is op een passende functie.
Verschillende dingen bepalen of scholing verplicht is:
- Kosten van de opleiding
- Duur van het scholingstraject
- Lengte van het dienstverband
- Eerder geboden ontwikkelingskansen
- Leeftijd van de werknemer
- Financiële mogelijkheden van de werkgever
De scholing moet leiden tot een echte kans op herplaatsing binnen het bedrijf of concern. Werkgevers hoeven geen dure of lange opleidingen te regelen als er geen uitzicht is op werk.
Het UWV kijkt mee of de werkgever genoeg heeft gedaan aan scholing en herplaatsing. Alles moet netjes op papier staan.
Ondersteuning via sociaal plan en vakbonden
Een sociaal plan bevat afspraken over hoe de reorganisatie verloopt en wat de gevolgen zijn voor medewerkers. Het is niet verplicht als er minder dan twintig ontslagen vallen, maar het gebeurt vaak toch.
Het sociaal plan regelt meestal:
- Ontslagvergoedingen bovenop het wettelijk minimum
- Outplacement en begeleiding bij het zoeken naar nieuw werk
- Herplaatsing en scholing binnen het concern
- Extra ondersteuning tijdens de overgang
Vakbonden kunnen het sociaal plan goedkeuren en betere voorwaarden afdwingen. Zodra de werkgever akkoord is, geldt het plan.
Werknemers krijgen via het sociaal plan vaak meer bescherming dan volgens de wet. Het biedt meer financiële zekerheid in een lastige periode.
De rol van transitievergoeding
De transitievergoeding is een wettelijk recht voor werknemers die na twee jaar dienstverband ontslagen worden. Die vergoeding helpt de overstap naar nieuw werk te maken.
Het sociaal plan kan de transitievergoeding aanvullen met extra bedragen. Werkgevers kunnen samen met vakbonden hogere vergoedingen afspreken.
De hoogte hangt af van:
- Jaren in dienst
- Salaris
- Afspraken in het sociaal plan
Werknemers krijgen de transitievergoeding ook bij herplaatsing binnen het concern als het nieuwe contract wezenlijk anders is.
Werkgevers moeten de vergoeding binnen een maand na ontslag betalen. Vakbonden kunnen onderhandelen over betere regelingen in het sociaal plan.
Praktische aandachtspunten en bijzondere situaties
Werkgevers moeten extra opletten bij concernstructuren en externe krachten. Het UWV vraagt om strakke documentatie van herplaatsingsinspanningen.
Herplaatsing bij concern of bedrijfsovername
Bij grote organisaties geldt de herplaatsingsplicht voor het hele concern. Werkgevers moeten op alle vestigingen en bij alle dochterondernemingen zoeken naar passende functies.
Internationaal zoeken is verplicht
Sinds 2015 moeten internationale concerns wereldwijd kijken waar herplaatsing mogelijk is. Dus, ook vacatures in andere landen tellen nu mee.
Bij bedrijfsovername gelden vanaf juli 2025 nieuwe regels. De herplaatsingsplicht strekt zich dan uit tot functies bij de verkrijgende partij.
Werkgevers moeten deze vacatures in beeld brengen en aanbieden aan boventallige werknemers.
Documentatie op concernniveau
Het UWV wil een compleet overzicht van alle onderzochte mogelijkheden binnen het hele concern. Werkgevers moeten gesprekken, aangeboden functies en afwijzingsredenen precies vastleggen.
Zelfstandigen en tijdelijke krachten
Werkgevers moeten onderzoeken of functies van externe krachten geschikt zijn voor herplaatsing. Dit geldt voor verschillende soorten arbeidsrelaties zonder vast dienstverband.
Plaatsmakers identificeren
De volgende groepen gelden als plaatsmakers:
- Uitzendkrachten
- Oproepkrachten
- Ingeleend personeel
- AOW’ers
- Werknemers met aflopend tijdelijk contract
Voor zelfstandigen geldt een uitzondering. Werkgevers hoeven die functies niet aan te bieden als ze kunnen aantonen dat de arbeidsplaats echt door een zelfstandige moet worden ingevuld.
Tijdelijke werkzaamheden
Functies van tijdelijke aard tellen niet mee. Denk aan piekwerk of vervanging bij ziekte voor maximaal 26 weken.
Risico’s en gevolgen bij onvoldoende herplaatsingsinspanningen
Het UWV weigert ontslagvergunningen als werkgevers niet genoeg hebben gedaan aan herplaatsing. Dat kan zorgen voor flinke vertraging en extra kosten.
Strengere eisen sinds 2025
Vanaf juli 2025 stelt het UWV strengere eisen aan documentatie. Alleen vacatures doorsturen is niet meer genoeg.
Werkgevers moeten nu een volledig overzicht geven van alle ondernomen acties.
Financiële gevolgen
Bij afwijzing moeten werkgevers het hele proces opnieuw starten. Dat betekent extra loonkosten en misschien zelfs claims van werknemers.
De reorganisatie loopt dan vertraging op.
Juridische risico’s
Werknemers kunnen bij de rechter stellen dat het ontslag onrechtmatig is. Als werkgevers te weinig doen aan herplaatsing, krijgen werknemers vaak gelijk en kunnen ze schadevergoeding eisen.
Veelgestelde vragen
Werkgevers hebben duidelijke verplichtingen bij herplaatsing tijdens reorganisaties. Inspanningen moeten actief en aantoonbaar zijn, met specifieke termijnen en criteria voor passende functies.
Wat houdt de herplaatsingsplicht in bij een reorganisatie binnen een bedrijf?
De herplaatsingsplicht betekent dat werkgevers actief moeten zoeken naar een andere passende functie voor boventallige werknemers. Dit moet gebeuren vóór een ontslagvergunning bij het UWV wordt aangevraagd.
Werkgevers moeten echt alle redelijke inspanningen leveren om herplaatsing mogelijk te maken. Alleen vacatures doorsturen is niet voldoende.
De plicht geldt voor de hele organisatie of groep. Bij bedrijfsovernames moet je ook kijken naar functies bij de verkrijgende partij.
Welke stappen moet een werkgever ondernemen om aan de herplaatsingsplicht te voldoen?
Eerst moeten werkgevers alle passende functies in kaart brengen. Dat zijn functies die aansluiten bij de kwalificaties van de werknemer.
Ze moeten ook onderzoeken of herscholing een functie passend kan maken. Daarbij tellen kosten, duur en de situatie van de werknemer mee.
Werkgevers moeten kijken naar functies die vrijkomen door plaatsmakers, zoals uitzendkrachten, oproepkrachten, ingeleend personeel en werknemers met tijdelijke contracten.
Ze moeten alles goed documenteren. Het UWV verwacht een gedetailleerd overzicht van alle stappen.
Hoe lang moet een werkgever zoeken naar een passende andere functie voor de werknemer?
De zoektermijn hangt af van het dienstverband. Werknemers met minder dan 5 jaar dienst krijgen 1 maand zoektijd.
Bij 5 tot 10 jaar dienst is dat 2 maanden. Voor 10 tot 15 jaar geldt een termijn van 3 maanden.
Werknemers met meer dan 15 jaar dienst krijgen 4 maanden zoektijd. Deze termijnen starten zodra de functie vervalt.
Op welke wijze beoordeelt het UWV of een werkgever voldoende inspanning heeft geleverd voor herplaatsing?
Het UWV wil een volledig overzicht van alle herplaatsingsinspanningen. Werkgevers moeten laten zien welke vacatures ze hebben onderzocht en welke gesprekken er zijn gevoerd.
Ze moeten verslagen van herplaatsingsgesprekken aanleveren. Ook overzichten van beschikbare vacatures en functies van plaatsmakers horen daarbij.
De werkgever moet zelf het initiatief nemen. Sinds juli 2025 gelden strengere documentatie-eisen.
Welke rol speelt de afstand tussen de woonplaats van de werknemer en een nieuwe werklocatie bij herplaatsing?
De reisafstand is belangrijk bij het bepalen of een functie passend is. Werkgevers moeten rekening houden met de redelijke bereikbaarheid van de werkplek.
Een functie is niet passend als de reistijd echt te lang wordt. Dit bekijkt men per situatie.
Werkgevers kunnen werknemers vragen wat hun maximaal acceptabele reisafstand is. Dat helpt bij het vinden van een goede match.
In welke mate moeten de vaardigheden en ervaring van de werknemer worden afgewogen bij het zoeken naar een passende nieuwe functie?
Een functie is passend als die past bij wat de werknemer kan en weet. Opleiding, ervaring en vaardigheden spelen daarbij een grote rol.
Werkgevers moeten ook kijken naar banen die geschikt zijn na een korte training. Ze wegen de kosten en de duur van zo’n scholing mee.
Bij herplaatsing kijkt men naar hoe geschikt de werknemer echt is voor een andere functie. Ze gebruiken daarvoor duidelijke, objectieve criteria.
